PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL (PM-STT )

(1)

AUDIT MUTU INTERNAL (PM-STT-822-0601-04)

BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

(BPMP STT-PLN)

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN JAKARTA

2012

(2)

Nomor : 302.SK/1/1/2012 Tentang

PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN

Menimbang : a. Bahwa untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SMPI) dipandang adanya audit mutu internal untuk mengetahui ketersediaan dokumen, ketidaksesuaian, dan kepatuhan melaksanakan prosedur mutu yang sesuai dengan standar mutu layanan;

b. Bahwa untuk melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal sebagaimana dimaksud dalam butir (a) dipandang perlu adanya prosedur mutu demi terwujudnya penjaminan mutu internal;

c. Bahwa untuk memberlakukan pelaksanaan prosedur mutu sebagaimana dimaksud pada butir (b), perlu adanya penetapan dan pemberlakuannya yang dituangkan dalam Peraturan Ketua.

Mengingat 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan tinggi

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan Atas PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indoensia Nomor : 63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor : 73 Tahun 2009, tentang Perangkat Akreditasi Program Studi Sarjana (S1)

8.Keputusan ....

(3)

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : PERATURAN KETUA STT-PLN TENTANG PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

PERTAMA : Menetapkan Prosedur Mutu tentang Audit Mutu Internal, sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan ini.

KEDUA : Pelaksanaan Prosedur Mutu ini dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan

KETIGA : Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya peraturan ini dibebankan kepada anggaran STT-PLN

KEEMPAT : Peraturan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan pada penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : 21 Desember 2012 ---

Ketua,

Dr. Ir. Supriadi Legino

Tembusan Kepada Yth:

1. Ketua YPK-PLN 2. Ketua BPH STT-PLN 3. Waket I, II, III, IV

4. Ketua Jurusan & Ketua Program Diploma 5. Kepala Lembaga

6. Kepala Bagian

(4)

PROSEDUR MUTU

AUDIT MUTU INTERNAL

Kode Dokumen : PM-STT-822-0601-04 Revisi ke : 0

Tanggal : 21 Desember 2012 Disusun oleh : KBPMP

Drs. Prayudi, MM, MT Diperiksa oleh : Wakil Ketua I

Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo Disetujui oleh : Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legino

(5)

KATA PENGANTAR

Dalam rangka mengimplementasikan Standar Mutu SM-STT-06-01 Pengelolaan, dan Manual Mutu khususnya butir 8.2.2 Audit Internal, maka salah satu dokumen yang dibutuhkan adalah Prosedur Mutu Audit Mutu Internal. Audit Mutu internal ini ditujukan untuk memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar mutu yang telah ditetapkan, serta untuk memeriksa keefektifan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan.

Diterapkannya prosedur mutu PM-STT-822-0601-04, Audit Mutu Internal ini, diharapkan pelaksanaan standar mutu dengan kenyataan di lapangan dapat dievaluasi dengan baik. Di samping itu, diterapkannya prosedur mutu ini azas transparansi pengelolaan layanan pendidikan di STT-PLN dapat berjalan dan terlaksana dengan baik.

Dalam penerapan prosedur mutu Audit Mutu Internal ini dipandang perlu adanya evaluasi yang berkelanjutan untuk perbaikan sistem, serta tertib administrasi pelaksanaan penjaminan mutu internal. Untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan khususnya dari mahasiswa, dosen, pimpinan jurusan dan pimpinan STT-PLN demi terwujudnya penjaminan mutu internal di STT PLN. Adanya prosedur mutu PM-STT-822-0601-04 ini, diharapkan semua kegiatan layanan yang menyimpang dari standar mutu dapat ditangani dengan baik dan tepat waktu.

Pada akhirnya, semoga Prosedur Mutu PM-STT-822-0601-04, tentang Audit Mutu Internal ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak pelaksana penjaminan mutu internal di lingkungan STT-PLN.

Jakarta, 21 Desember 2012

Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legiono

(6)

CATATAN PERUBAHAN

No. Revisi Halaman Bagian Yang Diubah Disetujui Oleh Tanggal

(7)

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL

PERATURAN KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU i

HALAMAN PENGESAHAN iii

KATA PENGANTAR iv

CATATAN PERUBAHAN v

DAFTAR ISI vi

DAFTAR LAMPIRAN vii

I. TUJUAN 1

II. RUANG LINGKUP 1

III. REFERENSI 2

IV. ISTILAH DAN DEFINISI 2

V. TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT 8

VI. RINCIAN PROSEDUR 9

VII. BAGAN ALIR PROSEDUR 11

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN 12

IX. FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT 13

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

Judul Lampiran Halaman

Lampiran 01. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI 13

Lampiran 02. Borang Ruang Lingkup AMI Institusi 14

Lampiran 03. Borang Ruang Lingkup AMI Program Studi 22

Lampiran 04. Borang Jadwal Sosialisai AMI 28

Lampiran 05. Borang Nota Dinas Kesediaan Auditor Internal 29

Lampiran 06. Borang Surat Kesediaan Auditor Internal 30

Lampiran 07. Borang Undangan Sosialisasi AMI 31

Lampiran 08. Borang Penyegaran/Pelatihan Auditor Internal 32

Lampiran 09. Borang Nota Dinas Kesediaan Waktu AMI 33

Lampiran 10. Borang Nota Dinas Kesediaan Waktu Unit Kerja 34

Lampiran 11. Borang Lampiran SK Ketua Tentang TIM AMI 35

Lampiran 12. Borang Pemberaitahuan Pelaksanaan AMI 37

Lampiran 13. Borang Penilaian AMI Institusi/Program Studi 38 Lampiran 14. Borang Laporan Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan 39

