SISTEM MANAJEMEN MUTU
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
LEMBAR PENGESAHAN
JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA
DIPERIKSA OLEH SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR WAKIL MANAJEMEN
DISAHKAN OLEH DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR PIMPINAN PUNCAK STATUS DOKUMEN STATUS DOKUMEN NO. DISTRIBUSI TANGGAL TERKENDALI
NOMOR
UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI
001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031 032 033 034 035 036 037 038 039 040
No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN 1 2 25-10-05 25-10-12 Revisi 0 :
Terbit perdana sebagai Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (DJSDA-PDM-015/Rev.0)
Revisi 01 :
Menjadi Prosedur Pengendalian Dokumen (DJSDA-PPD-001/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian dengan standar dan peraturan perundangan yang menjadi acuan normatif yaitu :
o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008 o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang
Lembar Pengesahan ... … … … …. i
Daftar Distribusi Dokumen … … … ii
Sejarah Dokumen … … … iii
Daftar Isi … … … iv
1. RUANG LINGKUP … … … … ……… … … …… 1
2. TUJUAN DAN SASARAN ……...… … … .….. 1
3. DEFINISI … … … ……….... 1 4. ACUAN … … … ………….. 3 5. KETENTUAN UMUM … … … ………….. 3 6. PROSEDUR … … … ………….. 5 7. TANGGUNG JAWAB … … … ………….. 12 8. KONDISI KHUSUS … … … ………….. 14 9. REKAMAN … … … ………….. 15 10. LAMPIRAN … … … ………….. 16
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
1. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan pengendalian dokumen Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota
2. TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan :
Untuk memberikan panduan dalam melaksanakan pengendalian dokumen Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air kepada para pengendali dan pengguna dokumen serta pihak terkait lainnya.
Sasaran :
Untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dilaksanakan dengan benar dan menjamin bahwa :
a. Dokumen yang digunakan adalah dokumen yang benar dan sah (valid)
b. Dokumen disimpan, dipelihara dan dijaga untuk mencegah dan menghindarkan dari kerusakan atau hilang.
c. Dokumen didistribusikan sesuai dengan tujuannya.
d. Dokumen tersedia pada unit kerja yang menggunakan dan mudah dicari (retrieve).
3. DEFINISI
3.1. Pengendalian Dokumen : adalah aktivitas yang berkaitan dengan penerbitan, pendistribusian, penerimaan, penyimpanan, perubahan / revisi / ralat dan pemusnahan dokumen
3.2. Dokumen : adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu dan dokumen lain yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dan penerapannya yaitu : - Pedoman Mutu (Manual Mutu)
- Prosedur - Instruksi kerja - Rencana Mutu
- Data / dokumen pendukung
3.3. Dokumen “INDUK” : adalah dokumen asli dari penyusun yang telah disahkan oleh pejabat berwenang dan distempel “INDUK”.
3.4. Dokumen “TERKENDALI” : adalah dokumen yang digandakan dari dokumen “INDUK” untuk didistribusikan sesuai daftar distribusi atau dokumen yang digandakan dari dokumen “TERKENDALI” untuk didistribusikan sesuai daftar distribusi tambahan setelah distempel “TERKENDALI”, atau dokumen yang digandakan dari dokumen “TERKENDALI” yang berasal dari instansi satu tingkat diatasnya untuk didistribusikan sesuai daftar distribusi pada unit kerja / instansi yang bersangkutan setelah distempel “TERKENDALI”.
3.5. Dokumen “TAK TERKENDALI” : adalah dokumen yang digandakan dari dokumen “INDUK” atau dokumen TERKENDALI” dan distempel “TAK TERKENDALI”, didistribusikan kepada siapa saja yang tidak termasuk dalam daftar Distribusi atau daftar distribusi tambahan.
3.6. Dokumen “TAK TERPAKAI”: adalah dokumen “INDUK” atau dokumen “TERKENDALI” pada status dokumen tersebut dinyatakan tidak berlaku lagi dan distempel “TAK TERPAKAI” .
3.7. Daftar Induk Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen asli (dokumen yang distempel “INDUK”)
3.8. Daftar Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen “TERKENDALI” yang diterima oleh unit kerja yang menyimpan dokumen tersebut.
4. ACUAN
4.1. ISO 9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2. SNI 19-9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.3. Permen PU N0. 04/PRT/M/2009 butir 4.3 Pengendalian Dokumen 4.4. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Pengendalian dokumen meliputi kegiatan : a. Menyusun dan menerbitkan dokumen
Termasuk dalam kegiatan ini adalah :
1). Menyusun dokumen
2). Mengesahkan dokumen
3). Memberikan Identifikasi dokumen : o Nama dokumen
o Kode dokumen o Status dokumen
4). Menetapkan daftar distribusi dokumen
5). Menerbitkan dokumen
b. Mendistribusikan dan menerima dokumen c. Menyimpan dan memelihara dokumen d. Melakukan perubahan atau ralat dokumen e. Memusnahkan dokumen
5.2. Pengendalian dokumen dilaksanakan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu, yang dibedakan sesuai dengan kewenangannya, yaitu :
a. Pengendalian Dokumen pada Direktorat Jenderal SDA : oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal SDA
b. Pengendalian Dokumen pada Direktorat : oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu Direktorat.
c. Pengendalian Dokumen pada BBWS/BWS : oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu BBWS/BWS
d. Pengendalian Dokumen pada SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota : oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota
5.3. Dokumen yang telah selesai disusun, sebelum diterapkan harus disahkan terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatannya.
