Pengelolaan Perbekalan Farmasi

BAB I BAB I PENDAHULUAN PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.1. Latar Belakang

Obat merupakan salah-satu komponen penting dan barang yang tidak tergantikan Obat merupakan salah-satu komponen penting dan barang yang tidak tergantikan dalam pelayanan kesehan, sehingga obat perlu dikelola dengan baik, efektif dan dalam pelayanan kesehan, sehingga obat perlu dikelola dengan baik, efektif dan efisien. Tujuan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk menjamin efisien. Tujuan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah yang ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah yang cukup, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat. Pengelolaan cukup, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat. Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota memegang peranan yang sangat obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota memegang peranan yang sangat  penting

 penting dalam dalam menjamin menjamin ketersediaan, ketersediaan, pemerataan pemerataan dan dan keterjangkauan keterjangkauan obat obat untukuntuk  pelayanan kesehatan dasar.

 pelayanan kesehatan dasar.

Oleh karena itu, program pendidikan profesi apoteker Universitas Andalas Oleh karena itu, program pendidikan profesi apoteker Universitas Andalas memfasilitasi mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan teori yang telah didapatkan memfasilitasi mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan teori yang telah didapatkan selama pembekalan di Fakultas Farmasi dan dari unit-unit pelaksanaan teknis selama pembekalan di Fakultas Farmasi dan dari unit-unit pelaksanaan teknis dibidang kesehatan, khususnya Dinas Kesehatan Kota Padang. Dari kegiatan ini dibidang kesehatan, khususnya Dinas Kesehatan Kota Padang. Dari kegiatan ini diharapkan mahasiswa mendapatkan pengalaman yang dapat membantu dalam diharapkan mahasiswa mendapatkan pengalaman yang dapat membantu dalam meningkatkan kompetensi seorang farmasis, terutama dalam menjalankan fungsi meningkatkan kompetensi seorang farmasis, terutama dalam menjalankan fungsi  pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di gudang farmasi kabupaten/ko

 pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di gudang farmasi kabupaten/ko ta.ta.

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya.

terkait satu sama lainnya.

1.2. Tujuan 1.2. Tujuan

Tujuan dari PKPA di Gudang Farmasi Kaabupaten/Kota ini antara lain adalah : Tujuan dari PKPA di Gudang Farmasi Kaabupaten/Kota ini antara lain adalah : a.

a. Meningkatkan pemahaman calon apoteker tentang peran, fungsi, posisi danMeningkatkan pemahaman calon apoteker tentang peran, fungsi, posisi dan tanggungjawab apoteker di Gudang Farmasi.

tanggungjawab apoteker di Gudang Farmasi.  b.

 b. Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilanMembekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilan dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di di Gudang dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di di Gudang

c.

c. Memberi kesempatan kepada calon apoteker untuk belajar berkomunikasi danMemberi kesempatan kepada calon apoteker untuk belajar berkomunikasi dan  berinteraksi dengan tenaga kesehatan lain yang bertugas di Gudang Farmasi.  berinteraksi dengan tenaga kesehatan lain yang bertugas di Gudang Farmasi. d.

d. Memberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktek dan pekerjaan keMemberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktek dan pekerjaan ke farmasian di Gudang Farmasi.

farmasian di Gudang Farmasi. e.

e. Mempersiapkan apoteker agar memeiliki sikap-prilaku dan profesionalismeMempersiapkan apoteker agar memeiliki sikap-prilaku dan profesionalisme untuk memasuki dunia praktek profesi dan pekerjaan keprofesian di Gudang untuk memasuki dunia praktek profesi dan pekerjaan keprofesian di Gudang Farmasi.

Farmasi.

1.3. Manfaat 1.3. Manfaat

Adapun manfaat diadakannya PKPA di Gudang Farmasi Kabupaten/Kota adalah: Adapun manfaat diadakannya PKPA di Gudang Farmasi Kabupaten/Kota adalah: a.

a. Mengetahui, memahami tugas dan tanggungjawab apoteker dalam menjalankanMengetahui, memahami tugas dan tanggungjawab apoteker dalam menjalankan  pekerjaan di Gudang Farmasi.

 pekerjaan di Gudang Farmasi.  b.

 b. Mendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di GudangMendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di Gudang Farmasi.

Farmasi. c.

c. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional.Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional. d.

c.

c. Memberi kesempatan kepada calon apoteker untuk belajar berkomunikasi danMemberi kesempatan kepada calon apoteker untuk belajar berkomunikasi dan  berinteraksi dengan tenaga kesehatan lain yang bertugas di Gudang Farmasi.  berinteraksi dengan tenaga kesehatan lain yang bertugas di Gudang Farmasi. d.

d. Memberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktek dan pekerjaan keMemberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktek dan pekerjaan ke farmasian di Gudang Farmasi.

farmasian di Gudang Farmasi. e.

e. Mempersiapkan apoteker agar memeiliki sikap-prilaku dan profesionalismeMempersiapkan apoteker agar memeiliki sikap-prilaku dan profesionalisme untuk memasuki dunia praktek profesi dan pekerjaan keprofesian di Gudang untuk memasuki dunia praktek profesi dan pekerjaan keprofesian di Gudang Farmasi.

Farmasi.

1.3. Manfaat 1.3. Manfaat

Adapun manfaat diadakannya PKPA di Gudang Farmasi Kabupaten/Kota adalah: Adapun manfaat diadakannya PKPA di Gudang Farmasi Kabupaten/Kota adalah: a.

a. Mengetahui, memahami tugas dan tanggungjawab apoteker dalam menjalankanMengetahui, memahami tugas dan tanggungjawab apoteker dalam menjalankan  pekerjaan di Gudang Farmasi.

 pekerjaan di Gudang Farmasi.  b.

 b. Mendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di GudangMendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di Gudang Farmasi.

Farmasi. c.

c. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional.Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional. d.

BAB II BAB II

TINJAUAN PUSTAKA TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) 2.1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) 2.1.1.

2.1.1. DefinisiDefinisi

Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan unit pelayanan terpadu Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang langsung berada di bawah Kepala Dinas dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang langsung berada di bawah Kepala Dinas dan bertanggung jawab terhadap manajemen perbekalan farmasi di kabupaten/kota dan bertanggung jawab terhadap manajemen perbekalan farmasi di kabupaten/kota tersebut.

tersebut.

2.1.2.

2.1.2. Tugas Pokok dan FungsiTugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yaitu melaksanakan Tugas pokok Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yaitu melaksanakan manajemen pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan manajemen pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan  pembinaan

 pembinaan kesehatan kesehatan masyarakat masyarakat di di Kabupaten/Kota Kabupaten/Kota sesuai sesuai dengan dengan petunjukpetunjuk Kakandepkes Kabupaten/Kota.

Kakandepkes Kabupaten/Kota.

Sedangkan fungsi dari Gudang Farmasi yang ada di Kabupaten/Kota adalah Sedangkan fungsi dari Gudang Farmasi yang ada di Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut :

sebagai berikut : 1.

1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 2.

2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana dan pelaporan mengenai persediaanMelakukan penyiapan, penyusunan rencana dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 3.

3. Melakukan pengamatan mutu dn khasiat obat secara umum baik yang ada dalamMelakukan pengamatan mutu dn khasiat obat secara umum baik yang ada dalam  persediaan maupun yang didistribusikan.

 persediaan maupun yang didistribusikan. 4.

4. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam GudangMelakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yang

Farmasi Kabupaten/Kota yang merupakan titik sentral merupakan titik sentral pengelolaan obat di daerahpengelolaan obat di daerah tingkat II.

2.2. Manajemen Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2. Manajemen Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya. Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan, terkait satu sama lainnya. Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan,  penerimaan,

 penerimaan, penyimpanan, penyimpanan, pendistribusian, pendistribusian, pencatatan pencatatan dan dan pelaporan, pelaporan, penghapusanpenghapusan serta monitoring dan evaluasi.

serta monitoring dan evaluasi.

2.2.1.

2.2.1. PerencanaanPerencanaan

2.2.1.1.

2.2.1.1. DefinisiDefinisi

Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang menentukan proses pengadaan.

menentukan proses pengadaan.

2.2.1.2.

2.2.1.2. TujuanTujuan

Terdapat 2 (dua) tujuan dalam kegiatan perencanaan obat dan perbekalan Terdapat 2 (dua) tujuan dalam kegiatan perencanaan obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut :

kesehatan adalah sebagai berikut : a.

a. Untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat,Untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat, sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk obat program kesehatan yang telah ditetapkan.

obat program kesehatan yang telah ditetapkan.  b.

 b. Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan perbekalan kesehatan.Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan perbekalan kesehatan.

2.2.1.3.

2.2.1.3. Tahap PerencanaanTahap Perencanaan

Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap sebagai berikut :

sebagai berikut :  A.

