TinJauan PenGelOlaan rekam medis BaYi Baru laHir
di rumaH sakiT umum daeraH kaBuPaTen
karanGanYar
rosita dewi kurniasari1, rano indradi sudra2, riyoko3
mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar1, dosen aPikes mitra Husada karanganyar2,3 0cyik_syafa@yahoo.com1, rano.indradi@yahoo.com2 , riyokomithus@yahoo.com3
ABSTRACT
Based on a preliminary survey in the General Hospital Karanganyar that the newborn made his own medical record
documents. By naming system is a baby, Ny. Mother name. There is no uniformity in the writing of the name of the baby, it is likely the baby will lead to confused, especially for babies who have the name of the mother and of the same sex. Newborns are given a number based on the order of last medical record medical record number for new patients. Medical record documents stored newborn centralized and aligned Terminal Digit filing, Terminal Digit
Filing but not right. This can lead to dificulties if the hospital will be standardized. The study was a descriptive
cross-sectional approach. Subjects were medical records personnel in place Patient Registration and filing unit
oficers at the General Hospital Karanganyar. Research object is a system of naming, numbering medical records,
document storage and alignment medical records of newborns. The research instrument used observation, interview, and recorder. Analysis of the data using descriptive analysis. The results of the study that the registration of the
newborn performed by oficers TPPGD. Naming a newborn with By, Ny. Mother’s name is not in accordance
with the Procedures for Infants should, Ny. Mother name. Numbering system adopted is Unit Numbering System, the provision of medical record number for a new patient registration is done automatically because it has been computerized. Medical record document storage system is centralized and aligned Terminal Digit filing, Terminal
Digit Filing but not true. The alignment system in the ixed procedure is Straight Numerical Filing. Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Karanganyar should update SOPs on naming the newborn and the juxtaposition of medical record documents. In addition, there should be uniformity in the way of naming the newborn and infant renaming the document medical records of newborns. This is to facilitate standardization will be done when the
hospital. General Hospital Karanganyar should also conduct an evaluation of a computerized system in order to improve the patient registration system deiciencies were used.
Keywords: medical records of newborns, systems management, naming, numbering, storage, alignment.
Bibliography: 7 (2003 - 2010)
aBsTrak
dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian adalah petugas rekam medis di Tempat Pendaftaran Pasien dan petugas unit filing di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Obyek penelitian adalah sistem penamaan, penomoran rekam medis, penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis bayi baru lahir. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi, pedoman wawancara, dan recorder. Analisis data dengan menggunakan analisis deskriptif. Hasil penelitian bahwa pendaftaran bayi baru lahir dilakukan oleh petugas TPPGD. Penamaan bayi baru lahir dengan By, Ny. Nama Ibu belum sesuai dengan Prosedur Tetap karena seharusnya Bayi, Ny. Nama Ibu. Sistem penomoran yang diterapkan adalah Unit Numbering System, pemberian nomor rekam medis bagi pasien baru dilakukan otomatis karena pendaftaran sudah komputerisasi. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi dan disejajarkan secara Terminal Digit filing, tetapi bukan Terminal Digit filing yang benar. Sistem penjajaran dalam prosedur tetap adalah Straight Numerical filing. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sebaiknya memperbarui Prosedur Tetap tentang penamaan bayi baru lahir dan penjajaran dokumen rekam medis. Selain itu, perlu diadakan keseragaman dalam cara penamaan bayi baru lahir dan penggantian nama bayi pada dokumen rekam medis bayi baru lahir. Hal ini untuk memudahkan apabila akan dilakukan standarisasi rumah sakit. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sebaiknya juga melakukan evaluasi terhadap sistem komputerisasi dalam pendaftaran pasien sehingga dapat memperbaiki kekurangan sistem yang digunakan. Kata Kunci: rekam medis bayi baru lahir, sistem pengelolaan, penamaan, penomoran, penyimpanan, penjajaran.