5.4. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan kegiatan antara lain :
a. Melakukan identifikasi terhadap setiap dokumen yang baru diterbitkan / dirubah sesuai dengan kewenangannya. Identifikasi setiap dokumen bersifat unik (tidak ada identitas yang sama untuk dokumen yang berbeda).
b. Menetapkan pihak-pihak yang mendapat distribusi dokumen pada setiap penerbitan atau perubahan / revisi atau ralat dokumen, pada unit kerja yang bersangkutan.
c. Membuat / memutakhirkan Daftar Induk Dokumen (seperti form pada Lampiran–4) dan Daftar Dokumen (seperti form pada Lampiran–5) untuk dokumen yang diterima di unit kerjanya. Pemutakhiran Daftar Induk Dokumen dan Daftar Dokumen dilakukan sekali dalam setahun atau setiap kali ada perubahan / penambahan dokumen.
5.5. Dokumen “TERKENDALI” hanya diberikan kepada unit kerja atau pejabat yang tercantum dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan yang telah ditetapkan.
5.6. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) berkewajiban untuk menyampaikan perubahan / ralat dari dokumen tersebut kepada para penerima dokumen sesuai daftar distribusi / distribusi tambahan, apabila terjadi perubahan / ralat dokumen
5.7. Dokumen “TAK TERKENDALI” hanya diberikan kepada pihak-pihak yang meminta, tetapi tidak tercantum dalam daftar distribusi / distribusi tambahan. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) tidak berkewajiban untuk menyampaikan perubahan / ralat dokumen, kecuali atas permintaan penerima dokumen .
5.8. Dokumen “INDUK” dan/atau Dokumen “TERKENDALI” yang diterima dari unit kerja lain serta Dokumen Induk “TAK TERPAKAI” yang terakhir, harus disimpan agar tetap dalam keadaan baik (tidak rusak), mudah dicari (retrieve) bila dibutuhkan, tidak salah / keliru dalam penggunaan dan tidak hilang.
5.9. Perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen dapat dilakukan, apabila telah diputuskan dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen atas hasil kajian usulan perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen sesuai formulir seperti pada Lampiran-6.
5.10. Dokumen dengan status / stempel “INDUK” tidak boleh dipakai / dipinjam untuk kegiatan operasional.
5.11. Dokumen dengan status / stempel “TERKENDALI” dapat dipakai / dipinjam untuk kegiatan operasional, dengan tetap menjaga agar terhindar dari hilang, kerusakan, coretan dan gangguan lainnya. Peminjaman yang dimaksud adalah dipakai untuk kegiatan operasional pada unit kerja terkait.
5.12. Dokumen yang dapat dimusnahkan adalah dokumen “TERKENDALI” yang dinyatakan sudah “TIDAK TERPAKAI” atau dokumen “INDUK” yang sudah distempel “TAK TERPAKAI” satu tingkat sebelumnya.
5.13. Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari luar / dokumen eksternal (external origin) harus dikendalikan mengikuti prosedur tertentu.
5.14. Data diberlakukan pengendaliannya sama seperti dokumen eksternal.
6. PROSEDUR
6.1. Kegiatan Penyusunan dan Penerbitan Dokumen baru.
a. Pejabat / petugas / pelaksana yang ditunjuk oleh Pimpinan, melakukan penyusunan konsep dokumen yang didasarkan atas :
1). Nama / Judul Dokumen yang akan disusun.
2). Studi aktivitas dan lingkup kegiatan organisasi sesuai judul dokumen
3). Studi dan pengumpulan materi yang terkait dan kriteria yang ditetapkan.
4). Diskusi dengan pejabat / pelaksana untuk mendapatkan masukan tentang hal-hal yang berkaitan dengan penerapan.
b. Melakukan pembahasan dengan Pengelola Sistem Manajemen Mutu terhadap konsep dokumen yang telah disusun dengan melibatkan unsur-unsur terkait untuk mendapatkan tanggapan dan masukan, sehingga
menghasilkan dokumen yang mudah / dapat diterapkan dan memenuhi kriteria / persyaratan yang ditetapkan.
c. Melakukan identifikasi terhadap konsep dokumen yang telah disetujui dalam pembahasan, meliputi :
1). Judul dokumen 2). Kode dokumen
3). Status penerbitan dokumen, yaitu status “O” atau original untuk penerbitan baru
d. Bila dokumen ini sudah diidentifikasi, kemudian dimintakan pengesahan kepada pejabat yang berwenang seperti yang tercantum dalam pada Lampiran – 2.
e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberikan status / stempel pada dokumen yang telah disahkan, sesuai format pada Lampiran -3 dengan ketentuan sebagai berikut :
1). Dokumen asli diberi status / stempel : “INDUK” dari unit kerja yang menerbitkan dokumen tersebut.