 A. Tahap perencanaan kebutuhan obatTahap perencanaan kebutuhan obat i.

i. Tahap pemilihan obatTahap pemilihan obat

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan perbekalan farmasi yang Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan perbekalan farmasi yang  benar-benar

 benar-benar diperlukan diperlukan sesuai sesuai dengan dengan jumlah jumlah pasien/kunjungan pasien/kunjungan dan dan polapola  penyakit di rumah sakit. Dasar- dasar pemilihan obat meliputi :

 penyakit di rumah sakit. Dasar- dasar pemilihan obat meliputi :



 Jenis obat yang di pilih seminimal mungkin dengan cara menghindariJenis obat yang di pilih seminimal mungkin dengan cara menghindari

kesamaan jenis. kesamaan jenis.

Hindari obat kombinasi, kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih Hindari obat kombinasi, kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih

 Apabila jenis obat banyak, maka di pilih berdasarkan obat pilihan (drug of

choice).

ii. Tahap kompilasi pemakaian obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahu pemakaian setiap  bulan dari masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan/puskesmas selama setahun, serta untuk menentukan stok optimum (stok kerja + stok  pengaman).

Informasi yang didapat dri kompilasi pemakaian obat adalah :

 Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing Unit Pelayanan

Kesehatan/ Puskesmas.

 Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun

seluruh Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.

 Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kabupaten/

Kota.

 Pola penyakit yang ada.

Manfaat informasi yang didapat adalah :

 Sebagai sumber data dalam menentukan jenis dan kebutuhan obat.

 Sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk

 pemakaian tahun mendatang.

Kegiatan yang dilakukan adalah :

Langkah pertama adalah pengisian Formulir Kompilasi dari masing masing jenis obat untuk seluruh puskesmas. Pengisian formulir kompilasi  pemakaian obat (formulir IFK 1) dengan cara:

Jenis Obat Kolom 1 Kolom 2 : : :

 Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan. Contoh: Amoksisillin 500 mg kaplet.

 Nomor urut Unit Pelayanan Kesehatan.

 Nama Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) yang dilayani oleh Unit Pengelola Obat/ Instalasi Farmasi Kabupaten/

Kolom 3 s/d 14 Kolom 15 Kolom 16 Kolom 17 Baris lain-lain : : : : : Kota.

Data pemakaian obat di UPK, termasuk perhitungan untuk menghindari kekosongan obat. Data diperoleh dari kolom pemakaian (17) dari formulir LPLPO.

Jumlah kolom (3) sampai dengan kolom (14)

Data pemakaian rata-rata obat/ bulan (kolom 15 dibagi dengan bulan pemakaian)

Persentase masing puskesmas : total masing-masing puskesmas dibagi dengan jumlah seluruh  puskesmas (pada kolom 15)

Digunakan untuk mencatat pemakaian obat diluar keperluan distribusi rutin ke masing-masing UPK. Hal ini mencakup pengeluaran obat untuk memenuhi keperluan kegiatan publik oleh publik lain, misalnya: Kejadian Luar Biasa (KLB), Bencana alam dan lain-lain.

iii. Tahap perhitungan kebutuhan obat a. Metode Konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi di dasarkan pada real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.

Langkah perhitungan rencanan kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah :

 Pengumpulan dan pengolahan data

 Analisa data untuk informasi dan evaluasi  Perhitungan perkiraan kebutuhan obat

 Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana

Keterangan :

A  Rencana pengadaan

B Pemakaian rata-rata x 12 bulan C  Buffer stock (10

 _– 

 20%)

D  Lead time (3

 _– 

 6 bulan) E Sisa stok

Kelebihan metode konsumsi:

 Data konsumsi akurat, merupakan metoda paling mudah

 Tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan

 Bila data konsumsi lengkap, pola peresepan tidak berubah, dan kebutuhan

relative stabil, maka kemumgkinan kelebihan dan kekurangan obat sangat kecil

Kekurangan metode konsumsi

 Data konsumsi data obat dan data jumlah kontak pasien yang dapat di

andalakan mungkin sulit di peroleh.

 Tidak dapat dijadikan dasar untuk mengkaji pola penggunaan obat dan

rasionalitas penggunaan obat.

 Tidak dapat di andalkan bila kekurangan stok lebih dari 3 bulan, obat

 berlebih atau kehilangan.

 b. Metode Epidemiologi

Perencanaan dengan metode epidemiologi di dasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit, dan standar pengobatan yang ada. Langkah-langkah pokok metode ini :

 Pengumpulan dan pengolahan data (menentukan jumlah penduduk yang

dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus yang akan di layani).

 Menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang di gunakan untuk

 Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Kelebihan metode epidemiologi :

 Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran  Dapat di gunakan untuk program-program baru

 Standar pengobatan dapat di gunakan untuk memperbaiki pola penggunaan

obat

Kekurangan metode epidemiologi:

 Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil

 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan ada penyakit

yang tidak dilaporkan.

 Memerlukan sistim pencatatan dan pelaporan yang lengkap.  Pola penyakit dan pola peresepan tidak selalu sama.

 Dapat terjadi kekurangan obat bila ada wabah atau kebutuhan insidentil.  Jenis obat yang diadakan terlalu banyak.

Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode epidemiologi :

 Perkiraan jumlah populasi

Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan  jenis kelamin untuk umur antara:

-

0

 – 

 4 tahun

-

5

 – 

 14 tahun

-

15

 – 

 44 tahun

-

> 45 tahun (disesuaikan dengan LB-1)

-

Atau ditetapkan berdasarkan kelompok dewasa (> 12 tahun) dan anak ( 1

 – 

 12 tahun )

 Menetapkan pola morbiditas penyakit.

 Menghitung perkiraan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pedoman

 pengobatan dasar di puskesmas.

 Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi

 pada kelompok umur yang ada.

 Menghitung kebutuhan jumlah obat, dengan cara jumlah kasus dikali jumlah

obat sesuai pedoman pengobatan dasar di puskesmas.

 Untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekwensi dan lama pemberian obat

dapat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.

 Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan

mempertimbangkan faktor antara lain:

-

Pola penyakit

-

Lead time

-

Buffer stock

 Menghitung kebutuhan obat tahun anggaran yang akan datang

iv. Tahap penyesuaian rencana pengadaan obat

Dengan melaksanakan penyesuaian perencanaan obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana  pengadaan obat tahun yang akan datang.

Beberapa metode untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi angggaran  pengadaan obat :

a. Analisa ABC

Kelompok A : Menyerap dana pengadaan sebesar 70%. Kelompok B : Menyerap dana pengadaan sebesar 20%. Kelompok C : Menyerap dana pengadaan sebesar 10%.

Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C :

 Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara

 Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.  Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

 Hitung akumulasi persennya.

 Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%.

 Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap dana

± 20%).

 Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi > 90% s/d 100% (menyerap

dana ± 10%).

 b. Analisa VEN

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas dengan mengelompokkan obat berdasarkan manfaat tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:

Kelompok V : Very Essential adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :

-

Obat penyelamat (life saving drugs)

-

Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (obat anti

diabet, vaksin dan lain-lain)

-

Obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian

terbesar.

Kelompok E :  Essential adalah kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

Kelompok N :  Nonessential (obat penunjang) yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.

c. Analisa kombinasi ABC dan VEN

Analisa kombinasi ini digunakan untuk menentukan prioritas jika anggaran  pengadaan obat yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan.

A B C

V VA VB VC

E EA EB EC

N  NA NB NC

Metoda gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah :

 Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangiatau

dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnyadan obat dalam kategori NA yang menjadi kategori berikutnya.

 Jika dana yang tersedia masih kurang juga, kelompok obat yang menjadi

 prioritas untuk dikurangi atau dihilangkan berikutnya berturut-turut adalah EC, EB kemudian EA.

Langkah-langkah menentukan VEN :

 Menyusun analisa VEN.

 Menyediakan data pola penyakit.  Merujuk pada pedoman pengobatan.

 B. Tahap koordinasi lintas program

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dibiayai melalui berbagai sumber anggaran. Oleh karena itu koordinasi dan keterpaduan perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan mutlak diperlukan, sehingga pembentukan Tim Perencanaan Obat Terpadu adalah merupakan suatu kebutuhan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana obat melalui koordinasi, integrasi dan

sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat di setiap Kabupaten/ Kota.

Berbagai sumber anggaran yang membiayai pengadaan obat dan  perbekalan kesehatan antara lain:

i. Dana Alokasi Umum (DAU) dan Dana Alokasi Khusus (DAK). ii. PAD/APBD II.

iii. Askes.

iv. Program Kesehatan.

v. Jaminan Kesehatan Masyarakat (JAMKESMAS). vi. Sumber-sumber lain.

2.2.2. Pengadaan

2.2.2.1. Definisi

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses untuk  penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.

