Unit Kompetensi 26. Mengelola Persediaan

Mengelola

Persediaan

Tujuan Khusus

Setelah mempelajari modul ini peserta mampu

melakukan proses identifikasi, perencanaan dan

pengendalian persediaan sebagai bagian dari

proses pengadaaan barang/jasa.

 Mengidentifikasi persediaan

 Merencanakan persediaan

 Mengendalikan penggunaan persediaan

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Tujuan Umum 1.2. Tujuan Khusus 1.3. Gambaran Umum

BAB II MENGIDENTIFIKASI PERSEDIAAN

2.1 Pengertian Persediaan

2.2 Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan 2.3 Klasifikasi Persediaan

2.4 Daftar Persediaan

2.5 Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

BAB III MERENCANAKAN PERSEDIAAN

3.1 Rencana Penggunaan Persediaan 3.2 Analisis Kebutuhan Persediaan

3.3 Metode Peramalan Kebutuhan Persediaan 3.4 Biaya Pengelolaan Persediaan

BAB IV MENGENDALIKAN PENGGUNAAN PERSEDIAAN

4.1 Monitoring Persediaan

4.2 Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan (SMK3L) dalam mengelola persediaan 4.3 Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan

4.4 Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan 4.5 Pelaporan Persediaan

BAB V INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES MENGELOLA PERSEDIAAN

5.1 Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan 5.2 Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan

5.3 Kunci Sukses Dalam Mengelola Persediaan

MENGIDENTIFIKASI

PERSEDIAAN

Pengertian Persediaan

Sy

ak

ur

2009

Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk di olah dalam proses produksi atau di jual.

Lalu

Sum

ay

ang

2003

simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi

Ha

ni

Ha

nd

oo

2003

Suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

Alur Proses Pengelolaan Persediaan

Unit kompetensi ini yang juga terkait

dengan unit kompetensi mengelola

pengiriman (UK 25) dan unit kompetensi

mengelola penyimpanan (UK 27),

dimana dari 3 (tiga) pilar proses ini akan

diuraikan secara strategis, teknis, dan

taktis menjadi proses mengelola

penyimpanan secara komprehensif.

Alur Proses Pengelolaan Persediaan

Proses mengelola penyimpanan menjadi sangat penting untuk dipelajari bagi para pihak yang terkait proses pengadaan dan penanganan logistik, karena proses ini

sangat terkait erat dengan:

Proses penerimaan barang dari penyedia Proses penanganan dan penyimpanan Proses distribusi kpd pengguna dan pihak lainnya Akuntabilitas proses pengadaa Pengelolaan biaya pengadaan terkait proses penanganan persediaan dalam penyimpanan

 Menghilangkan pengaruh ketidakpastian

 Mempersiapkan stok apabila ada keperluan

mendadak

 Mengantisipasi fluktuasi perubahan harga

 Memberi waktu luang untuk proses

pengelolaan pengadaan dan distribusi

 Untuk mengantisipasi perubahan pada

permintaan dari para pengguna dan

penawaran dari para penyedia

No. Sifat Persediaan Aset

1 Wujud Berwujud fisik (tangible) Aset ada yang berwujud fisik (tangible) dan tidak tidak berwujud (intangible)

2 Nilai ekonomis Bernilai tinggi, sedang, atau rendah Bernilai tinggi, sedang, atau rendah

3 Penggunaan Terus menerus dan habis pakai Terus-menerus selama masa umur pemakaian

4 Sifat Bisa menjadi bagian dari barang yang lain

Berdiri sendiri

5 Perencanaan Berdasarkan rencana kebutuhan operasional

Berdasarkan rencana investasi

6 Proses pengadaan Pengadaan untuk kebutuhan operasional Pengadaan untuk tujuan investas

Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan

konsep standarisasi terkait ketentuan dari International Organization for Standardization (ISO) dan Standar Nasional Indonesia (SNI).

