BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA 4.1. Deskripsi Objek Penelitian
4.1.1. Gambaran Umum Perusahaan
Industri adalah suatu usaha atau kegiatan pengolahan bahan mentah atau barang setengah jadi menjadi barang jadi, barang jadi yang memiliki nilai tambah untuk mendapatkan keuntungan. Industri memiliki beberapa jenis, yaitu industri ekstraktif yang meliputi pertanian, perkebunan, peternakan dan pertambangan. Kedua industri nonekstraktif yang dimana bahan baku di dapat dari tempat lain selain alam sekitar. Ketiga industri fasilitatif yang produk utamanya adalah berbentuk jasa yang dijual kepada konsumennya, seperti asuransi, perbankan dan ekspedisi.1
Salah satu industri yang prospektif bagi perbankan untuk dibiayai saat ini yaitu industri pertambangan batu bara. Industri pertambangan batu bara adalah usaha yang meliputi serangkaian kegiatan yang dimulai dari penyelidikan umum, eksplorasi, studi kelayakan, persiapan produksi, penambangan, reklamasi, pengolahan, pemurnian, pemasaran, Corporate Social Responsibility (CSR) dan pengakhiran tambang.2
Begitu juga dengan PT Pamapersada Nusantara (PAMA) yang merupakan salah satu perusahaan pertambangan batubara yang ada di Indonesia. PAMA beridiri pada tahun 1993. Sebelum berdiri sendiri menjadi sebuah perusahaan, PAMA merupakan salah satu Divisi di PT United Tractors, Tbk. PAMA aktif
1
http://organisasi.org/ diunggah tanggal 21 Juli 2013
2
mengelola sejumlah besar pertambangan batubara, emas, quarry dan sebagainya, mengerjakan konstruksi bendungan dan pengerjaan jalan serta berbagai proyek penggalian bumi dan transportasi.
PAMA memiliki wilayah dengan cakupan yang luas di Indonesia dan luar negeri dengan lokasi kerja sebanyak 15 lokasi termasuk Head Office dan 3(tiga) Support Office, yaitu Balikpapan, Banjarmasin dan Palembang. Dengan lokasi kerja yang cukup banyak PAMA memiliki kurang lebih dari 19.245 sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi dan didukung dengan perangkat lunak dan perangkat keras internasional. Berikut list customer PAMA di Indonesia terutama Kalimantan dan Sumatera :
a. PT Telen Orbit Prima
b. PT Asmin Bara Bronang/PT Asmin Bara Jaan c. PT Adaro Indonesia
d. PT Arutmin Indonesia e. PT Trubaindo Coal Mining f. PT Bharinto Ekatama g. PT Kideco Jaya Agung h. PT Indominco Mandiri i. PT Kaltim Prima Coal j. PT Jembayan Muarabara k. PT Anugerah Bara Kaltim l. PT Indokodeco
m. PT Bahari Cakrawala Sebuku n. PD Baramarta
o. PT Tambang Batubara Bukit Asam p. Held by PT Kalimantan Prima Persada :
2. PT Tanjung Alam Jaya 3. PT Batu Gunung Mulia
Perusahaan yang bergerak dibidang jasa pertambangan batu bara ini, senantiasa mengedepankan kinerja kelas dunia. Pengalaman mendalam yang diiringi dengan pendekatan menyeluruh sebagai upaya untuk memberikan layanan profesional dan bernilai tambah sekaligus mempertahankan posisi perusahaan sebagai yang terdepan di industri ini.
PAMA sebagai perusahaan kontraktor pertambangan profesional juga sangat menyadari pentingnya manfaat jangka panjang korporat dan begitu pula dengan kepedulian terhadap kesehatan dan keselamatan kerja. Selain itu, PAMA melaksanakan 5 (Lima) program terpadu Corporate Social Responsibility yang terdiri dari :
1. Pengembangan dan Peningkatan Ekonomi Masyarakat
2. Kesehatan dan Gizi Masyarakat
3. Manajemen dan Pengelolaan Lingkungan
4. Pendidikan, Peningkatan Ketrampilan dan Kursus
5. Sosial, Budaya, Agama dan Sarana Sosial
Dalam budaya PAMA, peningkatan, prestasi dan kemajuan merupakan hal yang bersifat progresif dan responsif terhadap perkembangan di semua lini. Dari tahun 1993-2012 PAMA memiliki prestasi yang membanggakan sekaligus
sebagai salah satu cara untuk dapat meningkatkan citra di customer. Berikut beberapa prestasi yang diraih PAMA pada tahun 2012, antara lain :
1. The Best Mining Services Company Awards and The Best CEO in Mining Services Award from Tambang Magazine
2. Tax Obedient from The Directorate General of Taxation
3. Good Mining Practice Award as The Best Overall Performance from PT Adaro Indonesia
4. 3 Stars Award at event International Convention on Quality Concept Circles in Malaysia
5. The Best Company Performance (Astra Award) from PT Astra International, Tbk.
6. 28th Innovastra Award. 1st Winner in the Category of Suggestion System and Quality Control Circle Non Technical organized by PT Astra International, Tbk.
7. The Best Mining of The Year 2012 Award from Ministry of Industry, Ministry of Cooperatives and SMEs and the Coordinating Ministry for People’s Welfare
8. UTAMA Award for Mining Safety from Ministry of Energy and Mineral Resources
9. Gold Award at event Indonesia Quality Convention organized by Perhimpunan Manajemen Mutu Indonesia
10. ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 Certification from Bureau Veritas
11. Platinum and Gold Award at event National Quality and Productivity Convention organized by Wahana Kendali Mutu
12. Zero Accident Award from Governor of East Kalimantan
13. SMK3 Certification from Ministry of Manpower and Transmigration 14. Excellence Safety Performance from PT Jembayan Muaraba
15. Indonesia Fire Rescue Challenge Award, 2nd Winner Rescue on Collapse Structure Search and Rescue
Prestasi yang diraih oleh PAMA tidak hanya itu saja, tetapi juga diimbangi dengan pencapaian produksi dari tahun 1993-2011. (Gambar1&2)
Diagram 1 Coal Production Tahun 1993-2011
4.1.2. Bisnis Utama
Sebagai salah satu kontraktor pertambangan terbesar di dunia, PAMA memiliki kompetensi yang luas dan pemahaman secara cermat dalam hal pembangunan dan pelaksanaannya, terutama di bidang batubara yang meliputi :
1. Eksplorasi
Meliputi pemetaan geologi, pemetaan topografi, eksplorasi, evaluasi persediaan dan studi kelayakan.
2. Perencanaan
Meliputi teknik yang dapat diandalkan dalam hal perencanaan pertambangan seperti pemodelan geologi, merancang pit, jadwal produksi dan rangkaian pertambangan.
3. Pengembangan Infrastruktur
Untuk mendukung aktivitas pertambangannya, PAMA mempersiapkan infrastuktur pendukung utama yang terdiri dari gudang, workshop, kantor, jalan, dan peralatan pendukung operational, alat angkut, pelabuhan, stock pile, dan fasilitas perumahan.
4. Operasi Tambang
Didukung dengan perangkat modern, orang-orang yang berdedikasi tinggi, sistem manajemen yang dapat diandalkan, operasi pertambangan dikelola dengan baik untuk mencapai target dan kepuasan pelanggan. Operasi pertambangan meliputi pengeboran, peledakan, pemindahan tanah, pengambilan, pengangkutan dan pengiriman batubara.
5. Reklamasi dan Revegetasi
Dalam hal operasi pertambangan, PAMA selalu menempatkan perhatian penuh untuk keselarasan dan kesinambungan alam melalui reklamasi dan re-vegetasi.
6. Pengapalan dan Penjualan
Proses pemindahan batubara melalui dua moda transportasi yang berbeda, dalam hal ini pemindahan batubara dari mine stockyard ke tongkang dan dari tongkang ke mother vessel.
