Logistika pri organiziranju kongresov : diplomsko delo

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA. DIPLOMSKO DELO. LOGISTIKA PRI ORGANIZIRANJU KONGRESOV. Kandidatka: Janja Hajnžič Študentka izrednega študija Številka indeksa: 81555749 Visokošolski strokovni program Študijska smer: Turizem Mentor: dr. Klavdij Logožar, docent. Maribor, september 2006.

2. ZAHVALA Zahvaljujem se ge. Goričan Vesni iz kongresno – turističnega centra Habakuk za pomoč pri nastajanju tega diplomskega dela kakor tudi svojemu mentorju dr. Logožar Klavdiju za vso pomoč in nasvete pri pisanju diplomskega dela. Zahvalila bi se tudi družini za podporo, pomoč in razumevanje v času študija..

3 PREDGOVOR Za temo diplomskega dela smo si izbrali področje kongresov in logistike. Ugotovili smo, da se ti dve področji med seboj zelo prepletata, vendar je raziskav na to temo zelo malo. V delu so predstavljeni kongresi in kakšni so učinki kongresov na gospodarstvo. Na primerih smo predstavili tudi kako sta področji logistike in kongresov med seboj povezani. Kongresni turizem, in s tem kongresi, je v zadnjih desetletjih doživel velik razmah, saj veliko podjetij želi imeti kakovosten kader, ki se želi izobraževati in razvijati tako na poslovnem kakor tudi na osebnem področju. Za dosego tega razvoja mnoga podjetja pošiljajo svoje zaposlene na poslovna srečanja in kongrese. Kongresi so za državo zelo pomembni. Mnogo poslovnežev, in kasneje tudi drugih ljudi, državo in njene lepote ter kakovost mnogokrat spozna ravno na račun kongresov. Z organiziranjem kvalitetnega dogodka pa nenamerno ustvarimo tudi promocijo države. Kadar gre za organiziranje tako velikega dogodka kot je nacionalni ali mednarodni kongres ali pa tudi takrat, kadar gre za organiziranje poslovnega srečanja, pa je zelo pomembno, kako smo na to pripravljeni in kako poteka sama izpeljava dogodka. Tukaj pride do izraza dobra logistična organiziranost. Poznamo več vrst organizatorjev kongresov, nekateri pomagajo pri organiziranju kongresa, drugi nudijo tudi dvorane, v katerih bo potekal kongres. Poznamo pa tudi take, ki nudijo poleg organiziranja in lastnih dvoran tudi lastna prenočišča in restavracije. V diplomskem delu smo želeli prikazati, da logistika ni prisotna le na področju zbiranja in urejevanja prijav ter objavljanja potrebnih podatkov. Na primeru smo prikazali, da je zelo pomembna logistika tudi na drugih področjih, kot je gostinstvo..

4 KAZALO 1. UVOD.............................................................................................................. 6. 1.1. Opredlitev področja in opis problema................................................................... 6. 1.2. Namen, cilji in osnovne trditve............................................................................... 6. 1.3. Predpostavke in omejitve raziskave....................................................................... 7. 1.4. Uporabljene raziskovalne metode.......................................................................... 7. 2 2.1. OPREDELITEV KONGRESNEGA TURIZMA ................................................ 9 Opredelitev kongresa in kongresnega turizma ..................................................... 9. 2.2 Kongresno turistična ponudba ............................................................................. 10 2.2.1 Kongresno-turistična ponudba v ožjem smislu ................................................... 11 2.2.2 Kongresno-turistična ponudba v širšem smislu................................................... 12 2.3 Pomen kongresne dejavnosti ................................................................................ 12 2.3.1 Posredni pozitivni učinki kongresne dejavnosti .................................................. 12 2.3.2 Finančni učinki kongresne dejavnosti ................................................................. 14 2.3.3 Kongresna dejavnost v svetu ............................................................................... 16 3. OPREDELITEV LOGISTIKE......................................................................... 18. 3.1. Pojem in pomen logistike ...................................................................................... 18. 3.2. Vloga logistike v gospodarstvu ............................................................................. 19. 3.3. Vloga logistike v organizaciji................................................................................ 19. 3.4. Logistični operater in njegova vloga.................................................................... 22. 3.5. Logistika v turizmu ............................................................................................... 23. 4 PREDSTAVITEV ORGANIZATORJEV KONGRESOV IN LOGISTIKE PRI ORGANIZIRANJU KONGRESOV ....................................................................... 27 4.1. Agencija za organiziranje kongresov Kompas ................................................... 27. 4.2. Kongresna agencija Cankarjev dom ................................................................... 28. 4.3. Kongresni center hotel Habakuk ......................................................................... 29. 4.4 Logistika pri organiziranju kongresov ................................................................ 30 4.4.1 Primer logistike pri organiziranju kongresov ob pripravi pogostitve.................. 30 4.4.2 Primer logistične organiziranosti z informacijskim sistemom kot podpora kongresnim storitvam ...................................................................................................... 31 5. SKLEP .......................................................................................................... 35.

5 POVZETEK………………………………………………………………………………37 VIRI IN LITERATURA…………………………………………………………………..39 SEZNAM SLIK…………………………………………………………………………..40.

6 1. UVOD. 1.1. Opredelitev področja in opis problema. Kot študentko smeri turizem me zelo zanima področje organiziranja kongresov, kako kongresi vplivajo na razvoj turizma v državi in nasploh vse kar zadeva turizem in kongrese. V zadnjih desetletjih so kongresi postali vse bolj pomembna dejavnost, v katero se ogromno vlaga in kjer je mednarodna konkurenca vse bolj intenzivna. Milijoni ljudi se udeležujejo kongresov, samo nekaj pa se jih zaveda kompleksnosti njihovega organiziranja, koordiniranja in storitev. Kongresni udeleženci postajajo najbolj zaželeni in dobrodošli obiskovalci vsake države, saj raziskave kažejo, da potrošijo trikrat več kot običajni počitnikarji, stranski učinki pa so lahko spektakularni. Del diplomskega dela se bo navezoval tudi na področje logistike. V to področje spada tudi logistika v storitvenem sektorju.V diplomskem delu bomo predstavili logistično dejavnost kot element organiziranja kongresov. Temeljna naloga logistike pri organiziranju kongresov je zagotoviti ustrezno blago, ob pravem času na pravem mestu. Predmet diplomskega dela je torej združitit ti dve področji in proučiti problem, ki se navezuje na to, kako vpliva oziroma kakšna je logistična organiziranost pri organiziranju kongresov.. 1.2. Namen, cilji in osnovne trditve. Vsako podjetje, pa tudi druge združbe, želi biti uspešno. V današnjem času se mora podjetje vse hitreje odzivati na spremembe v okolju, v katerem deluje. Uspešnost podjetja pa je v veliki meri odvisna od zaposlenih. Skrb vsake združbe oziroma podjetja je pridobiti ustrezne in učinkovite kadre ter razvijati njihove sposobnosti. Poleg že pridobljenih strokovnih znanj in sposobnosti zaposlenih je izrednega pomena tudi njihov osebni razvoj. Le-tega pa lahko dosežemo z izobraževanjem in aktivnim sodelovanjem na raznih strokovnih srečanjih in izobraževanjih ter usposabljanjih izven podjetja, kot so kongresi. Za normalen potek kongresov, pa je potrebno zagotoviti potreben material, blago in pa tudi ljudi ob pravem mestu na pravem času. Namen diplomskega dela je tako predstaviti kongrese in pomen kongresov in kongresnega turizma za državo ter analizirati logistične storitve, ki postajajo vse bolj pomemben del organiziranosti kongresov. Cilji diplomskega dela so naslednji: ●. opredelitev kongresov in kongresnega turizma;. ● prikazati vpliv kongresnega turizma na države;.