2). Dokumen asli yang sudah distempel “INDUK”, dicatat dalam Daftar Induk Dokumen .
f. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan pemutakhiran (updating) atas Daftar Induk Dokumen (seperti pada Lampiran–4) dan arsip penyimpanan dokumen “Induk” dengan cara :
1). Dokumen yang digandakan dari dokumen dengan status / stempel “INDUK”, untuk didistribusikan diberi status / stempel “TERKENDALI” dari unit kerja yang akan mendistribusikan, dilengkapi dengan nomor sesuai dengan nomor urut dari unit kerja dalam Daftar Distribusi dan tanggal sesuai dengan tanggal dokumen tersebut didistribusikan, dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran-11.
2). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :
o Nomor urut dokumen dalam Daftar Induk Dokumen bertambah, dan diisi status penerbitan dokumen adalah “O” (original). o Dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam
6.2. Melakukan Distribusi dan Menerima Distribusi Dokumen
a. Pengelola Sistem Manajemen Mutu menetapkan daftar pejabat yang akan diberi dokumen yang sudah disahkan.
b. Dokumen “ INDUK” atau Dokumen “TERKENDALI” diperbanyak / digandakan yang jumlahnya berdasarkan jumlah dalam daftar distribusi dokumen dan/atau distribusi tambahan.
c. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberi status / stempel “TERKENDALI” pada dokumen hasil penggandaan, dan nomor sesuai dengan nomor dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan, serta tanggal sesuai tanggal pada saat pemberian status / stempel dilakukan, seperti formulir pada Lampiran-11.
d. Distribusi dokumen dilakukan sebanyak daftar distribusi dan/atau distribusi tambahan dengan cara sebagai berikut :
1). Menyiapkan dan mengisi formulir pengiriman dan tanda terima dokumen (seperti pada Lampiran-8) sesuai dengan daftar distribusi / daftar distribusi tambahan dan ditanda tangani oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu yang mengirimkan dokumen tersebut
2). Melakukan pengiriman / distribusi dokumen dengan dilampiri Form Lampiran-8 yang sudah diisi.
3). Penerima dokumen menanda tangani tanda terima dokumen dan mengirimkan kembali copy tanda terima kepada asal pengirim / pendistribusi.
4). Copy tanda terima yang sudah ditanda tangani (yang dikembalikan), disimpan oleh pendistribusi / asal pengirim sebagai bukti mutu.(rekaman)
e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima dokumen, melakukan pemutakhiran (updating) atas Daftar Dokumen dan Dokumen
1). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :
o nomor urut dokumen dalam daftar dokumen bertambah, dan diisi status penerbitan dokumen mutu adalah “O” (original). o dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam
2). Bila dokumen merupakan hasil revisi, maka :
o Nomor urut dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen adalah tetap, sedangkan status penerbitan dokumen diubah sesuai dengan status revisi ke berapa (“Rev….”) dari dokumen tersebut.
o Dalam arsip penyimpanan dokumen dilakukan pemutakhiran, yaitu dokumen yang lama diambil dan distempel “TAK TERPAKAI” dan diganti dengan dokumen status penerbitan terbaru.
o Dalam arsip penyimpanan dokumen “TAK TERPAKAI”, dokumen “TAK TERPAKAI” yang lama diambil untuk dimusnahkan, diganti dengan dokumen “TAK TERPAKAI” yang baru.
f. Bila Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima akan melakukan distribusi dokumen yang diterimanya, maka dilakukan, mengikuti prosedur mulai dari butir a s/d e tersebut diatas.
g. Distribusi dokumen yang bersifat ralat adalah sebagai berikut :
1) Pendistribusian ralat dokumen dilakukan sesuai dengan daftar distribusi / distribusi tambahan .
2) Bila ralat dokumen dilampiri formulir pengganti, maka formulir yang digantikan di stempel “TAK TERPAKAI”, tanpa melepas/ membuang formulir yang digantikan tersebut .
6.3. Menyimpan dan memelihara dokumen Kegiatan menyimpan dokumen : a. Menyimpan Dokumen
Penyimpanan dokumen diatur sebagai berikut :
1). Pemilahan :
Dokumen yang akan disimpan dipilah menjadi : o dokumen yang masih berlaku
o dokumen yang tidak berlaku (tak terpakai).
2). Pengelompokan :
Pengelompokan dokumen mutu dilakukan sebagai berikut : a) berdasarkan hierarkhi dokumen mutu :
o pedoman mutu / manual mutu o prosedur
o instruksi kerja
o data / dokumen pendukung b) berdasarkan status dokumen :
o dokumen “INDUK” o dokumen “TERKENDALI” o dokumen “TAK TERPAKAI”
3). Pengarsipan
Pengarsipan dokumen merupakan penyimpanan awal dalam ordner yang diberi label (lengkap dengan identitas) seperti pada Lampiran – 9.
Dalam ordner pada halaman paling depan, dilengkapi dengan daftar isi dokumen yang disimpan / dimuat seperti pada Lampiran – 10. Nomor ordner adalah unik (tidak boleh ada yang sama).
