02. SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA

LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)

(2)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA

LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283) e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Nomor SOP UPN/LP3M/SEK/01 Tanggal Pembuatan 1 Juni 2017

Tanggal Revisi

-Tanggal Efektif 3 Juli 2017

Disahkan Oleh Rektor

Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc NIP. 195612191984112001 Nama SOP Pengendalian Dokumen

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. PERMENDIKNAS RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan;

4. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi

Indonesia :”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun 2010; 5. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan

Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,Vi,VII) Tahun 2011

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012

7. Persayaratan ISO 9001

1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.

2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.

3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

(3)

gantung, mesin pencacah dokumen

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Dokumen sah fotokopi diberikan stempel COPY TERKENDALI, dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel KADALUARSA.

1. Daftar induk dokumen internal 2. Daftar induk dokumen eksternal

3. Daftar distribusi dokumen 4. Usulan perubahan dokumen

(4)

(5)

No Kegiatan

Mutu Baku

Ket. Ketua Sekretaris Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B. Identifikasi dokumen

1.

Mengidentifikasi semua dokumen yang dipakai acuan dan atau sebagai bukti proses (dokumen yang diterbitkan pihak di luar maupun dokumen yang diterbitkan oleh pejabat Badan Penjaminan Mutu UPN “Veteran” Yogyakarta

Semua SOP telah disahkan oleh Rektor

2 hari Dokumen Eksternal Dokumen Internal

2. Menetapkan Daftar Induk Dokumen Eksternal, Daftar Induk Dokumen Internal

Digunakan sebagai acuan kerja dari semua unit kerja

1 hari Daftar Induk Dokumen Eksternal

Daftar Induk Dokumen Internal

3. Mengidentifikasi penetapan nomor pengendalian dokumen : Identifikasi dan Penomoran.

Untuk mempermudah

dalam pengendalian 1 hari Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal,

Daftar induk rekaman

B. Distribusi dokumen

4 Mengidentifikasi penerima

dokumen Rektor, WMM, WR, _{Kabiro, Kabag dan Kabiro} 1 jam Daftar Distribusi Dokumen

5 Menyusun daftar distibusi dokumen

Sesuai penerima dokumen 1 hari Daftar Distribusi Dokumen

6 Menggandakan Dokumen

Internal (SOP) Sesuai penerima dokumen _SOP 2 hari SOP

7 Memberi stempel Master pada SOP asli dan stempel Copy Terkendali pada SOP salinan

SOP asli dan semua SOP salinan