AS LI KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT. Status Dokumen DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN SOP/UPM/DJBM.

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN SOP/UPM/DJBM.Ol

Disahkan di Jakarta pada tanggal 01 Juli 2016

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA

Nomor Salinan Status Dokumen

AS LI

_4

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Pekeriaan Umum dan Perumahan

Nomor

Ookumen

^. SOP/UPI\UDJBM{1 Tanggal

Berlaku

^: 0'l Juli 2016

Nomor

Revbi

^{: 00}

Halaman

:1 dari 19

I.

^TUJUAN

1.1

Memberikan kerangka acuan

dalam

kegiatan pengendalian seluruh dokumen yang digunakan dilingkungan DireKorat Jenderal Bina Marga.

1.2

Memastikan dokumen mampu ditelusuri serta dapat ditinjau kesesuaiannya dengan kondisi lapangan.

1.3

Sebagai acuan dalam kegiatan penerbitan atau perubahan dokumen.

2.

RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi semua

ahifitas

pengendalian dokumen pada kegiatan penerbitan atau perubahan dokumen dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

3.

^REFERENSI

3.1

Peraturan Menteri 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu

di

Departemen Pekerjaan Umum.

3.1

. Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja

dan

Lingkungan) DireKorat Jenderal Bina Marga,

MMK3UDJBM/2o16

tanggal 01

Juli 2016 rev.00

4.

^DEFINISI

4.1

. ^{Dokumen lnternal :}

^dokumen

yang dibuat dan

ditetapkan

oleh internal

Direhorat

Jenderal Bina

Marga,

seperti

Manual Sistem Terintegrasi

(Mutu,

Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dan Lingkungan) Prosedur, lnstruksi Kerja, Formulir.

4.2. Dokumen

Eksternal : dokumen yang berasal dari luar Kementerian Pekerjaan Umum

dan

Perumahan Rakyat, dan digunakan sebagai referensi dan

acuan

kerja, _seperti

undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah,

standar nasional/internasional dan sebagainya.

4.3. Dokumen Terkendali: dokumen SMMK3L yang didistribusikan kepada

Unit Kerja/Personil

yang telah

ditetapkan

dan apabila terjadi

^perubahan

atas

dokumen tersebut, Penjamin SMMK3L harus menyampaikan perubahan terbaru serta menarik dokumen yang tidak berlaku/tidak digunakan lagi.

4.4. Dokumen Tidak Terkendali : dokumen SMMK3L yang

didistribusikan kepada

personil tertentu yang sifatnya sebagai

informasi.

Apabila terjadi

^perubahan atas

dokumen tersebut, Penjamin SMMK3L tidak berkewajiban

menyampaikan perubahannya.

4.5. Dokumen

Tidak Berlaku/Kadaluarsa :

dokumen

SMMK3L yang sudah tidak berlaku lagi.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isidokurnen lanpa ijin tertulis dari Direktoral Jenderal Bina Maaa, Kemeoterian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPIWDJBM-oI Tanggal

Berlaku

0'l Juli20'16

Nomor

Revisi

⁰⁰

Halaman

^:2dari'19

Pimpinan Puncak: Pejabat yang bertugas melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sebagian kewenangan dalam Unit Kerja.

Penjamin SMMK3L : PNS yang ditetapkan oleh pimpinan puncak organisasi/unit kerja yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan, peningkatan, dan pengendalian dokumen Sistem Manajemen Mutu, SMK3

dan

Lingkungan

di

lingkungan DireKorat Jenderal Bina Marga terdiri dari Sekretariat SMMK3L dan Pengendali dokumen.

Pengendali Dokumen : ^{Pejabat yang}

bertanggung

jawab _terhadap

pengendalian dokumen yang berkaitan

dengan

pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu,

SMK3 dan

Lingkungan, diantaranya

adalah Prosedur/SoP, lnstruksi Kerja,

Daftar Simak, Risalah Tinjauan Manajemen, Hasil Audit lnternal.

KETENTUAN U]TUTI

Untuk Unit Kerja Eselon ll dan lll ^(yang

^terpisah

dari

Eselon

ll nya) ^yang yang

ingin

menyusun prosedur Operasional/Tus| hanya dapat

mengusulkan

dengan

menyertakan draft prosedur yang pengesahnnya hanya pada Unit Kerja Eselon l.

RINCIAN PROSEDUR

6.1.

PENGENDALIAN DOKUTIEN

a.

Dokumen internal

dan

dokumen

external

dikendalikan

dengan cara

dibubuhi

cap stempel terkendali warna hijau, metode pemberian cap stempel

dapat

dilihat pada point 6.6 yang dilaksanakan oleh Pengendali Dokumen,

^yang berkedudukan di bawah pengendalian Sekretariat SMMK3L.

b. Semua dokumen yang digunakan oleh setiap Unit Kerja ^harus

didaftarkan kepada Pengendali Dokumen untuk dicatat kedalam Daftar lnduk Dokumen.

c.

