LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD) ONLINE
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
OLEH :
ACHMAD FIRDAUS
NDH. 02
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA BEKERJASAMA DENGAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XLIII
JAKARTA, NOVEMBER 2014
Kata Pengantar
Pertama-tama kami memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang telah mencurahkan limpahan rahmat dan karunia kepada kami, sehingga alhamdulillah Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan judul : "Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama" ini dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan oleh penyelenggara diklat.
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan ini adalah salah satu tugas yang harus diselesaikan oleh seluruh peserta untuk dapat dinyatakan lulus dalam penyelenggaraan Diklatpim III. Semoga proyek perubahan yang kami kembangkan ini dapat terimplementasikan dengan baik dan benar dalam pelaksanaan analisis kebutuhan diklat di lingkungan Kementerian Agama. Dengan demikian, hasilnya akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi mewujudkan perencanaan program diklat yang benar-benar merepresentasikan kebutuhan riil pengembangan kompetensi para pegawai.
Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak. Prof. H. Abd. Rahman Mas'ud, Ph.D, Kepala Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
2. Bapak. Drs. H. Saeroji MM, Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi beserta seluruh Panitia Penyelenggara Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
3. Bapak. Dr. H.M. Kusasi M.Pd, Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan selaku Mentor yang selalu memberikan arahan dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
4. Bapak. Mohammad Tahmid, selaku coach yang selalu memberikan bimbingan baik selama proses pembelajaran maupun selama penyelesaian proyek perubahan ini. 5. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah memberikan bimbingan materi
pembelajaran selama kegiatan diklat berlangsung.
6. Rekan-rekan peserta Diklapim III Angkatan XLIII yang telah ikut memberikan masukan dan koreksi selama proses penyiapan proyek perubahan ini.
substantif, sehingga proyek perubahan ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu. 8. Berbagai pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu
kami dalam penyiapan hingga pelaksanaan proyek perubahan yang kami kembangkan.
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL ... i
KATA PENGANTAR ... DAFTAR ISI ... ii iv DAFTAR LAMPIRAN ... A. LATAR BELAKANG ... v 1 1. Deskripsi Kondisi Umum ... 1
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan ... 2
3. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Strategik ... 3
B. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ... 4
C. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN ... 5
D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN ... 6
E. DESKRIPSI DAN ANALISIS ... 6
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan ... 6
2. Analisis Stakeholder ... 9
3. Kendala : Internal dan Eksternal ... 10
4. Strategi Mengatasi Kendala ... 11
5. Capaian ... 11
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan ... 16
F. PENUTUP : KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ... 17
1. Kesimpulan ... 17
2. Rekomendasi ... 18
LAMPIRAN ... 19
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN – 1 : Rancangan Proyek Perubahan ... LAMPIRAN – 2 : Lembar Pengajuan Judul Kepada Coach ... LAMPIRAN – 3 : Lembaran Pengajuan Judul Kepada Mentor ... LAMPIRAN – 4 : Kesepakatan Area Perubahan ... LAMPIRAN – 5 : Foto Proses Bimbingan dan Diskusi RPP ... LAMPIRAN – 6 : Surat Undangan Penjelasan dan Sosialisasi RPP LAMPIRAN – 7 : Daftar Hadir Penjelasan dan Sosialisasi RPP ...
