BAB LANDASAN TEORI (Untuk Perancangan Sistem)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

Umum

Penjelasan sistem dan perkembangan IT secara umum

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Tugas Akhir

Tujuan penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga

(D.III) jurusan Manajemen Informatika pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer

Bina Sarana Informatika (AMIK BSI)

1.3. Metode Penelitian

Observasi, Wawancara, Studi Pustaka

1.4. Ruang Lingkup

Berisi penjelasan lingkup bahasan dari Tugas Akhir

1.5. Sistematika Penulisan

Berisi penjelasan isi Tugas Akhir per bab

BAB LANDASAN TEORI

(Untuk Perancangan Sistem)

2.1. Konsep Dasar Sistem

(Uraikan konsep teori sesuai dengan tema yang dibahas)

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) A.Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) 1. Konsep Dasar

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

2. Simbol-simbol yang digunakan EXTERNAL ENTITY

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut.

PROCESS

Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data.

DATA FLOW

Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses,

Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/ diarsipkan.

3. Aturan Main

a. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung. b. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.

c. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya).

d. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

4. Cara Membuat

a. Top-Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail.

b. Jabarkan proses sampai dengan sedetail mungkin.

c. Pelihara Konsistensi Entity, Proses, Data Flow dan Data Store yang terjadi dalam Data Flow

Diagram.

d. Berikan Label yang bermakna untuk tiap-tiap simbol.

5. Tahapan Proses Pembuatan

a. Buat Diagram Konteks

Untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada

b. Buat Diagram Nol

Untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci)

c. Buat Diagram Detail (Rinci)

Untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol

B. Kamus Data (Data Dictionary) 1. Konsep Dasar

Kamus data merupakan Katalog Fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store.

2. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data

a. Nama Arus Data b. Alias c. Tipe Data d. Arus Data e. Penjelasan f. Periode g. Volume h. Struktur Data

NOTASI suatu bentuk utk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan.

3. Notasi Tipe Data

Untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data.

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka Nol yang ditampilkan dalam spasi kosong . Titik, sebagai Pemisah Ribuan

, Koma, sebagai Pemisah Pecahan

_ Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

4. Notasi Struktur Data

Untuk membuat spesifikasi elemen data.

Notasi

Keterangan

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi/Pengulangan Proses

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field )

C. Normalisasi 1. Konsep Dasar

Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.

2. Key

Field key yang digunakan :

a. Candidate Key

Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

b. Primary Key

Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

c. Alternate Key

Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key.

d. Foreign Key

Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukkan ke induknya.

3. Tahapan Proses Normalisasi a. UnNormalized Form

Proses pengumpulan data yang akan direkam dengan tidak mengikuti suatu format tertentu.

b. First Normal Form/1NF

Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file dengan setiap field berupa “atomic

value” – tidak ada atribut yang berulang. c. Second Normal Form/2NF

Mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk 1NF &atribut non key bergantung fungsi dengan primary key.

d. Third Normal Form/3NF

Relasi harus dalam bentuk 2NF & semua atribute non primer tidak punya hubungan transitif.

e. Boyce-Codd Normal Form/BCNF

Mempunyai paksaan yang lebih baik dari bentuk 3NF, Relasi harus dalam bentuk 1NF & setiap

atribute harus bergantung fungsi pada atribute superkey.

D. Pengkodean

Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.

Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonic Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok Urut (Block Code), Kode Chiper, Kode Subset Digit-Signifikan, Urutasn Kode Sederhana.

BAB ANALISA SISTEM BERJALAN

(Contoh Studi Kasus)

A. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur penyerahan absen

Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu absen.

Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke bagian

Akunting untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, absen karyawan dan

rekapitulasi absensi tersebut diarsipkan.

2. Prosedur penghitungan gaji

Penghitungan gaji bruto karyawan dilakukan oleh bagian Akunting dengan

membaca atau melihat arsip rekapitulasi absensi karyawan dan arsipOver Time.

