45
OPERASIONAL
4.1 Sistem Operasional
Widestore melakukan pengoperasian penawaran produk dengan menggunakan website yang berdomain www.widestoreindo.com yang akan beroperasi selama 24 jam untuk menjangkau konsumen dimana dan kapan saja. Untuk sarana pengoperasian website, layanan, dan penyimpanan persediaan, Widestore menggunakan bangunan yang berlokasi di Jl. Cakrawijaya 1 no i-15 Komplek Diskum AD, Cipinang Muara. Alasan Widestore memilih lokasi tersebut dikarenakan tempat gudang penyimpanan persediaan yang cukup luas, dekat dengan perusahaan jasa pengiriman produk, dan memiliki koneksi internet yang cepat.
Widestore memfokuskan pada penjualan online dikarenakan kepraktisan dan kemudahan dalam berbelanja yang akan digunakan Widestore terhadap konsumen. Pada saat ini, sarana transaksi sudah tidak dibatasi oleh tempat dan waktu, sehingga perusahaan diminta untuk lebih menyediakan produk dan jasa secara instan demi memenuhi keinginan konsumen. Perkembangan jaman yang kian modern terus membuat konsumen cenderung memiliki gaya hidup yang lebih efisien dalam waktu, biaya, dan tenaga. Dengan adanya perubahan tersebut maka Widestore memanfaatkan peluang yang ada dalam peralihan jaman. Tanpa menutup kemungkinan tercapai nya visi yang telah perusahaan tetapkan, Widestore akan membuka outlet untuk menunjang inovasi yang terus dikembangkan dalam lingkup bisnis ini.
4.1.1 Sistem Operasional Website
Website adalah salah satu sistem Widestore untuk menjangkau konsumen terhadap produk yang ditawarkan, akan tetapi pada dasarnya website menjadi sistem utama Widestore untuk sarana pemasaran dan penjualan, dikarenakan berbagai sistem lain seperti email dan media sosial hanya digunakan untuk berkomunikasi lebih baik dengan konsumen dan membuat mereka mengunjungi website Widestore. Situs www.widestoreindo.com. beroperasi selama 24 jam penuh selama seminggu sehingga konsumen dapat melihat dan mengetahui produk yang Widestore jual setiap harinya.
4.1.2 Sistem Operasional Email Dan Media Sosial
Widestore menggunakan email dan berbagai media sosial dalam memasarkan produknya dikarenakan agar dapat lebih berinteraksi dan tetap berhubungan dengan konsumen. email dan media sosial juga digunakan untuk membantu Widestore dalam berkomunikasi dan menjaring para supplier pemilik merek yang telah atau akan berkerja sama dengan pihak Widestore.
Dalam pelaksanaannya, Widestore menggunakan email dan beberapa jenis layanan media sosial yaitu, Twitter,
Facebook, Instagram, Forum Kaskus, Blackberry Messanger dan Whats app Messanger. Jangka waktu pengoperasian tiap
media sosial tidaklah sama, melainkan tergantung fungsi dari jenis media sosial itu sendiri. Layanan media sosial akan
dicantumkan pada website Widestore agar lebih memudahkan semua pihak jika memiliki kepentingan dengan pihak Widestore, seperti keluhan konsumen tentang produk yang Widestore jual dan sebagainya. Berikut adalah spesifikasi pengoperasian untuk email dan tiap jenis media sosial yang Widestore terapkan.
Tabel 4.1 Sistem Operasional Email dan Sosial Media JENIS : WAKTU
PENGOPERASIAN
KONSUMEN SUPLIER
Email Fleksibel digunakan bagi konsumen yang telah membeli produk dari Widestore. Pihak Widestore akan terus melakukan update tentang produk yang Widestore tawarkan dalam website dengan mengirimkan catalog dan lookbook terutama untuk produk-produk baru. Widestore juga dapat mengirimkan invitation secara personal jika memiliki event atau
garage sale.
Digunakan untuk menerima rincian data dan catalog dari pihak supplier yang ingin bekerja sama dengan pihak Widestore.
Untuk lebih memiliki ikatan terhadap konsumen, Widestore juga mengirimkan ucapan kepada setiap konsumen yang sedang berulang tahun.
Table kritik dan saran juga akan Widestore berikan sewaktu-waktu jika Widestore ingin menilai atas hasil kinerja yang telah dilakukan.
