STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN UMK

(1)

STANDAR PELAYANAN MINIMUM

UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

SPM

UMK

PERPUS

3

7

Revisi : -

Tanggal : 30 Februari 2012

Dikaji ulang oleh : Pembantu Rektor I

Dikendalikan oleh : Kepala UPT Perpustakaan

Disetujui oleh : Rektor

Universitas Muria Kudus STANDAR

PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN

SPM.UMK.PERPUS.3.7

Disetujui oleh:

Prof. Dr. Sarjadi, Sp. PA. Revisi ke

-Tanggal 30 Februari

(2)

2 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ... 3

STANDAR PELAYANAN MINIMUM ... 4

STANDAR PENYELENGGARAAN ... 4

STANDAR PELAYANAN... 6

STANDAR SARANA PRASARANA ... 9

STANDAR KOLEKSI ... 11

STANDAR TENAGA PERPUSTAKAAN ... 13

STANDAR PROMOSI & PENDIDIKAN PEMUSTAKA ... 14

STANDAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ... 15

STANDAR KERJASAMA ... 17

(3)

PENDAHULUAN

“Hold yourself responsible for a higher standard than anybody expects of you. Never excuse yourself.”

Henry Ward Beecher

UPT Perpustakaan UMK sebagai penyedia jasa layanan publik tidak lepas dari tuntutan untuk memberikan layanan prima pada pemustakanya. Manajemen yang rapi, efektif, dan memiliki kinerja optimal merupakan kunci pelaksanaan layanan prima tersebut. Salah satu elemen manajemen yang signifikan sebagai panduan pelaksanaan layanan adalah standar pelayanan minimum (SPM).

SPM yang disusun dan dikomumentasikan merupakan tolok ukur dasar untuk layanan. Karena alasan tersebut, dan sebagai standar pelaksanaan visi misi UPT Perpustakaan UMK, Standar Pelayanan Minimum (SPM) UPT Perpustakaan UMK (Perpus) perlu disusun.

SPM Perpus ini disusun berdasarkan:

1. Statuta Universitas Muria Kudus

2. Organisasi & Tata Kerja Universitas Muria Kudus

3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan 4. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional

5. Standar Nasional Indonesia Nomor 7330 - 2009 mengenai Perpustakaan Perguruan Tinggi

6. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

Bersama dengandokumen standar operasional lain (Renstra, manual prosedur, instruksi kerja, dll.), SPM Perpus menjadi landasan kegiatan layanan prima UPT Perpustakaan UMK.

SPM Perpus ini meliputi beberapa bagian, yakni:

1. Pendahuluan; latar belakang dan gambaran umum SPM Perpus,

2. Standar Pelayanan Minimum; berisi poin-poin standar yang dibagi per komponen dan ukuran standar minimal. Poin standar meliputi Standar Penyelenggaraan, Standar Pelayanan, Standar Sarana Prasarana, Standar Koleksi, STandar Tenaga Perpustakaan, Standar Promosi & Pendidikan Pemustaka, Standar teknologi Informasi dan Komunikasi, dan Standar Kerjasama.

(4)

STANDAR PELAYANAN MINIMUM

STANDAR PENYELENGGARAAN

Komponen

Kuantitas Kualitas

Rentang waktu pelaksanaan/

revisi

Keluaran

Anggaran Sumber Anggaran

Universitas 1% APBU Pagu anggaran

memenuhi kebutuhan layanan Perpus

1 tahun Anggaran terpenuhi, kegiatan layanan bisa dilaksanakan sesuai kebutuhan

Alumni Rp. 35.000 per-Alumni

Terserap dan

dimanfaatkan sesuai aturan

1 tahun Peremajaan dan pemeliharaan sarana serta penambahan bahan pustaka dapat dipenuhi Eksternal 0.25 % total

anggaran Perpus

Didapatkan 1 tahun Kegiatan pendukung suasana akademik bisa dilaksanakan

Layanan 0.25% total Anggaran Perpus

Diakuisisi dengan tertib

1 tahun Kebutuhan operasional dan pengadaan serta pemeliharaan sarana layanan bisa terpenuhi Alokasi Anggaran Bahan Pustaka 70 % Memenuhi kebutuhan

penambahan bahan pustaka

1 tahun Bahan pustaka baru terbeli.

Sarana (pengadaan & pemeliharaan)

15% - 1 tahun Sarana layanan terpelihara

Pelaksanaan layanan

8% - 1 tahun Layanan teknis & pemustaka

terlaksana dengan baik Pengembangan

SDM

7% - 1 tahun SDM memiliki kesempatan

pengembangan wawasan dan peningkatan kinerja

Penyerapan Anggaran

APBU 90% Semua pagu terpakai

secara efektif dan bertanggung jawab

(5)

layanan secara layak dan handal.