Lampiran 15. Borang Penilaian Akhir AMI 40

Lampiran 16. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi 41

Lampiran 17. Borang Umpan Balik Kepuasan Auditor 42

Lampiran 18. Borang Umpan Balik Kepuasan Teraudit 43

Lampiran 19. Format Laporan Pelaksanaan AMI 44

Lampiran 20. Borang Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI 45 Lampiran 21. Borang Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan 46

Lampiran 22. Borang Laporan Perbaikan Atas PTK 47

Lampiran 23. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI Untuk Auditor 48 Lampiran 24. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI Untuk Teraudit 49

(9)

I. TUJUAN

Prosedur Mutu ini ditujukan untuk mengatur tata cara, persyaratan dan langkah-langkah pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) dengan tujuan.

a. Memerika kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu, kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, standar mutu, manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditetapkan;

b. Memeriksa kefektifan pencapaian tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan c. Memberikan kesempatan Teraudit memperbaiki sistem mutu

d. Memenuhi syarat-syarat peraturan dan atau perundang-undangan yang berlaku, Manfaat yang diharapkan dari Audit Mutu Internal ini adalah.

a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu

b. Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu dan standar mutu yang telah diterapkan

c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan

d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu

e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan f. Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

Prosedur mutu ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari prosedur mutu yang berkaitan dengan Standar Mutu Pengelolaan SM-STT-06-01.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur mutu ini meliputi keseluruhan kegiatan yang terkait dengan Audit Mutu Internal yang terkait dengan pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat institusi STT- PLN, Jurusan/Program Studi, dan Unit Kerjanya yang meliputi.

a. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu STT-PLN dan Unit Kerja terkait yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Istitusi Perguruan Tinggi, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, serta dokumen-dokumen lainnya.

(10)

b. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat Jurusan/Program Studi yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Program Studi, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja serta dokumen-dokumen terkait lainnya

III. REFERENSI

3.1. Manual Mutu STT-PLN (MM-STT-01), khususnya butir 8.2.2. Audit Internal

3.2. Standar Mutu STT-PLN (SM-STT-00-01), khususnya Standar Pengelolaan (SM-STT-02- 06)

3.3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM), ISO 9001:2008, khususnya klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Unit Jaminan Mutu atau BPMP adalah lembaga fungsional yang dibentuk Ketua dan diberi tugas untuk menyelenggarakan dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat institusi

4.2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh Auditor internal yang dikoordiansikan oleh BPMP untuk mengevaluasi secara obyektif sejauh mana kesesuaian antara persyaratan mutu dengan kenyataan di lapangan.

4.3. Auditor internal adalah seseorang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu dan ditunjuk oleh lembaga untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pelaksanaannya oleh unit kerja pelaksana

4.4. Etika Auditor adalah

 Tidak dibenarkan mengaudit suatu pekerjaan yang pernah (dalam kurun waktu 2 tahun sebelumnya) atau sedang menjadi tanggung jawabnya

 Independen (dalam fakta dan proses pekerjaan), obyektif dan tidak bias terhadap teraudit

 Memiliki integritas yang tinggi serta mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit

 Mampu menjaga kerahasiaan

4.5. Kriteria kualifikasi Auditor Internal adalah.

 Pendidikan minimum Sarjana (S1) atau ditentukan lain oleh STT-PLN

 Telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang diselenggarakan atau telah memiliki sertifikat sebagai Auditor yang diakui oleh STT-PLN.

 Meningkatkan kompetensinya dengan cara :

(11)

(1) Memuktahirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur mutu;

(2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan;

(3) Mengikuti evaluasi secara berkala oleh manajer audit internal

 Memiliki karakteristik atribut personal, artinya Auditor harus berfikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut untuk.

(1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar (2) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit

(3) Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit

(4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik (5) Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit

(6) Tanggap dalam menghadapi situasi sulit

(7) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima (8) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan

4.6. Kriteria Ketua Tim Audit. Ketua Tim Audit dipilih oleh Manajaner Audit atau dengan sebutan lain yang telah memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut.

 Calon sudah berpengalaman sebagai auditor

 Calon mempunyai kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik lisan maupun tulisan.

4.7. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan Audit Internal adalah institusi STT-PLN, jurusan/program studi dan unit kerja yang menjalankan SPMI.

4.8. Teraudit adalah organisasi atau pihak yang diaudit

4.9. Tindakan korektif adalah kegiatan memperbaiki tindakan yang sudah dilakukan tetapi dalam pelaksanaannya dianggap terjadi kekurangan (ketidaksempurnaan

4.10. Tindakan Pencegahan adalah suatu kegiatan untuk mencegah terjadinya kesalahan produk

4.11. Ketidaksesusaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.

4.12. Ketidaksesuaian Mayor adalah apabila diketemukan.

(12)

 Tidak terdapat elemen sistem

 Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu

 Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten

 Ketidaksempurnaan penerapan sistem mutu telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan

 Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.

