PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

(1)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

ND: 2305000/SOP/SMM.21/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175

Fax. : 021-75791409

Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : sekr-bbtmc@bppt.go.id

(2)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : : : :

i 1 dari 1

00/08 Maret 2016 3/08 Maret 2016 8 Maret 2016

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

ND: 2305000/SOP/SMM.21/WM/03.17 STATUS DOKUMEN: TERKENDALI

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto

Jabatan Tim Mutu UPTHB Wakil Manajemen Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017

Tanda

Tangan

(3)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

HALAMAN PERUBAHAN

: : : : :

ii 1 dari 1

Perubahan Mencabut Memasukkan

Alasan Singkat

Disetujui (Wakil Manajemen)

No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal

(4)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

: : : : :

iii 1 dari 1

Klasifikasi Dokumen Pemegang

Asli (soft copy) Pengendali Dokumen

Asli (hard copy) Wakil Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 1 (hard copy) Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum

Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Pelayanan Teknologi

(5)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DAFTAR ISI

: : : : :

iv 1 dari 1

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN……….……… i

HALAMAN PERUBAHAN..……….……… ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN……….……… iii

DAFTAR ISI ....……….………... iv

TUJUAN………...……….… 1

RUANG LINGKUP………...………... 2

DEFINISI………...……… 3

REFERENSI………...………. 4

TANGGUNG JAWAB………...……….... 5

URAIAN PROSES DAN KINERJA ………...…….……….... 6

LAMPIRAN………...………... 7

(6)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

TUJUAN

: : : : :

1 1 dari 1

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam SNI ISO 9001:2008.

(7)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 1 dari 9

Prosedur ini mencakup semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dalam melaksanakan layanan TMC kepada Instansi Pemerintah, Swasta dan BUMN. Dalam implementasi prosedur pengendalian dokumen ini perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

 Penyusunan, Pengesahan, Status Dokumen

Panduan Mutu dan Prosedur disusun oleh Tim Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca yang diketuai oleh Wakil Manajemen. Tim Mutu dibentuk dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca . Penyusunan dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan teknis dilakukan oleh Kepala Bidang terkait. Dokumen yang berkaitan dengan Daftar, Surat, Memo serta dokumen keperluan administrasi lainnya disiapkan oleh Kepala Bagian Umum. Penyusunan dokumen mengacu pada format standar penyusunan dokumen yang ditetapkan dalam prosedur ini.

Adapun format standar penyusunan dokumen mencakup beberapa hal sebagai berikut:

A. Kodifikasi Dokumen

Kodifikasi terhadap dokumen dilakukan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pengendalian dokumen pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Kodifikasi yang ditetapkan untuk penataan dokumen di lingkungan Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.

terdiri dari 23 digit, yakni 2305000/XXX/YYY.aa.bb/kode bidang/c.dd.ee-ff .Adapun keterangan dari kodifikasi tersebut adalah:

 2305000: numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB.

(8)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 XXX: alphabet 3 digit, merupakan singkatan dari jenis dokumen dalam alphabet huruf kapital. Untuk dokumen level I berkode PJM, untuk dokumen level II berkode SOP, untuk dokumen level III berkode PIK, untuk dokumen level IV berkode FRM;

 YYY: alphabet 3 digit, merupakan kode judul nama tata laksana dalam alphabet huruf kapital. Untuk Operasional Layanan berkode OPR, untuk Pendukung Layanan berkode DUK, untuk Sistem Manajemen Mutu berkode SMM;

 aa: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut dokumen prosedur.

 bb: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut Intruksi Kerja atau Form;

 Kode Bidang : menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku.

01: Bagian Umum

02: Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca 03: Bidang Pelayanan Teknologi

04: Wakil Manajemen

 c: numerik dalam 1 digit, merupakan nomor yang menunjukkan revisi dokumen yang bersangkutan;

 dd: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor yang menunjukkan edisi dokumen yang bersangkutan;

 ee: numerik dalam 2 digit, merupakan identifikasi untuk tahun pembuatan dokumen terkait.

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 2 dari 9

(9)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 ff: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam satu tahun pembuatan dokumen terkait.

