PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN

(1)

(2)

Edisi : 1 Revisi : 05 Halaman : 1 dari 9

1. TUJUAN : 1. Untuk merinci ketentuan-ketentuan mengenai struktur dokumentasi sistem mutu dan mengatur cara pemberian kode dokumen-dokumen tersebut.

2. Untuk memastikan agar setiap dokumen yang berkaitan dengan sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan.

3. Untuk memastikan agar setiap perubahan dokumen dan data sesuai dengan kebutuhan untuk peningkatan mutu.

4. Untuk menjamin bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan lagi.

5. Untuk menjamin bahwa penggandaan dan pengarsipan dokumen dilakukan oleh petugas yang telah ditentukan.

2. RUANG LINGKUP : Seluruh PT. Sigma Cipta Utama.

 DEFINISI :

4. REFERENSI :  ISO 9001 : 2008 Klausul 4.2.3

 Manual Mutu

 RINCIAN PROSEDUR :

KODE DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

5.1 Untuk pengaturan dan penetapan judul dokumen Sistem Manajemen Mutu maka perlu ditetapkan kode dokumen, tanggal diberlakukan dan nomor urut revisi.

Revisi nol berarti dokumen tersebut belum mengalami revisi.

5.2 MANUAL MUTU

Dokumen Manual Mutu diberi kode SCU/MM.zz

SCU : Sigma Cipta Utama MM : Manual Mutu

zz : Nomor urut Manual Mutu

(3)

Revisi : dimulai dari nol

5.3 PROSEDUR MUTU

Dokumen Prosedur Mutu diberi kode SCU/PM.zz SCU : Sigma Cipta Utama

PM : Prosedur Mutu

zz : Nomor urut prosedur.

Revisi : dimulai dari nol

PROSEDUR MUTU KHUSUS

Dokumen Prosedur Khusus diberi kode SCU/PMxx SCU : Sigma Cipta Utama

PM : Prosedur Mutu

xx : Singkatan nama prosedur Revisi : dimulai dari nol

5.4 RENCANA MUTU

Rencana Mutu (Quality Plan) diberi kode RM.yy/Rz

RM : Rencana Mutu

yy : Nomor urut Rencana Mutu R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari nol

Nomor urut Rencana Mutu ditetapkan yaitu sebagai berikut : 1 : Nomor urut rencana mutu Tape Storage 2 : Nomor urut rencana mutu Dokumen Storage 3 : Nomor urut rencana mutu Core Storage 4 : Nomor urut rencana mutu Data Remastering 5 : Nomor urut rencana mutu IT Solution

6 : Nomor urut rencana mutu Remote Storage 7 : Nomor urut rencana mutu DC/DRC

5.5 JOB DESCRIPTION

Job Description diberi kode dokumen JDx – yy / Rz

(4)

JD : Job Description

X : Singkatan dari bidang/unit aktivitas (ditentukan PSDM) Yy : Nomor urut, dimulai dari 01

R : Revisi

Z : Nomor revisi, dimulai dari 0

5.6 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi Bidang diberi kode dokumen SOx – yy / Rz

SO : Struktur Organisasi

x : Singkatan dari bidang / unit aktivitas (ditentukan PSDM) yy : nomor urut, dimulai dari 01

R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari 0

5.7 INSTRUKSI KERJA

Intruksi Kerja diberi kode dokumen WIx-yy / Rz

WI : Work Instruction

x : Singkatan dari bidang / unit aktivitas yy : Nomor urut Intruksi Kerja, dimulai dari 01 R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari nol

5.8 FORMULIR

Formulir diberi kode Fww/xx.yy/Rz.

Kecuali formulir dari Instruksi Kerja diberi kode Fbid - ww/Rz

F : Formulir

ww : Nomor urut formulir, dimulai dari 01

bid : Singkatan nama bidang yang mengeluarkan istruksi Kerja xx.yy : Jenis dan nomor urut dokumen

R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari 0 5.9 DOKUMEN TENDER

(5)

Dokumen Tender diberi kode Tw – xxyy / Rz

T : Tender

w : Singkatan dari bidang / unit aktivitas xx : Tahun diterbitkannya tender

yy : Nomor urut dalam tahun yang sama, dimulai dari 01 R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari 0

5.10 DOKUMEN KONTRAK

Dokumen kontrak diberi kode Kw – xxyy / Rz

K : Kontrak

w : Singkatan dari bidang / unit aktivitas xx : Tahun diterbitkannya kontrak

yy : Nomor urut dalam tahun yang sama, dimulai dari 01 R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari 0 5.11 DOKUMEN PENDUKUNG

Dokumen Pendukung yaitu panduan yang dikeluarkan dari pihak luar (produsen) atau buku yang dapat membantu dalam menjalankan suatu proses.

