REVISI : 01
Revisi : 00
BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH Wakil Rektor III
………..
Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM
DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI
……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD
DISAHKAN OLEH Rektor
……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD
DAFTAR ISI
Halama n
LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL DAFTAR ISI
RIWAYAT REVISI DOKUMEN DAFTAR DISTRIBUSI
1 2 3
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Tanggung jawab dan wewenang 4. Prosedur Mutu
5. Diagram Alir
6. Dokumen dan Rekaman Terkait 7. Lampiran
5 5 5 - 6 6 - 17 18- 19 20 21-34
RIWAYAT REVISI DOKUMEN
No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 28 Desember 2009
01 1 Februari 2010 Penambahan daftar distribusi yaitu Audit Internal YARSI dan Direktur Pasca
DAFTAR DISTRIBUSI
No. JABATAN Nomor Salinan
1 MR 00
2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01
3 Rektor Universitas YARSI 02
4 Wakil Rektor I Universitas YARSI 03
5 Wakil Rektor II Universitas YARSI 04
6 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05
7 Kepala Registrar Universitas YARSI 06
8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI 07
9 Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08
10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI 09
11 Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10
12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI 11
13 Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12
14 Audit Internal YARSI 13
15 Direktur Pascasarjana 14
Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen” Dokumen Pendukung nomor : 3.0.000.0.01.2.01 Rev 00.
1. Tujuan
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman baku dalam pembuatan, pengendalian dokumen, agar memiliki keabsahan dan kemampuan lacak, terintegrasi dan selalu terpantau status terkini serta keberadaannya.
2. Ruang lingkup,
Prosedur ini mengacu pada standar ISO 9001 : 2008 untuk dipergunakan di lingkungan Universitas YARSI. Prosedur ini meliputi pemeliharaan dan penyimpanan dokumen, distribusi dokumen, keseragaman format dokumen, pemantauan, evaluasi berdasarkan waktu dan revisi dokumen.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
3.1. Wakil Manajemen/Management Representative (MR) bertanggung jawab atas tinjauan dokumen dan pemantauannya untuk:
3.1.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan dan dipelihara
3.1.2. Melaporkan kepada pucuk pimpinan tentang peri kerja Sistem Manajemen Mutu Universitas YARSI dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya
3.1.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan (konsumen) di Universitas YARSI.
3.1.4. Memastikan ditetapkannya Visi dan Misi serta kebijakan mutu Universitas YARSI oleh Rektor.
3.1.5. Memberikan mandat (wewenang dan kuasa) dalam implementasi Pedoman Mutu.
3.2. Warek III bertanggung jawab atas pengendalian dokumen (dokumen level I dan II) yang dijabarkan dalam prosedur ini. Pada pelaksanaannya dilakukan oleh Pimpinan Universitas (Rektor) dan Pimpinan Fakultas (Dekan) dan mempunyai wewenang penuh untuk:
3.2.1. Mengingatkan pimpinan di lingkungan Universitas YARSI atas adanya dokumen yang telah kadaluarsa.
3.2.2. Memastikan ditariknya dokumen yang kadaluarsa. 3.2.3. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
3.2.4. Meninjau, memutakhirkan dan menyetujui ulang dokumen sesuai keperluan.
3.2.5. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen tersebut.
3.2.6. Memastikan revisi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia ditempat pemakaian.
3.2.7. Memberi masukan terhadap isi Pedoman Mutu kepada MR
3.2.8. Memberi keputusan atas usulan penerbitan/perubahan isi dokumen prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal
3.2.9. Menjamin semua dokumen eksternal yang dipakai institusi merupakan revisi terbaru.
3.2.10. Menentukan distribusi copy dokumen Pedoman Mutu, prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal
3.3.Rektor dan Dekan bertanggung jawab atas :
3.3.1 Memastikan kehandalan dokumen level I, II, II, IV efektif dan efisien dalam penggunaannya.
3.3.2. Memastikan hanya dokumen terbaru (revisi terkini) dan dokumen yang sesuai dengan aktivitas yang berlangsung saja yang ada di lingkungan kerja.