Sedangkan dalam proses pengelolaan persediaan di institusi pemerintah, pedomannya diatur oleh:

 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004, Tentang Perbendaharaan Negara  Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010, Tentang Standar Akuntansi

Pemerintahan

 Permendagri Nomor 19 Tahun 2016, Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

 Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 87/M-IND/PER/9/2009, Tentang Sistem Harmonisasi Global Klasifikasi Dan Label Pada Bahan Kimia

 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER- 40/PB/2006, Tentang Pedoman Akuntansi Persediaan

 Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Tahun

Wujud persediaan :

Klasifikasi Persediaan

Padat (Solid)

• Kertas, pipa, besi

Curah (Bulk)

• Biji besi,semen, pasir

Cair (Liquid)

• Bahan kimia, bahan bakar minyak, gas yg dipadatkan

Sifat

persediaan

Klasifikasi Persediaan

Kokoh dan tahan banting, dalam hal kekuatan Elastis dan lentur, dalam hal pemakaian

Sensitif dan rapuh, dalam hal ketahanan

Kalibrasi dan presisi dimensi, dalam hal bobot berat dan ukuran Pemuaian dan susut/kembang volume,

 Digunakan oleh publik (general used)

 Jumlah pemakainya yang terbatas

(limited)

 Penggunaan dan tata-kelolanya diatur

oleh pemerintah (regulated)

Penggunaan persediaan

 Dipakai secara terus-menerus (useable)

 Dikonsumsi (consumable)

Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah

yang tinggi. Kelas ini memiliki sekitar 70% dari dari total

nilai persediaan meskipun jumlahnya sedikit (sekitar 20%), sehingga harus mendapat perhatian yang sangat

serius karena akan berdampak pada biaya yang tinggi.

klasifikasi ABC persediaan menurut HF Dickie:

Kelas

B

Kelas C

Kelas

A

Persediaan ini mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang menengah, kelompok ini merepresentasikan sekitar

20% dari total nilai persediaan dan memiliki jumlah item sekitar 30%. Sehingga diperlukan teknik pengendalian

persediaan yang moderat.

Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah sekitar 10% dari total nilai persediaan, akan tetapi memiliki jumlah item persediaan sekitar 50%, dengan demikian hanya diperlukan teknik pengendalian yang

Daftar Persediaan

 Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari proses; perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, sampai penggunaan  Memberikan informasi mengenai alur

persediaan yang ada sehingga para pihak terkait dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.

 Melakukan pemetaan klasifikasi fisik dan jenis persediaan, sehingga dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.

Identifikasi fisik persediaan

 Bahan baku (raw materials)  Barang setengah jadi

(work in process)

Suatu kebijakan internal yang dibuat oleh institusi untuk mengatur berapa jumlah dan nilai ideal persediaan yang harus tersedia di gudang .

Frekuensi permintaan akan bisa diketahui dari

akumulasi permintaan persediaan yang terjadi yang dicatatkan dan di kelola datanya secara baik.

 Musim rendah permintaan (low session)

 Musim tinggi permintaan (high/festive session)

 Musim kekurangan pasokan (stock out/fewer session)  Musim kelebihan pasokan (over stock session

 Musim spekulasi dan darurat (speculative and emergency session)

Siklus persediaan:

Pola

Permintaan

Frekuensi permintaan dalam siklus permintaan Kebijakan batas atas dan bawah nilai persediaan

Status persediaan

Berdasarkan proses penerimaan dan pengeluaran persediaan:

 FIFO: First In First Out, yang pertama masuk akan pertama keluar,

 LIFO: Last In First Out, yang terakhir masuk akan pertama keluar

 FEFO: First Expiry First Out, yang masa kadaluarsanya paling akhir akan

pertama keluar

Berdasarkan status fisik persediaan:

 Dalam masa transisi untuk diperiksa, disimpan, atau dikirimkan (in transit)

 Hanya dilaporkan lewat secara data dan administrasi langsung di kirimkan ke

tujuan (cross docking)

 Barang titipan milik penyedia dan pihak lain (consignment supplies)

 Hanya dikirim dan tersedia saat dibutuhkan (just in time)

Status persediaan

kondisi fisik persediaan saat disimpan:

 Persediaan dalam kondisi baik (in good conditions)