LAMPIRAN – 8 : Foto Penjelasan dan Sosialisasi RPP ... 40
LAMPIRAN – 9 : SK Tim Proyek Perubahan ... 41
LAMPIRAN – 10 : Surat Undangan Penyusunan Draft Disain ... 45
LAMPIRAN – 11 : Daftar Hadir Penyusunan Draft Disain ... 46
LAMPIRAN – 12 : Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Disain ... 48
LAMPIRAN – 13 : Draft Disain AKD Online ... 50
LAMPIRAN – 14 : Surat Undangan Pembahasan Draft Disain ... 55
LAMPIRAN – 15 : Daftar Hadir Pembahasan Draft Disain ... 56
LAMPIRAN – 16 : Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Disain ... 57
LAMPIRAN – 17 : Disain Final AKD Online ... 58
LAMPIRAN – 18 : Surat Undangan Penyusunan Draft Instrumen ... 61
LAMPIRAN – 19 : Daftar Hadir Penyusunan Draft Instrumen ... 62
LAMPIRAN – 20 : Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Instrumen ... 64
LAMPIRAN – 21 : Draft Instrumen AKD Online ... 65
LAMPIRAN – 22 : Surat Undangan Pembahasan Draft Instrumen .... 72
LAMPIRAN – 23 : Daftar Hadir Pembahasan Draft Instrumen ... 73
LAMPIRAN – 24 : Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Instrumen . 75 LAMPIRAN – 25 : Instrumen Final AKD Online ... 76
LAMPIRAN – 26 : Program Aplikasi AKD Online ... 86
LAMPIRAN – 27 : Hasil Pelaksanaan Uji Coba AKD Online ... 175
LAMPIRAN – 28 : Bahan Tayang Seminar RPP ... 180
LAMPIRAN – 29 : Bahan Tayang Seminar Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan ... 195
A. Latar Belakang
1. Deskripsi Kondisi Umum
Pendidikan dan pelatihan (Diklat) merupakan aktivitas terencana dan terstruktur yang telah dirancang sedemikian rupa oleh unit penyelenggara diklat dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi para pegawai. Oleh karena itu, agar penyelenggaraan program Diklat dapat sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengukur bagaimana keberhasilan sebuah program diklat.
Dalam konteks penyelenggaraan Diklat, secara spesifik dikenal tiga perspektif evaluasi kediklatan yaitu: (1) Evaluasi untuk keperluan perbaikan dan pengembangan (evaluation for development); (2)Evaluasi untuk keperluan pengembangan pengetahuan (evaluation for knowledge), dan (3) Evaluasi untuk keperluan pertanggungjawaban (evaluation for accountability);
dan pengembangan penyelenggaraan diklat sekaligus sebagai penjelasan lebih lanjut terhadap fenomena, kegiatan atau program yang telah dilakukan oleh unit penyelenggara diklat, dalam kaitannya dengan pertanggungjawaban lembaga diklat terhadap stake holder.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan sebagai salah satu unit kerja yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan Diklat, khususnya Diklat bagi pegawai teknis pendidikan dan keagamaan di lingkungan Kementerian Agama, tentunya juga dituntut untuk melakukan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan terhadap kinerja kediklatan, dengan harapan agara setiap permasalahan yang muncul seiring dengan perkembangan kekinian dapat direspon dengan cepat dan tepat, dan juga sebagai bentuk pertanggungjawaban Pusdiklat terhadap seluruh stakeholder Diklat.
Berdasarkan hasil evaluasi kediklatan baik yang dilaksanakan langsung pada saat kegiatan diklat berlangsung, maupun melalui forum-forum tertentu seperti evaluasi pasca diklat maupun rapat evaluasi yang melibatkan para
stakeholder Diklat, mengindikasikan bahwa program Diklat yang dilaksanakan oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat Keagamaan seluruh Indonesia secara esensial belum memiliki tingkat kesesuaian yang signifikan dibandingkan dengan kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai. Artinya program Diklat yang dilaksanakan baik ditinjau dari segi materi maupun peruntukannya, sering tidak sesuai dengan kebutuhan riil para peserta diklat.
Hasil evaluasi ini menyimpulkan bahwa proses perencanaan dan pemetaan kebutuhan diklat bagi pegawai belum dilakukan secara tepat dan benar. Untuk itu perlu dirancang suatu model perencanaan dan pemetaan kebutuhan diklat yang benar-benar dapat mengidentifikasi dengan tepat kebutuhan riil pengembangan kompetensi pegawai di lingkungan Kementerian Agama.