4). Penyimpanan
Dokumen yang sudah dimasukkan dalam ordner, selanjutnya disimpan pada tempat (almari, rak, kabinet) yang mudah dijangkau, aman dan bersih. Setiap tempat diberi identitas atau informasi mengenai isi tempat tersebut.
b. Memelihara
Memelihara dokumen terutama ditujukan untuk menjaga agar :
1). Dokumen bersih, terhindar kotoran dan debu, dibersihkan secara rutin.
2). Dokumen dalam keadaan rapi, mudah dicari, mengatur kembali dengan baik apabila selesai dipakai.
3). Terhindar dari kerusakan, baik akibat binatang / serangga, maupun kerusakan akibat pemakaian.
Kerusakan ini antara lain:
o Robek, jangan ditarik paksa saat pengambilan.
o Coretan, pergunakan media lain untuk mencatat hal-hal yang dianggap penting.
o Berlubang, memberikan anti serangga
o Terlepas pada bagian / halaman tertentu, jangan dilipat pada saat dipakai.
4). Tidak mudah hilang, mengunci tempat penyimpanan bila tidak digunakan dan mencatat apabila ada yang meminjam, menagih kembali, apabila waktu pengembalian sudah lewat.
6.4. Mengubah atau meralat dokumen
Kegiatan ini meliputi : mengubah sebagian, mengubah banyak (menyeluruh atau hampir menyeluruh), meralat dokumen
a. Mengubah dokumen dilakukan sebagai berikut :
1). Mengubah dokumen yang bersifat fundamental (mengubah prosedur, tata cara, mekanisme dan/atau lainnya yang esensial), diterbitkan dokumen lengkap yang disertai dengan pemeriksaan / tinjauan dan pengesahan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatannya seperti tercantum pada pada Lampiran – 2. Setiap kata yang mengalami perubahan, dicetak dengan huruf miring
dan garis bawah.
Hal-hal yang diubah, dijelaskan pula dalam Lembar Sejarah Dokumen
2). Mengubah dokumen yang bersifat ralat (perbaikan redaksional, perbaikan kecil dan penggantian / penambahan / pengurangan formulir) yang sifatnya tidak mengubah substansi dari dokumen tersebut, dapat dilakukan dengan “RALAT” sesuai formulir pada Lampiran – 7.
Mengubah dokumen yang bersifat ralat, tidak mengubah status penerbitan dokumen tersebut.
Ralat dokumen ditempatkan pada halaman paling depan, sesuai dengan status dokumen apakah “INDUK” atau “TERKENDALI”.
3). Mengubah dokumen yang bersifat menyeluruh (sebagian besar mengalami diubah baik substansi maupun susunannya), diterbitkan dokumen baru dengan menggunakan huruf tegak semua tanpa garis bawah, dengan diberi keterangan pada Lembar Sejarah Dokumen b. Pencabutan dokumen
Bila dokumen dinyatakan dicabut dari pemakaian sebagai hasil keputusan Rapat Kaji Ulang Manajemen, maka Pengelola Sistem Manajemen Mutu
harus segera mencabut dari arsip penyimpanan dengan menindak lanjuti hal-hal sebagai berikut :
1). Bila merupakan dokumen “INDUK” :
a). memberi status / stempel “TAK TERPAKAI”
b). memindahkan dari arsip “INDUK” dan menyimpan dalam arsip “TAK TERPAKAI”
c). mencoret dari Daftar Induk Dokumen dengan diberi catatan pada tempat kosong dibawah “Dicabut sesuai Rapat Kaji Ulang Manajemen (KUM) tanggal ………”.
2). Bila merupakan dokumen “TERKENDALI” :
a). mencabut dari arsip “TERKENDALI” dan memusnahkannya b). mencoret dari Daftar Dokumen dengan diberi catatan pada kolom
keterangan “Dicabut sesuai Rapat KUM tanggal ……..” c. Penambahan Dokumen
Penambahan dokumen dilakukan sama halnya dengan prosedur penyusunan dan penerbitan dokumen
6.5. Memusnahkan Dokumen Mutu
Dokumen dapat dimusnahkan, apabila sudah mendapat persetujuan dari Pimpinan, dan pemusnahan dokumen dilengkapi dengan Berita Acara Pemusnahan Dokumen yang ditanda tangani oleh Pimpinan.
Berita Acara memuat antara lain :
o Nama / jenis dokumen yang dimusnahkan o Waktu pemusnahan
o Cara pemusnahan
Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara :
a. Membakar, dengan tetap menjaga tidak mengganggu keamanan dan kebersihan lingkungan.
b. Merobek-robek atau dipotong-potong atau dihancurkan dengan alat pemotong, sampai tidak diketahui wujudnya.
6.6. Bila dokumen hilang, dilakukan kegiatan sebagai berikut :
Dokumen dengan status / stempel “TERKENDALI”, bila hilang harus dibuatkan Berita Acara Dokumen Hilang oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu terkait,
dikirimkan kepada Pengelola Sistem Manajemen Mutu pengirim / pendistribusi dan dimintakan penggantinya dengan identifikasi sama dengan yang hilang. Bila yang hilang adalah dokumen dengan status / stempel “INDUK”, maka harus dicetak yang baru dan harus ditinjau dan disahkan serta identifikasi sama dengan yang hilang tersebut dilengkapi dengan Berita Acara Dokumen Hilang. Dokumen yang sudah dinyatakan hilang, apabila diketemukan kembali, maka dokumen tersebut dinyatakan “TAK TERPAKAI”.
