RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN YAKOYA
RESTAURANT MENGGUNAKAN MODEL WATERFALL
Ade Christian
STMIK Nusa Mandiri Jakarta adechristian2780@gmail.comKhairul Rizal
AMIK Sukabumi khairul.krl@bsi.ac.idABSTRAK— Dalam kondisi informasi kepegawaian
saat ini kurang maksimal dalam pencarian data seorang pegawai di Yakoya Restaurant. Sulitnya mencari data seorang pegawai dikarenakan sistem kepegawaian yang terdapat masih berupa data file dan beberapa data yang tersimpan dalam format .doc dan .xls.Oleh karena itu, sangat diperlukan bantuan teknologi dalam menunjang semua kegiatan tersebut. Dalam proses tentunya harus berjalan dengan efektif dan seefisien mungkin agar para pegawai dapat dengan mudah mencari informasi yang ada, metode yang digunakan pun seharusnya lebih sistematis terutama dalam pengolahan data pegawai nya, dengan harapan dapat mempermudah
proses tersebut maka menggunakan sistem
komputerisasi dan aplikasi yang berbasis web.
Abstract — In conditions of the personnel
information is currently less than the maximum in the search data is a clerk in Yakoya Restaurant. The difficulty of finding the data of an employee because of the staffing system that there is still some form of data files and data stored in the .doc and .xls. Therefore, the indispensable aid of technology in support of all those activities. In the process would have to be carried out effectively and efficiently as possible so that employees can easily search for information, the method used was supposed to be more systematic, especially in data processing her, hoping to simplify the process, the use of computerized systems and web-based applications.
Kata Kunci: Yakoya Restaurant, Informasi
kepegawaian, Web.
PENDAHULUAN
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak terlepas dari kebutuhan manusia dalam aktivitas pekerjaan sehari-hari, khususnya dalam pengolahan data kepegawaian di suatu perusahaan.Informasi kepegawaian yang ada saat ini kurang maksimal dalam pencarian data seorang pegawai di Yakoya Restaurant. Sulitnya mencari data seorang pegawai dikarenakan sistem kepegawaian yang terdapat pada Yakoya Restaurant masih berupa data file dan beberapa data yang tersimpan dalam
format .doc dan .xls.Untuk mempermudah dalam
menangani tentang kepegawaian di Yakoya
Restaurant, dibutuhkan suatu sistem yang cepat, tepat dan akurat yang dapat berguna bagi tata usaha dan pegawai untuk mengetahui data dan informasi kepegawaian yang ada di dalam lingkungan Yakoya
Restaurant. Karena sulitnya mencari
informasi secara cepat dan terbatasnya waktu pencarian yang harus dibutuhkan dalam mencari informasi tentang kepegawaian ini merupakan kendala yang harus dibuat solusinya.Menurut Perdana, dkk (2013:1) menyatakan perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah
satunya adalah di KantorDinas Koperasi
Perindustrian dan Perdagangan(DISKOPERINDAG)
Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan publik
dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah penting. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data
kepegawaiandiDISKOPERINDAG masih
menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang.
BAHAN DAN METODE
A. Kajian Literatur
Menurut Marimin dalam Rachmaniah
(2006:165) mengemukakan bahwa “pegawai
merupakan sumber keberhasilan dan tulang
punggung dari suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya”.
Menurut Zairen dan Hartanto (2013:11) menyimpulkan bahwa:
Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur utama sumber daya manusia, aparatur Negara yang mempunyai peranan penting yang tidak lepas dari
peranan PNS dalam meningkatkan roda
dukungan informasi. maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah organisasi pemerintahan. Beragam persoalan yang timbul ketika tidak didukung sistem infomasi adalah data PNS yang tidak up to date, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, data yang ada berbeda, penyelesaian data pegawai yang lambat
dan berbelit–belit memerlukan banyak waktu.