 Persediaan dalam kondisi sudah kadaluarsa (aging stock)  Persediaan dalam kondisi tidak layak dan rusak (bad stock)

Jumlah persediaan yang ideal:

 Persediaan antisipasi (anticipation stock)

 Persediaan yang berfluktuasi (fluctuation stock)

Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

kerjanya lebih banyak di proses distribusi.

misalnya; Kementrian Pendidikan, Kementrian Kesehatan kerjanya di proses respon pengendalian keamanan dan kondisi darurat.

misalnya; Kementrian Pertahanan, Kementrian Sosial kerjanya lebih banyak di proses pengembangan dan pembangunan infrastruktur,

misalnya : Kementrian Pekerjaan Umum kerjanya lebih banyak di proses administrasi misalnya: Kementrian Dalam Negeri

Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

melaksanakan produksi barang (manufaktur), memerlukan

pengelolaan persediaan secara khusus untuk bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi

melaksanakan proyek penanganan kondisi darurat, memerlukan persediaan yang mudah dimobilisasi dan didemobilisasi dengan segera.

melaksanakan proyek infrastruktur baik jaringan utilitas atau prasarana konstruksi, memerlukan persediaan yang mudah dimobilisasi dan demobilisasi dilapangan

melayani konsumen dan layanan jasa lainnya, memerlukan persediaan sejumlah yang mereka butuhkan, namun tidak

konsep pengelolaan persediaan dan pengelolaan penyimpanan di

institusi pemerintahan, korporasi, dan lembaga non profit:

tim pelaksana yang

ditugaskan secara khusus menangani aktivitas pengelolaan persediaan dan

penyimpanan

Dirangkap oleh unit kerja teknis yang terkait, seperti

pejabat pengadaan, biro umum, atau para pengguna yang berkepentingan

terhadap persediaan

Diserahkan sepenuhnya kepada pihak ketiga untuk menangani proses

Kepala Bagian

Administrasi Pengelolaan

Persediaan Penanganan Order Perencanaan

Persediaan

LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI

MERENCANAKAN

PERSEDIAAN

Rencana Penggunaan Persediaan

 Kegiatan operasional berkelanjutan

 Kegiatan berbasis proyek

Siklus perputaran persediaan (inventory turn over)

 Pergerakan yang cepat (fast moving)

 Pergerakan yang lambat (slow moving)

Persediaan di analisa berdasarkan sifat perlakuan dan penyimpanannya

 Persediaan normal (normal inventory)

 Persediaan yang aman jumlahnya (safety inventory)

 Persediaan dalam proses distribusi (in-transit inventory)

 Persediaan yang peramalannya tidak terukur (speculative inventory)

 Persediaan musiman (seasonal inventory)

 Persediaan tidak bergerak (dead inventory)

Kelebihan dan Kekurangan Persediaan Over Stock dan Stock Out

 Imbas dari konsep kebijakan pengelolaan

persediaan (push or pull system impact)

 Perencanaan jumlah persediaan tidak

mengikuti dinamika permintaan yang

terjadi (out of plan order)

 Terjadi jumlah persediaan semu (accuracy

issues)

 Banyaknya persediaan yang rusak dan

hilang dalam penyimpanan (high number in

bad stock and lost stock level)

 Fungsi pengelolaan persediaan dan

 Permintaan selama satu tahun (D) diketahui tetap dan tidak berubah.

 Harga sediaan (C)

diketahui tetap dan tidak berubah.

 Sediaan dianggap selalu tersedia sehingga dapat diperoleh setiap

dibutuhkan.

 Biaya sediaan diketahui tetap dan tidak berubah.

Nilai Pemesanan yang Ekonomis atau Economic Order

Quantity (EOQ):

Langkah-Langkah Peramalan

 Definisikan tujuan peramalan.

 Plot data (part family) masa lalu.

 Pilih metode-metode yang paling memenuhi tujuan peramalan dan sesuai

dengan plot data.

 Hitung parameter fungsi peramalan untuk masing-masing metode.

 Hitung fitting error untuk semua metode yang dicoba.

