Manual Prosedur. Pelaksanaan Audit Internal Mutu

(1)

Manual Prosedur

Pelaksanaan Audit Internal

Mutu

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2011

(2)

(3)

Manual Prosedur

Pelaksanaan Audit Internal Mutu

FAKULTAS PERTANIAN Universitas Brawijaya

Kode Dokumen

: 0040006004

Revisi

: 3

Tanggal

: 6 Juli 2012

Diajukan oleh

: Sekretaris GJM FP UB

ttd

M. Purnomo, SP.MP.PhD

Dikendalikan oleh

: Management Representative

ttd

Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD

Disetujui oleh

: Dekan

ttd

(4)

Daftar Isi

Tujuan ... 1 Ruang Lingkup ... 1 Definisi ... 1 Rujukan ... 2 Detail Prosedur ... 4 Bagan Alir ... 6 Lampiran ... 10

Lampiran 1. Jadwal Penjelasan AIM

Batch

I Tahun 2010 ... 11

Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM)

Batch

I 2010 UB ... 12

Lampiran 3. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor ... 13

Lampiran 4. Surat Undangan

Refreshing

AIM ... 15

Lampiran 5. Surat Undangan Penjelasan AIM

Batch

I Tahun 2010Error! Bookmark not defined. Lampiran 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AuditError! Bookmark not defined. Lampiran 7. Surat Tugas Tim AIM ... 16

Lampiran 8. Surat Pemberitahuan

Uploading

DokumenError! Bookmark not defined. Lampiran 9. Surat Pemberitahuan Mengunduh (

Download

) Dokumen ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 10.

Checklist

Audit Sistem AIM ... 17

Lampiran 11. Borang Laporan Audit Internal ... 18

Lampiran 12. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi ... 25

Lampiran 13. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (

Corrective Action Requirement

– CAR) ... 25

Lampiran 14. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan KoreksiError! Bookmark not defined. Lampiran 15. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIMError! Bookmark not defined. Lampiran 16. Format Laporan AIM ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 17. Surat Permintaan Tindakan KoreksiError! Bookmark not defined. Lampiran 18. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi ... 26

Lampiran 19. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (

Desk

Evaluation

) untuk

Auditee

Error! Bookmark not defined. Lampiran 20. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (

Desk

Evaluation

) untuk Auditor ... 27 Lampiran 21. Jadwal Pelaksanaan Siklus SPMIError! Bookmark not defined.

(5)

Tujuan

Menjamin bahwa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya

(FPUB) akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal

dan standar mutu yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup

Audit batch I merupakan audit sistem

(desk evaluation

) yang

ruang lingkupnya meliputi:

1. Organisasi Fakultas/Program, Jurusan/Program Studi (bagan/

struktur organisasi termasuk struktur GJM, tugas pokok dan

fungsi).

2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan,

dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja

(Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan.

Definisi

1. Visi Fakultas/Program adalah pernyataan yang berorientasi ke

masa

depan

tentang

apa

yang

diharapkan

oleh

Fakultas/Program yang dirumuskan secara jelas untuk

diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

2. Visi Jurusan/Program Studi adalah pernyataan yang berorientasi

ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh

Jurusan/Program Studi yang dirumuskan secara jelas untuk

diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

3. Misi Fakultas/Program adalah deskripsi mengenai tugas,

kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang

dirumuskan sesuai dengan visi Fakultas/Program yang harus

digunakan untuk pengembangan Tridarma.

4. Misi Jurusan/Program Studi adalah deskripsi mengenai tugas,

kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang

dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan/Program Studi yang

harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.

5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan

(6)

mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh

mana kriteria audit dipenuhi.

7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas

/program/jurusan/PS bersangkutan yang dikoordinir oleh

Management Representative

.

8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang

dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/

Program.

9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang

dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/

Program Studi.

