PROSEDUR AUDIT INTERNAL

(1)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

ND: 2305000/SOP/SMM.25/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175

Fax. : 021-75791409

Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : [email protected]

(2)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC

|

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal TanggalTerbit

: : : : :

i 1 dari 1

00/08 Maret 2017 3/08 Maret 2017 8 Maret 2017

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

ND: 2305000/SOP/SMM.25/04/03.17 STATUS DOKUMEN : TERKENDALI

“Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto

Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC

Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017

Tanda Tangan

(3)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

HALAMAN PERUBAHAN

: : : : :

ii 1 dari 1

Tanggal Perubahan Merubah / Mencabut

Memasukkan

Alasan Singkat

Disetujui (Wakil Manajemen)

No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal

(4)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

: : : : :

iii 1dari 1

Klasifikasi Dokumen Pemegang

Asli (soft copy) Pengendali Dokumen Asli (hard copy) Wakil Manajemen BB-TMC Salinan No. 1 (hard copy) Kepala BB-TMC

Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum

Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Layanan Teknologi

(5)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

DAFTAR ISI

: : : : :

iv 1 dari 1

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN……….……… i

HALAMAN PERUBAHAN..……….……… ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN……….……… iii

DAFTAR ISI ....……….………... iv

TUJUAN………...……….… 1

RUANG LINGKUP………...………... 2

DEFINISI………...……… 3

REFERENSI………...………. 4

TANGGUNG JAWAB………...……….... 5

URAIAN DAN KINERJA PROSES ...……….... 6

LAMPIRAN………...……… 7

(6)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

TUJUAN

: : : : :

1 1 dari 1

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk memastikan pelaksanaan audit mutu internal di BB-TMC dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan yang berkesinambungan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam Panduan Mutu.

(7)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

Ruang lingkup prosedur ini meliputi semua kegiatan layanan yang diberikan oleh BB-TMC yang termasuk dalam lingkup sertifikasi.

RUANG LINGKUP

: : : : :

2 1 dari 1

(8)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

DEFINISI

: : : : :

3 1 dari 1

3.1. Audit adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

3.2. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan oleh staf BB-TMC terhadap Bidang dan Bagian di lingkungan BB-TMC berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan.

3.3. Layanan adalah kegiatan layanan yang dilakukan oleh Bidang atau Bagian di lingkungan BB-TMC sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya kepada stakeholder baik internal maupun eksternal BPPT.

3.4. Auditor adalah pihak yang melakukan audit.

3.5. Auditee adalah pihak pihak yang diaudit.

3.6. Temuan klasifikasi major adalah temuan diklasifikasikan major bilamana tercantum dalam kriteria audit dan berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan tidak tercapai

3.7. Temuan klasifikasi minor adalah temuan diklasifikasikan minor bilamana tercantum dalam kriteria audit dan tidak berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan masih dapat tercapai

3.8. Temuan klasifikasi observasi adalah temuan diklasifikasikan observasi yang bilamana tidak dicantumkan pada kriteria audit tapi menjadi masukan yang penting bagi perbaikan berkelanjutan

3.9. Tindakan perbaikan adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

(9)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

REFERENSI

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : : : :

4 1 dari 1

4.1. SNI ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 : Audit Internal 4.2. ND: 2305000/PJM/04/03.17 : Panduan Mutu

(10)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

TANGGUNG JAWAB

: : : : :

5 1 dari 1

5.1. Kepala BB-TMC

a. Pengesahan Program Audit Internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja 5.2. Kepala Bidang / Kepala Bagian

a. Koordinasi kegiatan audit internal

b. Pendistribusian dan tindakan perbaikan temuan audit 5.3. Wakil Manajemen

a. Penyusunan draft program audit internal

b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan laporan audit internal

5.4. Ketua Tim Auditor

a. Penyusunan jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit 5.5. Tim Auditor

a. Membuat Daftar Periksa Audit (check list) b. Melaksanakan audit internal

c.

Membuat laporan audit internal

(11)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 1 dari 3

6.1. Uraian Proses dan Ukuran Kinerja

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja 6.1.1 Perencanaan

6.1.1.1 Menyusun draft program Audit Internal pada awal tahun kegiatan yang

mencakup seluruh kegiatan layanan BB-TMC.

