Pembukaan
Rapat dalam ruang lingkup PPI Dunia merupakan alat/media untuk berkomunikasi oleh sekelompok orang untuk menyalurkan aspirasi, mendistribusikan informasi, mengkoordinasikan program kerja maupun bahasan lain yang lebih spesifik, guna menyatukan pemikiran seluruh elemen organisasi untuk melaksanakan urusan tertentu. Rapat PPI Dunia diklasifikan menjadi Rapat Internasional, Rapat Dewan Presidium-Badan Pelaksana Harian (Depres-Bapelha), dan Rapat Internal.
Rapat Internasional merupakan wadah musyawarah anggota PPI Dunia dan dipimpin oleh Koordinator PPI Dunia yang diikuti oleh 57 negara anggota PPI Dunia dan alat kelengkapan PPI Dunia. Rapat Depres-Bapelha adalah rapat koordinasi antara Dewan Presidium yang terdiri dari Koordinator dan Wakil Koordinator Kawasan Amerika-Eropa, Asia-Oseania, dan Timur Tengah-Afrika bersama alat kelengkapan PPI Dunia. Sedangkan Rapat Internal adalah rapat koordinasi antarpengurus dari seluruh pusat dan komisi PPI Dunia, atau seluruh pengurus dari pusat dan/atau komisi tertentu.
Tujuan
Tujuan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) “Penyelenggaraan Rapat PPI Dunia” ini adalah untuk menjelaskan peserta yang terlibat dalam rapat, prosedur pelaksanaan, dan tata tertib keberlangsungan rapat yang harus dipatuhi oleh peserta rapat sebagai pedoman pelaksanaan rapat yang sistematis, terarah, dan memberikan keadilan bagi setiap peserta rapat untuk menyampaikan aspirasi dan suaranya.
Tanggung Jawab
Peserta rapat PPI Dunia berkewajiban untuk memahami dan mematuhi tata tertib rapat yang diselenggarakan. Selain itu, moderator yang ditunjuk dalam rapat juga memiliki tanggung jawab untuk menciptakan suasana rapat yang kondusif.
Peserta
1. Peserta Rapat Internasional
Komponen peserta Rapat Internasional PPI Dunia terdiri dari: a. Koordinator PPI Dunia;
Standar Operasional Prosedur Penyelenggaraan Rapat
Perhimpunan Pelajar Indonesia se-Dunia
Nomor SOP Nomor Revisi Tanggal Dikeluarkan Tanggal Diberlakukan
01.KSK.10.19 19 Oktober 2019 30 November 2019
Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Kepala dan Anggota Pusat
Administrasi dan Kesekretariatan PPI Dunia
Sekretaris Umum PPI Dunia
b. Anggota Dewan Presidium PPI Dunia, yang terdiri dari Koordinator dan Wakil Koordinator Kawasan Amerika-Eropa, Asia-Oseania, dan Timur Tengah-Afrika. c. Alat kelengkapan PPI Dunia, yang terdiri dari Sekretaris Umum, seluruh Kepala
Pusat dan Kepala Deputi Pusat, serta seluruh Ketua Komisi. d. Ketua/perwakilan seluruh PPI Negara.
2. Peserta Rapat Dewan Presidium-Badan Pelaksana Harian (Depres-Bapelha) Komponen peserta Rapat Depres-Bapelha PPI Dunia terdiri dari:
a. Koordinator PPI Dunia;
b. Anggota Dewan Presidium PPI Dunia, yang terdiri dari Koordinator dan Wakil Koordinator Kawasan Amerika-Eropa, Asia-Oseania, dan Timur Tengah-Afrika; c. Alat kelengkapan PPI Dunia, yang terdiri dari Sekretaris Umum, seluruh Kepala
Pusat dan Kepala Deputi Pusat, serta seluruh Ketua Komisi; 3. Peserta Rapat Internal
Komponen peserta Rapat Internal bersama seluruh pengurus PPI Dunia terdiri dari: a. Koordinator PPI Dunia;
b. Alat kelengkapan PPI Dunia, yang terdiri dari Sekretaris Umum, seluruh Kepala Pusat dan Kepala Deputi Pusat, serta seluruh Ketua Komisi;
c. Anggota pengurus PPI Dunia.