10. Dokumen induk Faukltas adalah dokumen normatif yang

disusun oleh Senat Fakultas dan Dekan dibantu GJM sebagai

bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas

meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja

Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk

untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan,

Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman

Pendidikan.

11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen

induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan

SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/PS

meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung

dan borang.

Rujukan

1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah

Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta.

2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II

Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana.

Jakarta.

(7)

3. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA

Borang Akreditasi Sajana. Jakarta.

4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB

Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta.

5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV

Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta.

6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V

Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana.

Jakarta.

7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI

Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana.

Jakarta.

8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII

Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta.

9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program

Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta.

10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta.

11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I

Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II.

Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA

Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB

Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV.

Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI.

Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII.

Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman

(8)

19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah

Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II.

Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA

Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIB

Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV.

Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI.

Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VII.

Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman

Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta,

Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja

Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu,

Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja,

dokumen pendukung, serta borang-borang.

28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang Pengelolaan

dan Penyelenggaraan Pendidikan

Detail Prosedur

Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan,

yaitu Persiapan dan Pelaksanaan.

Persiapan

a.

Dekan memberi mandat kepada MR (PDI) dibantu GJM untuk

melaksanakan koordinasi Audit internal.

(9)

c.

Dekan melalui Pembantu Dekan I menyetujui dan mengesahkan

ruang lingkup AI.

d.

GJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta

menentukan auditor yang akan melaksanakan audit.

e.

Dekan melalui PDI meminta kesediaan dan alokasi waktu

auditor.

f.

Pembantu Dekan I didampingi oleh GJM melakukan koordinasi

pelaksanaan AI dengan para

auditee.

g.

GJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada

auditee

.

h.

GJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat

pelaksanaan audit.

i.

PDI menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan

menyampaikan kepada Dekan untuk ditandatangani.

Pelaksanaan

a.

Dekan membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan

tempat audit kepada auditor.

b.

Dekan melalui PDI menyampaikan pemberitahuan kepada

masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk

mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang

disepakati.

c.

GJM menyampaikan

check list

audit dan kelengkapan dokumen

teraudit kepada auditor.

d.

Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit

kerja terkait di Fakultas Pertanian,

e.

PDI meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS)

dengan mengundang

auditor

dan

auditee

yang bersangkutan.

f.

PDI dibantu GJM menyusun laporan hasil audit dan

menyampaikan kepada Dekan disertai dengan konsep

permintaan tindakan koreksi (PTK).

g.

Dekan menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan

tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait.

h.

Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan

Dekan dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada

Dekan.

(10)

Bagan Alir

Dekan GJM Dekan GJM GJM GJM Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM Surat undangan refreshing 00000 09101 04

Mengundang Auditor Internal untuk mengikuti refreshing AIM

Surat permohonan kesediaan 00000 09101 03

Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor

Jadwal sosialisasi dan daftar auditor 00000 09101 01 00000 09101 02

Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan

melaksanakan audit

Manual Prosedur Pelaksanaan AIM

Batch 1/2 2010

Melalui MR (PD 1) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM

Dokumen audit

Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit Tupoksi GJM Mulai Memberi mandat kepada GJM untuk melaksanaan AIM

(11)

GJM GJM GJM GJM MR Fakultas/ Program, Jurusan/ Prgram Studi

Dekan Surat Tugas Tim AIM Batch I 2010 00000 09101 07

Menerbitkan surat tugas disertai dengan distribusi auditor, jadwal, dan

tempat audit

Borang Laporan Audit Internal

Melakukan Audit Internal

Konsep surat tugas

Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta menyampaikan kepada Rektor

untuk ditandatangani

Distribusi auditor

Menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan

audit

Surat Kesediaan waktu audit

00000 09101 06

Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman

(website) kepada auditee

A A

Surat Undangan Koordinasi 00000 09101 05

Mendampingi Pembantu Dekan I melakukan koordinasi pelaksanaan

(12)

Pembantu Dekan I B Surat Pemberitahuan uploading dokumen 00000 09101 08

Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload) ruang lingkup yang diperlukan