7. ●. opredelitev logističnih storitev s poudarkom na storitvenem sektorju;. ●. analizirati pomen logističnih storitev pri organiziranju kongresov.. Trditve, ki jih bomo skušali dokazati, izhajajo predvsem iz spoznanja, da kongresi postajajo vse bolj pomemben del turistične ponudbe za državo oz.za destinacijo in da si mora država pridobiti “dobro ime”, če želi postati priljubljena destinacija. Te trditve so: 1. za kongresni turizem so zanimive varne države; 2. za kongresni turizem so zanimive države, ki so znane po dobri organiziranosti, saj je zelo pomembno, da deluje vse tako kot je potrebno; ne sme priti do nikakršnih zastojev pri poteku dogodka; 3. kongresni oragnizator se mora zavedati katere so logistične storitve in mora čim prej organizirati oz.ustanoviti oddelek logističnega managementa in prevzeti glavne naloge logističnega managementa, kot so planiranje, organiziranje, izvajanje in kontrola blagovnih tokov od dobaviteljev do izvajalcev kongresa, ter skrbeti za ravnotežje med zanesljivostjo, varnostjo in hitrostjo dostave blaga, materiala in ljudi ter stroške logistike.. 1.3. Predpostavke in omejitve raziskave. Ob iskanju ustrezne literature za pripravo diplomskega dela smo naleteli na problem, saj je bilo zelo težko najti literaturo na temo “kongresi”, ki bi bila primerna. V kontakt smo skušali stopiti z različnimi organizatorji kongresov, vendar skoraj nobeden od njih ni pokazal zanimanja za pomoč. Po svojih najboljših močeh smo se potrudili in zbrali primeren in potreben material. Nekaj literature smo našli tudi v italijanskem jeziku, vendar smo imeli težave pri prevodu.. 1.4. Uporabljene raziskovalne metode. Pri pisanju diplomskega dela smo uporabili predvsem deskriptivni pristop, v okviru katerega smo uporabili predvsem naslednje metode: metoda deskripcije, s pomočjo katere smo opisovali teorijo in pojme ter ugotovljena dejstva; ● metoda klasifikacije, kjer smo definirali pojme; ●. ●. metoda kompilacije, kjer smo s povzemnajem stališč drugih avtorjev v zvezi z izbranim raziskovalnim problemom prišli do oblikovanja novih stališč;.

8 ● metoda komperacije, kjer smo primerjali dela različnih avtorjev. V okviru analitičnega pristopa: ●. metoda sinteze (razčlenjevali smo ugotovitve iz prakse in teorije);. ●. metoda analize (povezovali smo teoretične poglede in preverjene izide iz prakse v celoto).. Podatke smo zbirali s pomočo interneta, v knjižnici (učbeniki, revije in časopisi) in v agencijah za organiziranje kongresov..

9 2 2.1. OPREDELITEV KONGRESNEGA TURIZMA Opredelitev kongresa in kongresnega turizma. Beseda “kongres” v Velikem slovarju tujk pomeni:”reden ali občasen shod, zbor strokovnjakov ali umetnikov, politikov, na katerem obravnavajo pomembna vprašanja, izmenjavajo izkušnje in odločajo”(2001, 601). V Slovarju slovenskega knjnižnega jezika (1975, 404) pa ta beseda pomeni:”kot po pristojnosti najvišji sestanek odposlancev politične, strokovne organizacije, združenja zlasti v državnem in mednarodnem merilu”. Lucianovič (1980, 17) pa pravi: «Kongres je danes pojem z mednarodnim pomenom in označuje skupino oseb, ki so se sestale, da bi razpravljale o skupnem problemu”. Večji dogodek, ki traja več dni (štiri do pet dni) in na katerem se zbere večje število udeležencev imenujemo kongres. Na takšnem dogodku se lahko zbere zelo veliko število ljudi, lahko tudi do več tisoč. Kongresni dogodki so povezani z jasno določeno vsebino, ki je ponavadi nacionalnega ali mednarodnega pomena. Potek kongresa pa ponavadi spremljajo tudi določene aktivnosti kot so: obisk kraja v katerem kongres poteka, ogled določene razstave, družabni del, … Takšne aktivnosti so zelo pomembne za udeležence kongresa, saj se le-ti morajo po napornem dnevu vsaj malo sprostiti in seveda med seboj spoznati. Kongresna statistika »Union of International Associations« upošteva prireditve z več kot tristo udeleženci iz najmanj petih držav, v trajanju najmanj pet dni. Te prireditve nimajo čisto religioznega, političnega ali komercialnega značaja. Ne upoštevajo niti tistih medvladnih sestankov, ki delujejo po principu vladnih in državnih delegacij in so zaprti za širšo javnost (Peterlič in drugi 1998, 231). Kongresni turizem si lahko razlagamo kot celoto pojavov in odnosov, ki so posledica potovanja in bivanja oseb, ki se bodo udeležile sestanka izven mesta svojega stalnega bivališča (Franić 1977, 20). Slovenska turistična organizacija obravnava kongresni turizem kot poslovni turizem, ki obsega kongresno dejavnost (kongresi, konference, seminarji), družabna srečanja, poslovna in medvladna potovanja, sejemsko dejavnost in oblike motivacijskih potovanj (STO 2002, 34). Mednarodni kongresni turizem moramo razumeti kot zelo široki kompleks. V izraz uvrščamo mednarodne sestanke, katerih glavni cilj je izmenjava informacij; razne seminarje; sestanke katerih cilj je predstaviti proizvod; nagradna potovanja in pa tudi poslovna potovanja (Franić 1977, 20)..

10 Peterlič (Lebar 2005, 56) pravi, da kongresne prireditve lahko razdelimo na tri osnovne sklope: ●. znanstveni, strokovni kongresi (najpogostejši). Njihov nosilec je običajno mednarodno strokovno združenje, osrednja tema kongresa pa je povezana s stroko, ki povezuje združenje;. ●. gospodarsko podjetniška srečanja;. ●. medvladna oziroma politična srečanja.. Pomembni faktorji katere naj bi upoštevala kongresna destinacija, ki želi biti uspešna so (IACC 2006):. 2.2. ●. pomemben faktor katerega je potrebno upoštevati, ko se odločamo kam bomo investirali sklad za infrastrukturo in turistični marketing je potreba in želja po srečanju;. ●. lokacija, ki je blizu vsem večjim in pomembnim evropskim državam je velika prednost še posebej, kadar je kombinirana z raznolikimi oblikami transporta in dostopa do države;. ●. sloves po varnosti in varstvu države je te dni tudi zelo velika prednost. Saj udeleženci prireditev kot so mednarodni kongresi dajejo prednost “varnim”državam;. ●. in na koncu še cena. Države, kjer je cena odvisna od povpraševanja, so bolj zanimive za prirejanje kongresov saj lahko nudijo edinstven in ne preveč drag dogodek.. Kongresno turistična ponudba1. Sama beseda kongresno-turistična ponudba nam pove, da jo sestavljata dve komponenti. To sta kongresna in turistična. Udeleženci raznih kongresov delijo svoj čas na čas, ki ga prežive delovno na kraju kongresa in na čas za odmor in sprostitev. Tako lahko tudi organizatorji kongresa pripravijo ponudbo, katere cilj je, da zadovolji tako delovni čas kot tudi prosti čas. Za čas, ki ga udeleženec preživi delovno, je potrebna specifična ponudba, katere povprečen turist običajno ne koristi. Ta del ponudbe tako lahko poimenujemo kongresna ponudba. V drugi polovici časa, ki pa jo udeleženec izkoristi za počitek in sprostitev, pa pride v poštev turistična ponudba, katera mora biti kvalitetno pripravljena. 1 Povzeto po Franiću (1977, 125-127)..

11 Kadar gre za specifično ponudbo, katera služi organizatorjem in udeležencem kongresa v »delovnem« času kongresa, govorimo o kongresno-turistični ponudbi v ožjem smislu. Ko pa temu delu ponudbe dodamo še tisto, ki služi udeležencem in organizatorjem v njihovem prostem času, pa govorimo o kongresno-turistični ponudbi v širšem smislu. 2.2.1. Kongresno-turistična ponudba v ožjem smislu. Ta del kongresno-turistične ponudbe zavzema vse vrste objektov in raznih storitvenih služb, katere omogočajo normalen potek kongresov. Splet niza storitev je vsebovan v tem delu ponudbe, kjer je cena odvisna od namestitve, velikosti, kvalitete, funkcionalnosti, estetske oblike objekta in njegovih ostalih lastnosti, od pomožnih prostorov, izložbenih prostorov, tehnične opremljenosti, izobrazbe in kvalificiranosti osebja, itd. Ta del kongresno-turistične ponudbe, bi lahko delili na prostore za potek sestankov in na kongresne storitvene službe. Slika 1: Kongresna dvorana kongresno-turističnega centra Habakuk. Vir: www.termemb.si.