Pengendali Dokumen harus memastikan dokumen internl

dan ekstemal

yang digunakan dalam proses kerja pada bagian tersebut terpelihara dan tersimpan dengan baik.

d. Setiap ada ^perubahan atau

penambahan

dokumen internal dan

eksternal,

Kepala Unit Kerja terkait harus

memastikan

hal tersebut dilaporkan

kepada Pengendali Dokumen untuk dicatat dalam Daftar lnduk Dokumen.

6.2.

PENERBTTAN DOKUilIEN

a.

Semua Pegawai/Unit Kerja dapat mengusulkan penerbitan dokumen berkaitan dengan efektivitas penerapan SMMK3L dilingkungan DireKorat Jenderal Bina Marga dengan menggunakan Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen

Dilarang mempebanyak s€bagiar atau seluruh isi dokumen tanpa iiin lerlulis dai

Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian umum dan Perumahan

4.6

4.7

4.8

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

i 01 Juli2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

^:3dari 19

f.

s.

h.

disertai draft dokumen yang diusulkan. Format dokumen mengikuti

aturan tentang format identifi kasi dokumen.

Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen yang telah

disetujui Sekretariat SMMK3L diserahkan kepada Pengendali Dokumen untuk disahkan

oleh

Pimpinan Puncak masing-masing

Unit

kerja

yang

kemudian diperbanyak dan didistribusikan.

Kepala

Unit

Kerja terkaiusekretariat SMMK3L

Unit

Kerja

terkait

memverifikasi

kebutuhan

Penerbitan/Perubahan

dokumen berdasarkan lingkup

^pekerjaan

yang

dilaksanakan.

Apabila

dokumen

tersebut diperlukan, Kepala Unit

Kerja

terkait

menandatangani Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen. Selanjutnya

atas dokumen yang disetujui untuk diterbitkan, Kepala Unit Kerja

terkait

meninjau dan memeriksa dokumen yang telah disusun untuk

dievaluasi

kesesuaiannya dengan ketentuan yang berlaku serta

penerapannya

dilapangan. Apabila telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan

tanggal penandatanganannya.

Sekretariat SMMK3L Eselon I

memverifikasi

dokumen dan

mencantumkan tanggal persetujuannya. Apabila diperlukan Sekretariat SMMK3L Eselon I dapat

mengoreksi

isi

dokumen yang

telah ditinjau dan diperiksa Kepala Unit

Kerja terkait.

Subdit. Standar &

Pedoman, Direktorat Pembangunan

Jalan mengkaji

draft Dokumen

terhadap : Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi,

Oefinisi, Ketentuan Umum, Rincian Prosedur/Uraian Proses, dan Format Formulir.

Subag. Ortala dan Bagian Hukum mengkaji format dokumen.

Pimpinan Puncak memberikan pengesahan terhadap dokumen yang telah final.

Subdit. Standar & ^Pedoman, Direktorat Pembangunan Jalan

melakukan penggandaan

dan

pendistribusian

dokumen sesuai dengan Daftar

Distribusi Dokumen.

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

a. Pengendali Dokumen menggandakan dokumen dengan cara

mengcopy Dokumen

Asli. Jumlah

penggandaan disesuaikan

dengan

kebutuhan kepada siapa penggandaan tersebut dimaksudkan.

b. Pengendali Dokumen menetapkan jenis salinan yang diperlukan.

Salinan dokumen terdiri dari ^:

F

Dokumen Asli

)

Salinan Terkendali

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tedulis dari Direktorat Jenderal Bina MarQa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Ookumen

^: SOP/UPM/DJAM-0'I Tanggal

Berlaku

^{: 01} Juli2016

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:4dari 19

)

Salinan Tidak Terkendali

)

TidakBerlaku/Kadaluarsa

)

Telah Direview

Pengandali Dokumen membubuhkan cap stempel benivarna

sesuai peruntukkan

dokumen (lihat butir 6.6

PEMBUBUHAN

STATUS

DOKUMEN)

pada setiap

lembar salinan

untuk

informasi. Khusus

untuk

salinan terkendali dibubuhi nomor salinan dan tanggal sesuai daftar sirkulasi salinan terkendali.

Pengendali Dokumen

mendistribusikan

dokumen SMMK3L sesuai

dengan peruntukannya disertai pengisian Formulir Bukti Tanda Terima.

Pengendali Dokumen memonitor dokumen SMMK3L yang

didistribusikan

sampai benar-benar diterima oleh yang bersangkutan. Penerima

dokumen

SMMK3L segera menandatangani Formulir BuKi Tanda Terima

dan menyampaikan kembali ke Pengendali Dokumen.

Pengendali Dokumen menyimpan Formulir Bukti Tanda Terima

atas penyampaian dokumen SMMK3L.