6.7. Dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari luar / dokumen eksternal (document of external origin), pengendaliannya adalah sebagai berikut :
a. Pengadaan :
Dokumen eksternal dapat diadakan langsung oleh unit yang membutuhkan/memerlukannya, dari sumber yang relevan dan andal. Dokumen yang baru diterima, distempel “INDUK” oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu terkait, dan dicatatkan dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal, dokumen yang telah distempel “INDUK”, digandakan sebanyak kebutuhan. Dokumen dengan stempel “INDUK”, disimpan mengikuti cara penyimpanan seperti dokumen lainnya, tetapi diarsip khusus untuk dokumen eksternal.
b. Pendistribusian (termasuk : pengiriman), pemutakhiran, pemusnahan dokumen eksternal dilakukan sama seperti dokumen lainnya.
c. Keabsahan dokumen eksternal dilakukan pengecekan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu kepada sumber yang relevan, minimal sekali dalam 1 (satu) tahun.
6.8. Kegiatan Pengendalian Dokumen digambarkan dalam bagan alir seperti pada Lampiran -1.
7. TANGGUNGJAWAB
7.1. Pengelola Sistem Manajemen Mutu
a. Penerbitan dokumen (original atau revisi) 1) Menyusun konsep dokumen
3) Melakukan perubahan dokumen sesuai hasil tinjauan / usulan perubahan
4) Memintakan pengesahan dokumen kepada pejabat yang berwenang sesuai dengan kewenangan pada lampiran – 2.
5) Memberikan status / stempel “INDUK” pada dokumen, nomor daftar Induk dan tanggal terbitnya dokumen
6) Memberikan identifikasi dokumen b. Distribusi dokumen
1) Menggandakan dokumen dan memberikan status / stempel “TERKENDALI”, nomor distribusi dan tanggal pengiriman.
2) Mendistribusikan dokumen dengan menggunakan formulir pengiriman dan tanda terima dokumen
3) Menyimpan formulir pengiriman dan tanda terima dokumen yang sudah dikembalikan, sebagai bukti mutu (rekaman)
c. Penyimpanan dokumen
1) Menyimpan dokumen yang sesuai pada file
2) Membuat memperbaharui (updating) Daftar Induk Dokumen dan/atau Daftar Dokumen, secara periodik dan/atau setiap kali ada penambahan dokumen
3) Membuat / memperbaharui arsip cadangan (backup file) untuk dokumen dalam media elektronik.
d. Pemusnahan dokumen
1) Memusnahkan Dokumen “TERKENDALI” yang dinyatakan tidak berlaku.
2) Dokumen “INDUK” yang dinyatakan tidak berlaku, distempel “TAK TERPAKAI” untuk dipisahkan penyimpanannya. Sedangkan Dokumen “INDUK” yang “TAK TERPAKAI” dengan status satu tingkat sebelumnya dimusnahkan.
e. Melakukan pembinaan secara periodik terhadap Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada unit kerja di bawahnya atau penerima dokumen. f. Memeriksa kebenaran, keabsahan dokumen yang berlaku pada unit kerja
di lingkungan Direktorat Jenderal SDA g. Melakukan review terhadap Dokumen
7.2. Direktur Jenderal Sumber Daya Air
a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air.
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat Jenderal Sumber Daya Air.
7.3. Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di Direktorat b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat
7.4. Kepala BBWS/BWS di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di BBWS/BWS
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di BBWS/BWS
7.5. Kepala SKPD Propinsi dan Kabupaten / Kota
a. Mengesahkan dokumen mutu yang berlaku di tingkat SKPD Propinsi dan Kabupaten / Kota
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen mutu di tingkat SKPD Prpinsi dan Kabupaten / Kota
8. KONDISI KHUSUS
8.1. Rencana Mutu yang sudah berakhir masa berlakunya dan tidak ada perpanjangan waktu pelaksanaan, maka secara otomatis Rencana Mutu tersebut tidak berlaku lagi.
8.2. Untuk mengubah / memperbaiki dokumen yang bersifat ralat, dokumen tersebut tidak harus ditinjau dan ralat tersebut langsung dapat disahkan oleh pejabat yang berwenang.
8.3. Naskah Dokumen yang sudah disetujui, dapat disimpan dalam media elektronik, dan dicatat nama arsip (file) penyimpanannya serta dilengkapi dengan arsip cadangan (backup file).