Setelah gaji bruto dihitung, bagian akunting melihatke arsip kasbon karyawan untuk

menghitung gaji net sehingga didapatkan take home pay. Kemudian gaji total dibuat

rekapitulasinya oleh bagian Akuntingdan selanjutnya meminta persetujuan ke

direktur. Dari persetujuan direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian akunting

untuk diarsipkan, begitu dengan data-data gaji karyawan juga disimpan dalam arsip

gaji karyawan.

3. Prosedur pembayaran gaji

Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh direktur dan arsip gaji

karyawan, Bagian Akunting membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan

slip gaji karyawan.Slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang diterima

karyawan yang bersangkutan dan Bagian Akunting juga memberikan tanda terima

gajikaryawan untuk ditandatangani sebagai bukti pembayaran dan setelah ditanda

tangani, tanda terima tersebut diarsipkan.

4.Prosedur laporan gaji

Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka Bagian Akunting membuat

laporangaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah

ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada direktur sedangkan copy-nya di

arsipkan.

B. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

b.

Diagram Alir Data

Keterangan :

KA : Kartu Absensi

Gambar III.1.

a. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.2. Diagram Nol Sistem Berjalan

b.

Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan

Gambar III.3.

C. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan ini adalah menjelaskan mengenai isi dari dokumen masukan ke dalam bentuk penulisan kamus data. Misalnya salah satu dokumen masukan pada sistem berjalan adalah dokumen Purchase Order. Maka kamus data dari dokumen masukan sistem berjalan tersebut adalah sebagai berikut :

Kamus Data Dokumen Masukan Formulir Permintaan Pesanan

1. Nama arus data

: KA

Alias

: Kartu Absen

Bentuk data

: Dokumen dasar

Arus data

: Karyawan - Proses 1.0

Proses 1.0 - Arsip Rekap Absen

Penjelasan

: Untuk mengetahui jam masuk dan jam pulang karyawan

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Satu lembar

Struktur data

= Header + Isi

Header = No + Nama + Bagian + Bulan + Sakit + Izin + Alpa + Lambat +

Lain_lain

Isi

= 1{Tgl + Pagi + Siang + Lembur + Jam}15

Keterangan : Pagi

= Masuk + Keluar

Siang = Masuk + Keluar

Lembur= Masuk + Keluar

D. Spesifikasi Sistem Berjalan a. Spesifikasi Bentuk Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat berupa:

Nama Dokumen

: Kartu Absen

Fungsi

: Untuk mengetahui jam masuk dan jam pulang

karyawan

Sumber

: Karyawan

Tujuan

: Bagian Akunting

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Frekuensi

: Setiap bulan

Bentuk

: Lampiran A.1

b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen-keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah:

Nama Dokumen

: Slip Gaji

Fungsi

: Untuk mengetahui total gaji karyawan

Sumber

: Bagian Akunting

Tujuan

: Karyawan

Media

: Kertas

Jumlah

: Satu lembar

Frekuensi

: Setiap bulan

BAB RANCANGAN SISTEM USULAN

A. Prosedur Sistem Usulan

Pada sistem usulan ini, Supermarket Negri Antahi melakukan pembangunan komputerisasi sistem untuk sistem penjualan.Untuk pelayanan yang terbaik kepada Customer maka setiap order penjualan dibantu dengan aplikasi program yang menangani transaksi penjualan. Untuk lebih jelasnya prosedur dari sistem usulan adalah sebagai berikut:

1. Prosedur absensi

Setiap karyawan yang datang dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Id

Card. Id Card tersebut diinputmenggunakan barcode kedalam absen yang telah

disediakan oleh perusahaan dan secara otomatis data absen karyawan tersimpan

kedalam file absen yang sudah dihubungkan denganfile karyawan.

2. Prosedur penghitungan gaji

Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Akunting dengan membaca atau

melihat file absen, filetrangaji,file jabatan, danfile pinjaman serta file karyawan.

Setelah dihitung total gaji keseluruhan selanjutnya disimpan dalam file gaji.

3. Prosedur pembayaran gaji

Bagian Akunting memberikan gaji dan slip gaji kepada karyawan setelah seluruh

proses perhitungan gaji selesai.

4.