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan
yang dilakukan secara internal maupun eksternal, masih banyak dijumpai persepsi pegawai yang menyatakan bahwa diklat tenaga teknis pendidikan dan keagamaan yang diselenggarakan baik oleh Pusdiklat Teknis maupun Balai Diklat Keagamaan seluruh Indonesia belum benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai sebagaimana kondisi riil dalam pelaksanaan tugas. Kurang tepatnya rancang bangun program diklat ini menyiratkan betapa belum optimalnya fungsi perencanaan yang dilakukan oleh bidang perencanaan pendidikan dan pelatihan.
Dalam konteks kediklatan, jika kita tinjau dari pendekatan diklat sebagai suatu sistem, maka sub sistem pertama dalam pengelolaan kediklatan adalah "Analisis Kebutuhan Diklat" atau biasa disebut AKD. AKD adalah suatu proses pengidentifikasian kebutuhan diklat dengan cara mengukur kesenjangan kompetensi (gap competencies) yang terjadi antara kompetensi yang dipersyaratkan dengan kompetensi riilnya. Melalui proses AKD yang tepat dan benar, maka akan dapat dianalisis secara komprehensif diklat apa saja yang dibutuhkan untuk mengatasai kesenjangan kompetensi yang terjadi.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan hampir setiap tahunnya selalu menyelenggarakan kegiatan analisis kebutuhan diklat (AKD) baik untuk tenaga kependidikan maupun tenaga keagamaan. Namun meskipun anggaran yang dialokasikan untuk mendukung kegiatan ini sudah cukup besar, akan tetapi kontribusi kegiatan ini dalam mendukung proses perencanaan diklat belumlah optimal. Belum optimalnya pelaksanaan AKD selama ini disebabkan: a. Luasnya cakupan wilayah tugas dengan jumlah pegawai yang mencapai 250.000 orang, menyebabkan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat tidak dapat dilakukan secara optimal.
b. Terbatasnya jumlah SDM Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan belum memungkinkan untuk dapat melaksanakan analisis kebutuhan diklat secara komprehensif.
c. Keterbatasan anggaran kediklatan setiap tahunnya, mengakibatkan proporsi anggaran untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan AKD tidak ungkin terpenuhi.
Salah satu amanat Reformasi Birokrasi dan juga tuntutan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara adalah bagaimana secepatnya kita dapat menyiapkan aparatur negara yang berkualitas, berkarakter dan berakhlak mulia. Amanat tersebut tentunya juga merupakan pengejawantahan amanat Undang-Undang Dasar 1945 yang sangat concern terhadap uaya-upaya pencerdasan kehidupan bangsa yang dilandasi keinginan menjadikan Indonesia sebagai bangsa yang maju, unggul, mandiri, bermartabat, beradab dan sejahtera. Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan suatu sistem pendidikan dan pelatihan yang mampu membekali pegawai berbagai pengetahuan dan keterampilan sesuai persyaratan jabatan masing-masing, memiliki etos kerja dan kinerja yang tinggi, serta memiliki karkater dan jatidiri yang kuat, dengan bertumpu pada keimanan dan ketakwaan serta akhlak yang mulia.
Menurut Peraturan Pemerintah (PP) 101 Tahun 2000 pasal 1 ayat (1) dan pasal 3 disebutkan bahwa, Diklat jabatan PNS adalah bertujuan untuk meningkatkan kemampuan PNS, dengan sasaran mewujudkan PNS yang memiliki kompetensi sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing. Sedangkan arah pengembangan SDM sesuai tuntutan reformasi birokrasi adalah Diklat Berbasis Kompetensi dan Kinerja (competency/ performance based training). Berdasarkan tuntutan kedua regulasi tersebut maka Pusdiklat dituntut untuk mampu melakukan identifikasi terhadap persyaratan jabatan untuk setiap jabatan yang ada untuk selanjutnya melakukan ekstraksi agar dihasilkan standar kompetensi tugas/jabatan sebagai dasar bagi Pusdiklat untuk menyusun instrumen pengukuran gap kompetensi pada masing-masing tugas/jabatan yang ada sebagai dasar untuk melakukan pemetaan terhadap penguasaan kompetensi.
fungsional dan angka kreditnya, yang tentunya telah menjabarkan tentang standar kompetensi dari masing-masing jabatan fungsional yang ada, (2) uraian tugas dari masing-masing tugas atau jabatan yang akan mempermudah dalam merumuskannya ke dalam standar kompetensi.
