Prosedur Pengendalian Dokumen IAIN-PLPMPS02.02

(1)

(2)

No. Dokumen :

IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman _{: i dari}

v

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto

dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto

i

Prosedur Pengendalian Dokumen

IAIN-P/LPM/PS/02.02

PENGESAHAN

Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:

Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM

(3)

ii

Prosedur Pengendalian Dokumen

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag.

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si. Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I. Rofina Dienasari, S.H.I. Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.

Nursalim, M.Pd.I. Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624,

Fax. 0281-636553

(4)

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT

atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu prosedur sistem yakni Prosedur Pengendalian Dokumen dapat diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.

IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa prosedur sistem. Prosedur sistem pengendalian dokumen ini dimaksudkan untuk mengelola pengendalian dokumen. Dokumen merupakan data yang mengandung arti dan media pendukungnya.

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

Akhirnya, kami berharap dengan adanya prosedur ini dapat mendukung para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk dapat mengelola dalam pengendalian dokumen dengan baik

Purwokerto, September 2017 Rektor

Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag

(5)

iv

(6)

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ... i

TIM PENYUSUN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

SK REKTOR ... iv

DAFTAR ISI ... v

1. TUJUAN ... 1

2. RUANG LINGKUP ... 1

3. DEFINISI ... 1

4. DOKUMEN TERKAIT ... 3

5. PROSEDUR ... 3

6. DISTRIBUSI ... 11

(7)

1

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses pembuatan dan pengendalian dokumen di lingkungan IAIN Purwokerto berjalan efektif dan efisien. Prosedur ini juga menerangkan pengendalian atas dokumen dan data yang sudah tidak terpakai (kadaluwarsa) untuk menghindari dokumen atau data tersebut digunakan kembali/ disalahgunakan.

2. RUANG LINGKUP:

2.1.

_{Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto.}

2.2.

_Prosedur _Pengendalian _Dokumen _ini _mengatur

pengendalian semua dokumen terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, meliputi manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, formulir, dokumen internal dan dokumen eksternal yang berlaku di IAIN Purwokerto.

3. DEFINISI:

3.1. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang berupa hardcopy dan softcopy (elektronik) yang dijadikan sebagai acuan.

3.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan penyiapan, review, pengesahan, identifikasi, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, penyimpanan, perubahan atau revisi, penarikan dan pemusnahan dokumen.

3.3. Dokumen Internal (DI) adalah dokumen yang diterbitkan oleh dan berlaku di Unilak.

(8)

peraturan-2

peraturan, surat keputusan, standar, pedoman, dan dokumen lain.

3.5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat persyaratan utama sistem manajemen, sebagai kerangka kerja untuk memastikan bahwa standar kinerja Unilak memenuhi harapan dan kebutuhan mahasiswa.

3.6. Prosedur Sistem adalah prosedur mandatory ISO 9001:2008, yaitu dokumen yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis dan administratif IAIN Purwokerto yang meliputi: Prosedur Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman, Prosedur Audit Internal, Prosedur Penanganan Layanan Akademik yang Tidak Sesuai, Prosedur Tindakan Perbaikan, dan Prosedur Tindakan Pencegahan.

3.7. SOP adalah standart operasional prosedur, yaitu dokumen yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis dan administratif di IAIN Purwokerto.

3.8. Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan tahapan kegiatan rinci dalam pelaksanaan kegiatan.

3.9. Formulir adalah bentuk lembar isian dengan judul tertentu untuk merekam/mencatat bukti atas aktivitas atau kejadian. 3.10. Rekaman adalah catatan mutu atau bukti pelaksanaan

aktivitas/ kegiatan.

3.11. PD adalah singkatan dari Pengembangan Dokumen. 3.12. AMI adalah singkatan dari Audit Mutu Internal.

(9)

3

4. DOKUMEN TERKAIT:

4.1. Formulir Daftar Induk Dokumen Internal 4.2. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal 4.3. Formulir Penerbitan Dokumen

4.4. Formulir Penarikan Dokumen.

4.5. Formulir Daftar Perubahan Dokumen

4.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5. PROSEDUR:

5.1. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen hardcopy

5.1.1 Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait, atau Tim yang ditunjuk untuk menyiapkan Rencana Kerja dan SOP yang baru atau revisinya, menandatangani kolom “Disiapkan Oleh”, kemudian menyerahkannya kepada Ketua Badan Penjaminan Mutu, sedangkan Dokumen Manual Mutu dan Prosedur Sistem disiapkan sendiri oleh Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu. Instruksi Kerja dan Formulir disiapkan oleh staf unit terkait.

5.1.2 Staf PD mengumpulkan Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal, memberikan kode dokumen, dan menyerahkan kepada Wakil Manajemen/ Ketua LPM.

(10)

4

Formulir diperiksa oleh Ketua/Kepala/Pengelola Unit terkait.

5.1.4 Rektor mengesahkan SOP dan Rencana Kerja yang baru atau revisinya kemudian menandatangani kolom “Disahkan Oleh”. Instruksi Kerja dan Formulir disahkan oleh Dekan/ Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait.

5.1.5 Dekan/Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait menyerahkan SOP/ Rencana Kerja/ Instruksi Kerja/Formulir yang telah disahkan kepada Ketua LPM.

5.1.6 Ketua LPM menyerahkan dokumen internal yang telah disahkan tersebut kepada staf PD.

5.1.7 Staf PD mencatat dokumen internal yang telah disahkan tersebut dalam formulir Daftar Induk Dokumen Internal, dan memperbarui isian dalam formulir Daftar Perubahan Dokumen Internal jika terjadi revisi.

