PENGENDALIAN DOKUMEN
1. TUJUAN
Untuk memberikan acuan dan petunjuk dalam melaksanakan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu yang berlaku di perusahaan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini menjelaskan tentang tata cara pelaksanaan pengendalian dokumen di lingkungan perusahaan.
3. ACUAN
3.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, klausul xxx.
3.2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Perusahaan, TT-CNI-12
4. DEFINISI
- Manual Mutu :
Disebut juga Pedoman atau Panduan Mutu, merupakan kebijakan manajemen untuk mengarahkan & mengendalikan perusahaan sesuai ISO 9001:2015.
- Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja :
Merupakan langkah pelaksanaan dan pengendalian kegiatan sesuai dengan kebijakan manajemen yang ditetapkan dalam Pedoman Mutu.
5. PENANGGUNG JAWAB
Pengendali Dokomen bertanggung jawab atas kegiatan dalam lingkup penyusunan dokumen dan pengendalian dokumen serta penerapannya.
6. PROSEDUR KERJA
6.1 Penanganan Konsep Dokumen 6.1.1 Manual Mutu
Manual Mutu dikonsep dan disempurnakan oleh Direktur dengan dibantu oleh Kepala Bagian terkait selanjutnya diperiksa oleh Direktur.
Konsep Manual Mutu dibimbing nara sumber yaitu Direktur / pimpinan puncak sebagai pengendali kebijakan perusahaan.
Manual Mutu yang telah diperiksa, siap untuk dibahas bersama dan dilengkapi dengan identitas dan inisial dokumen.
6.1.2 Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format dan Dokumen Lainnya
Prosedur Kerja dikonsep dan disempurnakan oleh para Kepala Bagian terkait yang melaksanakan kegiatan sesuai dengan bagiannya dan diperiksa oleh Direktur yang membawahinya.
Instruksi Kerja dan Format dikonsep oleh setingkat Manajer/Kepala Bagian/Supervisor yang terkait melaksanakan kegiatan sesuai dengan bagiannya dan diketahui oleh Kepala Bagian yang bersangkutan.
Dokumen lainnya sebagai pendukung maupun acuan / pelengkap dikonsep oleh Unit divisi Kerja masing-masing sesuai dengan lingkup dokumen dan dibimbing oleh Wakil Manajemen.
Konsep dokumen yang telah diperiksa tersebut disampaikan kepada Wakil Manajemen untuk mendapat tanggapan.
Setelah Wakil Manajemen menanggapi konsep dimaksud, kemudian disampaikan kembali kepada Kepala Bagian yang bersangkutan untuk diperbaiki / disempurnakan, dilampiri dengan catatan yang diperlukan untuk perbaikan / penyempurnaan dan diberikan nomor dokumen.
Konsep dokumen yang telah diperbaiki / disempurnakan siap untuk dibahas bersama.
6.2 Identifikasi Dokumen
Cara pengidenfikasian dokumen ditentukan sebagai berikut :
6.2.1 Kepala dokumen berisi dua baris ; untuk baris dan kolom pertama berisi standar internasional ISO 9001 dan tingkat dokumen dan kolom kedua merupakan identitas perusahaan,
6.2.2 Kepala dokumen untuk baris kedua berisi 4 kolom : kolom pertama merupakan Nomor dokumen, kolom kedua revisi, kolom ketiga tanggal berlaku, dan kolom ke empat adalah halaman.
6.2.3 Dokumen lainnya terdiri dari ; surat tugas / keputusan / penunjukan, lampiran, gambar dan dokumen lainnya yang diperlukan yang pengaturannya bebas sesuai ketentuan perusahaan.
6.2.4 Halaman depan (Cover / sampul utama) diberikan identitas terdiri dari ; Identitas perusahaan, Tingkat / level dokumen, Status dokumen, Tabel kolom isian tentang keberadaan dokumen yang diserahkan / didistribusikan kepada pemegang dokumen terdiri dari 4 kolom meliputi ; kolom pertama berisi nomor dokumen, kolom kedua berisi nomor distribusi dokumen, kolom ketiga berisi tanggal penyerahan dokumen, kolom keempat berisi nama Unit divisi Kerja pemegang dokumen, dan pada kaki halaman ditulis standar dokumen (SNI ISO 9001:2015).
