Diterima 16 Januari 2014; Revisi 2 Februari 2014; Disetujui 15 Maret 2014
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM
PADA KOPERASI SWADHARMA SUKABUMI
Epipon Angraeni1, Lis Saumi Ramdhani2, Eva Marsusanti3
1 BSI Sukabumi e-mail: epiponangraeni@gmail.com 2 BSI Sukabumi e-mail: lis.lud@bsi.ac.id 3 BSI Sukabumi e-mail: eva.emr@bsi.ac.id Abstrak
Koperasi adalah suatu bentuk peraturan dan tujuan tertentu, perusahaan yang didirikan oleh orang-orang tertentu, untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu.Sistem informasisimpan pinjam pada koperasi Swadharma yang anggotanya terbatas pada pegawai Bank BNI Sukabumi, dimana dalam pengolahan datanya masih dilakukan secara konvensional sehingga dalam proses pencarian data ataupun pembuatan laporan membutuhkan waktu yang sangat lama .Oleh Karena itu,diperlukan sistem informasi yang terkomputerisasi pada koperasi ini.Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem berjalan pada perusahaan, mengetahui permasalahan yang ada di sistem informasi simpan pinjaman yang saat ini berjalan pada Koperasi Swadharma Sukabumi,serta membuat perancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Swadharma Sukabumi berdasarkan hasil analisis permasalahan yang terdapat di sistem informasi simpan pinjam, sehingga dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat.Dengan menggunakan metode ini, proses pencarian data dan pembuatan laporan menjadi lebih mudah, karena semua data tersimpan serta tersusun dengan rapi di dalam database. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif melalui observasi,wawancara dan studi pustaka.
Keywords: Perancangan Sistem, Sistem Informasi,Simpan Pinjam. 1. Pendahuluan
Koperasi adalah Badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas
asas kekeluargaan (Nurhanafi, 2014).
Sistem informasi merupakan hal yang
sangat penting bagi informasi atau
perusahaan. Sistem informasi yang baik akan diberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar memperoleh
keunggulan kompetitif. Dimana peran
strategis sistem informasi ini melibatkan
pengguna teknologi informasi untuk
mengembangkan berbagai produk,
layanan, dan kemampuan yang
memberikan perusahaan keunggulan
besar.
Koperasi Swadharma Sukabumi
merupakan koperasi yang didirikan oleh Bank BNI yang anggotanya terbatas pada pegawai Bank BNI Sukabumi, pegawai PT. Pesona Prima Sukabumi aktif, dan Pegawai
Koperasi Swadharma Sukabumi. Kegiatan
usaha yang dilakukan Koperasi
Swadharma Sukabumi diantaranya simpan
pinjam, penjualan barang konsumsi,
penjualan alat tulis kantor, persediaan komputer, serta penyewaan aset berupa
mobil dinas. Pendapatan Koperasi
Swadharma Sukabumi yang paling besar berasal dari kegiatan simpan pinjam, namun masih terdapat masalah dalam pengolahan data simpan pinjaman.Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh pada Koperasi Swadharma Sukabumi Simpan Pinjam, pengolahan datanya masih dilakukansecara manual.Semua data dan laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak,sehingga sering
menyebabkan terjadinya keterlambatan
ataupun kesalahan dalam penyampaian
informasi kepada pihak manajemen
maupun pelayanan terhadap anggota. Oleh karena itu, pada koperasi ini perlu
KNiST, 30 Maret 2014
14
informasisecara manual. Semua data dan laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak, sehingga sering
menyebabkan terjadinya keterlambatan
ataupun kesalahan dalampenyampaian
informasi kepada pihak manajemen
maupun pelayanan terhadap anggota. Oleh karena itu, pada koperasi ini perlu menggunakan sebuah sistem informasi koperasi simpan pinjam, yang mana sistem
ini nantinya dapat membantu pihak