Bila terdapat pihak-pihak yang

tidak

termasuk

dalam daftar

distribusi, namun

karena kepentingan dan sesuai dengan peraturan ternyata

memerlukan

dokumen dan mengajukan permintaan untuk menerima distribusi

salinan dokumen, kepada mereka dapat diberikan salinan dokumen yang berlaku, yang diberlakukan sebagai Salinan Tak Terkendali. Distribusi Salinan Tak Terkendali dicatat dalam Formulir Daftar Disiribusi Dokumen.

Pembubuhan Watermark untuk dokumen berbentuk Softcopy/File, bila terdapat

pihak-pihak yang tidak termasuk dalam daftar distribusi, namun

karena kepentingan dan sesuai dengan peraturan ternyata memerlukan dokumen dan mengajukan permintaan

untuk

menerima distribusi salinan dokumen, kepada

mereka dapat diberikan

Salinan/softcopy/file

dokumen yang berlaku,

yang diberlakukan

sebagai Salinan Tak Terkendali dalam format PDF.

Distribusi

Salinan Tak Terkendali dicatat dalam Formulir Daftar Distribusi

Dokumen.

Contoh format pembubuhan Watermark untuk dokumen

berbentuk Softcopy/F/e:

e

f

s

Dilarang mempebanyak seb4ian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin tedulis dari Direhorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJAM-01 Tanggal

Berlaku

^{: 0'l} Juli20'6

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

5 dari 19

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN DIREXTORAT JENOERAL BINA

Nornor Salrnan Status Dokumen

6.4. PERUBAHANDOKUi'EN

a. ^Setiap

Pegawai (termasuk pejabat struktural)

dapat

mengusulkan perubahan

atas dokumen mutu/Prosedur/lK dengan tujuan perbaikan dan

^efeKifitas

penerapan sistem manajemen mutu. Usulan tersebut dituangkan

dalam

Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen disertai draft

usulan

perubahan. Format dokumen mengikuti aturan tentang format

identifikasi ldentifikasi dokumen yang direvisi adalah sbb:

)

Penomoran Sesuai nomor dokumen yang diubah.

)

Nomor revisi ditulis berurut 01, 02, 03, dst, sesuai urutan revisi dokumen.

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen tanpa iiin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pe*eriaan Umum dan Perumahan

Drsahkan dr DIREKAUR

Ix2016

i]tARGA

SALINAN

Nomor

Dokumen

^I SOP/UPM/DJBM-0'! Tanggal

Berlaku

:0' Juli2016

Nomor

Revbi

^{: 00}

Halaman

^:6dad'19

> Tanggal berlaku & tanggal peninjauan dituliskan tanggal saat

kapan perbaikan dokumen mutu tersebut Akan diberlakukan.

> Nomor halaman ditulis sama dengan halaman dokumen mutu

yang

diubah, apabila hasil revisi

menyebabkan

halaman bertambah,

nomor

halaman revisi cukup ditambahkan huruf a, b, c, dst sesuai

^jumlah halaman hasil revisi.

b. Kepala Unit Kerja/bidang terkait memeriksa Usulan

Penerbitan/Perubahan

Dokumen beserta draft usulan

perubahan

dokumen tersebut. Jika

disetujui,

Formulir Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen ditandatangani

dan selanjutnya disampaikan kepada Sekretariat SMMK3L.

c.

Sekretariat SMMK3L memeriksa draft usulan perubahan dokumen untuk dilihat kesesuainnya

dengan

penerapan dilapangan.

Apabila diperlukan

perbaikan, penyusunan harus melakukan perbaikan atas revisi yang telah dibuat.

d.

Sekretariat SMMK3L membubuhkan paraf pada lembaran perbaikan terhadap dokumen perbaikan yang disetujui.

e. Dokumen perbaikan

selanjutnya

disampaikan kepada Pengendali

Dokumen untuk digandakan dan didistribusikan sesuai Daftar Distribusi Dokumen.

f.

Pengendali Dokumen menggandakan

dan

mendistribusikan dokumen sesuai

butir 6.3 diatas serta

memastikan

bahwa

lembaran-lembaran/dokumen yang

tidak berlaku lagi ditarik disertai dengan penyerahan Formulir Buhi

Tanda Terima.

S.

Pengendali Dokumen memusnahkan dokumen

yang

sudah tidak terpakai lagi

dan dibuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen. Untuk arsip hanya

di administrasikan melalui dokumen yang berada di Sekretariat SMMK3L.

h. Rincian perubahan terhadap dokumen di catat dalam formulir

Riwayat Perubahan Dokumen.

6.5.