4.1.3. Anak Perusahaan PT Pamapersada Nusantara
Sampai dengan tahun 2012, perusahaan yang memulai dengan rental
equipment ini, mempunyai beberapa anak perusahaan, yaitu:
1. PT Kalimantan Prima Persada (KPP)
KPP merupakan anak perusahaan PAMA yang berdiri pada tahun berlokasi di Banjarbaru Kalimantan Selatan, didirikan pada tanggal 9 september 2003. Komposisi kepemilikan saham saat ini 99,99% PAMA dan 0,01% oleh PT United Tractors Pandu Engineering. KPP bergerak dalam bidang usaha Mine Developer Services yaitu melaksanakan pertambangan mulai dari eksplorasi, eksploitasi, pengelolaan pelabuhan, hingga penjualan.
2. PT Prima Multi Mineral (PMM)
PT Prima Multi Mineral adalah anak perusahaan yang bekerja sama dengan PKP2B PD Baramarta sebagai generasi ketiga dan juga mengatur
konsensi PAMA seperti PT Nusantara Citra Jaya Abadi, PT Kadya Caraka Mulia dan PT Eka Satya Yanatama. Jumlah cadangan batubara dari semua konsesi yang di kelola oleh PMM adalah sekitar 20 juta ton Batubara. Aktivitas Pertambangan PMM di pelabuhan Sungai Puting didukung oleh PT.Kalimantan Prima Persada. Sedangkan untuk transshipment dilakukan di pelabuhan Taboneo sebagai titik di laut terbuka,yang jarak dari Sungai Puting Port adalah 65 mil laut.
3. PT Pama Indomining Mineral (PIM)
PT Pama Indo Mining didirikan pada 5 Mei 1997 di bawah nama asli PT Pama Indo Kodeco, dengan para pemegang saham awal adalah PT Pamapersada Nusantara, PT Indocement Tunggal Perkasa dan PT Kodeco Cement. PT Pama Indo Kodeco memasok layanan pengadaan untuk material semen, yaitu batu kapur, lempung dan laterite di daerah Batulicin, Provinsi Kalimantan Selatan. Pada tahun 2000, PT Kodeco Cement mengundurkan diri selaku pemegang saham pendiri perusahaan, sehingga terjadi perubahan nama perseroan dari PT Pama Indo Kodeco menjadi PT Pama Indo Mining. Produk utama dari PIM adalah hasil penambangan bukit batu kapur yang merupakan bahan baku terak (clinker). Terak adalah semen setengah jadi yang merupakan hasil percampuran antara batu kapur, tanah liat, pasir silika dan pasir besi yang digiling dan dibakar. PIM menyuplai bahan-bahan tersebut dari hasil penambangan untuk kemudian dimasukkan ke dalam suatu tanur (kiln) dan menghasilkan terak. Terak ini kemudian menjadi bahan utama yang diolah menjadi semen.
4. PT Multi Prima Universal
Multi Prima Universal didirikan pada tanggal 13 February 2008 yang berkedudukan di Jln. Raya Bekasi Km 22, Jakarta Timur, dengan kepemilikan saham mayoritas dikuasai oleh PT United Tractors, Tbk. Mulai 1 April tahun 2011, persentase kepemilikan saham berubah menjadi PT Pamapersada Nusantara (50,01 %) dan PT United Tractors, Tbk (49,99 %). Berawal dari Used Equipment Department dalam Marketing Division – PT United Tractors yang menangani bidang usaha penjualan unit bekas pakai, MPU kemudian bergerak di bidang penyewaan alat berat dan
mining contractor.
5. PT Asmin Bara Bronang dan PT Asmin Bara Jaan.
PT Asmin Bara Bronang (ABB) yang berdiri pada tanggal 25 Februari 1998 dan PT Asmin Bara Jaan (ABJ) yang berdiri pada tanggal 21 April 1997 merupakan pemilik konsesi PKP2B. Kegiatan ABB dan ABJ sebagai pemilik konsesi adalah melaksanakan kegiatan pertambangan mulai dari eksplorasi untuk mengetahui cadangan batubara yang ada hingga penjualan batu bara. ABB maupun ABJ memiliki lokasi pertambangan di Kabupaten Kapuas dan Kabupaten Murung Raya, Provinsi Kalimantan Tengah.
PT Asmin Bara Bronang (PT ABB) adalah perusahaan pemegang PKP2B atau Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara generasi ke-3 dengan luas 24.980 Ha yang terletak di Kabupaten Kapuas dan Kabupaten Barito Utara, Provinsi Kalimantan Tengah. Dalam struktur kepemilikan
saham di PT ABB, Pama memegang sebesar 75,4% saham yang telah dikeluarkan dan dibayar penuh dalam PT ABB. Konsesi PT ABB terdiri atas 3 buah Blok penambangan yaitu : Blok Mamput, Blok Bekanon dan Blok Merangun. Pada saat ini, PT ABB adalah pemegang IUP Operasi Produksi di sektor 1, 2 dan 3 pada Blok Mamput. Kualitas batubara di PT ABB bervariasi antara medium-high kalori dan dengan indikasi adanya coking coal pada sektor 8. Sumberdaya batubara yang terdapat pada konsesi PT ABB kurang lebih sebesar 150 juta ton batubara dan pada saat ini sedang dilakukan infill drilling dan development exploration untuk memverifikasi cadangan dengan lebih detail. Jarak angkutan batubara dari tambang PT ABB ke Pelabuhan PT Telen Orbit Prima (PT TOP) maupun ke Pelabuhan PT ABB sendiri kurang lebih 80-90 km dengan jarak barging kurang lebih 415 km ke Taboneo.
PT Asmin Bara Jaan (PT ABJ) adalah perusahaan pemegang PKP2B atau Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara generasi ke-3 dengan luas 7.298 Ha yang terletak di Kabupaten Barito Utara dan Murung Raya, Provinsi Kalimantan Tengah. Konsesi PT ABJ terdiri atas 3 buah Blok penambangan yaitu : Blok Hintuk, Blok Miyangun dan Blok Bahandang. Dalam struktur kepemilikan saham di PT ABJ, Pama memegang sebesar 75,4% saham yang telah dikeluarkan dan dibayar penuh dalam PT ABJ. Pada saat ini, PT ABJ adalah pemegang IUP Operasi Produksi dan saat ini sedang dalam proses konstruksi jalan dan emplacement. Kualitas batubara di konsesi bervariasi antara medium-high
kalori. Sumberdaya batubara yang ada pada konsensi ini kurang lebih sebesar 40 juta ton batubara. Jarak angkutan batubara dari tambang PT ABJ ke Pelabuhan PT TOP maupun ke Pelabuhan PT ABB kurang lebih 90 km dengan jarak barging kurang lebih 415 km ke Taboneo.
4.1.4. Visi, Misi dan Nilai Inti PT Pamapersada Nusantara
Visi dari PT Pamapersada Nusantara adalah menjadi kontraktor pertambangan terkemuka di dunia dengan produktifitas, Engineering, keselamatan, kesehatan dan lingkungan yang Terbaik.”
Misi dari PT Pamapersada Nusantara adalah :
1. Memberikan jasa operasi dengan alat-alat berat dalam bidang pertambangan terbuka dan pemindahan tanah yang memungkinkan pelanggan mendapatkan keuntungan terbaik di tingkat dunia.
2. Memberikan kesempatan kepada karyawan mengembangkan kompetensinya untuk mencapai tujuan.
3. Berupaya secara terus-menerus menguasai teknologi dan kemampuan rekayasa yang berwawasan lingkungan serta keselamatan manusia untuk kemajuan bangsa dan negara.
Selain itu, PAMA juga memiliki 6 Nilai Inti, yaitu :
1. Tim Yang Sinergis
Kita, tim yang secara emosional berkomitmen untuk saling melengkapi, menghargai satu sama lain, bekerja dengan antusias dan kompak, untuk mencapai hasil yang berlipat ganda, sehingga menjadi TIM PEMENANG. 2. Bertindak Penuh Tanggung Jawab
Kita, tim yang bekerja penuh integritas (sepenuh hati, jujur, disiplin, memegang teguh nilai etika dan moral, memiliki komitmen) dalam setiap tindakan yang dapat dipertanggung jawabkan, sesuai antara kata dan perbuatan.
3. Siap Menghadapi Tantangan dan Mewujudkannya
Kita, tim yang siap siaga, fleksibel dan tuntas dalam menghadapi setiap tantangan, perubahan dan kompetisi; serta memiliki sikap ulet, tangguh dan pantang menyerah untuk mewujudkannya menjadi kenyataan.