koperasidalam melaksanakan proses
transaksi yang ada pada koperasi tersebut. Ada beberapa penelitian yang membahas tentang simpan pinjam pada koperasi, yaitu: a) Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Wanita Putri Harapan Desa Jatigunung Kecamatan Tulakan yang dilakukan oleh Hayyu Ratna Atikah dan Sukadi Tahun 2013. Hasil Penelitian: Pengelolaan simpan pinjam pada Koperasi Wanita Putri Harapan masih menggunakan sistem konvensional yaitu menggunakan buku dan Microsoft Excel. Cara ini kurang efektif karena transaksi simpan pinjam yang terjadi semakin tinggi sehingga penghitungan juga semakin banyak. Dalam pengolahan akuntansi juga membutuhkan ketelitian karena banyak pengulangan penulisan dan pemborosan waktu pengerjaan. Sehingga koperasi ini perlu manggunakan aplikasi simpan pinjam yang dapat membantu dalam proses pengolahan data simpan pinjam dan akuntansi. Dan menghasilkan sistem informasi simpan pinjam yang dilengkapi pengolahan akuntansi dan Sisa Hasil Usaha (SHU). Dengan
menggunakan sistem informasi,
pengolahan data dan pembuatan laporan menjadi lebih mudah, cepat dengan data akurat. b) Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sari Mulyo Kecamatan Ngadirojo oleh Anis Nurhanafi di Tahun 2014. Hasil Penelitian: Bahwa Koperasi Sari Mulyo Kecamatan Ngajiro dalam
mengelola usaha tersebut masih
menggunakan cara konvensional, hal ini dirasakan sangat tidak efektif karena untuk penyusunan laporan maupun perhitungan rugi laba memerlukan waktu yang lama dan cara yang rumit. Sehingga dibuatkan Sistem Informasi Simpan Pinjam untuk memudahkan dan membantu kinerja pengurus serta memperbaiki kinerja sistem yang sedang berjalan agar terkomputerisasi dengan baik dan dapat
mempermudah pengolahan data,
mempercepat penyusunan laporan dan data yang dihasilkan akurat.
c) Sistem Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Dwija Karya Kecamatan Tulakan yang dilakukan oleh Hayyu Ratna Atikah, Sukardi Tahun 2014. Hasil Penelitian : Bahwa Koperasi di Indonesia pertumbuhannya bersifat Statis
Expantion artinya pertumbuhan kuantitatif
tidak disertai dengan kemajuan secara kualitatif hal ini disebabkan karena koperasi tidak dikelola dengan manajemen yang baik, sehingga diperlukan sebuah Sistem yang terkomputerisasi untuk memperlancar
dalam mengelola transaksi dan
penyusunan laporan pengurus koperasi.
Perancangan Sistem
Perancangan sistem menurut Kristanto
(2008) “adalah suatu fase dimana
diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan
mengunakan sistem yaitu pemilihan
peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru”.
Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Puspitasari dan Anggadini, 2011 : 14).
Menurut Ladjamudin ( 2005 : 13) Sistem Informasi adalah “suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi”.
Berdasarkan dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berkaitan dengan tujuan menghasilkan informasi tertentu.
Simpanan
Berdasarkan UU Republik Rndonesia tahun 1998 tentang perubahan atas UU nomor 7 tahun 1992 tentang perbankan, simpanan
adalah dana yang dipercaya oleh
masyarakat kepada bank berdasarkan perjanjian penyimpanan dana dalam bentuk
Giro, Deposito, Sertifikat Deposito,
Tabungan dan atau bentuk lainya yang
dipersamakan dengan itu.Berdasarkan
Peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 9 tahun 1995 tentang pelaksanaan
KNiST, 30 Maret 2014
15
kegiatan usaha simpan pinjam oleh
koperasi, simpanan adalah dana yang dipercaya oleh anggota, calon anggota, koperasi–koperasi lain dan atau anggota
nya kepada koperasi dalam bentuk
tabungan, dan simpanan koperasi
berjangka.