3.3.3 Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan
3.3.4. Menyetujui pemutakhiran dan ulang dokumen seperlunya serta kecukupannya
3.3.5. Mendaftarkan dokumen prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal kepada Warek III /MR.
3.3.6. Mengajukan setiap usulan/rencana perubahan prosedur kerja di lingkungannya kepada Warek III.
3.3.7. Memastikan pengendalian pemakaian dan distribusi copy dokumen, penyimpanan catatan mutu dan pemusnahan nya apabila sudah mencapai masa simpan
3.3.8. Menyetujui peninjauan dokumen dan mengambil tindakan koreksi/ keputusan berdasarkan data terkait.
3.4. Registrar bertanggung jawab atas :
3.4.1. Mencatat semua Usulan Perubahan Prosedur (UPP) yang masuk ke dalam Status Usulan Prosedur (SUP).
3.4.2 Melakukan input prosedur, instruksi kerja dan form-form serta lampiran prosedur.
3.4.3. Mencatat setiap revisi dokumen dalam form Tabel Revisi Prosedur (TRP).
3.4.4. Melakukan proses input prosedur yang didistribusikan di lingkungan Universitas YARSI ke dalam form Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen Setelah Revisi.
3.4.5. Membuat Surat Pengantar Prosedur (SPP).
3.4.5. Mendistribusikan dan melakukan penarikan dokumen dan prosedur-prosedur revisi.
4. Prosedur Mutu :
Pemakaian Format untuk Pembuatan d an Penerbitan Dokumen :
4.1.1. Format yang digunakan dalam pembuatan dokumen tertentu : a. Level I Pedoman Mutu (PM) :
contoh 1.0.000.0.00.0.00 Rev.00
b. Level II Prosedur :
Contoh : 2.0.000.0.02.0.00 Rev. 00
c. Level III Working Instruction/Instruksi Kerja (IK):
Dokumen pendukung (DP) : contoh : 3.0.000.2.01.2.01 Rev.00 d. Level IV Standar Format dan Rekaman :
contoh :4.0.000.0.01.0.04 Rev.00
4.1.2.Format-format yang lain dapat dibuat berdasarkan tata cara
4.1.3. Pimpinan Universitas (Rektor), Pimpinan Fakultas (Dekan) dapat juga membuat standar format penomoran yang lain bilamana Sistem Prosedur “Pengendalian Dokumen” dan “Pengendalian Rekaman” tidak mencakup tata cara pengendaliannya; namun harus dikoordinasikan dulu dengan Warek III.
4.1.4. Pembuatan format dokumen level IV yang tidak mempunyai format standar, institusi (Universitas, Fakultas) dapat membuatnya sendiri; namun harus dikoordinasikan dengan Warek III sebagai Pengawas Mutu untuk didokumentasikan, dipelihara, diidentifikasikan, dan dikontrol/dikendalikan penomoran dan status revisinya.
4.2. Identifikasi Kebutuhan Dokumen.
4.2.1. Meninjau kebutuhan dokumen untuk proses kinerjanya oleh Pimpinan
Universitas , Pimpinan Fakultas .
4.2.2. Dokumen yang dibutuhkan 4.2.1. dapat diterbitkan sendiri atau diadopsi
berdasarkan dokumen eksternal. 4.2.3. Proses adopsi dokumen:
4.2.3.1 Memeriksa kelengkapan isi dan kelengkapan dokumen untuk memastikan kesesuaian antara isi dan kebutuhan institusi oleh Pimpinan terkait.
4.2.3.2 Memberikan stempel “Adopted”, lihat Tabel 3. (Identifikasi Status Dokumen).
4.2.3.3 Memberikan pengesahan terhadap dokumen yang diadopsi sesuai Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen.
4.2.3.4 Mencatat dokumen yang diadopsi dalam “Daftar Induk Dokumen Eksternal” sebagai alat kontrol bilamana diperlukan revisi dan
lain-lain“. “Daftar Induk Dokumen Eksternal”yang berasal dari masing- masing institusi ini di-copy-kan ke Warek III. 4.2.3.5 Mendistribusikan dokumen yang diadopsi sesuai
4.3. Tata Cara Pembuatan Dokumen.
4.3..1 Mengajukan dokumen yang dibuat berdasarkan level dokumen dan penanggung jawab yang dapat dilihat pada Tabel 2. Tanggung jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen.