Kapustakaan: 7 (2003 - 2010)
PendaHuluan
Rekam medis sangat penting dalam menunjang upaya pengendalian mutu pelayanan medis yang diberikan oleh sarana pelayanan kesehatan beserta staf medis dan keperawatannya. Rekam medis harus berisikan informasi kesehatan yang cukup lengkap dan rinci, akurat dan relevan, sehingga dapat menunjukkan bagaimana perawatan dan pengobatan yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes No. 269/MENKES/PER/ III/2008). Berdasarkan survei pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti bahwa bayi baru lahir adalah seorang yang sejak kelahirannya merupakan individu baru, sehingga harus dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dimana dokumen rekam medis tersebut tercatat dengan sistem penamaan yang ditentukan yaitu Bayi, Ny. Nama Ibu. Namun pemberian nama yang dilakukan oleh petugas pendafataran belum memiliki keseragaman. Bayi
baru lahir diberikan nomor rekam medis berdasarkan urutan terakhir nomor rekam medis yang diberikan untuk pasien baru. Namun terdapat kelemahan dalam sistem komputerisasi yang digunakan sehingga dapat mengakibatkan timbulnya pemberian nomor rekam medis ganda kepada pasien. Dokumen rekam medis bayi baru lahir disimpan secara sentralisasi dan disejajarkan secara Terminal Digit filing, tetapi yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar bukan Terminal Digit filing yang benar. Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan apabila akan dilakukan standarisasi rumah sakit. Oleh karena itu, peneliti mengambil judul “Tinjauan Pengelolaan Rekam Medis Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar”.
meTOde PeneliTian
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
deskriptif dan pendekatan yang digunakan adalah
cross sectional. Subjek penelitian karya tulis ilmiah
filing. Objek penelitian ini yaitu sistem penamaan bayi baru lahir, penomoran rekam medis bayi baru lahir, sistem penyimpanan dan sistem penjajaran dokumen rekam medis bayi baru lahir. Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini antara lain yaitu pedoman observasi, pedoman wawancara dan Recorder. Cara pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian adalah observasi dan wawancara. Teknik pengolahan data yang dilakukan terdiri dari Reduction, Display, dan Conclusion Drawing/veriication. Analisis data yang digunakan adalah deskriptif.
Hasil
1. Sistem Identiikasi Bayi Baru Lahir di Rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar.
Identiikasi bayi baru lahir adalah suatu cara untuk memberi tanda secara administrasi maupun isik
kepada bayi yang baru lahir supaya tidak terjadi kesalahan identitas, salah satu caranya adalah dengan memberikan penamaan dan penomoran untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir. a. Sistem Penamaan Bayi Baru Lahir di
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
Sistem penamaan bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem penamaan berdasarkan Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Sistem penamaan tersebut digunakan untuk membedakan antara pasien anak dan dewasa dengan bayi baru lahir yang belum memiliki nama pada saat kelahiran, sedangkan dokumen rekam medis harus dibuatkan untuk mencatat pemeriksaan, memantau perkembangan kondisi bayi, tindakan ataupun terapi yang dilakukan oleh dokter maupun perawat kepada bayi baru lahir. Oleh karena itu,
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar memberlakukan sistem penamaan bayi baru lahir dengan cara menulis By, Ny. Nama Ibu
Contoh : Nama ibu : Sulastri Nama bayi : By, Ny. Sulastri
Apabila dalam kunjungan berikutnya bayi sudah memiliki nama sendiri, maka petugas pendaftaran dapat mengganti nama bayi dalam dokumen rekam medis dan Indeks Utama Pasien di komputer sesuai dengan nama bayi tersebut.
b. Sistem Penomoran Rekam Medis Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
Sistem penomoran rekam medis bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar yaitu secara Unit Numbering System. Bayi baru lahir
terdaftar baik melalui Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) maupun Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD).
2. sistem Pendaftaran Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Rumah S akit U mum D aerah K abupaten Karanganyar memiliki 2 tempat pendaftaran pasien yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) hanya melayani pendaftaran pasien rawat jalan, sedangkan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) buka selama 24 jam serta melayani pendaftaran pasien gawat darurat, pasien yang berobat di luar jam buka poliklinik, dan pasien yang memerlukan perawatan lebih lanjut atau rawat inap. Dengan kata lain Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) juga berfungsi sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI).