Komponen peserta Rapat Internal Pusat/Komisi PPI Dunia terdiri dari: a. Koordinator PPI Dunia (opsional);
b. Kepala Pusat/Ketua Komisi;
c. Anggota pengurus di pusat/komisi PPI Dunia yang terlibat. Prosedur
Berikut adalah tahapan prosedur penyelenggaran Rapat Internasional, Rapat Depres-Bapelha, maupun Rapat Internal PPI Dunia:
1. Penginformasian jadwal rapat
Setelah jadwal rapat ditentukan oleh pemimpin rapat atau secara bersama-sama melalui sebuah polling, sekretaris mencatat waktu rapat dan mengabarkan ulang jadwal tersebut kepada seluruh peserta rapat. Apabila rapat akan dilakukan via Zoom video/voice call conference, maka sekretaris atau personal yang bertanggung jawab harus mengabarkan jadwal tersebut kepada pihak yang menyiapkan ruang rapat di aplikasi Zoom. Dalam hal ini, yaitu Kepala Pusat Administrasi dan Kesekretariatan atau beberapa anggota pusat tersebut yang ditunjuk.
Adapun sebelum menentukan jadwal rapat, sebaiknya melihat jadwal penggunaan ruang rapat Zoom via tautan bit.ly/Zoom_PPID.
2. Persiapan ruang rapat
Setelah jadwal dikonfirmasi, sekretaris atau personal yang bertanggung jawab akan mendapatkan tautan (link) yang dapat digunakan para peserta rapat untuk mengakses ruang rapat di aplikasi Zoom. Tautan tersebut dapat disebarkan kepada seluruh peserta rapat, namun baru akan diaktifkan oleh pihak yang menyiapkan ruang rapat dalam jangka waktu 30-45 menit menjelang rapat dimulai. Dalam kurun waktu tersebut, sekretaris atau personal yang bertanggung jawab diharapkan agar sudah standby untuk mengambil alih peran host dari pihak yang menyiapkan ruang rapat.
3. Perekaman proses rapat
Host dapat merekam proses berjalannya rapat. Diharapkan agar rekaman langsung disimpan di device personal yang melakukan perekaman. Untuk hal tersebut, personal yang melakukan perekaman harus membuka aplikasi Zoom dan merekam lewat komputer/laptop.
4. Pendistribusian notulen rapat
Berikut adalah prosedur pendistribusian notulen rapat:
a. Notulen rapat disiapkan oleh anggota Pusat Administrasi dan Kesekretariatan PPI Dunia atau personal yang ditunjuk. Adapun isi dari notulen adalah sebagai berikut: 1) Absensi peserta rapat, baik yang hadir maupun tidak hadir:
a) Ketua/perwakilan PPI Negara (dituliskan nama dan asal PPI Negara); b) Alat kelengkapan PPI Dunia (dituliskan nama dan posisi).
2) Agenda dan poin-poin pembahasan dalam rapat; 3) Pertanyaan, jawaban, dan tanggapan;
4) Kesimpulan, deadline, dan Person in Charge (PIC).
b. Notulen rapat dikirimkan kepada para peserta Rapat Internasional dalam kurun waktu maksimal 3 x 24 jam via email resmi kesekretariatan PPI Dunia dan WhatsApp Group PPI Dunia.
Tata Tertib
1. Tata Tertib Rapat Internasional
Berikut adalah tata tertib penyelenggaran Rapat Internasional:
a. Peserta rapat diharapkan agar standby di ruang rapat 15 menit menjelang rapat dimulai.
b. Peserta rapat harus mematuhi instruksi yang disampaikan pimpinan rapat. Rapat dipimpin oleh Koordinator PPI Dunia. Apabila Koordinator PPI Dunia berhalangan, dapat memberikan kewenangan sebagai kepada Sekretaris Umum untuk memimpin rapat.
c. Pada saat rapat berlangsung, para peserta yang tidak sedang berbicara diharapkan untuk menonaktifkan mikrofon Zoom masing-masing, namun diwajibkan mengaktifkan kamera.