4.13. Ketidaksesuaian Minor (ringan) adalah apabila diketemukan.

 Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul sistem mutu atau dokumen referensi lainnya

 Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur mutu organisasi

4.14. Obervation (observasi) adalah apabila diketemukan ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

4.15. Inisiasi Audit terdiri atas.

(a) Lingkup Audit

(i) Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit orgnisasi dan waktu audir

(ii) Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit

(iii) Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi (iv) Teraduit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit

(v) Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadahi sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit

(b) Frekuensi Audit

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah (i) Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Klien dengan

mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu

(ii) Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu

(iii) Audit internal dapat dilakukan secara teratur (c) Telaah Awal Sistem mutu audit

(i) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit;

(ii) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah

(13)

audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

4.16. Persiapan Audit a. Rencana Audit

Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit, disetujui oleh Klien, dan dikomunikasikan kepada Auditor dan teraudit. Rencana Audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya audit.

Rencana audit meliputi.

i. Tujuan dan lingkup audit;

ii. Identifikasi individu yang bertanggung jawab atas langsung terhadap tujuan dan lingkup audit;

iii. Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu audit;

iv. Identifikasi anggota tim audit;

v. Tanggal dan tempat audit dilakukan;

vi. Identifikasi unit organisasi teraudit;

vii. Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit;

viii. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit ix. Jadwal penyerahan laporan audit

b. Penugasan Tim audit

Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan

c. Dokumen Kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah.

i. Daftar pengecekan yang dipersiapkan oleh tim audit

ii. Borang untuk melaporkan pengamatan sudit dan mendokumentasikan bukti pendukung

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit

4.17. Pelaksanaan Audit

a. Pertemuan pembukaan

1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit 2. Menelaah lingkup dan tujuan audit

3. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit

4. Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit

(14)

5. Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan

6. Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit 7. Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

b. Pemeriksaan lapangan 1. Pengumpulan Bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi yang relevan dari sumber lain yang independent. Selama kegiatan audit, Ketua tim Audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan tidak tercapai, Ketua Tim Audit memberitahukan alasannya kepada teraudit.

2. Hasil Pengamatan Audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya kesesuaian/ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh Ketua Tim Audit dengan pimpinan teraudit. Semua kesesuaian/

ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus dituangkan dalam berita acara dan ditandatangni oleh Ketua Tim Audit dan pimpinan teraudit.

c. Pertemuan penutup

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.

4.18. Dokumen Audit

a. Persiapan Laporan Audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan Ketua Tim Audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelangkapannya

b. Isi Laporan

Laporan audit berisi hal pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal akhir pekerjaan lapangan dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit.

Laporan audit harus berisi hal-hal berikut.

1. Pernyataan pendapat audit

2. Tujuan dan lingkup audit, serta legalitas audit

3. Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, periode audit, penanggung jawab dan identitas unit organisasi teraudit

4. Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Kebijakan

(15)

Akademik, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur mutu, Borang-borang

5. Butir-butir program audit yang dilaksanakan 6. Temuan audit – temuan ketidaksesuaian 7. Rekomendasi perbaikan

8. Daftar distribusi laporan audit c. Distribusi Laporan

1. Laporan audit dikirim ke Kepala BPMP oleh Ketua Tim Audit. KBPMP meneruskan kepada Ketua STT-PLN.

2. Laporan audit diterbitkan oleh BPMP

3. BPMP mendistribusikan laporan kepada Ketua dan klien 4. Klien menginformasikan laporan hasil audit kepada teraduit

5. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh semua pihak yang menerima laporan 6. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka

perlu disepakati jadwal baru, dengan menyampaikan alasan penundaan

7. Kertas kerja pemeriksaan disimpan oleh BPMP dan dapat dijadikan dasar untuk mengauditan berikutnya

8. Satu eksemplar laporan hasil audit disimpan oleh BPMP 4.19. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada BPMP 4.20. Tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

a. Ketua STT-PLN memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi dan atau pencegahan

b. Tindakan koreksi dan pencegahan harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah berkonsultasi dengan MR atau BPMP c. BPMP memantau pelaksanaan pemintaan tindakan korektif

4.21. Daftar Pengecekan terdiri atas

(a) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat STT-PLN yang mengacu pada borang akreditasi institusi,

(b) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat program studi yang mengacu pada borang akreditasi program studi,

(c) Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat lembaga dan bagian yang mengacu pada uraian tugas, fungsi dan wewenang dari masing-masing bagian atau unit kerja.

4.22. Tinjauan manajemen adalah evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen puncak atau pimpinan STT-PLN terhadap penerapan sistem manajemen mutu, yang disingkat dengan RTM (Rapat Tinjauan Manajemen).

(16)

V. TANGGUNG JAWAB DAN PIHAK TERKAIT

5.1. Pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal ini adalah.

a. Auditor

b. Ketua Tim Auditor c. Teraudit (Teraudit)

d. Tim Penjaminan Mutu Jurusan (TPMJ)

e. BPMP selaku MR (Management Representative) f. Ketua Jurusan/Program Studi

g. Ketua STT-PLN

5.2. Tanggung jawab dari masing-masing pihak terkait adalah.

a. Auditor bertanggung ajawab atas.

(1) Mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan agar dapat mentimpulkan pelaksanaan sistem mutu teraaudit;

(2) Menyusun kertas kerja pemeriksaan

(3) Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal (4) Melakukan observasi dan pengujian fisik

(5) Bersama dengan Ketua Tim merumuskan hasil Audit dan membuat laporan hasil audit

b. Ketua Tim Auditor jawab atas:

(1) Membuka dan menutup rapat pemeriksaan (2) Memilih anggota tim audit

(3) Menyiapkan jadwal dan menyusun program audit (4) Memimpin pelaksanaan audit

(5) Melakukan supervisi terhadap anggota tim audit

(6) Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit (7) Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil audit (8) Menyerahkan laporan akhir audit selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah

pekerjaan lapangan selesai.

c. Klien bertugas dan bertanggung jawab atas.

