1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan tatacara kawalan Dokumen dan Rekod Sistem Pengurusan ISO di Universiti Putra Malaysia.
2.0 SKOP
Skop prosedur ini adalah:
2.1 Kawalan dokumen merangkumi penghasilan, kelulusan, kawalan edaran, penyelenggaraan, dan pelupusan semua dokumen dalam Sistem Pengurusan ISO seperti Manual ISO, prosedur dan dokumen sokongan termasuk dokumen rujukan dalaman dan luaran.
2.2 Kawalan rekod merangkumi aktiviti pengawalan rekod dalam bentuk bercetak dan elektronik.
3.0 TANGGUNGJAWAB
WP dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.
PKD bertanggungjawab mengawal dan menyelenggara semua dokumen yang digunakan dalam sistem e-ISO. Bagi dokumen yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, PKD bertanggungjawab memastikan bahawa:
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia UPM/ISO/EMS/MK Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar
UPM/ISMS/PGR/MP Manual Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems – Requirements
MS ISO 14001:2004 Environmental Management Systems – Requirements
ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems –
Requirements
Terkini Panduan Proses Penyediaan/Pindaan Dokumen ISO UPM - Panduan Pengurusan Rekod Universiti
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Dokumen : Merujuk kepada Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, Borang, Log, Senarai Semak, Senarai Utama, Senarai Edaran, Arahan Tetap, dan Dokumen Rujukan.
Dokumen Terkawal : Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang terpapar secara online dalam sistem Pengurusan ISO (e-ISO) di mana kawalannya dibuat secara elektronik. Pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO secara tandatangan tidak diperlukan.
Dokumen Tidak Terkawal
: Salinan Keras Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang dicetak daripada Sistem e-ISO.
e-ISO : Sistem Pengurusan ISO UPM.
Manual ISO : Merangkumi Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia, Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar, dan Manual Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat.
Rekod : Merupakan dokumen, hasil daripada sesuatu aktiviti
dalam Prosedur yang dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab menghasilkannya, kebanyakan tercatat bahagian rekod setiap prosedur.
Sistem Pengurusan ISO
: Merangkumi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001, Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) ISO 14001, dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001.
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PYB : Pegawai yang bertanggungjawab (Peneraju Proses) menyedia dokumen / menjaga dan menyelenggara rekod (rujuk setiap prosedur bahagian Rekod pada ruangan Tanggungjawab Menyelenggara.
TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses
6.0 PROSES TERPERINCI A. Kawalan Dokumen
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
WP/ TWP PP / PKD / TPKD PP
6.2 Kenal pasti kategori dan bentuk dokumen. Terdapat dua (2) kategori dokumen iaitu:
(a) Dokumen dalaman seperti Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, borang, log, dokumen rujukan dalaman dan lain-lain dokumen yang berkaitan.
(b) Dokumen luaran seperti Pekeliling Kerajaan, Piawai (Standard), Akta dan sebagainya.
PYB 6.3 Dokumen Dalaman
(a) Jika ya, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.4.
WP / TWP PP
PKD / TPKD PP
PKD / TPKD PP
PKD / TPKD PP / TPKD PTJ
6.4 Kawal Penggunaan Dokumen Luaran, iaitu:
(a) Kenal pasti dan luluskan pemakaian semua dokumen luaran yang perlu dirujuk dalam Sistem Pengurusan ISO.
(b) Maklum senarai dokumen rujukan luar dan kemukakan softcopy dokumen (jika ada) kepada PKD untuk dimuatnaik dalam portal Sistem e-ISO. (c) Pastikan hardcopy dokumen rujukan dicap ‘Dokumen
Terkawal’.
(d) Jika perlu edaran, edarkan dokumen rujukan luar yang dikenalpasti kepada pegawai yang berkenaan dengan merujuk kepada Senarai Edaran Dokumen Terkawal yang ditetapkan.
6.1 Mula
6.2 Kenal pasti Kategori Dokumen 6.3 Dokumen Dalaman? Ya Tidak 6.4 Kawal Penggunaan Dokumen Luaran
PKD
6.6 Kawal semua softcopy dokumen yang dipaparkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu:
PKD (a) Dokumen Terkawal - Dokumen secara online dalam sistem e-ISO.
PKD / TPKD PP (b) Dokumen Tidak Terkawal - Dokumen dicetak daripada sistem e-ISO.
PKD (c) Dokumen Luput - Dokumen yang diarkib dan disimpan dalam sistem e-ISO.
PKD 6.7 Laksanakan proses arkib dokumen dengan mengemaskini tarikh mula arkib pada mana-mana dokumen yang terlibat dengan proses gugur atau pindaan dokumen dalam Sistem e-ISO.