d. Rapat dibuka oleh pimpinan rapat, dilanjutkan dengan penjelasan singkat poin-poin pembahasan.
e. Bila ada poin pembahasan terkait program tertentu milik pusat/komisi/pihak lain, pimpinan rapat menunjuk 1 (satu) orang perwakilan yang bertanggungjawab untuk menyampaikan penjelasan terkait pembahasan tersebut.
f. Setiap poin pembahasan dalam rapat diberikan waktu penjabaran maksimal 10 (sepuluh) menit. Apabila dibutuhkan, waktu tambahan dapat diberikan atas izin pimpinan rapat.
g. Apabila ingin memberikan tanggapan, peserta rapat dapat mengangkat tangan (raise hand) terlebih dahulu. Setelah pimpinan rapat mengizinkan, peserta dapat mengaktifkan mikrofon dan mulai berbicara. Tanggapan dalam setiap poin pembahasan dibatasi untuk 3 (tiga) orang dengan waktu maksimal 3 (tiga) menit untuk setiap penyampaian tanggapan.
h. Apabila ingin menyampaikan pertanyaan, peserta rapat dapat mengangkat tangan (raise hand) terlebih dahulu. Setelah pimpinan rapat mengizinkan, peserta dapat mengaktifkan mikrofon dan mulai berbicara. Pertanyaan dalam setiap poin pembahasan dibatasi sebanyak 3 (tiga) pertanyaan.
i. Setiap peserta rapat dapat memberikan tanggapan maksimal 2 (dua) kali. Prioritas diberikan kepada peserta rapat yang belum menyampaikan tanggapan.
j. Peserta rapat dapat memberikan tanggapan lebih dari 2 (dua) kali dalam kondisi tertentu, namun tetap atas seizin pimpinan rapat.
k. Pimpinan rapat berhak untuk memberhentikan peserta rapat saat berbicara, jika peserta rapat dianggap telah menyimpang dari pembicaraan, tidak sopan, dan di dalam tanggapannya terdapat unsur SARA.
l. Dalam pengambilan keputusan pada Rapat Internasional, setiap peserta hanya memiliki 1 (satu) suara.
m. Keputusan Rapat Internasional bersifat mengikat.
n. Keputusan Rapat Internasional hanya dapat dibatalkan oleh permusyawaratan tinggi dan/atau tertinggi.
o. Rapat ditutup dengan pembacaan poin-poin hasil rapat (bila memungkinkan) oleh notula.
p. Adapun aturan lainnya yang belum disampaikan dalam lampiran ini, akan disampaikan oleh pimpinan rapat sebelum maupun saat rapat sudah dimulai. 2. Tata Tertib Rapat Dewan Presidium-Badan Pelaksana Harian (Depres-Bapelha)
Berikut adalah tata tertib penyelenggaran Rapat Depres-Bapelha:
a. Peserta rapat diharapkan agar standby di ruang rapat 15 menit menjelang rapat dimulai.
c. Pada saat rapat berlangsung, para peserta yang tidak sedang berbicara diharapkan untuk menonaktifkan mikrofon Zoom masing-masing, namun diwajibkan mengaktifkan kamera.
d. Rapat dibuka oleh pimpinan rapat, dilanjutkan dengan penjelasan singkat poin-poin pembahasan.
e. Bila ada poin pembahasan terkait program tertentu milik pusat/komisi/pihak lain, pimpinan rapat menunjuk 1 (satu) orang perwakilan yang bertanggungjawab untuk menyampaikan penjelasan terkait pembahasan tersebut.
f. Setiap poin pembahasan dalam rapat diberikan waktu penjabaran maksimal 10 (sepuluh) menit. Apabila dibutuhkan, waktu tambahan dapat diberikan atas izin pimpinan rapat.
g. Apabila ingin memberikan tanggapan, peserta rapat dapat mengangkat tangan (raise hand) terlebih dahulu. Setelah pimpinan rapat mengizinkan, peserta dapat mengaktifkan mikrofon dan mulai berbicara. Tanggapan dalam setiap poin pembahasan dibatasi untuk 3 (tiga) orang dengan waktu maksimal 3 (tiga) menit untuk setiap penyampaian tanggapan.