Namun demikian, mengingat keterbatasan resources khususnya yang terkait dengan jumlah SDM dan jumlah angaran yang berimplikasi pada lamanya waktu penyelesaian penyiapan pelaksanaan AKD dimaksud, maka perlu dilakukan perubahan-perubahan dalam pelaksanaannya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, yaitu dalam bentuk Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) Online.
B. Tujuan Proyek Perubahan
• Tujuan Jangka Pendek (selama Breaktrhroug II, +/- 2 bulan) :
Terlaksananya uji coba analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan fungsional guru madrasah.
• Tujuan jangka Menengah (pasca Diklatpim s.d. 1 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online bagi guru madrasah, serta terwujudnya pengembangan konten AKD online untuk berbagai jenis jabatan fungsional dan teknis pada Kementerian Agama.
• Tujuan jangka panjang (s.d. 3 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online untuk berbagai jenis jabatan fungsional dan teknis di lingkungan Kementerian Agama, dan terbangunnya koordinasi yang intensif dengan Biro Organisasi dan Tata Laksana serta Biro Kepegawaian dalam rangka penyiapan beberapa standar kompetensi untuk jenis tugas/jabatan teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam mewujudkan proyek perubahan jika diselaraskan dengan tujuan jangka pendek, menengah, dan panjang adalah sebagai berikut.
Jangka Pendek :
• Membentuk Tim Pelaksana Analisis Kebutuhan Diklat Online. • Menyusun disain pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online. • Mengidentifikasi kebutuhan sistem (software dan hardware).
• Membuat program aplikasi analisis kebutuhan diklat online untuk ruang lingkup terbatas.
• Melakukan uji coba pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk guru madrasah.
Jangka Menengah :
• Melaksanakan AKD online untuk guru madrasah.
• Mengembangkan instrumen analisis kebutuhan diklat untuk berbagai jenis jabatan fungsional.
• Mengembangkan sistem aplikasi analisis kebutuhan diklat online.
• Menyusun pedoman pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online di lingkungan Kementerian Agama.
Jangka Panjang :
• Sosialisasi dan Bimbingan Teknis pemanfaatan sistem aplikasi analisis kebutuhan diklat online pada 13 Balai Diklat/UPT Diklat.
• Melaksanakan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan fungsional dan teknis pada Kementerian Agama.
• Borkoordinasi dengan Biro Ortala dan Biro Kepegawaian untuk menyiapkan standar kompetensi pegawai teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Untuk mengetahui apakah proyek perubahan yang dikembangkan oleh penulis dapat berhasil atau tidak, maka telah ditetapkan beberapa standar atau kriteria keberhasilan sebagai berikut :
No. Deskripsi Kriteria Satuan
Pengukuran 1. Orientasi Hasil Kerja
a. Partisipasi responden untuk
melaksanakan AKD Online. Jumlah responden Orang b. Teridentifikasinya
kesenjangan kompetensi pada tenaga fungsional guru.
Gap Kompetensi Skala Likert 1-5
c. Teridentifikasinya kebutuhan pengembangan kompetensi berdasarkan prioritas mata diklat.
data. b. Budaya Kerja
- bekerja berbasis IT budaya IT tingkat partisipasi - bekerja sesuai ketentuan taat azas jumlah
kesalahan prosedur
E. Deskripsi dan Analisis
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
No. Deskrip Tahap utama Kegiatan Waktu 1. Penjelasan dan sosialisasi proyek
perubahan.
