Puji syukur kehadirat Allah SWT atas hidayah-Nya sehingga tim penyusun dapat menyelesaikan buku pedoman audit mutu internal PTKI ini. Pedoman Audit Mutu Internal disusun dan diadaptasi oleh penyusun sesuai dengan konteks pelaksanaan Audit Mutu Internal dalam konteks dan perspektif PTKI. Terima kasih disampaikan kepada semua pihak, terutama kepada semua pihak yang telah merealisasikan Pedoman Audit Mutu Internal.
L ATAR B ELAKANG A UDIT M UTU I NTERNAL
Audit Mutu Internal dilakukan sebagai tanggung jawab penjaminan mutu internal secara berkesinambungan atas pencapaian SPMI di PTKI. Audit Mutu Internal PTKI dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja lembaga agar dapat memberikan layanan pendidikan kepada penggunanya. Pelaksanaan audit mutu internal secara berkala akan memberikan gambaran yang baik tentang perkembangan dan perubahan pada setiap jenjang pendidikan tinggi secara sistematis dan runtut.
D ASAR H UKUM AMI
Peningkatan mutu akan lebih sempurna jika sebelum AMI dilakukan penyiapan dokumen oleh pihak yang diaudit atau auditee, kemudian AMI dilakukan melalui tahapan yang ditentukan oleh perguruan tinggi yang dikoordinasikan oleh unit penjaminan mutu. Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 4 Tahun 2019 tentang Pengajuan Permohonan Akreditasi Pendidikan dan Perguruan Tinggi; Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 1 Tahun 2020 Tentang Mekanisme Akreditasi Untuk Akreditasi Yang Dilakukan Oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi;
S ISTEMATIKA P EDOMAN AMI
AUDIT MUTU INTERNAL
- P ENGERTIAN A UDIT M UTU I NTERNAL (AMI)
- T UJUAN A UDIT M UTU I NTERNAL (AMI)
- M ANFAAT A UDIT M UTU I NTERNAL (AMI)
- S ASARAN A UDIT M UTU I NTERNAL (AMI)
- U RAIAN T UGAS DALAM A UDIT
- A UDIT M UTU I NTERNAL DALAM S IKLUS PPEPP SPMI
Secara umum, tujuan penilaian mutu internal (AMI) adalah untuk memeriksa konsistensi antara pelaksanaan dan standar PTKI perguruan tinggi, sehingga dapat dibuat rekomendasi untuk peningkatan mutu dan akuntabilitas berdasarkan praktik baik dan temuan atau ketidaksesuaian antara pelaksanaan PTKI dan standar pendidikan tinggi yang ada. Penilaian Mutu Internal (AMI) merupakan bagian penting dari kerangka peningkatan mutu suatu organisasi yang menghasilkan jasa atau layanan bagi pemangku kepentingannya, bagian ini merupakan inti dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Implementasi sistem penjaminan mutu internal di perguruan tinggi merupakan parameter utama untuk menangkap kualitas dimensi kegiatan individu untuk mencapai visi dan misi perguruan tinggi.
TATA KELOLA AUDIT MUTU INTERNAL
- S UMBER D AYA A UDITOR
- K RITERIA DAN K UALIFIKASI A UDITOR
- M EKANISME R EKRUTMEN A UDITOR AMI
- S TRUKTUR K ERJA A UDITOR
- F UNGSI , K EDUDUKAN , W EWENANG DAN T ANGGUNGJAWAB A UDITOR
- A UDITOR LINTAS PTKIN DAN K ETENTUAN
- S ISTEM P ENGHARGAAN A UDITOR
Kompetensi harus melalui proses kemampuan menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan, guna menjamin terselenggaranya SPM maka mekanisme rekrutmen auditor AMI dilakukan sesuai dengan keterkaitan kebutuhan yang ada. Dalam melakukan AMI, tim auditor bekerja secara profesional berdasarkan mekanisme untuk memastikan input dan output proses dapat terpenuhi sesuai dengan struktur kerja auditor. Mengevaluasi perguruan tinggi, unit dan perangkat kerja yang diaudit sesuai dengan instrumen AMI yang berlaku;
PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
- P ENGERTIAN
- P ERUMUSAN K EBIJAKAN , T UJUAN , P ERAN DALAM AMI
- P ENENTUAN L INGKUP DAN A REA
- D ETAIL P ERENCANAAN A UDIT
- P ENENTUAN T IM A UDITOR
- P ENENTUAN J ADWAL DAN T EMPAT
- P ERSIAPAN D OKUMEN
Secara keseluruhan, kegiatan penilaian mutu internal berupaya meningkatkan mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi sesuai dengan visinya. Pelaksanaan penilaian mutu internal (AMI) mencakup semua proses yang terjadi dan terekam dalam pekerjaan yang terlibat dalam peningkatan kinerja perguruan tinggi. Ruang lingkup audit mutu internal tersebut di atas akan mudah diukur jika setiap proses dilakukan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP).
PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
- P ENGERTIAN A UDIT D OKUMEN (D ESK E VALUATION )
- P ELAKSANAAN A UDIT D OKUMEN
- P ENCERMATAN H ASIL E VALUASI D IRI , D OKUMEN DAN R EKAMAN
- P EMBUATAN D AFTAR T ILIK /C HECKLIST
- R APAT P EMBUKAAN DAN P ELAKSANAAN A UDIT L APANGAN /V ISITASI
- P ENINJAUAN H ASIL A UDIT S EBELUMNYA
- T EKNIK W AWANCARA /B ERTANYA
- T EKNIK T ELUSUR
- P ENGUMPULAN B UKTI A UDIT DAN D OKUMEN
- P ERUMUSAN T EMUAN A UDIT
- E KSPOS DAN R APAT P ENUTUPAN A UDIT
Dalam audit dokumen, tim audit meninjau dokumen penilaian sendiri dari entitas yang diaudit untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Audit dokumen/sistem dipimpin oleh ketua tim audit untuk mengaudit dokumen yang sesuai dengan tujuan audit yang telah ditetapkan. Ketua tim audit membagi tugas kepada seluruh anggota tim mengenai dokumen yang akan diaudit yang menjadi tanggung jawabnya.
Pada tahap pelaksanaan audit dokumen yang dipimpin oleh ketua tim audit akan mengaudit dokumen yang sesuai dengan ruang lingkup audit yang telah ditetapkan. Ketua tim audit menyampaikan detail tentang proses audit (apa, siapa, kapan dan dimana) dan hal-hal lain yang dianggap perlu; Ketua tim audit memperkenalkan metode untuk mengelola risiko pada organisasi yang mungkin timbul dari kehadiran anggota tim audit;
Ketua tim audit memastikan tersedianya sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim audit. Setiap anggota tim audit mencatat potensi penyimpangan untuk dipresentasikan pada rapat tim audit. Ketua tim audit memperkenalkan tim audit (bila ada peserta yang tidak hadir pada rapat pembukaan);
Ketua tim audit menyerahkan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan (CARR) untuk menganalisis akar penyebab ketidaksesuaian dan rencana tindak lanjut untuk setiap temuan audit.
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
J ENIS DAN S TRUKTUR P ELAPORAN AMI
Jika laporan bersifat sementara dan akan disempurnakan lebih lanjut, laporan dapat dibuat dalam formulir dengan mengisi kolom-kolom kosong yang telah disiapkan. Sedangkan untuk laporan akhir disusun dalam bentuk manuskrip atau buku, biasanya disusun dalam term paper. Dalam laporan manuskrip, materi dapat dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik dengan menggunakan teks yang lebih panjang dan lengkap.
Laporan seperti ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang lebih cepat dan dapat diisi langsung di lapangan. Tujuan audit Untuk memverifikasi apakah temuan/rencana tindakan perbaikan pada siklus audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti; Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu program dengan dokumen akademik fakultas dan dokumen mutu fakultas;
Substansi pembahasan laporan dan penyajian pandangan auditor atas hal-hal yang berkaitan dengan laporan; Laporan lengkap atau laporan akhir merupakan pengembangan dari laporan sementara, setelah kedua belah pihak yaitu auditee dan auditor sepakat dengan hasil dan kategori temuan audit. Selanjutnya, jika kedua belah pihak telah sepakat, mereka harus menandatangani pada kolom yang disediakan, baik pada laporan sementara maupun pada laporan akhir.
