DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT SPIRIT & SWEET WINE

(1)

DIMA GROUP

Tahun pembuatan

:

2014

Jilid

:

1 ( satu )

Nomor

:

0001/SOP/SPI/2014

Tanggal dikeluarkan

:

24 November 2014

Di setujui oleh

:

Finance Director dan Head of BU Spirit & Sweet Wine

Last Updated

:

-KETENTUAN DAN PROSEDUR

( S.O.P )

BUSINESS UNIT SPIRIT &

SWEET WINE

(2)

(3)

KATA PENGANTAR

i

I. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Business Unit (BU) Spirit & Sweet Wine ………

1 Struktur Organisasi Corporate Controller ……….

2 II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………

3 III. Ketentuan dan Prosedur

A KEGIATAN DAGANG

1 Pemesanan Barang Dagangan

1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan

Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………

4 1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……….

5 1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Lokal ke Pabrik ………..

6 1.4. Flow Proses Retur Pembelian Barang Dagangan Dari Gudang

Pusat BU / Cabang BU Ke Pabrik ……….

7 2 Kerja Sama Dengan Pelanggan

2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer)

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang

Taking Order dan Kanvas) ………..

8 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

9 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang

Taking Order dan Kanvas) ………..

10 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

11 2.2. Dealer

2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ………

12-13

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ………

14 2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………

15-16

(4)

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer ………..

18 2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Dealer ………

19 2.3. Sub Distributor

2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru ………..

20-21

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub

Distributor Baru ……….

22 2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Perjanjian

Sub Distributor ……….

23-24

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan

Kontrak Sub Distributor ………..

25 2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Subdist ………

26 2.4. Ketentuan TOP dan Harga

2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ……….

27 2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ……….

28 2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist ……….

29 2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan

Marketing ………..

30 2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ……….

31 2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ………..

32 2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

33 2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke

Outlet ………..

34 3 Penjualan

3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit ………

35 3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………..

36 3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ……….

37 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ……….

38 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ……….

39

(5)

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian

Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ………..

41 3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement

Dokumen ……….

42 4 Retur Penjualan

4.1. Retur Penjualan Barang Dagang

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……….

43 4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang

Retur ………

44 4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang,

Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ………..

44A

5 Piutang Dagang

5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update

Pencatatan Piutang Dagang ………..

45 5.2. Ketentuan Penagihan ………

46 5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ……….

47 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………..

48 5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……….

49 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

50 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

51 6 Free Product dan Sample

6.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample

6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample HO ………..

52 6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample

Area ………..

53 6.2. Flow Approval Permintaan Free Product dan Sample

6.2.1. Flow Proses Approval Free Product dan Sample HO ………….

54 6.2.2. Flow Proses Approval Free Product dan Sample Area ……….

55 6.3. Flow Pemberian Free Product dan Sample ……….

56 7 Stock

7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan

Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ………..

57 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ……….

58 7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan

( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………

59 B KEGIATAN PROMOSI

8 Permintaan Dana

(6)

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ……….

61 9 Kegiatan Sponsorship

9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……….

62 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ……….

63 10 POSM

10.1. Ketentuan POSM HO

10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO ………..

64 10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO ……….

65 10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi

10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock

Up ……….

66 10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval

Mock Up HO ………..

67 10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ………..

68 10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) ……….

69 10.1.4. Pembelian POSM HO

Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO ………..

70 10.2. Ketentuan POSM Area

10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……….

71 10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area

Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk

Pembelian POSM di Area ………..

72 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ………

73 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……….

74 11 SOLUS

11.1. Ketentuan SOLUS ………..

75 11.2. Flow Approval s/d Verifikasi Dokumen SOLUS ………..

76 11.3. Flow Pembuatan Kontrak s/d Input RFMF ………..

77 11.4. Standar Dokumen Perijinan SOLUS ………..

78 11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan SOLUS………..

79 11.6. Form SOLUS ……….

80

(7)

D FORM

1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Dealer ………

86 2. Form Persetujuan Bank Garansi ………

87 3. Dealer Company Profile ……….

88-93

4. Dealer Performance Scoring ………

94 5. Form MoU ………..