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 3 dari 9

Contoh Kodifikasi: 2305000/SOP/OPR.02/01/2.01.14-01 (Prosedur Kerja Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK,dan Dokumen Kontrak) berarti:

 Dokumen tersebut merupakan dokumen level II (SOP);

 Dokumen ini merupakan dokumen pada tata laksana Operasional Layanan TMC (OPR) dengan nomor prosedur 2;

 Ruang lingkup dokumen ini adalah untuk mengatur kegiatan di Bagian Umum (01);

 Dokumen ini merupakan revisi 2;

 Dokumen ini merupakan edisi 01;

 Dokumen dibuat pada tahun 2014.

 Dokumen merupakan urutan kegiatan nomor 01 pada tahun 2014.

Dalam form tertentu seperti notulensi dan daftar hadir rapat, maka kodifikasi dokumen:

2305000/Kegiatan/Kode Bidang/aa.bb-cc

Adapun keterangan kodifikasi diatas adalah sebagai berikut :

 2305000: numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB.

 Kegiatan: merupakan jenis kegiatan seperti rapat bidang menyangkut notulen dan daftar hadir

 Kode Bidang : menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku.

01: Bagian Umum

02: Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca 03: Bidang Pelayanan Teknologi

04: Wakil Manajemen

(10)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 aa: numerik dalam 2 digit, merupakan bulan pelaksanaan kegiatan .

 bb: numerik dalam 2 digit, merupakan tahun pelaksanaan kegiatan;

 cc: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam berdasarkan bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan.

Contoh:

2305000/Rapat/02/01.15-01

Keterangan:

 Jenis kegiatan merupakan rapat

 Bidang yang menyelenggarakan kegiatan Raptek

 Kegiatan dilaksanakan pada Bulan Januari tahun 2015

 Nomor urut kegiatan tersebut adalah 01 pada bulan Januari tahun 2015.

B. Logo Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.

Logo yang digunakan dalam penyusunan dokumen adalah sebagai berikut:

C. Diagram Alur (Flowchart) Standar

Diagram alur merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.

Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbul yang umum digunakan dalam menggambarkan kegiatan- kegiatan dalam sebuah proses. Contoh simbul-simbul yang digunakan dalam diagram alur pada penyusunan dokumen adalah sebagai berikut:

(11)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 4 dari 9

Format standar diagram alur dibatasi pada penggunaan beberapa simbul saja, yakni simbul untuk proses, pengambilan keputusan, serta terminator.

Penulisan simbul-simbul pada diagram alur layanan utama unit kerja diatur dengan menggunakan format sebagai berikut:

(12)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 5 dari 9

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

TINDAKAN PERBAIKAN

TINDAKAN

KAJI ULANG MANAJEMEN AUDIT

INTERNA L

PENGENDALIAN MUTU PRODUK

TATALAKSANA PENDUKUNG MANAJEMEN MUTU BALAI BESAR TEKNOLOGI MODISFIKASI CUACA

TATALAKSANA PENDUKUNG REALISASI PRODUK

LAYANAN DUKUNGAN SUMBERDAYA ADMINISTRASI DAN TEKNIS

LAYANAN

PERSURATAN LAYANAN PROGRAM PELATIHAN PEGAWAI

LAYANAN PENGELOLAAN PERALATAN KANTOR PENGGUNA/

MITRA STRATEJK

FORMAT DIAGRAM ALUR LAYANAN TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA

(13)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 6 dari 9

Seluruh dokumen diperiksa oleh Kepala Bidang/Kepala Bagian terkait dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.. Untuk dokumen prosedur wajib diperiksa oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.

Seluruh dokumen internal yang berada di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu UPT Hujan Buatan diberi stempel cap “TERKENDALI”, sedang untuk seluruh salinan dokumen internal tersebut yang secara resmi dan sah untuk digunakan atau diberlakukan diberi stempel cap “COPY TERKENDALI”. Semua dokumen (internal dan eksternal) yang tidak bertanda cap tersebut di atas merupakan dokumen tidak terkendali pada sistem manajemen mutu UPT Hujan Buatan.

