SOP Sistem Pengendalian Dokumen UMSIDA

(1)

(2)

1. Ruang Lingkup

Pengendalian dokumen harus diterapkan pada semua dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu. Dokumen induk merupakan dokumen yang disusun oleh Senat Universitas dibantu BPM, Senat Fakultas, Dekan dibantu Gugus Jaminan Mutu (GJM) sebagai bagian dari dokumen SPMI.

Dokumen induk Universitas, meliputi: a. Visi, Misi dan Tujuan.

b. Statuta

c. Rencana Induk Pengembangan (RIP) d. Rencana Strategis Universitas

e. Program Kerja Universitas f. Pedoman Akademik g. Peraturan Akademik h. Surat Keputusan Rektor

i. Surat Edaran yang ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor.

Dokumen induk Fakultas/ Program Studi, meliputi: a. Visi, Misi dan Tujuan.

b. Rencana Strategis Fakultas c. Program Kerja Fakultas/ Prodi d. Pedoman Akademik

Dokumen induk Biro/ Lembaga/ UPT/ Badan, terdiri dari: a. Visi, Misi dan Tujuan.

b. Rencana Strategis Biro/ Badan/Lembaga/ UPT c. Program kerja

Dokumen mutu merupakan dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat untuk menjalankan SPMI.

Dokumen mutu Universitas, terdiri dari: a. Kebijakan SPMI Universitas

b. Manual mutu Universitas c. Sasaran mutu Universitas d. Standar mutu Universitas e. Quality Plan Universitas

Dokumen mutu ditingkat Fakultas/ Program Studi, terdiri dari: a. Manual Mutu Fak/ Prodi

(3)

Dokumen mutu ditingkat Biro/ / Lembaga/ UPT/ Badan, terdiri dari: a. Standar mutu Fakultas/ Prodi

b. Standar operasional prosedur (SOP)

2. Tujuan

a. Menetapkan, memelihara dan mengatur sistem pengendalian semua dokumen yang berhubungan dengan SPMI tingkat universitas.

b. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait yang disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja.

c. Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

3. Indikator Keberhasilan

a. Semua unit kerja telah mempunyai dokumen mutu yang selalu di up date.

b. Semua dokumen normatif dan dokumen mutu tercatat di Badan Penjaminan Mutu (BPM).

c. Semua prosedur yang berlaku dilapangan sesuai dengan dokumen SOP yang tercatat di BPM

4. Pihak Yang Terlibat a. Rektorat

b. Badan Penjaminan Mutu c. Unit kerja

5. Acuan Kegiatan

a. Rencana Induk Pengembangan (RIP) UMSIDA b. Rencana Startegis UMSIDA

c. Kebijakan SPMI

d. Standar Operasional Prosedur (SOP)

6. Penanggung Jawab

Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: Unit Kerja Ruang lingkup tanggungjawab

BPM Menyimpan dan mengendalikan dokumen induk internal Menyimpan dan mengendalikan dokumen eksternal ditingkat universitas

Mencatat dan memberikan stempel TERKENDALI/ TIDAK TERKENDALI/ EXPIRED pada dokumen

Menarik dokumen yang EXPIRED

Melakukan evaluasi/ uji validitas terhadap isi dokumen sehingga tidak terjadi kerancuan dengan isi dokumen yang lainnya.

Pemegang dokumen Memegang, menyimpan dokumen sesuai dengan lingkup tanggungjawabnya.

(4)

7. Syarat:

a. Jika dokumen yang diajukan adalah dokumen perubahan, maka dokumen yang lama wajib dicatatkan di BPM sebagai dokumen EXPIRED dan akan diberikan label EXPIRED.

b. Jika dokumen yang diajukan adalah dokumen baru, maka mengikuti mekanisme sebagaimana tercantum dalam alur SOP.

8. Dokumen penunjang kegiatan:

Catatan induk perubahan dokumen

9. Prosedur kegiatan A. Umum

a. Seluruh dokumen yang diperlukan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan – kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan sebagai bukti bahwa telah dilakukan sistem penjaminan mutu yang efektif dan efisien.

b. Dokumen harus diperbarui setelah terjadi berbagai perubahan. Jika diperlukan, perubahan pada dokumen dapat dikaji ulang setelah berlaku satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika dalam kondisi yang memaksa.

c. Dokumen yang terdapat di UMSIDA perlu dikendalikan dengan menggunakan 3 kategori dokumen, yaitu:

TERKENDALI: merupakan dokumen yang berasal dan beredar dilingkungan UMSIDA, sehingga jika terjadi perubahan/ revisi wajib memberi informasi dan mendistribusikan kembali melalui BPM.

EXPIRED: merupakan dokumen yang sudah tidak digunakan kembali.

TIDAK TERKENDALI: merupakan ddokumen yang berasal dari UMSIDA tetapi diedarkan/ diserahkan ke pihak external.

d. Setiap dokumen yang beredar dan berlaku di UMSIDA diberi label TERKENDALI, dan dokumen yang tidak berlaku karena telah habis masa berlakunya atau karena digantikan oleh dokumen lain akan diberi label: EXPAIRED, sedangkan dokumen yang diedarkan di luar UMSIDA diberi label TIDAK TERKENDALI.

e. Dokumen hasil perubahan atau dokumen baru harus disahkan oleh pimpinan terkait, disertai dengan tanggal pengesahan.