Pada kegiatan breakthrough 1, kami selaku peserta perlu menyampaikan penjelasan kepada pimpinan dan rekan kerja bahwa terkait keikutsertaan kami pada kegiatan Diklatpim III Angkatan XLIII, maka kepada setiap peserta diwajibkan menyusun proyek perubahan yang terkait dengan tugas dan fungsi masing-masing. Pemilihan topik proyek perubahan tentunya harus didasari oleh hasil diagnostic reading yaitu telaah terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi sehingga dapat diidentifikasi beberapa kendala dan hambatan yang harus segera dicarikan solusinya. Berdasarkan hasil diagnistic reading
sebagaimana dimaksud, kami menyampaikan bahwa proyek perubahan yang akan kami kembangkan adalah leader dari proyek perubahan yang kami kembangkan, maka dirasa perlu membentuk Tim Proyek Perubahan yang terdiri dari : Mentor (Kepala Pusdiklat Teknis), Project Leader (Peserta Diklatpim III Angkatan XLIII), Sekretaris, Bendahara, dan Bidang-Bidang yang relevan dengan substansi perubahan. SK Tim Proyek Perubahan ini ditandatangai
Pendidikan dan Keagamaan dengan waktu kerja hingga Desember 2014.
3. Penyusunan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Disain AKD Online merupakan rancang bangun sistem yang terdiri dari disain tampilan, data dan informasi yang akan disajikan dalam sistem, proses kerja sistem, dan output dari sistem. Mengingat pengembangan program aplikasi AKD
Online ini akan diparalelkan dengan pengembangan program diklat jarak jauh, maka disain tampilan sistem akan memadukan kedua kegiatan tersebut pada halaman muka serta portal-portal dalam fungsi layanannya.
29 - 30 September 2014
4. Pembahasan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Rapat pembahasan disain AKD Online
ditujukan untuk menyempurnakan draft
disain yang sudah disusun oleh Bidang Disain dan Aplikasi Sistem. Hasil pembahasan draft ini akan dijadikan disain final yang selanjutnya akan diserahkan kepada outsoucing untuk penyusunan program aplikasi sistem AKD Online.
3 Oktober 2014
5. Penyusunan instrumen analisis
kebutuhan diklat online.
Karena AKD Online dalam proyek perubahan ini baru akan diujicobakan untuk jabatan fungsional guru, oleh karena itu Instrumen AKD Online yang disusun oleh Bidang Instrumen akan difokuskan pada empat standar kompetensi guru yang meliputi kompetensi kepribadian, kompetensi paedagogig, kompetensi profesional, dan kompetensi sosial. Selain menyusun instrumen AKD untuk jabatan fungsional guru, Bidang Instrumen juga akan menyiapkan instrumen pengukuran kebutuhan kompetensi berbasis mata diklat.
7 - 9 Oktober 2014
6. Pembahasan analisis kebutuhan diklat
online.
Rapat pembahasan instrumen AKD
Online ditujukan untuk menyempurnakan
draft instrumen yang sudah disusun oleh Bidang Instrumen. Hasil pembahasan
draft instrumen ini akan dijadikan instrumen final yang selanjutnya akan diserahkan kepada outsourcing untuk penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online.
7. Penyusunan program aplikasi analisis
kebutuhan diklat online.
Penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online sepenuhnya akan dilakukan oleh outsourcing dengan menterjemahkan disain dan instrumen yang telah dipersiapkan oleh Tim Proyek Perubahan.
20 Oktober - 7 November 2014
8. Uji coba terbatas pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Untuk memastikan bahwa program aplikasi AKD Online yang telah dirancang oleh Tim dapat bekerja sesuai dengan tujuan dan sasaran, maka perlu dilakukan uji coba pelaksanaan AKD Online
Laporan proyek perubahan disusun untuk memenuhi dua tujuan, yaitu (1) sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan kepada Kepala Pusdiklat, dan (2) sebagai pertannggungjawaban peserta kepada penyelenggara diklat.