 Pilih metode yang terbaik, yaitu metode yang memberikan error paling kecil

 Ramalkan permintaan untuk periode mendatang

 Lakukan verifikasi peramalan

Metode

Peramalan

Kebutuhan

Persediaan

No. Komponen Interval Faktor Yang Berpengaruh

1 Kurun waktu (periode) harian, mingguan, bulanan, kuartal, semester, tahunan

 Jangka waktu

 Realisasi

 Percepatan

2 Musim (seasonal) Sepi (low seasion), ramai (peak season), serba tidak pasti (speculative)

 Masa kerja

 Cuaca

 Liburan

 Kepanikan

3 Pola yang berulang (siklus)

Sehari sekali, sebulan sekali, setahun, 3 tahun sekali, dst

 Aktivitas

 Kebutuhan

4 Tren (kecenderungan) Sedang diminati dan populer dalam kurun waktu tertentu

 Minat

 Perilaku

5 Siklus hidup barang 1 minggu, 1 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, dst

 Daya tahan

 Inovasi

 Investasi

 Jenis kebutuhan (needs)  Tren kebutuhan (demand)

 Alokasi kebutuhan (resources allocation)  Teknik peramalan kebutuhan yang akan

digunakan(forecasting methods)  Jumlah order yang ideal (volume)

 Penentuan jumlah dan waktu pesanan (schedule)

 Prasyarat pemesanan (terms and conditions)

Hal yang harus diketahui dan diperhitungkan dalam penerapan metode peramalan:

 Kekeliruan menentukan desain dan spesifikasi

permintaan(specification risk)

 Kualitas barang/jasa yang bermasalah (quality risk)

 Timbulnya gangguan kesehatan, keselamatan,

keamanan, dan perlindungan lingkungan (safety risk)

 Posisi tawar yang lemah di hadapan penyedia

(bargaining risk)

 Biaya penanganan, penyimpanan, transportasi, dan

distribusi, yang lebih tinggi (logistics handling risk)

 Kebijakan strategis pengambil keputusan (management plan)

 Perubahan rencana dan kegiatan pengguna (end user impact)

 Kendala internal pelaksana tugas (internal process trouble)

 Konflik Kepentingan (conflict of interest)

Efek Bias Dalam Perencanaan (Bullwhift Effect)

Contoh kasus:

Distribusi gas elpiji bersubsidi 3 Kg dari Pertamina untuk pembeli dari kelas bawah dan UMKM yang selama ini berjalan normal, dalam kurun waktu tertentu mendadak melonjak tidak terprediksi pola distribusi dan

penjualannya, sehingga mulai terjadi kekosongan

pasokan, karena adanya migrasi dari pemakai elpiji 12 Kg yang tidak terdata, baik rumah tangga maupun usaha skala menengah yang seharusnya tidak memakai elpiji 3 Kg, dan mereka akan melakukan lintas lokasi distribusi untuk memperoleh pasokan di mana saja, sehingga kondisi ini membuat rancu peta sebaran distribusi, hal yang tidak pernah dilakukan konsumen kelas bawah yang hanya membeli gas elpiji 3 Kg di lokasi dekat tempat tinggalnya saja, selain itu ada masalah tidak tersedianya data akurat yang langsung update untuk memantau distribusi dan penjualan gas elpiji 3 Kg tersebut.

Biaya resiko kekurangan dan kelebihan persediaan (stock out and over stock risk)

 Stock out cost risk

Biaya Pengelolaan Persediaan

Biaya pemesanan (ordering cost)

 Biaya perencanaan barang pesanan  Biaya persiapan barang pesanan  Biaya pengiriman barang pesanan  Biaya penerimaan barang pesanan

 Biaya proses pembayaran barang pesanan

Biaya penyimpanan (holding cost)

 Biaya sewa atau penggunaan gudang  Biaya prasarana dan peralatan gudang  Biaya pemeliharaan barang

LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI

MENGENDALIKAN

PENGGUNAAN

Monitoring Persediaan

 Persediaan yang diterima dan keluar

 Transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan

 Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang.