(1) Menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audit serta saat proses audit internal.

(2) Menentukan unit organisasi yang akan diaudit

(3) Menentukan lingkup umum audit, mislanya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan

(4) Menerima atas laporan hasil audit melalui BPMP

(17)

(5) Memberitahukan teraudit untuk menindaklanjuti hasil temua audit d. Teraudit bertanggung jawab atas.

(1) Menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi/kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.

(2) Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim auidt

(3) Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin kefektifan dan keefisienan proses audit

(4) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor (5) Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai

(6) Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan berdasarkan laporan audit

e. Ketua bertanggung jawab atas:

(1) Menerima loporan hasil Audit Mutu Internal

(2) Memerintakan kepada teraudit untuk melakukan tindakan koreksi dan atau pencegahan berdasarkan hasil audit.

VI. RINCIAN PROSEDUR

(1) Ketua STT-PLN memberikan mandat/perintah kepada MR dan atau BPMP untuk melaksanakan Audit Mutu Internal

(2) BPMP menyiapkan ruang lingkup dan dokumen Audit Mutu Internal (AMI), dan menyampaikannya kepada Ketua

(3) Ketua menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AMI

(4) BPMP menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI untuk setiap unit kerja

(5) BPMP menentukan Tim AMI dan meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal

(6) Ketua didampingi oleh BPMP melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan Ami dengan para Teraudit

(7) BPMP menyelenggarakan penyegaran dan pelatihan AMI untuk pada auditor internal (8) BPMP meminta waktu dan kesediaan waktu pelaksanaan audit kepada Teraudit

(9) BPMP menyusun konsep surat tugas Tim AMI disertai distribusi auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AMI

(10) Ketua mengesahkan Surat Tugas Tim AMI, dan BPMP menyampaikan kepada pihak- pihak terkait

(11) BPMP menyampaikan pemberitahuan kepada Teraudit untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan mempersiapkan

(18)

dokumen sesuai ruang lingkup AMI, paling lambat 2 (dua) minggu setelah pemberitahuan disampaikan.

(12) Teraudit mengisi dokumen sesuai ruang lingkup AMI dan mengirimkan ke BPMP dan Ketua Tim AMI

(13) BPMP menyampaikan checklist AMI kepada Teraudit dan auditor internal

(14) BPMP/Tim AMI, dan MR mengkoordinasikan pelaksanaan AMI di masing-masing unit kerja

(15) Tim AMI/Auditor internal melakukan AMI sesuai ruang lingkup Standar Mutu, Prosedur Mutu, dan Sistem Manajamen Mutu (SMM), melalui pemeriksaan dokumen, pemeriksaan lapangan, dan wawancara.

(16) Auditor internal/Tim AMI mendiskusikan hasil temuan AMI dengan Teraudit untuk mendapatkan persetujuan.

(17) Auditor internal/Tim AMI menyerahkan hasil temuan AMI (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada BPMP

(18) Teraudit membuat klarifikasi atas hasil temuan AMI, dan menyerahkan hasilnya kepada Ketua Tim AMI dan BPMP

(19) Auditor Internal/Tim AMI dan Teraudit mengisi umpan balik dan mengirimkan kepada BPMP

(20) TIm AMI menyusun laporan palaksanaan hasil AMI, serta menyampaikan hasilnya kepada Ketua melalui Ka.BPMP dengan konsep permintaan tindakan koreksi

(21) BPMP menundang unit kerja Teraudit dengan tingkat kepatuhan rendah untuk mengidentifikasi hambatan dan solusi bagi perbaikan unit kerja

(22) BPMP mengusulkan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan hasil AMI

(23) Ketua menerbitkan surat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada pimpinan unit kerja

(24) Unit kerja melakukan tindakan koreksi dan pencegahan atas permintaan Ketua

(25) BPMP memonitor pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan oleh unit kerja

(26) Unit kerja melaporkan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada Ketua melalui BPMP

(19)

VII. BAGAN ALIR PROSEDUR

Kegiatan Auditor Teraudit BPMP Ketua Waktu Dokumen

Menerbitkan instruksi untuk melaksanakan internal audit

FO-03.L.01

Menyiapkan ruang lingkup, dokumen AMI

FO-04.L.02 FO-04.L.03 Persetujuan ruang

lingkup, dan dokumen AMI

FO-04.L.02 FO-04.L.03 Menyusun jadwal

sosialisasi dan pelaksanaan AMI

FO-04.L.04

Persetujuan jadwal, alokasi dan

pembentukan Tim AMI

FO-04.L.05 FO-04.L.06 Sosialisasi dan

koordinasi pelaksanaan AMI

FO-04.L.07

Penyegaran dan pelatihan AMI untuk auditor

FO-04.L.08

Penentuan jadwal palaksanaan AMI bagi unit kerja

FO-04.L.09 FO-04.L.10 Menyusun konsep

surat Tugas/SK Tim Audit AMI

FO-04.L.11

Pengesahan surat Tugas/SK Tim Audit AMI

FO-04.L.11

Pemberitahuan palaksanaan AMI kepada unit kerja

FO-04.L.12

Pengisian borang dokumen untuk AMI

FO-04.L.02 FO-04.L.03 1 1

2

3 3

4 4

5

6 6 6

7 7

8 8

9

10 10

10

11 11

12 12

12

A

(20)