4. Perbaikan Terus – Menerus
Kita, tim yang mengutamakan kualitas, tidak cepat puas, dengan senantiasa belajar dan melakukan perbaikan terus menerus, untuk mempeCenterh hasil/proses yang lebih baik.
5. K3LH adalah Cara Hidup Kita
Kita, tim yang memiliki sikap tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan standar K3LH sebagai cara terbaik untuk mencapai sasaran perusahaan serta menjadi tanggung jawab kita semua. Kepedulian kita
merupakan pengakuan akan hak kehidupan yang layak bagi generasi mendatang.
6. Memberikan Nilai Tambah Pada Semua Pihak Terkait
Kita, tim yang peka dan tanggap atas kebutuhan pelanggan melalui kemitraan yang saling menguntungkan serta memberikan manfaat lebih bagi pihak terkait secara proporsional demi mewujudkan upaya kepuasan semua pihak terkait.
4.1.5. Struktur Organisasi PT Pamapersada Nusantara
Struktur organisasi PAMA adalah tree diagram. Dimana struktur organisasi ini terdiri dari President Director, Vice President Director, Director,
Division and Corporate Head, Departement Head, Section Head, Officer, Secretary, dan Admin.
Perusahaan yang bergerak di bidang jasa ini memiliki 9 Division dan 3
Corporate Function, yaitu :
1. Business Development Division 2. Engineering Division
3. Finance and Administration Division 4. Supply Management Division
5. Operation Division 6. Plant Division
7. Information System Division
8. Human Capital and General Services Division 9. Safety, Health, and Environment Division
10. Corporate Planning and System Development 11. Corporate Legal
12. Intenal Audit
4.2. Hasil dan Pembahasan
Hasil dan data yang ditemukan pada penelitian ini berasal dari wawancara kepada para narasumber, observasi di lapangan dan dokumen tertulis dari perusahaan terkait dengan penelitian.
Wawancara dilakukan pada tanggal 14 Juli 2013. Hal ini disesuaikan dengan ketersediaan waktu narasumber dan peneliti. Sedangkan, observasi dilakukan sebelum wawancara kepada narasumber. Pelaksanaan observasi dilakukan dengan ikut terlibat secara langsung dalam pengelolaan website pamapersada.com. Penulis berharap dengan melakukan pengamatan langsung terlebih dahulu, dapat memperdalam bahasan saat wawancara dengan narasumber.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Dadan Gumilar, selaku Organizing
Committee website pamapersada.com, website merupakan salah satu media
promosi perusahaan PAMA untuk dapat menunjang visinya sebagai world leader ini.
“Promosi sendiri merupakan salah satu kegiatan pokok yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan perusahaannya baik untuk perkembangan maupun untuk mendapatkan profit. Begitu juga dengan PAMA yang melakukan promosi untuk memperkenalkan perusahaannya di mining contractor industry dan masyarakat umum, meningkatkan citra perusahaan dan sebagai tanda kepercayaan
media promosi perusahaan PAMA untuk dapat menunjang visinya sebagai world
leader ini.”3
Berdasarkan buku Komunikasi Pemasaran Modern, promosi dapat membantu memperkenalkan suatu produk baru atau menghidupkan mereka sepanjang waktu dengan memperkuat pesan dan citra periklanan, menciptakan daya tarik antara merek dan konsumen, dan memberikan saluran baru untuk menjangkau segmen khalayak.4 Dengan kata lain, promosi dapat digunakan baik perorangan maupun badan usaha untuk memperkenalkan sebuah produk maupun jasa ke khalayak luar dalam rangka meningatkan image perusahaan maupun meningkatkan penjualan perusahaan.
Selain memiliki tujuan untuk berpromosi, perusahaan yang bergerak dalam mining industry ini menunjuk beberapa segmen sebagai tujuan pemasarannya, yaitu pemain-pemain pertambangan dalam hal ini consesion owner berdasarkan hasil wawancara dengan Dadan Gumilar.
“Segmen yang dipilih perusahaan tentunya dalam mining industry, yaitu pemain-pemain pertambangan dalam hal ini consesion owner.“5
Selain itu, berdasarkan hasil wawancara dengan Dadan Gumilar, PAMA memiliki cara yang sedikit berebeda dengan perusahaan jasa lainnya. Cara yang dilakukan yaitu dengan menunjukkan peningkatkan kualitas service,
peningkatakan kompetensi yang dibuktikan dengan prestasi-prestasi yang telah diraih baik dari jumlah produksi, program CSR, S,H&E, sampai dengan
3
Wawancara dengan Team Leader Corporate Planning and System Development, Dadan Gumilar, 14 Juli 2013, Kantor PT Pamapersada Nusantara
4
Machfoedz, Mahmud. 2010. Komunikasi Pemasaran Modern. Yogyakarta : RizQita Printing. Hal. 61.
5
Wawancara dengan Team Leader Corporate Planning and System Development, Dadan Gumilar, 14 Juli 2013, Kantor PT Pamapersada Nusantara
improvement-improvement yang telah dilakukan oleh PAMA dalam lingkup
mining industry.
“PAMA yang memiliki produk service yang unik maka cara memperkenalkan masyarakat dan customer dengan cara yang berbeda, yaitu dengan meningkatkan kualitas service, mendapatkan penghargaan dan sekamelalui award–award yang telah diraih oleh PAMA, seperti melalui
achievement dalam hal kemampuan produksi, CSR, Safety, dan Improvement
yang telah dilakukan oleh PAMA dalam lingkup mining industry.”6
Secara umum, promosi memiliki 3(tiga) tujuan, yaitu menginformasikan, membujuk dan mengingatkan. Berdasarkan data yang ada tujuan PAMA berpromosi telah mencakup ketiganya. Tetapi karena perusahaan PAMA bergerak dibidang jasa, sehingga lebih kepada menginformasikan dan mengingatkan perusahaan tersebut. Dalam hal ini, PAMA berpromosi untuk menginformasikan mulai dari PAMA berdiri, bisnis utama PAMA, safety yang diterapkan PAMA, tanggung jawab sosial perusahaan, lowongan pekerjaan, sekaligus prestasi yang telah diraih oleh PAMA yang patut diketahui oleh customer dan calon customer.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Dadan Gumilar, PAMA menggunakan beberapa saluran yang digunakan untuk menyampaikan informasi terkait prestasi yang telah diraih, yaitu menggunakan saluran komunikasi bermedia, baik media cetak maupun media elektronik yang dapat digunakan secara nasional dan internasional.
“Untuk media cetak, PAMA menggunakan koran Kompas dan Bisnis Indonesia. Sedangkan untuk majalah, yaitu Majalah Tambang dan Majalah Katiga. Kemudian untuk media elektronik PAMA menggunakan website detik.com, kompas.com, bisnis.com, dan website-wesite yang berhubungan
6
dengan pertambangan serta website yang dimiliki sendiri oleh PAMA, yaitu pamapersada.com.”7
Melalui website pamapersada.com ini, PAMA memberikan informasi terkait perusahaan, seperti: company profile, S,H&E, CSR, latest news, core
bisnis PAMA, karir, used equipment, karir, award, subsidiries hingga contact .
“PAMA memiliki media yang dimanagementkan oleh PAMA, yaitu www.pamapersada.com. Website ini dapat diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja. Melalui website ini PAMA menyampaikan beberapa informasi yang berkaitan tentang perusahaan seperti : company profile, SHE, CSR, latest
news, core bisnis PAMA, karir, used equipment, karir, award, subsidiries hingga contact.”8
Kotler membagi situs perusahaan menjadi dua jenis, yaitu web perusahaan dan situs web pemasaran. Dan karena web perusahaan PAMA berisi mengenai riwayat perusahaan, misi dan filosofi produk dan jasa serta lokasinya maka situs web PAMA masuk dalam kategori situs web perusahaan.
Website pamapersada.com berdiri pada tahun 2005. Setelah lima tahun berjalan pada tahun 2010 website pamapersada.com melakukan perubahan secara besar-besaran untuk dapat menunjang kegiatan pemasaran yang semakin bersaing di dunia pertambangan batubara ini.