95 6. Surat Penunjukan Dealer ………..

96 7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……….

97-98

8. Sales Productivity Report ……….

99 9. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ………

100 10. Target Dealer ……….

101-102

11. KPI Dealer ………

103 12. Report Payment Dealer ………

104 13. Report Achievement Dealer ……….

105 14. Sales Productivity Report ………

106 15. Data RTM Dealer ………..

107 16. Proposal Kerja Sama SOLUS ………..

108 17. Laporan Analisa Kelayakan ………

109 18.Monitoring Claim Solus ………

110 19. Form Credit Approval Card (CAC) ………..

111 20. Spesimen CAC ………

112 21. Form Cash Transaction Card (CTC) ……….

113 22. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ………

114 23. Faktur Penjualan Kanvas ……….

115 24. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………..

116 25. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………..

117 26. List Outlet Kanvas Kredit ……….

118 27. Form Laporan Penjualan Harian ………..

119 28. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ……….

120 29. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……….

121 30. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………

122 31. Berita Acara Legal (BAL) ………..

124 32. Proposal Aktivitas (PA) ………

125 33. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ………..

126 34. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Subdist ………..

127 35. Cover Subdist Company Profile ………

128 36. Subdist Performance Scoring ……….

129

(8)

38. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ………..

131

(9)

STRUKTUR ORGANISASI BU SPIRIT DAN SWEET WINE

Head of BU

PA

Business Unit Manager

(BUM)

Brand Asst

Manager Spirit &

Liquor

Brand Supervisor

Brand Manager

Local Wine

Brand Associate

Creative Designer

Business

Manager

Operational

Àssistant

Manager

Operation

Controller

Business

Supervisor

Business

Associate

Collector

Promotion

Admin

Business Assistant

Manager

Brand Associate

(10)

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER

Corporate Controller

(CC)

Admin CC

Regional Controller

System Support &

Compliance Manager

Regional Controller

(GAM)

Admin

_Account

Admin

Admin A&P

Admin

Koordinator

Operation

System

Controller

(MM Pesing, Luar Jkt,

Budget)

Data Analyst

Kasir

Admin

Account

Admin

(11)

No

Kelompok Jabatan

Nama Jabatan

BU Diageo

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet

Wine

1 Direksi

Director

Head of BU

Salesman/Promotor

BA

ASR/

Salesman

Sales/MD

Sales

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV /

TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-Staff

TM

BrA

-

BrA

Supervisor

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

Manager

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

Manager Nasional

HOCM

-

-4

Trade Marketing

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas

2 Sales

(12)

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA

Narasi

Operation Assistant

Manager (OAM)

Business Assistant

Manager (BAM)

BM

Planner Control

Supervisor

1. Operation Assistant Manager memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada BAM paling lambat tanggal 18 setiap bulan. 2. BAM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

3. OAM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU : 4.A. Untuk Internal Subdist OAM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan. 4.B. Untuk External Subdist OAM mengirimkan order sheet kepada BAM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BAM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, OAM meminta persetujuan BM.

6. Jika BM menyetujui, lakukan langkah 3.A. dan 3.B. 7. Jika BM tidak menyetujui, maka OAM merevisi order sheet lalu :

7.A. Untuk Internal Subdist OAM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan BAM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7.B. Untuk External Subdist OAM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada BAM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Jika External Subdist tidak menyetujui, BAM berkoordinasi dengan OAM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditanda tangani oleh External Subdist dan BAM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Max

tgl

18 Max

tgl

22 Max

tgl

24

Sesuai allowance? Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan

berikutnya Order Sheet Order Sheet Tdk Ya Internal Subdist? Ya

Order Sheet Order Sheet

Order Sheet Order Sheet Order Sheet

Order Sheet Tandatangan External Subdist dan BAM Order Sheet (Ttd Ext Subdist, BAM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BAM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BAM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BAM) Order Sheet

Max

tgl

25

Tdk Setuju? Ya Tdk Revisi Order Sheet

Order Sheet Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist

(13)

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN

Narasi

Business Assistant Manager (BAM)

Operation Assistant

Manager (OAM)

Planner Control Spv

BM

1. OAM memberikan template order

sheet dengan data beginning stock

bulan berjalan paling lambat tgl 7

setiap bulan kepada BAM .

