EFEKTIFITAS KOMUNIKASI ORGANISASI

(1)

EFEKTIFITAS KOMUNIKASI:

Saluran Dan Arus Informasi

Disampaikan Oleh:

Agus Purwanto

D. A. Candraningrum

Noor Aini Rachmawati

Priatna

Rahmad Setiadi

Jakarta, 3 Maret 2008

(2)

Apa yang akan kita Bahas ?



_{Bagaimana Komunikasi Merupakan Hal Esential}

Dalam Organisasi ?



_{Bagaimana Pola-Pola dan Aliran Informasi Dalam}

Organisasi?



_{Apa saja Peran-Peran yang terdapat Dalam}

Komunikasi Organisasi?



_{Bagaimana Pemilihan Saluran Yang Tepat untuk}

mencapai Efektifitas Komunikasi ?



_{Kendala-Kendala yang dihadapi Dalam Komunikasi}

Organisasi?



_{Bagaimana Dampak Teknologi Bagi Efektivitas}

Komunikasi?

(3)

Komunikasi Organisasi

Proses Komunikasi:



_{Arus pesan yang terjadi dalam suatu}

_{Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan}

_jaringan

yang sifat

yang sifat hubungann

hubungannya saling

ya saling bergantung

bergantung

satu sama lain (

the flow of messages within a

network of interdependen

relationship).



_{pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai}

respon terhadap tujuan, kebijakan, dan

tujuan spesifik organisasi.

(4)

Proses Komunikasi Dasar

(5)

Pola Aliran Informasi

Roda

Lingkaran

A

B

C

D

E

A

B

C

D

E

(6)

Peranan Jaringan Informasi

A

B

_A

A

Penyendiri Penyendiri Pemimpin Pemimpin Pendapat Pendapat J

J e e m m b b a a

t t a a n n Penghubung Penghubung Penjaga Penjaga Gawang Gawang K K o o s s m m o o p p o o l l i i t t Klik X Klik X Klik Y Klik Y Klik Z Klik Z Penyendiri Penyendiri Jembatan Jembatan

(7)

Peranan dalam Jaringan Kerja

Komunikasi

1. Anggota Klik /

Group

Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak

Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang

dengan anggota yang

lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu

sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang

keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain

saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.

2. Penyendiri /

Isolates

Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan

kontak dengan anggota kelompok yang lain.

kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi

Beberapa anggota organisasi menjadi

penyendiri bila berurusan dengan

penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.

kehidupan pribadi pegawainya.

Karakteristik penyendiri /

Karakteristik penyendiri / IsolatesIsolates ::



 _{Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan}_{Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya}_{upaya untuk maju serta rendahnya}

keinginan untuk berinteraksi. keinginan untuk berinteraksi.



 _{Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda,}_{Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power}_{dan tidak memiliki power}

dalam organisasi. dalam organisasi.



 _{Lebih banyak menyimpan informasi daripada m}_{Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.}_{engalirkannya.} 

 _{Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak}_{Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam}_{nyaman berada dalam}

sistem. sistem.



 _{Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung}_{Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan}_menyimpan

informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri

(8)

3. Jembatan /

Bridge

Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol

dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin

dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik

kontak dengan anggota klik

lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua

kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap

semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan

informasi.

4. Penghubung /

Liaisons

Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan

anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung

memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif.

Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

Karakteristik

Liaisons

::



 _{Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh ba}_{Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh ba nyak,}_nyak,

berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup

berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.untuk memperbaiki posisinya.



 _{Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding}_{Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding}

isolates. isolates.



 _{Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan}_{Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya}_interaksinya

Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi

(9)

5.

5. Penjaga

Penjaga Gawang

Gawang //

Gatekeeper

Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam

Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar

jaringan agar

dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan

dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui

melalui

sistem tersebut.

sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang: mengaitkan-meny

Kegiatan penjaga gawang: mengaitkan-menyimpan-

impan-merentangkan-mengendalikan.

merentangkan-mengendalikan.

6 6..

P

Pe

em

miim

mp

piin

n P

Pe

en

nd

da

ap

pa

at

t //

Opinion Leader

Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sist

Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang

em sosial, yang

membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan

mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk

mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa

mengetahui apa

yang sebenarnya terjadi.

7 7..

K

Ko

os

sm

mo

op

po

olliitt

Menghub

Menghubungkan anggota organisasi

ungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa

dengan orang-orang dan peristiwa di

di

luar batas-batas struktur

luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak

organisasi. Anggota organisasi yang banyak

bepergian, aktif di asosiasi

bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal

internasional maupun aktif membaca jurnal

terbitan regional, nasional dan

terbitan regional, nasional dan internasional.

internasional.

Peranan dalam Jaringan Kerja Komunikasi

(10)

Arah Aliran Komunikasi

A

B

C

D

E

F

G

Fayol’s Bridge

K

O

M

U

N

I

_K

A

S

I

K

E

B

A

W

A

H

KOMUNIKASI HORIZONTAL

K

K O

O M

M U

U N

N I

I K

K A

A S

S I

I K

K E

E

A

A T

T A

A S

(11)

Komunikasi ke Bawah

Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas

lebih rendah.