Dengan adanya penerapan system informasi
manajemen kepegawaian ini diharapkan mampu mengatasi persoalan carut marut pendataan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang terjadi selama ini khususnya di instansi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Maluku Tenggara. Berdasarkan latar belakang, dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana membuat
sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) untuk menunjang pengembangan e-government pada BKD Maluku Tenggara.
Menurut Kodarisman dan Nugroho
(2013:24-25) menyimpulkan bahwa:Salah satu dari
pelaksanaan e-government adalah penerapan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Sistem informasi manajemen kepegawaian(SIMPEG) merupakan suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak. Perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam
rangka penyediaan informasi di bidang
kepegawaian. Penelitian ini melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) di Pemerintah Kota Bogor dengan menggunakan model Human-Organization
Tecnology (HOT) Fit. Model ini dipilih
karenadianggap mampu menjelaskan evaluasi secara konferhensifdengan pendekatan komponen inti
sistem informasi, yaituHuman (Manusia),
Organization (Organisasi), Technology (teknologi) serta kesesuaian di antara ketiga komponentersebut
mempengaruhi manfaat (Net Benefits) dari
penerapansistem informasi tersebut.
B. Model Waterfall
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:28)
”Model Waterfall sering juga disebut model
sekuensial linier (sequintial linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”.
Model SDLC air terjun (waterfall) model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support). Berikut adalah gambar model air terjun:
Sumber: Sukamto dan Shalahuddin, (2015:29)
Gambar 1.Ilustrasi Model Waterfall 1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara
intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan
perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap in perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangakat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya.Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3.Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak.Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4.Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi logic dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji.Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5.Pendukung (Support) atau Pemeliharaan
(Maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirim ke user.Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau
pemeliharaan dapat mengulangi proses
C. Sistem Informasi
Menurut Pratama (2014:10) menyimpulkan bahwa:
Sistem informasi merupakan gabungan dari empat bagian utama.Keempat bagian utama tersebut mencakup perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlatih.Keempat bagian utama ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Sistem informasi dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan pengguna.Ini berarti ada banyak jenis sistem informasi dengan tujuan berbeda. Sistem informasi memiliki beberapa komponen dan beberapa elemen, yang mana antar komponen dan antar elemen ini saling bekerja sama, saling terkait, dan memiliki fungsional yang menyatu, sehingga sistem informasi dapat bekerja dengan baik.
Komponen-komponen yang terdapat di dalam semua jenis sistem informasi mencakup tujuh poin.
Berikut ketujuh komponen tersebut beserta
penjelasannya masing-masing:
a. Input (Masukan)
Sebuah informasi berasal dari data yang telah
diolah dan diverifikasi sehingga akurat,
bermanfaat, dan memiliki nilai. Komponen input ini berfungsi untuk menerima semua input (masukan) dari pengguna. Inputan yang diterima dalam bentuk data.Data ini berasal dari satu maupun beberapa buah sumber.
b. Output (Keluaran)
Sebuah sistem informasi akan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi. Komponen output untuk menyajikan hasil akhir ke pengguna sistem informasi. Informasi yang disajikan ini merupakan hasil dari pengolahan data yang telah diinputkan sebelumnya. Pada komponen output, informasi yang disajikan disesuaikan dengan data yang diinputkan dan fungsionalitas dari sistem informasi bersangkutan.
c. Software (Perangkat Lunak)
Komponen software (perangkat lunak)
mencakup semua perangkat lunak yang
digunakan di dalam sistem informasi. Adanya komponen perangkat lunak ini akan membantu sistem informasi di dalam menjalankan tugasnya
dan untuk dapat dijalankan sebagaimana
mestinya. Komponen perangkat lunak ini
melakukan proses pengolahan data, penyajian informasi, perhitungan data dan lain-lain. Komponen perangkat lunak mencakup sistem operasi, aplikasi dan driver.
d. Hardware (Perangkat Keras)
Komponen hardware (perangkat keras)
mencakup semua perangkat keras komputer yang digunakan sistem secara fisik didalam sistem informasi, baik dikomputer server maupun dikomputer client.Komponen perangkat keras (hardware) ini meliputi komputer server
beserta komponen didalamnya, komputer
desktop beserta komponen didalamnnya,
komputer jinjing beserta komponen di dalamnya, mobile device (tablet, smartphone), dan lain-lain.Termasuk juga di dalamnya hub, switch, router, yang berperan di dalam jaringan komputer (untuk media komunikasi di dalam sistem informasi).