4.3..2 Mengidentifikasikan dokumen yang dibuat sesuai dengan tata cara penomoran yang dijelaskan pada butir 4.4. Pengkodean Dokumen. 4.3..3 Menulis isi dokumen dan memintakan persetujuan/pengesahannya
kepada pihak yang berwenang (sesuai Tabel 2). Setelah mendapat persetujuan, dokumen tersebut diajukan ke Warek III untuk ditinjau kelayakannya, termasuk di dalamnya kecukupan minimal dokumen tersebut. Apabila dokumen sudah dianggap memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan, maka dokumen tersebut diregistrasi oleh Registrar. Apabila dianggap belum memadai, dokumen tersebut dikembalikan untuk diperbaharui.
Kecukupan minimum isi pada masing-masing dokumen seperti dalam Tabel 1 berikut :
Tabel 1. Sub Bab dari dokumen Level 1, Level II, Level III Instruksi Kerja (IK)
1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Pengecualian
2. Profil Organisasi Universitas YARSI 3. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu 4. Struktur Organisasi Universitas
YARSI
5. Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen
6. Diagram Alir Proses Bisnis 7. Deskripsi Proses Bisnis
8. Struktur Sistem Dokumentasi Mutu 9. Rujukan dengan Prosedur Mutu 10. Lampiran
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup 3. Tanggung Jawab
dan Wewenang 3. Tanggung Jawab dan
Wewenang
4. Prosedur/Langkah Kerja 5. Diagram Alir
6. Dokumen dan Rekaman Terkait
7. Lampiran
4.3.4 Penjelasan kecukupan minimal masing-masing dokumen. 4.3.4.1 Tujuan.
Menjelaskan sebagai apa atau untuk apa dokumen tersebut dibuat, dipelihara dan diterapkan, secara khusus adalah panduan standar dalam pelaksanaan suatu proses.
4.3.4.2 Ruang Lingkup
4.3.4.3. Tanggung Jawab dan Wewenang
Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam penerapan dokumen tersebut serta tanggung jawab dan kewenangan dari semua personil yang tersangkut dalam penerapannya. Sesuai dengan ruang lingkupnya maka butir 4.3.4.3 ini dapat bersifat internal institusi, atau dapat juga kolaborasi dengan beberapa institusi.
4.3.4.4. Prosedur Mutu.
Menjelaskan secara terperinci proses yang tertuang dalam diagram alir. Bagaimana prosedur ini memenuhi persyaratan yang diminta dalam suatu klausul atau proses serta standar keberterimaannya. Dalam penjelasannya setiap prosedur harus dapat pula menunjukkan siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pengesahan proses yang ada di dalamnya dan kapan harus dilakukan serta dimana dan atau pada bagian apa hal tersebut dipenuhi.
4.3.4.5. Diagram Alir.
Merupakan panduan sistematis bagaimana proses – proses yang ada saling terkait dan saling mempengaruhi. Pada diagram alir harus tergambarkan aliran dari proses itu sendiri serta penanggung jawab dari masing – masing proses, standar yang diminta, serta format yang dipakai jika ada. Bila diperlukan diagram alir dapat disajikan di luar ketentuan diatas.
4.3.4.6. Dokumen dan Rekaman Terkait.
Adalah semua dokumen yang diperlukan untuk membantu menyelesaikan suatu proses baik itu pada Pedoman Mutu, Prosedur, maupun Instruksi kerja dan Dokumen Pendukung. Dokumen terkait adalah dokumen yang dipanggil untuk membantu menyelesaikan proses tersebut.
4.3.4.7. Lampiran.
Adalah data, format atau gambar yang disisipkan pada bagian akhir dokumen, sebagai alat bantu melihat contoh atau format yang diperlukan untuk membuat dokumen/rekaman yang diperlukan. 4.3.4.8. Prosedur/Langkah Kerja.
Adalah urutan dari tata kerja bagaimana secara langkah demi langkah suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen
Dokumen Disusun Diperiksa Disahkan
I Pedoman Mutu
(PM)
Tim Teknis ISO Management
Representative (MR)
Rektor
II Prosedur berkaitan dengan
dokumentasi
Prosedur berkaitan dengan aktivitas realisasi produk / pelayanan
Tim Teknis ISO Ka.TU/Kabag/Kasubag
III Instruksi Kerja (IK) Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian,
IV Standar Format &Rekaman/Catatan
Sesuai Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung (DP) dan Prosedur yang berkaitan dengan aktivitas realisasi produk/ layanan
Adopsi Dokumen Diperiksa dan disahkan kelengkapannya oleh
4.3.6 Verifikasi atas penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen:
Kolom penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen pada halaman Pengesahan dilakukan dengan tanda tangan, nama dan jabatan dari personel yang bersangkutan.