Bayi yang baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar didaftar melalui Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) karena juga berfungsi sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI), dimana alur pendaftaran bayi baru lahir adalah sebagai berikut:
a. Keluarga bayi mendaftar ke Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dengan membawa kertas catatan dari bangsal bersalin (vK) yang berisi identitas bayi, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, jenis pasien, nama dokter yang merawat, nama bangsal, dan kelas perawatan.
b. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mengentri data bayi baru lahir sesuai dengan catatan perawat bangsal/ bidan ke dalam komputer lalu disimpan.
c. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mencetak formulir ringkasan masuk dan keluar dokumen rekam medis bayi baru lahir (RM-1).
d. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) membuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk bayi baru lahir dan menulis nama bayi baru lahir dengan menggunakan nama ibu serta nomor rekam medis pada folder dokumen rekam medis bayi baru lahir.
e. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) memasukkan formulir untuk bayi baru lahir pada folder dokumen rekam medis antara lain Ringkasan Masuk
dan Keluar (RM-1) dan Graik Vital Sign
(RM-3).
f. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mendistribusikan dokumen rekam medis bayi baru lahir ke bangsal tempat bayi tersebut dirawat.
3. sistem Penyimpanan dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar.
Bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dan disimpan sesuai dengan nomor rekam medis yang diberikan pada saat pendaftaran bayi baru lahir tersebut. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang telah selesai perawatan dan dinyatakan boleh pulang, akan diolah di Unit Rekam Medis yaitu melalui proses assembling, koding, indeksing, analising, dan
reporting. Kemudian dokumen rekam medis
bayi baru lahir tersebut akan disimpan di ruang filing secara Sentralisasi dikarenakan sistem
rekam medis pasien baik catatan poliklinik, rawat inap maupun gawat darurat disimpan dalam satu kesatuan map atau folder.
Untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal, dokumen rekam medis akan disimpan sendiri dan terpisah dengan dokumen rekam medis pasien yang masih hidup yaitu dalam rak yang berbeda.
Dokumen rekam medis bayi baru lahir baik untuk dokumen rekam medis bayi lahir hidup tunggal, kembar ataupun meninggal disimpan di ruang penyimpanan dokumen (filing) selama 5 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien ke Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Kemudian akan dilakukan retensi jika telah melebihi 5 tahun dari tanggal terakhir kunjungan dan disimpan pada ruang penyimpanan in-aktif.
4. sistem Penjajaran dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Dokumen rekam medis bayi baru lahir hidup di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar disimpan dan disejajarkan dalam rak
iling sama seperti pasien lain. Sistem penjajaran dokumen rekam medis yang diberlakukan adalah secara Terminal Digit filing yaitu menjajarkan dokumen rekam medis pasien berdasarkan kelompok dua digit angka terakhir dari nomor rekam medis pasien.
Contoh: 27.51.00 27.52.00 27.53.00 27.54.00 27.55.00 27.56.00
22.77.63 22.78.63 22.79.63 22.80.63 22.81.63 22.82.63
27.57.00 27.58.00 27.59.00 27.60.00
22.83.63 22.84.63 22.85.63 22.86.63
Untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal dan belum melewati 5 tahun sejak tanggal dipulangkan, akan disejajarkan di
ruang iling aktif dengan cara mengelompokkan
berdasarkan angka akhir dari nomor rekam medis bayi baru lahir tersebut (Terminal Digit filing).
PemBaHasan
1. Sistem Identiikasi Bayi Baru Lahir di Rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
a. Sistem Penamaan Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
Contoh :
Nama Bayi : Nama Ibu: By, Ny. Endang M. Endang Mulyani By, ENDANG M. Endang Maryati
Penulisan By, Ny. Nama Ibu oleh petugas
pendaftaran dilakukan karena keeisienan
waktu dalam pelayanan terhadap pasien yang diterapkan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dan tempat penulisan nama atau formulir yang ada dalam map dokumen rekam medis pasien yang terbatas.