Sementara simpanan pokok dan simpanan wajib dalam UU Republik Indonesia nomor 22 tahun 1992 tentang perkoperasian termasuk kedalam modal sendiri pada koperasi.
Indonesia nomor 22 tahun 1992 tentang perkoperasian termasuk kedalam modal sendiri pada koperasi.
Pinjaman
Berdasarkan Peraturan pemerintah
Republik Indonesia nomor 9 tahun 1995
tentang pelaksanaan kegiatan usaha
simpan pinjam oleh koperasi, pinjaman adalah penyediaan uang atau tagihan yang
dapat dipersamakan dengan itu,
berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam–meminjam antara koperasi dengan
pihak lain yang mewajibkan pihak
peminjam untuk melunasi hutangnya
setelah jangka waktu tertentu disertai dengan pembayaran sejumlah imbalan.
2. Metode Penelitian
Penelitian ini akan menggunakan metode modified waterfall, Adapun langkah-langkah penelitian yang dilakukan adalah:
a. Studi dan pendalaman pustaka
Pada tahap ini peneliti mempelajari
berbagai referensi yang berkaitan dengan sistem simpan pinjam, sistem informasi, diagram alir data, normalisasi dan HIPO.
b.Analisis kebutuhan sistem
Analisis dilakukan terhadap kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, yang berfokus pada pengolahan data simpan pinjam, data pembayaran angsuran dan data anggota yang ada pada system tersebut.
c. Perancangan sistem
Pada tahap perancangan system ini peneliti melakukan perancangan terhadap system informasi simpan pinjam yang meliputi Diagram konteks, perancangan basis data dan perancangan laporan.
3. Pembahasan
Permasalahan yang ada pada Koperasi Swadharma Sukabumi masih banyaknya proses manual misal perhitungan ketentuan pinjaman, pembuatan PK dan SK, dan
terdapat beberapa dokumen berbeda
dalam satu arsip menyulitkan dalam
pencarian data, satu arsip anggota
digunakan oleh petugas simpanan dan pinjaman sehingga tidak bisa digunakan secara bersamaan dalam waktu yang sama, dan no anggota yang ada hanya berupa nomber urut, sehingga tidak bersifat unik, dan tidak adanya bukti transaksi simpanan pada anggota.
Salah satu pemecahan masalahnya harus
membuat sistem baru yang
terkomputerisasi, selanjutnya dapat
dibuatkan aplikasi yang bisa melakukan
otomatisasi terhadap proses-proses
tersebut, melakukan pemisahan arsip
dokumen dan melakukan seleksi terhadap dokumen yang benar-benar diperlukan dan
yang tidak. Harus Membuat aplikasi
sehingga data anggota bisa di sharing oleh
kedua petugas, dan merancang
pengkodean untuk no anggota, agar no anggota bersifat unik, dan dirancang bukti
Prosedur Sistem Usulan
Dalam Prosedur sistem usulan yang
dirancang pada dasarnya proses
kegiatannya hampir sama dengan sistem berjalan karena dalam sistem usulan hanya dilakukan sedikit perubahan khusus nya data-data yang dipakai akan tersimpan secara terkomputerisasi, untuk lebih jelas uraiannya sebagai berikut:
a. Prosedur Pendaftaran Anggota.
Calon anggota mengajukan permohon
keanggotaan dengan mengisi form
permohonan keanggotaan (PK), dan
melampirkan fotocopy NPP atau tanda
kepegawaian serta fotocopy KTP,
selanjutnya form pengajuan tersebut
diajukan pada ketua koperasi melalui petugas koperasi jika memenuhi syarat, petugas koperasi melakukan input data anggota dan menyimpan kedalam file anggota dan selanjut nya petugas koperasi membuatkan kartu anggota.
b. Prosedur Simpanan.