2. Jika tidak ada revisi, BAM

memberikan informasi kepada

OAM paling lambat tgl 8 setiap

bulan .

3. Jika ada revisi, BAM mengirimkan

Revisi BE dan Rolling Forecast paling

lambat tgl 8 setiap bulan.

Khusus untuk revisi dari eksternal

subdist dokumen ditandatangani

oleh BAM dan PIC external

subdist.

4. OAM memeriksa revisi BE dan

Rolling Forecast kemudian

menghitung order sheet.

5. Jika order sheet sesuai dengan

allowance, data revisi order sheet

dikirimkan ke Planner Control Spv

paling lambat tgl 10 setiap bulan.

6. Jika tidak sesuai dengan allowance,

dimintakan persetujuan ke BM.

Jika BM setuju, data revisi order

sheet dikirimkan kepada Planner

Control SPv paling lambat tgl 10

setiap bulan.

7. Jika BM tidak setuju, OAM

berkoordinasi kembali dengan BAM.

Format

Order Sheet

Revisi BE dan

Rolling Forecast?

Informasi ke

OAM

Tdk

Ya

Revisi BE dan

Rolling

Forecast

Max

tgl 7

Max

tgl 8

Sesuai

allowance ?

Revisi Order

Sheet

Revisi Order

Sheet

Tdk

Setuju?

Ya

Tdk

Informasi ke

BAM

Max

tgl

10 Ya

(14)

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN KE PABRIK

Narasi

Head of BU

BM

Finance &

Accounting

Manager

Pabrik

Planner Control

_Supervisor

Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke BM Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 Bulan

Next 3 Months Kirim ke Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ? Kirim email ke BM Menerbitkan Purchase Order (PO) PO Kirim ke Pabrik, F&A Mgr, Planner Control Spv No Yes 1. Target penjualan

tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada BM.

4. BM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 5. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 6. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada BM untuk diproses. Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada BM untuk di koreksi. 7. BM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian membuat PO dan mengirimkan kepada pabrik, F&A Mgr dan Planner Control Spv 8. Pabrik membuat WIP. 9. WIP yang sudah dibuatkan oleh Pabrik, akan dikirimkan kepada BM kemudian BM memberikan WIP kepada Planner Control Spv WIP WIP PO Kirim email Ke Planner Control Spv DPF PO PO

(15)

1.4. FLOW PROSES RETUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN DARI GUDANG PUSAT BU/CABANG BU KE PABRIK

Narasi

Kepala Gudang

BAM, BM, BUM

Controller

Outbound Control

Spv

Principal / Pabrik

PO Retur BAM Buat Pengajuan Barang Retur Form Pengajuan (Ttd BAM) Verifikasi by Controller Diberikan ke BM

dan BUM untuk dimintakan persetujuan Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM) Verifikasi SKU yang akan diretur Koordinasi dengan Principal/Pabrik Tanda tangan pada Form Pengajuan Buat PO Retur PO Retur Form Pengajuan (approved) PO Retur Form Pengajuan (approved) Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO Buatkan PO Receipt Retur PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved) Kirim barang ke Principal/Pabrik A Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur A PO Retur PO Receipt retur Barang retur Barang retur Hitung fisik barang vs PO Buat CN CN Kirim ke Acct HO PO Receipt retur (signed) Kirim ke Acct HO File 1. BAM membuat pengajuan

retur barang ke Principal/ Pabrik dan menandatangani form pengajuan. 2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada BM dan BUM untuk dimintakan persetujuan. 3. Setelah Disetujui oleh BAM, BM, BUM kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv.

Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur). 5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur. 7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Tanda tangan pada Form Pengajuan Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM, Controller) Form Pengajuan (Ttd BAM, BM, BUM, Controller)

(16)

Nama Proses

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas)

Working Area

Area

Unit Proses

Pengajuan

Survey

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan dokumen

& otorisasi

Input data & amplop piutang

Pemilik Proses

Business Associate (BA)

BSv

Business Associate (BA)

Controller

System Support Officer &

Admin AR

Dokumen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Otoritas

BSv

BSv/ABM/BM/BUM

Controller

Dokumen pendukung yang di

perlukan adalah copy KTP

Pemilik, copy KTP penerima

kuasa, copy NPWP (jika ada),

copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

Waktu survey calon outlet baru

harus diselesaikan paling

lambat 3 (tiga) hari kerja.

Nilai kredit s/d Rp 10.000.000,-

disetujui oleh BSv

Selama pengajuan outlet baru

masih belum memenuhi

kelengkapan dan otorisasi sesuai

ketentuan, maka tidak bisa

bertransaksi secara kredit.

Master data customer untuk

NOO disentralisasikan

penginputannya oleh pusat di

Bosnet

Calon outlet harus

menandatangani pada CAC

sesuai dengan tanda tangan pada

KTP

BSv membuat dokumentasi

dan laporan hasil survey serta

menandatangani CAC.

Nilai kredit Rp 10.000.000,- s/d

Rp 20.000.000,- disetujui oleh BAM

Hasil pengecekan oleh controller,

harus dibubuhkan tanda tangannya

pada dokumen Credit Approval

Card (CAC)

Admin A/R melakukan

konfirmasi via telpon untuk

kebenaran data CAC sebelum

menyimpan CAC ke amplop

piutang

Bagi penerima kuasa dari pemilik,

juga harus menandatangani pada

CAC sesuai dengan KTP

Selama proses survey berjalan,

calon outlet baru tersebut

dapat bertransaksi dengan

pembayaran harus tunai.

Nilai Kredit Rp 20.000.000,- s/d

Rp 50.000.000,- disetujui oleh BM

Nilai Kredit > Rp 50.000.000,-

disetujui oleh BUM

Pembukaan outlet baru yang

merupakan teman/keluarga dari

karyawan, harus dimintakan

persetujuan dari Head of BU

dengan kredit limit berapapun

Untuk outlet baru diijinkan

langsung melakukan transaksi

Keterangan

(17)

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS

Narasi

Business Associate (BA)

Business Supervisor

(BSv)

Controller

Admin AR

System Support

Officer

BSv/BAM/BM/BUM

Isi CAC dan

lengkapi syarat

dokumennya

CAC (outlet signed)

Berikan ke BSv

utk survey

CAC (outlet signed)

Approved?

CAC (Outlet Signed)

Survey kondisi

outlet di

lapangan

Cek kelengkapan

syarat

Batal / Revisi

kredit limit

Tanda tangan

pada CAC

CAC (Outlet, BSv Signed)

Approval sesuai

nilai limit kredit

CAC (Outlet, BSv/BAM/ BM/BUM signed)

Cek kelengkapan

syarat &

otorisasi

Input ke Master

Customer di DFS

Tanda tangan

pada CAC

Catat & simpan

di amplop

piutang

No

1. BA mengisi form Credit

Approval Card (CAC) dan

melengkapi semua syarat

dokumen yang diperlukan untuk

pembukaan pelanggan baru

(kredit).

2. BSv melakukan survey

Setelah selesainya survey oleh BSv

dan sudah sesuai dengan

ketentuan dan kondisi outlet di

lapangan, BSv membubuhkan

tanda tangannya di CAC

3. CAC yang sudah dibuatkan dan

lampirannya diberikan kepada

BSv/BAM/BM/BUM sesuai dengan

level approval limit kredit sbb :

Nilai kredit s/d Rp 10 juta = BSv

Nilai kredit > Rp 10 juta s/d Rp 20

juta = BAM

Nilai kredit > Rp 20 juta s/d Rp 50

juta = BM

Nilai kredit > Rp 50 juta = BUM

4. Controller menerima CAC dan

lampirannya dari BSv, kemudian

verifikasi untuk kelengkapan

syarat dokumen dan otorisasi

sesuai dengan ketentuan

kemudian menandatangani CAC.