12 2.2.2. Kongresno-turistična ponudba v širšem smislu. Kongresno-turistična ponudba v širšem smislu zavzema tisto ponudbo, katera služi zadovoljevanju delovnega dela udeležencev in organizatorjev in pa tudi tisti del, ki služi za njihov odmor in sprostitev. Vse tiste subjekte ponudbe, ki služijo udeležencem kongresa v prostem času kot prevoz, namestitev, prehrano, zabavo, agencijske storitve in ostalo, uvrščamo v ponudbo, ki jo v turističnem mestu imenujejo turistična ponudba. Ta del ponudne, ki služi zadovoljevanju potreb kongresnih udeležencev in kjer se postavljajo posebne zahteve, lahko poimenujemo kongresno-turistična ponudba. Običajno je organizirana na treh plasteh: ●. kongresno mesto;. ●. kongresno-turistična ponudba države;. ●. kongresno-turistična ponudba na mednarodni ravni.. 2.3. Pomen kongresne dejavnosti. Ker se kongresna dejavnost in njeni turistični vidiki preučujejo šele zadnjih trideset let, njen vpliv še ni dovolj raziskan.. 2.3.1. Posredni pozitivni učinki kongresne dejavnosti. Učinke kongresne dejavnosti za državo je skoraj nemogoče razmejiti na direktne (finančne) in indirektne. Indirektni učinki se ne morejo meriti v številkah vendar so izredno razširjeni in trajni. Splošno mnenje je, da so pomembnejši od finančnih. Opredelimo jih lahko tako (povzeto po: Peterlič 1998, 234 – 235, v Florjančič et al. 1998): ● ZNANSTVENI, STROKOVNI – Za znanstvenike je prosti pretok informacij osnovnega pomena. Znanstvene informacije se posredujejo v knjigah, strokovnih revijah, na video trakovih, s pomočjo računalnikov, interneta – in seveda na kongresih. Osebni stik je v znanosti nezamenljiv element. Znanstvene debate, tudi govorjenje traparij, dogovori o novih projektih, analiza rezultatov ob kavi, obiski institutov, pogovori s študenti,...skratka: druženje na kongresih predstavlja najvišjo (osebno)stopnjo prenosa znanstevene informacije. ●. EKONOMSKI – Poslovni kongresi in druge vrste srečanj bolj služijo kot mesto za ponovno srečanje s poslovnimi partnerji ali spoznavanje novih kot pa dejansko učenje ali usposabljanje. Kongresna dejavnost vedno bolj vpliva na ustvarjanje imidža države gostiteljice. Kongresov se po pravilu udeležujejo t.i.”decision makers”, vodilni predstavniki stroke. Država ali regija, ki gosti mednarodni kongres, dobi enkratno.

13 priložnost, da sooči vodilne mednarodne predstavnike stroke z najnovejšimi nacionalnimi dosežki. Ob neposrednem učinku na nacionalno gospodarstvo imajo kongresi tudi močan psihološki in tudi politični učinek. Država, ki iz kakršnihkoli razlogov ne gosti pomembnejših mednarodnih kongresov, prej ali slej postane siva lisa na svetovnem zemljevidu. Udeleženci dobro organiziranega kongresa odidejo domov kot pravi dobronamerni poslanci dežele, ki so jo spoznali. S svojim vplivom na domače okolje posredno in trajno oblikujejo imidž države ali mesta, ki so ga obiskali. TURISTIČNI – Kongresni udeleženci so tudi turisti najvišje kategorije. Njihova potrošnja daje dobre finančne učinke kongresne dejavnosti. Mednarodni kongresi pa pospešujejo vsaj še na dva načina. Na vseh večjih kongresih udeležencem ponujamo privlačne pred in pokongresne ture; pogosto pa se udeleženci vračajo na počitnice potem skupaj s svojimi družinami .. ●. Kongresni turizem s svojima vrhuncema v pomladanskih in jesenskih mesecih turističnim podjetjem (hoteli in ostale namestitve) omogoča podaljšanje turistične sezone. S tem povečajo izrabo zmogljivosti. Posledice so bolje izkoriščena poslovna sredstva in nižji stalni stroški na enoto proizvoda (Planina 1992, 58). Slika 2: Pregled pogostosi organiziranja prireditev. 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Jan Feb Mar apr Maj Jun Julij Avg Sep Okt Nov Dec Vir: Peterlič 1998, 239, v Florjančič 1998..

14 Če pogledamo razporeditev kongresov po mesecih, ugotovimo izrazito sezonsko naravnanost: dve sezoni – maj, junij in september, oktober. Takšna razporeditev vsaj za evropske države pomeni dopolnjevanje (podaljšanje) glavne poletne turistične sezone (Peterlič 1999, 238, v Florjančič et al. 1998). Franić (1977, 222) pa pravi: “Izgradnja kapacitet, ki so potrebne za mednarodne sestanke in preoblikovanje mesta v kongresno mesto, zahteva njegovo zunanje oblikovanje in organizacijo na višjo raven”. Organizirajo se institucije in formirajo posebne organizacije, kar omogoča ustvarjanje infrastrukture, od katere imajo korist tako prebivalci kot tudi turisti. Kongresno mesto postane stičišče strokovnih informacij, izmenjave misli in idej iz celega sveta. Kapacitete ustvarjene v kongresnem mestu, se koristijo tudi za ostala kulturna, znanstevna in družabna srečanja. Pod vplivom mednarodnega kongresnega turizma, se aktivirajo fondi arhivskega, kulturnega in tehničnega potenciala mesta, širše regije ali celo države (Franić 1977, 222). Organiziranje mednarodnih sestankov omogoča strokovnjakom, ki so domačini v mestu ali državi, v kateri poteka kongres, udeležbo v večjem številu in z minimalnimi stroški. Mednarodni sestanki so odraz znanstvenega, kulturnega, gospodarstvenega in političnega življenja naroda in tisti, ki se na njih sestajajo, najbolj občutijo potrebo po napredku človeštva. Zavedajo se, da znanost in kultura nimajo meja (Franić 1977, 222). Na mednarodnih sestankih, kjer se zbirajo ljudje različnih narodnosti in ras v boju za ustvarjanje, se vzpostavljajo prijateljski odnosi in razumevanje, ki vplivajo na ustvarjanje mirne atmosfere med ljudmi širom sveta (Franić 1977, 222 – 223). Vsa omenjena dejstva omogočajo ustvarjanje lika nekega mednarodnega kongresnega mesta. Država, v kateri se to dogaja, si pridobi priznanje na mednarodnem zemljevidu in se uspešno vključuje v mednarodno delitev dela (Franić 1977, 223). Velike prireditve, kongresi in mednarodna srečanja privabijo veliko bodočih turistov. Udeleženci imajo priložnost spoznati turistično in ostalo ponudbo mesta in njegove okolice. Njihove sodbe o obiskanih kongresnih mestih, njihovi ponudbi in o tem, kako so bili sprejeti, so zelo odmevne pri družini, prijateljih, v družabnih krogih in v javnosti. Promocija se širi od ust do ust in znano je, da dober glas seže v deveto vas. 2.3.2. Finančni učinki kongresne dejavnosti. Poznano je dejstvo, da so udeleženci kongresov večji potrošniki kot počitniski turisti. Raziskave kažejo, da potrošijo trikrat več kot običajni počitnikarji, stranski učinki pa so lahko prav spektakularni. Vzroke lahko poiščemo v tem, da udeležencem kongresa podjetje krije stroške prevoza in nastanitve ter eventualno tudi prehrane. Iz svojega osebnega dohodka krijejo v glavnem le nenujno potrošnjo. Mednarodni strokovni kongres, ki traja štiri do pet dni, s petsto znanstveniki iz vsega sveta in po zaključku katerega bo organizirana še strokovno-komercialna razstava, doseže neposredni finančni učinek več kot milijon ameriških dolarjev. Od tega približno 23% ostane.

15 organizatorju za kritje stroškov priprave in izvedbe kongresa, kar 36% udeleženci potrošijo za hotel, hrano, pijačo, nakupe in podobno. Svoj delež dobijo tudi letalski prevozniki, banke, pošte (29%). Nekaj odstotkov se deli tudi na razstavljalce (5%) in preostali delež na razstavo (7%) (povzeto po: Peterlič 1999, 231-234, v Florjančič et al. 1998). Slika 3: Neposredni finančni učinek vzorčnega kongresa. Potrosnaj v casu kongresa Kotizacija Razstava Razstavljalci Priprave in potovanja. Vir: Peterlič 1998, 234, v Florjančič et al. 1998.. Potrošnja je na kongresih, kjer se srečujejo udeleženci z višjimi osebnimi dohodki, relativno visoka. To je še moč posebej opaziti pri poslovnih sestankih, kjer je potrošnja višja kot pri ostalih komunikacijskih prireditvah . Skupna potrošnja s trajanjem kongresa narašča, vendar hkrati upada povprečna dnevna potrošnja. Večja je v turističnih mestih, ki nudijo več sprostitve in zabave kot večja kongresna mesta. Bolj kot udeleženec pozna mesto in njegove znamenitosti ter privlačnosti, manj troši, saj je mesto nekoč že obiskal ali pa se je o njem že predhodno informiral. Če udeleženec pogosto hodi na kongrese, je njegova potrošnja manjša od potrošnje udeleženca, ki se udeleži kongresa redko. O strukturi potrošnje na posameznih kongresih obstaja več anket. Čeprav se med seboj razlikujejo, vse kažejo, da ima največjo korist od potrošnje udeležencev gostinska dejavnost. Kaj pa potrošnja organizatorja? Potrošnja organizatorja kongresa je odvisna od več dejavnikov. Nanjo vpliva število udeležencev, trajanje, mesto oz.lokacija. Stroški organizatorja so lahko: ●. stroški najema dvoran;.