Contoh:
Nama ibu : Sulastri Nama bayi : By, Ny. Sulastri Menurut prosedur tetap seharusnya: Nama Ibu : Sulastri
Nama bayi : Bayi, Ny. SULASTRI Bagi bayi yang lahir kembar maka dalam penulisan nama menggunakan By, Ny. XXX 1 dan By, Ny. XXX 2. Setiap bayi yang lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar penamaannya menggunakan nama ibu, meskipun pihak keluarga terkadang sudah menyiapkan nama bagi bayi tersebut namun pada saat terdaftar ke rumah sakit tetap akan terdaftar dengan menggunakan nama ibu.
Untuk bayi yang meninggal dunia pada saat dilahirkan ataupun sesaat setelah dilahirkan maka juga akan terdaftar dengan menggunakan nama ibunya. Hal ini dikarenakan sudah merupakan prosedur dalam pendaftaran bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Apabila bayi yang lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tersebut melakukan kunjungan ulang dan sudah memiliki nama, maka dalam dokumen rekam medis nama bayi yang tercatat dengan menggunakan nama ibu dapat diganti dengan nama bayi sendiri. Penggantian nama ini dilakukan oleh petugas yang berwenang, dalam hal ini adalah petugas pendaftaran pasien tempat dimana bayi itu melakukan kunjungan ulang, bisa petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) ataupun petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Tidak ada peraturan tertulis yang mengatur tentang tata cara penggantian nama bayi baru lahir yang sebelumnya menggunakan nama ibu kemudian menjadi nama bayi sendiri. Cara penggantian nama bayi ini yaitu dengan mengedit nama dalam database komputer dengan nama bayi sendiri. Untuk dokumen rekam medis bayi yang dahulu menggunakan nama ibu akan tetap dilanjutkan, hanya saja pada map dokumen rekam medis bayi tersebut nama ibu akan diganti dengan nama bayi sendiri. Hal ini dilakukan untuk menjaga kesinambungan informasi kesehatan mengenai bayi tersebut serta mencegah
kesalahan dalam pengidentiikasian pasien
sehingga belum ada keseragaman antara petugas yang satu dengan petugas yang lain dalam menulis nama bayi, termasuk juga dalam penggantian dan penulisan nama bayi pada folder dokumen rekam medis.
b. Sistem Penomoran Rekam Medis Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar
Sistem penomoran bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar adalah Unit Numbering System. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar karena pemberian nomor rekam medis dilakukan secara on-line yang dimulai sejak tahun 2010. Demikian pula untuk kasus bayi baru lahir, dimana setiap bayi baru lahir mendapatkan nomor rekam medis pertama kali pada saat didaftarkan oleh keluarga bayi tersebut setelah dilahirkan dan nomor rekam medis tersebut akan digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.
Bayi baru lahir akan diberikan nomor rekam medis sendiri dan berbeda dengan nomor rekam medis milik ibu, dikarenakan nomor rekam medis akan terus berubah dan bertambah sesuai dengan urutan terakhir nomor rekam medis yang diberikan untuk pasien baru yang terdaftar. Misalnya Ny. Santi adalah pasien baru yang akan melahirkan dan mendapat nomor rekam medis 11.12.17, kemudian setelah Ny. Santi terdapat 4 pasien baru yang terdaftar, setelah itu bayi dari Ny. Santi lahir dan didaftarkan oleh keluarga ke Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Maka untuk bayi dari Ny. Santi akan mendapat nomor rekam medis sesuai urutan terakhir pasien baru yaitu 11.12.22.