Setelah terlaksananya perubahan, website ini memiliki tampilan yang lebih baik dari sebelumnya. Tetapi sesuatu yang baru saja berubah itu tidaklah luput dari sebuah permasalahan yang silih berganti.
Salah satu permasalahan yang diungkapkan oleh Dadan Gumilar adalah perpindahan admin dari vendor ke PAMA pada awal tahun 2011. Saat ini admin
7
Ibid.
8
website pamapersada.com adalah Corporate Planning and System Development dan disupport oleh seluruh Divisi.
“Permasalahan yang terjadi di awal tahun 2011 yaitu perpindahan admin dari vendor ke PAMA pada awal tahun 2011. Awalnya website ini dikelola oleh
Business Development selaku Divisi yang berhubungan langsung dengan
customer Dimana salah satu tugasnya untuk meningkatkan citra perusahaan. Tetapi karena adanya keterbatasan waktu dari Business Development, maka admin website ini berpindah lagi ke Corporate Planning and System Development.” 9
Corporate Planning and System Development merupakan salah satu corporate function di PAMA yang memiliki 4 center. Salah satunya stakeholder care and external recognition seperti yang dikatakan Dadan Gumilar.
“Corporate Planning and System Development merupakan salah satu corporate function yang ada di PAMA. Moto CPSD yaitu Act based on “PAMA Core Value”. Dan memiliki missi “Partner for Strategic Alignment & Innovation to achieve company goal and business sustainability.” Struktur organisasinya
berbentuk telor asin. Dimana memiliki 4(empat) center yang saling berhubungan dan disupport oleh Internal Operation. Center I strategic planning & methodology
development. Center II advisory & competence development. Center III monitoring & assessment. Dan Center IV stakeholder care & external recognition.”10
Untuk mewujudkan missinya dalam satu tahun kedepan, CPSD membuat sebuah Division Policy yang didasari dari president letter dan dikeluarkan saat PAMA melakaksanakan Annual Management Meeting di akhir tahun. Annual
Management Meeting ini bertujuan untuk mereview performance di semester I
dan mengetahui tujuan perusahaan satu tahun mendatang dengan target Key
Performance Indicator yang telah disepakati oleh masing-masing Division Head,
9
Ibid.
10
Corporate Head dan Project Manager. Dari Division Policy kemudian
dikembangkan kembali menjadi activity plan dan Time of Duty.
“Fungsi Center I adalah memberi masukan dalam penyusunan president
letter, penyusunan strategic planning perusahaan jangka panjang, menengah
maupun pendek, bekerjasama dengan Divisi-Divisi terkait, penetapan KPI dan target kinerja perusahaan setiap tahun dan memberikan feedback terkait dengan effektifitas organisasi dan perusahaan. Penyusunan strategic planning ini dimulai dari form 7, 8, 9 dan 10. Form 7 merupakan president letter dari
President Director. Form 8 merupakan Division policy. Kemudian form 9
merupament ini adalah forkan activity plan. Dan Form 10 adalah time of duty.”11 Keterlibatan member CPSD dalam pengerjaan strategic deployment adalah form 8 oleh CPSD Head, form 9 dan 10 oleh Team Leader dan Associate. Form 9 dan 10 merupakan detail dari activity yang akan dikerjakan oleh seluruh member CPSD baik yang dikerjakan internal CPSD maupun adanya keterlibatan dengan Divisi dan corporate function lainnya. Form 9 dan 10 ini digunakan untuk dapat mempermudah member CPSD dalam menjabarkan sebuah kegiatan dari perencanaan hingga evaluasi dalam jangka waktu 1 (satu) tahun. Form ini juga dapat digunakan di Center 1 hingga 4.
Di dalam melaksanakan form 9 dan form 10 tak jarang member CPSD membuat sebuah improvement. Improvement yang dilakukan bertujuan untuk dapat mempermudah pengoperasian, meminimkan budget ataupun mempercepat sebuah proses. Improvement yang telah dilaksanakan maka akan didaftarkan dalam POINS dan akan diberikan reward. Jika sudah berkaitan dengan improvement, maka akan berkaitan dengan Center II.
11
“Untuk Center II, CPSD memiliki fungsi memastikan pelaksanaan ”BOD Meeting” sesuai dengan perencanaan, memastikan ”operational review” di masing-masing Divisi berjalan dengan efektif dan efisien, memastikan terselenggaranya penilaian kinerja pelaksanaan ”PAMA Management System” melalui ”integrasi audit” dan memberikan laporan kepada Top managemen serta memberikan penilaian kinerja improvement yang telah di lakukan oleh masing-masing site dan memastikan pelaksanaan program apresiasi.”12
Sebuah improvement yang sudah dilakukan maka akan dilihat keaslian dan manfaatnya. Jika improvement tersebut belum pernah dibuat oleh siapapun sebelumnya, maka akan dipatenkan. Dan jika improvement tersebut juga sangat bermanfaat, maka metodologi tersebut akan terus dikembangkan dan diterapkan di tempat yang sesuai.
“Center III memiliki fungsi untuk mengembangkan kompetensi SDM site (termasuk JIEP) dibidang quality management system maupun quality improvement, membantu implementasi sistem manajemen mutu dan program QCP QCC, SS maupun strategic improvement dalam rangka peningkatan kinerja perusahaan, pengembangan metodologi pelaksanaan program improvement maupun pengembangan sistem manajemen Mutu, termasuk proses adaptasi ”management tools” baru untuk effectivitas penerapan di lapangan, memastikan pelaksanaan Pama Management System berjalan efektif di lapangan.”13
Setiap karyawan PAMA diperbolehkan membuat sebuah improvement dalam setiap pekerjaan baik di lapangan maupun office. Improvement yang ada berguna tidak hanya di satu lokasi tetapi improvement yang memiliki nilai tinggi tersebut akan diterapkan ke seluruh distrik PAMA yang tentunya disesuaikan dengan keadaan distrik yang akan mengimplementasikan improvement tersebut. Improvement ini juga akan dilombakan sampai dengan Internasional sehingga penghargaan yang diperoleh dijadikan untuk menambah kepercayaan customer
12
Ibid.
13
dan calon customer untuk menggunakan jasa PAMA. Berdasarkan wawancara dengan Dadan Gumilar, di Center IV salah satu fungsinya adalah pembentukan image perusahaan kepada pihak eksternal.
“Adapun fungsi Center IV adalah pengembangan report khusus terkait dengan pembentukan image perusahaan kepada pihak eksternal, mengkordinir pelaksanaan ”external award” dengan Divisi terkait dan memastikan kepesertaan perusahaan secara proaktif, menjalin networking dengan stakeholder terkait dalam rangka pembangunan image perusahaan dan peningkatan kompetensi SDM.”14
Dadan Gumilar juga mengatakan bahwa salah satu activity plan Center IV dalam stakeholder care and external recognition adalah mengelola website pamapersada.com.
“Activity plan di Center 4 yang berhubungan dengan pihak ekternal adalah pertama mengisi artikel di media internal, yaitu Majalah PAMAMEDIA dan Majalah ASTRA. Kedua mengikuti Eksternal Award dari lembaga yang terpercaya. Ketiga mengelola media eksternal website pamapersada.com.”15
Berdasarkan buku Pemasaran Industri Business to Business Marketing, yang menyatakan bahwa saat mengatur atau mengelola komponen-komponen saluran terpilih maka perencanaan dibuat dan saluran dioperasikan, langkah berikutnya kemudian dimonitor secara rutin saluran pemasaran tersebut agar tetap efektif sesuai dengan rencana, serta membantu atau mendukung anggota saluran, pengembangan kebijakan operasi, pemberian intensif, pemilihan program promosi, dan mengevaluasi hasil penjualan dari saluran. Kegiatan lain yang perlu dalam pengelolaan atau management saluran adalah memelihara (menjaga) saluran pemasaran yang sudah ada dan memodifikasi saluran pemasaran agar sesuai dengan kondisi yang ada,
14
Ibid.