e. Database (Basis Data)
Mengingat bahwa sistem informasi menyajikan informasi yang berasal dari satu maupun dari beberapa data yang diinputkan dan diolah, maka diperlukan sebuah aplikasi untuk penyimpanan, mengolah, dan menyajikan data dan informasi tersebut secara komputerisasi.Komponen basis data berfungsi untuk menyimpan semua data dan
informasi kedalam satu atau beberapa
tabel.Setiap tabel memiliki field
masing-masing.Setiap tabel memiliki fungsi penyimpanan masing-masing, serta antar tabel dapat juga terjadi relasi (hubungan).
f. Kontrol dan Prosedur
Kontrol dan prosedur adalah dua buah
komponen yang menjadi satu.Komponen kontrol berfungsi untuk mencegah terjadinya beragam gangguan dan ancaman terhadap data dan informasi yang ada di dalam sistem informasi, termasuk juga sistem informasi itu sendiri beserta fisiknya (dalam hal ini komputer server).Perlu dilakukan pencegahan sejak dini terhadap kemungkinan ancaman dan gangguan yang dapat terjadi sewaktu-waktu. Kemungkinan tersebut antara lain dapat berupa kejahatan didunia komputer (cyber crime, cracker), bencana alam, listrik yang tidak stabil, pencurian data, pencurian secara fisik dan lainnya. Kontrol juga mencakup decision maker (pembuatan
keputusan) terkait dengan pencegahan
kemungkinan gangguan dan ancaman tersebut.
g. Teknologi dan Jaringan Komputer
Komponen terakhir di dalam sistem informasi ini,
yaitu teknologi dan jaringan komputer,
komputer server merek XEON (untuk hardware), database, MySQL (untuk database), serta proses enkripsi, sensor, dan sejumlah ISO terkait dengan pencegahan ancaman atau gangguan keamanan informasi yang ada (untuk kontrol dan prosedur).
D. KEPEGAWAIAN
Manajemen Kepegawaian memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam hal ini kegiatan Manajemen Kepegawaian meliputi perencanaan, pengelolaan danpengawasan , sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya secara efektif dan efisien.
Manajemen kepegawaian lazim disebut personel management atau tata personalia atau pembinaan, sebab walaupun istilah-istilah tersebut nampaknya berbeda namun pengertiannya sama. M. Manullang mendefinisikan mengenai pengertian manajemen
kepegawaian dalam bukunya yang berjudul “Dasar
-Dasar Manajemen”, bahwa manajemen kepegawaian (personnel management) adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan tenaga
kerja untuk tercapainya tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan
hati pada diri para pegawai”. (Manullang, 2008:11)
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Tahapan Analisis
Sistem informasi kepegawaian ini dilakukan secara online dibuat dengan menggunakan jaringan intranet yaitu adalah jaringan komputer yang saling berhubungan atau tersambung yang digunakan oleh suatu sistem organisasi maupun lembaga. Atau definisi intranet yang lain adalah suatu jaringan komputer yang berbasis protokol TCP/IP, layaknya jaringan internet hanya saja penggunaannya yang dibatasi atau lebih tertutup jadi tidak semua
pengguna atau orang dapat secara mudah
mengakses jaringan intranet serta hanya orang atau pengguna tertentu saja yang dapat masuk dan menggunakan jaringan intranet.
Sistem informasi kepegawaian ini dapat melihat data pegawai seperti profil-profil pegawai dan dapat melakukan pengajuan cuti, izin dan lain lain dengan mengisi form-form yang telah disediakan.
Kebutuhan Pengguna (User)
A1. Pegawai dapat melalukan login dengan akun yang telah didaftarkan.