6.2.5 untuk halaman pengesahan berisi identitas perusahaan, tingkat / level dokumen, status dokumen, tanda tangan yang mengesahkan dokumen, peringatan untuk hak kepemilikan dokumen dan pada kaki halaman ditulis standar acuan dokumen (SNI ISO 9001:2015).
6.2.6 Halaman untuk perubahan dokumen mutakhir berisi kolom dan baris tentang : nama perusahaan, tingkat / level dokumen, nomor dokumen, uraian tujuan penyusunan dokumen, penyusun dokumen, uraian tentang perubahan dokumen mutakhir, peringatan tentang kepemilikan dokumen, pada kaki dokumen terdapat kolom standar SNI ISO 9001:2015, nomor terbitan, halaman, dan status dokumen.
6.2.7 Manual Mutu dikeluarkan dan didistribusikan dengan persetujuan dari Direktur. Permintaan copy Dokumen Tingkat Tinggi harus disetujui secara tertulis oleh Direktur sebelum dikeluarkan.
6.3 Inisial Nomor Dokumen
Untuk memudahkan identifikasi nomor dokumen ditetapkan inisial berikut :
Bagian pertama adalah kode dokumen informasi (DOK)
Bagian kedua singkatan perusahaan / (Garis Miring) tingkat level dokumen / (Garis Miring) unit divisi dokumen (CNI/PK/PD).
Bagian ketiga merupakan nomor urut atau nomor klausul pada SNI ISO 9001:2015.
Diantara bagian dipisahkan oleh garis datar.
6.4 Sistematika penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu
Dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun perusahaan mempunyai sistematika sebagai berikut :
6.4.1. Manual Mutu (MM) : Disusun dalam uraian berurutan sesuai elemen yang ada dalam ISO 9001:2015 serta tambahan lain apabila diperlukan.
Masing-masing elemen dapat diuraikan sesuai kebutuhan dan ruang lingkupnya.
6.4.2. Prosedur Kerja (PK) : Judul, Tujuan, Ruang Lingkup, Acuan, Definisi, Penanggung Jawab, Prosedur Kerja, Dokumen Terkait.
6.4.3. Instruksi Kerja (IK) : Judul, Tujuan, Acuan, Definisi, Peralatan Yang Digunakan, Penanggung Jawab, Uraian Instruksi Kerja, Dokumen Terkait.
6.4.4. Format (FM) : Disusun bebas sesuai kebutuhan dan harus memenuhi lingkup kegiatan.
6.4.5. Dokumen Pendukung dan Dokumen Lainnya :
Disusun secara bebas sesuai kebutuhan berdasarkan lingkupnya.
6.5 Cara Penomoran Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Pemberian nomor dokumen diatur dengan ketentuan sebagai berikut : 6.5.1 Manual Mutu () :
Diawali dengan huruf DOK, garis datar, nama perusahaan (CNI), garis miring, tingkat level dokumen (MM), garis miring, unit divisi dokumen (PD) datar, nomor urut dokumen.
Contoh : DOK-CNI/MM/PD-04 6.5.2 Prosedur Kerja (PK) :
Diawali dengan huruf DOK, garis datar, nama perusahaan (CNI) , garis miring, tingkat level dokumen (PK), garis miring, unit divisi dokumen (PD) datar, nomor urut dokumen.
Contoh : DOK-CNI/PK/QC-02 6.5.3 Instruksi Kerja (IK) :
Diawali dengan huruf DOK, garis datar, nama perusahaan (CNI) , garis miring, tingkat level dokumen (IK), garis miring, unit divisi dokumen (PD) datar, nomor urut dokumen.
Contoh : DOK-CNI/IK/PRO-05 6.5.4 Format (FM) :
Diawali dengan huruf DOK, garis datar, nama perusahaan (CNI) , garis miring, tingkat level dokumen (FM), garis miring, unit divisi dokumen (PD) datar, nomor urut dokumen atau nomor klausul ISO 9001:2015.
Contoh : DOK-CNI/FM/ADM-02 atau DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-01
6.5.5 Dokumen Eksternal :
Diawali tulisan EKSTERNAL, garis datar, nama perusahaan (CNI), garis datar, nomor urut dokumen.
