PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

(1)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

ND: 2305000/SOP/SMM.26/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech, Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175

Fax. : 021-75791409

Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : [email protected]

(2)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain di luar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal TanggalTerbit

: : : : :

i

1 dari 13

00/08 Maret 2017 3/08 Maret 2017 8 Maret 2017

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN ND: 2305000/SOP/SMM.26/04/03.17

STATUS DOKUMEN : TERKENDALI

“ Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto

Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai BesarTMC

Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017

Tanda Tangan

(3)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

HALAMAN PERUBAHAN

: : : : :

ii

2 dari 13

Tanggal Perubahan

Merubah / Mencabut

Memasukkan

Alasan Singkat

Disetujui (Wakil Manajemen)

No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal

(4)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

: : : : :

iii 3 dari 13

Klasifikasi Dokumen Pemegang

Asli (soft copy) Pengendali Dokumen Asli (hard copy) Wakil Manajemen BB-TMC

Salinan No. 1 (hard copy) Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum

Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Pelayanan Teknologi

(5)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

DAFTAR ISI

: : : : :

iv 4 dari 13

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN……….……… i

HALAMAN PERUBAHAN..……….……… ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN……….……… iii

DAFTAR ISI ....……….………... iv

TUJUAN………...……….… 1

RUANG LINGKUP………...………... 2

DEFINISI………...……… 3

REFERENSI………...………. 4

TANGGUNG JAWAB………...……….... 5

URAIAN PROSES DAN KINERJA ………...…….……….... 6

DAFTAR LAMPIRAN…………...………... 7

(6)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

TUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : : : :

1 5 dari 13

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk menjamin tatacara pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen di Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca (BB-TMC) agar dapat dilakukan secara efektif untuk menghasilkan perbaikan berkelanjutan atas implementasi Sistem Manajemen Mutu di BB-TMC.

(7)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 6 dari 13

Ruang lingkup prosedur ini mencakup pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen yang meliputi persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut hasil Kaji Ulang Manajemen. Kaji Ulang Manajemen merupakan tanggung jawab manajemen atas perbaikan berkesinambungan terhadap implementasi sistem manajemen mutu yang dilakukan.

Untuk mencapai hal ini, maka agenda yang dibahas dalam kaji ulang manajemen meliputi:

1. Evaluasi hasil tindak lanjut kaji ulang manajemen sebelumnya;

2. Masukan/umpan balik pengguna;

3. Evaluasi hasil pelaksanaan audit internal;

4. Monitoring dan evaluasi sasaran mutu;

5. Monitoring status tindakan perbaikan;

6. Rekomendasi perbaikan berkesinambungn terhadap sistem manajemen mutu;

7. Perubahan sistem manajemen mutu;

8. Lain-lain yang terkait dengan sistem manajemen mutu.

(8)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

DEFINISI

: : : : :

3 7 dari 13

3.1. Kaji Ulang Manajemen

Kegiatan dalam bentuk rapat yang dihadiri oleh pejabat struktural di Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca (BB-TMC) dan wakil manajemen guna mengevaluasi efektifitas implementasi Sistem Manajemen Mutu di BB-TMC 3.2. Tindak Lanjut Kaji Ulang Manajemen

Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen.

(9)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

REFERENSI

: : : : :

4 8 dari 13

4.1. ND: 2305000/PJM/04/03.17 : Panduan Mutu

4.2. SNI ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 5.6. tentang Kaji Ulang Manajemen.

(10)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

TANGGUNG JAWAB

: : : : :

5 9 dari 13

5.1. Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca a. Memimpin rapat Kaji Ulang Manajemen.

b. Melakukan pengambilan keputusan dan kebijakan terhadap berbagai hal yang menjadi bahasan dalam rapat Kaji Ulang Manajemen

c. Mengesahkan keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen.

5.2. Kepala Bidang / Kepala Bagian

a. Menyiapkan dan menyampaikan bahan masukan rapat Kaji Ulang Manajemen kepada Wakil Manajemen.

b. Menindaklanjuti hasil keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen.

c. Memonitor dan mengevaluasi tindaklanjut keputusan rapat kaji ulang manajemen sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya.

