AUDIT MUTU INTERNAL SEKOLAH TINGGI ILMU KOMUNIKASI INTERSTUDI

(1)

i

AUDIT MUTU INTERNAL

SEKOLAH TINGGI ILMU KOMUNIKASI INTERSTUDI

JAKARTA 2018

(2)

ii

SEKOLAH TINGGI ILMU KOMUNIKASI INTERSTUDI

Kode : STD/SPMI/PM Tanggal : 10-6-2018 STANDAR AUDIT MUTU

INTERNAL

Revisi : 0 Halaman : 1 dari

STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL

SEKOLAH TINGGI ILMU KOMUNIKASI INTERSTUDI

Proses PENANGGUNG JAWAB Tanggal

Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Perumusan Kurnia Ketua Tim

¹⁾ ²⁾

11-6-2018

2. Pemeriksanan Irwansyah Waket I 11-6-2018

3. Persetujuan Nyoman PD Dir. Yayasan

³⁾ ⁴⁾

11-6-2018

4. Penetapam Martani Husaini Ketua Stikom 11-6-2018

5. Pengendalian Riyanto Ka. SPMI

⁵⁾

11-6-2018

(3)

iii

KATA PENGANTAR

Dalam rangka mengimplementasikan Standar Mutu STD/SPMI/PM Pengelolaan, dan Manual Mutu khususnya, Audit Internal, maka salah satu dokumen yang dibutuhkan adalah Prosedur Mutu Audit Mutu Internal. Audit Mutu internal ini ditujukan untuk memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar mutu yang telah ditetapkan, serta untuk memeriksa keefektifan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan.

Diterapkannya prosedur mutu STD/SPMI/PM, Audit Mutu Internal ini, diharapkan pelaksanaan standar mutu dengan kenyataan di lapangan dapat dievaluasi dengan baik. Di samping itu, diterapkannya prosedur mutu ini azas transparansi pengelolaan layanan pendidikan di STIKOM InterStudi dapat berjalan dan terlaksana dengan baik.

Dalam penerapan prosedur mutu Audit Mutu Internal ini dipandang perlu adanya evaluasi yang berkelanjutan untuk perbaikan sistem, serta tertib administrasi pelaksanaan penjaminan mutu internal. Untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan khususnya dari mahasiswa, dosen, pimpinan jurusan dan pimpinan STIKOM InterStudi demi terwujudnya penjaminan mutu internal di STIKOM InterStudi. Adanya prosedur mutu STD/SPMI/PM ini, diharapkan semua kegiatan layanan yang menyimpang dari standar mutu dapat ditangani dengan baik dan tepat waktu.

Pada akhirnya, semoga Prosedur Mutu STD/SPMI/PM, tentang Audit Mutu

Internal ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak pelaksana penjaminan mutu internal di

lingkungan STIKOM InterStudi.

(4)

iv

DAFTAR ISI

Halaman judul ... i

Halaman Pengesahan ... ii

Kata Pengatar ... iii

Daftar Isi ... iv

Daftar lampiran ... v

I. Tujuan ... 1

II. Ruang Lingkup ... 1

III. Referensi ... 2

IV. Istilah dan Definisi ... 2

V. Tanggung Jawab dan Pihal Terkait ... 10

VI. Rincian Prosedur ... 11

VII. Bagian Alir Prosedur ... 14

VIII. Kriteria Keberhasilan ... 15

IX. Formulir, Borang dan Lampiran Terkait ... 15

(5)

v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 01 Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI... 1

Lampiran 02 Borang Ruang Lingkup AMI Institusi ... 2

Lampiran 03 Borang Ruang Lingkup AMI Program Studi ... 11

Lampiran 04 Borang Jadwal Sosialisasi AMI ... 18

Lampiran 05 Borang Nota Dinas dan Kesediaan Auditor Internal ... 19

Lampiran 06 Borang Kesediaan Auditor Internal ... 20

Lampiran 07 Borang Undangan Sosialisasi AMI ... 21

Lampiran 08 Borang Penyegaran / Pelatihan Auditor Internal ... 22

Lampiran 09 Borang Nota Dinas Kesediaan Waktu AMI ... 23

Lampiran 10 Borang Nota Dinas Kesedian Waktu Unit Kerja ... 24

Lampiran 11 Borang Lampiran SK Ketua tentang Tim AMI ... 25

Lampiran 12 Borang Lampiran SK Ketua Tentang Distribusi Auditor internal .... 26

Lampiran 13 Borang Pemberitahuan Pelaksanaan AMI ... 27

Lampiran 14 Borang Penilaian AMI Institusi / Program Studi ... 28

Lampiran 15 Borang Laporan Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan .. 29

Lampiran 16 Borang Penilaian Akhir AMI ... 30

Lampiran 17 Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi ... 31

Lampiran 18 Borang Umpan Balik Kepuasan Auditor ... 32

Lampiran 19 Borang Umpan Balik Kepuasan Teraudit ... 33

Lampiran 20 Format Laporan Pelaksanaan AMI ... 34

Lampiran 21 Borang Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI ... 35

Lampiran 22 Borang Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan ... 36

Lampiran 23 Borang Laporan Perbaikan Atas PTK ... 37

Lampiran 24 Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Auditor ... 38

Lampiran 25 Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Teraudit... 39

(6)

1

STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL STIKOM INTERSTUDI

I. TUJUAN

Prosedur Mutu ini ditujukan untuk mengatur tata cara, persyaratan dan langkah- langkah pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) dengan tujuan, antara lain:

a. Memerika kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu, kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur unsur sistem mutu dengan kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, standar mutu, manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditetapkan;

b. Memeriksa kefektifan pencapaian tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan;

c. Memberikan kesempatan Teraudit memperbaiki sistem mutu;

d. Memenuhi syarat-syarat peraturan dan atau perundang-undangan yang berlaku

Manfaat yang diharapkan dari Audit Mutu Internal ini adalah:

a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu;

b. Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu dan standar mutu yang telah diterapkan;

c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan

d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu

e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan f. Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu

Prosedur mutu ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari prosedur mutu yang berkaitan dengan Standar Mutu Pengelolaan

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur mutu ini meliputi keseluruhan kegiatan yang terkait

dengan Audit Mutu Internal yang terkait dengan pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat

institusi STIKOM InterStudi, Jurusan / Program Studi, dan Unit Kerjanya yang meliputi:

(7)

2

a. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu STIKOM interStudi dan Unit Kerja terkait yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Istitusi Perguruan Tinggi, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, serta dokumen-dokumen lainnya;

b. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat Jurusan/Program Studi yang mengacu pada Statuta, Borang Akreditasi Program Studi, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja serta dokumen-dokumen terkait lainnya.

