LPMI
SOP/UJM-L/LM/001
Dibuat oleh Paraf
: Ir. Slamet Riyadi,M.Eng :
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Direvisi oleh Paraf
: : Tgl. Pembuatan : September 2013 Disetujui oleh
Paraf
: Rektor :
Tgl. Revisi : 17 hal
I. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk memberi penjelasan dan mengatur tata cara mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan dokumen, baik dokumen internal maupun dokumen eksternal dan rekaman.
II. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan Universitas Serang Raya, dalam hal :
1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen.
3. Pengendalian rekaman yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan rekaman.
III. Tanggung jawab
1. Kepala LPMI bertanggungjawab atas proses pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen;
2. Para Dekan, Ka. Biro, Ka. LPPM dan Ka. LPMI bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3. Para Ka Prodi, Ka Program, Ka.Bag, Ka Perpus, dan Ka. Lab bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
4. Bagian dokumen bertanggung jawab atas pelaksanaan pendistribusian, pemusnahan dokumen;
5. Ka LPMI/Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen.
IV. Definisi
1 . Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll).
2 . Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Universitas, Fakultas, Prodi, Program, Biro dan Lembaga dilingkungan Unsera.
3 . Kebijakan Akademik (KA) Universitas/Fakultas adalah dokumen yang berisikan arah kebijakan dan pedoman bagi penyelenggara kehidupan akademik Universitas/Fakultas
4 . Peraturan Akademik adalah sistim perangkat lunak
5 . Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
6 . Pedoman Mutu;
7 . Prosedur Mutu.
8 . SOP/Instruksi Kerja; dan
9 . Rekaman dan formulir.
a. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar Unsera sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
b. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;
c. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;
d. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.
V. Referensi
1. MM-LPMI-01 Manual Mutu Unsera 2. ISO 9001 : 2008 Klausul 4.2.3 dan 4.2.4 3. Daftar rekaman.
VI. Prosedur
1. Penyusunan Dokumen Internal
1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:
a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen tersebut,
b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya, c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.
1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerja a. Format Utama
Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:
I. Tujuan,
II. Ruang Lingkup, III. Acuan/ Referensi, IV. Definisi-definisi.
V. Prosedur,
VI. Rincian/Flow Prosedur, Lampiran-lampiran,
Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:
1. Tujuan,
2. Ruang Lingkup, 3. Pelaksana, 4. Referensi, 5. Langkah Kerja, 6. Lampiran-lampiran.
b. Format Kelengkapan
Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari:
1. Halaman Judul (Lampiran 2)
2. Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)
c. Identifikasi
Setiap SOP dan IK harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:
1. Logo Unsera dan nama Universitas 2. Judul SOP dan/atau Instruksi Kerja 3. Nomor SOP dan/atau Instruksi Kerja 4. Nomor Revisi SOP dan/atau Instruksi Kerja 5. Tanggal Penerbitan SOP dan/atau Instruksi Kerja
6. Nomor dan Jumlah Halaman SOP dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman 8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.
1.3. ngesahan Dokumen
Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut :
No. Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
1 Kebijakan dan Sasaran Mutu
Ka. LPMI Wakil Rektor Rektor
2 Pedoman Mutu Ka. LPMI Wakil Rektor Rektor
3 Prosedur Mutu Dekan/Ka.Prodi/Ka.P rogram/
Ka.Biro/ Ka.Lembaga
Wakil Rektor Rektor
4 SOP Ka. Urusan/Sekr.Biro/
Sekr.Lembaga
Ka.bagian Masing-masing Ka.:
Dekan/Prodi/Program /
UPT/Biro/Lembaga 5 Instruksi Kerja Ka. Urusan/Sekr.Biro/
Sekr.Lembaga
Ka.bagian Masing-masing Ka.:
Dekan/Prodi/Program /UPT/Biro/Lembaga 1.4. Identifikasi Dokumen
1.4.1. Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut:
A / B / C / D A = Judul dokumen.
B = Tingkatan (Fakultas, Biro, Lembaga) pembuat dokumen.
C = Unit dibawah tingkatan (Prodi,Bagian,Perpustakaan,Laboratorium).
D = Nomor urut dokumen.
1.4.2. Formulir
No. Rek. : Nomer rekaman No. Revisi : Nomer revisi
Tgl. Revisi : Tanggal revisi
1.4.3. Masing-masing Fakultas, Prodi, Biro dan Lembaga menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan format sesuai (SOP membuat Standar Operating Prosedur)
1.4.4. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang
1.4.5. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Bagian Dokumen.
1.4.6. Bagian Dokumen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 5: Daftar induk dokumen internal maupun dokumen eksternal (Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal),
1.4.7. Dokumen yang telah dicap Contro copy, digandakan dan diberi cap Copy No.:
... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen),
1.4.8. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
1.4.9. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.
1.5. Pemeliharaan Dokumen
1.5.1. Bagian Dokumen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan,
1.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9 : Bukti Penarikan Dokumen),
1.5.3. Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke Subbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya.
1.6. Pengubahan Dokumen
1.6.1. Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut ,
1.6.2. Bagian Dokumen bersama Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen,
1.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 9: Formulir Amandemen) , disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang dan diberi cap Control copy,
1.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap Copy No.: ...
dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.