6.6 Kawal Paparan Dokumen
6.7 Laksana Proses Arkib Dokumen
B
6.8 Tamat A
B. Kawalan Rekod
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PYB/ Ketua PTJ
6.2 Kenalpasti rekod samada rekod bercetak atau elektronik.
PYB/ PRJ
6.3 Daftar rekod dalam dokumen ISO seperti yang tercatat di bawah ruangan Rekod pada setiap prosedur iaitu:
i. Bil: Ini adalah senarai bilangan yang menunjukkan
bilangan fail rekod.
ii. Kod Fail: Mengkod fail rekod supaya mudah
dikenalpasti melalui kod tertentu.
iii. Tajuk Fail: Nama fail yang menggambarkan aktiviti
secara umum.
iv. Senarai Rekod: Rekod yang diperlukan/terdapat
dalam setiap fail yang dikenalpasti dalam ruangan Rekod setiap prosedur.
v. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail:
Merujuk kepada individu yang bertanggungjawab mengumpul serta memfail/menyimpan rekod dan memastikan rekod boleh dibaca.
vi. Tanggungjawab Menyelenggara: Merujuk kepada
individu yang bertanggungjawab menyelenggara fail rekod. Tugas meliputi aktiviti mengakses dan menyelenggara rekod.
vii. Tempat Simpanan: Menerangkan tempat atau lokasi simpanan fail rekod bagi memudahkan rekod dirujuk.
viii. Tempoh Simpanan: Merujuk kepada tempoh minimum simpanan setiap rekod. Setelah tamat tempoh simpanan, rekod dilupuskan setelah mendapat kelulusan daripada orang yang berkuasa melupuskan.
ix. Kuasa Melupus: Merujuk individu yang bertanggungjawab menentukan sama ada rekod 6.2 Kenalpasti Rekod 6.1 Mula 6.3 Daftar Rekod dalam Dokumen ISO
A. KAWALAN DOKUMEN
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM /CQA/100-14/5/1
Kawalan Dokumen (Induk) Senarai Utama Dokumen
Terkawal (Rujuk e-ISO)
Senarai Utama Dokumen Rujukan (Rujuk e-ISO)
Senarai Edaran Dokumen Terkawal
Borang Cadangan
Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Pengurusan yang telah dilengkapkan
Rekod permohonan dokumen Borang Pengesahan Kelulusan
Dokumen Terkawal
(PGR/BR01/LULUS-DOk) yang telah dilengkapkan
Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen skop Pengurusan
PT (P/O) PKD BDR CQA 5 Tahun Pengarah 2. UPM/(kod PTJ)/ 100-14/5/1 Kawalan Dokumen (PTJ) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Peneraju Proses yang telah dilengkapkan
Rekod permohonan dokumen Petikan Minit Mesyuarat yang
berkaitan bagi kelulusan dokumen
Surat Menyurat yang berkaitan
PT (P/O) TPKD PP BDR Peneraju Proses /CQA 5 Tahun Ketua PTJ
B. KAWALAN REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. -
Senarai Klasifikasi Fail PTJ
PTRJ PTRJ PTJ
Kekal
Ketua PTJ
2. UPM/(Kod PTJ)-100-12/3/1
Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Rekod (JPR)
TPRJ TPRJ PTJ
5 Tahun
Ketua PTJ
3. UPM/(Kod PTJ)-100-12/3/2 Permohonan Kelulusan Pelupusan Rekod
Borang pelupusan berkaitan yang telah lengkap
Surat kelulusan pelupusan dari Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Perakaunan Negara (Bagi pelupusan rekod kewangan)
TPRJ TPRJ PTJ
Kekal
Ketua PTJ
4. UPM/(Kod PTJ)-100-12/3/3 Pelupusan Rekod Terperingkat
PRJ PRJ Pejabat
Pendaftar 7 Tahun
Ketua PTJ
5. -
Rekod Pinjaman dan pemulangan
No. Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu
persijilan KBBMPK WP 03/01/2011
02 01 PGR: 2/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 KBJK
UPM WP 23/05/2011
02 02 PGR: 1/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 KBJK
UPM WP 30/01/2012
02 03 PGR: 1/2013 Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-11
KBJK
UPM WP 17/01/2013
02 04 PGR:1/2015 Mesyuarat JKISO UPM Kali
ke-21 KBPQ WP 12/02/2015
02 05 PGR: 1/2016 Mesyuarat Jawatankuasa
Kualiti, UPM Kali ke- 26 PKD WP 05/02/2016
02 06 PGR: 1/2017 Mesyuarat Jawatankuasa