III. REFERENSI

3.1. Manual Mutu STIKOM InterStudi STD/SPMI/PM04, khususnya Audit Internal 3.2. Standar mutu Khusunya Standar mutu pengelolaan

3.3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Analisis dan Peningkatan Mutu

IV. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Unit Jaminan Mutu kemudian disebut Penjaminan Mutu adalah lembaga fungsional yang dibentuk Ketua dan diberi tugas untuk menyelenggarakan dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat institusi;

4.2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh Auditor internal yang dikoordiansikan oleh Penjaminan Mutu untuk mengevaluasi secara obyektif sejauh mana kesesuaian antara persyaratan mutu dengan kenyataan di lapangan;

4.3. Auditor internal adalah seseorang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu dan ditunjuk oleh lembaga untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pelaksanaannya oleh unit kerja pelaksana

4.4. Etika Auditor adalah:

a. Tidak dibenarkan mengaudit suatu pekerjaan yang pernah (dalam kurun waktu 2 tahun sebelumnya) atau sedang menjadi tanggung jawabnya;

b. Independen (dalam fakta dan proses pekerjaan), obyektif dan tidak bias

terhadap teraudit

(8)

3

c. Memiliki integritas yang tinggi serta mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit

d. Mampu menjaga kerahasiaan 4.5. Kriteria kualifikasi Auditor Internal adalah:

a. Pendidikan minimum Sarjana (S1) atau ditentukan lain oleh STIKOM InterStudi

b. Telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang

diselenggarakan atau telah memiliki sertifikat sebagai Auditor yang diakui oleh STIKOM InterStudi.

c. Meningkatkan kompetensinya dengan cara:

(1) Memuktahirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur mutu;

(2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan;

(3) Mengikuti evaluasi secara berkala oleh manajer audit internal.

d. Memiliki karakteristik atribut personal, artinya Auditor harus berfikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut untuk:

(1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar;

(2) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit;

(3) Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit;

(4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik;

(5) Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit;

(6) Tanggap dalam menghadapi situasi sulit;

(7) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima

(8) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan

4.6 Kriteria Ketua Tim Audit.

(9)

4

Ketua Tim Audit dipilih oleh Manajamen Audit atau dengan sebutan lain yang telah memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut:

1) Calon sudah berpengalaman sebagai auditor

2) Calon mempunyai kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik lisan maupun tulisan

4.7 Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan Audit Internal adalah Lembaga STIKOM InterStudi, jurusan / program studi dan unit kerja yang menjalankan SPMI.

4.8 Teraudit adalah organisasi atau pihak yang diaudit

4.9 Tindakan korektif adalah kegiatan memperbaiki tindakan yang sudah dilakukan tetapi dalam pelaksanaannya dianggap terjadi kekurangan (ketidaksempurnaan) 4.10 Tindakan Pencegahan adalah suatu kegiatan untuk mencegah terjadinya

kesalahan produk

4.11 Ketidaksesusaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan

4.12 Ketidaksesuaian Mayor adalah apabila diketemukan:

1) Tidak terdapat elemen sistem

2) Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu

3) Ketidaksempurnaan penerapan sistem mutu telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan

4) Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.

4.13 Ketidaksesuaian Minor (ringan) adalah apabila diketemukan

1) Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul sistem mutu atau dokumen referensi lainnya

2) Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu

prosedurmutu organisasi

(10)

5

4.14

Obervation (observasi) adalah apabila diketemukan ada aspek yang disarankan

dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

4.15 Inisiasi Audit terdiri atas.

(a) Lingkup Audit :

i. Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit orgnisasi dan waktu audir

ii. Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit iii. Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus

dipatuhi

iv. Teraduit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit v. Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadahi sesuai dengan

lingkup dan kedalaman audit

(b) Frekuensi Audit

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah:

i. Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Klien dengan mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu;

ii. Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu.

iii. Audit internal dapat dilakukan secara teratur (c) Telaah Awal Sistem Audit

i. Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit;

ii. Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan,

langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan

tersebut dipenuhi

(11)

6

4.16 Persiapan Audit

a. Rencana audit

Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit, disetujui oleh Klien, dan dikomunikasikan kepada Auditor dan teraudit. Rencana Audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya audit.

Rencana audit meliputi:

i. Tujuan dan lingkup audit;

ii. Identifikasi individu yang bertanggung jawab atas langsung terhadap tujuan dan lingkup audit;

iii. Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu audit;

iv. Identifikasi anggota tim audit;

v. Tanggal dan tempat audit dilakukan;

vi. Identifikasi unit organisasi teraudit;

vii. Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit;

viii. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit ix. Jadwal penyerahan laporan audit

b. Penugasan Audit

Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan

c. Dokumen Kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah:

i. Daftar pengecekan yang dipersiapkan oleh tim audit;

ii. Borang untuk melaporkan pengamatan sudit dan mendokumentasikan bukti pendukung

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang

mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit.

(12)

7

Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit

4.17 Pelaksanaan Audit

a. Pertemuan pembukaan

1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit;

2. Menelaah lingkup dan tujuan audit

3. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit

4. Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit 5. Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan 6. Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan

audit

7. Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

b. Pemeriksaan lapangan 1) Pengumpulan Bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi yang relevan dari sumber lain yang independent. Selama kegiatan audit, Ketua tim Audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan tidak tercapai, Ketua Tim Audit memberitahukan alasannya kepada teraudit

2) Hasil Pengamatan Audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua

aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya

untuk menentukan adanya kesesuaian/ketidaksesuaian yang akan

dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh Ketua Tim Audit dengan

pimpinan teraudit. Semua kesesuaian/ ketidaksesuaian dari hasil

(13)

8

pengamatan harus dituangkan dalam berita acara dan ditandatangni oleh Ketua Tim Audit dan pimpinan teraudit.

c. Pertemuan penutup

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan

d. Persiapan Laporan Audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan Ketua Tim Audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelangkapannya

e. Isi Laporan

Laporan audit berisi hal pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal akhir pekerjaan lapangan dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit. Laporan audit harus berisi hal-hal berikut:

1) Pernyataan pendapat audit;

2) Tujuan dan lingkup audit, serta legalitas audit;

3) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, periode audit, penanggung jawab dan identitas unit organisasi teraudit;

4) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Kebijakan Akademik, Standar Akademik, Manual Mutu, Standar Mutu, Prosedur mutu, Borang-borang

5) Butir-butir program audit yang dilaksanakan 6) Temuan audit – temuan ketidaksesuaian 7) Rekomendasi perbaikan

8) Daftar distribusi Laporan Audit f. Distribusi Laporan

1. Laporan audit dikirim ke Penjaminan Mutu oleh Ketua Audit.

Penjaminan Mutu meneruskan Laporan mutu kepada Ketua STIKOM InterStudi;

2. Laporan Audit diterbitkan oleh Penjaminan Mutu

(14)

9

3. Penjaminan Mutu mendistribusikan laporan kepada Ketua STIKOM InterStudi dan klien

4. Klien menginformasikan laporan hasil audit kepada teraudit 5. Laporan audit dijamian kerahasiannya oleh semua pihal yang

menerima laporan;

6. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakai jadwal baru, dengan menyampaikan alasan penundaan;

7. Kertas kerja pemeriksaan disimpan oleh Kepala Penjaminan Mutu dan dapat dijadikan dasar untuk pengauditan berikutnya;

8. Satu eksemplar laporan hasil audit di simpan oleh Ketua Penjaminan Mutu.

4.17 Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada Penjaminan Mutu

4.18 Tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi :

a. Ketua STIKOM InterStudi memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan dana tau pengecekkan;

b. Tindakan koreksi dan pencegahan harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah berkonsultasi dengan MR (Management Representative ) atau Penjaminan Mutu;

c. Penjaminan Mutu memantau permintaan tindakan korektif.