Wakil Manajemen Awal bulan Maret

6.1.1.2 Membahas draft program audit internal BB-TMC.

Kepala BB-TMC dan para Kepala Bidang / Bagian

Bulan Maret

6.1.1.3 Menyetujui program audit internal BB- TMC.

Kepala BB-TMC Bulan Maret 6.1.1.4 Mendistribusikan program Audit

Internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Wakil Manajemen Akhir bulan Maret 6.1.2 Persiapan

6.1.2.1 Mengirim surat pemberitahuan pelaksanaan audit internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Wakil Manajemen 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 6.1.2.2 Menetapkan Auditor Internal dengan

memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.

Wakil Manajemen 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 6.1.2.3 Membuat Surat Perintah pelaksanaan

audit internal kepada Tim Auditor.

Kepala UPTHB 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan 6.1.2.4 Menyerahkan daftar periksa audit

(check list) kepada Wakil Manajemen.

Ketua Tim Auditor 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan

(12)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 2 dari 3

6.1.3 Pelaksanaan Audit Internal

6.1.3.1 Memimpin opening meeting sebelum pelaksanaan Audit Internal.

Kepala BB-TMC dan Wakil Manajemen

15 menit pada saat

pelaksanaan Audit

6.1.3.2 Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.

Tim Auditor 10 hari kerja

6.1.3.3 Memimpin closing meeting setelah pelaksanaan Audit Internal selesai.

Kepala BB-TMC

dan Wakil

Manajemen

15 menit

6.1.3.4 Melaporkan temuan-temuan Audit Internal kepada Kepala Bidang / Kepala Bagian yang diaudit.

Ketua Tim Auditor Langsung

6.1.3.5 Menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sebagai tindak lanjut dari temuan audit internal.

Kepala Bidang / Kepala Bagian

close dalam waktu 1 bulan 6.1.3.6 Membuat laporan temuan audit beserta

tindaklanjutnya yang telah ditandatangani oleh Auditor dan Auditee, serta menyerahkan laporan asli kepada Wakil Manajemen dan tembusannya kepada Kepala Bidang /Kepala Bagian terkait.

Ketua Tim Auditor 2 (dua )

minggu setelah pelaksanaan Audit

dilaksanakan

6.1.4 TindakLanjut

6.1.4.1 Melakukan verifikasi tindakan perbaikan kepada pihak auditee setelah jangka waktu tindakan perbaikan yang disepakati.

Ketua Tim Auditor 1 (satu) minggu atau 5 hari kerja 6.1.4.2 Menyerahkan laporan verifikasi tentang

pelaksanaan tindaklanjut audit internal kepada Wakil Manajemen dengan tembusan kepada Kepala Bidang/

Bagian yang bersangkutan.

Ketua Tim Auditor 1(satu) minggu atau 5b hari kerja

6.1.4.3 Membuat laporan menyeluruh kegiatan audit internal sebagai bahan masukan dalam Kaji Ulang Manajemen dalam bentuk Laporan Audit Internal.

Wakil Manajemen 2 (dua) minggu setelah

pelaksanaan 6.1.4.4 Mendistribusikan Laporan Audit Internal

kepada Kepala BB-TMC, para Kepala Bidang dan Kepala Bagian.

Wakil Manajemen 1 (satu) hari kerja

(13)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 3 dari 3

6.2. Diagram Proses

MULAI

Penyusunan Program Audit

Internal Persetujuan

Program Audit Internal

Setuju

Surat Pemberitahuan

Audit Internal Tidak

YA

KEPALA BB-TMC WAKIL MANAJEMEN KABID/KABAG AUDITOR

Pelaksanaan Audit Intenral

Verifikasi Tindakan prbaikan Menyusun Tindakan

Perbaikan Temuan Audit Internal Menetapkan Tim

Auditor

Menyusun Laporan Temuan

Pelaksanaan Audit Internal

SELESAI

Menyusun Jadual Pelaksanaan Audit

INtenral

Menyusun Laporan Temuan

Pelaksanaan Audit Internal

Closed Pembuatan Surat

Penugasan

Tidak

Ya

(14)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

|

DAFTAR LAMPIRAN

: : : : :

7 1 dari 1

7.1. ND ; 2305000/FRM/SMM.25.03/04/03.17 : Format Surat Tugas Auditor Internal 7.2. ND : 2305000/FRM/SMM.25.04/04/03.17 : Format Daftar Hadir Audit Internal 7.3. ND : 2305000/FRM/SMM.25.05/04/03.17 : Format Daftar Pertanyaan Audit Internal

7.4.

ND : 2305000/FRM/SMM.25.06/04/03.17 : Format Ketidaksesuaian Audit Internal