15
mengkoordinasikan para anggota saluran, menyelesaikan konflik, dan membantu meningkatkan kinerja saluran pemasaran.16
Begitu pula strategi yang dilakukan oleh CPSD. Membuat form 10 time of duty untuk dapat mengelola website pamapersada.com ini. Adapun isi dari form 10 mengenai optimalization website pamapersada.com, yaitu: dalam fase persiapan dengan mereview performance 2011 dan memfollow up corrective
action. Dalam fase implementasi : Persiapan materi dalam satu bahasa kemudian
translater materi lalu update konten. Dalam fase review adanya review konten sesuai periode.
Fase persiapan, implementasi dan review ini sama dengan PDCA yang merupakan prinsip dasar dari perbaikan. Kepanjangan PDCA sendiri, yaitu
Plan-Do-Check dan Action ungkap Dadan Gumilar.
“Prinsip dasar setiap perbaikan adalah PDCA. Kepanjangan PDCA itu sendiri, yaitu Plan-Do-Check dan Action. Penjabaran PDCA ini, yaitu Plan merupakan sebuah rencana. Jadi dalam tahapan ini harus adanya sebuah rencana yang baik atau sesuai sebelum memulai bekerja. Selanjtnya Do yang berarti kerja. Dalam tahapan ini harus melaksanakan pekerjaan atau melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah disusun. Ketiga, Check yang dimana harus memeriksa hasil pekerjaan apakah telah sesuai dengan yang direncanakan dan terakhir yang keempat action. Dalam tahapan ini harus mengambil tindakan koreksi atau perbaikan atas penyimpangan yang ada kemudian susun rencana baru. Sehingga kegiatan ini tidak dilakukan hanya satu kali, melainkan dilaksanakan secara terus menerus.”17
Dalam implementasinya, Corporate Planning and System Development (CPSD) menggunakan metode 8 langkah atau selanjutnya disebut dengan PDCA
16 Subroto, Budiarto. 2011. Pemasaran Industri Business to Business Marketing. Yogyakarta :
ANDI. Hal. 206.
17
Wawancara dengan Team Leader Corporate Planning and System Development, Dadan Gumilar, 14 Juli 2013, Kantor PT Pamapersada Nusantara
8 langkah untuk melakukan sebuah improvement atau problem solving di setiap permasalahan. Aktivitas perbaikan dalam menyelesaikan masalah dapat dilakukan secara sistematis. Begitu juga untuk menyelesaikan permasalahan di website pamapersada.com ini.
1.2.1. Perencanaan Pengelolaan Website pamapersada.com Tahun 2012 Dalam menentukan strategi di tahun 2012, langkah awalnya adalah melakukan review performance 2011 dengan mengidentifikasi semua konten yang terdapat di dalam website pamapersada.com kemudian mencari variabel yang sesuai untuk dapat mengukur performance website tersebut. Setelah menemukan teori yang sesuai untuk pengukuran, maka akan diukur berdasarkan bobot yang telah ditentukan. Dengan rumus sebagai berikut :
Berikut konten website pamapersada.com yang direview yaitu Home,
Company Profile, S,H&E, CSR, Karir, Used Equipment, Award, Subsidiries, Link,dan News. Untuk dapat mengukur performance website di tahun 2011,
penulis memilih variabel dari buku Strategi Periklanan Pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia, yaitu kecepatan page-loading, isi bisnis, efisiensi
navigasi, keamanan dan privasi, dan marketing customer focus.18 Hal ini dikarenakan variabel tersebut digunakan langsung pada saat review periodik.
Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, dapat diketahui bahwa
performance website pamapersada.com masih dalam posisi 60%. Hasil data yang
18 Suyanto, M. 2003. Strategi Periklanan Pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia. Yogyakarta :
ANDI. Hal. 206
diperoleh digunakan untuk membuat problem statement, project scope dan
business case.
“Jika data sudah dikumpulkan dan diketahui performance terakhir pengelolaan website pamapersada.com, maka langkah berikutnya dapat membuat membuat problem statement, project scope dan business case. Untuk perjelas masalah dapat menggunakan problem statement. Dimana isi problem statement harus mampu menjawab beberapa pertanyaan. Pertanyaan pertama apa yang tidak sesuai dengan keinginan customer dan proses yang ada pada saat ini. Kedua, kapan dan dimana problem terjadi. Ketiga, seberapa besar dan apa akibat dari problem tersebut. Kemudian membuat sebuah project scope yang merupakan suatu pernyataan untuk memperkuat tema proyek perbaikan yang akan dilakukan, dimana tema (judul) peraikan tersebut telah melalui penggalian masalah dan sudah diseleksi sesuai prioritas perusahaan. Project scope dapat digambarkan melalui SIPOC yang merupakan kepanjangan dari Supplier, Input, Proses, Output
dan Customer. Project Scope harus berisi mengenai proses mana yang menjadi
fokus team, kapan proses tersebut mulai dan berakhir dan batasan mana saja yang termasuk dalam proyek dan tidak. Sedangkan untuk business case merupakan suatu pernyataan untuk memperkuat tema proyek perbaikan yang akan dilakukan, dimana tema (judul) perbaikan tersebut telah melalui penggalian masalah dan sudah diseleksi sesuai prioritas perusahaan. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu perumusan business case, yaitu pertama mengapa proyek perbaikan ini perlu dilakukan, kedua mengapa proyek perbaikan perlu dilakukan saat ini, dan ketiga apa konsekuensi jika proyek perbaikan ini tidak dilakukan."19
Berdasarkan hasil pengumpulan data, problem statement website pamapersada.com ini, yaitu PAMA telah memiliki website pamapersada.com sejak tahun 2005 yang digunakan sebagai salah satu media eksternal untuk memberikan informasi tentang perusahaan kepada masyarakat dan customer. Tetapi informasi yang akan disampaikan oleh perusahaan tidak dapat diupdate di dalam website pamapersada.com mulai tahun 2011. Jika website ini tidak diupdate dalam periode yang ditentukan, maka akan tersendatnya informasi terbaru yang akan disampaikan perusahaan kepada masyarakat dan customer yang dapat mempengaruhi calon customer untuk menggunakan jasa PAMA. Kemudian
19
semakin banyaknya voice of customer baik dari internal maupun eksternal. Selain itu, menimbulkan image yang kurang baik untuk perusahaan di mata stakeholder dan shareholders.
Sedangkan business case yang dapat diambil, yaitu proyek perbaikan ini perlu dilakukan agar penyampaian informasi dari perusahaan ke stakeholders dan shareholders berjalan baik. Selain itu, proyek perbaikan ini perlu dilakukan saat ini karena performance sistem pengolahan website pamapersada.com hanya 60% dari 100%. Jika proyek perbaikan ini tidak dilakukan saat ini, maka akan sulit mempengaruhi calon customer untuk menggunakan jasa PAMA.
Untuk mengkrucutkan kembali di tahapan langkah satu ini, penulis menjabarkan project scope dengan Process Map (SIPOC). Pertama supplier, di dalam project website pamapersada.com ini adalah Departement dan Division. Sedangkan untuk Input adalah data atau dokumen yang dibutuhkan oleh proses, meliputi materi update website. Kemudian proses adalah aktivitas untuk memenuhi segala sesuatu yang diinginkan customer dalam project website pamapersada.com sendiri mulai dari pengiriman materi kemudian seleksi materi dilanjutkan ke approval CPSD Head dan terakhir upload to website. Selanjutnya
output adalah informasi atau produk yang diinginkan oleh customer. Untuk
Outputnya adalah website pamapersada.com terupdate. Dan customer adalah pihak-pihak yang menggunakan atau mengharapkan sesuatu dari proses.
Customer project ini adalah stakeholders dan shareholders. Dan ruang lingkup
permasalahan terdapat dalam input dan proses. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan melalui gambar berikut :
Gambar 1 Project Scope
Menyelesaikan suatu permasalahan yang baik yaitu dengan dilakukan secara bertahap dan terjadwal dengan baik. Begitu pula dengan permasalahan website pamapersada.com ini. Untuk menyelesaikannya dibuatlah sebuah time frame untuk dapat merencanakan waktu proyek yang dihubungkan dengan delapan langkah perbaikan, sehingga dijadikan acuan pelaksanaan proyek perbaikan. Pencantuman target waktu ini diusahakan optimis dan realistis.
