AS LI KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA PENGENDALIAN ARS!P SOP/UPM/DJBM-02. DIRENffUR JENDERAL BINA MARGA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDUR PENGENDALIAN ARS!P

SOP/UPM/DJBM-02

Disahkan

diJakarta

pada tanggal 01 Juli 2016

DIRENffUR

JENDERAL BINA MARGA

Nomor Salinan Status Dokumen

AS LI

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Umum dan Perumahan

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Bedaku

:0'tJuti 2016

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:1dari 6

1.

^TUJUAN

Prosedur Pengendalian Arsip inidibuat untuk memastikan bahwa dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, semua bentuk arsip dapat dikendalikan secara aktif.

2.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Prosedur Pengendalian Arsip ini meliputi:

2.1.

Mekanisme pengendalian arsip.

2.2.

Jenis arsip yang dikendalikan dengan prosedur ini meliputi catatan/bukti kerja dalam penerapan Sistem _Manajemen Mutu,

K3 dan

Lingkungan dilingkungan Direktorat JenderalBina Marga.

3.

^REFERENSI

3,1.

Peraturan Menteri PU No. }41PRTlUl2009, tanggal 16 Maret

2009,

tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen pekerjaan Umum.

3.2.

Peraturan Menteri PU No. 38lPRTlMt2007, tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum.

3.3.

Peraturan Menteri PU No. 39lPRTlMl2007, tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Departemen Pekerjaan Umum.

3.4. Manual Sistem

Terintegrasi

(Mutu,

Keselamatan

dan Kesehatan Kerja

dan Lingkungan) Direktorat Jenderal Bina Marga, MMK3UDJBM/2O16 tanggal

01

Juli 2016 rev.00

4.

^DEFINISI

4.1.

Arsip

:

Kumpulan Bukti Kerja atau catatan hasil dari proses kerja atau pelaksanaan prosedur, atau catatan tentang pelaksanaan kegiatan, yang dapat digunakan sebagai bukti dari terlaksananya proses kerja atau prosedur yang bersangkutan, atau sebagai bukti dan sarana pelaksanaan prosedur.

4.2. Arsip Aktif: Bukti

Kerja

yang

masih dipakai,

dalam arti

masih diperlukan untuk mendukung pelaksanaan proses kerja.

4.3. Arsip in-aktif : Catatan hasil kegiatan yang frekuensi penggunaan

_untuk penyelanggaraan kegiatannya hanya bersifat sewaktu-waktu bilamana diperlukan.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

: OiJuti 2016

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:2dari 6

5.

KETENTUAN UMUM

5.1.

ARSIP YANG HARUS DIKENDALTKAN.

Arsip yang harus dikendalikan sekurang-kurangnya adalah :

a. Arsip yang timbul

sebagai konsekuensi diterapkannya

Sistem

Manajemen Mutu, _SMK3

dan

Lingkungan sebagaimana yang dicantumkan dalam butir 7 (tujuh) pada prosedur, atau ;

b. Arsip

penyelenggaraan kegiatan

Tusi,

baik

yang

_menginduk pada prosedur atau tanpa menginduk pada prosedur.

5.2.

ARSIP ELEKTRONIK.

Arsip dalam bentuk

elektronik

diatur oleh

masing-masing

Unit Kerja,

dengan

ketentuan harus

menyebutkan

perangkat komputer yang dimaksud

(dengan penomoran), direktori, folder dan nama file, dalam lembar Daftar lnduk Arsip.

Arsip elektronik harus

dilindungi

dari

tindakan

yang dapat

mengubah

isi

dan kandungan Arsip.

5.3. IDENTIFIKASI ARSIP 'HARD COPY'' DAPAT

DTLAKSANAKAN _DENGAN KETENTUAN SEBAGAT BERIKUT :

Ketentuan pencantuman Label pada odner sebagai berikut :

a.

Ada identitas nomor odner.(contoh: 013.01)

b.

Ada identitas Unit Keria (contoh: Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Marga).

c.

Ada identitas unit penyimpan (contoh: Bagian Kepegawaian).

d.

^Ada JudulArsip (confoh: Data pegawai).

e'

Ada Periode penyimpanan (terutama jika Arsip terdiri atas jumlah yang banyak, cantumkan bulan... s/d bulan ... tahun ....).

Contoh Penulisan Label pada odner:

NO 013.01

ldentitas Unit Kerja Se kret a ri at ^{D i} re kto rat,l e n d e rat B i n

a

^lrtt a rg a ldentitas Es. lll Bagian Kepegawaian

Judul BuktiArsip Data Pegawai

Periode Penyimpanan Januari2016 s/d selama dibutuhkan

f. Ada

catatan penyimpanan (Daftar

lsi)

Arsip secara berurutan dalam odner, untuk memudahkan pencarian sesuai nomor urutnya.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa i,jin terlulis dari Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

^{: O1Juli} 2016

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:3dari 6

6.

RINCIAN PROSEDUR

6.1.

IDENTIFIKASI ARSIP

a.

Kabag/Kabid/Kasie harus memastikan bahwa semua arsip

yang

digunakan disetiap bagian yang menjadi tanggung jawabnya dan teridentifikasi.

b.

Hasil identifikasi tercatat dalam Daftar lnduk Arsip dan disimpan sebagai bukti kerja Penanggung jawab Arsip.

6.2.

PENGENDALIAN ARSIP

a.

Penanggung

jawab

_setiap

arsip harus

memastikan bahwa

arsip

disimpan dengan cara dikelompokkan untuk setiap jenis arsip dan diberikan identifikasi periode waktu penyimpanan atau masa retensiarsip dimaksud.

b.