4.3.7 Setiap dokumen Level I, II, III dan IV (Format) yang baru diterbitkan atau direvisi harus ada koordinasi dengan Warek III dan atau Registrar, agar sistem dokumentasi Universitas YARSI dapat terkendali dengan baik. Setiap dokumen yang diterima oleh Registrar didata dalam Dokumen Pendukung antara lain berjudul, Daftar Induk Sistem Prosedur, Daftar Induk Instruksi Kerja, Daftar Induk Dokumen Pendukung , Daftar Induk Format dan lain-lain.
4.3.8 Penerbitan dan revisi dokumen tersebut di atas (butir 4.3.7.) dicatat dalam Riwayat revisi dokumen (kecuali untuk level IV), yang dilampirkan pada bagian depan masing-masing dokumen, agar dapat diketahui identifikasi revisi dokumen tersebut.
4.3.9 Semua dokumen yang diterbitkan institusi terkait ditulis dalam format Dokumen Pendukung (Supporting Document) di masing-masing institusi ( kotak pertama diisi sesuai dengan level / jenis dokumen).
4.3.10 Untuk dokumen dari luar lingkungan Universitas YARSI, dikendalikan oleh masing-masing institusi. Daftar induk dokumen eksternal di-copy-kan ke Warek III dan Registrar 4.3.11 Bentuk penulisan (portrait atau landscape) dengan jenis huruf
4.4 Pengkodean Dokumen
KETERANGAN :
LEVEL DOKUMEN (1 digit)
1 Pedoman Mutu
2 Prosedur
3 Instruksi Kerja & Dokumen Pendukung
4 Form
KODE INSTITUSI ( 1 digit)
0 Rektorat
000 : Unit di bawah Rektorat ( 010 : UPT Perpustakaan dll) 100 : Program studi
200 : Pusat
300 : Bagian ( untuk FK)
KODE BIDANG
0 : Pedoman Mutu/Tujuh dokumen wajib (di luar Tridharma) 1 : Pendidikan, Kemahasiswaan dan Alumni
2 : Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Penerbitan Ilmiah
NO.URUT IK/DP/FORM KODE IK/DP
NO.URUT PROSEDUR KODE BIDANG
( 1,2, 3)
3 : Sumberdaya dan Jaminan Mutu
NO.URUT PROSEDUR (di level terkait) Dua digit mulai 01 - 99
NO.KODE DOKUMEN 0 : Selain DP/IK 1 : IK
2 : DP
NO.URUT DOKUMEN (Khusus IK/Dokumen Pendukung/Form yang terkait Sisdur tertentu). Dua digit mulai 00 sampai 99
CONTOH :
PEDOMAN MUTU 1.0.000.0.00.0.00
Artinya : dokumen level: 1.tingkat univ: 0.bukan unit: 000.bidang tdk ada krn termasuk 7 dokumen wajib: 0.nomor urut untuk prosedurnya: 00.nomor kode ik-dp-nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-ik-dp-nya: 00
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 2.0.000.0.01.0.00
Artinya : dokumen level: 2.tingkat univ: 0. bukan unit: 000.bidang tdk ada krn termasuk 7 dokumen wajib: 0.nomor urut untuk prosedurnya: 01.nomor kode ik-dp-nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-ik-dp-nya: 00
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU 2.0.000.1.01.0.00
Artinya : dokumen level: 2.tingkat univ: 0. bukan unit: 000.bidang akademik: 1.nomor urut untuk prosedurnya: 01.nomor kode dp-nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-nya: 00
FORM CALON MAHASISWA 4.0.000.1.01.0.01
Artinya : dokumen level: 4.tingkat univ: 0. bukan unit: 000.bidang akademik: 1.nomor urut untuk prosedurnya: 01.nomor kode dp-nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-nya: 01
(Form ini terkait dengan prosedur urutan 01 di Universitas)
PROSEDUR SEMINAR 2.0.000.2.02.0.00
FORM PENDAFTARAN SEMINAR 4.0.000.2.02.0.01
Artinya : dokumen level: 4. tingkat univ: 0. bukan unit: 000. bidang penelit&p2m: 2 . nomor urut untuk prosedurnya 02. nomor kode nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-nya: 01
PROSEDUR PERKULIAHAN SEMESTER PENDEK (FTI) (Asumsi : Sisdur ini hanya ada di FTI saja)
2.4.000.1.50.0.00
Artinya : dokumen level 2. tingkat fak yaitu FTI : 4. berlaku untuk semua prodi 000. bidang 1 yaitu akademik. nomor urut untuk prosedurnya 50. nomor kode ik-dp-nya: 0. nomor urut untuk ik-dp-form-nya: 00
INSTRUKSI KERJA PEMERIKSAAN KONEKSI JARINGAN LABORATORIUM 3.4.101.1.30.3.01
Artinya : dokumen level 3. tingkat fak yaitu FTI : 4.khusus prodi TI: 101, bidang 1 yaitu akademik. nomor urut untuk prosedurnya 30. nomor kode ik-dp-nya: 1. nomor urut untuk ik-dp-form-nya: 01
IK urutan ke 01 ini terkait dengan prosedur 30 di bidang akademik FTI yaitu Prosedur Pemeliharaan Alat Lab untuk Praktikum.
