PROSEDUR MUTU
PROSEDUR
04 AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen: : :
06 15 Juli 2015 SCU/PM.04
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 1 dari 6
1. TUJUAN : Untuk verifikasi pelaksanaan dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.
2. RUANG LINGKUP : Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi.
3. DEFINISI : Auditor yaitu petugas yang melakukan Audit Auditee yaitu bagian / personil yang diaudit
4. REFERENSI : 2. ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2
3. Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama
5. RINCIAN PROSEDUR :
5.1 Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan kurang lebih setiap 6 (enam) bulan pada Bidang / Unit kerja mengenai prosedur dan elemen sistem mutu yang diterapkan di PT. Sigma Cipta Utama.
5.2 Ketua Tim AMI (Audit Mutu Internal) dengan menggunakan formulir Rencana Tahunan Audit Internal (F01/PM.04) menyusun rencana Tahunan Audit Mutu Internal dan disetujui oleh Section Head Legal & QHSSE.
5.3 Apabila ada bagian atau unit kerja dalam melaksanakan pekerjaannya sering / banyak menyimpang dari prosedur atau sering dikeluhkan oleh pelanggan, maka perlu dilakukan audit tambahan diluar rencana tahunan
5.4 Audit Internal tambahan bisa dilaksanakan diluar rencana tahunan apabila dipandang perlu untuk persiapan menghadapi Audit Eksternal.
5.5 Auditor Audit Mutu Internal adalah yang sudah pernah mengikuti pelatihan audit sistem mutu ISO 9001:2008 dan mendapat sertifikat.
5.6 Ketua Tim AMI mencatat nama para Auditor internal dalam formulir Daftar Auditor Internal (F03/PM.04) dan mengarsipkan salinan sertifikat pelatihannya.
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 2 dari 6
5.7 Sesuai rencana tahunan Audit Internal, Audit Internal atau Auditor yang ditunjuk oleh Ketua Tim AMI dapat melaksanakan Internal Audit terhadap unit kerja tanpa Jadual Pelaksanaan Audit Mutu Internal (dilakukan audit secara mendadak ).
5.8 Ketua Tim AMI menyusun Jadual Audit dalam formulir Jadual Pelaksanaan Audit Internal (F02/PM.04) dan disetujui oleh Section Head Legal & QHSSE.
5.9 Setelah Jadual pelaksaan Audit Mutu Internal ditandatangi, Ketua Tim AMI menginformasikan/ mengirim jadual tersebut kepada para Auditor dan Auditee melalui Intranet.
5.10 Apabila Auditor atau Auditee berhalangan pada waktu pelaksanaan maka harus mengkonfirmasikan waktu pengganti pelaksaan audit kepada Ketua Tim AMI.
5.11 Auditor yang ditunjuk tidak boleh memiliki keterkaitan tanggung jawab dengan lingkup prosedur yang diauditnya.
5.12 Bilamana perlu, sebelum pelaksanaan Audit Internal, Ketua Tim AMI mengadakan rapat pembukaan Audit Internal yang dihadiri oleh Auditor dan Auditee. Rapat pembukaan dimaksudkan untuk menjelaskan target pelaksanaan Audit Internal.
5.13 Auditor memeriksa bukti-bukti penerapan sistem mutu yang dilakukan oleh Auditee. Bukti-bukti yang diperiksa harus cukup untuk dapat meyakinkan bahwa penerapan sistem mutu telah dijalankan dengan baik.
5.14 Pertanyaan dan bukti pemeriksaan Audit oleh Auditor ditulis pada Formulir Pertanyaan Audit (F04/PM.04).
5.15 Dari hasil pemeriksaan oleh Auditor diklasifikasikan sebagai berikut :
5.15.1 Sesuai
Bila penerapan sistem mutu oleh Auditee sudah sesuai sebagaimana yang ditentukan dalam dokumen sistem mutu,
5.15.2 Observasi
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR
04 AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen: : :
06 15 Juli 2015 SCU/PM.04
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 3 dari 6
Bila diperlukan peningkatan atas penerapan sistem mutu yang sudah dilaksanakan oleh Auditee,
5.15.3 Tidak Sesuai
Bila penerapan sistem mutu oleh Auditee belum/tidak sesuai (menyimpang) dengan prosedur atau ketentuan yang ada.