Informasi dari atasan ke bawahan :



_{Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.}



_{Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.}



_{Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.}



_{Informasi tentang kinerja pegawai.}



_{Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (}

_{Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of}

_{sense of}

mission

mission))

(12)

Komunikasi ke Atas

Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih r

Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih r endah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggiendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran /

(penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.usulan. Pentingnya komunikasi ke atas :

Pentingnya komunikasi ke atas :



 _{Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.}_{Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.}



 _{Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima}_{Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.}_informasi.



 _{Mendorong keluh kesah muncul ke}_{Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang}_{permukaan sehingga penyelia tahu apa yang}

mengganggu mereka. mengganggu mereka.



 _{Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan}_{Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan}

kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan. kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.



 _{Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang}_{Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang}

diharapkan dari aliran informasi ke bawah. diharapkan dari aliran informasi ke bawah.



 _{Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka}_{Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka}

Yang harus dikomunikasikan ke atas : Yang harus dikomunikasikan ke atas :



 _{Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan, prestasi, kemajuan, rencana}_{Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan, prestasi, kemajuan, rencana di}_di

masa datang). masa datang).



 _{Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh}_{Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh bawahan.}_bawahan.



 _{Memberi saran atau gagasan untuk perbaikan}_{Memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka.}_{dalam unit-unit mereka.}



 _{Mengungkapkan pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan}_{Mengungkapkan pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja dan}_{kerja dan}

organisasi mereka. organisasi mereka.

(13)

Fayol’s Bridge



_{Hanya bisa digunakan dalam kondisi tertentu, dan tidak bis}

_{Hanya bisa digunakan dalam kondisi tertentu, dan tidak bisa}

_a

diterapkan dalam setiap organisasi, karena menyangkut :



_{Wewenang dalam organisasi : menjadi berlebihan jika setiap}

orang dapat berkomunikasi semaunya dengan yang lain dalam

struktur yang memiliki perbedaan kewenangan. Padahal dalam

organisasi tertentu

organisasi tertentu wewenang

wewenang menjadi hal

menjadi hal yang

yang penting agar

penting agar

organisasi bisa berjalan dengan efektif dalam mencapai

organisasi bisa berjalan dengan efektif dalam mencapai tujuan.

tujuan.

Misal di militer, rumah sakit dan kepolisian. Begitu juga jika

dalam organisasi setiap pekerja bisa dengan bebas

menyeberang dalam batas-batas kewenangan organisasi

dapat menimbulkan konflik dan munculnya salah pengertian.



_{Terjadi banjir pesan jika setiap individu bisa menyeberang}

dalam batas-batas organisasi, yang berujung sistem akan

berjalan lambat dan bisa tidak berfungsi lagi, karena tidak ada

filtering.

(14)

Jaringan Komunikasi Informal.

“Grapevine

““

Sifat-sifat Selentingan (W.L. Davis & O’Connor, 1977) :



_{Mulut ke mulut.}



_{Bebas kendala organisasi.}



_{Menyebar cepat.}



_{Jaringannya “rantai kelompok”.}



_{Perannya : penghubung, penyendiri, pengakhir (}

_dead-enders

_{dead-enders).}

_).



_{Produk situasi (bukan produk organisasi).}



_{Waktunya cepat.}



_{Semakin menarik – makin diteruskan.}



_{Di dalam kelompok (}

_{Di dalam kelompok (intern}

_{intern) bukan antar kelompok.}

_{) bukan antar kelompok.}



_{Cermat, tapi tidak tepat.}



_{Tidak lengkap (kesalahan interpretasi).}



_{Mempengaruhi organisasi (positif, negatif)}

Cara menangani :

Buka saluran komunikasi formal (ke atas, ke bawah, horisontal, terus terang, cermat)

(15)

Penyebaran Informasi

2 MODEL PENYEBARAN INFORMASI

Serentak



_{Yakni penyampaian pesan yang dikirimkan pada sejumlah}

_{Yakni penyampaian pesan yang dikirimkan pada sejumlah orang dalam}

_{orang dalam}

sebuah organisasi dalam waktu yang bersamaan (biasa disebut Memo atau

Memorandum).



_{Memo adalah media tertulis, yang bisa jadi efektif dan tidak efektif,}

dibandingkan dengan media lisan.



_{Perkembangan media telekomunikasi dan video serta telepon, membuat}

tugas penyebaran informasi serentak menjadi lebih sederhana



menyetel

saluran televisi tertentu.

Berurutan



_{Pesan dari A kepada B kepada C kepada D kepada E..}



_{Haney (1962): “Penyampaian pesan berurutan}

_{Haney (1962): “Penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk}

_{merupakan bentuk}

komunikasi utama, yang pasti terjadi

komunikasi utama, yang pasti terjadi dalam organisasi.”

dalam organisasi.”



perluasan dari

bentuk diadik (hanya melibatkan sumber pesan dan penerima).