4.4 Status Dokumen
Tabel 3. Identifikasi Status Dokumen
Stempel Tujuan Cara
CONTROLLED COPY
Identifikasi untuk
mengontrol dokumen
salinan Universitas didistribusikan (diberikan pada setiap halaman di ruang yang kosong atau dibelakang halaman salinan dokumen)
UNCONTROLLED
COPY Identifikasidiberikan jika salinanyang Dokumen yang diberikan tidak dikontrol
Diberikan pada halaman pengesahan di ruang yang kosong
OBSOLETE Identifikasi dokumen
yang kadaluarsa
Diberikan pada halaman pengesahan di ruang yang kosong
ADOPTED Identifikasi dokumen dari luar perusahaan (External Dokumen )
Diberikan pada halaman pengesahan di ruang yang kosong
4.5 Distribusi Dokumen
4.6.1 Setiap penerbitan Dokumen Level I (Pedoman Mutu) dan Dokumen Level II (Prosedur ) harus diserahkan kepada Warek III.
Dokumen Level I dan II dikendalikan oleh Warek III. Selanjutnya Dokumen asli akan diberikan stempel Controlled Copy no. 00,
sedangkan salinannya dengan stempel Controlled Copy no. 01 dst…/ Uncontrolled Copy, sesuai dengan kebutuhan.
4.6.2. Untuk Dokumen Level III (Instruksi Kerja/Dokuman Pendukung), dan level IV dokumen asli dikendalikan oleh masing-masing Institusi yang menerbitkan dan Registrar. Registrar mengendalikan Daftar Induk asli dari Dokumen level III dan IV tersebut. Stempel controlled copy & uncontrolled copy dokumen level III dilakukan di masing-masing instistusi.
4.6.4. Selain yang ditentukan pada butir 4.6.3. Rektor, Dekan, Kepala Program Studi (KPS), Kepala Pusat, Kepala UPT dan Kepala bagian dapat meminta salinan dokumen untuk keperluan di tempatnya dengan menggunakan form permintaan salinan dokumen oleh departemen dengan nomor format : 4.0.000.0.01.0.0.10 Rev.00.
4.6.5. Penerima dokumen mengisi atau menandatangani bukti penerimaan dokumen dengan menggunakan form 4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00
Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen.
4.6.6. Bila penerima berhalangan, penerimaan dokumen dapat diwakilkan kepada staf ataupun personal dari Institusi yang bersangkutan. 4.6.7. Dokumen yang diubah / direvisi, akan ditarik kembali oleh
pengendali dokumen dengan menggunakan form 4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00 Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen Setelah Revisi. 4.6.8. Dokumen asli level IV/Format, disimpan oleh pengendali dokumen
setiap Institusi dan distempel ‘Controlled Copy no. 00’ pada bagian belakang
dokumen/form tersebut.
4.7. Kelengkapan Dokumen / Format
4.7.1. Kelengkapan dokumen level I dan II harus terdapat : cover, halaman pengesahan, daftar isi, halaman aktif, riwayat revisi, daftar distribusi dokumen dan isi dokumen. Untuk level III hanya cover, halaman pengesahan dan isi dokumen.
4.7.2. Kelengkapan isi dari masing-masing dokumen di atas dapat dilihat pada Tabel 1 : “kecukupan minimum masing-masing dokumen.”