9. REKAMAN
9.1. Daftar Induk Dokumen 9.2. Daftar Dokumen
9.3. Bukti Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen 9.4. Bukti Usulan Perubahan Dokumen (bila ada). 9.5. Berita Acara Dokumen Hilang (bila ada). 9.6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen
10. LAMPIRAN
10.1. Lampiran - 1 Bagan alir Pengendalian Dokumen 10.2. Lampiran - 2 Kewenangan Pengesahan Dokumen
10.3. Lampiran - 3 Contoh Stempel untuk Pengendalian Dokumen 10.4. Lampiran - 4 Formulir Daftar Induk Dokumen
10.5. Lampiran - 5 Formulir Daftar Dokumen
10.6. Lampiran - 6 Formulir Usulan Perubahan Dokumen 10.7. Lampiran – 7 Formulir Ralat
10.8. Lampiran – 8 Formulir Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen 10.9. Lampiran – 9 Format Label Ordner
10.10. Lampiran -10 Formulir Daftar Isi Dokumen
10.11. Lampiran -11 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen 10.12. Lampiran -12 Formulir Berita Acara Dokumen Hilang
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 5
`
Pejabat Pimpinan Pengelola Sistem Manajemen Mutu
Mulai Menyusun Konsep Dokumen Membahas Konsep Dokumen Mengajukan Pengesahan Dokumen Menanda tangani Pengesahan Dokumen Menerbitkan Dokumen Memutakhirkan Dokumen Induk dan Arsip Dokumen Induk
Selesai Memberikan Identifikasi Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 2 / 5 Menggandakan Dokumen Memberikan Status Dokumen / Stempel Terkendali, Nomor dan Tanggal
Menandatangani Tanda Pengiriman dan Mengirimkan kembali ke Pengirim Menyiapkan Tanda Pengiriman Dokumen sesuai Daftar Distribusi Mendistribusikan Dokumen Memutakhirkan Penyimpanan Dokumen Memusnahkan Dokumen Terkendali Lama, diganti Dokumen Terkendali yang Baru Y
Mulai
Memutakhirkan Daftar Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 3 / 5 Melakukan Pemilahan
Dokumen
Menyiapkan Ordner dan
Memberi Identitas Ordner
Menyimpan Dokumen pada Ordner sesuai Identitas
Memberi Daftar Isi pada Ordner
Menyimpan Ordner pada Tempat yang disiapkan
Menjaga dan Memelihara Tempat Penyimpanan
Dokumen Mulai
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 4 / 5 Membuat Usulan
Perubahan Dokumen
Mengkaji Usulan Perubahan Dokumen
Membahas dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen
Menyusun Konsep Perubahan Dokumen Mengajukan dalam Rapat
Kaji Ulang Manajemen
Membuat Disposisi untuk Perubahan Dokumen
Membahas Konsep Perubahan Dokumen Memberikan Identifikasi Dokumen Mengajukan untuk Pengesahan Dokumen Menandatangani Pengesahan Dokumen Menerbitkan Dokumen Memutakhirkan Daftar Dokumen dan Penyimpanan Dokumen
Mulai
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 5 / 5 Membuat dan Mengajukan Usulan Pemusnahan Dokumen Menyetujui dan Menandatangani Usulan Pemusnahan Dokumen Menyimpan Persetujuan Pemusnahan Dokumen Melaksanakan Pemusnahan Dokumen
Menyiapkan dan Mengajukan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
Menandatangani Berita Acara Pemusnahan
Dokumen Menyimpan
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Mulai
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1 No. Jenis Dokumen Disetujui dan Disahkan Oleh :
1. 2. 3. 4. 5. Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja
a. Yang berlaku diseluruh lingkungan Direktorat Jenderal SDA
b. Yang berlaku di lingkungan Unit Kerja
Rencana Mutu
Dokumen lainnya
Direktur Jenderal SDA
Direktur Jenderal SDA
Direktur Jenderal SDA
Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan
Pimpinan Unit Kerja atau Pejabat yang ditunjuk
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1 Penjelasan :
(1) Ukuran Stempel :
3 cm X 1,5 cm (2) Warna Tinta Stempel :
a. INDUK & TERKENDALI : Biru Tua
b. TAK TERKENDALI & TAK TERPAKAI : Merah (3) Pengelola SMM ………..
Diisi sesuai dengan Unit Kerja nya
Contoh : Pengelola SMM Direktorat Jenderal SDA
Pengelola SMM Direktorat Bina Program – Ditjen. SDA Pengelola SMM BBWS Sumatera VIII
INDUK Pengelola SMM ……… TERKENDALI Pengelola SMM ………. TAK TERKENDALI Pengelola SMM ………. TAK TERPAKAI Pengelola SMM ……… 1,50 Cm 3,00 Cm
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1 Status per ……… (2)………. No. Dokumen Nomor Judul Dokumen Tgl. Terbit Pertama Revisi ke Tanggal Berlaku Nama File (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Pengendali Dokumen …….… (10) ………… ( ……….(11)……… )
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) Diisi nama Unit Kerja Pengendali Dokumen
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Induk Dokumen tersebut dibuat (3) Diisi nomor urut dokumen induk disimpan
(4) Diisi identitas dokumen (5) Diisi nama / judul dokumen
(6) Diisi nama Unit Kerja asal dokumen (7) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status / revisi dokumen (9) Diisi nama-nama file dalam media elektronik dimana dokumen disimpan (10) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1 Pengelola SMM ………(1)……… Status per. ……... (2)………..… No. Dokumen Nomor Judul Dokumen Unit Kerja Asal Dokumen Revisi ke Tanggal Berlaku Keterangan (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Pengendali Dokumen …………(10)………. (………… (11) ………… )
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) Diisi nama Unit Kerja Pengelola SMM
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat (3) Diisi nomor urut dokumen disimpan
(4) Diisi identitas dokumen (5) Diisi nama / judul dokumen
(6) Diisi nama unit kerja asal dokumen
(7) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen (9) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu
(10) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen (11) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 2 / 2 (13) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat
(14) Diisi nomor urut dokumen disimpan (15) Diisi identitas dokumen
(16) Diisi nama / judul dokumen
(17) Diisi nama unit kerja asal dokumen
(18) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(19) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen (20) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu
(21) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen (22) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Kepada Yth,
….. (1) …..