Manajemen Dokumen Mutu Renstra 1

Tersahkan, terbarukan, handal dan terkendali

5 tahun Program terncana dengan baik dan dilaksanakan sesuai rencana: jenis, waktu, dan keluaran program

Rencana Jangka Menengah Prosedur & IK

Setiap kegiatan layanan

2 tahun Setiap kegiatan dilakukan sesuai prosedur/ instruksi dan terukur dengan baik

Deskripsi Kerja Setiap unit kerja

2 tahun Setiap personel memahami deskripsi kerjanya dan melaksanakannya secara betanggung jawab Kebijakan

Pengembangan koleksi

1 2 tahun Pelaksanaan kegiatan

pengembangan koleksi sesuai dengan kebijakan dan

kebutuhan pengembangan layanan

Rencana & Laporan Kerja

Setiap karyawan

Akurat dan

bertanggung jawab

1 tahun Kinerja personel terkendali, terawasi, dan terevaluasi dengan baik

Kerjasama Setiap status keanggotaan / kegiatan kerjasama

Formal 1 tahun Setiap kerjasama terlaksana dengan baik dan terbuka bagi peningkatan level kerjasama yang saling menguntungkan Struktur

Organisasi

1 Sesuai OTK dan Kepala di bawah rektorat, ada KTU, minimal ada bagian administrasi, layanan teknis, layanan pemustaka, dan

layanan referensi.

(6)

6

STANDAR PELAYANAN

Komponen

Rentang

Anggota aktif (mahasiswa)

20% total mahasiswa aktif

Anggota aktif

memanfaatkan layanan secara aktif

1 tahun  Pemustaka anggota bisa memanfaatkan layanan peminjaman bahan pustaka dan layanan lain khusus anggota.

 Pemustaka yang

mendaftarkan diri menjadi anggota semakin banyak.  keterpakaian layanan

Perpustakaan semakin tinggi. Anggota aktif

(dosen)

40% total dosen

1 tahun

Anggota aktif (karyawan)

Cepat, sigap, dan akurat

3 menit  Pemustaka puas dengan layanan keanggotaan, zero complain.

Entri data anggota

1 orang 7 menit

Kartu anggota bisa diambil

1 orang 1 x 24 jam

kerja setelah mendaftar Bebas Pinjam Jumlah Anggota 100% total

lulusan

Semua lulusan terverifikasi bebas tanggungan perpus nya

1 tahun  Lulusan bisa mengikuti wisuda.

 Karya akhir lulusan bisa disimpan di Perpus.  Perpus tidak mengalami

kerugian karena kehilangan bahan pustaka.

Pendaftaran 1 orang Cepat, sigap, dan akurat

5 menit

Pemeriksaan syarat & pencetakan surat keterangan

(7)

Penerimaan kerja setelah mendaftar Pengunjung Anggota 80 anggota Datang dan

memanfaatkan layanan

1 hari masuk kuliah

 Pengunjung puas dengan layanan yang disediakan.  Pengunjung bersedia/ butuh

kembali berkunjung untuk memanfaatkan layanan Perpus.

1 orang Tidak lama mengantri, setiap pengunjung tercatat absen

5 detik

Sirkulasi Peminjaman/ Pengembalian

Buku tersirkulasi

40

eksemplar

Buku terpinjam dan kembali tercatat secara akurat

1 hari  Pemustaka puas dengan efektifitas layanan sirkulasi.  Tingkat keterpakaian bahan

pustaka meningkat.  Pemustaka nyaman

memanfaatkan bahan pustaka.

 Pemustaka disiplin dalam memanfaatkan layanan sirkulasi.

 Karya akademik mahasiswa lebih kaya sumber ilmiah. transaksi 1 eks. Cepat, sigap, dan

akurat

1 menit

Fotokopi Bahan pustaka terfotokopi

15 eks. Kegiatan fotokopi tercatat secara akurat

1 hari

Transaksi 1 eks. Cepat, sigap, tepat waktu dan akurat

1.5 menit Penerimaan

hasil fotokopi

1 orang 1 x 24 jam

kerja setelah transaksi Denda Buku terdenda

(terlambat

Referensi Pertanyaan diajukan

3 pertanyan Pemustaka diarahkan pada staf yang tepat

1 bulan  Pemustaka bisa menggali lebih dalam sumber informasi yang dibutuhkan baik yang ada di Perpus UMK maupun tidak.