5.1.8 Staf PD membuat sejumlah salinan dokumen yang diperlukan.

5.1.9 Staf PD memberikan stempel "TERKENDALI" warna MERAH pada setiap salinan dokumen internal yang baru/revisi terakhir.

5.1.10 Staf PD membagikan salinan SOP yang baru atau yang telah direvisi ke Unit terkait.

5.1.11 Staf PD memastikan Unit terkait menandatangani

(11)

5

5.1.12 Staf PD memastikan penarikan kembali dari Unit terkait salinan yang kadaluwarsa dan

menandatangani pengembalian pada “Formulir

Penarikan Dokumen”.

5.1.13 Staf PD memberikan stempel "TIDAK BERLAKU" warna BIRU.

5.1.14 Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal yang diberikan ke pelanggan atau pihak external lain selain badan sertifikasi, semua salinannya harus distempel "TIDAK TERKENDALI" warna HIJAU oleh Staf PD.

5.1.15 Bentuk stempel sebagai berikut:

TERKENDALI

Salinan ke...dari...

TIDAK TERKENDALI

Salinan ke...dari...

TIDAK BERLAKU

Sejak tgl.: ...

5.2. Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen elektronik/softcopy

(12)

6

5.2.1. Penomoran, Penerbitan, Pendistribusian, Penyimpanan dan Penarikan seluruh dokumen elektronik/softcopy adalah sama dengan yang tertera pada dokumen hardcopy

5.2.2. Seluruh dokumen elektronik/softcopy dikendalikan oleh staf PD secara terpusat di satu komputer yang terletak di kantor LPM IAIN Purwokerto.

5.2.3. Dokumen elektronik/softcopy disimpan di dalam folder-folder yang tersusun secara teratur sehingga memudahkan penelusurannya.

5.2.4. Dokumen elektronik/softcopy tidak boleh keluar dari staf PD tanpa seijin tertulis dari Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu (LPM).

5.2.5. Dokumen elektronik/softcopy adalah milik IAIN Purwokerto sehingga seluruhnya harus ditarik dan tidak dibenarkan pihak lain menyimpannya tanpa seijin tertulis dari Ketua LPM.

5.2.6. Sebagai bentuk integritas bahwa para pihak sudah tidak menyimpan dokumen elektronik/softcopy

tersebut, maka yang bersangkutan akan menandatangani surat pernyataan.

5.3. Pengesahan Dokumen

(13)

7

Tabel 1. Tanggungjawab penyiapan, review dan pengesahan dokumen

No Jenis Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN

Disiapkan oleh Diperiksa Oleh Unit terkait, atau Tim yang ditunjuk

Wakil Rektor terkait, atau Tim yang ditunjuk

(14)

8

5.4. Penomoran

5.4.1. Staf PD memberikan nomor sebagai identifikasi sebagai berikut :

a) Manual Mutu : IAIN-Pwt/UNIT/MM//NO.DOK b) Prosedur Sistem : IAIN-Pwt /UNIT/PS//NO.DOK c) SOP : IAIN-Pwt/UNIT/SOP//NO.DOK d) Instruksi Kerja : IAIN-Pwt/UNIT/IK//NO.DOK e) Formulir : IAIN-Pwt/UNIT/F//NO.DOK

5.4.2. Keterangan:

a) IAIN-Pwt : IAIN Purwokerto

: Lembaga Penjaminan Mutu : Dekan

: Wakil Dekan : Jurusan : Program Studi

: Biro Administrasi

Umum

Akademik dan Kemahasiswaan : Lembaga Penelitian dan

Pengabdian : Perpustakaan

(15)

9

c) MM : Manual Mutu d) PS : Prosedur Sistem

e) SOP : Standar Operasional Prosedur f) IK : Instruksi Kerja

g) F : Formulir

h) NO.DOK. : diisi no urut dokumen terdiri dari dua digit pertama dan dua digit ke dua, dipisahkan dengan titik. Dua digit pertama menunjukkan nomor level dokumen, dua digit kedua menunjukkan nomor urut. Contoh :

5.4.3. Keterangan kode level dokumen : a) Kebijakan SPMI = KM

b) Manual Mutu = MM, dokumen level 01 c) Prosedur Sistem = PS, dokumen level 02 d) Standar Operasional

(16)

10

5.5. Penggandaan Dokumen

5.5.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal penggandaan dokumen.

5.6. Perubahan Atau Revisi

5.6.1. Masing-masing unit dapat mengusulkan perubahan atau revisi terhadap isi dokumen yang telah diterbitkan kepada Ketua LPM melalui Staf PD. 5.6.2. Staf PD memroses perubahan atau revisi tersebut

sesuai butir 5.1.2.

5.7. Pemusnahan Dokumen.

5.7.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal pemusnahan dokumen atas persetujuan Ketua LPM

5.7.2. Staf PD menyimpan 1 (satu) salinan dokumen serta dokumen master yang sudah tidak berlaku sebagai arsip.

5.7.3. Staf PD menyiapkan dan memintakan tanda tangan bukti penarikan dokumen dan berita acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku. 5.7.4. Staf PD melakukan Pemusnahan dokumen yang

sudah tidak berlaku.

5.7.5. Staf PD menyimpan bukti penarikan dan berita acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.

5.8. Distribusi Dokumen Eksternal

(17)

11

5.8.2. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa dokumen salinan tidak terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.

5.8.3. Dokumen eksternal harus direkam di dalam Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal

6. DISTRIBUSI

6.1.

_Rektor

6.2.

_{Wakil Rektor}

6.3.

_Dekan.

6.4.

_{Wakil Dekan}

6.5.

_LPM

6.6.

_{Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit.}

7. PENUTUP