Kegiatan Auditor Teraudit BPMP Ketua Waktu Dokumen

Penyampaian checklist borang kegiatan AMI

FO-04.L.02 FO-04.L.03 Koordinasi rencana

pelaksanaan AMI

FO-04.L.11 Pelaksanaan AMI di

setiap unit kerja sesuai jadwal

FO-04.L.13 FO-04.L.23 FO-04.L.24 Mendiskusikan hasil

temuan auditor AMI

FO-04.L.14 Penyerahan

rekapitulasi temuan

FO-04.L.14 Klarifikasi hasil temuan

AMI

FO-04.L.16 Pengisian umpan balik

hasil temuan AMI

FO-04.L.17 FO-04.L.18 Penyusunan laporan

pelaksanaan AMI

FO-04.L.19 Identifikasi masalah

dan rencana korektif

FO-04.L.20 Pengusulan tindakan

korektif pencehahan

FO-04.L.16 Penerbitan surat

tindakan korektif

FO-04.L.21 Melakukan tindakan

korektif pencegahan

FO-04.L.21 Monitoring tindakan

korektif pencegahan

FO-04.L.22 Laporan akhir hasil

tindakan korektif dan pencegahan

FO-04.L.22

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN

7.1. Prosedur mutu pelaksanaan Audit Mutu Internal ini dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya

7.2. Audit Mutu Internal terlaksana minimal 1 (satu) tahun sekali A

13 14

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18

19 19

20 20 20

21

22 22

23 24

25 26

(21)

IX. FORMULIR, BORANG DAN LAMPIRAN TERKAIT

LAMPIRAN 01. SURAT PENGESAHAN RUANG LINGKUP AMI FO-STT-PM-822-0601-04.L01

NOTA DINAS --- Nomor : ...

Kepada Yth : Pimpinan Unit Kerja ...

Dari : Ketua STT-PLN Tanggal :

Sifat :

Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Ruang Lingkup AMI

Dalam rangka evalusi implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Uni Kerja Pelaksana Akademik dan Non Akademik, maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Mutu Internal (AMI) siklus tahun akademik 20xx, yaitu :

1. ...

2. ...

Untuk itu, diharpakan masing-masing unit kerja memperhatikan checklist AMI dan mengisi terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI. Isian AMI yang telah diisi harap dikirimkan ke BPMP (hrad copy atau soft copy) atau melalui email bpmp@yahoo.com atau bpmp@sttpln.ac.id

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Ketua,

...

Tembusan : 1. BPH-YPK PLN 2. Ka.BPMP

(22)

LAMPIRAN 02. BORANG RUANG LINGKUP AMI INSTITUSI FO-STT-PM-822-0601-04.L02

BORANG KINERJA INTITUSI STT-PLN Tahun Akademik :

No. No. Butir

Penilaian Aspek Penilaian Bobot Nilai*

Ketersediaan dokumen

Catatan ya Tdk

1 1.1

Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antar visi, misi, tujuan dan sasaran perguruan tinggi, dan pemangku kepentingan yang terlibat.

0.88

2 1.2

Perguruan tinggi menetapkan tonggak- tonggak capaian (milestones) tujuan sebagai penjabaran atau pelaksanaan renstra, serta mekanisme kontrol ketercapaiannya.

0.44

3 1.3.1

Sosialisasi visi dan misi perguruan tinggi dilaksanakan secara sistematis dan berkelanjutan kepada pemangku kepentingan.

0.44

4 1.3.2

Visi dan misi perguruan tinggi dijadikan pedoman, panduan, dan rambu-rambu bagi semua pemangku kepentingan internal serta dijadikan acuan

pelaksanaan renstra, keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui strategi-strategi yang

dikembangkan.

0.88

5 2.1.1

Perguruan tinggi memiliki tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsip-prinsip tata pamong, terutama yang terkait dengan pelaku tata pamong (aktor) dan sistem ketatapamongan yang baik

(kelembagaan, instrumen, perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan, serta kode etik).

1.48

6 2.1.2

Kelengkapan dan keefektifan struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan perguruan tinggi yang bermutu.

1.48

7 2.1.3 Keberadaan lembaga, mutu, SOP, dan

efektifitas pelaksanaan kode etik. 0.74

8 2.2

Karakteristik kepemimpinan yang efektif dalam kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik.

1.48

(23)

9 2.3.1

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional perguruan tinggi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling), yang dilaksanakan secara efektif untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi perguruan tinggi.

0.74

10 2.3.2

Perguruan tinggi memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja.

0.74

11 2.3.3

Diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akuntabilitas publik, serta keberkalaannya.

0.74

12 2.3.4

Keberadaan dan keefektifan sistem audit internal, dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta

menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja, serta diseminasi

hasilnya.

0.74

13 2.3.5

Keberadaan dan keefektifan sistem audit eksternal, dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta

menggunakannya untuk mengukur kinerja perguruan tinggi.

0.74

14 2.4.1

Perguruan tinggi menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual mutu, dan pelaksanaannya.

0.74

15 2.4.2 Implementasi penjaminan mutu. 0.37

16 2.4.3

Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada

masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya.