 Pejabat gudang (store keeper) bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan  Penambahan master dan kode barang persediaan

disusun oleh pejabat terkait yang berwenang

……

Monitoring Persediaan

…

 Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang

 Petugas dan pejabat gudang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah kerusakan dan kehilangan persediaan di area gudang

 Penyimpanan persediaan di luar gudang harus memperoleh persetujuan dari pejabat terkait yang berwenang.

 Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap resiko yang mungkin terjadi

 Batas optimal persediaan harus dikelola dengan

menyesuaikan permintaan-permintaan dari unit kerja pengguna terkait

Dalam konteks SMK3L, tingkat resiko persediaan tersebut dinyatakan dalam MSDS (Material Safety Data Sheet) adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

penting tentang produk bahan kimia atau barang berbahaya Resiko bahan kimia:

 Bahaya kebakaran dan peledakan (fire and explosion hazard)  Bahaya peracunan (toxicity hazard)

 Bahaya sifat reaksinya (reactivity hazard)

 Bahaya pencemaran lingkungan (environment hazard)

Beberapa barang kimia memiliki sifat yang berbahaya:

 Beracun (Toxic)

 Mudah Terbakar (Flammable)  Mudah Meledak (Explosive)  dan sifat berbahaya lainnya

Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan (SMK3L) Dalam Mengelola Persediaan

Faktor teknis penyebab bad stock:

 Kemasan (packaging) yang tidak standar

 Tempat penyimpanan (tracking system)

yang tidak standar

 Kondisi gudang yang tidak memenuhi

syarat

 Cara penumpukan barang tidak

mempertimbangkan rasio beban (tier ratio)

 Mengabaikan syarat penyimpanan dan

perlakuan barang

Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan

Faktor non teknis penyebab bad stock:

 Tim pelaksana kurang solid, cenderung individual, ada

yang melihat barang yang rusak dalam penyimpanan,

tapi tidak peduli karena itu bukan tugasnya

 Physical stock tidak menjadi prioritas dalam indikator

kinerja gudang

 Material handling daninfrastruktur gudang yang tidak

memadai

 Kompetensi tim pelaksana yang terbatas dalam

memahami resiko kerusakan barang

 Proses penyimpanan yang terlalu lama (turn over)

 Mekanisme FIFO dan FEFO tidak berjalan dengan baik

Pencegahan bad stock

Buat kriteria standard packaging untuk setiap kategori produk Persyaratkan penyedia untuk memenuhi standard packaging tersebut dalam kontrak pembelian

Persyaratkan penyedia mencantumkan petunjuk syarat perlakuan dan penyimpanan pada kemasan barang

Evaluasi kelayakan ruang penyimpanan dan ketersediaan material handling

Inspeksi proses handling dan storage product di gudang secara berkala

Memiliki kompetensi teknis dalam hal mengevaluasi physical stock conditions

Penghapusan persediaan rusak (bad stock)

Korporasi dan lembaga non profit (mengacu kepada PSAK serta kebijakan perusahaan atau lembaga):

 Deskripsi jenis, jumlah, dan nilai persediaan yang rusak

 Berita acara dan laporan hasil investigasi internal atas penyebab persediaan rusak

Institusi Pemerintah (Permendagri 17 tahun 2007 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah):

 Secara fisik barang tidak dapat digunakan karena rusak dan tidak ekonomis bila diperbaiki

 Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat modernisasi  Telah melampaui batas waktu kegunaannya/kadaluarsa

 Karena penggunaan mengalami perubahan dasar spesifikasi dan sebagainya  Selisih kurang dalam timbangan/ukuran disebabkan penggunaan/susut dalam

Kondisi ideal:

1)

Dapat mengelola dan memberikan informasi

persediaan dengan cepat dan akurat

2) Pemenuhan laporan tentang persediaan bisa

tersedia dengan cepat.

3)

Mengurangi biaya operasional penyimpanan yang

terkait dengan pemborosan waktu proses

4) Mendukung proses peramalan siklus persediaan

Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan

Proses pencatatan persediaan:

1) Pemisahan fungsi, antara:

 Menyimpan barang digudang  Mencatat persediaan

 Memberi otorisasi, masuk dan keluarnya persediaan,

 Menerima dan mengecek pada waktu datangnya persediaan

2) Inventarisasi secara fisik dan periodik mengenai persediaan yang akan dilakukan oleh bagian Pengawasan Internal

3) Penetapan batas persediaan minimum maupun maksimum untuk mengendalikan agar barang tidak terlalu sedikit atau terlalu banyak.

4) Administrasi persediaan yang tercatat dan tersimpan

Pelaporan

Persediaan

Mutasi stok persediaan harian, mingguan,

dan bulanan, Laporan

status penerimaan, penyimpanan , penggunaan persediaan Laporan status fisik persediaan Laporan penggantian dan Laporan persediaan yang hilang dan rusak Laporan pemusnahan dan penghapusan persediaan

 Barang masuk: dari penyedia, distribusi dari tempat lain, atau retur pengguna,  Barang keluar: kepada pengguna,

didistribusikan kembali, keluar untuk retur, keluar untuk penghapusan,

 Informasi lengkap tentang: jenis barang, jumlah barang, jam, dan tanggal

terjadinya mutasi barang

 Informasi lengkap tentang: nama pengirim atau peminta, yang memproses pencatatan dan

penyimpanan, serta yang menyetujui penerimaan dan pengeluaran barang

……

 Status akhir persediaan barang, sehingga bisa dilakukan proses re-order atau

relokasi persediaan

 Siklus pergerakan persediaan, sehingga bisa diketahui jenis persediaan mana saja yang sering diminta atau jarang diminta  Dapat menghitung turn over persediaan

berdasarkan siklus penerimaan,

penyimpanan, dan pengeluaran barang  Dapat melacak terjadinya “kejanggalan”

persediaan yang terjadi karena kelalaian pencatatan di kartu stok dan database sistem, serta kelalaian dalam proses penyimpanan, pemindahan, dan

Tujuan utama dari pemeriksaan persediaan secara berkala:

• Mengetahui seberapa cepat dan akurat proses pembaharuan status data antara fisik, catatan, dan database sistem • Mengetahui dan memeriksa kondisi fisik persediaan secara acak (random sampling atau keseluruhan jenis persediaan tertentu • Mengetahui dan memeriksa apakah ada persediaan yang kadaluarsa, rusak, atau hilang dalam proses penyimpanan • Mengetahui tata-cara perlakuan dan penyimpanan persediaan di lapangan • Mengetahui kendala yang muncul di lapangan • Mengetahui apakah ada penyimpanga n dan/atau pelanggaran terhadap prosedur dan regulasi yang terkait dengan pengelolaan persediaan

 Pemeriksaan fisik rutin persediaan (cycle counting)

Pemeriksaan secara rutin oleh pihak tim pelaksana

gudang, yang dilaksanakan setiap pergantian shift,

harian, mingguan, bulanan, dan masa jeda sebelum

pelaksanaan stock opname.

 Pemeriksaan fisik secara berkala persediaan (stock

opname)

Pemeriksaan secara berkala secara terjadwal atau

mendadak, yang dilakukan oleh pihak satuan pengawas

internal atau auditor, dalam rangka proses audit,

dilakukan setahun sekali atau setahun dua kali, dengan

pelaksananya dari tim audit internal atau eksternal.

LATIHAN BUKU

KERJA, DISKUSI,

STUDI KASUS

DAN SIMULASI

INDIKATOR

KINERJA DAN

KUNCI SUKSES

MENGELOLA

PERSEDIAAN

Kendala yang umum terjadi dalam mengelola persediaan:

 Salah hitung  Salah simpan  Salah catat  Salah kirim  Salah penanganan dan perlakuan  Rusak dalam penyimpanan  Hilang  Tidak dilakukan verifikasi atas permintaan persediaan