Twitter Fleksibel Digunakan untuk
memberikan informasi, berita, update produk secara umum.
-
Facebook Fleksibel Digunakan untuk
memberikan informasi dan update produk dalam bentuk catalog dan
lookbook
Instagram Fleksibel Digunakan untuk
menampilkan catalog dan
lookbook terbaru dari -
pihak Widestore. Forum
Kaskus (belum beroperasi)
fleksibel - Digunakan untuk
menjaring para pemikin merek yang ingin menawarkan produknya kepada konsumen, Widestore akan membuat forum tentang konsep wadah ini dan pemilik merek dapat sharing dan berdiskusi dengan pimilik merek lain dan juga pihak Widestore
Blackberry Messanger
24 jam Digunakan untuk
berinteraksi langsung dengan pihak konsumen.
Digunakan untuk berinteraksi langsung dengan pihak supplier Whats app Messanger
24 jam Digunakan untuk
berinteraksi langsung dengan pihak konsumen.
Digunakan untuk berinteraksi
pihak supplier.
*Sumber : Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
4.2 Sistem Membership Dan Belanja Konsumen
Konsumen dapat melakukan pembelian melalui website dengan melakukan registrasi terlebih dahulu. Setelah data mereka telah tersimpan dalam database Widestore, konsumen dapat melakukan login dan dapat berbelanja. Membership dapat diterima konsumen setelah berbelanja kumulatif selama 6 bulan minimal RP. 1.000.000. Pihak Widestore akan otomatis memberikan kartu membership yang dapat konsumen pergunakan selama setahun. Berikut adalah langkah dan ketentuan yang dapat dilakukan konsumen untuk berbelanja pada website Widestore :
1. Konsumen dapat terlebih dahulu melakukan login pada www.widestoreindo.com
2. Konsumen dapat memilih produk dari pilihan kategori atau brand. 3. Konsumen dapat mengklik produk yang telah dipilih dan mengklik ukuran dan jumlah barang sesuai dengan keinginan.
4. Setelah itu, konsumen dapat meng klik “add to bag”lalu produk pun tersimpan didalam “my cart”dan konsumen pun dapat melanjutkan berbelanja seperti langkah sebelumnya
5. Jika konsumen telah selesai dan ingin melakukan pembayaran, konsumen dapat melakukannya dengan meng klik “check out” di dalam “my cart”. 6. Jika konsumen lupa melakukan login terlebih dahulu, Widestore akan mengarahkan mereka untuk melakukan login setelah konfirmasi pada saat
“check out”.
7. Setelah itu konsumen akan diminta memilih metode pembayaran, saat ini metode pembayaran widestore masih sebatas bank transfer.
8. Setelah melakukan pembayaran, konsumen diminta melakukan konfirmasi dengan mengirim bukti transaksi ke email maupun sarana Widestore lainnya.
9. Lalu Widestore akan melakukan konfirmasi kembali kepada email konsumen dan barang akan dikirim oleh pihak Widestore secepatnya.
10. Kesalahan pengisian form adalah tanggung jawab konsumen dan Widestore siap mendampingi konsumen dengan mencantumkan nomer yang bisa dihubungi untuk permasalahan dan pertanyaan konsumen didalam proses pembelian pada website.
11. Widestore akan mempertanggung jawabkan refund barang dalam tenggang waktu 7 hari, jika produk mengalami cacat dan ukuran yang tidak sesuai dapat melakukan pengembalian selama 7 hari dengan syarat barang belum dicuci dan tag produk masih terpasang.
12. Dalam sistem pengiriman produk kepada konsumen, Widestore menggunakan jasa antar JNE dan mempunyai estimasi waktu 3-5 hari waktu kerja untuk pengantaran wilayah jabodetabek dan 4-7 hari waktu kerja untuk daerah luar jabodetabek untuk sampai ke tangan konsumen.
4.3 Kebutuhan Operasional
Untuk mendukung aktifitas kerja yang dijalankan, Widestore membutuhkan berbagai jenis perlengkapan dan peralatan, untuk saat ini kebutuhan operasional hanya meliputi :
Tabel 4.2 Kebutuhan Operasional
JENIS KEBUTUHAN JUMLAH
LAPTOP 1
MODEM INTERNET 1
SMARTPHONE 1
PRINTER & SCANNER 1
LEMARI INVENTORY 2
KENDARAAN MOTOR 1
*Sumber : Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
dengan berjalannya waktu dan perkembangan bisnis ini, Widestore akan menambahkan peralatan dan kebutuhan operasional lainnya agar dapat memaksimalkan aktifitas kegiatan.