5.3. Wakil Manajemen

a. Menyiapkan pelaksanaan rapat Kaji Ulang Manajemen.

b. Mengkompilasi bahan masukan rapat kaji ulang manajemen dari semua bidang atau bagian.

c. Menyimpan rekaman daftar hadir serta notulen rapat Kaji Ulang Manajemen.

d. Memonitor pelaksanaan tindak lanjut keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen.

(11)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6

10 dari 13

6.1 Uraian Proses dan Ukuran Kinerja

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.1 Penyusunan Program Mutu

6.1.1.1 Menyusun draft program mutu BB-TMC pada awal tahun kegiatan.

Wakil Manajemen

Minggu pertama bulan Januari 6.1.1.2 Membahas draft program mutu BB-TMC. Kepala BB-

TMC dan para Kepala Bidang / Kepala Bagian

Minggu kedua Bulan Januari

6.1.1.3 Menyetujui program mutu BB-TMC. Kepala BB- TMC

Minggu ketiga Januari 6.1.1.4 Mendistribusikan program mutu BB-TMC kepada

Kepala Bidang/ Bagian.

Wakil Manajemen

Akhir bulan Januari 6.1.2 Penyusunan Bahan Rapat Kaji Ulang Manajemen

6.1.2.1 Menyusun bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat Kaji Ulang Manajemen berupa:

 Rekaman hasil tindak lanjut kaji ulang manajemen sebelumnya;

 Rekaman masukan/umpan balik pengguna;

 Rekaman hasil pelaksanaan audit internal;

 Rekaman hasil monitoring dan evaluasi sasaran mutu;

 Rekaman hasil monitoring status tindakan perbaikan;

 Perubahan sistem manajemen mutu;

 Masukan dari para Kepala Bidang/ Kepala Bagian.

Wakil Manajemen

2 minggu sebelum pelaksanaan kaji ulang manajemen

(12)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

: : : : :

6

11 dari 13

6.1.2.2 Membuat undangan rapat Kaji Ulang Manajemen dan menyampaikannya kepada peserta rapat.

Wakil Manajemen

1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 6.1.3 Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen

6.1.3.1 Menandatangani formulir daftar hadir rapat Kaji Ulang Manajemen.

Peserta rapat Pada saat rapat

6.1.3.2 Memimpin pelaksanaan rapat yang membahas bahan masukan yang telah disiapkan oleh Wakil Manajemen.

Kepala BB- TMC

Pada saat rapat

6.1.3.3 Mencatat semua risalah rapat dalam formulir risalah rapat Kaji Ulang Manajemen.

Pengendali Dokumen

Selama rapat 6.1.3.4 Mengesahkan hasil keputusan rapat Kaji Ulang

Manajemen yang dicatat pada form risalah rapat.

Kepala BB- TMC

Langsung setelah rapat selesai

6.1.4 Pelaksanaan Tindak Lanjut Hasil Rapat Kaji Ulang Manajemen 6.1.4.1 Melakukan tindakan yang diperlukan sebagai tindak

lanjut dari keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen sesuai dengan tanggung jawabnya.

Kepala Bidang / Bagian, Wakil Manajemen

1 (satu) bulan dan akan disesuaikan dengan pokok permasalahan yang specifik 6.1.4.2 Memonitor dan mengevaluasi secara berkala

pelaksanaan tindak lanjut hasil keputusan rapat Kaji Ulang Manajemen dan melaporkannya kepada Kepala BB-TMC

Kepala Bidang / Bagian, Wakil Manajemen

3 (tiga) bulan dan sewaktu- waktu sesaui dengan kondisi/situasi

(13)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

: : : : :

6

12 dari 13

6.2 Diagram Proses

(14)

PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

DAFTAR LAMPIRAN

: : : : :

7

13 dari 13

7.1. ND : 2305000/FRM/SMM.25.02/04/03.17 : Formulir Program Mutu BB-TMC 7.2. ND : 2305000/FRM/SMM.25.01/04/03.17 : Formulir Undangan Rapat Kaji Ulang

Manajemen

7.3. ND : 2305000/FRM/SMM.26.02/04/03.17 : Formulir Daftar Hadir Rapat Kaji Ulang Manajemen

7.4. ND : 2305000/FRM/SMM.26.03/04/03.17 : Formulir Risalah Rapat Kaji Ulang Manajemen