(13)

GJM Auditor GJM GJM Dekan Auditee Selesai Laporan PTK 00000 09101 18

Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Dekan dan melaporkannya kepada Dekan

melalui GJM

Surat PTK 00000 09101 17

Menerbitkan dan menyampaikan surat PTK kepada auditee

Laporan AIM Batch I 2010

00000 09101 16

Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Rektor disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi

(PTK)

Surat undangan klarifikasi hasil AIM

Batch I 2010 00000 09101 15

Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan

mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan

Borang Laporan AIM

Batch I 2010 & KTS 00000 09101 10 00000 09101 11 00000 09101 12 00000 09101 13 00000 09101 14

Melakukan audit sesuai ruang lingkup AIM 2010 melalui website masing-masing auditee

Surat Pemberitahuan

downloading dokumen dan checklist audit 00000 09101 09

Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah dapat

dilakukan dengan mengunduh (download) dokumen

(14)

(15)

Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Audit Internal

Kode: 0040010301

A. Batch

I Tahun 2012

Hari/

Tanggal Tempat Pukul / Peserta Pelaksana

6 Juni

2012 08.00-10.00 Dekan KTU Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D PD 1,2,3 Kasubag

10.00-12.00 Dekan KTU

Kasubag Nur Baladina, SP.MP Dwi Retno Andriani, SP.MP M Purnomo, SP.MP.Ph.D PD 1,2,3

25 Juli

2012 08.00-10.00 Dekan KTU Kasubag Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng PD 1,2,3

10.00-12.00 Dekan KTU

Kasubag Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D Nur Baladina, SP.MP Dwi Retno Andriani, SP.MP

(16)

Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM) Batch I 2010 UB

Kode: 0040010302

No. Nama Auditor Unit _Kerja No. HP E-mail 1. Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D Tanah 081334560564 Sudarto_fpub@yahoo .co.id 2.

Dr.Ir. Sri Karindah,MS

HPT

skarindah@yaho

o.com

3.

Ir. Didik Suprayogo, MSc.PhD

Tanah 08123399648

suprayogo09@y

ahoo.com

4.

Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng

HPT 081217828618

rina_rachmawati

@yahoo.com

5. Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D HPT 0812131029241

h_gustarno@ub.

ac.id

6. Nur Baladina, SP.MP Sosek

ila_nb@yahoo.c

om

7.

Dwi Retno Andriani, SP.MP

Sosek 081330306203

dwiretno.fp@ub

.ac.id

8. M Purnomo, SP.MP.Ph.D Sosek 081213714299

mangku_purno

mo@yahoo.com

(17)

Lampiran 3. Undangan Pelaksanaan Audit Internal

Kode: 0040010303

Nomor : 1090A /UN10.4/AK/2012 Malang, 5 Juni 2012

Lampiran : -

Perihal : Pelaksanaan Audit Internal FP UB Kepada Yth. _______________________________

Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch I tahun 2012 FP-UB maka Saudara diharapkan hadir pada,

Hari : Rabu Tanggal : 06 Juni 2012 Jam : 08.00 WIB

Tempat : Ruang Sidang FP UB Lt II

Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch I

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.

Dekan ttd

Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001

Tembusan : 1. Dekan 2. Arsip

(18)

Lampiran 4 Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal

Kode: 0040010304 Malang,4 Juni 2012

Nomor : 1080 A /UN10.4/AK/2012 Lampiran : satu lembar

Perihal : Pelaksanaan Audit Internal

Kepada Yth. Kepala Sub Bagian... Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya Malang

Menindaklanjuti Surat Tugas Dekan No 1076 A /UN10.4/KP/2012 tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2012, maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di libgkungan Fakultas Pertanian untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan waktu untuk proses audit internal

Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah Mei- Juli 2012

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Dekan ttd

Tembusan: 1. Yth. Ketua GJM

(19)

Lampiran 5: Lampiran Kesediaan Menjadi Auditor

Lampiran Surat No. 1077A /UN10.4/AK/2012

S U R A T K E S E D I A A N Kepada Yth. Dekan

c/q Pembantu Dekan I Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan surat Dekan FP Nomor:1076A/UN10.4/KP/2012 mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di

Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan: Nama : ____________________________________ Jur./PS/Prog. : ____________________________________ Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AI FP-UB bulan ... tahun ..., serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT.

Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih. Auditor,

(...) Tanda tangan & nama terang

(20)

Lampiran 6 : Permohonan Kesediaan Menjadi Auditor

Kode: 0040010303 Malang, 7 Mei 2012

Nomor :1077A /UN10.4/AK/2012 Lampiran :1 (satu) lembar

Perihal :Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI

Kepada Yth. _____________________ (Auditor Internal)

Di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI), maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AI Batch 1 2012. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim kembali kepada kami

Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.

Dekan ttd

(21)

Lampiran 7 : Surat Tugas Audit Internal FP UB

Kode: 0040010306

S U R A T T U G A S No. 1076A /UN10.4/KP/2012

Yang bertanda tangan di bawah ini, Dekan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, menugaskan nama-nama berikut menjadi Tim Auditor Internal (AI) Batch I Tahun 2012 Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dengan susunan personalia sebagai berikut:

Ketua Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD

Anggota Dr. Ir. Sudarto,MS Dr. Ir.Sri Karindah,MS Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D Dr. Ir. Titin Sumarni, MS Rina Rachmawati, SP.MP.Meng Nur Baladina, SP.MP

Dwi Retno Andriani, SP.MP

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dan melaporkan hasilnya kepada Dekan melalui Gugus Jaminan Mutu (GJM-UB).

Dekan

ttd

Tembusan:

1. Pembantu Dekan I FP-UB 2. Pembantu Dekan II FP-UB 3. Pembantu Dekan III FP-UB 4. Ketua GJM-UB

(22)

Lampiran 8 : Chek List Dokumen UKPA Siklus 11

Nama UKPA :

Nama Auditor Ketua :

Nama Auditor Anggota :

Tanggal Penilaian : A. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

No Kriteria _Ada/TidakDokumen (tulis dengan ringkas dan Keterangan padat)

1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012 2. Tindakan Koreksi atas temuan Surveillance Tahap I ISO 9001:2008

B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008

No Kriteria Dokumen Ada/Tida k

Keterangan

(tulis dengan ringkas dan

padat) 1. 4.1. a) _{s.d f)} Persyaratan Umum Organisasi (Unit Kerja)

2. Struktur organisasi 3. TUPOKSI.

4. Penetapan dan persyaratan Pelanggan (Input dan _output) 5. Produk (Jasa) Organisasi (Unit kerja) (klausul _7.2.3) 6. 4.1 a) & _b) Proses bisnis organisasi (Unit Kerja) 7. 4.1 c) Menentukankriteriadanmetodasupaya proses-prosesnyaberjalanefektif (MP Proses, standar

layanan dll.)

8. 4.1 d) Penyediaansumberdayadaninformasi yang mendukungpengoperasiandanpemantauan proses-prosesnya. (berkaitan Klausul 6)

9. 4.1 e) & _{f) Siklus PDCA (Untuk setiap proses kegiatan)} 10. 4.2.; 4.2.2.; 4.2.3.; 4.2.4. Sistem Dokumen

(23)

Keterangan

padat) 13. Sasaran Mutu, termasuk pemantauan capaiannya

14. Ada sinkronisasi antara Renstra Universitas, Renstra Unit Kerja, kebijakan mutu, Program Kerja dan sasaran mutu

15. Daftar dokumen induk

16. Daftar dokumen mutu (termasuk Manual Prosedur Wajib), setidaknya 5 MP layanan utama sudah memasukkan time frame

17. Daftar acuan silang dengan ISO 9001:2008 18. Rekaman setiap proses kegiatan (output) _{(berkaitan dengan semua baris warna kuning)}

19. 5.1; 5.2; 5.3; 5.4.1.; 5.4.2.; 5.5.1.; 5.5.2.; 5.5.3.; 5.6.1.; 5.6.2.; 5.6.3.