7. Selanjutnya, Controller Scan

dan kirim email CAC serta

spesimen kepada System Support

Officer, dan memberikan CAC asli,

spesimen asli, copy KTP dan copy

NPWP (jika ada) kepada admin

A/R

8. System Support Officer input

Master Customer di DFS (Bosnet)

berdasarkan hasil scan CAC dan

spesimen

9. Admin A/R menerima CAC asli

dan spesimen asli, copy KTP dan

copy NPWP (jika ada) kemudian

cek kode master customer di DFS

(Bosnet).

Jika master customer sudah

dibuat, admin A/R mencatat dan

simpan dokumen di amplop

piutang

Scan dan email

CAC, Copy KTP,

copy NPWP

Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP

(jika ada) Copy KTP

pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) CAC (Outlet, BSv/ BAM/BM/BUM, Controller signed) CAC + spesimen (Outlet, BM/ BUM/Head of BU,BSv signed) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada)

Yes

(18)

Nama Proses

2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Penjualan Taking Order dan Kanvas)

Working Area

Area

Unit Proses

Pengajuan

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan dokumen &

otorisasi

Input data & amplop piutang

Pemilik Proses

Business Associate (BA)

Controller

System Support Officer & Admin AV

Dokumen

Cash Transaction Card (CTC)

Otoritas

Business Supervisor (BSv)

Controller

Dokumen pendukung yang di perlukan

adalah copy KTP Pemilik (optional), copy

KTP penerima kuasa (optional), copy

NPWP (jika ada)

CTC ditandatangani oleh BSv

Hasil pengecekan oleh controller, harus

dibubuhkan tanda tangannya pada

dokumen CTC

Master data customer untuk NOO

disentralisasikan penginputannya oleh

pusat di Bosnet

Calon outlet baik pemilik / penerima

kuasa harus menandatangani spesimen

CTC didokumentasikan oleh AV

Khusus untuk tipe dagang kanvas,

apabila CTC tidak diisi dengan lengkap

dan faktur manual sudah dibuka,

dibuatkan CTC atas nama kode BA

sehingga tidak menambah RO

Keterangan

(19)

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS

Narasi

Business Associate

(BA)

Business Supervisor

(BSv)

Controller

AV

System Support Officer

Isi CTC dan

lengkapi syarat

dokumennya

CTC (outlet signed)

Berikan ke BSv

utk persetujuan

CTC (outlet signed) CTC (BSv signed) Dokumen

pendukung

Cek kelengkapan

pengisian CTC

System Support

Officer Input ke

Master

Customer di DFS

(Bosnet)

Tanda tangan

pada CTC

Serahkan

ke AV

CTC (BSv, Ctrl signed)

Catat & simpan

CTC

Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung

1. BA mengisi form Cash

Transaction Card (CTC) dan

Melampirkan copy KTP (jika ada)

2. CTC yang sudah dibuatkan dan

lampirannya diberikan kepada

BSv untuk persetujuan.

3. Setelah disetujui oleh BSv ,

kemudian CTC diberikan kepada

Controller.

4. Controller menerima CTC dan

lampirannya kemudian verifikasi

untuk kelengkapan pengisian CTC

lalu menandatangani CTC.

5. Selanjutnya, Controller Scan

dan email CTC beserta copy KTP

(jika ada) kepada System Support

Officer

dan memberikan CTC

beserta copy KTP (jika ada)

kepada AV.

8. System Support Officer input

Master Customer CTC di DFS

(Bosnet).

9. AV

memastikan kode customer

sudah dibuat di sistem DFS

(Bosnet) kemudian File CTC.

Tandatangan

CTC

Memastikan

kode sudah

dibuat di Bosnet

Scan dan email

CTC, Copy KTP

(jika ada)

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

(20)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1)

Narasi

BAM dan BM

Promotion Admin

Legal

F& A Mgr, FD

BUM

Dealer

1. BAM mengusulkan Calon Dealer baru ke BM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

2. BM memeriksa dan evaluasi :

1. Company Profile dan

MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif

Jika BM menyetujui maka

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. BAM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, BAM melakukan revisi dan koordinasi dengan BM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer.