Contoh : EKSTERNAL-CNI-01
6.5.6 Dokumen lainnya (bila diperlukan nomor dokumen) :
Berdasarkan Nomor Agenda surat perusahaan atau nomor lain sesuai peruntukannya seperti ; Surat Keputusan, Nomor penetapan, dll.
6.5.7 Dokumen yang tidak memerlukan nomor dokumen :
Seperti Halaman depan, lembar pengesahan, dokumen lainnya sejenis.
6.6 Penyusunan Dokumen
6.6.1 Wakil Manajemen mengkoordinir penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu perusahaan yang beranggotakan personil dari unit divisi kerja terkait.
6.6.2 Personil yang menyusun dokumen menyiapkan konsep dasar dokumen, selanjutnya dibahas bersama yang dipimpin oleh Wakil Manajemen.
6.6.3 Konsep dokumen yang telah disempurnakan dan memenuhi persyaratan selanjutnya disusun dalam dokumen yang utuh kemudian diperiksa :
- Konsep Manual Mutu diperiksa Direktur dan atau Wakil Manajemen untuk mendapatkan kesesuaian dan kesempurnaan.
- Konsep Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Format, diperiksa oleh Kepala Unit divisi Kerja yang bersangkutan untuk mendapatkan kesesuaian dan kesempurnaan.
- Konsep dokumen lainnya diperiksa oleh Direktur.
6.6.4 Konsep dokumen yang telah diperiksa dan apabila diperlukan untuk perbaikan maupun penyempurnaan dikembalikan kepada pembuat konsep untuk perbaikannya.
6.6.5 Konsep dokumen yang telah memenuhi persyaratan kemudian siap untuk disahkan dan diterbitkan.
6.7 Pengesahan & Penerbitan Dokumen
6.7.1 Pengesahan dokumen dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
- Penandatanganan oleh yang berwenang.
- Ditanda tangani oleh Wakil Manajemen dan Direktur sebagai tanda pengesahan.
6.7.2 Pengesahan dokumen diberikan pada lembar pengesahan untuk semua dokumen disahkan oleh Direktur dan Wakil Manajemen.
6.7.3 Dokumen yang telah disahkan kemudian diterbitkan sebagai dokumen yang boleh berlaku sesuai tanggal penerbitan dan nomor revisi.
6.7.4 Penerbitan dokumen menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen dibantu oleh Bagian Administrasi perusahaan.
6.7.5 Seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu yang sudah diterbitkan dan sah yang berlaku di perusahaan kemudian diinventarisir dalam format DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-01, Daftar Induk Dokumen.
6.8 Pendistribusian Dokumen
6.8.1 Dokumen yang boleh didistribusikan adalah dokumen mutakhir yang sah dengan status yang jelas.
6.8.2 Pendistribusian dokumen dilakukan dengan ketentuan :
- Untuk Direktur, Wakil Manajemen dan Kepala Pabrik diberikan seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu.
- Untuk Manajer dan Asisten Manajer diberikan empat tingkat dokumen dengan elemen yang berkaitan dengan lingkup / bidang kegiatannya.
- Untuk Supervisor diberikan dokumen Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Format dengan elemen berkaitan dengan lingkup / bidang kegiatannya.
6.8.3 Pendistribusian dokumen diserahkan berdasarkan Daftar Distribusi Dokumen dan ditandatangani oleh masing-masing penerima dokumen.
6.8.4 Dokumen yang didistribusikan dan diterima oleh penerima dokumen diberikan nomor copy dokumen sesuai nomor Daftar Distribusi Dokumen.
6.9 Pengendalian dan Penerapan Dokumen
6.9.1 Dokumen yang telah disahkan kemudian dilakukan pengendalian sebagai dokumen yang berlaku di perusahaan.
6.9.2 Wakil Manajemen bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen seluruhnya yang berada di lingkungan perusahaan.
6.9.3 Pengendalian dokumen dibedakan :
- Dokumen asli, adalah dokumen yang dicetak dari konsep dokumen dan telah diperiksa dan diperbaiki serta disempurnakan dan ditanda tangani sebagai dokumen utama yang disimpan oleh Direktur.
- Dokumen turunan, adalah dokumen yang digandakan dari dokumen asli dan telah disahkan untuk diterbitkan dan didistribusikan ke seluruh Unit divisi Kerja yang membutuhkannya.