P EMBUATAN L APORAN T INDAKAN K OREKSI
T INDAK LANJUT P ERMINTAAN T INDAKAN K OREKSI (TL-PTK)
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN AUDIT MUTU INTERNAL
- D EFINISI R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- T UJUAN R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- K ARAKTERISTIK R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- P ROSEDUR R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- A GENDA R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- M ATERI R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- P ESERTA R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- L UARAN R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
- T INDAK L ANJUT H ASIL R APAT T INJAUAN M ANAJEMEN (RTM)
RTM Management Review Meeting (RTM) adalah pertemuan yang diadakan secara berkala oleh manajemen untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja layanan lembaga untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem layanan. Tinjauan manajemen dilakukan untuk menentukan apakah temuan ini dapat ditindaklanjuti dengan baik dan untuk memastikan bahwa sistem mutu beroperasi secara efektif dan efisien. Rapat tinjauan ini mencakup penilaian untuk perbaikan dan perubahan sistem penjaminan mutu, termasuk kebijakan mutu, standar mutu, dan sasaran mutu dalam lembaga.
Rapat Tinjauan Manajemen (RMM) diadakan untuk membahas temuan audit mutu internal dan juga untuk memastikan bahwa temuan yang dihasilkan dapat ditindaklanjuti dengan baik dan efektif. Sebagai proses penilaian atas kecukupan dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara periodik di setiap unit kerja khususnya di perguruan tinggi (Universitas/Institut/Dikti), agenda Rapat Tinjauan Manajemen merupakan salah satu agenda bagian terpenting dalam upaya peningkatan manajemen mutu berkelanjutan. Bahan Kumpulan Tinjauan Manajemen (RMR) adalah bahan yang dikumpulkan melalui temuan/hasil AMI yang dilakukan oleh auditor di lingkungan audit (lembaga, instansi atau unit) yang diaudit, termasuk bahan yang berasal dari selain hasil audit atau kegiatan lain yang dianggap perlu untuk diaudit. digunakan sebagai bahan RTM.
Peserta Review Meeting (QIA) Quality Internal Audit Management (AMI) terdiri dari pimpinan lembaga, fakultas, biro lembaga, lingkungan lembaga dan kelompok mutu di masing-masing fakultas. Hasil nyata dari Rapat Tinjauan Manajemen (RMM) adalah kebijakan manajemen untuk memastikan peningkatan penjaminan mutu secara terus menerus guna meningkatkan dan menyempurnakan temuan AMI dan memenuhi sembilan kriteria yang mengacu pada Akreditasi Perguruan Tinggi (APT) dan Program Studi PTKI. Akreditasi (APS). Keluaran Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) berupa kebijakan strategis hasil proses AMI yang dilakukan oleh lembaga penjaminan mutu sebagai berikut.
Tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) merupakan upaya konkrit dan tegas yang harus dilakukan auditee dalam rangka merealisasikan rekomendasi hasil RTM.
AUDIT TINDAK LANJUT
- P ENYAMPAIAN T INDAK L ANJUT P ERMINTAAN T INDAKAN K OREKSI
- P ENJADWALAN A UDIT T INDAK L ANJUT
- P ELAKSANAAN A UDIT T INDAK L ANJUT (A SESSMEN T INDAK L ANJUT )
- P ELAPORAN A UDIT T INDAK L ANJUT
Tindak lanjut audit merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kemajuan auditee dalam melaksanakan rekomendasi audit. Tindak lanjut temuan audit merupakan langkah-langkah yang dilakukan auditee untuk memperbaiki temuan audit dan menindaklanjuti rekomendasi audit. Perikatan audit tindak lanjut prioritas harus mempertimbangkan strategi audit secara keseluruhan, seperti dalam proses perencanaan strategis tahunan.
