Menggunakan SDLC metodologi untuk menerapkan HIT
Tingkat kegagalan TI telah diperkirakan setinggi 50 - 70% dan dianggap sebagai
penghalang utama untuk adopsi TI oleh industri kesehatan. Faktor-faktor seperti resistensi staf untuk mengubah dan non-kepatuhan, manajemen yang tidak memadai, kebijakan dan prosedur,dan kegagalan teknis muncul alasan utama untuk kegagalan implementasi HIT. Strategi seperti kolaborasi interdisipliner, komunikasi terbuka, staf
pelatihan dan dukungan, dan kepemimpinan yang kuat bisa mengurangi risiko kegagalan karena faktor diatas. Penilaian teknologi alur kerja dan pengambilan keputusan proses,dan penerapan kognitif dan prinsip-prinsip rekayasa faktor manusia yang penting untuk mengembangkan sebuah sistem yang akan memenuhi organisasi dan kebutuhan pengguna.
Pelaksanaan HIT secara signifikan mengubah teknis, sosial, organisasi, ekonomi, budaya, dan aspek politik dari lingkungan kerja. Karena kesehatan adalah sangat kompleks, sangat dinamis dan interaktif lingkungan, perangkat lunak proses pembangunan / implementasi berulang seperti System Development LifeCycle (SDLC) adalah salah satu pendekatan terbaik yang cocok untuk keberhasilan pelaksanaan HIT. SDLC adalah unik dalam menangkap terus berubah persyaratan sistem melalui memperoleh umpan balik dari pengguna sistem dan mengintegrasikan aspek teknis kognitif-sosial ke dalam berbagai tahapan sehingga kedua kebutuhan organisasi dan user terpenuhi.
Lima langkah dari SDLC adalah:
1. Proses perencanaan dan persyaratan definisi 2. Analisis
3. Desain dari sistem baru 4. Implementasi
5. dukungan Pasca pelaksanaan (seperti pemeliharaan dan keamanan).
Tujuan dari makalah ini adalah dengan menggunakan kerangka SDLC untuk keberhasilan pelaksanaan HIT dengan memasukkan strategi ini dalam tahap sesuai SDLC.
Planning
mengembangkan jadwal proyek, asimilasi sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, dan meluncurkan proyek.
Mengidentifikasi dan menentukan tujuan.
Mengidentifikasi tujuan dan membangun kiriman bersama dari proyek ini adalah penting untuk mengandung lingkup proyek dan juga berperan dalam memperoleh komitmen jangka panjang,dukungan,dan penerimaan dari pengguna. Pasien harus ditetapkan sebagai penerima HIT untuk memastikan bahwa tujuan tidak akan diubah sering didasarkan pada dinamika hubungan stakeholder selama pengembangan proyek (Lapointe & Rivard, 2005). Untuk mengembangkan aman dan dapat diterima sistem, dokter yang memahami alur kerja klinis dan proses harus secara aktif terlibat dalam proses seleksi dan kustomisasi.
Komunikasi yang terbuka dan kolaborasi.
Komunikasi terbuka dari maksud dan tujuan dari proyek ini adalah penting untuk keterlibatan dokter dan awal buy-in. Pengaturan harapan yang realistis dari sistem menyediakan
kesempatan untuk mengklarifikasi tujuan, merumuskan persepsi hasil dan manfaat, dan memberikan kepemilikan psikologis untuk semua peserta (Blake, et al. 2010). Membangun rencana komunikasi yang kuat diperlukan untuk kolaborasi, sinkronisasi, dan transparansi dari proses perkembangan. Umpan balik yang diterima dari pengguna sangat penting untuk proses adaptif dari SDLC untuk kustomisasi dan optimalisasi HIT.
Kuat dan terlihat kepemimpinan.
Penentuan kelayakan.
