BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Phintraco indonesia adalah sebuah solusi teknologi informasi dan penyedia layanan. Phintraco mengembangkan, menerapkan dan mendukung , menyesuaikan, spesifik solusi IT industri-perusahaan kelas dunia yang didasarkan pada teknologi mutakhir. Phintraco pada saat ini mempekerjakan lebih dari 100 profesional untuk melayani secara terus-menerus siring dengan meningkatnya jumlah pelanggan di Indonesia. Pengalaman industri yang mendalam kami, ditambah dengan banyak kemampuan penting lainnya telah memungkinkan kami untuk memberikan kualitas tinggi, efisien dan hemat biaya dan memberikan solusi teknologi yang terintegrasi.
3.1.1 Sejarah perusahaan
Perusahaan didirikan tahun 1991 sebagai dealer resmi produk Panasonic Telekomunikasi seperti Key Telephone System, PABX dan Fax. Pada tahun 1994 Phintraco menjadi Authorized Dealer dari AT & T Global Business Communication Systems (GBCS) , pada tahun 1995 dipromosikan menjadi Authorized Distributor GBCS yang kemudian menjadi Lucent Technologies pada tahun 1996 dan menjadi Avaya pada tahun 2000
Pada tahun 2001 Phintraco mendapat penghargaan silver satu-satunya untuk avaya di Indonesia. Phintraco terus mengembangkan bisnis CRM sebagai call center yang paling terkemuka dan penyedia solusi CRM di Indonesia.
Untuk dapat memberikan solusi yang lebih lengkap untuk call center, pada tahun 1998 Phintraco bermitra dan menjadi Authorized Distributor Davox Corporation (yang kemudian menjadi Concerto). Davox adalah provider Computer Telephony solution kelas dunia yang menawarkan dialer otomatis dan advanced customer interaction systems. Untuk alasan yang sama, pada tahun 1999, Phintraco menjadi Authorized Distributor Comverse Infosys (yang kemudian menjadi Verint), sebuah penyedia call center kelas dunia rekaman dan sistem pemantauan kualitas. Untuk lebih maju melayani kebutuhan para pelanggan call center,Phintraco bermitra dan menjadi distributor resmi Blue pumpkin, yang menjadi work leader dalam sistem manajemen tenaga kerja.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai pedoman agar fokus dalam pencapaian tujuan perusahaan maka PT Phintraco mempunyai visi dan misi, dimana visi dan misi ini telah tercantum dalam website perusahaan website perusahaan, dengan tujuan agar calon pelanggan juga dapat mengetahuinya sehingga timbul kepercayaan dari pihak calon pelanggan terhadap perusahaan.
3.1.3.1 Visi
“GIVING THE BEST SOLUTIONS WITH HIGHEST SERVICE QUALITY “
We will concern to our customer needs & always try hardly to full filled & solve their needs by giving the best solutions with deepest empathy and keep good service pre & after sales period
(Kami akan memperhatikan kebutuhan pelanggan kami dan akan selalu berusahan keras untuk dapat memenuhi keinginan dan memecahkan kebutuhan mereka dengan memberikan solusi yang terbaik dengan empati terdalam dan tetap menjaga pelayanan yang baik sebelum ataupun sesudah periode penjualan)
3.1.3.2 Misi
“WITH A STRONG COMMITMENT TO LEAD OUR CLIENTS TO BE THE BEST CONTACT CENTERS AND CUSTOMER RELATIONSHIP SERVICES“
To full filled our mission: we will support our client by latest up date and applicable technology, training and also attractive motivational program for the agents.
(Untuk memenuhi misi kami : kami akan mendukung klien kami sampai update yang terakhir dan teknologi yang dapat digunakan,serta pelatihan dan program motivasi untuk para agen)
3.3 Uraian Tugas dan Wewenang
1. Personalia & GA manager :
a. Bertugas/memiliki kewajiban untuk memberi dukungan kepada operasional perusahaan seperti:
b. Menyuplai kebutuhan staff yang kompeten
c. Mereview Kinerja staff
2. GA Building Manager :
a. Bertugas untuk menjembatani hubungan antara perusahaan dengan bagian gedung yang ditempati oleh perusahaan tersebut
3. Accounting Manager :
a. Bertugas untuk mencatat seluruh asset dan liabilities yang dimiliki oleh perusahaan
b. Melakukan perhitungan depresiasi asset,balance sheet,owner equity,income statement
4. Purchasing manager :
a. Bertugas untuk membeli barang – barang yang dibutuhkan oleh perusahan sesuai dengan timeline project tersebut
b. Memenuhi barang kebutuhan operasional
d. Menjembatani perusahaan dengan vendor
5. Finance & Tax Manager
a. Menjaga cashflow perusahaan
b. Melakukan penagihan ke customer
c. Melakukan pembayaran ke vendor
d. Melaporkan pajak
e. Melakukan pembukuan
6. GM Pre Sales :
a. Bertugas untuk membantu sales dalam hal memberi penjelasan ke customer mengenai suatu product yang ditawarkan
b. Membantu menyiapkan hal-hal pendukung untuk menyuport sales dalam menawarkan barang
7. Customer Service Manager :
a. Bertugas untuk merespon panggilan customer
b. Bertugas menanggapi keluhan/kebutuhan customer
c. Bertugas untuk mengalokasikan tehnisi untuk melakukan penyelesaian masalah atau keluhan dari customer
8. Operasional manager :
Membawahi project manager yang bertugas menjalakan suatu project dan mengawasi , sehingga project tersebut berjalan dengan baik dan benar
9. Application & Development Manager :
a. Bertugas untuk melakukan pengembangan,penelitian atas aplikasi yang telah dibuat
b. Melakukan perbaikan-perbaikan pada bugs/error yang terjadi
10. Technical Support Manager :
Memberikan support teknis apabila operational manager,Customer Service manager,dan Application & development manager belum mampu untuk menyelesaikan masalah yang ada
11. Operation Direktur :
a. Bertugas untuk membawahi operational manager,application & developer manager , CS manager, Tech support Manager.
b. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan dan project-project yang ada
12. Marketing Direktur :
a. Bertanggung jawab untuk menetapkan strategi pemasaran suatu produk dimana hal tersebut membantu kinerja dari sales
b. Memberikan informasi kepada customer mengenai informasi & inovasi suatu produk
13. Commercial Direktur :
a. Menetapkan target / sasaran penjualan
b. Bertanggung jawab atas smua penjualan yang terjadi
14. Finance & Accounting Direktur :
Bertanggung jawab untuk menjaga kestabilitasan cashflow perusahaan
15.IT Manager :
a. Bertanggung jawab untuk memanage IT Infrastruktur dalam melakukaan koordinasi dalam proses mendesain, memeriksa dan memelihara IT Infrastruktur system yang ada.
b. Melakukan perbaikan apabila skema yang ada terdapat kelemahan.
3.4 Sistem Operasi TI yang Berjalan
Sistem operasi TI yang berjalan pada PT Phintraco terdiri dari pemeliharaan/perbaikan dan pembelian hardware, pemeliharaan dan pengembangan software dan jaringan. Pemeliharaan/perbaikan hardware, pemeliharaan, pengembangan software akan dilakukan oleh IT support sedangkan pemeliharaan dan pengembangan jaringan akan dilakukan oleh engineer.
Pemeliharaan/perbaikan hardware dilakukan sesuai dengan jadwal pemeliharaan hardware tetapi pada saat user mengalami masalah dengan pengoperasian TI, user akan menghubungi IT support. Kemudian IT support akan memeriksa permasalahan yang dihadapi oleh user. Setelah diketahui permasalah tersebut, IT support akan memperbaiki dan bila tidak bisa diperbaiki lagi maka IT support akan memberitahukan Admin Support untuk membuat surat permintaan pembelian barang (SPPB) hardware yang rusak. Surat permintaan pemberian barang (SPPB) tersebut kemudian diserahkan kepada manajer IT untuk diotorisasi. Manajer IT akan memeriksa kondisi hardware tersebut dan bila dirasa memang kondisi hardware tersebut memang pantas untuk diganti dengan yang baru, maka manager IT akan mengotorisasi surat permintaan pembeliaan barang (SPPB). Surat permintaan pembelian barang (SPPB) yang sudah diotorisasi oleh manajer IT akan diserahkan kepada direktur untuk diotorisasi. Kemudian direktur akan menyerahkan surat permintaan pembelian barang tersebut kepada manajer Purchasing untuk dilakukan pemesanan hardware. Apabila hardware tersebut telah diterima maka hardware tersebut akan dipasang oleh IT support.
Sama halnya seperti pemeliharaan/perbaikan hardware, pemeliharaan dan pengembangan software dan jaringan akan dilakukan sesuai jadwal pemeliharaan. Developer akan melakukan pengecekan software sesuai jadwal dan melakukan updating-updating pada formware dan memeriksa keluhan dari user. Untuk penambahan/pengurangan software develepor diharuskan untuk membuat Form ISO dan mendapat persetujuan dari IT manager dan bila di
temukan software yang tidak tepat maka Developer akan menghapus software tersebut setelah itu baru dilaksanakan instalasi. Selain itu, Developer juga akan melakukan perbaikan saat user mengalami masalah dengan support application (e-mail, akses internet, file service, ftp service, print service, Backup data, door acces, billing system,formware dsb-nya). Sedangkan untuk masalah jaringan dan interkoneksi (switching, routing, cabling, Wi-Fi, dsb-nya), user akan menghubungi engineer.