IDENTIFIKASIDOKUMEN

a. ldentifikasi

masing-masing

jenis dokumen dengan pemberian kode

sebagai

berikut:

JENIS DOKUMEN KODE

Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dan Lingkungan)

MMK3L

Prosedur SOP

lnstruksi Kerja IKA

Formulir FRM

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen lanpa ijin tertulis dari Direktoral Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPiVDJBM-o1

TanggalBerlaku

:01 Juli2015

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

i7 dari ^'19

b. ldentifikasi

masing-masing

jenis dokumen berdasarkan Unit Kerja

dengan pemberian kode notasi sebagai berikut ^:

UNIT KERJA NOTASI

Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Marga SET

Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan PJJ

Direktorat Pembangunan Jalan PAJ

Direktorat Preservasi Jalan PEJ

Direktorat Jembatan JEM

Direhorat

Jalan Bebas Hambatan Perkotaan dan Fasilitas

Jalan Daerah JBHFJD

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional ^I BPJN ^I

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional ll BBPJN II

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lll BPJN III Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lV BPJN IV Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Vl BBPJN VI Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Vll BBPJN VII Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional

Vlll

BBPJN VIII Balai Pelaksanaan Jalan Nasional lX BPJN IX

Balai Pelaksanaan Jalan Nasional X BPJN X

Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional Xl BBPJN XI Balai Pelaksanaan Jalan Nasional Xll BPJN XII Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional

Xlll

BBPJN XIII Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XIV BPJN XIV Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XV BPJN XV Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVI BPJN XVI Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XVll BPJN XVII Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional

XVlll

BBPJN XVIII

Balai Jembatan Khusus dan Terowongan BJKT

Caiatan:

Masing-masing Unit Keria dapat membuat ketentuan tersendiri tentang NOTASI pada _unit- unit yang berada di bawah koordinasinya.

ldentifikasi masing-masing

jenis

_dokumen berdasarkan

jenis

_{Prosedur dengan} pemberian kode sebagai berikut ^:

Dilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokumen tanpa iiin tertulis dari Direklorai Jenderal Bina Maraa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

ⁱ SOP/UPwDJBM{1

TanggalBedaku

:01 Juli2016

Nomor

RevEi

:00

Halaman

:8dad19

JENIS PROSEDUR KODE

Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3

Prosedur Lingkungan SML

ldentifikasi penomoran dokumen dilakukan sebagai berikut:

1)

Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan)

Contoh nomor Manual Sistem Terintegrasi : MMK3UDJBM/2o16 Penjelasan ^:

> MMK3L : menunjukkan kode jenis _dokumen, yaitu

Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan).

> DJBM : menunjukkan nama instansi/organisasi/Unit

Kerja, yaitu Direktorat Jenderal Bina Marga

> 2016 :

menunjukkan tahun penerbitan dokumen

2)

Prosedur Terintegrasi (Mutu, K3

dan

Lingkungan)/Prosedur Pengesahan Eselon l.

Contoh nomor Prosedur : SOP/UPM/DJBM-0'l Penjelasan ^:

> SOP :

menunjukkan kode jenis dokumen,

yaitu

Prosedur

> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit

Penjamin Mutu, K3 dan Lingkungan.

> DJBM :

menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga

> 01 :

menunjukkan nomor urut prosedur.

3)

Prosedur SMK3.

Contoh nomor Prosedur : SOP/UPM-K3/DJBM-01 Penjelasan :

> SOP :

menunjukkan kode jenis dokumen,

yaitu

Prosedur

> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit

Penjamin Mutu, K3 dan Lingkungan.

> K3 :

menunjukkan jenis prosedur SMK3

> DJBM :

menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga

> 0'l :

menunjukkan nomor urut prosedur.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa iiin tetulis dari oirektorat Jenderal Eina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Ookumen

rSOP/UPiTDJBM{1 TangEal

Berlaku

^: 0'l Juli 2016

Nomor

RevEr

^:00

Halaman

:9dari19

4)

Prosedur SML.

Contoh nomor Prosedur ^: SOP/UPM-SMUDJBM-01 Penjelasan ^:

> SOP :

menunjukkan kode jenis _dokumen,

yaitu

Prosedur

> UPM : menunjukkan kode Unit Kerja, yaitu Unit

Penjamin Mutu, K3 dan Lingkungan.

> SML :

menunjukkan jenis prosedur SML

> DJBM :

menunjukkan kode DireKorat Jenderal Bina Marga

> 01 :

menunjukkan nomor urut prosedur.

5)

^{lnstruksi Kerja}

Contoh nomor lnstruksi Kerja: IKA/UPM/OJBM-01 Penjelasan:

> IKA :

menunjukkan

kode jenis _dokumen, yaitu

lnstruksi Kerja.

> UPM :

menunjukkan

kode Unit Kerja, yaitu Unit

Penjamin Mutu, K3 dan Lingkungan.

> DJBM :

menunjukkan kode Direktorat Jenderal Bina Marga

> 01 :

menunjukkan nomor unrt lnstruksi Kerja.

e.

ldentifikasi Penomoran Formulir dilakukan sebagai berikut:

1)

^{Contoh nomor} formulir yang menginduk pada Prosedur/lnstruksi Kerja ^: FRM-01 /SOP/UPM/DJBM-01 /Rev. 00

Penjelasan:

> FRM :

menunjukkan kode jenis dokumen,

yaitu

formulir.

> 01 :

menunjukkan nomor urut formulir.

> SOP/UPM/DJBM-01 : menunjukkan identifikasi prosedur

Unit Kerja

yaitu Unit

Penjamin

Mutu, K3

dan Lingkungan, nomor urut prosedur 01

) Rev. :

menunjukkan kode revisi

> 00 :

menunjukkan jumlah _revisi

2)

^{Contoh nomor formulir}

^yang IIDAK

menginduk pada Prosedur/ lnstruksi Kerja : FRM-01/SET.BM/Rev. 00

Penjelasan:

> FRM :

menunjukkan kode jenis dokumen,

yaitu

_formulir.

Dilarang memperbanyak sebeian atau seluruh isidokurnen lanpa ijin tertulis dari oirektorat Jenderal Bina Maraa, Kemenlerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

:SOP/UPIWDJBM41

TanggalBerlaku

:0,l Juli2016

Nomor

Revisi

^{. 00}

_Halaman

: 10 dari 19

>01

^:

>

SET.BM

)

^Rev.

>00

menunjukkan nomor urut formulir.

Menunjukkan

Unit Kerja Eselon ll, ^yaitu

Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Marga.

menunjukkan kode revisi menunjukkan jumlah _revisi

PEMBUBUHAN STATUS OOKUMEN

a.

Dokumen internal

yang

berupa pedoman

mutu, prosedur mutu dan

instruksi

kerja yang asli

harus dibubuhi

cap

stempel

'ASLI" warna biru

seperti _contoh berikut:

ASLI

Dokumen ekstemal dan dokumen terkendali harus dibubuhi cap

stampel 'TERKENDALI' warna hijau, seperti contoh berikut:

TERKENDALI

Dokumen tidak terkendali harus dibubuhi

cap

stampel "T|DAK TERKENDALI"

warna merah, seperti contoh berikut:

TIDAK TERKENDALI

Arsip dokumen yang sudah tidak berlaku lagi harus dibubuhi cap

stempel

"TIDAK BERLAKU' warna merah, seperti contoh berikut:

TIDAK BERLAKU

Dokumen eksternal dan dokumen terkendali yang sudah direview

harus dibubuhi cap stampel 'TELAH DIREVIEIM warna hijau, seperti contoh berikut:

TELAH DIREVIEW

Dilarang mempetuanyak sebagian atau seluruh isidokumen lanpa ijin lertutis dari

SALINAN

Nomor

DoKUmen

^: SOP/UPI\,UDJBM41

TanggalBerlaku

^:0'l Juli2016

Nomor

Revisi

:00

Halaman

^{: 'l}

l

dari 19

6.7.

FLOWCHART PENERBITAN/PERUBAHAN OOKUMEN

oilalang mempetuanyak sebagian alau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direkloral Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

URAIAN PROSES FLOW CHART

'_

Pesa

sirunn / | .)

^usutan penerbilan/peruurran

soe

I

dan Eagian Hukum

Subdit Standar

& Pedornan Drl Pembangunan

Jalan

Mengkajr drafl SOP lefiadap :

1 Tu,uan Ruang Lingkup Referensi Definisi

5 Ketentuan lJmum

Mengkaji Format SOP

Pengesahan SOP 6. Rincian Prosedur/Uraian Proses 7- Format Formulir

/--=rb"g o,t"t"

---7

Penggandaan dan Pendistribusran SOP

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPiUDJBM{'I Tanggal

Bedaku

^{: 01} Juli2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

: 12 dari ^'19

6.8,

FLOWCHARTPENGENDALIAN

DOKUi'EN

INTERNAL

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dad orrektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

URAIAN PROSES FLOW CHART

SALINAN

Nomor

Dokumen

i SOP/UP|\1|IDJBM-01 Tanqgal

Berlaku

:01 Juli2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

: 13 dari 19

6.9.

FLOWCHARTPENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

oilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin terlulis dari Direktorat Jenderal Bina Malqa, Kemeolerian Umum dan Perumahan

URAIAN PROSES FLOW CHART

SALINAN

Nomor

Ookumen

i SOP/UPi/|/DJBM{1 Tanggal

Berlaku

0'l Juli20'6

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

^: 14 dari 19

6.I0.

HIRARKI PENERBITAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN

JENIS DOKUMEN DISUSUN OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN _OLEH Manual SMMK3L

Tim Penyusun/

lndividu/ Unit Kerja Terkait

Pengendali Dokumen Eselon I (Subdi.