4.19 Pengecekan terdiri atas:

1. Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat STIKOM InterStudi yang mengacu pada borang akreditasi institusi;

2. Implementasi sistem penjaminan mutu di tingkat program studi yang mengacu pada borang akredititasi program studi;

3. Implementasu sistem penjaminan mutu di tingkat lembaga dan bagian yang

mengacu pada uraian tugas, fungsi dan wewenang dari masing-masing bagian

atau unit kerja.

(15)

10

4.20

Tinjauan Manajemen adalah evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen puncak atau pimpinan STIKOM InterStudi terhadap penerapan sistem manajemen mutu yang disingkat RTM (Rapat Tinjauan Manajemen)

V. TANGGUNGJAWAB DAN PIHAK TERKAIT

5.1 Pihak-pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal ini adalah : 1) Auditor;

2) Ketua Tim Auditor;

3) Teraudit

4) Penjaminan Mutu selaku MR (Management Representative) 5) Ketua Program Studi/ jurusan

6) Ketua STIKOM InterStudi.

5.2 Tanggungjawab dari masing-masing pihak terkait adalah:

1) Auditor, bertanggung jawab atas:

a. Mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu teraudir;

b. Menyusun kertas kerja pemeriksaan;

c. Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal;

d. Melakukan observasi dan pengujian fisik;

e. Bersama dengan ketua Tim merumuskan hasil audit dan membuat laporan hasil audit.

2) Ketua Tim Auditor, bertanggung jawab atas:

a. Membuka dan menutup rapat pemeriksaan;

b. Memilih anggota tim audit;

c. Menyiapkan jadwal dan menyusun program audit;

d. Memimpin pelaksanaan audit;

e. Melakukan supervise terhadap anggota tim audit ;

f. Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada

teraudit;

(16)

11

g. Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil audit;

h. Menyerahkan laporan akhir audit selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pekerjaan lapangan selesai.

3) Klien bertugas dan bertanggung jawab atas:

a. Menentukan keperluan /permintaan dan tujuan audit serta saat proses audit internal;

b. Menentukan unit organisasi mana yang akan diaudit;

c. Menentukan lingkup umum audit, misalnya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan;

d. Menerima atas laporan hasil audit melalui bagian Penjaminan Mutu;

e. Memberitahukan teraudit untuk menindaklanjuti hasil temuan audit.

4) Teraudit bertanggungjawab atas:

a. Menginformasikan kepada penanggungjawab unit organisasi / kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit;

b. Menunjukka staff yang bertugas mendampingi Tim Audit;

c. Menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefektivan dan kesefesienan proses audit;

d. Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor;

e. Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai.

f. Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan laporan audit.

5) Ketua Beranggungjawab atas:

a. Menerima laporan hasil audit mutu internal;

b. Memerintahkan kepada teraudit untuk melakukan tindakan koreksi dana tau pencegahan berdasarkan hasil audit.

VI. RINCIAN PROSEDUR

1. Ketua STIKOM InterStudi memberikan mandat atau perintah kepada

Management Representative (MR) dan atau kepada Penjaminan Mutu untuk

melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI);

(17)

12

2. Penjaminan Mutu menyiapkan ruang lingkup dan dokumen Audit Mutu Internal (AMI) dan menyampaikan kepada ketua;

3. Ketua menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AMI;

4. Penjaminan Mutu menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI untuk setiap unit kerja;

5. Penjaminan Mutu menentukan Tim AMI dan meminta kesdiaan serta alokasi waktu auditor internal;

6. Ketua di damping oleh Penjaminan Mutu, melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI dengan para teraudit;

7. Penjaminan Mutu melakukan penyelenggaraan penyegaran dan pelatihan AMI untuk para auditor internal;

8. Penjaminan Mutu meminta waktu dan kesediaan waktu pelaksanaan audit kepada teraudit;

9. Penjaminan Mutu menyusun konsep surat tugas AMI untuk para auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AMI;

10. Ketua mengesahkan surat tugas Tim AMI, dan Penjaminan Mutu menyampaikan kepada pihak-pihak terkait;

11. Penjaminan Mutu menberitahukan kepada teraudit untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI sesuai dengan ruang lingkupnya yang ditetapkan dan mempersiapkan dokuemen sesuai ruang lingkup AMI, paling lambat 2 (dua) minggu, setelah pemberitahuan disampaikan;

12. Teraudit mengisi dokumen sesuai ruang lingkup AMI, dan mengirimkan kepada Penjaminan Mutu dan Ketua Tim AMI;

13. Penjaminan Mutu menyampaikan checklist AMI kepada teraudit, dan auditor internal;

14. Penjaminan Mutu/Ketua Tim AMI dan MR mengkoordinasikan pelaksanaan AMI di masing-masing unit kerja;

15. Tim AMI/ Auditor Internal melakukan AMI sesuai ruang lingkup Standar Mutu,

Prosedur Mutu, dan Sistem Manajemen Mutu, melalui pemeriksaan dokumen,

pemeriksaan lapangan dan wawancara;

(18)

13

16. Auditor Internal / Tim AMI mendiskusikan hasil temuan AMI dengan Teraudit untuk mendapatkan persetujuan;

17. Auditor Internal / Tim AMI menyerahkan hasil Temuan AMI (softcopy dan hard copy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada Penjaminan Mutu;

18. Teraudit membuat klarifikasi atas hasil temuan AMI, dan menyerahkan hasilnya kepada Ketua Tim AMI dan Penjaminan Mutu;

19. Auditor Internal/ Tim AMI dan Teraudit mengisi umpan balik dan mengirimkan kepada Penjaminan Mutu;

20. Tim AMI menyusun laporan pelaksanaan hasil AMI, serta menyampaikan hasilnya kepada Ketua melalu Kepala Penjaminan Mutu dengan konsep permintaan tindakan koreksi;

21. Penjaminan Mutu mengundang unit kerja Teraudit dengan tingkat kepatuhan rendah untuk mengidentifikasi hambatan dan solusi bagi perbaikan unit kerja;

22. Penjaminan Mutu mengusulkan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan hasil AMI;

23. Ketua menerbitkan surat perintah tindakan koreksi dan pencegahan kepada unit kerja.

24. Unit kerja melakukan tindakan koreksi dan pencegahan atas permintaan Ketua STIKOM InterStudi;

25. Penjaminan Mutu memonitor pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan oleh unit kerja;

26. Unit kerja melaporkan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada Ketua

STIKOM InterStudi melalui Penjaminan Mutu.

(19)

14

VII. BAGAN ALIR PROSEDUR

Kegiatan Auditor Teraudit Ka.

P.Mutu

Ketua Waktu Dokumen

Menerbitkan instruksi untuk melaksanakan internal audit mutu

F01/STD/SPMI/PM

Menyiapkan ruang lingkup.

Dokumen Audit Mutu Internal

F02/STD/SPMI/PM F03/STD/SPMI/PM

Persetujuan ruang lingkup dan dokumen Audit Mutu Internal

Menyusun jadwal

sosialisasi dan pelaksanaan Audit Mutu Internal

F04/STD/SPMI/PM

Persetujuan jadwal, alokasi dan pembentukan Tim Audit Mutu Internal

Sosialisasi dan koordinasi pelaksaan Audit Mutu Internal

F07/STD/SPMI/PM

Penyegaran dan pelatihan Audit Mutu Internal untuk Auditor

F08/STD/SPMI/PM

Penentuan jadwal pelaksanaan Audit Mutu Internal bagi unit kerja

Menyusun konsep surat tugas / SK Tim Audit Mutu Internal

F11/STD/SPMI/PM

Pengesahan Surat Tugas / SK Tim Audit Mutu Internal

F11/STD/SPMI/PM

Pemberitahuan pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada unit kerja

F13/STD/SPMI/PM

Pengisian borang dokumen untuk Audit Mutu Internal

1 1

2

3 3

4 4

5

6 6 6

7 7

8 8

9

10 10 10

11 11

12 12 12

A

(20)

15

Kegiatan Auditor Teraudit Ka.