4.4 Sistem Kerja Sama
Dalam website yang Widestore jalankan, kerja sama adalah kunci utama dalam membagun dan menjalankan bisnis ini, dengan mewadahi supplier yaitu pemilik merek untuk memasarkan produknya, Widestore juga menyediakan sarana bagi pihak-pihak yang ingin menggunakan website www.widestoreindo.com untuk sarana marketing seperti iklan yang dapat digolongkan dalam salah satu kerja sama yang akan Widestore sediakan. Widestore membagi 2 jenis kategori kerja sama bagi pihak supplier maupun
pihak yang membutuhkan media untuk sarana periklanan dalam suatu perusahaan. Surat kerja sama Widestore cantumkan pada bagian lampiran.
4.4.1 Kerja Sama Terhadap Pihak Suplier Pemilik Merek
Dalam sistem kerja sama yang dilakukan, Widestore melakukan penawaran kerja sama kepada pihak-pihak yang menurut sudut pandang Widestore sesuai dengan segmen pasar dan sesuai denga criteria yang ditetapkan. Pada bidang fesyen yang mempunyai segmen yang sama yaitu kelas menengah dengan kisaran umur 20-34 tahun. Langkah-langkah dalam menjalin kerja sama dengan Widestore yaitu :
Gambar 4.1 Langkah Kerja
Sama
Dalam langkah awal, mereka yang ingin bekerja sama harus menunjukkan katalog yang mereka miliki untuk Widestore nilai, jika sesuai dan layak, Widestore akan menghubungi mereka dan akan menilai langsung produk yang mereka tawarkan. Setelah semua kriteria dan standart kualitas sesuai, Widestore berdiskusi tentang harga jual yang akan Widestore berikan kepada konsumen dan jumlah produk yang harus mereka siapkan untuk inventori pihak Widestore. Setelah pemilik merek telah membaca dan menyetujui seluruh isi dari kontrak yang telah Widestore berikan, pemilik merek diwajibkan mengikuti semua persyaratan yang telah diberikan oleh Widestore setelah penandatangan kontrak telah dilakukan.
Persyaratan didalam kontrak yang Widestore cantumkan meliputi : - Wajib menyediakan 3 variasi produk dengan jumlah minimal 5
produk tiap variannya
Jika 1 jenis produk memiliki berbagai ukuran, dapat mengikuti standarisasi pada tabel ukuran.
- Supplier pemilik merek Berhak menambahkan varian baru kapan
saja asal sesuai dengan persetujuan dari pihak Widestore.
- Pihak supplier wajib menambahkan minimal 1 varian produk baru per 3 bulan, jika pihak supplier tidak dapat memenuhi kewajiban tersebut, pihak Widestore akan melakukan review internal terhadap hasil penjualan produk dari pihak supplier tersebut. Widestore tidak melakukan sanksi tertentu dan masalah ini tetap dapat didiskusikan bersama oleh pihak Widestore terhadap supplier , tetapi pemutusan
kontrak tetap dapat dilakukan sepihak oleh Widestore terhadap suatu pelanggaran kontrak.
- Pihak supplier pemilik merek tidak diperkenankan menjual produk yang sedang dipajang oleh pihak Widestore didalam website dengan harga yang berbeda.
- Barang yang tidak memenuhi standart kualitas akan dikembalikan dan pihak supplier tetap harus memenuhi standart minimal jumlah produk yang harus diberikan kepada Widestore
- Barang yang masi berada di inventory Widestore selama lebih dari 6 bulan akan kami dikembalikan.
- Bersedia melakukan sharing profit sebesar 20% tiap penjualan per unit produk.
- Bersedia terikat kontrak selama setahun.
- Widestore akan melakukan pembagian hasil penjualan kepada pihak supplier setiap per 30 hari.
- Pemutusan kontrak dapat dilakukan sepihak oleh Widestore terhadap pihak supplier.
- Supplier pemilik merek dapat menyewa space khusus pada slide halaman depan website untuk mempromosikan produknya. Biaya yang dipatok Widestore untuk space tersebut iyalah Rp. 100.000 untuk lookbook per brand dan Rp. 50.000 untuk katalog per brand.
Slot yang disediakan pihak Widestore yaitu 5 space untuk slideshow lookbook dan 10 space untuk katalog.