Konfirmasi kelayakan proyek dari beberapa sudut pandang yang berbeda; teknis, ekonomi, dan organisasi. Untuk mengurangi risiko terjadi over-budget (selain biaya yang jelas
memperoleh teknologi dan biaya sumber daya manusia dan keuangan yang diperlukan untuk pelaksanaan), pelatihan dan dukungan harus dipertimbangkan. Item yang harus
diperhitungkan dalam kelayakan dan evaluasi untuk alokasi anggaran adalah: Kompatibilitas dan interoperabilitas dari sistem yang dipilih dengan infrastruktur yang ada, investasi tambahan di bidang infrastruktur, kebutuhan tambahan staf, pelatihan dan dukungan ketentuan, dan sumber daya untuk kustomisasi dan desain ulang sistem (HIMSS, 2008).
Analisa.
Perubahan dalam komunikasi.
Fungsi dan pola komunikasi yang tertanam ke dalam proses kerja dan artefak. Itu
pelaksanaan HIT drastis mengubah pola komunikasi dan proses, dan mereorganisasi Tugas dari tahap analisis utamakan persyaratan, menghasilkan dan mengevaluasi alternatif, meninjau kebijakan organisasi, dan membuat rekomendasi untuk manajemen. Sistem yang dikembangkan atau disesuaikan berdasarkan spesifikasi kebutuhan yang salah tidak
memenuhi kebutuhan organisasi dan pengguna dan menyebabkan keterlambatan, kehilangan data, kesalahan, dan rusaknya proses komunikasi (Koppel et al. 2008).antardepartemen hubungan. Karena proses pengambilan keputusan klinis sangat bergantung pada komunikasi proses dan arus informasi antara anggota tim interdisipliner, untuk memahami fungsi artefak dan mengidentifikasi kebutuhan pengguna, analis harus menggunakan observasi langsung dengan wawancara dan survei untuk Proses pemetaan dan menganalisis alur kerja (Bisantz, 2008).
Kebutuhan pengguna dan aspek kognitif.
Resistensi staf biasanya berasal dari fakta bahwa sistem tidak memenuhi kebutuhan mereka atau desain tidak kompatibel dengan alur kerja. Teknik seperti analisis tugas kognitif, teknik kognitif, ergonomis evaluasi, dan manusia membantu rekayasa faktor dalam mengidentifikasi konsep, isyarat kontekstual, tujuan, dan strategi dipekerjakan oleh pengguna untuk
Infrastruktur dan sistem persyaratan.
Menganalisis persyaratan teknis dari sistem merupakan komponen penting dari tahap analisis. Ini penting untuk menganalisis tuntutan tambahan dilakukan pada departemen pendukung untuk hardware, software, kepegawaian dan kebutuhan ruang, serta perubahan kebijakan yang diperlukan untuk mengakomodasi teknologi baru. Uji coba untuk kompatibilitas dengan infrastruktur dan teknologi yang ada harus dilakukan. Alternatif harus dievaluasi dan
cocok dengan kebutuhan organisasi, infrastruktur yang ada, dan teknologi dalam
pertimbangan. Persyaratan sistem lainnya, seperti konektivitas nirkabel dan outlet AC untuk docking unit mobile, harus dianalisis untuk menghindari kejutan di tahap implementasi.
Rekonfigurasi kebijakan dan proses.
Pernyataan David Lebovitz, "Konversi ke catatan medis elektronik bersinar cahaya terang pada proses kertas bermasalah, "merangkum pentingnya menganalisa proses alur kerja, komunikasi, alat pengambilan keputusan dan kebijakan organisasi. Teknologi saja tidak dapat mengatasi proses yang tidak efektif. Rekomendasi harus dibuat untuk melembagakan
kebijakan dan prosedur organisasi yang kompatibel dengan proses kerja baru dan teknologi. Untuk meminimalkan gangguan pada proses dan workarounds, dan memaksimalkan akurasi dan efisiensi sistem, analisis mendalam harus mengidentifikasi fungsi dan kendala setiap proses untuk menetapkan tugas ke komputer atau manusia untuk mengeksploitasi mereka kekuatan masing-masing (Pingenot et al. 2009).