P.Mutu

Ketua Waktu Dokumen

Penyampaian chek list borang kegiatan Audit Mutu Internal

Koordinasi rencana pelaksanaan Audit Mutu Internal

F11/STD/SPMI/PM

Pelaksanaan Audit Mutu Internal di setiap unit kerja sesuai jadwal

F13/STD/SPMI/PM F24/STD/SPMI/PM F25/STD/SPMI/PM

Mendiskusikan hasil temuan auditor Audit Mutu Internal

F14/STD/SPMI/PM

Penyerahan rekapitulasi hasil temuan Audit Mutu Internal

F14/STD/SPMI/PM

Klarifikasi hasil temuan Audit Mutu Internal

F16/STD/SPMI/PM

Pengisian umpan balik hasil temuan Audit Mutu Internal

Penyusunan laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal

F19/STD/SPMI/PM

Identifikasi masalah dan rencana korektif

F20/STD/SPMI/PM

Pengusulan tindakan korektif pencegahan

F16/STD/SPMI/PM

Penerbitan surat tindakan korektif

F21/STD/SPMI/PM

Melakukan tindakan korektif pencegahan

F21/STD/SPMI/PM

Monitoring tindakan korektif pencegahan

F22/STD/SPMI/PM

Laporan akhir hasil tindakan korektif dan pencegahan

F22/STD/SPMI/PM

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN

8.1 Prosedur mutu pelaksanaan Audit Mutu Internal ini dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya;

8.2 Audit Mutu Internal terlaksana minimal 2 (dua) tahun sekali

IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT

13 13 13

14 14 14

15 15

16 16

17 17

18 19

20 20 20

21

22 22

23 24

25

26 6

A

19

(21)

1 DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING PROCEDURE

KODE : F01/STD/SPMI/PM

Audit Mutu Internal Tanggal di keluarkan : 10-02-2014

Area : Program Studi, Teraudit, Auditor, SPMI Revisi : 0

NOTA DINAS

Nomor:………..

Kepada Yth. : Pimpinan Unit Kerja Dari : Ketua STIKOM InterStudi Tanggal : xx bulan xx

Sifat : -

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Ruang Lingkup Audit Mutu Internal (AMI)

Dalam rangka evaluasi implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Unit Kerja Pelaksana Akademik dan Non – Akademik, maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Mutu Internal (AMI) siklus tahun akademik 19xx, yaitu :

1. ……….

2. ……….

Untuk itu, diharapkan masing-masing unit kerja memperhatikan checklist AMI dan mengisi terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI. Isian AMI yang telah diisi harap dikembalikan ke Kepala Penjaminan Mutu (hardcopy atau softcopy) atau melalui email: [email protected]

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Ketua

………

Tembusan:

1. BPH-Yayasan

2. Kepala Penjaminan Mutu

(22)

2 DOKUMEN LEVEL

BORANG KINERJA INSTITUSI STIKOM INTERSTUDI

Tahun Akademik : ……….

No No. Butir Penilaian

Aspek Penilaian Bobot Nilai

Ketersediaan

Dokumen Catatan Ya Tidak

1

1.1

Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antara Visi, misi, tujuan dan sasaran perguruan tinggi dan pemangku kepentingan yang terlibat

0.88

2

1.2

Perguruan tinggi menetapkan tonggak-tonggak capaian

(milestones) tujuan sebagai jabaran atau pelaksanaan renstra, serta mekanisme kontrol ketercapaian

0.44

3 1.3.1 Sosialisasi, visi, misi perguruan tinggi dilaksanakan secara

sistematis dan berkelanjutan kepada pemangku kepentingan

0.44

4 1.3.2 Visi dan misi perguruan tinggi dijadikan pedoman, panduan, dan rambu-rambu bagi semua

pemangku kepentingan internal serta dijadikan acuan pelaksanaan renstra, keterwujudan visi, keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui stratgei-strategi yang dikembangkan

0.88

5 2.1.1 Perguruan tinggi memiliki tata pamong yang memungkinkan terlaksananya secara konsisten prnsip-prinsip tata pamong, terutama yang terkait dengan pelaku tata pamong (actor) dan sistem ketatapamongan yang baik.

(kelembagaan, instrument,

1.48

(23)

3 perangkat pendukung, kebijakan, dan peraturan serta kode etik) 6 2.1.2 Kelengkapan dan keefektifan

struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan dan

pengembangan perguruan tinggi yang bermutu.

1.48

7 2.1.3 Keberadaan lembaga mutu, SOP dan efektivitas pelaksanaan kode etik

0.74 8 2.2 Karakteristik kepemimpinan yang

efektif dalam kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi dan kepemimpinan public

1.48

9 2.3.1 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional perguruan tinggi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading dan controlling) yang dilaksanakan secara efektif untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi perguruan tinggi

0.74

10 2.3.2 Perguruan tinggi memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja

0.74

11 2.3.3 Diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akutabilitas public, serta keberkalaannya

0.74 12 2.3.4 Keberadaan dan keefektifan sistem

audit internal, dilengkapi dengan kriteria dan instrument penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja serta diseminasi hasilnya

0.74

13 2.3.5 Keberadaan dan keefektifan sistem audit eksternal, dilengkapi dengan kriteria dan instrument penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja perguruan tinggi

0.74

14 2.4.1 Perguruan tinggi menjalankan sistem penjaminan mutu yang disukung dengan adanya bukti- bukti berupa manual mutu dan pelaksannanya

0.74

15 2.4.2 Implementasi penjaminan mutu 0.37

(24)

4 16 2.4.3 Monitoring dan evaluasi hasil

penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian dan pelayanan / pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya

0.37

17 2.4.4 Perguruan tinggi memiliki sistem pembinaan perguruan tinggi yang mencakup: (1) pengembangan perguruan tinggi, (2) penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana, dan informasi

0.37

18 2.4.5 Kelengkapan dan aksesbilitas sistem basis data institusi yang mendukung penyusunan evaluasi diri institusi dan perguruan tinggi

0.74

19 2.4.6 Status akreditasi BAN-PT untuk seluruh perguruan tinggi dalam perguruan tinggi

14.83

20 3.1.1 Sistem penerimaan mahasiswa baru disusun secara lengkap (kebijakan kriteria prosedur, instrument, sistem pengabilan keputusan) dan

konsistensi pelaksanaan

0.82

21 3.1.2 Sistem penerimaan mahasiswa baru yang memberikan peluang dan menerima mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun kurang mampu secara ekonomi dan/atau cacat fisik disertai bukti implementasi sistem tsb. Berupa ketersediaan sarana dan prasarana penunjang.