0.37

17 2.4.4

Perguruan tinggi memiliki sistem pembinaan perguruan tinggi yang

mencakup: (1) pengembangan perguruan tinggi, (2) penyusunan dokumen

akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana, dan informasi.

0.37

18 2.4.5

Kelengkapan dan aksesibilitas sistem basis data institusi yang mendukung penyusunan evaluasi diri institusi dan perguruan tinggi.

0.74

19 2.4.6 Status akreditasi BAN-PT untuk seluruh

perguruan tinggi dalam perguruan tinggi. 14.83 20 3.1.1 Sistem penerimaan mahasiswa baru

disusun secara lengkap (kebijakan, 0.82

(24)

kriteria, prosedur, instrumen, sistem pengambilan keputusan) dan konsistensi pelaksanaannya.

21 3.1.2

Sistem penerimaan mahasiswa baru yang memberikan peluang dan menerima mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun kurang mampu secara ekonomi dan/atau cacat fisik disertai bukti implementasi sistem tsb. berupa

ketersediaan sarana dan prasarana penunjang.

0.41

22 3.1.3 Sistem penerimaan mahasiswa baru yang

menerapkan prinsip-prinsip ekuitas. 0.41 23 3.1.4

Sistem penerimaan mahasiswa baru menerapkan prinsip pemerataan wilayah asal mahasiswa.

0.41

24 3.1.5.1

Rasio jumlah calon mahasiswa yang ikut seleksi terhadap jumlah calon mahasiswa yang lulus seleksi.

0.82

25 3.1.5.2

Rasio jumlah mahasiswa yang mendaftar ulang terhadap jumlah mahasiswa yang lulus seleksi.

0.41

26 3.1.5.3

Rasio jumlah mahasiswa baru transfer terhadap jumlah mahasiswa baru bukan transfer.

0.41

27 3.1.6

Instrumen dan tata cara pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan kemahasiswaan.

0.41

28 3.1.7

Hasil pelaksanaan survei kepuasan mahasiswa terhadap layanan kegiatan kemahasiswaan, dan tindak lanjutnya.

0.41

29 3.1.8

Layanan kepada mahasiswa dalam bidang bimbingan dan konseling, minat dan bakat, pembinaan soft skills, beasiswa, dan kesehatan.

0.41

30 3.1.9

Pemilikan program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan.

0.41

31 3.1.10

Pelaksanaan program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, serta hasilnya.

0.41

32 3.1.11

Pencapaian prestasi mahasiswa di tingkat propinsi/ wilayah, nasional, dan

internasional.

0.82

33 3.1.12

Upaya institusi untuk meningkatkan prestasi mahasiswa dalam bidang akademik dan non-akademik.

0.41

34 3.2.1.1

Persentase mahasiswa DO atau mengundurkan diri untuk semua perguruan tinggi.

0.41

(25)

35 3.2.1.2 Persentase kelulusan tepat waktu untuk

semua perguruan tinggi. 1.23

36 3.2.2.1 Rata-rata lama studi lulusan dalam tiga

tahun terakhir. 1.23

37 3.2.2.2 Rata-rata IPK lulusan dalam tiga tahun

terakhir. 0.82

38 3.2.3

Sistem evaluasi lulusan yang efektif, mencakup kebijakan dan strategi, keberadaan instrumen, monitoring dan evaluasi, serta tindak lanjutnya.

0.82

39 3.2.4

Rasio alumni dalam lima tahun terakhir yang memberikan respons terhadap studi pelacakan.

0.82

40 3.2.5

Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan perguruan tinggi dalam bentuk: sumbangan dana, sumbangan fasilitas, masukan untuk perbaikan proses pembelajaran, dan pengembangan jejaring.

0.82

41 4.1

Sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap, transparan, dan akuntabel, mencakup: perencanaan, rekrutmen, seleksi, dan pemberhentian pegawai, orientasi dan penempatan pegawai, pengembangan karir, remunerasi, penghargaan, dan sanksi.

0.92

42 4.2.1

Pedoman formal tentang sistem

monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan.

0.92

43 4.2.2

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian,

pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.

0.92

44 4.3.1.1 Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah

dosen tetap. 2.76

45 4.3.1.2 Persentase dosen tetap berpendidikan

doktor/Sp-2. 0.92

46 4.3.1.3

Persentase dosen tetap dengan jabatan guru besar (untuk institut, universitas, dan sekolah tinggi) dan lektor kepala (untuk akademi dan politeknik).

0.92

47 4.3.1.4 Persentase jumlah dosen tidak tetap

terhadap jumlah seluruh dosen. 1.84 48 4.4

Persentase dosen tetap yang menjalani program peningkatan kompetensi melalui tugas belajar.

1.84 49 4.5.1.1 Pustakawan dan kualifikasinya. 0.92 50 4.5.1.2 Laboran, teknisi, analis, operator, dan 0.92

(26)

programer.

51 4.5.1.3 Tenaga administrasi: jumlah, kualifikasi,

dan mutu kerjanya. 0.92

52 4.5.1.4

Persentase

laboran/teknisi/analis/operator/programer yang memiliki sertifikat kompetensi.

0.92

53 4.5.2

Upaya perguruan tinggi dalam

meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan.

0.92

54 4.6.1

Instrumen survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia.

0.92

55 4.6.2

Pelaksanaan survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia.

0.92

56 4.6.3

Pemanfaatan hasil survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia.

