HALAMAN PERSETUJUAN
PERSETUJUAN DOKUMEN
Dibuat Diperiksa Disetujui
Sekertaris K3 Ketua Tim P2K3 Managing Director
STATUS DOKUMEN
DIKENDALIKAN Ya Tidak
SALINAN Nomor Copy
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT. SIBA SURYA Semarang dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin dari Managing Director.
1.0 TUJUAN
Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan seluruh dokumen dan data yang berhubungan dengan sistem mutu dan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) di PT. SIBA SURYA yang dikendalikan oleh Sekertaris P2K3.
3.0 DEFINISI
3.1. Dokumen SMK3 : Dokumen yang terdiri dari pedoman K3, Prosedur, Instruksi Kerja yang diterbitkan untuk menjalankan system.
3.2. Dokumen Internal : Dokumen yang diterbitkan dari dalam perusahaan PT. SIBA SURYA
3.3. Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan dari luar PT. SIBA SURYA termasuk yang datang dari pelanggan.
3.4. Dokumen Terkendali : Dokumen yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Sekertaris K3 bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen revisi lama dan mendistribusikan kembali dokumen yang baru (revisi baru).
3.5. Dokumen Tidak Terkendali : Dokumen yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Sekertaris K3 tidak bertanggung jawab untuk menarik dokumen revisi lama dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen revisi baru.
3.6. Dokumen Kadaluwarsa : adalah asli dokumen sistem manajemen mutu/K3 revisi lama yang telah dilakukan perubahan / direvisi, dan distempel KADALUWARSA.
4.0 REFERENSI
4.2. PP 50/2012 elemen 4
5.1 Pedoman K3
6.0 RINCIAN PROSEDUR 5.1. UMUM
5.2.1. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi K3 kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa telah dilakukan k3 yang efisien dan efektif.
5.2.2. Dokumen K3 yang terkait harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen sistem manajemen k3 bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya K3 yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen K3 yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan.
5.2.3. Sekertaris K3 harus membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah atau dokumen tidak berlaku lagi (kedaluarsa).
5.2.4. Wakil manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen asli semua dokumen K3, baik yang masih berlaku maupun yang kedaluawarsa.
5.2. PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
5.2.1. Semua Dokumen Internal harus dikendalikan , ASLI/Master Dokumen menggunakan Tulisan Asli/MASTER, sedang Foto copy doc diberi status Salinan pada sampulnya/ halaman persetujuan. Untuk keperluan Internal semua Dok dengan status terkendali dan Salinanya diberi nomor urut Distribusi / copy, sedang untuk keperluan eksternal dengan status tidak terkendali tanpa nomor Copy.
5.2.2. Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku adalah formulir.
5.2.3. Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman/Manual Mutu/K3, Prosedur Mutu/K3, Instruksi Kerja, dan Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku.
5.2.4. Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen dan Pengendali dokumen .
5.2.5. Tanggal berlaku formulir akan dicatat pada daftar induk formulir.
5.2.6. Identifikasi formulir dapat menggunakan nama formulir dan atau nomor formulir. Serta nomor revisi formulir.
5.2.7. Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan master (asli) formulir untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait.
5.2.8. Master/Asli dokumen yang tidak berlaku (kedaluwarsa) disimpan oleh Wakil Manajemen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaannya.
5.2.9. Formulir prosedur Wakil Manajemen disimpan Pengendali Dokumen dan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing.
5.3. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :
Standar nasional/internasional Undang-undang
Peraturan Pemerintah (PP)
Dan lain lain.
5.3.2 Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen .
5.4. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.4.1 Setiap Ka. Departemen ke atas dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu/K3 yang ada (dengan menggunakan formulir Perubahan dokumen) yang kemudian diserahkan kepada Wakil Manajemen
menyetujui dokumen mutu/K3 internal Sbb .
DOKUMEN DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI
PEDOMAN/MANUAL
MUTU / SMK3 Sekretaris K3 Wakil Manajemen /
Ketua Tim P2K3 Managing Director
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
Pengendali Dokumen / Manager / Sekretaris K3
Wakil Manajemen /
Ketua Tim P2K3 Managing Director
INSTRUKSI KERJA Mutu/SMK3
Supervisor / Sekretaris K3
Wakil Manajemen /
Ketua Tim P2K3 Managing Director STANDAR SMK3 Sekretaris K3 Wakil Manajemen /
Ketua Tim P2K3 Managing Director
5.5. DISTRIBUSI DOKUMEN
5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman/Manual Mutu/K3, Prosedur Mutu/K3 dan Instruksi Kerja kepada Top Manajemen, dan seluruh Manager dan Kabag serta memelihara Daftar Distribusi-nya. Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan lokasi penyimpanannya untuk kemudahan jika sewaktu- waktu dibutuhkan.
5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu/K3 yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem mutu/K3.