13 - 18 November 2014
2. Analisis Stakeholders
Stakeholder atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan penyiapan proyek perubahan ini meliputi :
a. Stakeholder Internal
Pejabat struktural pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan.
Pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh Indonesia Peranan pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan seluruh Indonesia dalam proyek perubahan ini sangat vital khususnya yang terkait dengan pelaksanaan sosialisasi, uji coba, hingga implementasinya dalam pelaksanaan AKD di balai diklat masing-masing.
Pengelola Sistem Informasi pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Pusdiklat Teknis ini sangat dominan pada saat proses rancang bangun sistem, identifikasi kebutuhan sistem, integrasi sistem, sosialisasi hingga persiapan uji coba pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat.
Pengelola Sistem Informasi pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh Indonesia.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Balai Diklat ini sangat dominan pada saat uji coba pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat, hingga pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat Keagamaan masing-masing.
Widyaiswara diklat teknis di seluruh Indonesia.
Widyaiswara sangat berperan dalam proses penyusunan dan validasi instrumen serta peran aktifnya selama pelaksanaan AKD Online di wilayah kerja masing-masing.
b. Stakeholder Eksternal
• Pejabat Pembina Jabatan Fungsional Guru Madrasah
Peran pejabat pembina jabatan fungsional guru madrasah seperti Pendis, Kanwil, maupun Kementerian Agama Kab./Kota pelaksanaan dalam proyek perubahan ini akan difokuskan pada pemantapan rumusan standar kompetensi dan indikatornya, serta dukungan positipnya dalam pelaksanaan AKD Online yang ditujukan bagi para pegawai yang menjadi binaannya.
Para pegawai khususnya Guru Madrasah berperan aktif sebagai objek dari kegiatan AKD Online khususnya untuk jangka pendek.
• Jasa Pengembang Program Aplikasi
Outsourcing atau jasa pengembang program aplikasi sangat beerperan dalam menyusun dan mengembangkan program aplikasi yang dibutuhkan sebagai motor penggerak dalam pelaksanaan AKD Online. • Jasa hosting sistem.
Jasa hosting sistem adalah tempat dimana diletakkannya server yang digunakan untuk menyimpan seluruh dokumen AKD Online termasuk penyediaan bandwidth yang dibutuhkan untuk mendukung jaringan internet.
3. Kendala : Internal dan Eksternal
Ada beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini baik kendala yang bersifat internal maupun eksternal, yaitu :
a. Kendala Internal :
• Resistensi dari pegawai akibat hilangnya kesempatan mereka untuk memperoleh kesejahteraan dari perjalanan dinas ke daerah-daerah untuk melaksanakan AKD.
• Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan seluruh proyek perubahan.
a. Kendala Eksternal :
• Belum meratanya kesiapan jaringan internet di seluruh wilayah Indonesia yang membuat akses sistem ini menjadi terhambat.
• Masih rendahnya budaya IT dalam lingkungan pegawai Kementerian Agama sehingga perlu upaya lebih keras untuk memberikan pemahaman pegawai terhadap pemanfaatan sistem ini.
4. Strategi Mengatasi Kendala
a. Mengefektifkan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek perubahan ini dengan melibatkan peran aktif pejabat, widyaiswara, dan pegawai serta mengintegrasikannya dengan sistem diklat jarak jauh.
b. Mensosialisasikan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online baik kepada internal Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan dan juga kepada seluruh Balai Diklat agar dapat diketahui secara terperinci tujuan, sasaran, serta bagaimana memanfaatkan sistem ini.
c. Membentuk Tim Pelaksanaan Bimbingan Teknis Pemanfaatan Sistem dengan rincian tugas dan tanggungjawab yang jelas serta dengan rincian kompensasi yang akan diperoleh. Sehingga para pihak yang terlibat tidak akan merasa dibebani dengan kegiatan ini.
d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan uji coba dan memperbaiki beberapa kekeliruan yang masih dijumpai.