0.92

57 5.1.1 Dokumen kebijakan tentang

pengembangan kurikulum yang lengkap. 0.79 58 5.1.2 Monitoring dan evaluasi pengembangan

kurikulum perguruan tinggi. 0.79

59 5.2.1

Unit pengkajian dan pengembangan sistem dan mutu pembelajaran mendorong mahasiswa untuk berfikir kritis, bereksplorasi, berekspresi, bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber yang hasilnya

dimanfaatkan oleh institusi.

1.58

60 5.2.2

Sistem pengendalian mutu pembelajaran diterapkan institusi termasuk proses monitoring, evaluasi, dan pemanfaatannya

1.58

61 5.2.3

Pedoman pelaksanaan tridarma

perguruan tinggi yang digunakan sebagai acuan bagi perencanaan dan

pelaksanaan program tridarma unit di bawahnya, menjamin terintegrasinya kegiatan penelitian dan PkM ke dalam proses pembelajaran.

0.79

62 5.3.1

Dokumen formal tentang kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan, serta konsistensi pelaksanaannya.

0.79

63 5.3.2

Sistem pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi pebelajar untuk meraih prestasi akademik yang

1.58

(27)

maksimal.

64 6.1.1

Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta

pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan.

0.61

65 6.1.2

Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal.

0.61

66 6.1.3

Kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu secara ekonomi, serta persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa.

0.61

67 6.1.4

Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan dana lainnya).

1.23

68 6.1.5

Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah, dan investasi prasarana, saran, dan SDM).

Jumlah dana operasional/

mahasiswa/tahun.

1.23

69 6.1.6

Dana penelitian dalam tiga tahun terakhir.

Rata-rata dana penelitian/dosen tetap/tahun.

1.23

70 6.1.7

Dana yang diperoleh dalam rangka pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir.

Rata-rata dana pelayanan/pengabdian kepada masyarakat /dosen tetap/tahun.

0.61

71 6.1.8

Sistem monitoring dan evaluasi

pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku.

0.61

72 6.1.9

Laporan audit keuangan oleh auditor eksternal yang transparan dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan.

0.61

73 6.2.1

Sistem pengelolaan prasarana dan sarana berupa kebijakan, peraturan, dan

pedoman/panduan untuk aspek:

pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, keamanan dan keselamatan penggunaan, pemeliharaan/

perbaikan/kebersihan.

0.61

74 6.2.2 Kepemilikan dan penggunaan lahan. 1.23

(28)

75 6.2.3

Kecukupan dan mutu prasarana yang dikelola perguruan tinggi, untuk kegiatan akademik dan non-akademik.

2.46 76 6.2.4 Rencana pengembangan prasarana. 0.61 77 6.2.5

Kecukupan koleksi perpustakaan, aksesibilitas termasuk ketersediaan dan kemudahan akses e-library.

1.23

78 6.2.6

Aksesibilitas dan pemanfaatan bahan pustaka, mencakup waktu layanan, mutu layanan (kemudahan mencari bahan pustaka, keleluasaan meminjam, bantuan mencarikan bahan pustaka dari

perpustakaan lain), dan ketersediaan layanan e-library.

0.61

79 6.2.7

Penyediaan prasarana dan sarana pembelajaran terpusat untuk mendukung interaksi akademik antara mahasiswa, dosen, pakar, dan nara sumber lainnya dalam kegiatan-kegiatan pembelajaran dan aksesibilitasnya.

1.23

80 6.3.1

Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam proses pembelajaran (hardware, software, e- learning, e-library).

0.61

81 6.3.2

Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam administrasi (akademik dan umum).

0.31

82 6.3.3

Sistem informasi untuk pengelolaan prasarana dan sarana yang transparan, akurat dan cepat.

0.31

83 6.3.4

Sistem pendukung pengambilan

keputusan (decision support system) yang lengkap, efektif, dan obyektif.

0.31

84 6.3.5

Manfaat sistem informasi untuk mahasiswa dan dosen serta akses terhadap sumber informasi.

0.31

85 6.3.6

Perguruan tinggi memiliki kapasitas internet dengan rasio bandwidth per mahasiswa yang memadai. Kapasitas bandwidth (dalam Kbps per mahasiswa).

0.31

86 6.3.7 Aksesibilitas data dalam sistem informasi. 0.61 87 6.3.8

Blue print pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi yang lengkap.

0.31

88 7.1.1

Pemilikan pedoman pengelolaan penelitian yang lengkap, dan

dikembangkan serta dipublikasikan oleh institusi.

0.94

89 7.1.2 Jumlah penelitian dosen tetap selama tiga

tahun terakhir. 0.94

(29)

90 7.1.3 Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh

dosen tetap dalam tiga tahun terakhir. 0.94 91 7.1.4 Banyaknya artikel yang tercatat dalam

lembaga sitasi. 0.94

92 7.1.5

Karya dosen dan atau mahasiswa yang berupa paten/hak atas kekayaan intelektual (HaKI)/karya yang mendapatkan penghargaan tingkat nasional/internasional.

0.94

93 7.1.6 Kebijakan dan upaya perguruan tinggi

dalam menjamin keberlanjutan penelitian. 0.94

94 7.2.1

Pemilikan pedoman pengelolaan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat yang lengkap, dan

dikembangkan serta dipublikasikan oleh institusi.