A2. Pegawai dapat melihat data profil pegawai. A3. Pegawai dapat melihat data jabatan pegawai. A4. Pegawai dapat melihat data divisi pegawai. A5.Pegawai dapat melihat dan mengajukan cuti
pegawai.
A6. Pegawai dapat mengajukan izin. A7. Pegawai dapat melihat data mutasi.
A8.Pegawai dapat melihat, mencetak laporan dan surat pengajuan.
A9.Pegawai dapat melihat data kenaikan pangkat.
Pengurus (admin)
B1. Admin dapat mengelola data pegawai pada perusahaan.
B2. Admin dapat mengelola jabatan. B3. Admin dapat mengelola divisi. B4. Admin dapat mengelola cuti.
B5. Admin dapat mengelola pengajuan izin. B6. Admin dapat mengelola mutasi. B7. Admin dapat mengelola laporan.
B8. Admin dapat mengelola kenaikan jabatan.
Use case diagram
1) Use Case Diagram Pegawai
Gambar 2. Use Case Diagram Pegawai
Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram Pegawai
Use Case
Use Case
Name Mengelola Halaman pegawai
Requirem
ent A1 – A9
Goal
Pegawai dapat melihat data-data pegawai, dapat mencetak surat pengajuan cuti dan izin.
Pre-conditions Pegawai telah login.
Post-conditions
Pegawai mengetahui informasi kepegawian secara online Failed end
condition Gagal login
Primary
Actors Pegawai
Main Flow / Basic Path
1. Pegawai login dengan
account yang telah dibuat.
mengambil cuti dengan
mengisi form dan
mencetaknya.
4. Pegawai dapat melihat
data cuti hamil dan
mengajukan cuti hamil jika pegawai perempuan ingin
mengambil cuti hamil
dengan mengisi form dan profil pegawai.
A3. Pegawai dapat melihat data jabatan pegawai.
A4. Pegawai dapat melihat data divisi.
A5. Pegawai dapat melihat dan mengajukan cuti pegawai.
A6. Pegawai dapat mengajukan izin. kenaikan pangkat.
2) Use Case Diagram Admin
Gambar 3. Use Case Diagram Admin
Tabel 2. Deskripsi Use Case Diagram Admin
Use Case Name
Mengelola Halaman Admin dan Data Pegawai
Requireme
nt B1-B3
Goal Admin dapat menambah, mengedit,
menghapus data calon pegawai.
Pre-conditions Admin telah login.
Post-conditions
Admin dapat menyimpan, merubah, menghapus, dan cetak laporan.
Failed end condition
Gagal menyimpan, merubah, menghapus,dan cetak laporan.
Primary
Actors Administrator
Main Flow / Basic Path
1. Admin dapat mengelola data
pegawai pada perusahaan.
2. Admin dapat mengelola
jabatan.
3. Admin dapat mengelola divisi.
uc usecase admin
Admin
Login
Data Pegaw ai Jabatan
Div isi
Cuti
Pengaj uan izin
Mutasi
Laporan Absensi
Kenaikan j abatan
Use Case Name
Mengelola Halaman Admin dan Data Pegawai
4. Admin dapat mengelola cuti.
5. Admin dapat mengelola
pengajuan izin.
6. Admin dapat mengelola
mutasi.
7. Admin dapat mengelola
kenaikan pangkat.
8. Admin dapat melihat laporan
absensi.
Invariant 1
.B1. Admin dapat mengetikan data yang sudah di dapat dan meng inputnya.
B2. Admin dapat melihat laporan absensi.
B3 Admin dapat mengolah data pribadi pegawai dan perusahaan.
Activity Diagram
1) Activity DiagramAdmin
Gambar 4. Activity DiagramAdmin
2) Activity DiagramPegawai
Gambar 5. Activity Diagram Pegawai 2. Desain
Pada tahapan ini penulis akan menjelaskan
tentang desain database, desain software
architecture dan desain interface dari perancangan sistem informasi keamanan data center berbasis web pada Yakoya Restaurant
A. Database
Menggambarkan hubungan antar tabel yang
dibuat beserta relasi antar tabel.Dalam
penggambarannya boleh menggunakan Data Model atau Entity Relationship Diagram
act Activ ity diagram pegaw ai
Sistem informasi pegaw ai Pegaw ai
Start
Melakukan Login
Menampilkan halaman pegaw ai
Ya
Tidak
Memilih menu-menu pada bar
Menampilkan data pegaw ai Memilih menu data
pegaw ai
Memilih NIP
Memilih menu cuti Menampilkan cuti tahunan dan cuti hamil
Mengisi Form Cuti
Mencetak
Stop Pilih
Pilih
Pilih menu lainnya
Ya
tidak Menampilkan detail
1) Entity Relationship Diagram
Gambar 6. Entity Relationship Diagram
2) Logical Record Structure
mutasi_karyawan
Gambar 7. Logical Record Structure
Tabel 3. Spesifikasi Tabel Pegawai
No Elemen
nama_lengkap varchar 30
5 Tempat
Lahir
tempat_lahir varchar 20
6 Tanggal
Lahir
tanggal_lahir date
7 Jenis
Kelamin
jenis_kelamin varchar 10
8 Alamat KTP alamat_ktp varchar 50
9 Alamat
Domisili
alamat_domisili varchar 50
11 Agama agama char 10
12 Pendidikan pendidikan varchar 5
13 Status status varchar 20
14 Alamat
alamat_email varchar 30
15 Id jabatan id_jab int 2
16 Id divisi id_divisi tiniyint 3
17 Photo photo varchar 10
18 Hak akses hak_akses Varchar 8
Tabel 4. Spesifikasi Tabel t_absensi
No Elemen
Data Nama Filed Type Size
1 Kode kode int 3
2 NIP nip char 8
3 Tanggal tanggal date
4 Masuk masuk time
5 Pulang pulang time
6 Keterangan keterangan varchar 30
B. User Interface
1. Tampilan form login
Gambar 8. Tampilan Form Login
2. Tampilan Halaman Admin
Gambar 9. Tampilan Halaman Admin
3. Tampilan Halaman Laporan Rekapitulasi
Kehadiran Pegawai
Gambar 10. Halaman Laporan Rekapitulasi Kehadiran Pegawai
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1.
Berdasarkan observasi dan wawancara yangdilakukan pada Yakoya Restaurant pada sistem informasi kepegawaian yang masih kurang terkomputerisasi dengan baik. Selain itu data pegawai masih dapat dimanipulasi.
2.
Dengan dibangunnya system informasikepegawaian ini, pegawai tidak harus susah
mencari informasi data pegawai pada
perusahaan.
REFERENSI
Kodarisman, Raden dan Eko Nugroho. 2013. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Pemerintah Kota
Bogor. ISSN: 2301 – 4156. Bogor: Jurnal
Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Vol. 2, No. 2, Mei 2013.
Perdana, Keyko Riskian, Bambang Eka Purnama dan Siska Iriani. 2013. Pembangunan Sistem Informasi Data Kepegawaian Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. ISSN: 2302-5700(P) 2354-6654. Pacitan: Jurnal Pembangunan Sistem Informasi.
Pratama, I PutuAgus Eka. 2014. Sistem Infromasi Dan Implementasinya. Bandung: Informatika. Rachmaniah, Meuthia, Hari Agung Adrianto dan
Abdul Aziz. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Dengan
Metode The Open Group Architecture
Framework (Togaf). ISSN: 0853 – 4217.
Bogor: Jurnal Ilmu Pertanian Indonesia Vol. 16 No.3, Desember 2011.
Riyanto. 2014. Kolaborasi Mantap PHP+jQuery dengan IBM DB2 dan My Sql. Yogyakarta: Gava Media.
Rosa, A.S dan M. Shalahuddin. 2015. Rekayassa
Perangkat Lunak (Terstruktur dan
Berorientasi Objek). Bandung: Informatika. Zairen, Danisa dan Anggit Dwi Hartanto. 2013.
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Maluku Tenggara. ISSN: 1411-3201.
