Contoh Pengendalian Dokumen - Sesuai ISO 9001 - 2008
1. TUJUAN
1.1 Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2 Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.
1.3 Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).
3. REFERENSI
3.1 Manual Mutu Perusahaan 3.2 ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4. DEFINISI
Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM), Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
· Dokumen Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data yang lama telah ditarik.
· Dokumen tidak Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.
· SEKRETARIAT ISO
dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan
· Manager
Kepala Departemen · MR
Management Representative (Wakil managemen) · Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan
· Unit Kerja (UK)
Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan
5. PENANGGUNG JAWAB.
5.1 Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
5.2 MR (Management Representative) bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
6. RINCIAN PROSEDUR 6.1 Penerbitan Dokumen
¨ Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.
¨ Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk penerbitannya.
¨ Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen Dibuat oleh : Diperiksa Oleh :
Manual Mutu Sekretariat ISO
Management Representative
Prosedur Mutu
(Wajib)
Sekretariat ISO
Prosedur Mutu
(Departemen)
Manager Dept.
Management Representative
Intruksi Kerja KABAG
Management Representative · Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau
Instruksi Kerja yang terlampir atau yang mengatur penggunaannya.
· Penulisan dokumen tidak harus menggunakan
bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.
6.2 Sistem Identifikasi Dokumen
· Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
6.3 Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :
· Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada
revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai denganDokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.
· Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila
ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
· Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen
terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.
· Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan
dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen. 6.4 Pengendalian Distribusi
· Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian
Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.
· Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan
dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.
· Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat
· Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen
dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
6.5 Revisi dan Penarikan Dokumen
· Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang
sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
· Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda
dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
· Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen,
alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.
· Pemakai dokumen harus memastikan bahwa
dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan. · Dokumen terkendali yang sudah direvisi
dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.
· Untuk mempermudah mampu telusur isi
digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;
· Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen
yang sudah tidak digunakan.
· Membuat daftar dokumen yang sudah tidak
digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
· Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar
dari kehilangan dan kerusakan.
· Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa
dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.
· Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat
pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6.6 Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik
· Data yang berupa software atau dalam media
· Akses ke dalam data di komputer tidak selalu
dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.
6.7 Pengendalian Dokumen Eksternal
· Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi
bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau yang masih berlaku.
· Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan
bukti tersebut disimpan sebagai rekaman. 7. DOKUMEN TERKAIT
7.1 Manual Mutu 8. LAMPIRAN
8.1 FM-PDK-01 : Daftar Induk Dokumen Internal 8.2 FM-PDK-02 : Daftar Induk Dokumen Eksternal
8.7 FM PDK-07 : Daftar Distribusi Dokumen terkendali
8.8 DO-PDK-01 : Dokumen Sistem dan Identifikasi Dokumen
8.9 DO-PDK-02 : Daftar Singkatan Departemen/ Unit kerja