Dokumen pendukung diberi kode DPx – yy / Rz

DP : Dokumen Pendukung

X : Singkatan dari bidang / unit aktivitas

yy : Nomor urut Dokumen Pendukung, dimulai dari 01 R : Revisi

z : Nomor revisi, dimulai dari 0 PENERBITAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

5.12 Dokumen Sistem Manajemen Mutu sebelum diterbitkan ditinjau terlebih dahulu oleh personil yang berwenang sebelum disyahkan.

(6)

5.13 Setiap dokumen Sistem Manajemen Mutu yang diterbitkan, harus ditandatangani oleh personil yang menyiapkan dan yang menyetujuinya.

 Manual Mutu disiapkan oleh MR dan disetujui oleh Direktur.

 Prosedur pengendali sistem disiapkan oleh Pengembangan Sistem Mutu dan disetujui oleh MR, kecuali untuk Prosedur Pengukuran & Analisa Data dan Prosedur Mutu Khusus disetujui oleh Section Head Legal & QHSSE.

 Prosedur dan Rencana Mutu Operasional disiapkan oleh Manajer terkait dan disetujui Department Head terkait.

 Apabila suatu bidang / bagian tidak berada dibawah Department Head maka prosedur disiapkan oleh Section Head. Dan disetujutui oleh Direktur sebagai atasannya langsung.

 Intruksi Kerja disiapkan oleh Supervisor atau level dibawah Section Head dan disetujui oleh Section Head terkait.

5.14 Audit Mutu Internal (AMI) / Quality Assurance mengendalikan dokumen tersebut diatas dan menentukan pemberian nomor kode dokumen Sistem Manajemen Mutu yang dikendalikan oleh Section Head Legal & QHSSE.

5.15 Pada halaman judul harus diisi sejarah diterbitkannya dokumen, juga bagian atau item yang direvisi setelah mengalami revisi pada dokumen tersebut.

5.16 Intruksi Kerja dan Job Description tidak perlu menggunakan halaman judul dan pengesahannya dilakukan langsung pada halaman akhir.

5.17 Audit Mutu Internal/Quality Assurance mencatat dokumen Sistem Manajemen Mutu yang telah disahkan dalam formulir Daftar Dokumen Master ( F02/PM.02 )

5.18 Audit Mutu Internal/Quality Assurance menyimpan dokumen Sistem Manajemen Mutu asli yang dikendalikan oleh Section Head Legal & QHSSE.

5.19 Manual dan Prosedur Mutu yang di distribusikan untuk lingkungan internal harus distempel “Controlled” pada halaman judul dokumen, rencana mutu dan Intruksi Kerja distempel “Controlled” pada semua halamannya, tetapi apabila dokumen diberikan untuk kalangan eksternal maka harus distempel “Uncontrolled”.

Semua formulir tidak perlu distempel supaya mudah untuk diperbanyak.

(7)

5.20 Audit Mutu Internal/Quality Assurance mendistribusikan dokumen Sistem Manajemen Mutu kepada bagian / personil terkait sesuai dengan yang tercantum dalam Daftar Penerima Dokumen (F03/PM.02) serta menggunakan formulir Distribusi Dokumen ( F04/PM.02 ).

5.21 Audit Mutu Internal harus mengarsipkan dan memelihara bukti distribusi yang sudah ditandatangani oleh penerima dokumen.

REVISI

5.22 Permintaan revisi dokumen Sistem Manajemen Mutu harus menggunakan formulir Usulan revisi (F05/PM.02), kemudian disampaikan kepada MR.

5.23 MR memberi keputusan atas usulan revisi yang diterima dalam waktu dua hari kerja sejak tanggal usulan revisi diterima. MR memutuskan usulan revisi tersebut ditolak atau diterima (langsung dilakukan perubahan dokumen).

5.24 Bila MR memutuskan perlu adanya rapat Tinjauan Manajemen untuk membahas usulan revisi dokumen, maka AMI/QA bertanggung jawab mencatat dalam agenda rapat pada formulir Undangan Rapat.

5.25 Rapat Tinjauan Manajemen ad-hoc dapat dilaksanakan untuk membahas usulan perubahan dokumen atau hal lain yang berkaitan dengan sistem mutu, tergantung tingkat kebutuhannya.

5.26 Hasil pembahasan usulan revisi dokumen sistem manajemen mutu dalam Rapat Tinjauan Manajemen dicatat oleh AMI/QA dalam formulir Minutes of Meeting dan digunakan sebagai dasar tindak lanjut usulan revisi dokumen sistem mutu. Ringkasan hasil pembahasan usulan revisi dokumen sistem mutu juga dicatat oleh AMI/QA dalam formulir Usulan Revisi.