5.15.4 Tidak Check
Bila sistem mutu tidak diterapkan oleh Auditee karena tidak sesuai dengan ruang lingkupnya, atau sistem mutu yang diterapkan tidak jadi diaudit atau tidak sempat diperiksa oleh Auditor karena keterbatasan waktu.
5.16 Auditor mencatat ketidaksesuaian dan observasi pada formulir Tindakan Perbaikan Hasil Audit (F05/PM.04) kemudian diserahkan kepada Ketua Tim AMI.
5.17 Auditee boleh menanyakan kepada Auditor langkah untuk perbaikan atau cara pencegahan agar tidak terulang ketidaksesuaian yang ditemukan, Auditor dapat memberikan usulan cara perbaikan dan pencegahannya.
5.18 Auditee menuliskan rencana tindakan perbaikan, mencantumkan nama dan tandatangan / paraf serta batas waktu perbaikannya pada formulir Tindakan perbaikan hasil audit .
5.19 Ketua Tim AMI memberitahukan hasil temuan dari auditor kepada auditee secara tertulis.
5.20 Auditee melakukan perbaikan ketidaksesuaian sampai jangka waktu yang telah dijanjikan / dicatat pada formulir Tindakan perbaikan hasil audit .
5.21 Apabila ketidaksesuaian tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan kebijaksanaan perusahaan atau karena masalah eksternal, maka Auditee harus menginformasikan ketidaksesuai tersebut kepada Audit Mutu Internal untuk ditentukan cara penanganannya.
5.22 Ketua Tim AMI bertanggung jawab mengkonfirmasikan kepada para Auditor mengenai waktu untuk memverifikasi hasil perbaikan dengan menyerahkan kembali formulir Rencana Tindakan Perbaikan kepada Auditor yang bersangkutan.
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 4 dari 6
5.23 Pemeriksaan hasil perbaikan dilakukan oleh Auditor semula, paling lambat satu minggu setelah tanggal perbaikan yang dijanjikan Auditee. Apabila Auditor semula berhalangan, maka dari Section Head Legal & QHSSE yang menggantikannya.
5.24 Hasil pemeriksaan perbaikan dicatat dalam formulir Rencana Tindakan Perbaikan pada kolom laporan verifikasi hasil perbaikan. Bila hasil perbaikan belum sesuai, Auditee dapat mengajukan perpanjangan waktu untuk perbaikan, dengan cara mencoret dan mengganti tanggal batas waktu yang dijanjikan, kemudian diparaf oleh Auditee.
5.25 Qualitu Assurance meregistrasi Observasi dan ketidaksesuaian setiap bidang / unit kerja, waktu yang dijanjikan untuk perbaikan dan tanggal verifikasi pada formulir Registrasi Audit Internal (F06/PM.04).
5.26 Ketua Tim AMI melaporkan semua hasil dari pelaksanaan Audit Mutu Internal secara tertulis kepada Section Head Legal & QHSSE dan MR.
5.27 MR mengagendakan hasil dari pelaksanaan Audit Internal untuk dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen
5.28 MR melaporkan dan membahas hasil dari pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada Manajemen Perusahaan pada Rapat Tinjauan Manajemen.
5.29 Dalam Rapat Tinjauan Manajemen tersebut dibahas temuan-temuan hasil audit, langkah tindaklanjut perbaikan dan pencegahan agar tidak terulang masalah yang sama.