0.41

22 3.1.3 Sistem penerimaan mahasiswa baru yang menerapkan prinsip-prinsip ekuitas

0.41 23 3.1.4 Sistem penerimaan mahasiswa baru

menerapkan prinsip pemerataan wilayah asal mahasiswa

0.41 24 3.1.5.1 Rasio jumlah calon mahasiswa

yang ikut seleksi terhadap jumlah calon mahasiswa yang lulus seleksi

0.82 25 3.1.5.2 Rasio jumlah mahasiswa yang

mendaftar ulang terhadap jumlah mahasiswa yang lulus seleksi

0.41 26 3.1.5.3 Rasio jumlah mahasiswa baru

transfer terhadap jumlah mahasiswa baru bukan transfer

0.41

(25)

5 27 3.1.6 Instrument dan tata cara

pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan kemahasiswaan

0.41 28 3.1.7 Hasil pelaksanaan survey kepuasan

mahasiswa terhadap layanan kegiatan kemahasiswaan, dan tindak lanjut

0.41

29 3.1.8 Layanan kepada mahasiswa dalam bidang bimbingan dan konseling, minat dan bakat, pembimbingan soft skill, beasiswa dan kesehatan

0.41

30 3.1.9 Pemilikan program layanan

bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan

0.41 31 3.1.10 Pelaksanaan program layanan

bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan serta hasilnya

0.41

32 3.1.11 Pencapaian prestasi mahasiswa di tingkat propinsi/wilayah, nasional dan internasional

0.82 33 3.1.12 Upaya institusi untuk meningkatkan

prestasi mahasiswa dalam bidang akademik dan non akademik

0.41 34 3.2.1.1 Presentase mahasiswa DO atau

mengundurkan diri untuk semua program studi

0.41 35 3.2.1.2 Prosentase kelulusan tepat waktu

untuk semua Program Studi 1.23 36 3.2.2.1 Rata-rata lama studi lulusan dalam

tiga tahun terakhir 1.23

37 3.2.2.2 Rata-rata IPK lulusan dalam tiga

tahun terakhir 0.82

38 3.2.3 Sistem evaluasi lulusan yang efektif, mencakup kebijakan dan strategi keberadaan instrument, monitoring dan evaluasi, serta tindak lanjutnya

0.82

39 3.2.4 Rasio alumni dalam lima tahun terakhir yang memberikan respons terhadap studi pelacakan

0.82 40 3.2.5 Partisipasi alumni dalam

mendukung pengembangan perguruan tinggi dalam bentuk:

sumbangan dana, sumbangan fasilitas, masukan untuk perbaikan proses pembelajaran, dan

pengembangan jejaring

0.82

41 4.1 Sistem pengelolaan sumber daya

manusia yang lengkap, transparan, 0.92

(26)

6 dan akuntabel mencakup

perencanaan, rekruitmen, seleksi dan pemberhentian pegawai, orientasi dan penempatan pegawai, pengembangan karir, remunerasi, penghargaan dan sanksi

42 4.2.1 Pedoman formal tantang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan

0.92

43 4.2.2 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

0.92

44 4.3.1.1 Rasio jumlah mahasiswa terhadap

jumlah dosen tetap 2.76

45 4.3.1.2 Prosentase dosen tetap

berpendidikan doctor / Sp-2 0.92 46 4.3.1.3 Prosentase dosen tetap dengan

jabatan guru besar ( untuk institute, Universitas dan sekolah tinggi) dan lector kepala untuk (akademi dan politeknik)

0.92

47 4.3.1.4 Prosentase jumlah dosen tidak tetap

terhadap jumlah seluruh dosen 1.84 48 4.4 Prosentase dosen tetap yang

menjalani program peningkatan kompetensi melalui tugas belajar

0.92 49 4.5.1.1 Pustakawan dan kualifikasinya 0.92 50 4.5.1.2 Laboran, teknisi, analis, operator,

dan programmer 0.92

51 4.5.1.3 Tenaga administrasi: jumlah

kualifikasi dan mutu kerja 0.92 52 4.5.1.4 Prosentase laboran / teknisi /

operator / programmer yang memiliki sertifikat kompetensi

0.92 53 4.5.2 Upaya perguruan tinggi dalam

meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan

0.92 54 4.6.1 Instrument survey kepuasan dosen,

pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga adminsitrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia

0.92

55 4.6.2 Pelaksanaan survey kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga adminsitrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia

0.92

56 4.6.3 Pemanfaatan hasil survey kepuasan

dosen, pustakawan, laboran, teknisi, 0.92

(27)

7 dan tenaga adminsitrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia

57 5.1.1 Dokumen kebijakan tentang pengembangan kurikulum yang lengkap

0.79 58 5.1.2 Monitoring dan evaluasi

pengembangan kurikulum perguruan tinggi

0.79 59 5.2.1 Unit pengkajian dan pengembangan

sistem mutu pembelajaran mendorong mahasiswa untuk berfikir kritis, bereksplorasi, berekspresi, bereksperimen dengan memanfaatkan aneka sumber yang hasilnya dimanfaatkan oleh institusi

1.58

60 5.2.2 Sistem pengendalian mutu pembelajaran diterapkan institusi termasuk proses monitoring, evaluasi dan pemanfaatannya

1.58

61 5.2.3 Pedoman pelaksanaan tridarma perguruan tinggi yang digunakan sebagai acuan bagi perencanaan dan pelaksanaan program tridharma unit dibawahnya, menjamin

terintegrasinya kegiatan penelitian dan PKM ke dalam proses

pembelajaran

0.79

62 5.3.1 Dokumen formal tentang kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan, serta konsistensi pelaksanaannya

0,79

63 5.3.2 Sistem pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi pembelajar untuk meraih prestasi akademik yang maksimal

1.58

64 6.1.1 Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan,

penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan

0.61

65 6.1.2 Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal

0.61

66 6.1.3 Kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu secara ekonomi, serta prosentase

0.61

(28)

8 mahasiswa yang mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total

mahasiswa

67 6.1.4 Prosentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan dana lainnya)

1.23 68 6.1.5 Penggunaan dana untuk operasional

(pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah, dan investasi prasarana, sarana dan SDM) Jumlah dana Operasional / mahasiswa/tahun

1.23

69 6.1.6 Dana penelitian dalam tiga tahun terakhir. Rata-rata dana penelitian / dosen tetap/tahun

1.23 70 6.1.7 Dana yang diperolah dalam rangka

pelayanan / pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir. Rata-rata dana pelayanan / pengabdian kepada masyarakat / dosen tetap / tahun

0.61

71 6.1.8 Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku

0.61

72 6.1.9 Laporan audit keuangan oleh auditor eksternal yang transparan dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan

0.61

73 6.2.1 Sistem pengelolaan prasarana dan sarana berupa kebijakan, peraturan dan pedoman / panduan unstuck aspek pengembangan dan

pencatatan, penetapan penggunaan, keamanan dan keselamatan

penggunaan, pemeliharaan / perbaikan / kebersihan

0.61

74 6.2.2. Kepemilikan dan penggunaan lahan 1.23 75 6.2.3 Kecukupan dan mutu prasarana

yang dikelola perguruan tinggi, untuk kegiatan akademik dan non akademik

2.46

76 6.2.4 Rencana pengembangan prasarana 0.61 77 6.2.5 Kecukupan koleksi perpustakaan,

aksesibilitas termasuk ketersediaan dan kemudahan akses e-library

1.23 78 6.2.6 Aksesibilitas dan pemanfaatan

bahan pustaka mencakup waktu 0.61

(29)