Tabel 4.3 Syarat Jumlah dan Ukuran
TABEL
PRIA
WANITA
Jumlah produk
minimal
Produk
Ukuran
Sepatu/sendal
40, 41, 42, 43,
44
36, 37,38, 39, 40
5
Baju
S, M, L
S, M, L
5
Celana
28, 29, 30, 31,
32, 33, 34
26, 27, 28, 29,
30
5
Aksesoris
-
-
5
*Sumber ; Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
Dalam kerjasama yang terjalin, selain mendapatkan sarana pemasaran, supplier pemilik merek juga mendapatkan sarana untuk pembuatan lookbook secara gratis dan dapat mengikuti semua event yang dibuat atau diikuti pihak Widestore. Dalam sesi katalog dan
lookbook sendiri pihak Widestore menggunakan jasa pemotretan
untuk sesi foto produk.
4.4.2 Kerja Sama Periklanan Pada Website Widestore
Dalam tahap kedua, kerja sama yang akan dilakukan oleh pihak Widestore adalah pada segi digital advertising. Pada tahap ini website yang Widestore jalankan harus terlebih dahulu dikenal secara luas dan memiliki nilai lebih dimata masyarakat. Widestore berencana menjual beberapa space dalam setiap halaman website untuk dijual kepada pihak lain.
Karena website ini tergolong baru, Widestore belum mempertimbangkan spesifikasi tentang harga jual dan besar pixel yang akan Widestore tawarkan, tetapi lebih kepada pendapatan yang akan Widestore dapatkan untuk dalam jangka waktu 1 tahun kedepan seiring pertumbuhan website yang Widestore jalankan.
4.5 Kriteria Dan Kualifikasi Produk Suplier
Untuk penetapan kriteria dan kualifikasi produk, Widestore telah menetapkan standar untuk jenis pakaian baju, celana, sepatu, dan aksesoris lainnya. Dalam hal ini Widestore menyerahkan kepada tim Widestore untuk menilai keseluruhan jenis produk. Berikut spesifikasi di dalam penilaian :
- Kenyamanan bahan yang dipakai dalam bahan baku produk, terutama selama produk sedang dipakai. Untuk poin ini Widestore lebih memfokuskan untuk produk pakaian dan sepatu dikarenakan penggunaannya yang terbilang intensif dan sangat sensitif terhadap fisik konsumen.
- Bahan baku produk tersebut harus kuat sehingga tidak dapat rusak sewaktu-waktu didalam masa penyimpanan ataupun pada saat pemakaian oleh konsumen.
- Dalam segi jahitan produk harus rapi dan sesuai pola.
- Desain produk yang supplier keluarkan harus tetap berada dijalur segmen yang telah Widestore tentukan dan harus tergolong fresh dan kreatif yang terjauh dari unsur plagiatisme.
Selain poin-poin diatas, tim Widestore pun harus mengasumsikan prospek dari produk yang dikeluarkan supplier, apakah produk tersebut memiliki masa depan yang cerah atau pun sebaliknya.
4.6 Produksi
Selain bekerja sama dengan pihak lain dalam menjalin bisnis ini, Widestore juga akan turut serta menawarkan produk sendiri didalam website tersebut.
Widestore memproduksi packaging totebag dengan mencantumkan nama website pada produk tersebut. Selain dapat menunjang pendapatan, hal ini juga dapat menjadikan sarana pemasaran Widestore secara tidak langsung. Dalam hal ini Widestore tetap mengandalkan tim Widestore dan produksi untuk membuat produk yang berkualitas.
4.6.1 Langkah-Langkah Dalam Produksi
Dalam pembuatan packaging totebag, pertama hal yang Widestore lakukan yaitu memilih bahan baku yang sesuai ditempat konveksi tersebut. Widestore memilih bahan kanvas sebagai bahan dasar totebag yang akan dibuat. Setelah mendapatkan bahan yang diinginkan, lalu tim Widestore memaparkan rancangan dan ide dari tiap detail produk yang akan dibuat kepada pihak konveksi. Setelah kesepakatan jumlah pembayaran tiap produk dan jumlah produk yang akan dibuat, pihak konveksi akan membuat sample produk terlebih
dahulu untuk tim Widestore nilai, setelah semua sesuai dan tidak ada kesalahan hasil sampel, pihak konveksi akan memproduksi secara masal.