16 ●. stroški povabljenih udeležencev;. ●. osebje;. ●. administrativni stroški;. ●. stroški kulturnih prireditev;. ●. stroški družabnih prireditev;. ●. stroški dokumentacije;. ●. izredni stroški.. 2.3.3. Kongresna dejavnost v svetu2. Konkurenca na mednarodnem kongresnem trgu se iz leta v leto močno zaostruje. Število kongresnih centrov , hotelov in drugih kongresnih infrastruktur narašča iz dneva v dan. Nastajajo in razvijajo se popolnoma nova, vrhunsko opremljena središča in celotne regije, v njihov razvoj pa se vlagajo ogromna sredstva, tako iz podjetniških virov kot tudi državnih proračunov. Najhitrejši razvoj trenutno doživljajo v deželah Daljnega vzhoda, predvsem Japonski, Hong Kongu, Singapurju, Tajski, Avstraliji in Indoneziji. V Evropi, ki bo še nekaj časa vodilni kontinent, se močno uveljavljajo nekatere vzhodnoevropske države s svojimi prestolnicami (Praga, Budimpešta). V mednarodnih strokovnihi organizacijah ocenjujejo, da so trenutno v vzhodni Evropi tri najbolj obetajoče regije Češka, Madžarska in Slovenija. Čeprav število kongresov v Evropi in Severni Ameriki nezadržno narašča, pa vendar ti dve celini že nekaj let sorazmerno nazadujeta na račun “novih” destinacij na drugih celinah.. 2. Povzeto po: Peterlič 1998, 239-242, v Florjančič et al. 1998..

17 Slika 4: Razporeditov kongresov po celinah. Evropa - 59% Severna Amerika - 15% Azija - 13% Južna Amerika 6% Afrika - 5% Avstralija - 2%. Vir: Peterlič 1998, 241, v Florjančič et al. 1998.. Zanimiv je tudi podatek o številu udlelžencev, ki potrjuje trende preteklih let: največ je bilo prireditev v razredu 250 – 500 udeležencev in tako imenovanih “malih srečanj” z do 250 udeležencev. Samo 8% vseh prireditev je imelo več kot 2000 udeležencev (Radovič 2002, 2)..

18 3 3.1. OPREDELITEV LOGISTIKE Pojem in pomen logistike. Logistika je obširna in daljnosežna dejavnost, ki ima velik vpliv na življenjski standard v sodobni družbi. V vsakdanjem življenju niti ne pomislimo na različne logistične aktivnosti, ki so potrebne za normalen potek življenja, saj se marsikdo ne zaveda, da je od logistike odvisno ali bomo zjutraj lahko odšli v službo, če bo padal sneg, ali ne bo zmanjkalo elektrike, ali bo v lekarni na razpolago zdravilo, ki ga potrebujemo, ali bomo lahko kupili obleko, … (povzeto po Čižman 2002, 3). Veliki slovar tujk (2002, 674) opredeljuje pojem logistika kot:«vojaška veda, ki se ukvarja s preračunavanjem časa in prostora za taktične premike čet, oskrbovanjem enot z materialnimi sredstvi ter z vzdrževanjem in gradnjo vojaških objektov. Čižman navaja definicijo:«pojem logistika označuje področje vseh aktivnosti, ki so potrebne za management fizičnega toka materiala od dobaviteljev prek aktivnosti podjetja do končne uporabe materiala ali do potrošnika« (Čižman 2002, 3). Ogorelc definira logistiko kot:«logistika je proces upravljanja vseh dejavnosti, ki služijo za premikanje surovin, polproizvodov in gotovih proizvodov (tudi energije, informacij in ljudi) od dobaviteljev do podjetja, nato znotraj podjetja in vse do kupcev oziroma porabnikov.« Logistični sistem opredeljuje kot:«Logistika obsega vse tiste dejavnosti, ki se ukvarjajo z upravljanjem procesov prenosa (v prostoru in času) energije, materiala, proizvodov in ljudi. V sistem niso vključeni samo transportni procesi in procesi skaldiščenja, temveč celotno potekanje naročil, manipuliranje, pakiranje proizvodov,…(Ogorelc 1985a, 14). Logistika je znanstvena disciplina, ki se ukvaraja z iskanjem metod optimizacije tokov materiala, blaga, informacij, energije (in ljudi) s ciljem ustvariti največji ekonomski efekt (Mrnjavac 2002, 165; povzeto po Zelenika, R. i Pupovac 2000, 59-63). Bistvo sodobne logistične zasnove je, da obravnava procese transportiranja (premagovanje prostorskih razlik med krajem proizvodnje in porabe oz.med posameznimi fazami procesa proizvodnje), shranjevanja (premoščevanja časovnih razlik) in fizičnih manipulacij vidika celote proceov (Ogorelc 1985b, 13). Logistika postaja vse pomembnejša znanstvena disciplina, razvit logistični sistem pa pomemben razvojni dejavnik narodnega gospodarstva. Na to vplivajo zlasti naslednji dejavniki: zahteve tržišča (boljše zadovoljevanje potreb porabnikov), omejitve na nabavnem tržišču, naraščanje mednarodne menjave (in vključevanje oddaljenih tržišč), izreden porast števila novih proizvodov, rastoči stroški pretoka materiala (problem energije), uvajanje sodobnih transportnih sistemov in sistemov manipulacij itd. (Ogorelc 1985b, 13). Logistika mora torej zagotoviti ustrezno blago za pravega uporabnika na ustreznem mestu in ob pravem času ob tem pa zagotoviti čim nižje stroške..

19 3.2. Vloga logistike v gospodarstvu3. Logistika ima ključno vlogo v gospodarstvu iz dveh vidikov: 1. logistika predstavlja enega glavnih stroškov za podjetje in ima zaradi tega velik vpliv na ostale gospodarske aktivnosti in obratno. Z izboljševanjem učinkovitosti logističnih operacij logistika ogromno doprinese k učinkovitosti celotnega gospodarstva. 2. velik vpliv ima na številne gospodarske transakcije in je pomembna dejavnost, ki olajšuje prodajo vseh vrst blaga. Dodana vrednost je opredeljena s časovno in prostorsko oskrbo. Z ekonomskega vidka predstavlja oskrba vrednost ali uporabnost, ki jo ima predmet ali storitev pri izpolnjevanju želje ali potrebe kupca. Znane so štiri vrste oskrbe: oblikovna, lastniška, časovna in prostorska. 3.3. Vloga logistike v organizaciji4. Slika 5: Tržno – logistični koncept managementa. Zadovoljstvo kupca: dobavitelji vmesni kupci končni kupci. Skupno delovanje: Proizvod Cena Promocija (oglaševanje) Prostor (distribucija). Dobiček podjetja: Maksimiranje dobička za daljše obdobje. Nižji celotni stroški (pri ustreznem nivoju oskrbe kupca).. Vir: Čižman (2002, 20).. Na sliki 5 je prikazana povezava med logistiko in tremi kritičnimi elementi tržnega koncepta: zadovoljstvo kupca, skupno (integrirano) delovanje/sistemski pristop in ustrezen. 3 Povzeto po: Čižman (2002, 19). 4 Povzeto po: Čižman (2002, 19-23)..

20 dobiček podjetja (delniške družbe). Logistika igra ključno vlogo v vsakem od teh elementov na različne načine. Organizacija potrebuje sistemski pristop pri povezovanju predvidenih potreb tržništva s proizvodnjo kakor tudi z logistiko. Zadovoljstvo kupca je možno doseči le s skupnim delovanjem znotraj podjetja in v povezavi z dobavitelji in končnimi kupci. Pri tem je pomembno poudariti, da je središčni cilj organizacije maksimiranje donosnosti za daljše obdobje ali pa učinkovita uporaba proračunskih sredstev v javni upravi ali drugih neprofitnih organizacijah. Eden od ključnih načinov za dosego tega cilja je analiza stroškovnih mest, ki omogoča zmanjševanje celotnih stroškov aktivnosti znotraj organizacijskega sistema..

21. PRODUKT. REKLAMIRANJE (Promocija). CENA. PROSTOR/ NIVOJI OSKRBE KUPCA. STROŠKI ZALOG. TRANSPORTNI STROŠKI. KOLIČINSKI STROŠKI. STROŠKI SKLADIŠČENJA. STROŠKI OBDELAVE NAROČILA IN INFORMACIJSKI STROŠKI. Slika 6: Stroškovna mesta v tržništvu in logistiki. Vir: Čižman (2002, 21)..