Standar dan Pedoman, Dit. Pembangunan Jalan)

Pimpinan Puncak Eselon ^I

Prosedur Terintegrasi Prosedur Operasional lnstruksi Kerja Formulir

6.11. FORMAT DOKUMEN

a. ^Format

^anual

Sistem Terintegrasi (ilutu,

K3

dan Lingkungan)

f) ^Format

^Header

Format header (bagian atas) untuk Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan) adalah sebagai berikut .

Nomor

Ookumen |

^{.1. ..-.. Tanggal} Berlaku :..(tgl),

.

(bln),....(thn)

Nomor

Revrsr :

^(angka)

Halaman

^: .... dari ...

2l Format Footer

Format

footer

(bagian bawah) untuk

sampul luar

maupun bagian dalam

dari Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3 dan Lingkungan)

adalah sebagai berikut.

DihcIE m€npedanya* sebagbn abu seluruh bi dokum€n bnF iin brtuh dad oirektorat JendeBl Bina MaEa, Kernentenan PekeEan tjmum dan Perumahan Rakyat

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa ijin teflulis dari oirektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Ookumen

^: SOP/UPiiUDJBM{'I Tanggal

Bedaku

^{: 01} Juli2o'6

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

: 15 dari 19

3) Format Cover Manual Sistem Terintegrasi (Mutu, K3

dan

Lingkungan/Prosedur SMMK3Ulnstruksi

Kerja SMMK3L.

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

JENIS OOKUMEN (PROSEDUR/'NSTRUKSI KERJA) JUDUUNAMA DOKUMEN

IDENTIFIKASI DOKUMEN

Disahkan di ...(tempat). pada tanggal .... (tgl), ...(bln), ...-.(thn).

...(Jabatan Pimpinan Puncak)

...(Nama Pimoinan Puncakl NIP.:

Nomor Salinan Status Dokumen

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokurnen tanpa iiin tertulis dari Direkloral Jenderal &na Marqa, Kementeriafl Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Ookumen

^: SOP/UPIITDJBM{I Tanggal

Berlaku

: 01 Juli2016

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

16 dan 19

4l Format Prosedur SilM3KL

a) ^Format

^Header

Format header (bagian atas) untuk prosedur SMMK3L

sama dengan Format Header Manual SMMK3L.

b) Format Footer

Format footer (bagian bawah) untuk prosedur SMMK3L

sama dengan format footer Manual SMMK3L.

c) ^Format

Halaman Pengesahan

Format halaman pengesahan prosedur SMMK3L sama

dengan format halaman pengesahan Manual SMMK3L.

d) ^Format lsi Prosedur SMilK3L

'1. ^Tujuan

(diisi dengan tujuan dibuatnya prosedur yang bersangkutan)

2.

^Ruang

Lingkup

(diisi dengan dimana penerapan prosedur yang bersangkutan diterapkan)

3.

^Referensi

(diisi dengan dokumen

yang

menjadi rujukan

terkait

dengan penerapan prosedur)

4. ^Definisi

(diisi dengan pengertian-pengertian/istilah-istilah khusus yang perlu diketahui)

5. ^Ketentuan

^Umum

(diisi _dengan

ketentuan/persyaratan

yang harus

dipenuhi

dalam proses kegiatan, bilamana

ketentuan/persyaratan

tersebut tidak dapat dijelaskan dalam

Rician Prosedur/Flowcahrt)

6. Rincian Prosedur

(diisi dengan

proses/rincian

aktivitas kerja, rincian

prosedur dapat berupa narasi ataupun berbentuk flowchart)

7. Formulir

(diisi dengan format formulir yang digunakan,

Jika tidak

ada formulir tulis "Tidak ada")

0ilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin lertulis dari Direktoral Jenderal Bina Maraa, Kementeian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

:01 Juli2016

Nomor

Revisi

:00

Halaman

^{: '17} dari 19

e) Format FlowCharUAlur proses Prosedur SMMK3L /lnstruksi

Kerja SMMK3L)

oilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari oirektorat Jenderal Ena Maraa, Kementerian Umum dan Perumahan

URAIAN PROSES FLOW CHART

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPiiUOJBM4I Tanggal

Bedaku

: 01 Juli2016

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

^{: 18 dari} 19

0 Simbol Flow CharU Alur proses Prosedur SttK3Ulnstruksi

Kerja SXIMK3L)

Terminal : Mulai/staruawal proses dan Selesai/slop/akhir proses

,/---7

penanggungJawab Proses/aktifitasikegiata n

<-^>

Perlanyaan/kondisiuntukmemberikanaltematifjawaban/

--".---..---

keputusanyangdilakukan.