Tim Widestore akan memeriksa kembali setiap produk yang telah dibuat oleh pihak konveksi dan tidak akan mengambil produk yang tidak sesuai standar yang telah tim Widestore tetapkan kepada pihak konveksi.
Standar yang tim Widestore tetapkan meliputi pola jaitan yang sesuai desain, jaitan yang rapi, dan kesamaan bahan baku. Agar tidak terjadi kesalah pahaman dengan pihak konveksi kedepannya, sebelumnya kedua belah pihak telah menyetujui kesepakatan dan menandatangani kontrak kerja sama.
Gambar 4.2 Langkah Produksi
4.6.2 Lokasi Produksi
Konveksi tempat pembuatan packaging totebag terletak pada daerah jatinegara Jakarta timur. Alasan Widestore memilih lokasi ini dikarenakan, pihak konveksi tersebut memiliki bahan dan alat yang sesuai dengan krtiteria produk yang akan Widestore buat. Lalu pihak konveksi
cepat tanggap dan profesional dalam merespon ide dan detil produk yang diberikan oleh tim Widestore.
4.7 Sistem Operasional Event
Widestore akan selalu berusaha mengikuti semua event-event yang ada untuk mempromosikan produk yang telah bekerja sama dengan pihak Widestore. Salah satu kelebihan yang dapat Widestore berikan kepada supplier pemilik merek adalah, supplier pemilik merek tidak harus mengeluarkan biaya yang besar untuk menaruh produk pada setiap event yang diikuti oleh Widestore, dikarenakan Widestore akan membagi biaya penyewaan stand pada event kepada seluruh supplier pemilik merek. Widestore memberikan harga khusus yaitu Rp. 100.000 untuk slot-slot strategis dalam penaruhan produk didalam stand. Harga tersebut akan terus meningkat seiring pertumbuhan Widestore. Dalam satu tahun kedepannya Widestore berencana membuat event sendiri agar memberikan keleluasaan bagi supplier pemilik merek untuk mengembangkan mereknya.
4.8 Kontrol Kualitas
Untuk menjaga standar kualitas yang baik, Widestore harus melakukan kontrol kualitas untuk setiap produk yang akan diserahkan
kepada konsumen, yang berimbas kepada kepuasan konsumen dalam membeli produk pada website www.widestoreindo.com. Widestore membagi kontrol kualitas menjadi 2 bagian, yaitu terhadap pihak produk dari supplier dan juga kontrol kualitas produk dari pihak Widestore sendiri.
4.8.1 Kontrol Kualitas Produk Dari Suplier
Kontrol kualitas yang Widestore lakukan terhadap produk untuk pihak supplier dilewatkan melalui 3 tahap, pertama dilakukan Widestore pada saat penyerahan produk dari pihak supplier kepada Widestore untuk disimpan didalam gudang penyimpanan. Widestore akan melihat dari kualitas jahitan yang tidak rapi, cacat produksi, dan kerusakan lainnya dalam produk yang tidak bisa ditolelir. Setelah melakukan kontrol kualitas, pihak Widestore akan mengembalikan produk yang dinilai tidak dapat di perdagangkan dan merek tersebut di wajibkan tetap memenuhi standar dari jumlah produk yang harus diserahkan kepada Widestore. Untuk produk yang memiliki bahan yang cukup rentan terhadap kerusakan seperti baju, Widestore akan menyimpannya didalam plastik dan diletakkan didalam lemari untuk mencegah kerusakan yang kemungkinan akan terjadi. Lalu untuk produk yang menurut Widestore cukup kuat seperti sepatu, hanya dietakkanya didalam plastik yang terbungkus kardus.
Kontrol kualitas tahap kedua dilakukan Widestore pada saat barang berada di gudang penyimpanan, Widestore akan selalu melakukan monitor dan pengecekan setiap minggu untuk selalu mengetahui kondisi produk selama berada didalam gudang
penyimpanan. Lalu untuk kontrol kualitas tahap ketiga dilakukan Widestore sebelum melakukan pengiriman kepada konsumen yang sudah melakukan pemesanan, jika standar kualitas tidak terpenuhi maka Widestore akan menanggung biaya pembelian produk yang cacat dan produk tersebut tidak akan diserahkan kepada konsumen melainkan
tanggung jawab Widestore dalam kelalaian pengelolaan selama proses penyimpanan berlangsung. Widestore akan melakukan konfirmasi kepada konsumen tentang produk yang telah dipesan apakah tetap dapat membeli produk yang diinginkan ataupun tidak.