22 Na sliki 6 je prikazan pregled stroškovnih mest, ki so potrebna pri povezavi med glavnimi elementi tržništva z logistiko. Glavni elementi tržništva, ki imajo vpliv na logistiko in obratno so proizvod, cena, promocija (oglaševanje) in prostor-nivoji oskrbe. Važnejše logisitčne aktivnosti, ki so povezane z materialnim tokom od mesta izvora do mesta odjema so: o oskrba kupca o management zalog o logistične komunikacije o rokovanje z materialom o obdelava naročil o embaliranje o sestavni deli in servisiranje o izbira lokacije skaldišča o naročanje o rokovanje z vrnjenim blagom o povratna logistika o promet in transport o skladiščenje.. 3.4. Logistični operater in njegova vloga. Logistični operater je registrirana pravna oseba, ki praviloma v svojem imenu in za svoj račun izvaja ali organizira izvajanje številnih logističnih aktivnosti v zvezi z manipuliranjem, prevozom, prenosom surovin, polproizvodov, gotovih proizvodov blaga in živih živali od točke izročitve (surovinska baza, skladišče, terminal, izvoznik itd.) do točke prejema (proizvajalca, skaldišča, kupca, uvoznika itd.), ob minimalmih vloženih sredstvih maksimalno zadovoljuje zahteve trga (kupca, uporabnika, potrošnika) oz.svojih nalogodajalcev ali partnerjev (Zelenika 2001, 419). Razvoj podjetniške logistike in njene racionalizacije je v veliki meri odvisen od logističnih specialistov in logističnih managerjev. Le-ti za učinkovito usklajevanje in odločanje potrebujejo ustrezne sposobnosti (izkušenost, logično-analitično razmišljanje, ustvarjalnost,.

23 sistemski pristop in kvantitativne sposobnosti), v katerih se ljudje med seboj razlikujejo. Pomembnost logističnih managerjev in specialistiov izhaja iz njihovih postopkov, ki imajo velik vpliv na odvijanje poslovanja logističnega podjetja. Logistični managerji so predvsem tisti, ki direktno komunicirajo s svojimi kupci in dobavitelji; poleg strokovnega znanja in izkušenj o špediciji prometa, zunanji trgovini, financah, bančnistvu, carini in podobno morajo imeti še soliden obseg znanja o poslovni komunikaciji. V mednarodnem transportu so operativni logistični specialisti pri opravljanju posameznih funkcij podjetja še posebej pomembni. Med najpomembnejšimi so nosilci prodajne funkcije in plasmaja logističnih storitev na nacionalnem in mednarodnem trzišču transporta in logističnih storitev posebej. Njihovo področje je trženje storitev. Operativni logistični specialisti so zadolženi za izvajanje posameznih funkcij v podjetju: nabava, prodaja, plasman proizvodov in storitev podjetja, oglaševanje in širše komuniciranje (promocijske aktivnosti). Med pomebnejše značilnosti in naloge logističnega operaterja bi lahko prištevali (Zelenika 2001, 418):. 3.5. •. potrebo po stalnem dvigovanju kvalitete intektualnega kapitala. To pravzaprav pomeni, da morajo logistični operaterji stalno investirati v znanje, sposobnosti svojih zaposlenih, kot so operativni in kreativni logistični managerji, operativni in kreativni logistični specialisti. Takšno investiranje je najbloj profitabilno, saj vemo, da se v znanje vložen kapital večkratno oplemeniti.. •. Potrebno je aktivno vključevanje v aktivnosti vseh vrst logisitk: proizvodno, trgovinsko, prometno oz.transportno, skladiščno in distribucijsko logistiko, logistiko zavarovalništva, marketinga in managementa itd. Daljše in bolj sestavljene so logistične verige, večji je pomen logističnih operaterjev, saj lahko v veliki meri vplivajo na zmanjšanje notranjih in zunanjih logističnih stroškov.. •. Potrebno je stalno prilagajanje poslovne politike zahtevam in potrebam uporabnikov logističnih storitev.. •. Potrebno je stalno prilagajanje organizacije poslovnega procesa zahtevam in potrebam uporabnikov logističnih storitev.. •. Potrebno je stalno prilagajati informacijski sistem potrebam aktivnih udeležencev v logističnih verigah.. Logistika v turizmu5. V turizmu moramo logistiko obravnavati v najširšem smislu. Če želijo vsi poslovni subjekti, ki v turizmu sodelujejo, poslovati z dobičkom, koristniki turistične destinacije pa 5. Povzeto po: Mrnjavac (2002, 167-183)..

24 uživati v kvalitetnem turističnem proizvodu, bi morala logistika planirati in organizirati tokove materiala, blaga, informacij, energije in ljudi. Logistika se ustvarja s posredovanjem elementov logističnih funkcij, katere so: o zunanji prevoz (promet), o notranji prevoz, o rokovanje z materialom in blagom, o upravljanje zalog. Temeljnji cilji logistike so: o obvladovanje prostora o obvladovanje časa. Obvladovanje prostora in časa se v logisitki ustvarja na upravljanju tokov materiala, polproizvodov, blaga, kapitala, znanja, informacij, energije od pošiljatelja do prejemnika. Specifičnost logističnega koncepta v turizmu je optimizacija tokov turistov na širšem zemljepisnem področju, do in od destinacije ter na samem področju destinacije. Obvladovanje prostora turističnih tokov se razporeja s prostornim razporedom emitivinih in receptivnih področij, katera so lahko med seboj zelo oddaljena. Od oddaljenosti, razpoložljivosti in razporeda prometne infrastrukture je odvisen izbor prometnih modalitet in organizacija prometnega procesa. Za optimiranje tokov, v funkciji turistične destinacije, so zančilni tudi tokovi odpada, energije in vode. Tokovi odpada in njihovo organiziranje postajajo vedno bolj značilni s porastom ekološke zavesti. Predpostavka za uspešno turistično storitev v destinaciji so tokovi energije in pitne vode. Ker so skozi turistično sezono potrebe po energiji in pitni vodi nekajkrat povečane, mora biti prepustna moč infrastrukture v skladu z temi potrebami. Ob organiziranju vseh tokov za potrebe turistične destinacije, je lahko obvladovanje časa izjemoma označeno z povečanjem hitrosti in še to v slučaju, kadar pride do neplaniranih okoliščin, naloge pa je potrebno izpeljat po planu. V turističnih podjetjih in podjetjih katerih poslovanje je vezano na turizem, je v času turistične sezone zelo pomembna funkcija nabave. Naloga nabavne funkcije je oskrba podjetij z materialom, blagom in storitvami ob pravem času na pravem mestu in na najprimernejši način..

25 Tako nabavna funkcija, z vidika mikrologistike turističnega podjetja, mora: •. zagotoviti, da bo predmet nabave na razpolago ob točno določenem času, saj proizvodnja turističnih storitev ne sme trpeti;. •. poskrbeti, da bo predmet nabave, na primeren način, uskladiščen v skladišču nabavne funkcije ali drugem najetem skladiščnem prostoru;. •. z realizacijo dogovora o nabavi doseči, ba bo predmet nabave primerne kvalitete in da bo cena in ostali ekonomski pogoji nabave, znotraj sprejemljivih meja.. Makrologistični koncept, s katerim se definirajo optimalni tokovi na področju turistične destinacije, lahko v minimalni meri korigira fizični tok in tovor, ter mesto skladiščenja na področju destinacije. Ampak te spremembe so relativno male in nimajo večjega vpliva na realizacijo ciljev nabave. V turističnih podjetjih je zelo značilno planiranje nabave, katero je potrebno osnovati na pričakovanih turističnih gibanjih. Ob tem je zmerom potrebno upoštevati časovno rezervo, saj se lahko zgodi, da pride ob velikih turističnih konicah do zastojev v prometu, turistične storitve pa ne odobravajo časovnih odstopanj. Zato se lahko zgodi, da bodo med turistično sezono potrebne večje zaloge, še posebej ko so pričakovani zastoji v prometnih tokovih proti destinaciji ali pa, ko se posluje z dobaviteljem, ki je od kraja destinacije zelo oddaljen in zaradi zahtevnega prometnega procesa ne moremo z sigurnostjo računti na realizacijo časovne dinamike nabave. Da bi zmanjšali rizik nepravočasne dostave, je zelo pomemben pravilen izbor dobavitelja. Dobavitelj mora biti v stanju zagotoviti nekajkrat večjo količino materiala in blaga v krajšem časovnem obdobju, zahtevane kvalitete in jo dostaviti ob dogovorjenem času na dogovorjeno mesto. Pri mikrologističnem vidiku je pomembno dimenzioniranje zalog. V nobenem primeru ne smejo biti prenesene v naslednjo turistično sezono, razen če je rok trajanja prehrambenih izdelkov omejen. Cilj optimizacije zalog so najmanjši stroški dobave, skladiščenja in ostalih poslov nabave. Velikost zalog narekujeta dve nasprotni zahtevi: •. zahteva sigurnosti – kontinuirano dobavljanje proizvodnje turističnih storitev,. •. zahteva ekonomičnosti – minimiziranje skupnih stroškov.. •. Točka sigurnosti je tem večja, čim večja je zaloga, medtem ko so skupni stroški tem manjši, čim manjša je zaloga. Na usklajevanje teh dveh nasprotnih si zahtev vplivajo: 9 vrsta turistične storitve – masovna ali posamezna;.