Prosedur Jurnal

Untuk prosedur jurnal, file yang terbentuk dapat dibedakan menjadi file jurnal dan

file detail jurnal sehingga akan mempermudah dalam pembuatan laporan

pengeluaran kas.

5.

Prosedur laporan gaji

Setelah semua prosedur selesai, maka Bagian Akunting mencetak laporan gaji dan

laporan pengeluaran kas, dimana data-data laporan tersebut diambil dari file

karyawan, file pinjaman, file jabatan, file trangaji, file jurnal, file detail jurnal dan

file perkiraan. Laporan tersebut diserahkan kepada Direktur.

B. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Gambar IV.1

Gambar III.2 Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar III.3

Gambar III.4

C. Kamus Data Sistem Usulan

Pembuatan kamus data sistem usulan ini diambil dari rancangan dokumen masukan dan dokumen keluaran yang diusulkan oleh penulis. Misalnya salah satu dokumen keluaran pada sistem usulan adalah Dokumen Laporan Gaji Karyawan. Maka kamus data dari dokumen keluaran sistem usulan tersebut, sebagai berikut:

Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Gaji Karyawan

Nama Arus Data : Laporan Gaji Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 5.1 – Direktur

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah gaji karyawan dalam setiap bulannya Periode : Setiap Bulan

Volume : Rata-rata 2 halaman Struktur Data : Header + Isi

Header = NmPerusahaan + Judul +Periode Keterangan:

Periode = Bulan + Tahun

Isi = 1{No+NIK + NmKaryawan + GajiPOkok + Tunjangan + UangMakanl +JumlahLembur + NilaiLembur + Potongan+Gajibruto+GajiNetto }n+Total

Keterangan :

NIK * 9 digit bertipe karakter * NmKaryawan *25 karakter * ,,,,,,,,,,,,,

@NIK

D. Spesifikasi Sistem Usulan a. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama dokumen : IdCard

Fungsi : Untuk melakukan absensi Sumber : Karyawan

Tujuan : Bagian Akunting Media : Barcode

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap absensi karyawan Bentuk : Lihat lampiran B .1

b. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk rancangan dokumen-dokumenkeluaran yang digunakan pada sistem usulan, dapat berupa:

a. Nama dokumen : Laporan Gaji Karyawan

Fungsi : Sebagai dokumen akhir dari proses penggajian Sumber : Bagian Akunting

Tujuan : Direktur Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap akhir bulan Bentuk : Lihat lampiran C.1

E. Normalisasi

Normalisasi ini diambil dari salah satu dokumen keluaran yang sudah dirancang oleh penulis. Batasan normalisasi, sebagai berikut:

1. Rancangan dokumen keluaran (cukup hanya satu buah dokumen) yang mewakili keseluruhan. 2. Attribute / field yang digunakan hanya yang mewakili suatu dokumen (pengembangan ada pada

Contoh :

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormal Form)

Gambar IV.1.

Bentuk Tidak Normal (Unnormal Form) NIK Nm_kar Nm_jab Tgl_msk Almt Tlpn Sts Gapok Tunj_jab Intensive U_makan NIK No_abs Tgl_abs Hari Jam_msk Jam_klr Jml_OT OT Jml_abs NIK No_pinj Tgl_pinjam Jml_pinj Pemby_pinjam Sisa_pinj NIK No_transgaji Gaji_bruto Gaji_net Periode Jml_u_mkn Jml_OT Jml_lembur Total_gaji NIK Jml_skt Jml_izin Jml_alpa

b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

Gambar IV.2.

Bentuk Normal Ke Satu (1stNormal Form)

NIK * Nm_kar Nm_jab Tgl_msk Almt Tlpn Sts Gapok Tunj_jab Intensive U_makan No_pinj * Tgl_pinjam Jml_pinj Pemby_pinjam Sisa_pinjam Gaji_bruto Gaji_net No_transgaji * Periode Jml_u_mkn Jml_OT No_abs * Tgl_abs Jam_msk Jam_klr Jml_abs Jml_skt Jml_izin Jml_alpa Keterangan : * Candidate Key

c.