0.94

95 7.2.2 Jumlah kegiatan PkM dosen tetap selama

tiga tahun terakhir. 0.94

96 7.2.3

Kebijakan dan upaya perguruan tinggi dalam menjamin keberlanjutan kegiatan PkM.

0.94

97 7.3.1

Kebijakan, pengelolaan, dan monev oleh perguruan tinggi dalam kegiatan

kerjasama untuk menjamin aspek: mutu kegiatan kerjasama, relevansi kegiatan kerjasama, produktivitas kegiatan kerjasama, keberlanjutan kegiatan kerjasama.

0.94

98 7.3.2 Kegiatan kerjasama dengan instansi di

dalam negeri dalam tiga tahun terakhir. 0.94 99 7.3.3 Kegiatan kerjasama dengan instansi di

luar negeri dalam tiga tahun terakhir. 0.94 100 7.3.4 Monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan

hasil kerja sama secara berkala. 0.94 101 7.3.5 Manfaat dan kepuasan mitra kerja sama. 0.94

Jakarta,

Tim Audit Mutu Internal

(...)

(30)

LAMPIRAN 03. BORANG RUANG LINGKUP AMI PROGRAM STUDI FO-STT-PM-822-0601-04.L03

BORANG KINERJA JURUSAN/PROGRAM STUSI STT-PLN

Tahun Akademik :

No. No. Butir

Penilaian Aspek Penilaian Bobot Nilai*

Ketersediaan

dokumen Catatan Ya Tidak

1 1.1.a Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi.

1.04 2 1.1.b Strategi pencapaian sasaran dengan

rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen.

1.04

3 1.2 Sosialisasi visi-misi. Sosialisasi yang efektif tercermin dari tingkat pemahaman seluruh pemangku kepentingan internal yaitu sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan.

1.04

4 2.1 Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.

1.39

5 2.2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif (kepemimpinan operasional,

kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik).

0.69

6 2.3 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup:

planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan.

1.39

7 2.4 Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi.

1.39 8 2.5 Penjaringan umpan balik dan tindak

lanjutnya.

0.69 9 2.6 Upaya untuk menjamin keberlanjutan

(sustainability) program studi.

0.69 10 3.1.1.a Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi

terhadap daya tampung.

1.95 11 3.1.1.b Rasio mahasiswa baru reguler yang

melakukan registrasi terhadap calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi.

0.65

12 3.1.1.c Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru regular.

0.65 13 3.1.1.d Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)

selama lima tahun terakhir.

1.30 14 3.1.2 Penerimaan mahasiswa non-reguler 0.65

(31)

No. No. Butir

Ketersediaan

(selayaknya tidak membuat beban dosen sangat berat, jauh melebihi beban ideal sekitar 12 sks).

15 3.1.3 Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat.

1.30 16 3.1.4.a Persentase kelulusan tepat waktu. 1.30 17 3.1.4.b Persentase mahasiswa yang DO atau

mengundurkan diri.

0.65 18 3.2.1 Layanan dan kegiatan kemahasiswaan

(ragam, jenis, dan aksesibilitasnya) yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan.

0.65

19 3.2.2 Kualitas layanan kepada mahasiswa. 0.65 20 3.3.1.a Upaya pelacakan dan perekaman data

lulusan.

0.65 21 3.3.1.b Penggunaan hasil pelacakan untuk

perbaikan: (1) proses pembelajaran, (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, (4) membangun jejaring.

0.65

22 3.3.1.c Pendapat pengguna lulusan terhadap mutu alumni.

1.30 23 3.3.2 Profil masa tunggu kerja pertama (dalam

bulan).

1.30 24 3.3.3 Profil kesesuaian bidang kerja dengan

bidang studi (keahlian) lulusan.

0.65 25 3.4.1 Bentuk partisipasi lulusan dan alumni

dalam mendukung pengembangan akademik program studi.

0.65

26 3.4.2 Bentuk partisipasi lulusan dan alumni dalam mendukung pengembangan non- akademik program studi.

0.65

27 4.1 Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan,

pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan.

0.72

28 4.2.1 Pedoman tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan.

0.72

29 4.2.2 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

1.43

30 4.3.1.a Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS.

1.43

31 4.3.1.b Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan

2.15

(32)

No. No. Butir

Ketersediaan

kompetensi PS.

32 4.3.1.c Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS.

1.43

33 4.3.1.d Dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional.

0.72 34 4.3.2 Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap

yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS.

0.72

35 4.3.3 Rata-rata beban dosen per semester, atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent).

0.72

36 4.3.4 &

4.3.5

Kesesuaian keahlian (pendidikan

terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkannya.

0.72

37 4.3.4 &

4.3.5

Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar.

0.72 38 4.4.1 Rasio jumlah dosen tidak tetap, terhadap

jumlah seluruh dosen.

0.72 39 4.4.2.a Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap

dengan mata kuliah yang diampu.

0.72 40 4.4.2.b Pelaksanaan tugas atau tingkat

kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar.

0.72

41 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap).

0.72

42 4.5.2 Peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS.

0.72

43 4.5.3 Kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/

workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.

1.43

44 4.5.4 Prestasi dalam mendapatkan

penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.

1.43

45 4.5.5 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi.

1.08 46 4.6.1.a Pustakawan: jumlah dan kualifikasinya. 0.72 47 4.6.1.b Laboran, analis, teknisi, operator: jumlah,

kualifikasi, dan mutu kerjanya.

0.72 48 4.6.1.c Tenaga administrasi: jumlah dan

kualifikasinya.

0.72