9 layanan, mutu layanan (kemudahan mecari bahan pustaka, keleluasaan meminjam, bantuan mencarikan bahan pustaka dari perpustakaan lain), dan ketersediaan layanan e- library

79 6.2.7 Penyediaan prasarana dan sarana pembelajaran terpusat untuk mendukung interaksi akademik antara mahasiswa, dosen, pakar, dan narasumber lainnya dalam kegiatan-kegiatan pembelajaran dan aksesibilitasnya

1.23

80 6.3.1 Sistem informs dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam proses pembelajaran (hardware, software, e-learning, e-libraby)

0.61

81 6.3.2 Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan perguruan tinggi dalam administrasi (akademi dan umum)

0.31 82 6.3.3 Sistem informasi untuk pengelolaan

prasarana sarana yang transparan akurat dan cepat

0.31

83 6.3.4 Sistem pendukung pengambil keputusan (decision support system) yang lengkap, efektif dan obyektif

0.31

84 6.3.5 Manfaat sistem informasi untuk mahasiswa dan dosen serta akses terhadap sumber informasi

0.31 85 6.3.6 Perguruan tinggi memiliki kapasitas

internet dengan rasio bandwith per mahasiswa yang memadai.

Kapasitas bandwith (dalam kbps per mahasoswa)

0.31

86 6.3.7 Aksesibilitas data dalam sistem informasi

0.61 87 6.3.8 Blue print pengembangan,

pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi yang lengkap

0.31 88 7.1.1 Pemilikan pedoman pengelolaan

penelitian yang lengkap, dan dikembangkan serta dipublikasikan oleh institusi

0.94

89 7.1.2 Jumlah penelitian dosen tetap selama tiga tahun terakhir

0.94 90 7.1.3 Jumlah artikel ilmiah yang

dihasilkan oleh dosen tetap dalam tiga tahun terakhir

0.94

(30)

10 91 7.1.4 Banyaknya artikel yang tercatat

dalam lembaga sitasi

0.94 92 7.1.5 Karya dosen dan /atau mahasiswa

yang berupa peten / ha katas kekayaan intelektual (HaKI) / karya yang mendapatkan penghargaan tingkat nasional / internasional

0.94

93 7.1.6 Kebijakan dan upaya perguruan tinggi dalam menjamin

keberlanjutan penelitian

0.94 94 7.2.1 Pemilikan pedoman pengelolaan

pelayanan / pengabdian kepada masyarakat

0.94 95 7.2.2 Jumlah kegiatan Pengabdian

Kepada Masyarakat (PkM) dosen selama tiga tahun terakhir

0.94 96 7.2.3 Kebijakan dan upaya perguruan

tinggi dalam menjamin

keberlanjutan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat

0.94

97 7.3.1 Kebijakan, pengelolaan, dan monev oleh perguruan tinggi dalam

kegiatan kerjasama untuk menjamin aspek: mutu kegiatan kerjasama, produktivitas kegiatan kerjasama, keberlanjutan kegiatan kerjasama

0.94

98 7.3.2 Kegiatan kerjasama dengan instansi di dalam negeri dalam tiga tahun terakhir

0.94 99 7.3.3 Kegiatan kerjasama dengan instansi

di luar negeri dalam tiga tahun terakhir

0.94

100 7.3.4 Monitoring dan evaluasi pelaksana dan hasil kerjasama secara berkala

0.94 101 7.3.5 Manfaat dan kepuasan mitra

kerjasama

0,94

Jakarta………..

Tim Audit Mutu Internal

(……….)

(31)

11 DOKUMEN LEVEL

BORANG KINERJA PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI STIKOM INTERSTUDI

Tahun Akademik : ……….

No

No. Butir

Penilaian Aspek Penilaian Bobot Nilai

Ketersediaan

dokumen Catatan Ya Tidak

1 1.1.a Kejelasan dan kerealistikan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi

1.04 2 1.1.b Stretagi pencapaian sasaran dengan

rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen

1.04 3 1.2 Sosialisasi visi-misi. Sosialisasi yang

efektif tercermin dalam tingkat pemahaman seluruh pemangku kepentingan internal yaitu sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan

1.04

4 2.1 Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi, tercapainya tujuan , berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil

1.39

5 2.2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif (kepemimpinan operasional,

kepemimpinan organisasi, kepemimpinan public)

0.69

6 2.3 Sistem pengelolaan fungsional dan oprasional program studi mencakup:

planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan

1.39

7 2.4 Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi

1.39 8 2.5 Penjaringan umpan balik dan tindak

lanjut

0.69

(32)

12 9 2.6 Upaya untuk menjamin keberlanjutan

(sustainability) program studi

0.69 10 3.1.1.a Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi

terhadap daya tampung

1.95 11 3.1.1.b Rasio mahasiswa baru regular yang

melakukan registrasi terhadap calon mahasiswa baru regular yang lulus seleksi

0.65

12 3.1.1.c Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru regular

0.65 13 3.1.1.d Rata-rata Indeks Prestasi Komulatif (IPK)

selama lima tahun terakhir

1.30 14 3.1.2 Penerimaan mahasiswa non-reguler

(selayaknya tidak membuat beban dosen sangat berat, jauh melebihi beban ideal sekitar 12 SKS)

0.65

15 3.1.3 Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat

1.30 16 3.1.4.a Persentase kelulusan tepat waktu 1.30 17 3.1.4.b Persentase mahasiswa yang DO atau

mengundurkan diri

0.65 18 3.2.1 Layanan dan kegiatan kemahasiswaan

(ragam, jenis, dan aksesibilitasnya) yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, akat, seni dan kesejahteraan

0.65

19 3.2.2 Kualitas layanan kepada mahasiswa 0.65 20 3.3.1.a Upaya pelacakan dan perekaman data

lulusan

0.65 21 3.3.1.b Penggunaan hasil pelacakan untuk

perbaikan: (1) proses pembelajaran (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan (4) membangun jejaring

0.65

22 3.3.1.c Pendapat pengguna lulusan terhadap mutu alumni

0.65 23 3.3.2 Profil masa tunggu kerja pertama (dalam

bulan)

1.30 24 3.3.3 Profil kesesuaian bidang kerja dengan

bidang studi (keahlian) lulusan

0.65 25 3.4.1 Bentuk partisipasi lulusan dan alumni

dalam mendukung pengembangan akademik program studi

0.65 26 3.4.2 Bentuk partisipasi lulusan dan alumni

dalam mendukung pengembangan non- akademik program studi

0.65 27 4.1 Pedoman tertulis tentang sistem seleksi,

perkrutan, penempatan, pengembangan, 0.72

(33)

13 retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan

28 4.2.1 Pedoman tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan

0.72

29 4.2.2 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

1.43

30 4.3.1.a Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi Program Studi

1.43 31 4.3.1.b Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang

bidang keahlian sesuai dengan kompetensi Program Studi

2.15 32 4.3.1.c Dosen yang memiliki jabatan lector

kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi Program Studi

1.43

33 4.3.1.d Dosen yang memiliki Sertifikasi Pendidik Profesional

0.72 34 4.3.2 Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap

yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang Program Studi

0.72 35 4.3.3 Rata-rata beban dosen per-semester

atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent)