5. Capaian
Hasil-hasil yang berhasil diwujudkan dari pelaksanaan proyek perubahan AKD Online di lingkungan Kementerian Agama sejak tahapan rancangan hingga finalisasi sesuai tujuan jangka pendek, adalah sebagai berikut:
a. Disetujuinya rancangan proyek perubahan oleh mentor, termasuk kesepakatan-kesepakatan dalam penetapan area perubanhannya.
b. Terbentuknya Tim Pelaksana Proyek Perubahan yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan.
c. Tersusunnya disain pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat Online di lingkungan Kementerian Agama.
d. Tersusunnya instrumen analisis kebutuhan diklat online khususnya untuk jabatan fungsional guru madrasah.
e. Tersusunnya program aplikasi analisis kebutuhan diklat online di lingkungan Kementerian Agama.
f. Terwujudnya sistem informasi bagi mendukung pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama. g. Terlaksananya uji coba pelaksanaan AKD Online bagi guru Madrasah
waktu jumlah responden yang dapat kami konfirmasi adalah sebanyak 14 orang.
h. Diperolehnya hasil pengukuran gap kompetensi rata-rata dari empat standar kompetensi guru madrasah sebagai berikut :
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Kepribadian
No. Butir Instrumen Gap Kompetensi
1. Butir – 1 1
2. Butir – 2 1
3. Butir – 3 2
4. Butir – 4 1
5. Butir – 5 2
6. Butir – 6 1
7. Butir – 7 1
8. Butir – 8 1
9. Butir – 9 2
10. Butir – 10 2
11. Butir – 11 1
12. Butir – 12 2
13. Butir – 13 1
14. Butir – 14 1
15. Butir – 15 1
16. Butir – 16 2
17. Butir – 17 1
18. Butir – 18 1
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Paedagogig
No. Butir Instrumen Gap Kompetensi
1. Butir – 1 2
2. Butir – 2 2
3. Butir – 3 1
4. Butir – 4 2
5. Butir – 5 2
7. Butir – 7 1
8. Butir – 8 2
9. Butir – 9 2
10. Butir – 10 2
11. Butir – 11 1
12. Butir – 12 3
13. Butir – 13 2
14. Butir – 14 2
15. Butir – 15 1
16. Butir – 16 1
17. Butir – 17 3
18. Butir – 18 1
19. Butir – 19 2
20. Butir – 20 2
21. Butir – 21 2
22. Butir – 22 1
23. Butir – 23 2
24. Butir – 24 1
25. Butir – 25 1
26. Butir – 26 3
27. Butir – 27 2
28. Butir – 28 2
29. Butir – 29 2
30. Butir – 30 1
31. Butir – 31 2
32. Butir – 32 2
33. Butir – 33 2
34. Butir – 34 1
35. Butir – 35 1
36. Butir – 36 3
37. Butir – 37 3
38. Butir – 38 2
39. Butir – 39 2
41. Butir – 41 1
42. Butir – 42 2
43. Butir – 43 2
44. Butir – 44 2
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Profesional
No. Butir Instrumen Gap Kompetensi
1. Butir – 1 2
2. Butir – 2 2
3. Butir – 3 1
4. Butir – 4 2
5. Butir – 5 2
6. Butir – 6 2
7. Butir – 7 1
8. Butir – 8 2
9. Butir – 9 2
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Sosial
No. Butir Instrumen Gap Kompetensi
1. Butir – 1 1
2. Butir – 2 1
3. Butir – 3 1
4. Butir – 4 2
5. Butir – 5 1
6. Butir – 6 1
i. Diperolehnya hasil identifikasi kebutuhan pengembangan kompetensi berdasarkan mata diklat, dengan hasil sebagai berikut :
No. Mata Diklat Urutan Prioritas
1. Pengembangan Kepribadian Guru
1
Pembelajaran
3. Model-Model Pembelajaran 6
4. Media Pembelajaran Berbasis
Multimedia 4
5. Perencanaan Pembelajaran 12
6. Penilaian Pembelajaran 14
7. Pendalaman Materi Esensial 5
8. Publikasi Ilmiah 7
9. PKB dan PKG 16
10. Karya Inovatif 9
11. Pendekatan Andragogi 10
12. Penelitian Tindakan Kelas 8
13. Lesson Study 2