“Sehubungan dengan pelaksanaan dalam penyelesaian masalah, maka dibutuhkan sebuah time frame. Time frame merupakan perencanaan waktu proyek yang dihubungkan dengan delapan langkah perbaikan, sehingga dijadikan acuan pelaksanaan proyek perbaikan. Pencantuman target waktu ini harus diusahakan optimis realistis. Di time frame terdapat waktu plan yang telah ditentukan dan aktualnya seperti apa. Didalam time frame dapat dilihat penggolongan dari bagian Plan, Do, Check dan Action. Di bagian Plan terdapat langkah 1-4. Kemudian di bagian Do terdapat langkah 5. Di bagian Check terdapat langkah 6. Dan untuk bagian Action terdapat langkah 7.” 20
20
Project meningkatkan sistem pengelolaan website pamapersada.com ini direncanakan mulai dari Bulan Maret tahun 2012 sampai dengan Desember tahun 2012.
1.2.1.1. Menentukan Target
Berikutnya menentukan target yang akan dicapai. Dalam penetapan target haruslah SMART. SMART memiliki kepanjangan Specific (tertentu), Measurable (terukur), Achievable (bisa di capai), Realistic (sesuai kemampuan), dan Time
Bound (batas waktu).
“Langkah ke dua merupakan penentuan target. Target perbaikan merupakan tujuan akhir dari penyelesaian masalah. Dalam penetapan target haruslah SMART. SMART memiliki kepanjangan Specific (tertentu), Measurable (terukur), Achievable (bisa di capai), Realistic (sesuai kemampuan), dan Time
Bound (batas waktu).”21
Sesuai dengan data yang telah diidentifikasi dari permasalahan website pamapersada.com dapat diketaui penjabaran SMART, yaitu :
- Spesific : Frekuensi update website pamapersada.com
- Measurable : Target yang ditentukan pada Desember 2012 dapat
berjalan sebanyak 1x dalam setiap bulannya
untuk update pamapersada.com.
- Achievable : Sebelumnya tidak pernah update, target nya harus
selalu ada update dan koordinasi setiap bulan.
21
- Time Bound : Pamapersada.com terupdate di bulan Desember
2012
Dari penjabaran SMART dapat diketahui bahwa adanya harapan untuk semua Departemen atau Divisi dapat berkontribusi dalam mengelola website pamapersada.com. Saat ini performance website pamapersada.com masih 60%. Dan target yang diinginkan yaitu meningkatkan performace website pamapersada.com menjadi 90%.
Diagram 3 Target Performance Website pamapersada.com
Untuk dapat mencapai target yang telah ditetapkan, maka harus adanya key
sucsess factor yang digunakan sebagai salah satu kunci sukses dari proyek
“Key performance indikator dibutuhkan untuk melengkapi penetapan target. Key
performance indikator ini dijadikan sebagai salah satu kunci sukses dari proyek
perbaikan.”22
Berdasarkan target yang telah ditetapkan, Key Sucsess Factor dalam judul meningkatkan performace sistem pengelolaan website pamapersada.com ini adalah keterlibatan dan komitmen semua anggota kontributor website pamapersada.com dan terdapat prosedur yang jelas.
Dalam wawancara dengan Dadan Gumilar, mengungkapkan bahwa adanya penyusunan manfaat potensial sebagai gambaran keuntungan yang akan diterima jika target yang telah ditetapkan tercapai sempurna. Gambaran keuntungan dapat ditinjau dari beberapa aspek, yaitu Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral, dan
Productivity.
“Tidak hanya target yang ditentukan dalam langkah 2. Tetapi di dalam langkah ke dua, adanya penyusunan manfaat potensial sebagai gambaran keuntungan yang akan diterima jika target yang telah ditetapkan tercapai sempurna. Gambaran keuntungan dapat ditinjau dari beberapa aspek, yaitu pertama Quality untuk menggambarkan peningkatn mutu yang diperoleh. Kedua Cost untuk menggambarkan aspek manfaat dalam bentuk mata uang berupa penurunan biaya atau peningkatan pendapatan. Ketiga Delivery untuk menggambarkan aspek efisiensi yang dicapai dari sisi penghematan waktu penghantaran. Keempat Safety untuk menggambarkan manfaat yang diperoleh dari aspek keselamatan, kesehatan (health) dan lingkungan hidup (environment) atau keamanan (securiy). Kelima Moral untuk menggambarkan manfaat yang diperoleh terhadap kondisi psikologis karyawan atau anggota. Keenam Productivity untuk menggambarkan manfaat yang diperoleh dari peningkatan kinerja yang dihasilkan.”23
Potensial benefit yang akan diperoleh jika performance pengolahan
website pamapersada.com ini 90%, yaitu pertama dalam hal Quality meningkatkan kualitas pengolahan media website pamapersada.com. Ke dua,
22
Ibid.
23
keuntungan dalam hal Morale Meningkatkan koordinasi antara PIC Koordinator website pamapersada.com dan meningkatkan citra perusahaan ke masyarakat dan
cutomer. Sedangkan dalam hal Delivery meningkatkan penyebaran informasi
tentang perusahaan yang akan disebarkan ke customer dan masyarakat, baik informasi berupa berita maupun sebagai media penjualan alat berat. Dan terakhir dalam hal Cost, memperkecil pengeluaran yang digunakan untuk mempromosikan alat berat yang tidak digunakan lagi.
1.2.1.2. Analisa faktor penyebab dan menemukan sumber penyebab
Kemudian menganalisa faktor penyebab dan menemukan sumber penyebab kurang maksimalnya sistem pengelolaan website pamapersada.com. Di dalam menganalisa faktor dan menemukan sumber penyebab dapat dilakukan dua tahap. Yang pertama melakukan analisa kondisi yang ada. Di dalam PDCA 8 langkah ini biasa disebut dengan ANAKONDA.
“Dalam langkah ketiga yang akan dijabarkan adalah menganalisa faktor dan menemukan sumber penyebab kurang maksimalnya pengelolaan website pamapersada.com ini. Di dalam menganalisa faktor dan menemukan sumber penyebab dapat dilakukan dua tahap. Yang pertama melakukan analisa kondisi yang ada. Di dalam PDCA 8 langkah ini biasa disebut dengan ANAKONDA. Tujuan analisa kondisi yang ada untuk dapat menentukan permasalahan yang sebenernya dan mendapatkan fakta serta data tentang penyimpangan atau kondisi yang tidak baik yang berhubungan dengan akar permasalahan. Aktivitas yang dilakukan antara lain: menyelidiki proses di mana masalah itu terjadi, menyelidiki kronologis terjadinya maslaah, dan mengumpulkan fakta dan data tentang kondisi-konsi yang kurang baik dan penyimpangan yang terjadi.”24
Sesuai dengan identifikasi masalah, maka terdapat beberapa kondisi aktual dengan deviasi masing-masing. Pertama di dalam project scope “Input”, terdapat
24
masalah pada bagian faktor man dan material. Di dalam faktor man (manusia) keadaan sebenarnya menggambarkan tidak adanya materi yang masuk selama 5 bulan dan tidak semua PIC Kontributor mengupdate konten yang dapat diupdate oleh masing-masing user sehingga kesimpulannya bermasalah. Sedangkan dari sisi matrial, materi yang masuk sampai dengan bulan maret sama dengan nol. Untuk permasalahan dari lingkup proses, teridentifikasi dari sisi faktor material dan maechine. Kondisi sebenarnya saat ini dari sisi material, yaitu materi yang masuk hanya dalam satu bahasa atau Bahasa Indonesia saja dan kedua materi yang masuk belum terecord dan termonitoring dengan baik sehingga disimpulkan bermasalah. Untuk permasalahan dalam faktor mechine, yaitu tidak dapatnya dilakukan perubahan di dalam website pamapersada.com.