B. Prosedur Pengendalian Dokumen Internal

a. Dokumen internal harus dikendalikan dengan menggunakan label: TERKENDALI terdiri dari:

i. Manual mutu ii. Sasaran mutu iii. Standar mutu iv. SOP

(5)

c. Dokumen yang telah di paraf oleh Warek diserahkan ke BPM untuk dicek validitas terkait dengan ada/ tidaknya dokumen lain yang berhubungan dengan dokumen baru tersebut. Jika ditemukan adanya kerancuan isi dokumen dengan dokumen lainnya, maka dokumen tersebut akan dikembalikan ke unit pengusul, jika tidak ada maka BPM akan memberikan paraf untuk selanjutnya diajukan ke Rektor. d. Dokumen yang telah ditandatangani oleh Rektor, akan dicatat oleh BPM pada

Daftar Pencatatan Dokumen dan diberikan label TERKENDALI.

e. Master dokumen terkendali disimpan di BPM, sedangkan salinannya akan diserahkan ke unit pengusul untuk digunakan sebagaimana mestinya

f. Untuk dokumen yang telah EXPIRED maka master dokumen akan disimpan oleh BPM, sedangkan salinannya akan dimusnahkan untuk menghindari penggunaannya.

g. Dokumen yang telah expired akan disimpan di BPM selama ± 5 tahun, selanjutnya akan dimusnahkan melalui berita acara pemusnahan dokumen.

C. Penomoran dokumen mutu berdasarkan ketentuan berikut ini:

 Dokumen mutu unit kerja:

Nama dokumen mutu/unit kerja/No. Contoh: SOP/ BPM/ 1

Standar Mutu/ T. Industri/1 SOP UAS/ T.Industri/2

Standar Mutu/ Teknik/1

 Dokumen mutu tingkat universitas Nama dokumen mutu/ UMSIDA/ No Contoh: Kebijakan SPMI/ UMSIDA/ 1

 Dokumen Surat Keputusan sesuai dengan No SK yang diterbitkan oleh Sekretaris Rektor

 Dokumen surat edaran sesuai dengan No Surat yang tercantum dalam surat tersebut.

 Nomor salinan sesuai ketentuan sebagai berikut: Tabel 1. Sistem penomoran salinan

Nomor Salinan Lokasi Penyimpanan

1 Master dokumen di BPM

2 Rektorat (Sekretaris Rektor)

3 Badan Pembina Harian (BPH)

4 Fakultas Teknik

5 Prodi Teknik industri

(6)

7 Prodi Teknik Informatika (S1)

8 Prodi Teknik Informatika (D3)

9 Prodi Teknik Teknik Elektro

10 Fakultas Ekonomi

11 Prodi Akuntansi

12 Prodi Manajemen

13 Fakultas Pertanian

14 Prodi Teknologi Hasil Pertanian

15 Prodi Agroteknologi

16 FISIP

17 Prodi Administrasi Negara

18 Prodi Ilmu Komunikasi

19 Fakultas Hukum

20 Prodi Ilmu Hukum

21 FKIP

22 Prodi Bahasa Inggris

23 Prodi Pendidikan IPA

24 Prodi TIK

25 Prodi PGSD

26 Prodi PAUD

27 Fakultas Psikologi

28 Prodi Psikologi

29 FAI

30 Prodi Pendidikan Agama Islam

31 Prodi Pendidikan Bahasa Arab

(7)

33 Prodi PGMI

34 Prodi Perbankan Syariah

35 Fakultas Kesehatan

36 Prodi Kebidanan

37 Prodi D4 Analis Kesehatan

38 Pasca Sarjana

39 Prodi Magistem Manajemen

40 Prodi Magister Manajemen Pendidikan Islam

41 Biro Administrasi Keuangan (BAK)

42 Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

43 Biro Administrasi Umum (BAU)

44 Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM)

45 Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan

46 Lembaga Studi Islam & Kemuhammadiyahan

47 UPT Pusat Data Komputer (Puskom)

48 UPT Perpustakaan

49 UPT Lembaga Bahasa

50 UPT Penerimaan MB

51 Humas

 Formulir

Kodefikasi untuk formulir mengikuti aturan sebagai berikut:

1. Untuk formulir di tingkat Fakultas/ Prodi: nama formulir/Fak/Prodi/th terbit/Revisi ke.

Contoh: Revisi nilai/FKIP/IPA/2012/1

2. Untuk formulir di tingkat unit kerja non fakultas: nama formulir/unitkerja/th terbit/revisi ke

(8)

(9)

Pengendalian Dokumen (Untuk dokumen yang akan berlaku) dan disahkan oleh Rektor

BPM Rektor

Pemegang Dokumen

Mulai

Dokumen baru/ dokumen yang

diperbarui

Diparaf oleh Warek 1/ Warek 2/

Warek 3

Cek validitas dokumen

Disahkan oleh Rektor

Dokumen dikembalikan

Dicatat pada buku induk dokumen

Dilabel TERKENDALI

Dokumen berlaku

Selesai

Tidak

(10)

Pengendalian Dokumen (Untuk dokumen yang akan berlaku) dan disahkan oleh Dekan

Dekan BPM

Pemegang Dokumen (Fakultas)

Tidak

Ya Disahkan oleh Dekan Mulai

Dokumen dikembalikan

Dilabel TERKENDALI

Selesai

Dicatat pada buku induk dokumen

Dokumen berlaku

Cek validitas dokumen Dokumen baru/

(11)

Pengendalian Dokumen EXPIRED

BPM Pemegang

Dokumen

Mulai

Dokumen tidak dipakai

Dicatat

Di stempel EXPIRED

Disimpan/ diarsipkan

(12)

LAMPIRAN: CATATAN PERUBAHAN

No Revisi Tanggal Revisi Uraian (Letak Terjadinya Perubahan)

LAMPIRAN: DAFTAR INDUK DOKUMEN MUTU INTERNAL UNIT KERJA:...

No Judul Dokumen No Dokumen Revisi Ke

Tanggal Efektif Asal Dokumen

LAMPIRAN: DAFTAR INDUK DOKUMEN MUTU EKSTERNAL

LAMPIRAN: RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

(13)