(8)

8 Layanan Teknis Pengadaan

bahan Pustaka

Inventarisasi kebutuhan

200 judul baru

Kebutuhan bahan pustaka teridentifikasi

1 tahun  Pemustaka mudah

menyampaikan kebutuhan bahan pustakanya. Akurasi pengadaan bahan pustaka tinggi.

Pelaksanaan pengadaan

358 judul Transaksi

dilaksanakan dengan baik dan bertanggung jawab

2 bulan  Buku yang dibutuhkan terpenuhi.

 Kegiatan pembelajaran lancar (didukung dengan sumber belajar yang sesuai dan tersedia)

Pengolahan Bahan Pustaka

Deskripsi Bibliografi

1 judul Sesuai standard an akurat

20 menit  Pemustaka mudah

menemukan dan mengakses bahan pustaka yang

dibutuhkan Entri Data 1 eksemplar Sesuai instruksi &

Akurat

13 menit

Pengolahan Karya Lokal

Deskripsi Bibliografi

1 judul Sesuai standard an akurat

20 menit

Alih format 1 eksemplar Sesuai pedoman dan akurat

15 menit

Entri ke Repositori

1 eksemplar Sesuai standar & akurat

15 menit

Terlayankan online

1 eksemplar Bisa diakses secara online

Penelitian: 1 x 24 jam kerja setelah dikumpulkan Skripsi: 2 bulan setelah masa wisuda

 Dosen bisa memanfaatkan sebagai sarana pengajuan angka kredit dan akreditasi jurnal.

(9)

STANDAR SARANA PRASARANA

Rentang

Kondisi baik, nyaman, dan terpelihara

-  Kebutuhan akses layanan terpenuhi, pemustaka nyaman memanfaatkan perpustakaan.  Jumlah pemustaka yang

memanfaatkan perpustakaan meningkat.

 Kegiatan akademik yang dilaksanakan di Perpustakaan kondusif dan cenderung bertambah.

Alokasi ruang Ruang koleksi 45 % total ruang

5 tahun

Ruang baca/ pemustaka

30 % total ruang

5 tahun

Ruang kerja staf memanfaatkan meja baca Pemustaka betah

berlama-lama belajar di perpustakaan Pemustaka bisa

menyelesaikan tugasnya dengan nyaman di perpustakaan

Kelompok 1/200

mahasiswa

-

Peripheral Layanan Berfungsi dengan baik,

layanan bisa berjalan dengan baik

Pencahayaan Lampu/ jendela

- Memberikan cahaya yang cukup bagi mata untuk membaca/ mengakses komputer

-

Pendingin udara AC - Berfungsi dengan baik -  Temperatur ruang bagus

(10)

10 komputer.

 Pemustaka nyaman dan kerasan berada di dalam perpustakaan.

 Buku dan koleksi lain lebih terpelihara karena tingkat kelembaban yang berkurang.

Rak Buku 1 sap / 45

eks

Kondisi baik, tidak ada koleksi yang tidak tertampung.

-  Pemustaka mudah mengakses koleksi

 Koleksi terpelihara, tidak mudah rusak karena

penempatan yang tidak sesuai

Jurnal 1 kotak/ 1

judul

-

Majalah/ Koran

1/ 50 eksemplar

-

Skripsi/ Laporan Penelitian

1 sap/ 32 eks

-

Multimedia 1 kotak/25

CD

(11)

STANDAR KOLEKSI

Kuantitas Kualitas Rentang waktu Keluaran

Buku/ Multimedia Teks Kuliah Judul 2 / mata kuliah

Sesuai kebutuhan - Bahan pustaka pendukung tri dharma PT tersedia bagi sivitas Pemustaka bisa meminjam atau mengantri dalam jangka pendek untuk memanfaatkan.

Eksemplar 3/ 100 mahasiswa

Mudah diakses -

Pengayaan Judul 1000 Sesuai kebutuhan - Eksemplar 3/ 100

mahasiswa

Mudah diakses -

Referensi Judul 50 Terbarukan -

Terbitan berkala Ilmiah Nasional 3 judul per PS

Terakreditasi DIKTI/ LIPI

3 tahun terakhir (berturut-turut)

Karya ilmiah sivitas didukung referensi aktual dan terpercaya Internasional 1 judul per

PS

Terakreditasi

Popular Nasional 1 judul per PS

Terkenal dan handal -  Pemustaka bisa merasakan manfaat rekreasi dalam perpus sekaligus meanmbah wawasan

 Minat baca pemustaka meningkat

Regional 2 judul Sesuai kebutuhan -

Prosiding Nasional & regional

3 judul per PS

Sesuai kebutuhan dan handal

3 tahun  Pemustaka bisa mengikuti tren perkembangan

keilmuan di bidang masing-masing panduan, dsb.