Komitmen Top Manajemen

20. Menunjuk Wakil Manajemen (Management _{Representative = MR).} 21. Komunikasi Internal.

22. 5.6.1 Management Review (tinjauan manajemen).

23. 6.1.; 6.2.; 6.2.1.; 6.2.2.; 6.3.; 6.4. Penyediaan Sumberdaya 24.

Penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis ----> Gap Analisis ----> peningkatan kompetensi). (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis ---> Gap Analisis ---> peningkatan kompetensi). Contoh Kompetensi Dosen: SERDOS. 25. 6.2.2 Uraian pengalaman dan peningkatan kompetensi SDM (studi lanjut, pelatihan, lokakarya, magang

dsb).

26. Evaluasi Kinerja SDM (Contoh: Evaluasi Kinerja _Pegawai). 27. Uraian Infrastruktur dan semua fasilitas yang _dibutuhkan.

(24)

Keterangan

padat) kenyamanan dan kebersihan).

29. 7.1.; 7.2.1.; 7.2.2.; 7.2.3.; 7.3.1.; 7.3.2.; 7.3.3.; 7.3.4.; 7.3.5.; 7.3.6.; 7.3.7.; 7.4.2.; 7.4.3.; 7.5.1.; 7.5.2.; 7.5.3.; 7.5.4.; 7.5.5.; 7.6.

Perencanaan dan realisasi produk

30. 7.1 & _7.2.2

Perencanaan Produk (Proses kegiatan di unit kerja sesuai persyaratan mutu dan persyaratan produk (jasa)) (contoh: Kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan KEPPRES 80? Dan

menggunakan E-Proc)(Rekaman kesesuaian dan tinjauannya)

31.

Pemantauan validasi alat ukur setiap proses kegiatan unit kerja(contoh: validasi penilaian kenaikan pangkat staf, validasi materi Audit Internal Mutu dsb).

32. Persyaratan khusus yang ditetapkan pelanggan output (misal: hasil analisis LSIH sesuai standar baku, dsb) (Klausul 4.1.).

33. Persyaratan sesuai peraturan dan UU yang berlaku _{atau persyaratan lain yang ditetapkan organisasi.} 34. Uraian khusus tahapan desain dan pengembangan _{program unit kerja.}

35.

Pemantauan dan evaluasi output dan tindak lanjut (Contoh: salah satu produk PJM adalah hasil audit mutu maka diperlukan analisis hasil audit dan temuan yang kurang bermutu ditindak lanjuti melalui pelatihan atau kegiatan yang sesuai). 36. 7.4.1. Proses pembelian (pengadaan barang, pengadaan konsultan, auditor, asesor, reviewer, fasilitator

(25)

No Kriteria Dokumen Ada/Tida k Keterangan (tulis dengan ringkas dan padat) pemasok.

38. Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan/spesifikasi pembelian.

39. 7.5.1 Rekaman untuk bukti terkendalinya _{pelaksanaan produksi atau layanan jasa} 40. 7.5.2 Rekaman untuk bukti validasi proses _{produksi atau layanan} 41. 7.5.4 Rekaman milik pelanggan

42. 8.1.; 8.2.1.; 8.2.2.; 8.2.3.; 8.2.4.; 8.3.; 8.4.; 8.5.1.; 8.5.2.; 8.5.3.