26 9 število in značilnosti dobaviteljev; 9 pogoji izročitve materiala, blaga in storitev 9 prostorska oddaljenost dobavitelja 9 kapaciteta skladišča 9 potreba, da blago s tem ko stoji, pridobiva na kakovosti 9 sigurnost izročitve in drugo. Minimalna zaloga je majmanjša količina materiala in blaga, pri kateri je proizvodnja še mogoča. Maksimalna zaloga je največja količina materiala in blaga, pri kateri je proizvodnja še ekonomična. Potrebno je težiti k optimalni zalogi, ki nam omogoča proizvodnjo z najnižjimi stroški. Da bi se določila optimalna zaloga, je potrebno kontinuirano slediti stanje zalog, pri čemer je vloga informacijsko računalniškega sistema zelo pomembna. V proizvodnji turističnih storitev ima vsaka prekomerna zaloga za posledico povečanje stroškov. Nasprotno temu pa vsak manjko v zalogi privede do zastoja v proizvodnji turističnih storitev. Zaradi tega in tudi zaradi sezonske karakteristike turizma, je potrebno dimenzioniranju zalog in določanju optimalne zaloge nameniti veliko pozornosti..

27 4. PREDSTAVITEV ORGANIZATORJEV KONGRESOV IN LOGISTIKE PRI ORGANIZIRANJU KONGRESOV. Organizatorji kongresov se med seboj razlikujejo. Poznamo več vrst organizatorjev kongresov: •. Agencije za organiziranje kongresov (kot primer lahko navedem agencijo Kompas, ki se poleg organizacije potovanj ukvarja tudi z organiziranjem kongresov);. •. Kongresni center, ki nudi poleg organizacije tudi lastne dvorane za prirejanje kongresov (Cankarjev dom v Ljubljani);. •. Kongresni center, ki nudi organizacijo kongresov v lastnih kapacitetah, ki so potrebne za potekanje kongresa – dvorane, hotelske sobe, restavracije,… (hotel Habakuk). Agencija za organizacijo kongresov Kompas6. 4.1. Oddelek Kongresno poslovni center turističnega podjetja Kompas d.d. deluje kot profesionalni kongresni organizator, ki skrbi za organizacijo in izvedbo majhnih srečanj, seminarjev kot tudi do velikih mednarodnih konferenc z več kot tisoč udeleženci, najrazličnejših svečanih ter družabnih dogodkov, tekmovanj, motivacijskih potovanj in team builing programov. Sledijo aktualnim trendom na mednarodnem kongresnem trgu. So člani ene izmed največjih mednarodnih organizacij ponudnikov kongresnih storitev ICCA in novega slovenskega kongresnega urada. Kot največja turistična agencija v Sloveniji svojim naročnikom zagotavljajo dobre pogoje in odličen servis, predvsem pa, kar se zdi najpomembnejše, enega sogovornika za cel dogodek. Njihovo načelo je, da vedno delujejo po meri naročnikov, ki lahko prihajajo iz podjetij, organizacij, vladnih institucij ali drugih ustanov. Vse storitve prilagodijo budgetu, ki ga ima naročnik na voljo za izpeljavo dogodka, ob tem pa zagotavljajo profesionalno izvedbo. Ponudba temelji na celoviti paleti storitev, ki omogočajo naročniku uspešno izvedbo kongresnih in drugih poslovnih srečanj. Organizacijo lahko prevzamejo v celoti (izvedba na ključ) ali po segmentih:. 6. •. Z naročnikom sodelujejo pri pridobivanju kandidature;. •. Zagotavljajo izvedbo, admministrativno in finančno vodenje dogodka;. •. Sprejemajo prijave in plačila udelenžencev (na voljo imajo on-line prijavo);. •. Poskrbijo za potrebno tehnično opremo ter osebje;. Povzeto po: www.kompas.si/poslovni gostipredstavitev.asp.

28 •. Urejajo hotelsko namestitev za udeležence;. •. Organizirajo in urejajo rezervacije za vse prevoze (letala, avtobusi, osebna vozila);. •. Organizirajo družabni, svečani (gala) in turistični program. •. poskrbijo za celostno grafično podobo dogodka in vse publikacije, trženje in promocije prireditve.. Kongresna agencija Cankarjev dom (CD)7. 4.2. Kongresna agencija CD je profesionalni organizator kongresnih in drugih prireditev. Pri pripravi prireditve lahko poskrbijo za celoten dogodek od ideje do izvedbe. Na željo prireditelja so lahko tudi partner, ki najbolje obvlada posamezne prireditvene storitve. Ekipa kongresne agencije Cankarjev dom je vrhunsko in strokovno usposobljena. Številne izkušnje, izobraževanja in svetovne izmenjave so temelj izjemne pristojnosti za načrtovanje in izvedbo vseh vrst prireditev – v celoti, od ideje do končne analize uspešnosti dogodka; ali delno s posameznimi storitvami, kot so npr.: •. splošno kongresno vodenje;. •. svetovanje pri upravljanju proračuna prireditve in/ali finančno vodenje prireditve;. •. tehnična organizacija in izvedba prireditve;. •. promocija prireditve in odnosi z javnostjo;. •. priprava strokovnih publikacij;. •. načrtovanje udeležbe, kontaktiranje/registracija udeležencev in njihova namestitev;. •. organizacija prevozov in spremljevalnih turističnih storitev;. •. organizacija družabnega programa in gostinskih storitev;. •. organizacija razstav;. •. najem tehnične opreme in raznovrstnih storitev, potrebnih za vrhunsko ivzvedbo prireditve.. V kongresni agenciji Cankarjev dom vsaki prireditvi zagotovijo ustrezen prostor za vrhunsko izvedbo. Na voljo imajo prostore Cankarjevega doma, v sklopu katerega so nekatere najodličnejse dvorane v Sloveniji, hkrati pa zagotavljajo zakup in popolno izvedbo znanih prireditvenih središč po vsej Sloveniji.. 7. povzeto po: www.cd-cc.si/_cankarjev_dom/prvastran/informacije.php?id-htmlji=41.

29 4.3. Kongresni center hotel Habakuk8. Kongresni center hotela Habakuk se razteza na 1.600 kvadratnih metrih, šest različnih dvoran sprejme 830 udeležencev. Posamezne dvorane je moč med seboj tudi združevati ali ločevati s pregradnimi stenami. Dodatno je na voljo še diplomatski klub s tremi elegantno opremljenimi saloni, ki so namenjeni diplomatskim in poslovnim srečanjem ter tiskovnim konferencam na najvišji ravni. Kongresni center Habakuk razpolaga z: 9 večnamenskimi prostori, z možnostjo predelave v konferenčne ali razstavne prostore z zvočno izoliranimi montažnimi predelnimi stenami; 9 diplomatskim klubom z dvema sobama za 20 + 10 oseb; 9 štirimi delovnimi prostori za organizatorje (pisarne in manjša skladišča); 9 vse dvorane so klimatizirane ter opremljene z avdio-vizualno opremo; 9 v vseh dvoranah je možna izvedba simultanega prevajanja. Kongresni center Habakuk poleg vseh ostalih dejavnosti, ki jih izvajata tudi Cankarjev dom in agencija Kompas, nudi tudi: o nočitve za udeležence kongresa; o restavracije; o izvajajo tudi catering.. 8. povzeto po: www.termemb.si/index.php?table_id=14&row_id=123.

30 Slika 7: Kapacitete dvoran Kongresnega centra Habakuk. Vir: www. termemb.si. 4.4. Logistika pri organiziranju kongresov. Pri organiziranju kongresa je zelo pomembna dobra logistična organiziranost, saj nam le-ta omogoča nižje stroške. Kot primer bom navedla pripravo pogostitve v kongresnem centru hotela Habakuk, pri čemer mi je pomagala prodajna managerka hotela Habakuk ga.Vesna Goričan.. 4.4.1. Primer logistike pri organiziranju kongresov ob pripravi pogostitve. Naročnik kongresa sporoči, da bi imeli za večerjo gobice v vinski omaki. Prodajni manager sporoči v kuhinjo glavnemu kuharju, da želijo na določen datum ob določeni uri, gostje imeti za večerjo gobice v vinski omaki. Ker so za pripravo te jedi potrebne sveže gobice in jih v skladišču za kuhinjo ne smejo hraniti več kot 24 ur, je pomembno da glavni kuhar poskrbi za nabavo svežih gobic pravočasno..