 Tujuan untuk meningkatkan laba

 Tujuan ketersediaan secara cepat

 Tujuan kemudahan akses

 Tujuan pencapaian dan peningkatan kualitas pelayanan

 Tujuan tata-kelola persediaan yang akuntabel dan transparan

Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam

Mengelola Persediaan

Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan

Prinsip pengelolaan order persediaan (permintaan):

 Pengukuran satuan waktu proses persediaan (lead time)

 signifikan terhadap ketidakpastian permintaan (bullwhip effect)

 Akurasi peramalan: seberapa sering revisi dan permintaan atas persediaan yang terjadi secara mendadak dari para pengguna dan para pihak terkait lainnya di internal (urgent)

 Kapan waktu pemesanan

persediaan sebaiknya dilakukan  Seberapa banyak jumlah dan nilai

persediaan yang harus dipesan  Seberapa banyak jumlah dan nilai

ideal persediaan yang tersedia

 Konsep pengelolaan persediaan apa yang sebaiknya digunakan

Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan Biaya yang dikeluarkan untuk menangani persediaan, apakah lebih besar atau lebih

kecil Seberapa cepat waktu yang dibutuhkan (response time) Tingkat resiko, jika stok persediaan kurang atau berlebih, apa resiko yang mungkin terjadi Bagaimana dampak keberadaan persediaan terhadap tingkat kualitas pelayanan

Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan

No. Indikator Kinerja Pengelolaan Persediaan

1 Kapasitas (Capability) - Jumlah kerusakan persediaan(bad stock level) - Tingkat rasio penyimpanan (storage ratio) 2 Kualitas (Quality) - Akurasi jumlah persediaan (stock accuracy)

- Tingkat persediaan yang ideal (stock level) 3 Tepat Waktu

(Delivery) - Ketepatan waktu persediaan yang dipesan (order time accuracy)

4 SMK3L (HSSE)

- Tingkat kecelakaan yang terjadi karena penanganan persediaan (accident report)

- Hasil inspeksi lapangan terhadap kepatuhan MSDS (inspection report)

5

Peningkatan berkelanjutan (Improvement)

- Upaya meningkatkan akurasi persediaan (accuracy improvement) - Upaya menurunkan biaya persediaan (cost reduction)

Rumus KPI:

No. Indikator Kinerja Rumusan Penjelasan Marjin Eror (%) Peringkat Resiko Sumber Data 1 Kapasitas (Capability) 2 Kualitas (Quality) 3 Tepat Waktu (Delivery) 4 SMK3L (HSSE) 5 Peningkatan berkelanjutan (Improvement) 3 jenjang KPI:

 Skala kecil (minor fault), dengan skor KPI x 0,1 - 0,5  Skala sedang (average fault), dengan skor KPI x 0,5 - 1,0

 Skala besar (major fault), dengan skor KPI x 1,1 - dan seterusnya kelipatan kinerja

Pertimbangan jenjang perhitungan kinerja dalam mengelola persediaan:

 Tingkat resiko pengiriman  Tingkat kesalahan

 Ketepatan perhitungan, pastikan metode perhitungan persediaan yang tepat, faktor manusia yang teliti, dan tersedia alat bantu yang berfungsi dengan baik

 Ketepatan penyimpanan persediaan, penyimpanan dilakukan di lokasi yang tepat dengan proses komunikasi dan koordinasi yang baik

 Ketepatan pencatatan, proses pencatatan, pengkinian database, dan pencocokan antara fisik dan database dilakukan secara benar dan tepat

 Ketepatan dalam proses pengiriman, lakukan proses komunikasi dan koordinasi baik terkait perencanaan pengiriman

 Ketepatan dalam penanganan dan perlakuan persediaan, lakukan proses sesuai prosedur, regulasi, dan prinsip akuntabilitas

 Penanganan proses penyimpanan yang baik dan benar, lakukan proses penyimpanan persediaan yang tepat, sehingga resiko kerusakan dapat dikurangi

 Perlindungan dan pengawasan penyimpanan, lakukan proses yang memenuh prinsip keamanan dalam penyimpanan persediaan, sehingga resiko kehilangan dapat dikurangi  Setiap permintaan yang masuk harus dibuat secara tertulis, diverifikasi untuk keperluan