Alasan tidak dilakukannya audit lanjutan antara lain karena ruang lingkup audit terlalu kecil, temuan audit sudah tidak relevan atau program kegiatan yang relevan sudah tidak ada lagi. Ruang lingkup tindak lanjut audit harus ditentukan berdasarkan penilaian atas penerapan kesimpulan audit sebelumnya yang berkelanjutan, pernyataan manajemen tentang tindakan korektif, dan kepercayaan auditor terhadap pekerjaan auditor sebelumnya. Penjadwalan audit tindak lanjut bergantung pada karakteristik audit, jenis rekomendasi, risiko sosial, ekonomi, dan sebagainya.
Pelaporan pasca audit adalah penulisan laporan oleh tim audit mengenai hasil pasca audit yang dilakukan. Laporan pasca audit berisi laporan audit atas efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee sehubungan dengan temuan AMI sebelumnya. Dalam laporan post audit, auditor melaporkan temuan dan rekomendasi dari temuan AMI sebelumnya yang tidak disampaikan pada saat post audit untuk dikomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan (stakeholders).
Tidak ada standar atau format yang baku dalam penulisan laporan audit tindak lanjut ini, yang terpenting mudah dipahami dan dapat dilakukan.
KODE ETIK AUDIT MUTU INTERNAL
- P ENGERTIAN K ODE E TIK
- T UJUAN K ODE E TIK
- P RINSIP -P RINSIP A UDIT M UTU I NTERNAL
- A ZAS A UDITOR
- K ODE E TIK A UDITOR DAN A UDITEE
- H AK DAN K EWAJIBAN A UDITOR DAN A UDITEE
- S ANKSI A UDITOR DAN A UDITEE
Tujuan penyusunan kode etik auditor ini adalah untuk mendorong tercapainya (attainment) budaya etis di kalangan auditor AMI. Kode etik ini diperlukan auditor AMI untuk meningkatkan kepercayaan auditor terhadap pelaksanaan tugas AMI. Tidak melakukan kegiatan yang melanggar hukum atau melakukan tindakan yang dapat mengurangi kewibawaan profesi auditor AMI.
Auditor AMI tidak terlibat benturan kepentingan dengan auditee atau pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan AMI. Auditor AMI harus dapat menerapkan dan menjunjung tinggi prinsip-prinsip auditor sebagai berikut: integritas, objektivitas, kerahasiaan, kompetensi dan independensi. Yang diaudit bidang administrasi akademik adalah lembaga, unit dan perangkat kerja di lingkungan UIN/IAIN/STAIN.
Auditor kemahasiswaan non akademik adalah lembaga, unit dan unit kerja di UIN/IAIN/STAIN. Auditee personalia adalah lembaga, unit, dan perangkat kerja di PTKI yang memiliki fungsi khusus terkait pembinaan dan pengembangan personalia. Penilai kelembagaan adalah lembaga, unit, dan perangkat kerja di lingkungan PTKI yang diberi mandat untuk membangun dan mengembangkan kelembagaan baik internal maupun eksternal.
Auditor yang tidak mematuhi atau melanggar kode etik auditor AMI akan dinilai dan ditangani sesuai dengan prosedur penegakan disiplin yang sesuai.
PENUTUP
Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi No. 62 tahun 2016 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi; Prosedur Audit Internal Mutu (AMI) ini memberikan panduan tentang tanggung jawab dan wewenang yang terkait dengan pelaksanaan audit mutu internal sebagai bagian dari penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM).
Prosedur ini mencakup uraian tentang fasilitas dan prosedur pelaksanaan Audit Mutu Internal, yang akan digunakan di semua bidang usaha dan kegiatan yang terkait dengan penerapan SMM di…………. Menetapkan Internal Quality Control Program (AMI) yang mencakup ketentuan mengenai bidang yang akan diaudit, jadwal audit, lead auditor dan auditor. Menyelenggarakan rapat tim audit untuk meninjau hasil audit mutu internal, termasuk mengevaluasi kinerja tim audit.
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Perhatian: Surat dari kepala lembaga penjaminan mutu. Berdasarkan hasil pemantauan audit mutu internal no.………..……., Bapak/Ibu telah menyetujui untuk menyelesaikan pelaksanaan tindakan perbaikan pada tanggal.