20 judul Terakuisisi dari lembaga pemerintah

3 tahun terakhir  Pemustaka menikmati produk hukum dan beragam promosi layanan

pemerintah

(12)

12

Elektronik/ Digital 200 artikel

jurnal & e-book per PS

Dari database terpercaya

3 tahun terakhir  Pemustaka bisa menikmati koleksi berkelas

internasional di dalam perpus sendiri

Karya Lokal Skripsi/ thesis

100% Cetak dan soft copy sesuai hasil revisi

3 tahun terakhir  Pemustaka bisa mengakses karya sivitas UMK dan memanfaatkannya sebagai sumber referensi.

 Sivitas bisa menemukan kembali karyanya di Perpus.  Karya sivitas terpelihara

dengan baik di Perpus. Laporan

penelitian/ pengabdian

100% Cetak dan soft copy sesuai yang

diserahkan LemLit/ dipublikasikan

3 tahun terakhir

Jurnal 100% Cetak dan soft copy

sesuai yang dipublikasikan

3 tahun terakhir

Prosiding 100% 3 tahun terakhir

Seminar, bahan ajar, dll.

60% -

Publikasi lain Panduan, Brosur, Buku Wisuda, Buku Informasi, dll.

80% - judul atau 320 judul

Judul baru dengan tahun terbit 3 tahun terakhir

1 tahun Pemustaka menemui bahan pustaka yang semakin kaya dan memenuhi kebutuhan kegiatan tri dharma PT mereka

Penyiangan Buku 1 kali Sesuai standard an

kebijakan

4 tahun  Ruang koleksi buku hanya memuat buku yang masih dibutuhkan

 Buku yang masih dipakai dengan yang tidak telah terpisah

(13)

STANDAR TENAGA PERPUSTAKAAN

Komponen Standar

Rincian Komponen

Detail Komponen

STANDAR

Rentang waktu pelaksanaan/

revisi

Keluaran

Struktural Kepala perpustakaan

1 orang Minimal S1 Ilmu Perpustakaan atau S-2 selain Ilmu

Perpustakaan + Pendidikan/ Pelatihan Ilmu Perpustakaan

-  Perpustakaan terorganisasi dengan baik.

 Perpustakaan mampu menyajikan dan

mengembangkan layanan dengan kinerja yang optimal dan memuaskan pemustaka

Kabag TU 1 orang Minimal SMA + 10

tahun pengalaman kerja di bidang kepegawaian dan keuangan

atau

D3 Administrasi + 5 tahun pengalaman kerja

- Fungsi kepegawaian dan keuangan berjalan secara optimal dan baik.

Pustakawan Pustakawan 2 orang Minimal S1 ilmu

perpustakaan

- Perpustakaan mampu

menyediakan layanan referensi/ penelusuran informasi dan layanan pengembangan lain Pustakawan

Teknis

2 orang Minimal D3 Ilmu Perpustakaan atau SMA/ sederajat dengan Pendidikan dan Pelatihan Ilmu Perpustakaan

- Perpustakaan mampu

melayankan koleksinya dengan cepat dan akurat.

(14)

14

front office Administrasi sederajat perpustakaan berjalan lancar

Mahasiswa Magang

10 orang Minimal semester 5 dan IPK minimal 3

- Fungsi pelayanan di front desk berjalan dengan baik di setiap shift (keseluruhan jam buka layanan)

STANDAR PROMOSI & PENDIDIKAN PEMUSTAKA

STANDAR

revisi

Keluaran

Promosi Panduan

Pemanfaatan Perpustakaan

Buku panduan 1 judul 1 tahun

Brosur/leaflet 500 lembar 1 tahun

Banner Di setiap titik layanan

1 tahun

Minat Baca Brosur/ Poster 1/ ruang 1 tahun Jumlah peminjam &/ pengunjung pembaca meningkat

Literasi Informasi

Pelatihan 2 kali 1 tahun Pemustaka mampu mencari dan

memanfaatkan sumber informasi tercetak maupun digital secara efektif untuk melaksanakan kegiatan akademiknya

Humas Online Website 2 alamat Repositori, Informasi Umum & catalog Online

-  Pemustaka bsa

berkomunikasi dengan staf dan antar pemustaka.  Layanan Perpus

terkomunikasikan dengan baik.