Dokumen yang berstatus rahasia diberi tanda dan/atau cap ”RAHASIA” pada tiap halaman yang distribusinya bersifat sangat terbatas sesuai dengan peruntukannya. Dokumen yang bersifat rahasia tidak dapat didistribusikan baik secara elektronik atau non elektronik kepada pihak lain tanpa sepengetahuan dan ijin dari Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Distribusi dokumen yang bersifat rahasia dikendalikan oleh Wakil Manajemen.

Seluruh dokumen terkendali yang disimpan dalam bentuk softcopy bilamana dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca maka dokumen tersebut menjadi dokumen tidak terkendali.

Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk pengendalian dokumen terkendali dalam bentuk soft copy sehingga dapat dipastikan ketertelusuran dokumen dan status kemutakhirannya.

(14)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 7 dari 9

 Pendaftaran dan Pendistribusian Dokumen

Semua dokumen dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang telah disahkan merupakan dokumen asli yang didaftarkan dalam daftar induk dokumen oleh Wakil Manajemen.

Salinan dokumen didistribusikan oleh pengendali dokumen sesuai dengan daftar distribusi dokumen dengan membuat rekaman berita acara serah terima dokumen.

Semua dokumen yang memiliki catatan atau cap ”RAHASIA” dan/atau ”COPY TERKENDALI”, maka setiap pendistribusiannya harus dipastikan terjaga kerahasiaannya dengan hanya personil terkait yang boleh menerima, menggunakan dan menyimpan dokumen tersebut.

Kepala Bagian Umum harus memastikan bahwa Dokumen yang menjadi hak pengguna yang akan disampaikan secara elektronik (fax atau surel) maupun menggunakan jasa pengiriman dapat diterima pengguna dengan baik dan benar.

Sebelum pengiriman dilakukan bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk mencatat dan memastikan kebenaran nama dan alamat pengguna, jenis dan jumlah dokumen, waktu (tanggal/jam) pengiriman, serta kontak person pihak pengirim. Setelah semua jelas dan disepakati pengguna, maka Bagian Umum menyampaikan dokumen tersebut sesuai kesepakatan dengan menyertakan catatan atau surat tanda terima. Setelah dokumen disampaikan ke pengguna, maka Bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk memastikan bahwa dokumen diterima dalam kondisi baik dan sesuai, serta meminta pengguna untuk mengirim balik catatan atau surat tanda terima, sebagai bukti bahwa dokumen telah diterima.

(15)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 8 dari 9

 Perubahan Dokumen

Setiap perubahan dokumen harus ditandai secara jelas, diberi tanggal dan dalam kejadian khusus diperiksa dan disahkan oleh Kepala Bidang/Bagian terkait serta disetujui oleh Wakil Manajemen sebelum digunakan secara resmi dalam pelaksanaan layanan TMC.

Apabila dokumen yang ada telah diubah, kata-kata yang lama atau kata baru diidentifikasi dalam dokumen itu, pada halaman perubahan; atau tambahan untuk dokumen; atau dalam catatan yang dikirim ke pengguna.

Apabila dibutuhkan perubahan dokumen secepatnya, Kepala Bidang/Bagian terkait diijinkan untuk melakukan perubahan dokumen dengan tulisan tangan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan informasi pada pengguna yang berkepentingan.

 Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan setiap dokumen menjadi tanggung jawab masing-masing bidang yang terkait dokumen tersebut.

 Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen

Setiap dokumen atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap

”RAHASIA”, ”TERKENDALI” atau ”COPY TERKENDALI” maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali, artinya mulai dari penyusunan, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, pengarsipan, serta pemusnahannya harus di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca serta ditangani oleh personil yang diberi kewenangan serta tanggung jawab terhadapnya.

Dokumen atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin kerahasiaannya oleh personel sesuai dengan kewenangannya.

Setiap dokumen mutu atau back up-nya dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut.

(16)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 9 dari 9

 Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk Elektonik

Dokumen atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi ”password” yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Setiap dokumen teknis atau back up- nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut.

Dokumen teknis atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi

”password” yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen teknis atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya.

