PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen MPI-PM-01No. Revisi 04
Tanggal Berlaku 14-03-2014
Jabatan Nama Tanda Tangan
Disusun Oleh Document Control Khairunnisa Pramana Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Haris Fauzi
Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar
Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen
PT. Mega Persada Indonesia
Mechanical Electrical and HVAC Contractor
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 1 dari 7 1. Tujuan dan Ruang Lingkup
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan K3.
2. Referensi
- Standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 - Manual Mutu bagian 4.2.3
- OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5 3. Definisi
- Original adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya. - Revisi adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan. 4. Uraian Prosedur
4.1 Jenis Dokumen
4.1.1 Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan dikategorikan dalam struktur dokumen :
Level I : Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3 Level II : Prosedur Mutu & K3
Level III : Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya Level IV : rekaman atau catatan mutu
Struktur dokumen ini semata-mata untuk kepentingan internal perusahaan untuk penentuan tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan skala pemakaian serta pengendaliannya.
4.1.2 Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen.
4.1.3 Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga dikendalikan distribusi dan perubahannya.
4.2 Identitas Dokumen
4.2.1 Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen.
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 2 dari 7 - Manual Mutu : MPI-MM-XX
- Kebijakan Mutu : MPI-KM-XX - Sasaran Mutu : MPI-BSC-XX - Prosedur Mutu : MPI-PM-XX - Formulir : MPI-YY-XX Keterangan :
MPI = Mega Persada Indonesia XX = Nomor urut dokumen YY = Kode Penerbit Dokumen
Kode Penerbit Keterangan
DIR Direktur DK Dokumen Control
MET Marketing Estimasi dan Tender PROC Logistik/Procurement MP Manager Proyek HRD Personalia GA General Affair KEU Accounting BC Budget Control
4.2.3 Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal pengesahan/berlaku dokumen.
4.2.4 Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi dokumen 4.2.5 Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen Internal
setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang.
4.2.6 Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen yang terdaftar.
4.2.7 Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan distribusinya dalam form Matriks distibusi
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 3 dari 7 4.3 Pengesahan Dokumen
4.3.1 Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang sebelum diterbitkan dan didistribusikan.
4.3.2 Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan distribusikan kembali.
4.3.3 Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan tanda tangan dari kewenangan yang ditentukan.
4.4 Pengendalian Salinan Dokumen
4.4.1 Salinan/copy dari dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna selain warna hitam di lembar pertama dari dokumen bersangkutan seperti berikut :
4.4.2 Salinan dokumen yang tidak bertanda cap berwarna tersebut dianggap sebagai dokumen yang tidak dikendalikan.
4.4.3 Dokumen yang lebih dari satu halaman dibuat dalam keadaan terjilid, tidak terdiri dari lembar-lembar lepas, sehingga tanda keabsahan, status revisi, dan tanda terkendali cukup dibubuhkan pada lembar terdepan saja.
4.4.4 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya, yang disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan dokumen hanya dilakukan dari “master”.
4.4.5 Pengendali dokumen memutakhirkan (update) semua dokumen yang dikendalikan.
4.4.6 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk pengendalian dokumen yang diterimanya, baik pengendalian dari penggandaan yang tidak sah ataupun
Salinan Terkendali
No. salinan :
Penerbit : Tanggal :
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 4 dari 7 validitas dokumen terkininya.
4.4.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti tanda terima dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan
4.5 Revisi Dokumen
4.5.1 Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan. Perubahan pada dokumen dinamakan “revisi”.
4.5.2 Dokumen dapat direvisi setelah dipelajari perlunya perubahan tersebut, terutama ditujukan untuk perbaikan. Dokumen direvisi dan disetujui ulang oleh kewenangan yang sama seperti dokumen sebelumnya.
4.5.3 Revisi pada dokumen harus dicatat, di bagian mana revisi itu dilakukan, dan bagaimana uraian perubahannya. Rincian ini sedapat mungkin disertakan pada dokumen bersangkutan.
4.6 Dokumen Kadaluarsa
4.6.1 Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, disingkiran dari tempat pemakaiannya oleh pemegang dokumen atau ditarik kembali oleh pengendali dokumen yang bersangkutan, untuk digantikan dengan yang baru. 4.6.2 Dokumen lama yang tidak berlaku (kadaluarsa) tidak boleh digunakan untuk
acuan/ rujukan kerja.
4.6.3 Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin tidak ditarik kembali, asalkan diberi tanda khusus sebagai berikut :
4.7 Dokumen Eksternal
4.7.1 Dokumen dari luar perusahaan dicatat dalam Daftar Dokumen dan diberi stempel contoh sebagai berikut :
DOKUMEN KADALUARSA
JANGAN DIPAKAIMPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 5 dari 7 D O K U M E N
E X T E R N A L
13 MAR 2014
PT. MEGA PERSADA INDONESIA
4.7.2 Bila terjadi perubahan (revisi) pada dokumen luar tersebut, maka pengendali dokumen mengganti dokumen lama yang telah didistribusikan.
4.7.3 Distribusi dokumen eksternal dikendalikan sesuai ketentuan yang berlaku pada dokumen tersebut dan pemakaiannya di perusahaan.
5. Ketentuan Khusus Tidak ada
6. Rekaman / Catatan Mutu
6.1. Daftar Dokumen Internal (MPI-DK-001) Rev.01 6.2. Daftar Dokumen Eksternal (MPI-DK-002) Rev.01 6.3. Distribusi Dokumen (MPI-DK-003) Rev.02
6.4. Berita acara pemusnahan dokumen (MPI-DK-004) Rev.01 6.5. Ceklist Dokumen Baru (MPI-DK-007) Rev.01
6.6. Matriks Distribusi Dokumen ( MPI-DK-008) Rev.04
7. Lampiran
Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen
8. Dokumen Terkait Tidak Ada
9. Riwayat Perubahan Dokumen Lampiran A.
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 6 dari 7 Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen
No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh
01 02 03 04 21-Oct-10 3-Jan-11 4-April-13 14-March-14 2 4.7 6.3 6.5 4.2 6.6 4.1.1 4.2.2 4.2.6 4.2.7 4.4.5
Tambahan Referensi OHSAS 18001:2007 Klausul 4.4.5
Perubahan Bentuk Cap Dokumen External
Penambahan Revisi 1 pada distribusi dokumen
Add form Ceklist Dokumen Baru
(MPI-DK-007)
Penambahan isi Identitas Rekaman ( 4.2.7 )
Add Form Matriks Distribusi Dokumen (MPI-DK-008)
Kata approval diganti menjadi approval
(01~) dihapus
Kata diupdate diganti menjadi di-update
Kata”pula matriks” dihapuskan Kata updating diganti menjadi updating
MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 7 dari 7
No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh
4.6.2
4.5.1
4.5.3
7
Kata kedaluarsa diganti menjadi kadaluarsa
Pengeditan bentuk cap dokumen external yang disesuaikan dengan bentuk asli Spasi pada penulisan ”di perusahaan”
Kata Lampiran diganti menjadi Flowchart