1.6.5. Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan Pembuatan Dokumen langkah 1.6.1 s.d. 1.6.3.
1.7. Pemusnahan Dokumen
1.7.1. Bagian Dokumen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing melalui memo.
1.7.2. Bagian Dokumen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga.
1.7.3. Atas perintah Kepala Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga, Bagian Dokumen melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan,.
1.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi,
1.7.5. Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan.
LAMPIRAN - LAMPIRAN
1) Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen 2) Lampiran 2 : Halaman Judul
3) Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen 4) Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
5) Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal 6) Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7) Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen 8) Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
9) Lampiran 9 : Formulir Amandemen
10) Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
11) Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan 12) Lampiran 12: Daftar Induk Rekaman Mutu
REKAMAN - REKAMAN
No. Nama Rekaman Uraian Lokasi
Penyimpanan
Masa Penyimpanan 1. Daftar Induk Dokumen
Internal
Master List/Riwayat dokumen internal baru atau perubahan
Bag.Dok. 2 tahun
2. Daftar Dokumen Eksternal Daftar Dokumen Eksternal Bag.Dok. 5 tahun
3. Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
Distribusi dokumen internal dan eksternal
Bag.Dok. 2 tahun
4. Bukti Penarikan Dokumen Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku
Bag.Dok. 2 tahun
5. Amandemen Pengubahan dokumen Bag.Dok. 2 tahun
6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan
Bag.Dok. 2 tahun
7. Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/ Diserahkan
Daftar Dokumen yang dimusnahkan/ diserahkan
Bag.Dok. 2 tahun
Lampiran 1
DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN
Aktifitas Unit terkait Uraian Kegiatan
LPMI Unit terkait
Pengajuan Dok.
Internal
(Baru/Perubahan)
User mengajukan dokumen internal
Persetujuan usulan dokumen baru/
perubahan
ya tdk
Pembahasan ketentuan dokumen baru/
perubahan
Pembuatan baru/
Perubahan
User membuat dokumen baru/ perubahan sesuai hasil rapat pembahasan
Pembahasan &
penjelasan perubahan dokumen oleh user.
ya
tdk
Bagian yang diusulkan perubahannya dibahas bersama unsur terkait.
Pengesahan dokumen Dokumen yang telah
diperiksa dapat disahkan.
Pendaftaran/Peruba han dokumen dicatat Pada master list/
riwayat.
Bag. Dokumen mencatat perubahan dok. Di master
list/riwayat,termasuk bila ada dok. Eksternal yang baru/revisi.
Penerbitan dokumen Dokumen baru/ peru
bahan diterbitkan dan yang asli disimpan.
Penggandaan dokumen Bag. dok. meverifikasi
jumlah dok. yang akan digandakan.
Pendistribusian dokumen
Bag. dok. Mendis
tribusikan sejum lah dok.
ke unit terkait
File dokumen Dokumen di file menurut
prosedur yang berlaku mulai
Persetujuan
Dok. baru/
Perubahan
Revisi/
Review
pengesahan
Master list/riwayat
penerbitan
penggandaan
distribusi
SELESAI
Lampiran 2
LEMBAR DISTRIBUSI
No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 3
REKAMAN DOKUMEN
No. Nama Rekaman Uraian Lokasi
Penyimpanan
Masa Penyimpanan
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 4
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
No. Judul
Dokumen Nomor
Dokumen
Pembuat Pemeriksa Pengesah Tanggal
Terbit
Jumlah Halaman
Jumlah Distribusi
Masa
Simpan Keterangan
Jakarta,...
Yang mengesahkan Yang membuat
( ) ( )
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 5
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL
Judul Dokumen Nomor
Dokumen
Pembuat/
Pengarang
Penerbit Tanggal
Terbit
Jumlah Halaman
Masa Simpan
Keterangan
Jakarta,...
Yang mengesahkan Yang membuat
( ) ( )
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 6
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN
Nomor : Tanggal :
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :
Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :
SOP Jumlah : Nama : No. Salinan :
Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :
Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan : Yang menerima
( )
Yang menyerahkan
( )
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 7
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN
Nomor : Tanggal
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :
Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :
SOP Jumlah : Nama : No. Salinan :
Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :
Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dari :
Uraian
Catatan : Yang menyerahkan
( )
Yang menerima
( )
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 8
FORMULIR AMANDEMEN
No. Nama dan No.
Dokumen Bidang/Klausul Kalimat Lama Perubahan Kalimat Baru
Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
(Nama) Jabatan
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 9
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada hari ini ……… tanggal ……… bulan ……… Tahun ……… yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen ……… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir ……… lembar, penghancuran secara total dengan cara
………
Saksi – saksi : Bagian Dokumen,
Dekan/Ka.Program/Ka.Biro/Ka.Lembaga. ( ...)
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 10
DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN
NAMA BIDANG : ...
U N I T : ...
NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN
Tanggal :
Bagian Dokumen
(Nama)
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
Lampiran 11
DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU
No. Nama Rekaman Sifat Uraian Tanggal Terima
Lokasi Penyimpanan
Masa Penyimpanan
No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :