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan

43. Ada borang pemantauan setiap proses kegiatan, _{dan hasil (rekaman) pemantauan dianalisis.} 44.

Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). 45. Ada analisis kepuasan pelanggan dan tindak _lanjutnya 46. 8.2.2 Ada audit internal yang terjadwal (termasuk _{rekaman audit)} 47. 8.2.2 & _8.4 Ada rekaman tindak lanjut hasil audit (Permintaan _{Tindakan Koreksi = PTK)} 48. 8.2.4 Rekaman pemantauan dan pengukuran _{karakteristik produk (8.2.4)} 49. 8.3 Rekaman Pengendalian produk tidak sesuai _(8.3)

C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT

No Kriteria _Ada/TidakDokumen _{(tulis dengan ringkas dan padat)}Keterangan 1. Isian Borang III-A untuk Program Studi *)

2. Isian Borang III-B untuk Fakultas/Program *) a. Program Studi Strata 1 (Sarjana)

(26)

C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT

No Kriteria _Ada/TidakDokumen _{(tulis dengan ringkas dan padat)}Keterangan c. Program Studi Strata 3 (Doktor)

Catatan: *) Jika melakukan audit kepada program studi, maka tidak perlu mengisi poin 2.

Jika melakukan audit kepada fakultas/program, maka tidak perlu mengisi poin 1

D. Implementasi Pelayanan Prima

No Kriteria _Ada/TidakDokumen

Keteranga n (tulis dengan ringkas dan padat) 1 Visi-Misi-Motto

a Visi dan misi mampu memotivasi pelaksana untuk memberikan pelayanan terbaik

b Motto yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik

c Motto layanan disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders)

d Maklumat Pelayanan atau janji pelayanan atau dokumen sejenis yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi standar pelayanan

2 Sistem dan Prosedur

a Prosedur tetap (SOP/MP) dan atau standar pelayanan b Sistem pengelolaan berkas/dokumen

c Sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik

d Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan

e Sistem pengelolaan mutu pelayanan f Uraian tugas pegawai yang jelas

g Persyaratan pelayanan yang disosialisasikan kepada pengguna layanan (stakeholders)

h Biaya/tarif pelayanan ditetapkan secara resmi, berdasarkan hukum dan disosialisasikan i Standar waktu untuk penyelesaian pelayanan j Keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna

layanan (stakeholders)

3 Sumber Daya Manusia

a Pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pegawai)

(27)

D. Implementasi Pelayanan Prima

No Kriteria _Ada/TidakDokumen

Keteranga n (tulis dengan ringkas dan padat) pelayanan kepada pengguna layanan

c Kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

d Kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

f Ketrampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan

g Kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan ketrampilan/ profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna layanan

4 Sarana dan Prasarana

a Sarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal

b Sarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: Kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)

c Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya) Auditor Ketua,

____________________________

(28)

Lampiran 7. Borang Laporan Audit Internal

Kode: 0040010308 Audit ke : ………….. Bulan : ………….. No. Temuan Tanggal

Temuan Kategori Temuan TemuanStatus Auditor Auditee

Bidang yang diaudit

Uraian

Ketidaksesuaian Perbaikan Tindakan

Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. dst Malang, ... Management Representative ……… NIP. ……… (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

(29)

Lampiran 8. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Kode: 0040010309

Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor : 1. 2. Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :

Dipersiapkan oleh: ___________________ Tanggal: ________________ Catatan : Tanda Tangan

Auditee :

(Nama Teraudit)

(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak

(30)

Lampiran 10. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

Kode: 0040010311

Audit ke : Auditor : 1. _2. Tanda tangan _{Ketua Auditor :} Tanggal : Auditee : Tanda tangan _Auditee:

No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan _PerbaikanTanggal Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk

(31)

Lampiran 11. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (

Desk

Evaluation

) untuk Auditor

Kode: 0040010201

1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi

2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan.

a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi

b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)

c. Memberikan saran perbaikan

3. Menyerahkan hasil audit sistem ke PDI/ GJM Jumlah halaman : 1

Tanggal disahkan : Revisi ke : 0

Dibuat oleh : Sekretaris GJM

Dikendalikan oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu Disetujui oleh : Pembantu Dekan I

Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD NIP.