0.72 36 4.3.4 &

4.3.5

Kesesuaian keahlian (pendidikan

terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkan

0.72 37 4.3.4 &

4.3.5

Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar

0.72 38 4.4.1 Rasio jumlah dosen tidak tetap, terhadap

jumlah seluruh dosen

0.72 39 4.4.2.a Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap

dengan matakuliah yang diampu

0.72 40 4.4.2.b Pelaksanaan tugas atau tingkat

kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar

0.72 41 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli / pakar sebagai

pembicara dalam seminar / pelatihan pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap)

0.72

42 4.5.2 Peningatan kemampuan dosen tetap

melalui program tugas belajar dalam 0.72

(34)

14 bidang yang sesuai dengan bidang program studi

43 4.5.3 Kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi dalam seminar ilmiah / lokakarya / penataran / workshop / pagelaran / pameran / peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri

1.43

44 4.5.4 Prestasi dalam mendapatkan

penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional: besaran dan proposi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi

1.43

45 4.5.5 Reputasi dan keleluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi

1.08 46 4.6.1.a Pustakawan: jumlah dan kualifikasinya 0.72 47 4.6.1.b Laboran, analis, teknisi, operator, jumlah

kualifikasi dan mutu kerjanya

0.72 48 4.6.1.c Tenaga administrasi: jumlah dan

kualifikasinya

0.72 49 4.6.2 Upaya Program Studi dalam

meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan

0.72 50 5.1.1.a Struktur kurikulum (harus membuat

standar kompetensi lulusan yang terstruktur dalam kompetensi utama, pendudkung dan lainnya)

0.57

51 5.1.1.b Orientasi dan kesesuaian kurikulum dengan visi dan misi Program Studi

0.57 52 5.1.2 a Kesesuaian mata kuliah dengan standar

kompetensi

0.57 53 5.1.2.b Presentase mata kuliah yang dalam

penentuan nilai akhirnya memberikan bobot pada tugas-tugas (PR atau makalah) > 20 %

0.57

54 5.1.2.c Matakuliah dilengkapi dengan deskripsi mata kuliah, silabus dan RPS

0.57 55 5.1.3 Fleksibilitas mata kuliah pilihan 0.57 56 5.1.4 Subtansi praktikum dan pelaksanaan

praktikum

1.14 57 5.2.a Pelaksanaan peninjauan kurikulum

selama 5 tahun terakhir

0.57 58 5.2.b Penyesuaian kurikulum dengan

perkembangan Ilmu pengatahuan dan teknologi dan kebutuhan

0.57

(35)

15 59 5.3.1.a Pelaksanaan pembelajaran memiliki

mekanisme untuk memonito, mengkaji, dan memperbaiki secara periodik kegiatan perkuliahan (kehadiran dosen dan mahasiswa), penyususn matei perkuliahan serta penilaian hasil belajar

1.14

60 5.3.1.b Mekanisme penyusunan materi perkuliahan

0.57

61 5.3.2 Mutu soal ujian 0.57

62 5.4.1.a Rata-rata banyaknya mahasiswa per dosen Pembimbingan Akademik per Semester

0.57 63 5.4.1.b Pelaksanaan kegiatan pembimbingan

akademik

0.57 64 5.4.1.c Jumlah rata-rata pertemuan

pembimbingan akademik per mahasiswa per semester

0.57

65 5.4.2 Efektivitas kegiatan pembimbingan akademik

0.57 66 5.5.1.a Ketersediaan panduan, sosialisasi dan

penggunaan

0.57 67 5.5.1.b Rata-rata mahasiswa per dosen

pembimbingan tugas akhir

0.57 68 5.5.1.c Rata-rata jumlah pertemuan /

pembimbingan selama penyelesaian Tugas Akhir

0.57 69 5.5.1.d Kualifikasi akademik dosen pembimbing

tugas akhir

1.14 70 5.5.2 Rata=rata waktu penyelesaian tugas

akhir

1.14 71 5.6 Upaya perbaikan sistem pembelajaran

yang telah dilakukan selama tiga tahun terakhir

0.57 72 5.7.1 Kebijakan tentang suasana akademik

(otonomi keilmuan, kebebasan

akademik, kebebasan mimbar akademik)

0.57 73 5.7.2 Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana

dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika

1.14

74 5.7.3 Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik

(seminar, symposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama dll)

1.14

75 5.7.4 Interaksi akademik antara dosen- mahasiswa

0.57

(36)

16 76 5.7.5 Pengembangan perilaku

kecendikiawanan

0.57 77 6.1 Keterlibatan program studi dalam

perancangan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan / alokasi dan pengelolaan dana

0.67

78 6.2.1. Besarnya dana (termasuk hibah) yang dikelola dalam tiga tahun terakhir

1.34 79 6.2.2 Dana penelitian dalam tiga tahun

terakhir

2.02 80 6.2.3 Dana yang diperoleh dalam rangka

pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir

0.67

81 6.3.1 Luas raung kerja dosen 2.02

82 6.3.2 Prasarana (kanto, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang

perpustakaan, dsb kecuali ruang dosen) yang dipergunakan Program Studi dalam proses pembelajaran

2.02

83 6.3.3 Prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik)

0.67 84 6.4.1.a Bahan pustaka yang berupa buku teks 0.17 85 6.4.1.b Bahan pustaka yang berupa disertasi /

tesis / skripsi / tugas akhir

0.17 86 6.4.1.c Bahan pustaka yang berupa jurnal ilmiah

terakreditasi DIKTI

0.67 87 8.4.1.d Bahan pustaka yang berupa jurnal

internasional

1.01 88 8.4.1.e Bahan pustaka yang berupa prosiding

seminar dalam tiga tahun terakhir

0.17 89 6.4.2 Akses ke perpustakaan di luar Perguruan

Tinggi atau sumber pustaka lainnya

0.67 90 6.4.3 Ketersediaan, akses dan pendayagunaan

sarana utama di lab. (tempat praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit, puskesmas/balai kesehatan, green haouse, lahan pertanian dan sejenisnya)

1.34

91 6.5.1 Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan Program Studi dalam proses pembelajaran (hardware, software, e- learning dan perpustakaan)

1.34

92 6.5.2 Aksesibilitas data dalam sistem informasi 0.67 93 7.1.1 Julmah penelitian yang dilakukan oleh

dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi per tahun, selama tiga tahun

3.75

(37)

17

94 7.1.2 Keterlibatan mahasiswa yang melakukan tugas akhir dalam penelitian dosen

1.88 95 7.1.3 Jumlah artikel ilmiah yang dihasilkan oleh

dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai Program Studi per tahun, selama tiga tahun

3.75

96 7.1.4 Karya-karya Program Studi / Institusi yang telah memperoleh perlindungan gak-hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) dalam tiga tahun terakhir

1.88

97 7.2.1 Jumlah kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM) yang dilakukan oleh dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan Program Studi.

1.88

98 7.2.2 Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat

1.88 99 7.3.1 Kegiatan kerjasama dengan instansi di

dalam negeri dalam tiga tahun terakhir

1.88 100 7.3.2 Kegiatan kerjasama dengan instansi di

luar negeri dalam tiga tahun terakhir

1.88

Jakarta ………

Tim Audit Mutu Internal

(………)

(38)

18 DOKUMEN LEVEL

Area : Program Studi, Teraudit, Ten.kependidikan, Auditor Revisi : 0

JADWAL SOSIALISASI AMI STIKOM INTERSTUDI

Tahun Akademik: ……….