 Jenis Dokumen dan Statusnya

Dokumen dan klasifikasi kerahasiaannya yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut :

Jenis Dokumen Status

Dokumen

Panduan Mutu Terkendali

Prosedur Terkendali

Instruksi Kerja Terkendali

Formulir Mutu Terkendali

Formulir Teknis Layanan TMC Terkendali Formulir Administrasi Terkendali

Dokumen Eksternal Tidak terkendali

(17)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DEFINISI

: : : : :

3 1 dari 2

Dokumen adalah peraturan, Panduan Mutu, prosedur, instruksi kerja, catatan, rencana, memo, surat, spesifikasi, sertifikat kegiatan, referensi, standar, log book, dll yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.

Media Dokumen adalah media yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca untuk membuat dan menyimpan dokumen, baik berupa cetakan atau elektronik, dalam bentuk digital, analog, fotografik atau tertulis.

Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengendalian terhadap semua dokumen pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca sehingga dokumen yang digunakan pada pelaksanaan kegiatan adalah dokumen yang mutakhir.

Jenis Dokumen adalah semua bentuk dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Jenis dokumen yang digunakan tersebut mencakup:

. Level

Dokumen Jenis Dokumen Topik Utama Level I Panduan Mutu 1. Pengesahan

2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan

6. Ruang Lingkup 7. Referensi 8. Definisi

9. Struktur Organisasi

10. Sistem Manajemen Mutu BB-TMC 11. Tanggungjawab Manajemen 12. Manajemen SDM

13. Realisasi Produk

14. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 15. Lampiran

(18)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DEFINISI

: : : : :

3 2 dari 2

Level Dokumen Jenis Dokumen Topik Utama

Level II Prosedur 1. Pengesahan

2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan

6. Ruang Lingkup 7. Definisi

8. Referensi

9. Tangggungjawab

10. Uraian Proses dan Kinerja 11. Lampiran

Level III Instruksi Kerja 1. Alat

2. Perlengkapan penunjang alat (jika ada) 3. Tujuan

4. Uraian 5. Referensi

Level IV Formulir Bebas (sesuai keperluan)

Level V Dokumen

Pendukung

Bebas (sesuai keperluan) Level V Daftar Induk

Dokumen

Daftar semua dokumen Sistem Manajemen Mutu

Level V Diskripsi kerja Diskripsi kerja dari struktural BB-TMC

mulai dari Kepala BB-TMC hingga staf sesuai dengan Tupoksi organisasi

Level V Rencana Pelatihan Perencanaan Pelatihan

(19)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

REFERENSI

: : : : :

4 1 dari 1

 ND: 2305000/PJM/WM/03.17: Panduan Mutu

 SNI ISO 9001:2008: Sistem Manajemen Mutu, klausul yang terkait dengan pengendalian dokumen

(20)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

TANGGUNG JAWAB

: : : : :

5 1 dari 1

5.1 Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Dokumen

Jenis Dokumen

Penyiapan /

pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu

Panduan Mutu Tim Mutu/WM Kepala BB- TMC

WM,

Kabid/Kabag, LS

Pengendali Dokumen

5 tahun

6 Prosedur Wajib

Tim Mutu/WM Kepala BB- TMC

Kabid/Kabag Pengendali Dokumen

5 tahun

Instruksi Kerja Tim

Mutu/Kabid

WM Kabid/Kabag Pengendali

Dokumen

5 tahun

Formulir Teknis

Tim

Mutu/Kabid

Dokumen

3 tahun

Formulir Administratif

Tim

Mutu/Kasubag TU

Dokumen

3 tahun

Spesifikasi Alat

Tim

Mutu/Kabid

Dokumen

5 tahun

Manual/

instruksi Peralatan

Tim

Mutu/Kabid

Dokumen

3 tahun

Dokumen Standard Nasional/

Internasional dan Aturan aturan

eksternal WM Kabid/Kabag Pengendali

Dokumen

5 tahun

Rencana Pelatihan Internal

WM WM Kabid/Kabag Pengendali

Dokumen

1 tahun

Surat Kabag Umum Kepala BB- TMC

Eksternal Pengendali Dokumen

5 tahun

Memo Kabag Umum Kepala BB-

TMC

Internal Pengendali Dokumen

5 tahun

(21)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 1 dari 4

6.1 Uraian dan Kinerja Proses

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.1 Penyusunan Dokumen :

Penyusunan dokumen dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan akan dokumen untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Kabid / Kabag 5 hari kerja

6.1.2 Pemeriksaan dan Pengesahan Dokumen : Pemeriksaan dan pengesahan dokumen yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dilakukan oleh Wakil Manajemen, Kepala Bidang, atau Kepala Bagian sesuai dengan kewenangan masing- masing.