Dadan Gumilar juga menyatakan di dalam langkah ke tiga juga dijabarkan mengenai penentuan akar permasalahan. Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu memastikan permasalahan sudah sangat spesifik, bila masalah masih dalam konsep luas, maka relation diagram atau fishbone akan lebih panjang lagi, dan terakhir melakukan pengujian untuk menentukan akar penyebab berdasarkan fakta dan data. (Lampiran)
“Tahap ke dua di langkah ke tiga yaitu menentukan akar masalah, akar penyebab dan validasi. Yang perlu diperhatikan, yaitu memastikan permaslaahan sudah sangat spesifik, bila masalah masih dalam konsep luas, maka relation diagram atau fishbone akan lebih panjang lagi, dan terakhir melakukan pengujian (validasi) untuk meneukan akar penyebab berdasarkan fakta dan data.”25
Akar permasalahan di dalam performance sistem pengelolaan website pamapersada.com rendah ini dikarenakan beberpa hal, yaitu PIC Kontributor tidak
25
secara continue memberikan materi update berita, perhatian pic Kontributor kurang, Tidak ada materi yang masuk, materi dalam satu bahasa, tampilan website tidak dapat diedit sesuai kebutuhan dan belum adanya media monitoring.
Dari permasalahan yang telah diketahui, penulis menganalisis kembali mengapa hal tersebut terjadi sampai pada akhirnya menemukan akar permalsahannya. Agar lebih mudah untuk dapat mencari akar permasalahan, maka penulis menggunakan relation diagram.(Lampiran)
Berdasarkan relation diagram tersebut, dapat disimpulkan bahwa akar permasalahan yang ada, yaitu : keterbatasan pengelola (BUSDEV), komitmen tidak berjalan, keterbatasan kontributor, belum adanya standard baku system dan adanya sistem coding.
“Setelah diketahui akar permasalahan maka selanjutnya melakukan pengujian (validasi) untuk menentukan akar penyebab berdasarkan fakta dan data.”26
Berdasarkan wawancara dengan Dadan Gumilar setelah akar masalah teridentifikasi selanjutnya melakukan pengujian (validasi) untuk menentukan akar penyebab berdasarkan fakta dan data.
1. Belum ada standar baku sistem
Validasi : Materi yang terupdate tidak terecord dan terdokumentasi
dengan baik.
Remarks : Belum adanya standar baku sistem yang digunakan untuk
26
merecord dan mendokumentasikan materi tersebut
dengan baik.
Judgement : Berpengaruh terhadap performance sistem pengelolaan
website pamapersada.com
2. Keterbatasan kontributor dalam koordinasi materi (waktu, pekerjaan dan kompetitor)
Validasi : Kontributor materi tidak dapat memberikan materi dalam
bentuk dua bahasa karena keterbatasan waktu dalam
bekerja dan kompetensi yang kurang memenuhi.
Remarks : Adanya keterbatasan di Pic kontributor dalam waktu,
pekerjaan dan kompetitor.
Judgement : Berpengaruh terhadap performance sistem pengelolaan
website pamapersada.com
3. Keterbatasan Pengelola (BUSDEV) (Waktu dan Pekerjaan)
Validasi : Pengelola tidak melakukan update website
pamapersada.com secara periodik.
Remarks : Keterbatasan waktu pengelola (Busdev) dimana bentrok
Judgement : Berpengaruh terhadap performance sistem pengelolaan
website pamapersada.com
4. Komitmen tidak berjalan
Validasi : Komitmen PIC Kontributor terhadap update
pamapersada.com tidak berjalan sesuai yang diharapkan.
Remarks : Pic kontributor yang berubah-ubah membuat komitmen
tidak berjalan.
Judgement : Berpengaruh terhadap performance sistem pengelolaan
website pamapersada.com
5. Adanya sistem coding
Validasi : Ada beberapa konten yang memiliki sistem coding,
mengakibatkan tidak dapat mengedit atau menambah
konten.
Remarks : Beberapa konten yang ada di website pamapersada.com
mengalami gangguan sitem, dimana sistem tersebut tidak
Judgement : Berpengaruh terhadap performance sistem pengelolaan
website pamapersada.com
1.2.1.3. Menentukan Strategi dan Ide Perbaikan
Strategi yang digunakan dalam pengelolaan website pamapersada.com ini dibagi 2 (dua), yaitu strategi jangka pendek dan strategi jangka panjang. Di dalam strategi jangka pendek beberapa hal yang akan dilakukan adalah dengan menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem pengelolaan website, mengaktifkan kembali konten penjualan alat berat dan memindahkan sementara website baru ke program Joomla. Dan untuk strategi jangka panjang yaitu meredesign ulang website pamapersada.com. Dimana pada strategi jangka pendek ini dilakukan pencarian ide-ide perbaikan yang sesuai. Ide-ide perbaikan yang dimunculkan akan diidentifikasi kembali dengan parameter dari beberapa aspek seperti : dampak, teknis dan ekonomis.
“Di langkah ke empat kita mencari ide-ide perbaikan yang sesuai untuk dapat meningkatkan performance sistem pengelolaan website pamapersada.com. Ide-ide perbaikan yang dimunculkan kemudian diidentifikasi kembali dengan parameter dari beberapa aspek seperti : dampak, teknis dan ekonomis.”27
Adapun ide perbaikan yang sesuai strategi jangka pendek dan juga sesuai dengan akar penyebab yang telah dijabarkan, yaitu :
27
1. Keterbatasan kontributor dalam mempersiapkan materi (dalam dua bahasa)
Memiliki 3(tiga) alternatif ide perbaikan :
a. Translator internal dengan dampak mempermudah kontributor dalam mempersiapkan materi. Secara teknik sulit, karena harus menyesuaikan dengan kegiatan personal translator internal. Dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya
b. Translator eksternal dengan dampak mempermudah kontributor dalam mempersiapkan materi. Secara teknik sulit, karena tidak semua translator eksternal mentranslate tanpa menggunakan software. Dan dari segi ekonomis membutuhkan biaya yang belum dibudgetkan.
c. Pekerja magang yang hanya mengelola website dengan dampak mempermudah kontributor dalam mempersiapkan materi. Dan dari ekonomis membutuhkan biaya yang belum dibudgetkan.
Alternatif yang dipilih adalah translator internal. Tindakan perbaikan ini dikerjakan dilingkungan Head Office dengan PIC Legal dan due date di Bulan Maret 2012.
2. Keterbatasan BUSDEV (Waktu dan pekerjaan) dalam mengupdate pamapersada.com. Memiliki satu alternatif perbaikan, yaitu pengambilalihan oleh CPSD dengan dampak mempermudah monitoring di
Center 4 secara teknis sulit dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya. Tindakan perbaikan ini dikerjakan di lingkungan Haed Office dengan PIC CPSD dan due date di Bulan Januari 2011.
3. Komitmen tidak berjalan
Memiliki 2(dua) alternatif ide perbaikan:
a. Restruktur PIC Kontributor organisasi pengelola website pamapersada.com dengan dampak memiliki PIC baru untuk dapat mengupdate materi pamapersada.com secara teknik sulit, karena penunjukkan langsung dari Division Head terkait dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
b. Melakukan review satu bulan satu kali dengan dampak mempermudah monitoring progress update website pamapersada.com secara teknis mudah dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
4. System coding di website pamapersada.com
Memiliki 4(empat) alternatif ide perbaikan, yaitu :
a. Perbaikan pembukaan sistem coding menjadi tidak coding dengan dampak mempermudah admin untuk mengupdate website pamapersada.com secara teknik sulit karena harusa adanya perpindahan adri VENDOR ke IT PAMA dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
b. Membuat matrix dengan dampak mengetahui konten yang bermasalah karena coding secara teknis sulit dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
c. Pembuatan check list konten dengan dampak mempermudah pengelompokkan update konten secara dinamis atau periodik secara teknik mudah dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
5. Standar baku sistem
Memiliki dua alternatif perbaikan, yaitu
a. Merevisi flow dengan dampak mempermudah admin untuk mendokumentasi yang telah terupdate secara teknis sulit dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
b. Membuat form update konten dengan dampak mempermudah admin untuk merecord dan mentranslate materi yang masuk secara teknis mudah dan dari segi ekonomis tidak memerlukan biaya.
Kemudian strategi kedua yaitu dengan mengaktifkan kembali konten “Used Equipment”. Konten ini akan mengupload beberapa foto terbaru alat berat yang sudah tidak digunakan oleh PAMA dengan menampilkan detail alat berat seperti berat, tipe dan lama pemakaian. Sedangkan strategi ketiga digunakan jika penyelesaian permasalahan tidak terselesaikan atau tidak sempurna.