Hari/Tanggal Waktu / Tempat Peserta Penanggung Jawab

Kegaiatan Sosialisasi

Diperikasa / Disetujuai oleh Disusun oleh

Ketua / Waket I Ka. Penjaminan Mutu

(………..) (………..)

(39)

19 DOKUMEN LEVEL

Area : Auditor, Teraudit ,SPMI Revisi : 0

NOTA DINAS

Nomor: XXX/I/ND/ YYYY Kepada Yth : ………

(Auditor Internal STIKOM InterStudi) Dari : Ka. Penjaminan Mutu

Tanggal :

Sifat :

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Kesediaan Menjadi Auditor Internal AMI Tahun ………..

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), STIKOM InterStudi akan melakukan Audit Mutu Internal (AMI) untuk unit kerja program studi, bagian dan lembaga pada tahun akademik 19xx / 19yy, yang akan dilaksanakan pada tanggal ………..

Sehubungan hal tersebut, untuk melaksanakan AMI, Penjaminan Mutu membutuhkan Tim Auditor Internal yang akan melaksanakan AMI dengan ruang lingkup sesuai Prosedur Mutu Pelaksanaan AMI. Untuk itu, mohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor Internal dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir. Borang kesediaan yang telah diisi harap dikirim kembali ke Sekretariat Penjaminan Mutu STIKOM InterStudi paling lambat tanggal hari xxxx, tanggal yyybulan 19yy

Atas perhatiann dan kesediannya diucapkan terimakasih.

(nama. Ka Penjaminan Mutu)

Tembusan : 1. Ketua 2. Wakil Ketua I

(40)

20 DOKUMEN LEVEL

Area : Teraudit, Auditor,SPMI Revisi : 0

SURAT KESEDIAAN

Kepada Yth. : Ka. Penjaminan Mutu

Dari : ……….

Tanggal : XX Bulan 19yy

Sifat :

Perihal : Kesediaan Menjadi Auditor Internal AMI Tahun xxxx/yyyy

Sehubungan dengan Nota Dinas Kepala Penjaminan Mutu No: XXX/I/ND/YYYY mengenai Permintaan Kesediaan sebagai Auditor Internal, dengan ini saya sampaikan :

Nama : Unit Kerja :

Menyatakan BERSEDIA/TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AMI Tahun Akademik 19xx/19yy sesuai dengan alokasi waktu yang disediakan oleh Penjaminan Mutu, serta tidak mengganggu tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Apabila dikemudian hari terdapat hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahuan 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas tugaskan dari Audit Internal.

Atas kepercayaan yang diberikan, saya ucapkan terimakasih.

Auditor,

(……….)

*) coret yang tidak perlu

(41)

21 DOKUMEN LEVEL

Area : Program Studi, Tenaga Kependidikan, SPMI Revisi : 0

NOTA DINAS

Nomor:……….

Kepada Yth :

3. Waket 4. Kaprodi 5. Kajur /sekjur 6. Kabag

7. TIM Penjaminan Mutu Prodi Dari : Ketua

Tanggal : XX Bulan 19xx Sifat : -

Lampiran : 1 (satu) lembar

Perihal : Penjelasan AMI Tahun 19xx/19yy

Dalam rangka mempersiapkan Audit Mutu Internal (AMI) untuk setiap unit kerja di lingkungan STIKOM InterStudi Tahun Akademik 200xx/19yy, maka bersama ini dimohon kesedian pada Tim Penjamin Mutu Prodi, Kajur/sekjur/kabag/ka.lembaga untuk hadir dalam acara penjelasan AMI Tahun Akademik 19xx/19yy. Adapun tempat dan jadwal terlampir.

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Ketua,

(……….)

Tembusan : Arsip

(42)

22 DOKUMEN LEVEL

Area : Program Studi, Teraudit, Auditor,SPMI Revisi : 0

NOTA DINAS

Nomor: ………..

Kepada Yth : ………..

(Auditor STIKOM InterStudi) Dari : Kepala Penjaminan Mutu Tanggal : xx bulan 19xx

Sifat : -

Lampiran : -

Perihal : Penyegaran / Pelatihan Auditor Internal

Dalam rangka menyamakan persepsi diantara Auditor Internal di lingkungan STIKOM InterStudi untuk menghadapi Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja Pelaksana Akademik dan Non Akademik 19xx/19yy, dengan ini diharapkan saudara hadir pada :

Hari : ………..

Tanggal : ……….

Jam : ………..

Tempat : ………..

Acara : Penyegaran / Pelatihan Auditor Internal

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka saudara diharapkan hadir tepat pada waktunya, dan atas perhatian dan kehadirannya, diucapkan terimakasih.

Kepala Penjaminan Mutu

(……….)

Tembusan :

3. Ketua 4. Wakil Ketua I 5. Ka. Bagian Umum

(43)

23 DOKUMEN LEVEL

Area : Program Studi, Teraudit, Auditor Revisi : 0

NOTA DINAS

Kepada Yth. : Pimpinan Unit Teraudit

Dari : Ketua

Tanggal : xx bulan 19xx

Sifat : -

Lampiram : 1 (satu) lembar

Perihal : Permintaan Kesediaan Waktu AMI unit Kerja

Menindaklanjuti hasil pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun Akademik 19xx/19yy, maka diharapkan agar masing-masing pimpinan unit kerja menyediakan waktu untuk kegiatan tersebut.

Adapun alokasi waktu yang ditetapkan Kepala Penjaminan Mutu untuk melaksanakan Audit Mutu Internal Tahun Akademik 19xx/19yy di unit kerja saudara dilaksanakan pada tanggal : ……….s/d ……… Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AMI unit kerja saudara sesuai dengan borang terlampir, dan atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih

Ketua,

(……….)

Tembusan: Kepala Penjaminan Mutu.

(44)

24 DOKUMEN LEVEL

NOTA DINAS

Kepada Yth : Kepala Penjaminan Mutu Dari : Pimpinan Unit Kerja Tanggal : xx Bulan 19xx

Sifat : -

Lampiran : -

Perihal : Kesediaan Waktu AMI Unit Kerja

Menunjuk Nota Dinas Ketua Nomor: ……….Perihal Permintaan Kesediaan Waktu AMI Unit Kerja, maka dengan ini disampaikan bahwa:

Unit Kerja: ………

Bersedia mengalokasikan waktu pelaksanaan Audit Mutu Internal sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Kepala Penjaminan Mutu, yaitu:

Hari : ………

Tanggal : ……….

Atas kesempatan yang diberikan, disampaikan terimakasih.

Pimpinan Unit Kerja

(………..)

(45)

25 DOKUMEN LEVEL

Lampiran SK Ketua STIKOM InterStudi Nomor :

Tanggal :

TIM AUDIT MUTU INTERNAL

Pengarah : Ketua

Penanggungjawab : Wakil Ketua Bidang Akademik Ketua Pelaksana : Kepala Penjaminan Mutu

Sekretaris :

Auditor Internal :

1. ……….

2. ………

3. ………

4. ………

5. ………

6. ……….dst Secretariat :

1. ……….

2. ……….

3. ……….

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : ………

Ketua STIKOM InterStudi

(………..)