4. BAM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Promotion Admin.

5. Promotion Admin mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta BAM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Sales Promotion Admin meminta persetujuan BUM. 9. Jika BUM menyetujui, BUM menandatangani dokumen

1. BAM mengusulkan Calon Dealer baru ke BM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

2. BM memeriksa dan evaluasi : 1. Company Profile dan MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif Jika BM menyetujui maka BM menandatangani dokumen1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. BAM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, BAM melakukan revisi dan koordinasi dengan BM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer.

4. BAM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Promotion Admin.

5. Promotion Admin mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta BAM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Sales Promotion Admin meminta persetujuan BUM. 9. Jika BUM menyetujui, BUM menandatangani dokumen 1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi BM Setuju? Tdk Dealer Tidak Disetujui Ya 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) Dokumen 1.2 Valid? Tdk F&A Mgr, FD Setuju? F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Ya 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3 Ya Ya 1 2 Dealer Tandatangan MoU 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD)

(21)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2)

Narasi

BAM dan BM

Legal

F& A Mgr, FD

BUM

Dealer

Head of BU dan

Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Promotion Admin

10.Jika Head of BU menyetujui, Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5. 11.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Dealer.

12. Kemudian Surat Penunjukan Dealer diberikan kepada Promotion Admin untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Dealer.

13. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 14. Area mengirimkan bank garansi kepada Promotion Admin kemudian Promotion Admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 15. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.

13. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 14. Area mengirimkan bank garansi kepada Promotion Admin kemudian Promotion Admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 15. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr,BUM, Head BU) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer) Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa Direksi) 1 2 Mengurus Bank Garansi Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi Perjanjian Penunjukan Dealer 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Ya Ya Tdk Surat Penunjukan Dealer

(22)

No

Halaman

1 Form MoU

95

2 Form Persetujuan

86

3 Company Profile

88 CP-a

89 CP-b

90 CP-c

91 CP-d

92 CP-e

93

4 Surat Penunjukan Dealer

96 KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU

-

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia.

-

Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ).

-

Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat

tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT)

-

Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui.

-

Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus dimintakan

persetujuan dari BUM dan Finance & Accounting Manager

-

Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggungjawab penuh pada Dealer. (kecuali ada

permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas)

-

Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi bank menjadi beban perusahaan, maka

harus dimintakan persetujuan dari BUM dan Finance & Accounting Manager

-

Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

(23)

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1)

Narasi

Legal

Promotion Admin

BAM, BM

F&A Mgr, FD

BUM

Dua bulan sebelum kontrak berakhir,Legal Dept memberikan informasi kepada Promotion Admin mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya.

Promotion Admin menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya.

Langkah selanjutnya : 1. BAM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke BM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada):

Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

1. Performance Scoring

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada)

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. BAM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Promotion Admin.

4. Promotion Admin mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr. 4. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 5. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta BAM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Promotion Admin untuk dimintakan persetujuan ke BUM.

Jika BUM menyetujui, BUM menandatangani dokumen 1.4 dan kemudian diberikan kepada Head of BU untuk dimintakan persetujuan.

Dua bulan sebelum kontrak berakhir,Legal Dept memberikan informasi kepada Promotion Admin mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya.

Promotion Admin menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya.

Langkah selanjutnya : 1. BAM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke BM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada):

Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

1. Performance Scoring

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada)

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. BAM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Promotion Admin.

4. Promotion Admin mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr. 4. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 5. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta BAM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Promotion Admin untuk dimintakan persetujuan ke BUM.

Jika BUM menyetujui, BUM menandatangani dokumen 1.4 dan kemudian diberikan kepada Head of BU untuk dimintakan persetujuan.

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir ) Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui Informasi ke Area 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional)1.3. Kelangkapan Administratif1.4. Form Persetujuan 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi BM Setuju? Ya Ya Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5 Tdk Tdk 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM1.3. Kelangkapan Administratif1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM)_{1.5. Form} Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM1.3. Kelangkapan Administratif1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM)_{1.5. Form} Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM) 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM)_{1.5. Form} Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM) Dokumen Valid? Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Tdk Tdk Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD ) Ya Ya 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd BAM, BM)1.2. Company Profile (Optional) Ttd BAM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd BAM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD ) Setuju? Tanda tangan dokumen 1.4 Ya Ya Tdk Tdk 2

(24)

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2)

Narasi

BAM dan BM

Legal

F&A Mgr, FD

BUM

Dealer

Head of BU dan

Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Promotion Admin

10. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 11. Area mengirimkan bank garansi kepada Promotion Admin kemudian Promotion Admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 12. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.

10. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 11. Area mengirimkan bank garansi kepada Promotion Admin kemudian Promotion Admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 12. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer. 1.1. Company Profile (Ttd BAM, RBM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer) Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa Direksi) 1 2 Mengurus Bank Garansi Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi Perjanjian Penunjukan 1.1. Company Profile (Ttd BAM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd BAM, BM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd BAM, BM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, BUM, Head BU) Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Ya Ya Tdk Surat Penunjukan Dealer

(25)

No

Nama Form

Halaman

1 Form Performance Scoring

94

2 Form Persetujuan

86

3 Surat Penunjukan Dealer

96 KETENTUAN PERPANJANGAN KONTRAK DEALER

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer dilakukan dengan mengisikan form

Performance Scoring yang tersedia.

-

Performance Scoring di nilai oleh BAM dan BM dengan diperoleh kesepakatan bersama Dealer.

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama Dealer harus melampirkan dokumen legal (terbaru) yang

dibutuhkan ( dokumen terlampir ).

-

Perbaharuan nilai Bank Garansi sesuai dengan target penjualan dan perkembangan usaha Dealer.

-

Maksimal masa perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun dan minimal

adalah 6 (enam) bulan.

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer harus dilakukan paling lambat 1 (satu)

bulan sebelum tanggal kadaluarsa kontrak perjanjian.

(26)

No

Halaman

1 Checklist

97

2 Dealer Perform Evaluation

98

3 Sales Productivity Report

99

4 Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer

100

5 Lampiran Target Dealer

101

6 Lampiran Harga

102

7 KPI Dealer

103

8 Report Payment Dealer

104

9 Report Achievement Dealer

105

10 Sales Productivity Report

106

11 Data RTM Dealer

107 KETENTUAN HARGA (PRICE LIST) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DEALER

-

Penetapan harga Jual (price list Dealer) ditetapkan Potongan 3,5% dari harga Retail

-

Budget KPI adalah sebesar 1% dari omset pembelian sebelum PPN dan Embalasi

-

Pengajuan dan penentuan KPI = 1% disampaikan oleh BM dan harus mendapat persetujuan dari BUM

-

Target penjualan sebagai dasar perhitungan KPI harus mendapat persetujuan dari BUM

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer

Nama Form

Max : 10 Mid : 7 Min : 3

Bonafiditas Bank Garansi

Ji ka BG bai k ni l ai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead l i ne dari surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Ji ka Ni l ai BG dapat di penuhi

minimal 75% dari Ni l ai yang

di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Ji ka Ni l ai BG di penuhi di bawah 75% sesuai surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

Payment

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari) Contoh : Contoh : Contoh:

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima - Untuk yang BG,

Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Commitment Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI

Sesuai data Penjualan di Bos.Net

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan phasing target yang sudah ditentukan

Sesuaikan dengan realisasi Faktur atau PO di data

Outlet Cover

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian

Sesuai sales Productivity Report

Distribusi

Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

NOO Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet

Jika Dealer memiliki NOO

<= 4 - 2 Outlet Jika Dealer tidak ada NOO

Service Level

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam

Adjustment dari RDM

Warehouse Luas Gudang Luas Cukup Luas Kurang Luas

Adjustment dari RDM Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya

Kapasitas Gudang Sangat Cukup Cukup Kurang

Adjustment dari RDM Kemampuan penyimpanan jumlah stock

Supporting Armada

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk digunakan

Adjustment dari RDM Number of Sales Jika di dealer terdapat

Team atau Sales Exclusif

Jika di dealer hanya ada

Sales Reguler saja Adjustment dari RDM Disesuaikan dengan data

Finance

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

POINT YANG DIDAPAT FACTOR