_{Pesan secara berurutan}

__

_{penyebaran informasi dalam waktu yang tak}

beraturan



informasi tiba di t

informasi tiba di tempat dan waktu yang berbeda

empat dan waktu yang berbeda



timbul

masalah dalam koordinasi



keterlambatan informasi sulit digunakan untuk

mengambil keputusan.

(16)

Aspek Komunikasi Dalam Organisasi

1. Aktivitas itu sendiri



_{Siapa saja yang perlu di ikutkan?}



_{Setiap berapa periode dilaksanakan?}



_{Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk pelaksanaan}

meeting?



_{Kondisi apa yang menentukan diadakannya meeting?}

2. Perilaku peserta komunikasi



_{Kata-kata yang digunakan para peserta?}



_{Siapa yang paling banyak bertanya?}



_{Bagaimana mereka menggunakan isyarat non verbal?}

3. Sistem aktivitas keseluruhan



_{Metode komunikasi apa yang digunakan pada kondisi apa?}



_{Metode komunikasi apa yang paling sering digunakan?}



(17)

Teknologi Informasi &

Komunikasi (TIK)

Saluran-Salur

Saluran-Saluran Komunikasi

an Komunikasi Baru

Baru

--

Fax, Phone

--

SMS, MMS

--

Internet, Email, Messenger

--

Tele-Conference,

Tele-Conference

, Video Conference

Video Conference

(18)

Advantage dari Teknologi Baru



_{Information Processing}



_{Information Retrieval}



(19)

Dampak Teknologi Baru ?

Akankah Teknologi baru menyebabkan:



_{Melimpahnya (}

_overloaded

_{) informasi?}

Contoh : ratusan email masuk ke

mailbox

tiap hari,

junk mail, ..



_{Menghambat penginderaan kita?}



_{Menciptakan hubungan baru. Merusak hubungan lama?}

Contoh : milis,

groups

, forum.



_{Meningkatkan atau membahayakan moral pekerja?}

Contoh: Kaskus

, Porn Site, Chatting



_{Meningkatkan produktivitas pekerja?}

Contoh: Friendster, YouTube.



_{Mengancam privasi pekerja.}



_{Menciptakan status simbolik baru dan basis kekuatan baru.}

Contoh: Blog, Friendster

(20)

Ataukah Teknologi bisa jadi akan gagal karena :



_{Ketidakfamiliaran pekerja dengan produk teknologi baru?}

Contoh: para pekerja yang terbiasa menggunakan mesin ketik menjadi

gagap ketika dihadapkan pada komputer.



_{Menurunkan status, ketika semua orang jadi “tukang ketik”?}

Contoh: dari bagian sekretaris, administrasi hingga manajer semua

menggunakan komputer untuk pekerjaan mereka. Lalu sebenarnya siapa

yang ”tukang ketik” ?.



_{Mengancam pekerjaan administrasi?}

Contoh: lihat kasus diatas.



_{Melenyapkan komunikasi informal?}

Contoh:Penggunaan

messenger

,,

teleconference

semakin mengurangi

aktivitas komunikasi tatap muka (

face-to-face

).



_{Pada dasarnya semua orang membutuhkan kontak langsung?}

Dampak Teknologi Baru ?

(21)

Dampak Teknologi Baru ?

Sandra E. O’ Connell,

mengajukan enam hipotesis sehubungan dengan

peran teknologi dan dampaknya bagi komunikasi organisasi:

3.

Kesempatan untuk kontak muka akan semakin berkurang, dan

informasi dengan cara nonlisan akan berkurang.

4.

Pesan-pesan informal lebih banyak dan “hubungan pendek” dari

hirarki organisasi akan berlangsung sebagai bentuk baru akan

diterima karena hilangnya jarak alami oleh kehadiran jaringan

elektronis.

5.

Dampak-dampak saluran komunikasi akan berarti bahwa

penyampaian nilai dan kepalsuan akan berkurang.

6.

Kepercayaan mungkin akan mengelami perubahan peran dalam

komunikasi.

7.

Komputer memaksa orang untuk berpikir linear.

8.

(22)

Mc Luhan

’Global Village’

Perkembangan media komunikasi memungkinkan

jutaan orang di seluruh dunia dapat berhubungan

dengan hampir setiap sudut dunia tanpa terkecuali.

Edward R Murrow

mengatakan

sistem komunikasi

s

istem komunikasi

bersifat netral. Tidak punya kesadaran maupun

bersifat netral. Tidak punya kesadaran maupun nilai

nilai

moral. Sistem tersebut akan menyebarkan

kebenaran maupun kesalahan, hal bernilai ataupun

sampah.

(23)

The Fact ?



_{Penelitian di beberapa organisasi di Amerika}

Serikat dan Kanada menunjukkan bahwa

teleconference

tidak seefektif

tidak

seefektif pertemuan

pertemuan

langsung oleh karena ketiadaan isyarat non

verbal seperti raut muka,

gesture

dan

suasana hati.



_{Kebanyakan karyawan ingin dan memerlukan}

lebih banyak hubungan tatap muka langsung,

khususnya terhadap atasan mereka.