Bukti Kerja/hasil kegiatan/Arsip

.-+

Garis penghubung aktivitas/menunjuk arah bagan alir

fl

^PenunJuk kehalaman berikutnya

tt \-/

5) ^{Format lnstruksi}

^Kerja

a) ^Format

^Header

Format

header

(bagian

atas) untuk prosedur mutu sama

dengan Format Header Manual Mutu.

b) Format Footer

Format

footer

(bagian bawah)

untuk

^prosedur

mutu

sama dengan format footer Manual Mutu.

c) ^Format

Halaman Pengesahan

Format halaman pengesahan prosedur

mutu

sama dengan format halaman pengesahan Manual Mutu.

d)

^Format

lsi lnstruksi

Kerja

TUJUAN diisi dengan tujuan dibuatnya lnstruksi Kerja yang bersangkutan

RUANG LINGKUP diisi clengan dimana penerapan lnstuksi Kerja yang bersangkutan diterapkan.

REFERENSI diisi dengan dokumen yang menjadi rujukan terkait dengan penerapan lnstruksi Kerja.

URAIAN PROSES

diisi

dengan

proses/incian

aktivitas ker1a,

incian

lnstruksi

Kerja

dapat berupa narasi

atau pun berbentuk flowcha ft ^.

Dilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen tanpa ijin tertulis dari 0irektoral Jenderal Bina Maroa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPi/VDJBM-OI Tanggal

Bedaku

: 01 Juli2016

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

: 19 dan 19

ARSIP diisi dengan hasil yang

nenjadi

arsip terkait dengan penerapan lnstruksi Kerja.

NOMOR SALINAN

STATUS DOKUiiEN

Oitetapkan,

...0abatan Pimpinan Unit Keria)

...(Nama Pimpinan Unit Keria NIP.:

6) Format Formulir

Format formulir yang dimaksud disini adalah format formulir

yang digunakan dan dikendalikan dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, sebagai berikut:

)

Memiliki Judul Formulir;

) Memiliki

ldentifikasi

formulir dibawah

nama/judul

formulir

dengan

tulisan FRM-01 (dan seterusnya sesuai dengan nomor

urut

formulir), kemudian tulisan

SOP/UPM/DJBM-01

(dan

seterusnya

sesuai dengan nomor urut

Prosedur), kemudian

tulisan Rev.

00 (dan seterusnya sesuai dengan jumlah _revisi);

>

Format formulir sesuai peruntukannya;

>

^Tempat tandatangan penanggung jawab _kegiatan;

)

Lokasi dan Tanggal kegiatan tersebut dilakukan.

>

Pencantuman halaman jika halaman lebih dari 1.

7.

^FORUULIR

7 .

1.

Daftar lnduk Dokumen ^(FRM-01 /SOP/UPM/DJBM-O1 /Rev.00)

7.2. Dallat

Distribusi Dokumen (FRM-02/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)

7.3.

Bukti Tanda Terima Dokumen (FRM-03/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)

7.4.

Berita Acara Pemusnahan Dokumen (FRM-04/SOP/UPM/DJBM-o1/Rev.00)

7.5.

Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen (FRM-05/SOP/UPM/DJBM-01/Rev.00)

7.6.

Riwayat Perubahan Dokumen (FRM-06/SOP/UPM/DJBM-0'l/Rev.00)

7.7.

Lembar Verifikasi Penerbitan/Perubahan

SOP

(FRM-07/SOP/UPM/DJBM-O1/Rev.00)

oilarang memperbanyak sebagian atau s€luruh isi dokurnen tanpa ijin lertulis dai oirekloral Jenderal Bina Maroa, Kementerian Umum dan Pe{umahan

SALINAN

-o(5

;

(5

-)

CD

c

fCDcn

c

(!

c

0)

(! c

(!

EE. .t= o.= Ja o

o-

c o

lE

lt

=

o

o- llG

o o

ED

F

_tr(!E(!GI

o t,

IJJ

o

o t

-o

o o o

c o

E=J

o o

GE

c z

o

E

: o o

.12tr

o a

o

EJ

o o

C'

z

E^o-EE

=

^o_

I

E

d

EE^.g

o

.aE^.E_e4'=g^,E

a €

&EEE

s

i5

a o j

d)

-t or EO fs r=o= oci i= !t

aL

Ef s(L soia oE

=

g.tL

trtr

J--,

{ s& ft.t P'A

=Y a

u.J N_E

o

lr. !d).!IF

:

E

s

I

a!o

=o-lo-

o

Eo

E

z

,4

t

E

z

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

⁰¹ Juli2016

Nomor

Revisi

:00

Halaman

:2 dai 7

Formulir

7.2

Daftar Distribusi

Dokumen (FRM-02/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00) Status per tanggal : ...

NO. NAMA DOKUMEN unit Keria... Unit Kerja...

Status

Dokumen No.Salinan Status

Dokumen No.Salinan

CATATAN /

= "Siatus Dokumen" TERKENDAI-I

x = "Status Dokumen' TIDAK TERKENDALI

Disusun oleh

(. ...)