4.8.2 Kontrol Kualitas Produk Widestore
Untuk kontrol kualitas terhadap produk Widestore sendiri dilakukan melalui 3 tahap. Pertama dilakukan pada saat Widestore membeli bahan produksi di tempat konveksi, Widestore akan melakukan pengecekan untuk bahan baku yang sesuai dengan produk yang akan Widestore buat. Lalu tahap kedua dilakukan pada saat produk sedang pada masa pembuatan oleh pihak konveksi, pihak Widestore akan memonitor proses pembuatan yang dikarenakan untuk mengurangi resiko produk yang tidak sesuai standart ketika produk itu telah selesai. Tahap ketiga dilakukan pada saat produk telah selesai dan siap diambil oleh pihak Widestore, jika produk tidak sesuai dengan spesifikasi dan standart yang telah ditetapkan Widestore, maka hal tersebut akan ditanggung oleh pihak konveksi dan pihak Widestore hanya akan
mengambil produk yang sesuai. Setelah semua proses telah terlewati, produk akan disimpan didalam gudang penyimpanan dan akan digabunggkan dengan produk- produk lain yang dimilik pihak supplier dan akan dilakukan kontrol kualitas yang sama.
Gambar 4.3 Langkah Kontrol Kualitas
*Sumber ; Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
4.9 Persediaan Barang
Widestore melakukan kontrol persediaan dengan pembuatan laporan yang merekam aktifitas produk yang keluar masuk setiap harinya di dalam gudang penyimpanan. Karena jenis produk yang dititipkan kepada Widestore sangat beragam, maka Widestore harus memiliki data yang spesifik untuk
mengetahui berapa banyak produk yang keluar dan berapa produk baru yang masuk.
Widestore memberikan batas waktu selama 6 bulan untuk setiap produk yang disimpan dalam inventory, jika produk tersebut tidak habis
terjual dalam kurun waktu 6 bulan, maka Widestore berhak untuk mengembalikan sisa produk kepada pemilik merek. Namun jika produk dari salah satu merek habis dan permintaan konsumen tetap tinggi akan produk itu, maka Widestore akan meminta kembali produk itu dengan persetujuan dari pihak pemilik merek. Alasan Widestore memberikan tenggang waktu tersebut dikarenakan untuk mengurang resiko penumpukan produk yang berlebih didalam inventory, yang dapat berakibat bertambahnya biaya yang akan dikeluarkan dalam pengelolaan produk didalam gudang penyimpanan dan juga untuk meminimalisir kerusakan yang dapat terjadi pada produk.
Pada saat persyaratan harus dipenuhi, Widestore memberikan batas waktu paling lambat seminggu untuk waktu produk sampai kepada gudang penyimpanan.
4.10 Tenaga Kerja
Saat ini Widestore memperkerjakan satu orang karyawan diluar Direktur utama dan Wakil direktur. Status Karyawan saat ini adalah karyawan kontrak yang bekerja paruh waktu dan digaji sebesar Rp. 800.000. Karyawan yang Widestore pekerjakan telah melalui pembelajaran agar dapat menjalankan website dan media social
dengan baik sehingga dapat tanggap terhadap kegiatan Widestore yang melibatkan konsumen. Karyawan tersebut juga merangkap dalam pengantaran produk wilayah Jakarta dengan minimum jumlah order yang telah Widestore tentukan kepada konsumen. Karyawan yang bekerja di Widestore memiliki jam kerja sebanyak 25 jam seminggu.
4.11 Proses Operasional Jasa Penjualan
Gambar 4.4 Proses Sampai ke Tangan Konsumen
*Sumber ; Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
Dalam proses yang terjadi, Widestore menengahi antara Suplier dan juga konsumen. Widestore juga menggunakan sarana jasa pengiriman dan Bank dalam membantu proses operasional.
Pertama-tama setelah pihak pemasaranWidestore berhubungan dengan pihak Suplier dan berhasil menjalin kerja sama, barang tersebut dimasukkan oleh pihak operasional Widestore ke dalam gudang penyimpanan. Pihak Pemasaran Widestore pun akan
memperkenalkan produk yang dimiliki Suplier kepada konsumen melalui media website dan sosial media. Setelah konsumen tertarik dan melakukan pembayaran, bagian pemasaran pun meneruskannya kepada bagian keuangan untuk konfirmasi pembayaran yang dilakukan di bank. Setelah itu bagian keuangan akan meneruskan sampai kepada bagian operasional untuk memeriksa produk yang akan dikirim dari inventory. Setelah melakukan pengecekan dan
packing, produk tersebut akan diberikan kepada jasa pengiriman
barang dan produk pun sampai kepada tangan konsumen.