Pada transaksi simpanan, petugas harus mencetak terlebih dahulu tagihan untuk payroll.Petugas koperasi mencetak daftar tagihan simpanan untuk payroll dari file anggota, selanjutnya petugas koperasi menyerahkan daftar tagihan simpanan yang akan di debet melalui payroll ke BNI paling lambat tanggal 22 setiap bulannya. BNI akan melakukan pendebetan sesuai dengan nominal pada tagihan dari rekening anggota setelah rekening anggota di debet, maka BNI memberikan laporan payroll pada petugas koperasi. Dari laporan payroll
KNiST, 30 Maret 2014
16
tersebut lalu petugas koperasi melakukan
input data simpanan anggota dan
menyimpan dalam file simpanan, petugas koperasi mencetak bukti simpanan untuk anggota dan kemudian petugas mencetak rekap simpanan untuk dilaporkan pada ketua koperasi.
c. Prosedur Pinjaman.
Anggota mengajukan permohonan
pinjaman dengan mengisi formulir
permohonan pinjaman (FPP) yang
dilampirkan fotocopy ktp dan slip gaji
terakhir. Petugas koperasi kemudian
menginput pengajuan pinjaman, lalu sistem diproses akan melakukan perhitungan ketentuan. Jika sesuai ketentuan, pinjaman bisa disimpan dalam file dan diproses jika tidak maka pengajuan ditolak. Selanjutnya petugas koperasi membuat surat perjanjian kredit (PK) dan surat kuasa (SK) yang kemudian ditanda tangan oleh pemohon dan ketua koperasi. Kemudian petugas
koperasi mencairkan dana dengan
melakukan pemindah bukuan ke rekening pemohon melalui BNI. Setelah itu petugas
koperasi mencetak laporan pinjaman
darifile pinjaman kemudian menyerahkan laporan pada ketua koperasi.
d. Prosedur Angsuran.
Petugas koperasi mencetak daftar tagihan untuk payroll berdasarkan data pinjaman pada file pinjaman, selanjutnya petugas koperasi menyerahkan daftar rekening ke BNI untuk di lakukan debet rekening dan BNI akan melakukan pendebetan sesuai dengan nominal pada tagihan dari rekening anggota. Selanjutnya BNI memberikan laporan payroll pada petugas koperasi setelah itu petugas koperasi mencetak bukti angsuran untuk diserahkan pada anggota. e. Prosedur Posting Jurnal.
Petugas koperasi melakukan penjurnalan
simpanan berdasarkan file simpanan,
penjurnalan pinjaman berdasarkan file
pinjaman dan penjurnalan angsuran
berdasarkan file angsuran sesuai dengan data perkiraan dari file perkiraan dan data jurnal dari file jurnal kemudian petugas koperasi akan menginput kedalam file isi jurnal.
e. Prosedur Laporan.
Berdasarkan file simpanan, file pinjaman dan file isi jurnal petugas koperasi akan membuat laporan data simpanan, laporan datan pinjaman dan laporan jurnal simpan pinjam. Kemudian laporan-laporan tersebut diserahkan kepada ketua koperasi sebagai laporan bulanan.