Pengendali Dokumen

oilarang mempebanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin tedulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementenan Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Ookumen

: SOP/UPir/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

: 01 Juli2016

Nomor

Revisi

^{: 0O}

Halaman

:3dari7

Formulir

7.3

Bukti

Tanda

Terima

Dokumen (FRM-03/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)

Lembar

bagi

Pengiilm (kiim

kembali setelah ditanda tangani)

Kepada Yth

Nama/ Nomor Dokumen Status Dokumen

Hirarki Dokumen Berita

: ...

(Contoh Kepala Balai Besar PJN lV Jakarta) u/p Pengendali Dokumen BBPJN

lV

:

... ... ...

:

lsi Tei<.endali/Tidak Terkendali atau lainnya.

:

lsi sesuai

hira*i

dokumen pada Manual Mutu

:

^Untuk

^diteima

dan dipergunakan pada _Unit Kerja BBPJN

lV

Diterima tan99a1 ...-., 20..

Penerima

(.

₎

Pengendali Dokumen ...

Lembar

bagi Penerima

Kepada Yth

Nama/ Nomor Dokumen Status Dokumen

Hirarki Dokumen Berita

'. _...

(Contoh Sekretais Dheworat Jenderal Bina Marga) u/p Pengendali Dokumen Setditjen Bina Marga

:...

:

lsi Tefuendali/Tidak Terkendali atau lainnya.

:

^{lsi sesuai} hirarki dokumen pada Manual Mutu

:

Untuk diterima dan dipergunahan pada _Unit Kerja BBPJN

lV

Diterima tanggal ..., 20..

Penerima

( ..

)

Pengendali Dokumen ...

Dilarang mempebanyak sebagian atau seluruh isidokumen lanpa ijin terlulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

Pengendali Dokumen ...

Pengendali Dokumen

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/OJBM-01 Tanggal

Bedaku

^: 0'l Juli2016

Nomor

Revisi

^:00

Halaman

| 4 dai 7

Formulir

7.4

Berita

Acara

Pemusnahan

Dokumen

(FRM-04/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00) Pada hari ini

Hari/tanggal

: ...

Bertempat

di

: ...

Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut ^:

No.

Urut

^{Nama &}

Nomor

Dokumen Keterangan

Demikian berita

acara

pemusnahan dokumen

ini

dibuat.

Atas

perhatian

dan

kerjasama yang baik, diucapkan terima kasih.

Mengetahui, Sekretariat SMMK3L

Unit Kerja

Dibuat oleh, Pengendali Dokumen

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa iiin tedulis dad oirektorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

:0'l Juli2016

Nomor

Revbi

^{: 00}

Halaman

^{.5 dan 7}

Formulir

7.5

Usutan

Penerbitan/Perubahan Dokumen

(FRM-05/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00) Kepada Yth

Pimpinan Puncak

u.p. Sekretariat SMMK3L DireKoraUBalai Besar/Balai ... dsb Di Tempat

Kami sampaikan usulan perbaikan/penerbitan (-) PRyPP/ll(DS

(')

sebagai berikut ;

Nama

Dokumen : (Diisi dengan Judul dokumen yang

akan d i pe rb ai ki/d

iteb

itkan)

Nomor

Dokumen .

(Kosongkan

jika

usulan adalah dokumen baru) Bagian yang

diubah .

(Kosongkan

jika

usulan adalah dokumen baru)

AlasanPerbaikan/Penerbitan

^:

tanggal ... 20..

Diketahui oleh

( ... ...)

Jabatan

Keterangan :

(')

Coret yang tidak pedu.

Diusulkan oleh

()

Jabatan

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isi dokumen lanpa ijin tertulis dari Direklorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPII/VDJBM{1 Tanggal

Eedaku

^: 0'l Juli2016

Nomor

Revisi

^{: 00}

Halaman

| 6 daiT

Formulir

7.6

Riwayat Perubahan Dokumen (FRM-06/SOP/UPM/DJBM-0 1 /Rev. 00)

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

Dilarang memperbanyak sebagian alau s€luruh isidokumen lanpa iiin lertulis dari Direhorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian [Jmum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-01 Tanggal

Berlaku

:01 Juli2016

Nomor

Revisi

ⁱ 00

Halaman

.7 deiT

Formulir

7.7

Lembar Verifi

kasi Penerbitan/Perubahan

SOP (FRM-07/SOP/UPM/DJBM-01 /Rev.00)

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN MKYAT

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

JENIS OOKUMEN JUDUUNAMA DOKUMEN IDENTIFIKASI DOKUMEN

Tanda hngan PenyusudPengusul

(Pe{yusudPe.Eusul) Unnrcia I

Tanda Tangan Pemedksa

(Sekrebriat SMMK3L) Unit Keria :

Tanggal Tanggal

Dilarang memperbanyak sebagian alau seluruh isidokumen tanpa ijin tertulis dari Umum

SALINAN