4.7.3. Kelengkapan format dan dokumen (disesuaikan) : 1. Kop Institusi
2. Nomor format 3. Judul Format
4. Nomor revisi format 5. Kolom pengesahan 6. Nomor dokumen 7. Tanggal
8. Jumlah halaman 9. Nomor revisi dokumen 10. Judul Dokumen
4.7.4. Untuk format standar yang dibuat memerlukan lebih dari satu halaman diatur sebagai berikut :
Halaman pengesahan terdapat pada halaman cover.
4.8. Revisi Dokumen
4.8.1. Revisi dan Distribusinya.
4.8.1.1.Penerbitan dokumen baru atau revisi terhadap dokumen yang sedang berlaku dapat diusulkan oleh Institusi kepada pengendali dokumen melalui form Usulan Perubahan Prosedur (UPP)
4.0.000.0.01.0.0.12 Rev.00. Registrar memberi nomor data UPP dan mencatatnya pada form Status Usulan Perubahan Prosedur (4.0.000.0.01.0.0.13 Rev.00). Pengendali dokumen akan mempelajari UPP dan dapat mengundang bagian terkait untuk mendiskusikan dan mempertimbangkan usulan tersebut bila diperlukan. Notulen rapat dapat mendasari persetujuan atas UPP tersebut. Pengendalian revisi pada setiap pemegang dokumen dipantau melalui Tabel Revisi Prosedur (4.0.000.0.01.0.0.14
Rev.00). Setiap ada revisi atau penerbitan kembali dokumen, Registrar memperbaharui Tabel Revisi Prosedur (TRP).
4.8.1.2. Point-point yang direvisi pada dokumen level I, II, III, diberikan tanda pada awal kalimat atau paragraph, dengan diberi tanda + :
+______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________
4.8.1.4. Perubahan atau revisi dokumen harus dicantumkan pada halaman revisi dokumen dan pada kolom revisi diubah menjadi Rev.01dst. ( Hanya untuk dokumen level I & II).
4.8.1.5.Jika revisi dokumen telah selesai, dokumen hasil revisi diserahkan ke pengendali dokumen, untuk mengganti dokumen yang lama.
didistribusikan sesuai dengan daftar distribusi pada dokumen tersebut.
4.8.1.7.Salinan dokumen yang lama ditarik bersamaan dengan pendistribusian dokumen yang baru dengan menggunakan form
4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00 Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen Setelah Revisi. Dokumen setelah revisi disimpan dan salinan dokumen yang sudah ditarik dimusnahkan dengan menggunakan Prosedur Pemusnahan Dokumen Kadaluarsa. Dokumen asli yang telah di stempel Obsolete disimpan sampai selama dokumen masih berguna untuk tujuan penelusuran.
4.8.2. Pengisian Riwayat Revisi Dokumen :
4.8.2.1 Riwayat revisi dokumen (kecuali untuk level IV), dilampirkan pada bagian depan masing-masing dokumen, agar dapat diketahui identifikasi revisi dokumen tersebut.
4.8.2.2 Daftar tersebut diisi oleh pengendali dokumen setiap ada perubahan atau revisi dokumen.
4.9 Pengontrolan Dokumen di lapangan
4.9.1. Pemastian di lapangan hanya dokumen terbaru yang dilakukan sehari-hari, menjadi tanggung jawab masing-masing Pimpinan Universitas YARSI, Pimpinan Fakultas, Kepala Program Studi, Kepala Pusat, Kepala UPT dan Kepala Bagian.
4.9.2. Dalam pelaksanaannya Pimpinan Universitas YARSI, Pimpinan Fakultas, Kepala Program Studi, Kepala Pusat, Kepala UPT dan Kepala Bagian menunjuk masing-masing kepala unit sebagai pengontrol.