5.30 Hasil pembahasan Audit Mutu Internal pada rapat tersebut dicatat dalam Minutes of Meeting
LAMPIRAN :
a. Formulir Rencana Tahunan Audit Internal ( F01/PM.04 ) b. Formulir Jadual Pelaksanaan Audit Internal ( F02/PM.04 ) c. Formulir Daftar Auditor Internal ( F03/PM.04 )
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR
04 AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen: : :
06 15 Juli 2015 SCU/PM.04
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 5 dari 6
d. Formulir Pertanyaan Audit ( F04/PM.04 ) e. Formulir Tindakan Perbaikan Hasil Audit ( F05/PM.04 ) f. Formulir Registrasi Audit Internal ( F06/PM.04 )
Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 6 dari 6
Manajemen Representative AUDITOR AUDITEE
Menyusun Rencana Thn Audit
Menyusun jdwl pelaks.Audit
Komunikasi Renc.Thn &
Jdwl Pelaks.Audit kpd Auditor & Auditee
Renc. Thn Audit
& Jdwl Pelaks.
Audit
Konfirmasi Ketersediaan waktu
Mengaudit
Menyusun Daftar Pertanyaan Audit
Persiapan Audit
Renc. Thn Audit &
Jdwl Pelaks. Audit
Kegiatan Audit Konfirmasi Ketersediaan waktu
Audit
Terima Laporan/
Ringkasan Audit
Mencari Penyebabnya Kegiatan Audit
Monitoring Kegiatan Audit Internal
Evaluasi hasil Perbaikan thd Hasil
Audit
Melaporkan Hasil Audit ke Rapat Tinjauan Rapat
Manajemen
Tindakan Perbaikan &
Pencegahan yg dibutuhkan
Kirim hasil ke MR Laporan Audit
Kirim Lap.Audit ke MR
Formulir F01/PM.04/R0 PT. SIGMA CIPTA UTAMA
Tahun :
No Kode
Dokumen 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Keterangan : : Rencana
: Realisasi dan perlu perbaikan : Selesai
Sep Okt Nop Des
RENCANA TAHUNAN AUDIT INTERNAL
Bidang / Unit Jan Peb Mar Apr Mei Juni Juli Agst
BSD - Tangerang, ...
Management Representative ( )
BSD – Tangerang,...
Section Head Legal&QHSSE
( )
PT. SIGMA CIPTA UTAMA
Formulir F03/PM.04/R0
1 *) 1, 2,
2 *) 1, 2,
3 *) 1, 2,
4 *) 1, 2,
5 *) 1, 2,
6 *) 1, 2,
7 *) 1, 2,
8 *) 1, 2,
9 *) 1, 2,
10 *) 1, 2,
11 *) 1, 2,
12 *) 1, 2,
13 *) 1, 2,
14 *) 1, 2,
15 *) 1, 2,
16 *) 1, 2,
17 *) 1, 2,
18 *) 1, 2,
19 *) 1, 2,
20 *) 1, 2,
21 *) 1, 2,
22 *) 1, 2,
23 *) 1, 2,
24 *) 1, 2,
25 *) 1, 2,
*) Keterangan :
1. Up-grading System Manajemen Mutu ISO.9000:2008 2. Internal Quality Auditing ISO.9000 : 2008
DAFTAR AUDITOR INTERNAL
No. N A M A B I D A N G SERTIFIKAT
Catatan :
1. Isikan pada kolom ‘Hasil’, salah satu yang berikut : SS : Sesuai
Obs : Observasi TS : Tidak Sesuai TC : Tidak Check
2. Pada kolom ‘Keterangan’ dapat diisi nomor Laporan Temuan Audit Mutu
Tangerang Selatan, Auditor,
PT. SIGMA CIPTA UTAMA
Formulir F05/PM.04/R0
Audit Internal ke : :
Nama dan jabatan Auditee : :
Bidang / Unit : :
Klasifikasi : Observasi Tidak Sesuai
Ketidaksesuaian :
Rencana Tindakan Perbaikan :
Auditee
Tanggal : Tanda tangan
Verifikasi hasil perbaikan :
Auditor
Tanggal : Tanda tangan
Batas waktu perbaikan
Verifikasi
TINDAKAN PERBAIKAN HASIL AUDIT
No. Laporan Tanggal Audit Nama Auditor