Perihal : Usulan Perubahan Dokumen Dokumen No. : ……….(1)………. Judul Dokumen : ……….(2)………. Status / Tanggal : ……….(3)……….
Perubahan yang diusulkan : ……….(4)……….
Alasan : ……….(5)……….
Diusulkan oleh : Tanggal : ……….(6)………. ……….(9)………. ……….(8)………. Hasil Tinjauan : ……….(10)………. Disposisi : ……….(11)………. Kepada : ……….(12)………. Oleh : ……….(13)……….. Tanggal : ……….(14)……….. ……….(15)………. Penjelasan Pengisian :
(1) Diisi pejabat yang menangani usulan perubahan dokumen (2) Diisi identitas dokumen
(3) Diisi nama / judul dokumen
(4) Diisi status penerbitan dan tanggal, bulan, serta tahun berlakunya status penerbitan (5) Diisi hal-hal yang diusulkan
(6) Diisi alasan perubahan
(7) Diisi tanda tangan yang mengusulkan (8) Diisi nama yang mengusulkan
(9) Diisi tanggal, bulan dan tahun usulan dibuat (10) Diisi hasil tinjauan terhadap usulan perubahan
(11) Diisi disposisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan usulan perubahan (12) Diisi nama yang diberi disposisi untuk melakukan perubahan
(13) Diisi tanda tangan pejabat yang melakukan tinjauan
(14) Diisi nama pejabat yang melakukan tinjauan terhadap usulan perubahan (15) Diisi tanggal, bulan, tahun tinjauan didisposisikan
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Status / tanggal : …..(3)…..
No Uraian / Butir No. Tertulis Dirubah / Ditambah
(4) (5) (6) (7) Menyetujui : …..(8)….., …..(9)….. …..(12)….. Penyusun : …..(13)….. …..(10)….. (…..(14)…..) (…..(11)…..)
Distribusi : Distribusi Tambahan : 1. …..(15)….. …..(16)…..
2. ……… Dst
Status Dokumen Status Dokumen Status Dokumen Status Dokumen
…..(17)….. …..(17)….. …..(17)….. …..(17)…..
No. :…..(18)….. Tgl. …(19)…. No. : ..(18)…. Tgl. (19)…. No. : ..(18)…. Tgl. (19)…. No. : ..(18)…. Tgl. (19)….
Penjelasan Pengisian :
(4) Diisi judul dokumen yang diralat (5) Diisi identitas dokumen yang diralat
(6) Diisi status penerbitan serta tanggal, bulan dan tahun status penerbitan dikeluarkan dari dokumen yang diralat.
(7) Diisi no urut item
(8) Diisi uraian / butir no. yang diralat (9) Diisi apa yang tertulis pada butir tersebut (10) Diisi uraian ralat/perubahan yang seharusnya (11) Diisi nama tempat ralat dibuat
(12) Diisi tanggal, bulan dan tahun ralat dibuat (13) Diisi tanda tangan penyusun
(14) Diisi nama penyusun
(15) Diisi jabatan pejabat yang berwenang
(16) Diisi tanda tangan pejabat yang berwenang menanda tangani pengesahan Ralat (17) Diisi nama pejabat yang berwenang
(18) Diisi nama / pejabat sesuai dengan daftar distribusi terdahulu
(19) Diisi nama / pejabat tambahan sesuai dengan daftar distribusi sebelumnya (20) Diisi status dokumen
(21) Diisi no. urut sesuai daftar distribusi / tambahan (22) Diisi tanggal dokumen ralat didistribusi
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 2 PENGIRIMAN DOKUMEN
Kepada Yth. : …..(3)…..
Bersama ini dengan hormat kami kirimkan dokumen-dokumen sebagai berikut :
No. Dokumen No. Judul Dokumen Keterangan
..(4).. …(5)… …(6)… …(7)… *)
*) apabila dokumen revisi, mohon yang lama dimusnahkan
Pengelola SMM…..(8)…..
...(9)….. …..(10)…..
TANDA TERIMA DOKUMEN Kepada Yth.
Pengelola SMM ……(11)……..
Dokumen tersebut dibawah ini telah kami terima dengan penjelasan :
No. Dokumen No. Judul Dokumen Keterangan
..(4).. …(5)… …(6)… …(12)… ………., …..(13)……. Penerima Dokumen : ………..(14)….. …....(15)…..