Flowchart Sistem Operasi TI (Penggantian dan perbaikan Jaringan & Interkoneksi)
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Operasi TI (Penggantian dan perbnaikan jaringan & Interkoneksi)
Flowchart Sistem Operasi TI (perbaikan & penggantian Hardware)
Flowchart Sistem Operasi maintanance
3.5 Topologi Jaringan
3.5.1 Topologi Jaringan PT. Phintraco
Gambar 3.5 Topologi Jaringan PT. Phintraco
3.5.2 Teknologi yang digunakan
3.5.2.1 Hardware
20 Unit workstation pada semua divisi
dengan processor Pentium 4 3GHz, memory 1GB, dan hard disk 80GB
5 Unit printer yang juga berfungsi sebagai mesin fotokopi dan scanner.
Tabel 3.1 Server Specification SERVER
Casing HP DL380 G6 Base Models
Processor(s) : Intel® Xeon® Processor E5530 (2.40
GHz)
Cache Memory 8MB (1 x 8MB) Level 3 cache
Memory : 6 GB (3 x 2 GB) PC3-10600R
Network Controller Two Dual Port Multifunction Gigabit
Server Adapters
Storage Controller HP Smart Array 256MB Controller
Hard Drive None ship standard
Internal Storage : Standard: 8 SFF SAS/SATA HDD
Bays
Optional: 16 SFF SAS/SATA HDD Bays
Power Supply (1) 460W Hot Plug Power Supply
additional : HP E5530 DL380 G6 Kit HP 146GB 10K SAS 2.5 DP HDD HP Slim 12.7mm SATA DVD Optical HP 460W HE 12V Hotplg AC Pwr Supply Kit HP StorageWorks FC2142SR 4Gb PCI-e HBA
Form Factor Rack (2U) :
Height 3.38-inch (8.59 cm);
Width: 17.25 (44.54 cm);
Depth: 27.25 inches (69.98 cm)
3.5.2.2 Software
PT Phintraco juga menggunakan software seperti:
a. Antivirus McAfee
b. Linux open source
d. Siebal v4.01
e. Microsoft SQL 2005
f. Windows 7,XP
g. BRAINWARE 50 employee
3.6 Risiko Teknologi Informasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan Staff IT, maka ditemukan kemungkinan terjadinya risiko-risiko atas penggunaan teknologi informasi beserta cara penanggulangannya.
Risiko yang mungkin terjadi digolongkan menjadi 4 sumber risiko, yaitu:
1. Risiko Hardware
Risiko yang mungkin terjadi dari penggunaan hardware , baik unsur kesengajaan maupun ketidaksengajaan, antara lain:
a. Karyawan yang secara sengaja merusak peralatan.
b. Tindakan kriminal berupa pencurian hardware oleh karyawan ataupun pihak luar.
c. Umur pemakaian yang telah melewati masanya.
d. Terjadi kerusakan pada server atau hardware lainnya.
e. Terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti: gempa bumi atau kebakaran.
2. Risiko Software
Risiko dari penggunaan software, yaitu:
a. Virus yang menyerang sistem yang terbawa dari eksternal memori (harddisk external, flashdisk).
b. Penyalahgunaan pihak yang tidak berwenang.
c. Penggunaan software yang tidak tepat.
d. Kelalaian karyawan yang sedang bekerja.
3. Risiko Jaringan
Risiko dari penggunaan jaringan, yaitu:
a. Virus dari suatu komputer dapat menyebar ke tiap komputer lainnya yang terhubung dalam 1 jaringan.
b. Penyalahgunaan internet oleh karyawan saat bekerja (chatting, browsing kepentingan pribadi).
4. Risiko Pengguna
Risiko yang berasal dari pengguna, yaitu:
a. Karyawan yang tidak memiliki pengetahuan dalam menggunakan sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Penanggulangan risiko yang dipilih oleh perusahaan dalam memperkecil risiko yang terjadi, antara lain:
1. Penanggulangan atas risiko penggunaan hardware:
a. Melakukan back up data server (menggunakan external data back up).
b. Memasang CCTV (Close-Circuit Television) pada setiap sudut ruangan. Penggunaan UPS pada server untuk menjaga proses bisnis apabila listrik padam atau tegangan listrik tidak stabil.
2. Penanggulangan atas risiko penggunaan software:
a. Melakukan maintenance 1 bulan skali (meng-up date, meng-scan komputer untuk mengecek adanya virus atau tidak).
b. Memasang antivirus pada tiap komputer.
3. Penanggulangan atas risiko jaringan:
Menggunakan networking firewall untuk mencegah serangan hacker atau cracker.
4. Penanggulangan risiko yang berasal dari pengguna:
a. Memberikan training kepada karyawan untuk meningkatkan tingkat kompetensi mereka.
b. Memblok akses internet karyawan yang mengakses website yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, karyawan akan diberikan peringatan dari atasan bila melanggar.