31 Tukaj je zelo pomembno, da ima kuhar kvalitetnega dobavitelja, kateremu lahko zaupa. Kuhar nato dobavitelju sporoči, da potrebuje določeno količino določene vrste gobic najboljše kvalitete ob točno določenem času. Dobavitelj nato dostavi dogovorjeno količini in kvaliteto gobic ob dogovorjenem času v hotel Habakuk, kjer jih shrani v skladišču ob kuhinji tako doglo, dokler jih ne bo portreboval za uporabo. Ker je večerja predvidena ob točno določenem času, je zelo pomembno, da je jed pripravljena pravočasno. V hotelu Habakuk pripravljajo jedi v centralni kuhinji, ki pa je nekoliko oddaljena od pogostitvene dvorane. Zato imajo ob pogostitveni dvorani pripravljeno priročno kuhinjo. Jed, ki je pripravljena do določene stopnje nato pravočasno dostavijo po najkrajši poti v priročno kuhinjo, kjer jo nato pripravijo do konca. Ko je jed pripravljena do konca, jo je ob točno določenem času potrebno servirati udeležencem kongresa. Tudi tukaj je pomembno, da jed servirajo po najkrajši poti in po določenem zaporedju, da ne pride do zmede in da ne izgubijo preveč časa. Do te točke so bila logistična dejanja naslednja: 9 sporočilo prodajnega managerja kuharju, 9 kuharjevo naročilo dobavitelju, 9 dostava gobic ob dogovorjenem času na dogovorjeno mesto, 9 dostava hrane, ki je bila pripravljena do določene stopnje, iz centralne kuhinje v priročno kuhinjo, 9 serviranje hrane. Pri vsem tem pa je pomemben tudi kontroling. Zelo pomembno je, da večkrat prekontrolirajo ali stvari potekajo kot bi morale, ali je hrana ob določenem času na določenem mestu in podobno. Če ne bi bilo dobre logistične organiziranosti, bi lahko prišlo da zamude pri pogostitvi, kar pa bi tudi vplivalo na potek kongresa. Zaradi več potrebnega časa, bi se tudi skupni stroški povečali.. 4.4.2. Primer logistične organiziranosti z informacijskim sistemom kot podpora kongresnim storitvam9. Pri organizaciji kongresa gre za ogromno število podatkov, saj se posameznega kongresa lahko udeleži tudi do nekaj tisoč udeležencev. Udeleženci se prijavljajo na najrazličnejše načine: po telefonu, faksu, pošti in elektronski pošti. Tako težava lahko nastane v tem, da 9. povzeto po: http://mojmikro.si/articles/36_37_slo_informatika.pdf.

32 je potrebno zbrati in urediti vse pridobljene prijave, udeležencem pa poslati vse potrebne dokumente na primer potrditev prijave in nastanitve. Učinkovita organizacija kongresa zahteva ogromno časa, predvsem zaradi velike količine in sprotnega spreminjanja podatkov o udeležencih. Tako so v podjetju Kompas d.d. za podporo izvajanju kongresne dejavnosti namestili program Kongresi podjetja Kompas Xnet. Kompas Xnet je prepoznaven ponudnik hotelskih informacijskih sistemov, svojo podporo pa je razširil tudi na podporo kongresni dejavnosti. V podjetju so razvili program Kongresi, ki ponuja celovito programsko podporo pri organizaciji kongresov, vodenju spremljevalnih dejavnosti, udeležencev, spremljevalcev in predavateljev ter nastanitev in pri spremljanju stroškov. Program Kongresi je tri ravenska aplikacija vrste odjemalec/strežnik, ki deluje v Microsoftovem okolju. Program je izdelan kot samostojna aplikacija in se v osnovi ne povezuje z drugimi sistemi v podjetju kot so na primer poslovni informacijski sistem, hotelski informacijski sistem ali podsistemi za vodenje spremljevanih dejavnosti. Ker za povezavo s podatkovnim strežnikom oziroma z zbirko podatkov uporablja spletne storitve, je aplikacijo možno enako učinkovito uporabljati bodisi v krajevnem omrežju bodisi oddaljeno prek internetne povezave. Za primerno stopnjo varnosti skrbijo spletni servisi..

33 Slika 8: “Čarovniki”programa Kongresi v Kompas X netu.. Vir:http:mojmikro.si/articles/36_37_slo_informatika.pdf. Program Kongresi sestavljata čelni in zaledni del, s čimer omogoča učinkovito delo organizatorjem, na drugi strani pa ponuja vedno sveže informacije za udeležence, ki se lahko prek spletnih strani sami prijavljajo na kongrese ali druge prireditve. Kot zaledna aplikacija omogoča prirediteljem, da s pomočjo “čarovnikov” napolnijo zbirko podatkov o posameznem kongresu. Vnašajo se podatki o samem kongresu kot so lokacije, kotizacije in vrste udeležencev, o dejavnostih ter hotelskih nastanitvah, med njimi tipi, ceno in število sob. Podatki se nato enostavno objavijo na kongresni spletni strani, pri čemer se prirediteljem ni potrebno ubadati z načinom spletne predstavitve podatkov, saj zato poskrbi program. Kongresna stran je namenjena objavi osnovnih informacij in prijavi za udeležence kongresa. Ti se tako na kongres lahko prijavijo popolnoma samostojno pri čemer si lahko izberejo nastanitev in dejavnosti, ki se jih želijo udeležiti. Ob prijavi program udeležencu samodejno pošlje elektronsko poštno sporočilo z unikatnim geslom. Udeleženec lahko s.

34 pomočjo prejetega gesla spreminja in dopolnjuje svoje podatke – seveda le do začetka kongresa. Na drugi strani pa lahko prireditelji sproti osvežujejo zbirko podatkov. Na voljo imajo tudi že pripravljene vzorce potrditev povezane z zbirko podatkov o kongresu in seznamom prijavljenih, ki jih lahko hitro obveščajo o registraciji, nastanitvi in stroških. Program uporabnikom ponuja vrsto preglednih seznamov. S tem omogoča hitro izdelavo prilog za udeležence, spremljevalce in novinarje ter seznamov nastanitev po sobah in hotelih, udeležencev različnih spremljajočih dejavnosti, za prevoz udeležencev z letališča in nanj ali na železniško oziroma avtobusno postajo. Zaradi uporabe spletnih storitev podpira program tudi oddaljeno delo prek protokola HTTP, ob tem pa lahko v primeru, ko na lokaciji, kjer se izvaja kongres, ni internetnega dostopa, pripravi “offline” kopijo zbirke podatkov o kongresu in jo prenese v uporabnikov prenosni ali namizni računalnik. Uporabnik lahko tako vedno na oddaljeni lokaciji spreminja in dodaja podatke, ob vrnitvi v podjetje pa se ti s klikom na gum osvežijo oziroma uskladijo s podatki v glavni zbirki. Bistvena prednost programa Kongresi je v tem, da udeležencem omogoča prijavo prek spleta, kar zmanjša obseg ročnega vnosa podatkov in sicer za približno 80%. Člani projektnih skupin se tako lahko bolj posvetijo organizacijskim nalogam kot so priprava prizorišča, organizacija namestitev in prevozov, ter drugih storitev, ki spremljajo kongrese. Poleg tega v zbirki podatkov hranijo podatke o udeležencih preteklih kongresov oziroma prireditev, kar še dodatno olajša delo, saj se marsikateri udeleženci prijavijo na kongres večkrat..

35 5. SKLEP. Namen diplomskega dela je bil predstaviti kongrese in pomen kongresov ter kongresnega turizma za državo ter analizirati logistične storitve, ki postajajo vse bolj pomemben del oragiziranosti kongresov. Glede na zastavljene cilje raziskave smo ugotovili, da je kongresna dejavnost zelo dobrodošla in pomembna dejavnost saj učinki le-te ugodno vplivajo na državo. Kot smo ugotovili so nekateri izmed najpomembnejših učinkov kongresne dejavnosti dopolnjevanje oz.podaljšanje glavne poletne turistične sezone; izgradnja kapacitet, ki so potrebne za mednarodne sestanke in preoblikovanje mesta v kongresno mesto – kasneje lahko te kapacitete uporabljajo tako turisti kot prebivalci; potrošnja kongresnih udeležencev pa daje dobre finančne učinke kongresne dejavnosti. Velike prireditve, kongresi in mednarodna srečanja privabijo veliko bodočih turistov. Udeleženci imajo priložnost spoznati turistično in ostalo ponudbo mesta in njegove okolice. Njihove sodbe o obiskanih kongresnih mestih, njihovi ponudbi in o tem, kako so bili sprejeti, so zelo odmevne pri družini, prijateljih, v družabnih krogih in v javnosti. Promocija se širi od ust do ust in znano je, da dober glas seže v deveto vas. Eden izmed zastavljenih ciljev tega diplomskega dela je bil tudi opredelitev logističnih storitev s poudarkom na storitvenem sektorju, kjer smo ugotovili, da mora logistika zagotoviti ustrezno blago za pravega uporabnika na ustreznem mestu in ob pravem času ob tem pa zagotoviti čim nižje stroške. Za turizem pa velja, da je potrebno logistiko obravnavati v najširšem smislu saj mora planirati in organizirati tokove materiala, blaga, informacij, energije in ljudi, če želijo vsi poslovni subjekti, ki v turizmu sodelujejo, poslovati z dobičkom, koristniki turistične destinacije pa uživati v kvalitetnem turističnem proizvodu. Ker pa organiziranje takšnega velikega dogodka kot je kongres, ki je lahko tudi mednarodne narave in na katerem se lahko zbere tudi do več sto oziroma več tisoč ljudi, ni mačji kašelj, so se vzpostavila oziroma ustanovila podjetja psecializirana za to področje. Tako poznamo več vrst organizatorjev kongresov: agencije za organiziranje kongresov, kongresni centri, ki nudijo poleg same organizacije tudi lastne dvorane za prirejanje kongresov in pa kongresni centri, ki nudijo organizacijo kongresa v lastnih kapacitetah, ki so potrebne za potekanje kongresa (hotelske sobe, restavracije, kongresne dvorane,...). Pri organiziranju kongresa je zelo pomembna dobra logistična organiziranost zato smo v raziskavi izpostavili dva zelo različna primera le-te. Prvi primer se je nanašal na primer gostinske pogostitve. Ta primer smo izpostavili zato, saj se mnogokrat pozabi, da je del dobro uspelega kongresa tudi primerna in uspešno izpeljana pogostitev in da je za pripravo le-te potrebnih več stopenj, ki morajo biti dobro organizirane. Učinkovita organizacija kongresa zahteva ogromno časa, predvsem zaradi velike količine in sprotnega spreminjanja podatkov o udeležencih. Težava lahko nastane v tem, da se na kongres lahko prijavi zelo veliko število udeležencev (tudi do več tisoč). Tako je potrebno zbrati in obdelat zelo veliko število podatkov, ki pa se pred pričetkom kongresa lahko tudi večkrat spremenijo, prijavljenim udeležencem pa je potrebno posredovati vso potrebno dokumentacijo..