Bentuk Normal Ke Dua (2

nd

Normal Form)

Keterangan :

* Primary Key One To One ** Foreign Key One To Many

Gambar IV.3.

d. Bentuk Normal Ke Tiga (3rd Normal Form)

Gambar IV.4

F. Spesifikasi File

a. File Karyawan

Nama file : File Karyawan Akronim : Karyawan

Fungsi : Untuk menyimpan data Karyawan Tipe : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 50 Karakter Kunci Field : NIK

Software : Microsoft Visual Foxpro 9.0

Tabel IV.1. Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Nomor Induk Karyawan NIK Character 8 Primary Key

2 Nama Karyawan Nm_Kar Character 25

3 Tanggal Masuk Tgl_msk Date 8

4 Alamat Almt Character 40

5 Telepon Telp Character 12

G. Spesifikasi Program

Gambar IV.5. Diagram HIPO

Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari:

a. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu.scx

Fungsi : Isi Disesuaikan dengan Kamusnya Index Program : ----

Bahasa Program : Visual Foxpro Bentuk Tampilan : Lihat lampiran D.1

Proses : Pada Menu Utama terdapat enam buah pilihan yaitu: 1. Menu Login 2. MenuMaster 3. Menu Transaksi 4. Menu Report 5. Menu Utility Lampiran D.1. b. Menu Karyawan

Nama Program : Menu Karyawan Akronim : Karyawan.scx

Fungsi : Isi Disesuaikan dengan Kamusnya Index Program : NIK

Bahasa Program : Visual Foxpro Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran D-2

Proses : Pada Menu Karyawan terdapat beberapa fungsi instruksi (Tambah, Ubah, Hapus, Tampilkan, Simpan)

Pilih Instruksi tambah maka: Input NIK

Jika ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, kembali ke menu karyawan.Jika Tidak Ketemu (T) maka : Input Data Karyawan

Data akan disimpan? Jika (Y) Simpan data kembali ke menu karyawan, Jika (T) maka kembali ke menu karyawan

Pilih Instruksi Ubah (Edit) maka: Input NIK

Jika ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, edit/ubah data karyawan, data akan disimpan? Jika (Y) maka simpan data kembali ke menu karyawan. Jika (T) maka kembali ke menu karyawan.Jika Tidak Ketemu (T) maka: data tidak

Pilih Instruksi Hapus (Delete): Data akan dihapus? Jika (Y)maka proses

data dihapus. Kembali ke menu karyawan. Jika (T) maka kembali kemenu karyawan.

Pilih Instruksi Tampilkan (Display): Input NIK

Jika Ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, kembali ke menu karyawan. Jika Tidak (T) “maka data tidak di temukan”

Tampilan Menu Data Karyawan Lampiran E.2.

H. Struktur Kode

Pengkodean Nomor Induk Karyawan

Stuktur kode NIK bertipe karakter dengan panjang sembilan digit isinya merupakan NIK

(Nomor Induk Karyawan), adapun cara pengisiannya sebagai berikut:

9

9

9

9

9

9

9

9

9

Bulan masuk Nomor urut karyawan

Tahun masuk

Contoh : 200509340 Keterangan :

I. Spesifikasi Sistem Komputer a. Umum

b. Perangkat Lunak

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP 2. Paket Program : Micrososft Visual Foxpro 9.0

c. Perangkat Keras

1. Processor : Pentium IV 3.0 GHz

2. RAM : 512 MB

3. Hardisk :80 GB

4. CD ROM : 52X

5. Mouse : Standard mouse 6. Keyboard : 101/102 keys 7. Monitor : Super VGA 14”

8.

Printer

: Dot Matriks

d. Konfigurasi Komputer

CPU

Monitor

SVGA 14

Printer

Dot Matrix

K

eyboard/ Mouse 108 keys

J. Jadwal Implementasi

Tabel IV.3 Jadwal Implementasi

NO KEGIATAN WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III BULAN IV

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data Awal 2 Pembuatan & Test Program 3 Tes sistem 4 Pelatihan 5 Pembuatan Buku Petunjuk 6 Evaluasi & Operasional