h. Apabila ingin menyampaikan pertanyaan, peserta rapat dapat mengangkat tangan (raise hand) terlebih dahulu. Setelah pimpinan rapat mengizinkan, peserta dapat mengaktifkan mikrofon dan mulai berbicara. Pertanyaan dalam setiap poin pembahasan dibatasi sebanyak 3 (tiga) pertanyaan.
i. Setiap peserta rapat dapat memberikan tanggapan maksimal 2 (dua) kali. Prioritas diberikan kepada peserta rapat yang belum menyampaikan tanggapan.
j. Peserta rapat dapat memberikan tanggapan lebih dari 2 (dua) kali dalam kondisi tertentu, namun tetap atas seizin pimpinan rapat.
k. Pimpinan rapat berhak untuk memberhentikan peserta rapat saat berbicara, jika peserta rapat dianggap telah menyimpang dari pembicaraan, tidak sopan, dan di dalam tanggapannya terdapat unsur SARA.
l. Adapun aturan lainnya yang belum disampaikan dalam lampiran ini, akan disampaikan oleh moderator sebelum maupun saat rapat sudah dimulai.
3. Tata Tertib Rapat Internal
Berikut adalah tata tertib penyelenggaran Rapat Internal:
a. Peserta rapat diharapkan agar standby di ruang rapat 15 menit menjelang rapat dimulai.
b. Peserta rapat harus mematuhi instruksi yang disampaikan pimpinan rapat. Rapat dipimpin oleh Kepala Pusat/Ketua Komisi PPI Dunia. Apabila Kepala Pusat/Ketua Komisi PPI Dunia berhalangan, dapat memberikan kewenangan kepada personal yang ditunjuk untuk memimpin rapat.
c. Pada saat rapat berlangsung, para peserta yang tidak sedang berbicara diharapkan untuk menonaktifkan mikrofon Zoom masing-masing, namun diwajibkan mengaktifkan kamera.
d. Rapat dibuka oleh pimpinan rapat, dilanjutkan dengan penjelasan singkat poin-poin pembahasan.
e. Bila ada poin pembahasan terkait program tertentu milik pusat/komisi/pihak lain, pimpinan rapat menunjuk 1 (satu) orang perwakilan yang bertanggungjawab untuk menyampaikan penjelasan terkait pembahasan tersebut.
f. Setiap poin pembahasan dalam rapat diberikan waktu penjabaran maksimal 10 (sepuluh) menit atau menyesuaikan.
g. Apabila ingin menyampaikan tanggapan atau pertanyaan, peserta rapat dapat mengangkat tangan (raise hand) terlebih dahulu. Setelah pimpinan rapat mengizinkan, peserta dapat mengaktifkan mikrofon dan mulai berbicara. Penyampaian tanggapan atau pertanyaan dalam setiap poin pembahasan dibatasi sesuai kebijakan pimpinan rapat.
h. Pimpinan rapat berhak untuk memberhentikan peserta rapat saat berbicara, jika peserta rapat dianggap telah menyimpang dari pembicaraan, tidak sopan, dan di dalam tanggapannya terdapat unsur SARA.
i. Adapun aturan lainnya yang belum disampaikan dalam lampiran ini, akan disampaikan oleh moderator sebelum maupun saat rapat sudah dimulai.
Kuorum dan Pengesahan Keputusan
Berikut adalah ketentuan kuorum dan pengesahan keputusan pada Rapat Internasional PPI Dunia:
1. Rapat Internasional dinyatakan sah apabila dihadiri oleh anggota PPI Dunia sekurang-kurangnya 1/3+1 dari jumlah anggota (1/3+ 1 x 57 = 20 PPI negara) sesuai dengan Pasal 11 Ayat 2 Konstitusi PPI Dunia.
2. Pengesahan keputusan dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat. Jika kemufakatan, maka dilakukan lobi antarpihak yang berbeda pendapat selama 1x5 menit.
3. Apabila proses lobi tidak menghasilkan keputusan, maka pengesahan keputusan diambil dengan jalur mekanisme suara terbanyak (voting).