Wakil Manajemen, Kabid / Kabag

2 hari kerja

6.1.3 Pendaftaran Dokumen :

Semua dokumen yang relevan secara internal/eksternal dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi. Salinan dari daftar induk dicetak dan dikirim ke Kepala Bidang/Bagian terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi.

Pengendali Dokumen

1 hari kerja

6.1.4 Pendistribusian Dokumen :

Dokumen level I dan level II didistribusikan di tingkat Kepala Bidang/Bagian. Dokumen level III dan seterusnya di distribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang/Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi, Ketua Kelompok sampai pegawai Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang masing- masing.

Pengendali Dokumen

1 hari kerja

(22)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

: : : : :

6 2 dari 4

6.1.5 Penggunaan Dokumen :

Dokumen yang telah disahkan dan didaftar dalam Daftar Induk Dokumen digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Kabid, Kabag

Sesuai dengan waktu kegiatan

6.1.6 Pelatihan Dokumen :

Dokumen yang baru atau yang telah dimodifikasi, jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen merencanakan dan mengadakan tambahan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan dokumen.

Wakil Manajemen, Kepala

Bidang/Bagian

1 hari kerja

6.1.7 Kaji Ulang Dokumen:

Semua dokumen dikaji ulang oleh Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI ISO 9001:2008 dan persyaratan internal yang lain.

Wakil Manjemen, Kepala

Bidang/Bagian

2 hari kerja

6.1.8 Penarikan Dokumen:

Setiap dokumen yang tidak dipakai/kadaluwarsa, ditarik dari semua tempat penerbitan/

penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, harus ditandai secara jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau disalahgunakan. (sebagai contoh : ditulisi atau distempel “kadaluwarsa” dan ditandatangani).

Pengendali Dokumen

1 hari kerja

(23)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

: : : : :

6 3 dari 4

6.1.9 Pemusnahan Dokumen:

Wakil Manajemen bertanggungjawab melakukan suaka dokumen untuk dokumen-dokumen sebelum dimusnahkan. Suaka dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik (digitalisasi dokumen).

Wakil Manajemen menugaskan Pengendali Dokumen untuk menarik dokumen terkendali dari peredaran dan/atau tempat pengarsipan bilamana sebuah dokumen terkendali dan atau back up-nya telah kadaluwarsa, jatuh tempo pengarsipan, atau yang telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 20 (duapuluh) kali.

Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan, dicatat, dan didaftar oleh Pengendali Dokumen serta dibuatkan memo atau berita acara pemusnahan dokumen. Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan atas sepengetahuan dan persetujuan Wakil Manajemen. Pemusnahan dokumen oleh Pengendali Dokumen dilakukan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia.

Sebelum pemusnahan dilakukan, Pengendali Dokumen menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka dokumen yang disimpan dan dipelihara sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Wakil Manajemen, Pengendali Dokumen

Sesuai dengan rencana

6.1.10 Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk Elektronik : Semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu yang masuk dalam Daftar Induk Dokumen disimpan dalam bentuk elektronik file oleh Wakil Manajemen

Wakil Manajemen, Pengendali Dokumen,

1 hari kerja

(24)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

: : : : :

6 4 dari 4

6.2 Diagram Proses Pengendalian Dokumen

(25)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

LAMPIRAN

: : : : :

7 1 dari 1



ND : 2305000/FRM/SMM.21.01/04/03.17 Formulir Daftar Induk Dokumen



ND : 2305000/FRM/SMM.21.02/04/03.17 Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal



ND : 2305000/FRM/SMM.21.03/04/03.17 Formulir Berita Acara Serah Terima Dokumen



ND : 2305000/FRM/SMM.24.01/04/03.17 Formulir Usulan Perubahan Dokumen



ND : 2305000/FRM/SMM.21.04/04/03.17 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