6.9.4 Status Dokumen, merupakan status pada dokumen turunan (copy) yang siap untuk didistribusikan tetapi sebelum didistribusikan maka harus diberikan status yang jelas dengan ketentuan sebagai berikut :
- Status dokumen TERKENDALI adalah dokumen yang sah dan yang boleh beredar / didistribusikan di seluruh unit divisi kerja untuk pedoman dalam pelaksanaan kegiatan.
- Status dokumen TIDAK TERKENDALI adalah dokumen sah tetapi tidak boleh beredar diperusahaan dan peruntukannya hanya pada kondisi tertentu yang berkaitan dengan pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan, (Marketing, Permohonan Sertifikasi atau kebutuhan lainnya) dan tidak menjamin terhadap keabsahannya.
- Status dokumen KADALUARSA adalah dokumen yang dinyatakan tidak berlaku dan ditarik dari pendistribusiannya untuk dimusnahkan dan hanya satu dokumen diberikan status KADALUARSA untuk arsip.
6.9.5 Dokumen yang sah dan telah diterapkan di perusahaan harus dapat menjamin untuk melaksanakan seluruh kegiatan secara efektif.
6.9.6 Apabila dalam penerapan dokumen diperlukan revisi berdasarkan kebutuhan maka dokumentasi sistem manajemen mutu dapat dilakukan perubahan, pengurangan, penambahan, penggantian untuk menjaga dan menjamin keefektifan dalam penerapan dan menjamin konsistensi mutu.
6.9.7 Tata cara revisi dokumen dilakukan sesuai prosedur di atas (butir 6.1 s/d 6.6) sejak penyusunan sampai penerapan di lapangan.
6.9.8 Terhadap adanya perubahan dokumen maka yang dirubah dan diganti serta ditarik dari pendistribusiannya hanya butir dokumen yang dilakukan perubahan saja, sedangkan butir yang lainnya tetap berlaku sah.
6.9.9 Untuk perubahan yang bersifat tertentu yang merupakan acuan dari dokumen luar (Standar Mutu, Peraturan Pemerintah, Keputusan Direksi, atau hal lainnya) maka cukup dinyatakan dalam Amandemen Dokumen.
6.9.10 Seluruh dokumentasi sistem manajemen mutu yang sah dan berlaku dikendalikan dalam Daftar Induk Dokumen.
6.9.11 Seluruh rekaman mutu dikendalikan oleh Bagian Document Control.
6.10 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen
6.10.1 apabila dokumen dilakukan perubahan maka dokumen lama ditarik dari pendistribusiannya, Penarikan Dokumen & Dokumen Kadaluarsa, kemudian diganti dokumen baru yang telah disahkan dan diberikan status jelas dengan pengendalian dalam Format, Daftar Distribusi Dokumen.
6.10.2 Dokumen yang telah ditarik harus dimusnahkan dan ditinggalkan satu dokumen kemudian diberikan status “KADALUARSA” untuk selanjutnya disimpan sebagai arsip.
6.10.3 Dokumen yang dimusnahkan dicatat dalam Format, Daftar Pemusnahan Dokumen.
6.11 Pengendalian Dokumen Eksternal
6.11.1 Selain dokumen internal, maka masih diperlukan dokumen eksternal sebagai acuan semua kegiatan yang berlaku di perusahaan.
6.11.2 Dokumen eksternal seperti standar mutu produk, peraturan Pemerintah, standar SNI ISO 9001:2015, peraturan ketenaga kerjaan, dan lainnya di inventarisir dan diberi identitas nomor dokumen eksternal dan sebagai acuan yang sah di perusahaan.
6.11.3 Untuk menjamin keberadaannya maka dokumen eksternal dicatat dalam format DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-05, Daftar Dokumen Eksternal.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1. Format, DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-01, Daftar Induk Dokumen.
7.2. Format, DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-02, Daftar Distribusi Dokumen.
7.3. Format, DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-03, Penarikan Dokumen & Dokumen Kadaluarsa.
7.4. Format, DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-04, Daftar Pemusnahan Dokumen.
7.5. Format, DOK-CNI/FM/PD-4.2.3-05, Daftar Dokumen Eksternal.