Desain.
Tahap desain menentukan arsitektur dan pengoperasian sistem yang berkaitan dengan proses, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, pengambilan data, pengarsipan dan penggunaan, user interface, dll
Memahami tujuan dan sistem interaksi.
Membangun jalur komunikasi.
Sistem harus interoperable, telah built-in jalur komunikasi untuk arus informasi, dan antarmuka pengguna yang kuat untuk mengenali dan mengurangi workarounds potensial. Proses kognitif yang digunakan oleh anggota tim interdisipliner untuk komunikasi yang efektif harus ditangkap oleh desain untuk menghindari degradasi koordinasi. Pengguna harus dapat mengamati penalaran proses otomatis yang dilakukan oleh sistem, dan desain sistem harus memerlukan keterlibatan manusia untuk memvalidasi tindakan akhir (Bisantz, 2008; Koppel dkk. 2008). Pengguna harus dapat mengambil alih pengguna menggunakan fungsi override.
Menghindari workarounds.
Pengguna menghindari mekanisme keamanan sistem dengan menghilangkan langkah-langkah yang dianggap sebagai waktu mengkonsumsi dan tidak perlu, mengorbankan kepentingan keselamatan fungsi (Cochran et al, 2007;. Koppel et al., 2008). Layar yang luas harus dirancang untuk cepat memindai, mencari dan meninjau informasi di sekilas. Pengguna cenderung untuk mengembangkan workarounds jika sistem tidak nyaman untuk digunakan, memiliki kegunaan miskin, dan mengganggu alur kerja karena desain sistem yang buruk.
Kustomisasi.
Untuk menghilangkan workarounds, off-the-rak perangkat lunak harus disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan pengguna dan organisasi. Sistem ini harus dirancang untuk menstabilkan proses kerja dan lingkungan. aliran layar dan tertanam pendukung keputusan klinis dalam sistem harus didasarkan pada rekomendasi dari kognitif analisis tugas.
Antarmuka pengguna.
User interface merupakan komponen yang paling terlihat dari desain sistem dan penentu paling penting dari pengguna penerimaan. Sebuah antarmuka yang efektif mudah
memberikan informasi tugas penting dan memastikan visibilitas langsung informasi yang relevan. Pengguna mencari workarounds jika desain sistem gagal untuk mengakui faktor manusia dan prinsip-prinsip ergonomis, seperti penempatan miskin dan penyimpanan peralatan, akses terbatas, desain layar yang buruk, dll Prinsip interaksi manusia komputer harus digunakan sebagai pedoman prinsip untuk merancang antarmuka (Zhang et al., 2004). User interface harus sederhana dan termasuk informasi yang cukup untuk menyelesaikan tugas. Tata letak harus diprediksi, konsisten, dan navigasi harus mudah. Navigasi layar minimal untuk menyelesaikan tugas, penggunaan terminologi standar, skema warna yang tepat dan ukuran font adalah beberapa fitur yang harus dimasukkan dalam desain. Fitur pendukung keputusan klinis, seperti peringatan dan pengingat, harus mudah terlihat, mudah untuk menimpa, dan strategis yang digunakan untuk menghindari peringatan kelelahan (Karsh, 2009). Selain kemudahan penggunaan, kegunaan adalah faktor penting dalam mencapai dukungan pengguna. Faktor-faktor yang akan mengurangi kegunaan, aktual atau yang dirasakan, akan membuat proses implementasi lebih kompleks dan sulit, peningkatan kemungkinan workarounds, dan pelatihan akan lebih sulit dan lebih mahal (HIMSS, 2009).
Proses kerja.
Sebuah sistem baru harus didukung oleh kebijakan dan proses untuk menjadi efektif. Hal ini penting untuk merancang kerja proses yang selaras dan terintegrasi dengan teknologi untuk membangun efektif, komunikasi interoperable jaringan (Pirnejad, Bal, & Berg 2008). Kebijakan dan prosedur organisasi harus dirancang ulang untuk kompatibel dengan perubahan yang dibawa oleh implementasi BCMA. Desain sistem harus sesuai dengan protokol keamanan dan kerahasiaan yang diperlukan oleh tubuh organisasi dan kebijakan seperti JCAHO dan Nasional Komite Quality Assurance (NCQA), dan desain harus fleksibel untuk menggabungkan peraturan baru sebagai mereka berlaku.
Pelaksanaan.
Jumlah maksimum waktu, keuangan, dan sumber daya manusia yang diinvestasikan dalam tahap implementasi.
Menerapkan proyek TI dalam pengaturan apapun bisa sulit, tapi kesehatan menyajikan tantangan bahkan lebih karena dari berbagai pemangku kepentingan dengan set individu persyaratan sistem dan beberapa dirasakan atau aktual yang bertentangan peran,
ketergantungan interdisipliner, pola komunikasi yang rumit, dan beberapa peraturan dan kendala etika (McManus & Wood-Harper, 2007). Sebuah dukungan kepemimpinan yang kuat dan terlihat sangat penting untuk mengatasi semua kompleksitas kesehatan dan untuk
memfasilitasi komunikasi yang efektif dan manajemen perubahan proses sementara mencari kerjasama dari semua pihak.
Memastikan komunikasi dua arah.
Proses komunikasi antara staf dan manajemen harus menjadi umpan balik. harapan dari sistem dan pengguna harus tindakan yang jelas dan hukuman untuk kesalahan dilaporkan perlu berkecil hati. Berbagai organisasi telah menemukan bahwa strategi seperti membangun kelompok fokus, membuat putaran keselamatan mengidentifikasi isu-isu alur kerja dan sistem, dan umpan balik meminta telah memungkinkan mereka untuk mendapatkan
penerimaan staf, dan mendesain ulang sistem untuk hasil yang lebih baik (Hook et al. 2008). Analisis retrospektif dari sistem dan kuat sistem pemantauan kualitas multidisiplin
mengungkapkan kelemahan sistem (Hidle, 2007). Berdasarkan analisis ini, kebijakan organisasi harus disusun kembali untuk membuat mereka kompatibel dengan perubahan diperkenalkan oleh penerapan teknologi baru.
Pelatihan dan dukungan.
Pelatihan dan dukungan merupakan strategi penting untuk mencapai penerimaan dan kepatuhan oleh staf. Pelatihan yang memadai, dukungan terus-menerus, dan meningkatkan keakraban dengan sistem meningkatkan kepuasan pengguna dan penerimaan baru
Pembentukan komite pengawasan dan penyusunan kebijakan non-kepatuhan.
Karena tujuan dari keselamatan pasien, kepuasan pengguna, efisiensi, dan penghematan biaya hanya dapat direalisasikan jika staf kompatibel dengan sistem baru / teknologi, kebijakan dan peraturan harus ditegakkan untuk menangani dengan isu-isu non-kepatuhan. Insiden
ketidakpatuhan harus diselidiki untuk menentukan akar penyebab, mempertahankan
kepatuhan dan meningkatkan proses untuk menghilangkan workarounds. Hukum dan jaminan kualitas departemen harus menjadi bagian dari inisiatif ini. Kepemimpinan yang kuat dan berkomitmen diperlukan untuk memastikan kepatuhan (Goldstein, 2007).
Evaluasi dan pemeliharaan.
Pengembangan proyek sistem informasi di lingkungan kesehatan adalah proses yang dinamis dan berulang yang terus-menerus perlu disesuaikan dengan praktek-praktek kontemporer. Peran perubahan staf dan interpersonal hubungan, dan teknologi terus berkembang, lingkungan, dan kebutuhan organisasi harus terus-menerus ditampung ke dalam desain sistem. Evaluasi konstan dari sistem oleh multidisiplin inti yang ditunjuk Tim harus diberikan untuk mengidentifikasi masalah yang dapat merusak fungsi dan pemanfaatan (Paoletti et al. 2009).