^Tempat penyimpanan arsip harus dapat dipastikan terlindung dari kerusakan

dan lokasi yang jelas

sehingga mudah

dan cepat untuk

pengambilannya bilamana diperlukan.

c.

Menjaga dari kehilangan atau pengambilan oleh pihak yang tidak benarenang atau menyalahi prosedur pemakaian.

6.3.

PENINJAUAN ARSIP

a.

Penanggung jawab arsip harus melakukan peninjauan sesuai dengan masa simpannya.

b. Arsip yang sudah

kadaluarsa

(sesuai dengan masa

simpannya), harus dipisahkan kelokasi penyimpanan lain atau dimusnahkan.

c. Setiap kegiatan

pemindahan

arsip, harus mendapat

pengesahan dari Kabag/Kabid/Kasie

terkait,

apabila

arsip

dimusnahkan

harus dibuat

Berita Acara Pemusnahan Arsip.

d.

^Berita Acara Pemusnahan Arsip diserahkan ke Penanggung jawab arsip untuk dilakukan pengarsipan.

6.4.

MASA SIMPAN

a.

Arsip harus disimpan minimal 3 (tiga) bulan sejak arsip tersebut dihasilkan, jika tidak diperlukan lagi untuk mendukung pelaksanaan proses kerja serta tidak diperlukan lagi sebagai bukti dari terlaksananya proses kerja atau ^prosedur, arsip tersebut dapat dimusnahkan.

b.

Masa simpan/retensi dan kadaluwarsa arsip harus mengacu kepada Peraturan

Menteri PU No.

38/PRT/M/2007,

tentang

Pedoman

Pola

Klasifikasi Arsip

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/OJBM-02 Tanggal

Berlaku

^: OlJuli 2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

:4dari 6

Departemen Pekerjaan Umum dan Peraturan Menteri PU No. 39/PRT/M/2007, tentang Pedoman Jadwal RetensiArsip Departemen Pekerjaan Umum.

c.

Masa simpan/retensi dan kadaluwarsa arsip yang belum diatur oleh peraturan

dan

ketentuan perundang-undangan tersebut diatas, dapat ditentukan oleh masing-masing unit penyimpanan arsip dengan terlebih dahulu dikonsultasikan kepada atasan langsung.

PELAPORAN ARSIP

Masing-masing Petugas Pengendali

Arsip

melaporkan

Arsip

kepada Pengendali Dokumen secara berkala setiap 1 (satu) bulan sekali.

memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Pekeriaan Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

^:O1Juli 2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

:sdari 6

6.6.

FLOWCHART PENGENDALIAN ARSTP

habis masa simpannya dan memisahkan

Pemindahan ke lokasi penyimpanan ln aktif atau dimu snahka n.

Mehporkan Arsip kepada Pengendali Dokumen secara berkala URAIAN PROSES FLOW CHART

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

:o1Juli 20i6

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:6dari 6

7.

^FORMULIR

7.1.

Daftar lnduk Formulir (FRM-01/SOp/UpM/DJBM-O2/Rev.OO)

7.2.

Daftar lnduk Arsip (FRM-O2/SOP/UPM/DJBM-O2/Rev.00)

7.3.

Berita Acara Pemusnahan Arsip (FRM-O3/sop/uPM/DJBM-O2/Rev.00)

Dilarang memperban, Direktorat Jenderal Bina

sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis

Kementerian dan Perumahan

SALINAN

Nomor

Dokumen

: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

:O1Juli 2016

Nomor

Revisi

^: 00

Halaman

:1dari 3

Formulir 7.1

Daftar lnduk Formulir

(FRM-0 1 /SOP/U PM/DJ BM-O2/Rev. 00)

Dibuat oleh, PengendaliArsip

NO. NO. FORMULIR NAMA FORMULIR TGL

BERLAKU

REVISI TERAKHIR

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Umum dan Perumahan

SALINAN

o-a

GEEoo)

c

o(L .;^-9o^G

) € o

@oNf

- :

fx(EEq,o

6o:oc(oF (v)o!NcGE(!(!I

No

=dlao

= (Llo-o?,

oE

IoooEo

z

o

:

^'.4q)g.oEo

z oo

jo

t o8 'Ei (o .x? ES ul

_rg

d oL) oa

N

o

I

t g

z

o-

1a

-E u.t

ug =8, zu =o.

c\.=5Eo

lr

oGEeo(LEoEE=E

)

e.E6.Eo!o)(L=GoCo)Eo:<ctdo=oci5Eq)Eco

-

6o^._go oE.ao.E_(uocoEoExoEa'=e=6@f(!(oE.g

a

ooo^JocG

€

odEoE

o 3 -) (, z f o (, z z

ITJo-

z

^o.

= o o = z z

^o-

= t z

IUo-

6 Y o

^o-

6 t t o = o z

od

= z F f t f

ci

z

SALINAN

Nomor

Dokumen

^: SOP/UPM/DJBM-02 Tanggal

Berlaku

^:O1Juli 2016

Nomor

Revisi

: 00

Halaman

:3dari 3

Formulir 7.3

Berita Acara Pemusnahan Arsip

( FR M-03/SOP/U PM/DJ BM-02/Rev. 00)

Pada hari ini

Hari/tanggal ^: Bertempat

di

^:

Telah dimusnahkan Arsip sebagai berikut:

No.

Urut Nama & Nomor Arsip ^Keterangan

Masa Simpan

Demikian berita acara pemusnahan Bukti Kerja ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, diucapkan terima kasih.

Mengetahui, Sekretariat SMMK3L

Unit Kerja

Dibuat oleh, PengendaliArsip

Direktorat Jenderal Bina Marqa, Kementerian Pekeriaan Umum dan Perumahan

SALINAN