36 Ker se udeleženci lahko prijavljajo na različne načine kot so telefon, faks, elektronska pošta in pošta, se lahko dokaj hitro zgodi da pride do velike zmede. Tako je tudi v tem primeru dobra logistična organiziranost ključnega pomena, ki pa so jo v podjetju Kompas učinkovito rešili z uvedbo novega programa “Kompas X net” ki ponuja celovito programsko podporo pri organizaciji kongresov, vodenju spremljevalnih dejavnosti, udeležencev, spremljevalcev in predavateljev ter nastanitev in pri spremljanju stroškov. Kongresna dejavnost je zelo dobrodošla dejavnost v vsaki državi in brez dobre logistične organiziranosti je izvedba kvalitetnega kongresa nemogoča..

37 POVZETEK V diplomskem delu je prikazano, da sta področje logistike in področje kongresov med seboj zelo povezana. Predstavljeni so kongresi, kongresni učinki za državo ter v katerih državah se kongresi najpogosteje organizirajo. Govora je tudi o logistiki in logističnem operaterju ter njegovi vlogi. Kongresi prinesejo pozitivne rezultate tako podjetju in posamezniku, ki se le-teh udeležuje, kakor tudi mestu, regiji in državi v kateri kongres poteka. Zato je zelo pomembno, da je organizacija odlično izpeljana brez večjih napak, ki bi ovirale normalen in nemoten potek srečanja. Ker se teh srečanj udeležujejo veliki poslovneži oziroma tako imenovani »decision makers«, je potrebno poskrbeti za kvalitetne priprave, organizacijo in izvedbo. K organiziranju zelo veliko doprinese primerna in natančna logistična organiziranost pa naj gre to le za manjše nacionalno srečanje z nekaj deset udeleženci ali za večji mednarodni kongres, katerega se mnogokrat udeleži več sto udeležencev. Poznamo več organizatorjev kongresov, ki so lahko zelo različni. Prvi pomagajo pri organiziranju kongresa, drugi nudijo tudi dvorane v katerih bo potekal kongres. Poznamo pa tudi take, ki nudijo poleg organiziranja in lastnih dvoran tudi lastna prenočišča in restavracije. Nekateri organizatorji kongresov so izboljšali svoje delo in uvedli informacijski sistem kot podporo kongresnim storitvam in s tem še izboljšali logistično organiziranost. Ključne besede: kongres, kongresni center, kongresni turizem, ponudba, učinki kongresne dejavnosti, logistika, logistika v turizmu, Cankarjev dom, Kompas d.d., Kongresni center Habakuk, Kompas X net. ABSTRACT The thesis is presenting that the sphere of logistics and the sphere of congress is interactive strongly connected. It presents what is congress, which are the outputs of an congress for the country and which are the countries that organize congresses most often. The thesis is also talking about logistics, operator of logistics and his role. A congress is not positive only for the companies and the attending individuals but also for the city, the region and the country in which the congress is held. Therefore it is of great importance that the congress is carried out without any major mistakes. Since many important businessmen, who could also be referred to as the “decision makers”, often attend such meetings, the congress should be prepared, organised and carried out in a quality manner. Accurate logistic arrangements are a very important part of a well organised congress, either for a smaller national meeting with only ten participants or for an international congress with a hundred or more participants..

38 There are known more organizors of congresses, which can be very diverse. There are such who help to organize the congress, the other once are not only helping to organize but they aslo offer their own convention halls. We know aslso such organizers who are offering as much as the other two plus their own accommodation and restaurants. Some of the organizors have improoved their work with information system which serves as a support for the congress services. With this system they have improoved their logistics organization. Key words: congress, congress centre, congress tourism, an offer, the effects of the congress activity, logistics, logistics in tourism, Cankarjev dom, Kompas d.d, Kongresni center Habakuk, Kompas X net..

39 VIRI IN LITERATURA 1. Čižman, Anton. 2002. Logistični management v organizaciji. Kranj: Moderna organizacija. 2. Florjančič, Jože et al. 1998. Management v turizmu 2. Kranj: Moderna organizacija. 3. Florjančič, Jože et al. 1997. Management v turizmu. Kranj: Moderna organizacija. 4. Franić, Augustin. 1977. Međunarodni kongresni turizam. Dubrovnik: Privredna komora za dalmaciju. 5. Goričan, Vesna. Prodajni manager v hotelu Habakuk 6. IACC - International Association of Congress Centres. (2006). The Congress Industry: What Have We Learned. [online]. Available:http://www.aipc.org/en/wnewart/cong_indu.pdf [15.4.2006]. 7. Kompas d.d. 2005. Kongresno poslovni center. [online]. Available: www.kompas.si/poslovnigostipredstavitev.asp [15.4.2006]. 8. Kongresni center Cankarjev dom. (2006). Kongresna agencija cd. [online]. Available:www.cdcc.si/_cankarjev_dom/prvastran/informacije.php?id_htmlji=41[1 4.4.206]. 9. Kongresni center Habakuk. 2006. Kongresni center Habakuk. [online]. Available: www.termemb.si/index.php?table_id=14&row_id=123 (15.4.2006). 10. Lebar. Maj, 2002. Revija Kapital. 11. Mrnjavac, Edna. 2002. Promet u turizmu. Opatija: Fakultet za turistički i hotelski manadžment. 12. Ogorelc, Anton. 1985. Logistika. Maribor: Visoka ekonomsko-komercialna šola. 13. Ogorelc, Anton. 1985. Organiziranje in upravljanje transportnih in drugih logističnih procesov in sistemov. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta. 14. Pečar, Karolina. Marec, 2006. Revija Kapital. 15. Planina, Janez. 1992. Ekonomika turizma. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 16. Radovič, Tatjana. Št.57-58, 2003. Turizem, časopis za management in trženje v turizmu. 17. Slovar slovenskega knjižnega jezika. Ljubljana: Državna založba Slovenije, 2002. 18. STO - Slovenska turisticna organizacija. 2006.Kongresi in srecanja. [online]. Available: www.slovenia-tourism.si [20.4.2006]. 19. Veliki slovar tujk. Ljubljana: Cankarjeva založba, 2002. 20. Zelenika, Ratko. 2001. Prometni sustavi: tehnologija-organizacija-ekonomikalogistika-manadžment. Rijeka: Ekonomski fakultet u Rijeci. 21. Žorž, Jaka. November, 2004. Revija Moj mikro. [online]. Available: http:mojmikro.si/articles/36_37_slo_informatika.pdf [14.7.2006]..

40 SEZNAM SLIK Slika 1 : Kongresna dvorana kongresno-turističnega centra Habakuk . ..................... 13 Slika 2: Pregled pogostosi organiziranja prireditev........................................................15 Slika 3: Neposredni finančni učinek vzorčnega kongresa ............................................. 17 Slika 4: Razporeditov kongresov po celinah....................................................................17 Slika 5 : Tržno – logistični koncept managementa……………………………………..19 Slika 6: Stroškovna mesta v tržništvu in logistiki………………………………………21 Slika 7: Kapacitete dvoran Kongresnega centra Habakuk ........................................... 30 Slika 8: “Čarovniki”programa Kongresi v Kompas X netu. ........................................ 33.