4.9.3. Pemastian hanya dokumen terbaru yang dipakai, dilakukan selama Internal Quality Audit (Audit Mutu Internal ).
5.Diagram Alir
Diagram Alir pada prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :
DIAGRAM ALIR 4.2.3 KEGIATAN PEN. JAWAB DOKUMEN
ACUAN FORMAT
Pimpinan Institusi terkait
Pimpinan Institusi terkait
Institusi/personil terkait
Pimpinan Institusi terkait
DIAGRAM ALIR 4.2.3 KEGIATAN PEN. JAWAB DOKUMEN
mengubah daftar distribusi
distribusi memastikan dokumen yang lama telah kembali penghancuran / pemusnahan dok lama
6. Dokumen dan Rekaman Terkait :
1. Daftar Dokumen Pendukung 3.0.000.0.01.2.00
Rev 00
2. Daftar Induk Distribusi Dokumen 3.0.000.0.01.2.01
Rev 00
3. Daftar Tujuh Dolumen Wajib 3.0.000.0.01.2.02
Rev 00
4. Daftar Prosedur Bidang 1 3.0.000.0.01.2.03
Rev 00
5. Daftar Prosedur Bidang 2 3.0.000.0.01.2.04
Rev 00
6. Daftar Prosedur Bidang 3 3.0.000.0.01.2.05
Rev 00
7. Daftar Instruksi Kerja Bidang 1 3.0.000.0.01.2.06
Rev 00
8. Daftar Instruksi Kerja Bidang 2 3.0.000.0.01.2.07
Rev 00
9. Daftar Instruksi Kerja Bidang 3 3.0.000.0.01.2.08
Rev 00
10. Daftar Format Bidang 1 3.0.000.0.01.2.09
Rev 00
11. Daftar Format Bidang 2 3.0.000.0.01.2.10
Rev 00
12. Daftar Format Bidang 3 3.0.000.0.01.2.11
Rev 00
13. Daftar Dokumen Internal Terkendali 3.0.000.0.01.2.12
Rev 00
14. Daftar Dokumen Eksternal Terkendali 3.0.000.0.01.2.13
Rev 00
15. Daftar Singkatan/Istilah 3.0.000.0.01.2.14
Rev 00
7. Lampiran
1. Format halaman cover untuk Pedoman Mutu 4.0.000.0.01.0.01 Rev 00
2. Format halaman cover untuk Prosedur 4.0.000.0.01.0.02
Rev 00
3. Format halaman cover untuk Instruksi Kerja 4.0.000.0.01.0.03 Rev 00
4. Format halaman cover untuk Dokumen Pendukung 4.0.000.0.01.0.04 Rev 00
6. Format halaman pengesahan Prosedur 4.0.000.0.01.0.06 Rev 00
7. Format halaman pengesahan Instruksi Kerja 4.0.000.0.01.0.07 Rev 00
8. Format halaman pengesahan Dokumen Pendukung 4.0.000.0.01.0.08 Rev 00
9. Format halaman isi untuk Pedoman Mutu, Prosedur,
Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung 4.0.000.0.01.0.09
Rev 00
10. Format Permintaan Salinan Dokumen 4.0.000.0.01.0.10
Rev 00
11. Format Catatan Pendistribusian dan Penarikan
Dokumen Setelah Revisi 4.0.000.0.01.0.11
Rev 00
12. Format Usulan Perubahan Prosedur (UPP) 4.0.000.0.01.0.12 Rev 00
13. Format Status Usulan Prosedur 4.0.000.0.01.0.13
Rev 00
14. Format Tabel Revisi Prosedur 4.0.000.0.01.0.14 Rev 00
15. Format Surat Pengantar Prosedur 4.0.000.0.01.0.15
Rev 00
LAMPIRAN 1 : Format halaman cover untuk Pedoman Mutu
4.0.000.0.01.0.01 Rev 00
LAMPIRAN 2 : Format halaman cover untuk Prosedur
ISO 9001: 2008
PEDOMAN MUTU
NOMOR : -.-.-.-..-.REVISI :
4.0.000.0.01.0.02 Rev 00
LAMPIRAN 3 : Format halaman cover untuk Instruksi Kerja
ISO 9001: 2008
PROSEDUR
JUDUL PROSEDUR
NOMOR :
4.0.000.0.01.0.03 Rev 00
LAMPIRAN 4 : Format halaman cover untuk Dokumen Pendukung
ISO 9001: 2008
INSTRUKSI KERJA
JUDUL INSTRUKSI KERJA
NOMOR :
4.0.000.0.01.0.04 Rev 00
LAMPIRAN 5 : Format halaman pengesahan Pedoman Mutu
ISO 9001: 2008
DOKUMEN PENDUKUNG
JUDUL DOKUMEN
PENDUKUNG
ISO 9001 : 2008
PEDOMAN MUTU
NOMOR : -.-.---.-.--.-.--REVISI : …
BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH
………..
DIPERIKSA OLEH
………..
DISAHKAN OLEH
………..
4.0.000.0.01.0.05 Rev 00
ISO 9001:2008
PROSEDUR
JUDUL PROSEDUR
NOMOR : -.-.---.-.--.-.--. REVISI :
--BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH
………..