4.12 Struktur Organisasi
Gambar 4.5 Struktur Organisasi
*Sumber : Hadiar Pramuditya dan Adhika Irwansyah
4.13 Management Summary
Perusahaan telah membagi struktur tugas bagi setiap bagian. Namun karena keterbatasan dana, saat ini semua kegiatan operasional perusahaan dilakukan oleh Direktur Utama dan Wakil Direktur, serta dibantu oleh satu
orang karyawan yang mengerjakan pengiriman barang dan melakukan kegiatan operasional website dan pemasaran secara media sosial. Namun jika perusahaan sudah berkembang dan memiliki konsumen tetap atau perusahaan memiliki dana yang lebih maka perusahaan akan merekrut karyawan lebih banyak agar perusahaan dapat membuat spesifikasi kerja, sehingga kegiatan operasional dan administrasi dapat berjalan maksimal.
Karyawan ditugaskan untuk mengecek pembelian melalui website dan memonitor website, serta melakukan pemasaran melalui sosial media seperti twitter dan facebook. Karyawan tersebut juga merangkap dalam pengantaran produk wilayah Jakarta dengan minimum jumlah order yang telah Widestore tentukan.
4.13 Pembagian Tugas dan Wewenang 4.13.1 Direktur Utama
Sebagai pemimpin perusahaan direktur utama mempunyai andil penting dalam kelanjutan dan perkembangan Widestore. Berikut adalah tugas dari direktur utama :
• Mengontrol kinerja perusahaan
• Mengontrol kinerja karyawan
• Membuat kebijakan dan keputusan strategis perusahaan
• Menentukan visi dan misi perusahaan
4.13.2 Wakil Direktur
Wakil direktur mempunyai andil dan tanggung jawab yang cukup besar seperti halnya direktur utama. Tugas wakil direktur yaitu :
• Menggantikan peran direktur utama ketika tidak berada di tempat/ berhalangan
• Membantu direktur utama mengontrol kinerja karyawan
• Membantu dirut mengontrol kinerja perusahaan
• Mengontrol administrasi perusahaan
• Turut serta dalam kebijakan pengambilan keputusan perusahaan
4.13.3 General Manager
General manager mempunyai tugas menengahi semua divisi managemen dengan para direktur. Tugas dari General Manajer antara lain :
• Membuat kebijakan umum perusahaan
• Mengontrol kinerja setiap menejemen dalam perusahaan
• Membuat laporan kinerja perusahaan kepada direktur
• Mengatur saluran distribusi sitem informasi dalam perusahaan
• Menjalankan kebijakan strategi perushaan
• Mengaudit kinerja karyawan secara keseluruhan
• Mengontrol langsung laporan divisi keuangan, HRD, Administrasi, dan operasional
4.13.4 Manager Keuangan
Manager keuangan mempunyai tugas menjalankan segala kegiatan kerja keuangan perusahaan. Tugas dari manager keuangan yaitu :
• Mengontrol segala transaksi keuangan perusahaan
• Mengontrol pengeluaran, utang dan pemasukan
• Membuat kebijakan keuangan perusahaan
• Menyeimbangkan neraca keuangan perusahaan
• Membuat laporan keuangan
• Mengaudit keuangan
• Membuat perencanaan dan pembelanjaan perusahaan
• Mengatur struktur aktiva
• Mengatur struktur financial
• Mengolah modal dan asset perusahaan
• Membuat pengalokasian dana perusahaan 4.13.5 Manager Administrasi
Manager Administrasi mempunyai tugas untuk mengurusi segala berkas dan data administrasi perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan manager administrasi antara lain :
• Mengurus berkas-berkas perusahaan
• Mengatur semua kegiatan administrasi perusahaan dan karyawan
• Mengolah dan menyimpan data internal dan eksternal perusahaan
• Melakukan semua klegiatan perijinan perusahaan
• Menyambut tamu VIP, Kliean, konsultan maupaun tamu eksternal lain perusahaan
• Membuat notulensi rapat
• Membuat kronologis dokumen perusahaan tertata secara baik
• Membuat dan menjaga jadwal kegiatan seluruh pengurus saat rapat, cuti, dan perjalanan bisnis.