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 2 (1) Diisi nomor / identitas agenda pengiriman dokumen
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun pengiriman dokumen (3) Diisi nama / unit kerja yang dikirim dokumen
(4) Diisi nomor urut dokumen yang dikirim dokumen (5) Diisi nomor / identitas dokumen yang dikirim dokumen (6) Diisi judul dokumen
(7) Diisi :
o Baru : apabila dokumen baru terbit (belum pernah terbit) o Revisi ke … : apabila dokumen merupakan hasil revisi
(8) Diisi nama unit kerja Pengelola SMM yang mengirim dokumen (9) Diisi tanda tangan petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen . (10) Diisi nama petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen
(11) Diisi nama dan alamat Pengelola SMM yang mengirim dokumen (12) Diisi nomor / identitas agenda penerima dokumen
(13) Diisi nama kota, tanggal, bulan, tahun penerima dokumen (14) Diisi tanda tangan penerima dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 …..(1)…..
PENGELOLA SISTEM MANAJEMEN MUTU
…..(2)…..
…..(3)….. : …..(4)…..
s/d
…..(3)….. : …..(4)…..
…..(5)….. …..(6)…..
Penjelasan Pengisian :
(1) : Diisi nama Unit Kerja yang mengendalikan dokumen (2) : Diisi :
- PROSEDUR : bila yang disimpan adalah Prosedur
- INSTRUKSI KERJA : bila yang disimpan adalah Instruksi Kerja - ……….
(3) : Diisi nomor dokumen yang disimpan pertama (4) : Diisi nomor dokumen yang disimpan terakhir (5) : Diisi status dokumen,
misal : INDUK
TERKENDALI atau TAK TERKENDALI TAK TERPAKAI
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Per Tanggal : …..(2)….. No. No. Dokumen / Identitas Judul Dokumen Status Dokumen Keterangan (3) (4) (5) (6) (7) Pengelola SMM ……(8)……. …..(9)….. (…..…..(10)…..…..)
Penjelasan Cara Pengisian : (1) : diisi nomor ordner
contoh : 02
(2) : diisi tanggal, bulan, tahun daftar ini dibuat contoh : 15-11-2012
(3) : diisi nomor urut penyimpan dalam ordner tersebut contoh : 02
(4) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang disimpan contoh : DJSDA-PD-002 / Rev.00
(5) : diisi judul dokumen yang disimpan
contoh : Prosedur Pengendalian Dokumen
(6) : diisi status penerbitan dokumen mutu yang disimpan contoh : “Rev.01”
(7) : diisi keterangan yang diperlukan (8) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(9) : diisi tanda tangan personil Pengelola SMM terkait (10) : diisi nama personil Pengelola SMM terkait.
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Pada hari ini ...(1)….., tanggal ……(2)…., bertempat di ………(3)……….. telah dilaksanakan
pemusnahan dokumen sebagai berikut :
No. No. Dokumen / Identitas Judul Dokumen Status Dokumen Keterangan Cara Pemusnahan (4) (5) (6) (7) (8)
Demikian Berita Acara Pemusnahan Dokumen ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui :
Pengelola SMM ……(9)……. Manajemen Representatif Pengendali Dokumen
…..(10)….. …..(12)….. (…..…..(11)…..…..) (……….(13)………)
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) : diisi hari pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita Acara ini dibuat (2) : diisi tanggal, bulan, tahun pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita Acara ini dibuat
(3) : diisi lokasi / tempat pemusnahan dokumen dan Berita Acara ini dibuat (4) : diisi no. urut item
(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang dimusnahkan (6) : diisi judul dokumen yang dimusnahkan
(7) : diisi status penerbitan dokumen yang dimusnahkan
(8) : diisi keterangan tentang cara pemusnahan dokumen yang digunakan (9) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait (11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait. (12) : diisi tanda tangan Pengendali Dokumen
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1 Pada hari ini ...(1)….., tanggal ……(2)…., Lokasi / tempat …..(3)…..kami yang bertanda tangan
dibawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa telah kehilangan dokumen SMM untuk pelaksanaan kegiatan operasional sebagai berikut :
No. No. Dokumen / Identitas Judul Dokumen Status Dokumen Keterangan (4) (5) (6) (7) (8)
Untuk itu mohon untuk dapat didistribusikan lagi.
Demikian Berita Acara ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui :
Pengelola SMM ……(9)…….
Manajemen Representatif Yang Kehilangan Dokumen …..(10)….. …..(12)…..
(…..…..(11)…..…..) (……….(13)………)
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) : diisi hari Berita Acara ini dibuat
(2) : diisi tanggal, bulan, tahun Berita Acara ini dibuat (3) : diisi lokasi / tempat Berita Acara ini dibuat (4) : diisi no. urut item
(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen SMM yang hilang (6) : diisi judul dokumen SMM yang hilang
(7) : diisi status penerbitan dokumen SMM yang hilang (8) : diisi keterangan tentang hal-hal yang dianggap perlu (9) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait (11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait. (12) : diisi tanda tangan yang kehilangana dokumen SMM