 Tingkat keterpakaian semua jenis layanan dan bahan pustaka semakin meningkat Email 2 akun Layanan Repositori &

layanan lain

-

Jejaring Sosial/ Facebook

(15)

Peningkatan Suasana Akademik

Bedah buku 4 kali 1 tahun  Sivitas mendapatkan

kesempatan lebih untuk mengekspresikan

kemampuan akademiknya.  Sivitas mendapatkan

kesempatan luas untuk meningkatkan kegiatan intelektual.

 Pustakawan internal maupun dari instansi lain

mendapatkan kesempatan meningkatkan wawasan kepustakawanan.

 Pemustaka tertarik untuk meningkatkan wawasan dan menelaah karya tulis/ rekam orang lain.

Seminar/ Pelatihan

1 kali 1 tahun

STANDAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Komponen

revisi

Keluaran

Sistem Informasi Perpustakaan

Perangkat lunak & jaringan

1 Sistem terlisensi, jaringan stabil, layanan terotomasi lancar selama jam buka perpus

- Petugas bisa melaksanakan layanan teknis, keanggotaan dan sirkulasi secara terotomasi.

Perangkat keras

Komputer 2 di setiap titik layanan

-

1/ 500 mahasiswa

 Mahasiswa bisa memanfaatkan koleksi elektronik / catalog/ akses internet melalui computer Jaringan (LAN) Ada pada

setiap

(16)

16

komputer yang disediakan di

Perpustakaan Peripheral Lengkap

untuk setiap titik layanan

-  Petugas bisa melaksanakan layanan teknis, keanggotaan dan sirkulasi secara

terotomasi. Repositori Eprints.umk.a

c.id

1 Sistem stabil, isi terbarukan secara aktual, bisa diakses secara online, bisa diakses melalui portal Garuda

-  Pemustaka bisa mengakses karya lokal sivitas UMK.  Pemustaka bisa memperkaya

karya lokal sivitas UMK  Komunikasi akademik antar

pemustaka terjalin secara lebih efektif

Akses Katalog In – site 2 unit komputer di setiap titik layanan

Tersedia di jam buka layanan dan lancer diakses

-

Remote 1 alamat katalog online

Helpdesk 24 jam - Pemustaka bisa mengakses secara online katalog UMK Pemustaka lebih banyak yang berkunjung dan memanfaatkan UPT Perpus UMK akses online Repositori

Helpdesk 24 jam - Pemustaka bisa mengakses secara online Repositori UMK

Titik akses internet Wireless 1 di setiap lantai

Sinyal bagus didalam dan di halaman UPT Perpustakaan

- Pemustaka bisa mengakses internet di Perpustakaan melalui hotspot

Pemustaka mendapatkan lebih banyak sumber belajar dan hasil kegiatan akademiknya lebih bagus

(17)

komputer koleksi dengan lebih cepat Layanan otomasi bisa 100% dilaksanakan

STANDAR KERJASAMA

STANDAR

revisi

Keluaran

Kolaborasi Internal Pembinaan Perpustakaan Program Studi

- 2 ProgDi pembinaan 1 tahun Perpustakaan ProgDi bisa terintis/ bisa melaksanakan layanan dan pengelolaan yang sesuai untuk pembacanya

Unit lain - - koordinasi dan

kerjasama terjalin baik

- Kegiatan bersama berjalan dengan lancar dan baik

Kerjasama Eksternal

Keanggotaan Organisasi Perpustakaan

- 2

keanggotaan

tercatat anggota sah dan aktif

berpartisipasi dalam beragam kegiatan organisasi

1 tahun  Perpustakaan UMK dikenal dan diperhitungkan dalam ranah Perpustakaan perguruan Tinggi di Jawa Tengah

 Jaringan kerjasama berpotensi meluas kerjasama

Bilateral

- 2 kerjasama MoU jelas, ada kegiatan kerjasama yang nampak

(18)

PENUTUP

Demikian SPM ini disusun, dengan semangat menyajikan layanan prima bagi pemustaka, semoga semua lini personel mematuhi dan secara bersama-sama mencapai standar tersebut.

Kudus, 30 Februari 2012 Kepala UPT Perpustakaan UMK,

(19)

REFERENSI

SITUS:

Standards for libraries in higher education. (2011) Retrieved [insert month-day-year accessed] from http://www.ala.org/acrl/standards/standardslibraries

http://www.brainyquote.com/quotes/keywords/standard_2.html#ixzz1mVocvvn2

BUKU:

BAN PT. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana (Buku VI). Jakarta, 2009.

BSNI. Standar nasional Indonesia Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta, 2009.

Kentucky Department of Education. Beyond Proficiency: achieving a distinguished libray media program. Kentucky, 2001.

Republik Indonesia. Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang Standar Nasional Perpustakaan. Jakarta, 2007.