14. Pengembangan Penilaian Pembelajaran Berbasis High Order Thinking Skill
13
15. Pengembangan Materi
Substantif Berbasis High Order Thinking Skill
15
16. Pemberdayaan
KKG/MGMP/MGBK
11
Hasil di atas menunjukkan bahwa sistem aplikasi AKD online yang kami kembangkan sebagai proyek perubahan dalam pelaksanaan Diklatpim III angkatan XLIII ini, ternyata secara operasional dapat dipahami dan dapat dilaksanakan dengan benar oleh para responden tanpa ada kesalahan-kesalahan operasional baik dari tahapan registerasi hingga pengolahan data. Dengan waktu pelaksanaan uji coba yang cukup pendek, sistem ini juga mampu melibatkan jumlah responden yang cukup banyak. Hal ini tentunya mengindikasikan bahwa sistem ini memiliki prospek yang cukup potensial bagi mendukung optimalisasi pelaksanaan analisis kebutuhan diklat. Oleh karena itu, dengan penerapan AKD Online tentunya akan sangat membantu Pusdiklat dan balai diklat-balai diklat dalam menyusun perencanaan program diklat setiap tahunnya.
Untuk memastikan bahwa setiap tahapan proses telah dilakukan dengan baik dan benar, maka perlu dilakukan monitoring atau pengecekan terhadap keseluruhan aktivitas proyek perubahan. Ada dua instrumen yang digunakan untuk memonitoring tahapan proses proyek perubahan, yaitu instrumen monitoring yang diisi dan ditandatangani oleh coach dan mentor (terlampir), serta instrumen kontrol yang berfungsi untuk pengecekan dokumentasi pada setiap tahapan proses sebagaimana di bawah ini :
No. Tahapan Kegiatan Bukti Fisik Alat Kontrol/Checklist
1. Penjelasan dan
4. Pembahasan disain pelaksanaan analisis
pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online.
Uji Coba Rekap Data ( )
9. Penyusunan Laporan Proyek Perubahan.
Dokumen Laporan Akhir Proyek Prubahan
Laporan Akhir ( ) Bahan Tayang ( )
RPP ( )
Buku Panduan ( ) Lampiran ( )
F. Penutup : Simpulan dan Rekomendasi
Dengan terlaksananya proyek perubahan tentang Analisis Kebutuhan DIklat (AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama, meskipun pelaksanaan proyek ini baru terealisasi pada tahapan uji coba, maka sebagai bahan masukan sebelum proyek perubahan ini digunakan secara permanen dalam pelaksanaan AKD baik oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat, dapat penulis simpulkan dan juga penulis rekomendasikan beberapa hal, yaitu :
1. Simpulan
a. Analisis Kebutuhan Diklat Online merupakan sebuah proyek perubahan yang sangat prospektif untuk dikembangkan ke depan mengingat kontribusinya yang cukup besar dalam mengatasi keterbatasan anggaran dan SDM.
b. Analisis Kebutuhan Diklat Online juga sangat efektif dalam mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan diklat pegawai karena proses pengukurannya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
c. Analisis Kebutuhan Diklat Online mampu berkontribusi positif dalam membangun budaya IT para pegawai di lingkungan Kementerian Agama.
2. Rekomendasi
a. Kepada Yth. Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan agar kedepan dapat meningkatkan koordinasi dengan Biro Organisasi dan Tata Laksana serta Biro Kepegawaian dalam rangka menyiapkan standar kompetensi tugas/jabatan yang belum tersedia, sebagai dasar bagi Tim untuk mengembangkan instrumen AKD.
karena hasil AKD ini sangat kontributif dalam proses asesmen dan pengembangan pegawai.