Hal ini dilakukan untuk menciptakan tertib administrasi sesuai dengan tujuan adanya rekam medis karena setiap pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan d a r i R u m a h S a k i t U m u m D a e r a h Kabupaten Karanganyar harus tercatat dan terdokumentasi dalam rekam medis termasuk bayi baru lahir yang meninggal. Pemberian nomor rekam medis bagi bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tidak memiliki alokasi nomor rekam medis khusus. Hal ini dikarenakan sistem pendaftaran di RSUD Kabupaten Karanganyar telah terhubung dalam Billing System dan pendaftaran juga dilakukan secara komputerisasi sehingga nomor rekam medis sudah tersedia dan diberikan secara otomatis bagi setiap pasien baru yang mendaftar baik melalui Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) maupun Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) akan dilakukan secara on-line. Hal ini telah sesuai dengan
prosedur tetap yang diberlakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Apabila ada seorang bayi baru lahir pada saat didaftarkan oleh keluarga di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar masih dengan sistem pendaftaran yang manual, tetapi ketika ia pada saat melakukan kunjungan ulang sistem pendaftaran di rumah sakit sudah berganti komputerisasi, maka data bayi tersebut dientri ke komputer tetapi nomor rekam medis tetap menggunakan nomor yang lama karena pemberlakuan Unit Numbering System dalam pemberian
nomor rekam medis kepada pasien. Untuk nomor rekam medis yang telah digunakan sebelum diberlakukannya sistem pemberian nomor secara on-line, akan dilanjutkan dengan catatan nomor rekam medis tersebut diberikan sejak tanggal 1 Januari 2000, karena untuk nomor rekam medis sebelum tanggal tersebut tidak berlaku lagi di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar, sehingga bagi pasien yang memiliki nomor rekam medis lama akan diberikan nomor rekam medis baru tetapi dokumen rekam medis yang digunakan tetap melanjutkan dokumen rekam medis yang lama.
2. sistem Pendaftaran Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Rumah S akit U mum D aerah K abupaten Karanganyar memiliki dua tempat pendaftaran pasien, yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Bayi yang baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar didaftar melalui Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dikarenakan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) juga berperan sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Setiap pasien baru yang mendaftar di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar termasuk bayi baru lahir tidak dibuatkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) secara manual dikarenakan sistem pendaftaran pasien sudah komputerisasi, sehingga secara otomatis data pasien yang terdaftar akan tersimpan dalam database sistem. Jadi database pasien tersebut merupakan Master Patient Index atau Indeks Utama Pasien termasuk juga bagi bayi baru lahir. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Data dalam Indeks Utama Pasien berisi antara lain: nama, nomor rekam medis, alamat, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, nama keluarga, nama suami/istri, agama, dan tanggal kunjungan.
Dalam proses pendaftaran bayi baru lahir sebagai pasien baru di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar belum sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku karena dalam
Prosedur Tetap mengenai Identiikasi Bayi Baru
Dokumen rekam medis bayi baru lahir baik untuk bayi yang hidup maupun bayi yang meninggal di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari:
a. RM 20 : Ringkasan Riwayat Poliklinik b. RM 1 : Lembaran Masuk dan Keluar
c. RM 3 : Graik Vital Sign
d. RM 6 : Perjalanan Penyakit, Perintah Dokter, dan Pengobatan
e. CM 66 : Identitas Bayi Baru Lahir f. RM 28 : Status Bayi Baru Lahir
g. CM 35 : R e k a m a n H a r i a n A s u h a n Keperawatan/Kebidanan
h. RM 46 : Resume Keperawatan i. CM 64 : Rekapitulasi Pasien
j. RM 44 : Ringkasan Riwayat Penyakit Rawat Inap
3. sistem Penyimpanan dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar telah dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dan disimpan terpisah dengan dokumen rekam medis ibunya dikarenakan penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir disesuaikan dengan nomor rekam medis yang diberikan pada saat pendaftaran bayi baru lahir tersebut. Tidak ada ketentuan khusus mengenai penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir, sehingga diperlakukan seperti dokumen rekam medis pasien pada umumnya. Dokumen rekam medis pasien Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar disimpan secara sentralisasi yaitu dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan dalam satu kesatuan baik map atau folder dan rak penyimpanannya. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap mengenai penyimpanan dokumen rekam medis di Unit
filing Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Karanganyar.
Dokumen rekam medis bayi baru lahir disimpan di ruang penyimpanan dokumen aktif selama 5 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien ke Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Kemudian akan dilakukan retensi jika telah melebihi 5 tahun dan disimpan pada bagian penyimpanan in-aktif. Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Jika dokumen rekam medis pasien telah melewati 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir, maka akan dipindahkan tempat penyimpanannya dari ruang penyimpanan aktif ke ruang penyimpanan in-aktif. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal dunia disimpan selama 5 tahun sejak tanggal bayi tersebut dipulangkan dari rumah sakit, sebelum jangka waktu 5 tahun tersebut terpenuhi maka dokumen rekam medis bayi tersebut tetap akan disimpan di ruang filing aktif. Setelah jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing aktif terlampaui, maka dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal tersebut akan diretensi ke ruang penyimpanan in-aktif.