• Member informasi kepada karyawan apabila atasan berhalangan rapat.. dan begitu juga sebaliknya
• Mencatat dan menyimpan pesan-pesan penting perusahaan
• Menyampaikan seluruh dokumen penting kepada yang berkepentingan dan kepada atasan
4.13.6 Manager Operasional
Tugas dari manager operasional adalah menjalankan dan mengontrol semua kegiatan operasional perusahaan. Tugas-tugas dari manager operasional antara lain :
• Membuat kebijakan strategi operasional
• Membuat penjadwalan operasional dengan baik
• Membuat target operasional tercapai
• Mengontrol kegiatan produksi, persediaan, penjualan, pemasaran dan IT perusahaan
• Membuat laporan kegiatan operasional perusahaan
• Membuat hasil kinerja operasional perusahaan.
• Mengaudit data pembelian
• Mengaudit data penjualan
• Mengaudit data persediaan
• Mengaudit data produksi
4.13.7 Manager Pemasaran dan Penjualan
Manager Pemasaran dan Penjualan mempunyai tugas yang berkaitan antara perusahaan dengan konsumen. Tugas Manager
pemasaran dan penjualan yaitu :
• Membuat strategi pemasaran
• Membuat strategi penjualan
• Mengumpulkan dan mengolah data konsumen
• Mengontrol proses penjualan dan pemasaran
• Mengaudit data penjualan
• Melakukan kerja sama dengan konsumen
• Menjalin hubungan yang kuat dengan konsumen
• Menganalisis perubahan pasar/trend pasar
• Menganalisis kegiatan penjualan dan pemasaran pesaing
• Membuat laporan penjualan dan pemasaran
• Mengalokasikan dana pemasaran dengan tepat
• Membuat proses pemasaran yang efektif dan efisien
4.13.8 Staff Inventory
Staffl inventory mempunyai tugas yang berkaitan dengan gudang penyimpanan perusahaan. Staff inventory anatara lain :
• Melakukan transaksi pembelian
• Mengontrol kegiatan pembelian perusahaan
• Mengontrol persediaan produk
• Mengontrol kegiatan logistic
• Mengontrol distribusi produk
• Mengontrol kapasitas persedian
• Mengontrol kualitas produk dan bahan baku selama di pergudangan
• Melakukan pencatatan produk yang keluar dan masuk di pergudangan
• Membuat kebijakan kapasitas pergudangan
• Membuat kebijakan agar produk tidak rusak selama di pergudangan
• Membuat laporan persediaan 4.13.9 Staff Produksi
Staff produksi mempunyai tugas yang berkaitan dengan segala jenis kegiatan produksi. Tugas staff produksi antara lain :
• Membuat kebijakan proses produksi
• Membuat desain produk
• Mengontrol ketersediaan bahan baku
• Membuat jadwal produksi
• Membuat laporan produksi
• Mengontrol kualitas produk saat produksi
• Mengontrol kegiatan produksi
4.13.10 Staff IT
Staff IT mempunyai tugas yang berkaitan dengan teknologi dan website perusahaan.
Tugas staff IT antara lain :
• Menjalankan kegiatan operasional website dan sosial media perusahaan
• Mengontrol penjualan melalui website
• Mengamati perubahan teknologi
• Menggunakan teknologi terkini
• Mencari peluang bisnis di dunia maya dan bidang IT
• Melakukan promosi di internet
• Membuat laporan kinerja IT
• Membuat laporan penjualan melalui IT 4.13.10 Staff Riset
Staff Riset mempunyai tugas yang berkaitan dengan perkembangan pasar, konsumen, dan hal-hal perubahan dalam teknologi dan feysen.
4.14 Legalitas dan persyaratan lisensi perijinan
Widestore melakukan perijinan pada 5 juni dengan memulai pembuatan akte perusahaan pada notaris dengan nama CV.WDS yaitu singkatan dari nama Widestore sendiri. Selanjutnya Widestore melanjutkan pembuatan hal lain seperti TDP, SIUP, NPWP, Domisili perusahaan yang sedang dalam proses pembuatan. Untuk hak cipta dan lisensi, Widestore belum akan melakukan pengurusan dan lebih berfokus pada kegiatan operasional terlebih dahulu.