5.27 MR memutuskan perlu tidaknya penerapan uji coba terlebih dahulu atas usulan revisi dokumen serta masa uji cobanya.

5.28 AMI/QA bertanggung jawab untuk menindaklanjuti semua usulan revisi yang disetujui.

(8)

5.29 Bila ada revisi formulir, maka tidak secara otomatis semua dokumen / catatan mutu yang sudah ada sebelumnya diganti semua dengan menggunakan formulir hasil revisi terakhir.

5.30 Dokumen yang sudah tidak berlaku harus dimusnahkan oleh penanggung jawab di masing-masing unit kerja.

5.31 AMI/QA bertugas mengarsipkan dokumen Master sistem manajemen mutu terakhir sebelum mengalami perubahan dan diberi stempel / cap ‘OBSOLETE’.

5.32 Setiap dokumen sistem manajemen mutu hasil revisi, harus ditandatangani kembali oleh personil yang berwenang. Setelah disahkan, copy dokumen sistem mutu hasil revisi terbaru didistribusikan oleh pengendali dokumen

5.33 Semua dokumen yang merupakan standard atau spesifikasi dari luar (external standard), perundangan dan persyaratan jasa, termasuk Dokumen Pendukung dikendalikan oleh masing-masing bidang / bagian yang memilikinya. Pengendalian yang ada meliputi membuat daftar dokumen master external dan mengendalikan distribusinya.

DOKUMEN TENDER DAN KONTRAK

5.34 Semua dokumen Tender dan Proposal yang dibuat sesuai prosedur Pemasaran dikendalikan oleh Section Head Business Service Area.

5.35 Dokumen tender yang telah disiapkan, diberi halaman judul, kode dokumen dan sejarah revisi, sama halnya dengan penyiapan prosedur sistem manajemen mutu.

5.36 Section Head Business Service Area mensirkulasikan dokumen tender yang telah disiapkan kepada Bidang terkait.

5.37 Dokumen kontrak dengan pelanggan dikendalikan oleh Section Head Business Service Area dan didistribusikan kepada semua bagian terkait sama seperti pengendalian dokumen tender.

5.38 Dokumen kontrak dengan pemasok / subkontraktor ditangani dan dikendalikan oleh Section Head HR Development & General Affairs.

(9)

5.39 Dokumen kontrak jasa (personel) dengan pemasok / subkontraktor ditangani dan dikendalikan oleh Section Head HR Development & General Affairs.

DOKUMEN PENDUKUNG

5.40 Masing-masing bidang / bagian mencatat setiap jenis dan judul / nama dokumen pendukung dalam formulir Daftar dokumen master.

5.41 Setiap dokumen pendukung harus diberi halaman judul dan sejarah revisi serta ditandatangani oleh masing-masing Manajer bersangkutan

5.42 Section Head bersangkutan bertanggung jawab dalam mengendalikan, penyimpanan dan penanganan dokumen pendukung.

 LAMPIRAN :

A. Formulir Judul Dokumen ( F01/PM.02 )

B. Formulir Daftar Dokumen Master ( F02/PM.02 ) C. Formulir Daftar Penerima Dokumen ( F03/PM.02 ) D. Formulir Distribusi Dokumen Internal & Eksternal ( F04/PM.02 )

E. Formulir Usulan Revisi ( F05/PM.02 )

(10)

Mulai

Penerbitan Dokumen ditandatangani Pihak

Terkait

Dokumen Master

Disimpan dan distempel ( Controlled )

Dokumen yang didistribusikan harus

dicacat

Didistribusikan oleh Pengendali Dokumen

Revisi Dokumen menggunakan Formulir

ususlan

Setelah disahkan revisi terbaru didistribusikan

oleh pengendalian dokumen Review Usulan

Perubahan Dokumen

Usulan diterima dan dilakukan Perubahan Dokumen dan disahkan

N

Y

Manajemen Representative Audit Mutu Internal Bidang Terkait

(11)

Disetujui Oleh,

( ………. )

Tangsel, …………..

Disiapkan Oleh,

( ………. )

(12)

(13)

(14)

Copy No. PENERIMA DOKUMEN TANGGAL TANDA TANGAN

Tangsel, ………

Didistribusi oleh,

( )

(15)

Dokumen yang akan direvisi :

Paraf Alasan :

Bagian-bagian Yang Dirubah

Halaman Item Perubahan

Diterima MR Tanggal :

Dibahas Tanggal :

Keputusan : Direvisi dan diberlakukan tanggal :

ditolak, alasan :

diujicoba, sampai tanggal :

dibahas di rapat tinjauan manajemen, tanggal :

Tandatangan Manager MR :

Hasil Ujicoba :

Keputusan :

Rapat Tinjauan Manajemen :

Keputusan :

Tandatangan MR : Tanggal :