4. sistem Penjajaran dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
dokumen rekam medis pasien secara urut berdasarkan kelompok dua angka terakhir dari nomor rekam medis pasien. Hal ini belum sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar mengenai sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien. Dalam Prosedur Tetap No. 54.05.5583 tanggal terbit 10 November 2009 tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis (filing) menyatakan bahwa penjajaran dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara Straight Numerical filing yaitu disejajarkan secara
langsung dan urut sesuai nomor rekam medis pasien. Namun pada kenyataan dokumen rekam medis pasien disejajarkan dalam rak penyimpanan secara Terminal Digit filing. Sistem penjajaran Terminal Digit filing yang diterapkan di Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar juga bukan Terminal Digit filing sesuai teori pada kuliah dikarenakan cara penjajaran menggunakan dua digit angka pertama sebagai angka sekunder, dua digit angka tengah sebagai angka tersier, dan dua digit angka akhir sebagai angka primer. Seharusnya dalam Terminal Digit filing yaitu dua digit angka pertama sebagai angka tersier, dua digit angka tengah sebagai angka sekunder, dan dua digit angka akhir sebagai angka primer. Contoh: Nomor rekam medis: 25.50.00
25
Dalam Terminal Digit Filing yaitu: 25 Karanganyar adalah salah satu rumah sakit pendidikan, sehingga banyak mahasiswa jurusan kesehatan yang melakukan praktek di rumah sakit tersebut.Unit filing Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan salah satu tempat praktek mahasiswa. Oleh karena itu, akan menjadi kendala apabila tetap menerapkan sistem penjajaran seperti yang berlaku sekarang, karena adanya perbedaan pemahaman tentang penjajaran dokumen rekam medis, sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya misile dalam penyimpanan dokumen rekam medis pasien.
simPulan
1. Dalam sistem identiikasi bayi baru lahir
bayi baru lahir menggunakan Unit Numbering System. Tidak ada pengalokasian nomor untuk
bayi baru lahir dikarenakan sistem pendaftaran pasien di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sudah terhubung dalam jaringan komputer sehingga nomor rekam medis akan muncul secara otomatis sesuai urutan nomor terakhir jika ada pasien baru yang terdaftar. Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap. Meskipun demikian, cara kerja sistem komputerisasi dalam pendaftaran pasien ini belum efektif karena masih terjadi pemberian nomor ganda kepada pasien. 2. Dalam sistem pendaftaran bayi baru lahir di Rumah
Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dilakukan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) karena pendaftaran pasien rawat inap dilakukan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap mengenai Pendaftaran Pasien Rawat Inap yang diberlakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
3. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar adalah secara sentralisasi. Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dikarenakan tidak ada ketentuan khusus yang mengatur mengenai sistem penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal dunia disimpan secara terpisah dengan dokumen rekam medis pasien yang masih hidup, dikarenakan agar memudahkan pekerjaan petugas di unit filing dalam pencarian dokumen rekam medis pasien.
4. Sistem penjajaran dokumen rekam medis bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah Terminal Digit filing. Hal ini belum sesuai dengan Prosedur Tetap dikarenakan sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien yang digunakan seharusnya Straight Numerical filing. Terminal Digit filing yang diterapkan
juga bukan pelaksanaan yang benar. Hal ini akan menyulitkan jika akan dilakukan standarisasi rumah sakit.
daFTar PusTaka
Depdagri RI. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan. Jakarta: Depdagri RI.
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia, Revisi II. Jakarta: Depkes RI.
_______. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. No. 269/ MENKES/PER/III/2008
Tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI.
Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan,
Revisi I. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.
Bandung: Alfabeta.
Tauiqurrahman, MA. 2003. Metodologi Penelitian
Dan Kesehatan CSGF (community Of Self Help
Group Forum). Surakarta: UNS Press.
World Health Organization. 2004. IcD-10 International
Statistical Classiication of Diseases and Related
Health Problems, Tenth Revision, Volume 1,