DIPERIKSA OLEH
………..
DISAHKAN OLEH
………..
LAMPIRAN 7 : Format halaman pengesahan untuk Instruksi Kerja
ISO 9001:2008
INSTRUKSI KERJA
JUDUL INSTRUKSI KERJA
NOMOR : -.-.---.-.--.-.--. REVISI :
--BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH
………..
DIPERIKSA OLEH
………..
DISAHKAN OLEH
………..
LAMPIRAN 8 : Format halaman pengesahan untuk Dokumen Pendukung
ISO 9001:2008
DOKUMEN PENDUKUNG
JUDUL DOKUMEN PENDUKUNG
NOMOR : -.-.---.-.--.-.--. REVISI :
--BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH
………..
DIPERIKSA OLEH
………..
DISAHKAN OLEH
………..
LAMPIRAN 9 : Format halaman isi untuk Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Dokumen : No. Revisi : Tgl. Terbit: :
LAMPIRAN 10 : Format Permintaan Salinan Dokumen
PERMINTAAN SALINAN DOKUMEN
Kepada Yth.
Pengendali Dokumen
Kami meminta salinan dokumen sebagai berikut :
No No. Dokumen Judul Jumlah Salinan/ Exp. Keterangan
Diajukan Oleh : Tanggal:
Diterima Oleh :
LAMPIRAN 11 : Format Bukti Distribusi & Penarikan Dokumen Setelah Revisi
BUKTI DISTRIBUSI & PENARIKAN DOKUMEN SETELAH REVISI
Jenis/Level Dokumen : Judul./Nama Dokumen : Nomor Dokumen :
Revisi : Halaman : Tanggal Penerbitan : Distribusi oleh :
No IDENTIFIKASI DISTRIBUSI PENARIKAN
Jabatan No.Salinan Hal / Sel Tanda TanganTanggal / Revisi Hal / Sel Tanda TanganTanggal/
LAMPIRAN 12 : Format Usulan Perubahan Prosedur (UPP)
USULAN PERUBAHAN PROSEDUR (UPP)
Nomor Institusi Nomor Data
Kami mengusulkan : Penerbitan Perubahan
Untuk : Pedoman Mutu Prosedur Sistem Mutu :
Prosedur Instruksi Kerja
Lampiran Catatan Mutu
Form Usulan
Alasan
Keputusan Pengendali Dokumen
Ditunda Sampai : Ditolak : Disetujui dan Diberlakukan :
Catatan Pengendali Dokumen
4.0.000.0.01.0.12 Rev 00
LAMPIRAN 13 : Format Status Usulan Prosedur (SUP)
Diajukan Oleh : Diterima Oleh
Kepada Yth.
Pengendali Dokumen
Dibuat 2 rangkap untuk : 1. Pengendali Dokumen (asli) 2. Institusi Pemberi Usul (copy)
STATUS USULAN PROSEDUR (SUP)
NO URU
T
BAG/DEPT. YANG MENGUSULK
AN
NOMO
R UPP PERIHAL DIAJUKATGL UPP N
TGL UPP DITERIM
A
KEPUTUSAN PENGENDALI
DOKUMEN BERLAKTGL U
PARA F PJ
DITUND A
DITOLA K
DISETUJ UI
4.0.000.0.01.0.13 Rev 00
TABEL REVISI PROSEDUR (TRP)
Hal : ……/ ………
PROSEDUR/DOKUM
EN KODE BERLAKU KODE BERLAKU EKOD BERLAKU KODE BERLAKU KODE BERLAKU
Keterangan: Kode : Diisi Kode Revisi
Dibuat Oleh: Dibuat Oleh: Dibuat Oleh: Dibuat Oleh: Dibuat Oleh:
4.0.000.0.01.0.14 Rev 00
SURAT PENGANTAR PROSEDUR (SPP)
Kepada Yth.
Bersama ini kami kirimkan :
... ... ... ... ... ... ...
...gunting disini...
Bagian ini dikembalikan kepada institusi pengirim sebagai tanda terima dokumen, dan jika ada penarikan dokumen sekaligus sebagai bukti penarikan revisi lama.
... ... ... ... ... ...
Diisi Institusi Pengirim :
4.0.000.0.01.0.15 Rev 00
Diberikan Oleh
Pengendali Dokumen
Tanggal Kembali Paraf Penerima