Anggota
Ketua Koprasi
Sistem Simpan Pinjam Koperasi Swadharma
BNI
Syarat Keanggotaan
Syarat Pinjaman Hasil analisa Verifikasi
Laporan angsuran Ketentuan pinjaman
Data untuk payroll Data pemindahbukuan
Hasil Pemindah Bukuan Data hasil payroll
Laporan Pinjaman
Laporan Simpanan Syarat Pinjaman
KNiST, 30 Maret 2014
17
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Usulan
Dari diagram konteks sistem usulan diatas, maka dapat dibuatkan normalisasi dan HIPO sebagai berikut: Tabel Anggota No_anggota* NPP Nama Alamat no_ktp Tempatlahir tgl_lahir no_telp No_rek Gaji Kepegawaian Tabel Simpanan No. Simpanan* tgl_simpanan Simpok Simwa Simla jml_simpanan Tabel Jurnal No_jurnal* tgl_jurnal Debit Kredit Tabel Perkiraan No_perkiraaan* Nama_perkiraan Tabel Angsuran No_angsuran* saldo_awal angsuran_pokok angsuran_ke Sisa_angsuran No_anggota** No_Simpanan** No_pinjaman** No_angsuran** No_pinjaman** Tabel Pinjaman no_pinjaman* no_anggota tgl_pinjaman jml_pinjaman jk_waktu jml_angsuran No_anggota**
Tabel Isi Jurnal Debit Kredit No_jurnal** No_perkiraan**
Gambar 3. Normalisasi Bentuk Normal Ke-3
Log in 1.0 Menu Utama 3.0 Laporan 2.0 Transaksi 0.0 4.0 Utility 1.0 Master 0.0 5.0 Keluar 1.1 Data Anggota 1.0 1.2 Data Perkiraan 1.0 2.1 Simpanan 2.0 2.2 Pinjaman 2.0 2.3 Angsuran 2.0 2.4 Jurnal 2.0 3.1 Laporan Simpanan 3.0 3.2 Laporan Pinjaman 3.0 3.3 Laporan Angsuran 3.0 3.4 Laporan Jurnal 3.0 4.1 Ganti Password 4.0 4.1 Backup 4.0 Gambar 4. HIPO
KNiST, 30 Maret 2014
18
Sarana pendukung program dalam
pembuatan program ini dibagi atas dua perangkat, yaitu:
a. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung berjalannya sistem usulan sebagai berikut:
1) Procsesor : Intel Pentium IV 1.7 Mhz atau setara
2) Memory : 512 MB 3) Hard disk : 80 GB 4) Monitor : 14”
5) Mouse : Standard mouse 6) Keyboard : 82 key 7) Printer : Injek
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung berjalannya sistem usulan sebagai berikut:
1) Sistem Operasi : Microsoft Windows XP 2) Software Aplikasi : Visual Basic Versi 6.0 3) Software
4. Simpulan
Dari penelitian ini dapat disimpulkan beberapa hasil yang dicapai berdasarkan
tujuan penelitian yaitu: Berdasarkan
penelitian yang dilakukan, masih terdapat masalah pada SistemInformasi Simpan Pinjam yang berjalan diantaranya sulitnya pencarian data, kontrol pinjaman, dan
keterlambatan laporan. Dengan
perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Simpan Pinjam yang baru, dapat
membantu menyelesaikan masalah
pengolahan data pada Koperasi
Swadharma Sukabumi. Dengan
dilakukannya pengujian, dapat memeriksa dan mengurangi intensitas kesalahan pada Sistem Informasi Simpan Pinjam yang telah
dibangun. Dengan menggunakan sistem ini proses pencarian data dan pembuatan laporan menjadi lebih mudah, karena semua data tersimpan serta tersusun dengan rapi di dalam database.
Referensi
Atikah, H. R., & Sukadi. (2013). Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Wanita Putri Harapan
Desa Jatigunung Kecamatan
Tulakan. IJNS – Indonesian Journal
on Networking and Security , 26-33.
Atikah, H. R., & Sukardi. (2014). Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada
Kperasi Pegawai Republik
Indonesia (KPRI) Dwiza Karya Kecamatan Tulakan. Jurnal
Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi , 32-40.
Kristanto. (2008). Pengertian perancangan. Diambildari:
www.wordpress.com/pengertian-perancangan. SantikaDewi 2014 Ladjamudin, Al-Bahra.(2005). Analisis dan
Desain Sistem
Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu. Nurhanafi, A. (2014). Sistem Informasi
Simpan Pinjam Pada Koperasi Sari Mulyo Kecamatan Ngadirojo. IJNS
– Indonesian Journal on Networking and Security , 41-49.
Puspitasari, L., & Anggadini, S. D. (2011).
Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