5.5.3 Dokumen mutu/K3 : Prosedur dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan untuk Pedoman/Manual Mutu/K3).
5.6. PERUBAHAN DOKUMEN DAN DATA
5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu/K3 yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, inisiatif personel maupun penyesuaian peraturan dan perundang-
undangan. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam Permintaan Perubahan Dokumen.
5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu/K3 harus dicatat dalam subbagian dokumen mutu/k3 (Riwayat Perubahan). Riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan-perubahan yang ada di dalam dokumen revisi sebelumnya .
5.6.3 Dokumen mutu/K3 yang telah direvisi ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan master (asli) dokumen revisi lama-nya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen (diberi cap bertuliskan
“KADALUWARSA”). Kemudian, Wakil manajemen mendistribusikan kembali dokumen dengan revisi baru tersebut.
5.6.4 Pejabat yang menyusun, memeriksa, dan menyetujui dokumen dan data yang baru, jika memungkinkan, adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Pengesahan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbangan - pertimbangan tertentu.
5.7. IDENTIFIKASI DOKUMEN
Identifikasi Dokumen sebagai berikut : - Pedoman Mutu : PM
- Pedoman/Manual SMK3 : PSMK3
- Prosedur Mutu : kode Standar Operasional Prosedur. kode direktorat. kode departemen. nomor urut
Contoh : SOP.DN.NI.01
SOP=Standar Operasional Prosedur DN=Direktorat Niaga
NI=Departemen Niaga
01=nomor urut SOP di Dept. Niaga
Contoh : SOP.WM.01
SOP=Standar Operasional Prosedur WM=Wakil Manajemen
01=nomor urut SOP di Dept. Niaga
- Prosedur SMK3 : kode Standar Operasional Prosedur . kode perusahaan . kode bagian . nomor urut
Contoh : SOP.SS.K3.01
SOP=Standar Operasional Prosedur SS=PT. Siba Surya
K3=Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja 01=nomor urut SOP di P2K3
- Instruksi Kerja : Kode Instruksi Kerja . kode direktorat . kode departemen . nomor urut
Contoh : IK.DT.TK.01 IK=Instruksi Kerja DT=Direktorta Teknik TK=Departemen teknik
01=nomor urut IK di Departemen Teknik
- Instruksi Kerja : Kode Instruksi Kerja . kode perusahaan . kode bagian . nomor urut
Contoh : IK.SS.K3.01 IK = Instruksi kerja SS = PT. Siba Surya
K3 = Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja 01 = nomor urut SOP di P2K3
- Formulir Mutu : Kode formulir . kode direktorat.kode departemen . Kode nomor urut SOP departemen . nomor formulir
Contoh : F.DT.TK.01.01 F= Formulir
DT= Direktorat Teknik TK = Departemen Teknik
O1 = Nomor urut SOP departemen
01 = Nomor urut formulir
- Formulir SMK3 : Kode formulir. kode perusahaan . kode bagian . nomor urut SOP . nomor urut formulir
Contoh : F.SS.K3.01.01 F= Formulir
SS= PT. Siba Surya
K3 = Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja 01 = Nomor urut SOP bagian K3
01 = Nomor urut formulir
- Standar Mutu : kode standar . kode direktorat . kode departemen . nomor urut
Contoh : STD.DT.TK.01 STD= Standar
DT= Direktorat Teknik TK = Departemen Teknik 01 = Nomor urut Standar
- Standar SMK3 : kode standar . kode perusahaan . kode bagian . nomor urut
Contoh : STD.SS.K3.01 STD= Standar
SS= PT. Siba Surya
K3 = Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja 01 = Nomor urut Standar
- Kode Revisi : Penerbitan pertama : Rev. 00 ( setelah direvisi menyesuaikan dengan angka progresif, misal Rev. 01 menggantikan Rev. 00)
- Tanggal Terbit : Tanggal pengesahan dokumen
- Nomor Halaman : Sesuai jumlah halaman ( contoh : 1 dari 10, 2 dari 10 )
5.8. Kode Bagian
No Nama Bagian Kode
Bagian
1 Direktorat Niaga DN
Departemen Niaga NI
Departemen Personalia Pengemudi - Umum PP
2 Direktorat Teknik DT
Departemen Teknik TK
3 Direktorat Logistik DL
Departemen Logistik LOG
4 Direktorat Umum DU
Departemen IT IT
Departemen HRD HRD
Departemen GA GA
Departemen Litbang LBG
5 Direktorat Pemasaran DP
Departemen Sales & Marketing SM
6. Panitia Pemibina Keselamatan & Kesehatan Kerja K3
7.0 CATATAN MUTU
7.1 Daftar Induk Dokumen Internal : F.WM.01.01 7.2 Daftar Induk Dokumen Eksternal : F.WM.01.02 7.3 Daftar Distribusi Dokumen & penarikan : F.WM.01.03 7.4 Daftar Dokumen Kedaluwarsa dan pemusnahan : F.WM.01.04 7.5 Usulan Pembuatan/perubahan dokumen : F.WM.01.05
7.6 Daftar Induk Catatan Mutu : F.WM.02.01
