PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

(1)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00

Tanggal : ^April Halaman : ^{i dari iv} LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syukro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM HAR

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

MENYETUJUI

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & UMUM

MENGESAHKAN

1. Ruly Firmansyah General Manager

(2)

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ... iv

1. TUJUAN ... 1

2. LINGKUP ... 1

3. REFERENSI ... 1

4. DEFINISI ... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ... 3

6. LAMPIRAN ... 7

(3)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Tanggal : ^April Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen No.

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy

(4)

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

(5)

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Tanggal : ^April Halaman : ^{v dari iv}

(6)

1. Tujuan

Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri.

2. Ruang Lingkup

Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

3. Referensi

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.

3.2 Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.

3.3 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.

3.4 Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.

4. Definisi

4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan, seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.

5. Ketentuan Umum

5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut :

5.1.1. Dokumen Internal

(7)

KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128

Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : info.kitsbs@pln.co.id

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00

Tgl : April Hal : 2 dari 8

1. Kebijakan Perusahaan

2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu 3. Manual Terpadu

4. Prosedur Terpadu 5. Instruksi Kerja 6. Formulir

5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti:

a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya b. Acuan Kerja alat

c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel

5.2 Status Dokumen :

1. Dokumen Asli : adalah dokumen asli yang disimpan oleh Sekretariat SMT sebagai master. Dokumen asli ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan

”ASLI” yang ada dalam cover dokumen.

2. Salinan Terkendali : adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan kepada pengguna dokumen yang tercantum dalam Daftar Dokumen Internal sebagai panduan penerapan sistem yang ditandai dengan stempel merah ”SALINAN TERKENDALI” dan dituliskan nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada revisi baru. Stempel “SALINAN TERKENDALI”

tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT melalui sistem online.

3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam Daftar Dokumen Internal, ditandai dengan

(8)

stempel merah ”UNTUK INFORMASI” yang ada dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak akan menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku apabila ada revisi baru.

4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku.

Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel

”TIDAK BERLAKU” warna merah. Dokumen internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris SMT sampai 3 revisi terakhir.

5.3 Aturan Pengesahan Dokumen

Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Manual Terpadu Sekretariat SMT Wakil Manajemen General Manager Prosedur Terpadu Sekretariat

SMT/ Deputi Manajer

Wakil Manajemen/

Manajer Bidang General Manager Instruksi Kerja Sekretariat

SMT/ Supervisor Atas

Sekretariat SMT Wakil

Manajemen/

Manajer bidang

6. Uraian Prosedur

6.1 Pembuatan Dokumen Internal

6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen.

Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya.

6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen.

6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.

(9)

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT.

6.2 Penerbitan Dokumen

Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran Mutu dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format sebagai berikut :

XX-KITSBS-YY

dimana : XX = kode dokumen.

KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan

YY = nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur, menggunakan format dua digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 01

ZZZ = nomor urut dokumen untuk IK dan Formulir, menggunakan format tiga digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 001

6.2.1. Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode dan nomor formulir, sebagai berikut :

FR- <kode dokumen terkait> - ZZZ Contoh : FR-PT-KITSBS-01-001,

FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari Prosedur Pengendalian Dokumen.

6.2.2. Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut : Kode Jenis Dokumen

MT Manual Terpadu PT Prosedur Terpadu IK Instruksi Kerja

(10)

6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan tanggal pada saat mulai diterbitkan.

6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PT- KITSBS-01-01)

6.3 Perubahan Dokumen

6.3.1. Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen.

6.3.2. Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan.

6.3.3. Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan kepada Wakil Manajemen.

6.3.4. Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen.

6.3.5. Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.

6.3.6. Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT melakukan proses pendokumentasian, yaitu :

a. Melakukan editing dokumen

b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05)

c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR- KITSBS-02-01) terkait

(11)

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan pengesahan dokumen

e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar dokumen internal

f. Memberikan nomor salinan

g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)

h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku.

i. Menyimpan bukti penyerahan dokumen

j. Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah pada dokumen asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir sebagai referensi.

6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal

6.4.1. Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang.

6.4.2. Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal.

6.4.3. Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan daftar dokumen eksternal yang baru.

6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku.

6.5.1. Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari penggunaan (perhatikan 6.3.6.j)

6.5.2. Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU” dengan warna merah, sedangkan dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT

(12)

untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03).

6.5.3. Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli yang masih berlaku.

6.5.4. Penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen tidak berlaku dilakukan oleh Sekretariat SMT

6.5.5. Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal

6.6 Sistem Online

Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/

perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan dan penerbitan dokumen SMT online.

7. Lampiran

7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01)

7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) 7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05)

7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)

7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)

(13)

DAFTAR DOKUMEN MASTER

No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-01 No. revisi : 00

Tanggal :April Halaman :

No. Nomor Dokumen Judul Dokumen Penyusun Tanggal

berlaku Status revisi

…………, ………

Dibuat oleh,

(14)

Berlaku

…………, ………

Dibuat oleh,

(15)

FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN

Tanggal : April

Halaman :

Nomor : ……/.../…./….. Tanggal :

Kepada Yth.

……….

Bersama ini kami sampaikan dokumen tersebut di bawah ini :

No. Nomor Dokumen Judul dokumen Status Revisi

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Sekretariat SMT

………..

Dokumen tersebut di atas telah kami terima Penerima dokumen

Tanggal : Unit kerja :

(16)

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan : Alamat : Perusahaan :

Selaku pemegang dokumen – dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan.

No. Nomor dokumen Judul dokumen Status revisi

Setuju/Tidak setuju *) diberikan Wakil Manajemen,

(………..)

Pemegang dokumen

(………..)

(17)

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL

^*)

Tanggal : April

Halaman :

No. Judul Dokumen Pengarang /

Penerbit Tahun

penerbitan Pemegang dokumen

*) Coret yang tidak perlu

…………, ………

Dibuat oleh,

(18)

No. Dokumen Revisi / Tanggal

Judul Dokumen

Usulan Perubahan

Bagian / Butir Uraian perubahan Alasan perubahan

……….., ………

_______________________

PENINJAUAN DOKUMEN Hasil Tinjauan Setuju dengan usulan tersebut di atas

Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan ………

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

(19)

FORMAT SAMPUL DOKUMEN

No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp ii No. revisi : 00

Tanggal : April

Halaman :

<SISTEM MANAJEMEN>

Nomor : XX-STAR-YY

Revisi : 01

Tanggal : 09 Agustus 2012 Halaman : ... dari ….

Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

PROSEDUR

P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

DAFTAR DOKUMEN MASTER

FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL

FORMAT SAMPUL DOKUMEN

<SISTEM MANAJEMEN>

Nomor : XX-STAR-YY

Revisi : 01

Tanggal : 09 Agustus 2012 Halaman : ... dari ….

<JUDUL DOKUMEN>

MASTER

TERKENDALI

Salinan No ….

KADALUARSA

Tanggal :

BERLAKU