1.2.2. Pelaksanaan Pengelolaan Website pamapersada.com 1.2.2.1. Implementasi Rencana Perbaikan
Setelah terpilihnya ide-ide perbaikan dalam strategi jangka pendek sudah diajukan, maka selanjutnya mengimplementasi rencana perbaikan tersebut diamana akan menggambarkan keadaan sebelum perbaikan, keadaan setelah perbaikan, dampak yang akan terjadi, kendala yang dihadapi saat perbaikan,
action dan status setelah dilakukan perbaikan lanjut Dadan Gumilar dalam
wawancara tanggal 14 Juli 2013.
“Di dalam langkah 5, akan menjabarkan mengenai keadaan sebelum perbaikan, keadaan setelah perbaikan, dampak, kendala yang dihadapi saat perbaikan, action dan status setelah dilakukan. Dan yang akan digunakan untuk petunjuk di langkah lima adalah alternaif perbaikan yang telah dipilih.”
Berikut sembilan alternatif perbaikan yang telah dipilih untuk strategi jangka pendek, yaitu :
1. Menggunakan translator internal
Keadaan sebelum : Kontributor hanya dapat mempersiapkan
materi dalam satu bahasa.
Keadaan setelah perbaikan : Materi dapat disiapkan dua materi.
Kendala yang dihadapi : Waktu yang tidak sesuai ketika ada materi
yang akan di translate dengan waktu pic
Status setelah perbaikan : Solved
2. Pengambilalihan oleh CPSD
Keadaan sebelum : Tidak termonitornya website
pamapersada.com
Keadaan setelah perbaikan : Termonitornya website pamapersada.com
Kendala yang dihadapi : Ada beberapa permasalahan tekhnis yang
terjadi.
Status setelah perbaikan : Solved
3. Restruktur PIC Kontributor website pamapersada.com
Keadaan sebelum : Sebagian member sudah tidak aktif dalam
organisasi pamapersada.com
Keadaan setelah perbaikan : Terdapat PIC baru untuk mengupdate
materi pamapersada.com
Kendala yang dihadapi : -
4. Review satu bulan sekali
Keadaan sebelum : Tidak termonitornya progress website
pamapersada.com
Keadaan setelah perbaikan : Adanya update progress perbulan.
Kendala yang dihadapi : Ketidaksesuaian waktu antar PIC
Status setelah perbaikan : Solved
5. Pembukaan sistem coding menjadi tidak coding
Keadaan sebelum : Konten di dalam website tidak dapat di
tambahkan atau dikurangkan.
Keadaan setelah perbaikan : Website dapat di update di beberapa konten
Kendala yang dihadapi : Ada beberapa halaman yang tidak dapat
terbuka sempurna.
Status setelah perbaikan : Solved
6. Pembuatan check list konten
Keadaan sebelum : Tidak diketahui pengelompokan update
Keadaan setelah perbaikan : Adanya check list konten untuk monitoring
update website.
Kendala yang dihadapi : -
Status setelah perbaikan : Solved
7. Pembuatan matrix
Keadaan sebelum : Tidak diketahui permasalahan yang terjadi
di website pamapersada.com
Keadaan setelah perbaikan : Adanya matrix konten untuk mengetahui
konten-konten yang coding.
Kendala yang dihadapi : Coding tidak diketahui secara bersamaan.
Status setelah perbaikan : Solved
8. Pembaharuan flow
Keadaan sebelum : Tidak diketahui permasalahan yang terjadi
di website pamapersada.com
Keadaan setelah perbaikan : Adanya matrix konten untuk mengetahui
konten-konten yang coding.
Status setelah perbaikan : Solved
9. Pembuatan form update konten
Keadaan sebelum : Tidak adanya media atau tools untuk dapat
membantu pic kontributor dalam
mengupdate konten.
Keadaan setelah perbaikan : Seluruh PIC Kontributor menggunakan
form tersebut untuk update konten website
pamapersada.com.
Kendala yang dihadap : Tidak ada
Status setelah perbaikan : Solved
Dalam implementasinya, di strategi jangka pendek juga diaktifkannya kembali konten “Used Equipment”. Konten ini mengupload beberapa foto terbaru alat berat yang sudah tidak digunakan oleh PAMA dengan menampilkan detail alat berat seperti berat, tipe dan lama pemakaian. Dan jika alat berat tersebut sudah terjual maka akan ditandai dengan tulisan “Sold Out”.
Sedangkan untuk strategi ketiga yaitu pemindahan website ke jommla belum dilakukan di tahun 2012. Hal ini dikarenakan sudah berjalannya update website pamapersada.com.
1.2.3. Evaluasi Pengelolaan Website Pamapersada.com 1.2.3.1. Evaluasi Perbaikan
Dalam wawancara, Dadan Gumilar menjelaskan mengenai Langkah 6 di dalam PDCA 8 Langkah yaitu evaluasi dari pelaksanaan strategi pengelolaan yang telah dilakukan. Untuk mengevaluasi hasil perbaikan yang telah dilakukan, dapat menggunakan tools yang sama pada langkah 1 yaitu check point. Sehingga dapat diketahui secara signifikan perbedaan antara performance saat ini dengan target sesudah perbaikan saat ini.
“Langkah 6 merupakan tahapan evaluasi untuk perbaikan-perbaikan yang sudah dilakukan pada langkah 5. Hasil evaluasi perbaikan ini digunakan untuk mengetahui perbedaan performance dari sebelum perbaikan dengan performance sesudah perbaikan.”28
Diagram 4 Evaluasi Performance Sistem Pengelolaan Website pamapersada.com
28
Selain meningkatnya performance website pamapersada.com ini, perusahaan juga berhasil menarik calon customer ataupun customer untuk melihat alat berat yang dijual.Tidak hanya dari Indonesia saja yang tertarik dengan alat berat bekas ini, melainkan dari beberapa Negara Seperti Jepang, United States, China, Canada, Australia, Malaysia, Singapore, Israel, Hongkong dan Italy.
Dan karena kepercayaan customer PAMA, maka adanya peningkatan jumlah produksi yang harus dikerjakan oleh PAMA di tahun 2012. Adapun peningkatan produksi 855 juta BCM atau meningkat 7,4% dari tahun 2011. Sedangkan pencapaian batu bara di tahun 2012 mencapai 94 juta ton.
1.2.3.2. Standarisasi
Perbaikan-perbaikan yang dilakukan kemudian distandarisasi untuk digunakan sebagai pedoman selanjutnya lanjut Dadan Gumilar dalam wawancara.
“Langkah ke tujuh merupakan standarisasi. Standarisasi digunkan sebagai pedoman selanjutnya. Ada dua alasan standarisasi perlu dilakukan. Pertama tanpa sadar, dengan berjalannya waktu, tindakan penanggulangan yang sudah dilakukan sedikit demi sedikit akan dilupakan. Kedua tanpa standar yang jelas, kemungkinan besar masalah yang sama akan muncul jika ada penggantian personel.”29
Budiarto dalam bukunya Business to Business menyatakan bahwa salah satu mengelola saluran pemasaran dengan membantu atau mendukung anggota saluran. Begitu juga dalam sistem pengelolaan website pamapersada.com ini. Setelah melakukan observasi, peneliti membuat beberapa standarisasi berupa :
29
1. Pembuatan Form Update Konten
Form ini menggunakan metode kontrl berbentu form dimana PIC nya adalah CPSD. Form ini dapat digunakan setiap ada materi yang akan masuk ke dalam website pamapersada.com.
2. Review Bulanan
Membuat jadwal review setiap bulanan. Riew dilakukan setiap satu bulan sekali di minggu ke tiga. Metode kontrol yang digunakan berbentuk Check sheet dan menghasilkan Minute of meeting. MOM ini dapat digunakan untuk memfollow up kembali permasalahan yang terjadi dan history yang ada di website pamapersada.com ini.
3. Flow Konten Update www.pamapersada.com
Melakukan revisi terhadap flow konten update website pamapersada.com. Dimana flow terbaru akan digunakan oleh seluruh pic kontributor setiap akan melakukan update konten.
4. Restructure Organisasi
Melakukan review kembali terhadap pic kontributor yang telah ada untuk dapat terus mempermudah dalam melakukan review dan update terbaru mengenai website pamapersada.com.