Berdasarkan peraturan terbaru, pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Kepres No. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu melalui :

a. Pelelangan Umum  b. Pelelangan Terbatas c. Pelelangan Sederhana d. Penunjukan Langsung e. Pengadaan Langsung f. Kontes

Sedangkan beberapa tim yang terlibat dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut :

a. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja

Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi Pengguna APBN/APBD.

 b. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD.

c. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

d. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

e. Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.

f. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil  pekerjaan.

g. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.

h. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

2.2.2.2. Tujuan

Tujuan pengadaan obat adalah mutu obat yang diadakan terjamin dan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan  pelayanan kesehatan sehingga obat dapat diperoleh pada saat diperlukan.

2.2.2.3. Hal - Hal yang Perlu diperhatikan / Langkah dalam Pengadaan

 A.  Memilih metoda pengadaan i. Pelelangan Umum

Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.

ii. Pelelangan Terbatas

Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.

iii. Pelelangan Sederhana

Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

iv. Penunjukan Langsung

Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dinilai mampu melaksanakan  pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi. Penunjukan Langsung dilakukan dengan negosiasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah).

v. Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan Langsung. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap Pengadaan Barang yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

vi. Kontes

Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

 B.  Kriteria obat dan perbekalan kesehatan i. Kriteria umum

 Obat yang tercantum dalam daftar obat Generik, Daftar Obat Pelayanan

Kesehatan Dasar (PKD), daftar Obat Program Kesehatan, berdasarkan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku.

 Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Registrasi dari Kementerian

Kesehatan R.I cq. Badan POM.

 Batas kadaluarsa obat pada saat pengadaan minimal 2 tahun. Khusus untuk

vaksin dan preparat biologis ketentuan kadaluwarsa diatur tersendiri.

 Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor

 batch masing-masing produk.

 Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB.

ii. Kriteria mutu obat

Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggungjawabkan.

Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut:

 Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum

dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir.

 Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu

obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi.

Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker  penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di

Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung  jawab distributor yang menyediakan.

C.  Persyaratan pemasok

Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok sebagai berikut :

i. Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi / Industri Farmasi yang masih berlaku. ii. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang

memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

iii. Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat CPOB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

iv. Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang  baik dalam bidang pengadaan obat.

v. Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan  profesi kefarmasian.

vi. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.

 D.  Penentuan waktu pengadaan dan waktu kedatangan o bat

Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data:

 Sisa stok dengan memperhatikan waktu

 Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran  Rata-rata pemakaian

 Waktu tunggu/ lead time

 b. Penetapan waktu pesan c. Waktu kedatangan obat

 E.  Penerimaan dan pemeriksaan

Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya.

 F.  Pemantauan status pesanan

Pemantauan status pesanan bertujuan untuk :

 Mempercepat pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan  Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN.

 Petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memantau status pesanan secara

 berkala.

Pemantauan dan evaluasi pesanan harus dilakukan dengan memperhatikan :

  Nama obat  Satuan kemasan  Jumlah obat diadakan  Obat yang sudah diterima  Obat yang belum diterima

2.2.3. Penerimaan

2.2.3.1. Definisi

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturana kefarmasian. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertannggung jawab , harus terlatih  baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi.

2.2.3.2. Tujuan

2.2.3.3. Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penerimaan

Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah : a. Harus mempunyai MSDS (material safetydata sheet)  untuk bahan yang

 berbahaya.

 b. Harus mempunyai sertifikat asli untuk alat kesehatan. c. Sertifikat analis produk.

2.2.4. Penyimpanaan

2.2.4.1. Definisi

Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpanan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian sefrta gangguan fisik yang dapat merusak obat.

2.2.4.2. Tujuan

Adapun tujuan dari kegiatan/proses penyimpanan adalah untuk memilihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan serta memudahkan pencarian dan pengawasan.

2.2.4.3. Kegiatan yang dilakukan dalam Penyimpanan

i. Persiapan sarana penyimpanan

Ketersediaan sarana yang ada di unit pengelola obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi. Adapun sarana yang minimal sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut :

a. Gedung dengan luas 300 m2

 _– 

 600 m2

 b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1

 _– 

 3 unit c. Komputer + Printer dengan jumlah 1

 _– 

 3 unit

d. Telepon & Facsimile de ngan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan:

 Lemari : 5 - 7 unit  Lemari Khusus : 1 unit

 Cold chain (medical refrigerator)  Cold Box

 Cold Pack  Generator

f. Sarana Administrasi Umum:

 Brankas : 1 Unit  Mesin Tik : 1

 _– 

 2 unit  Lemari arsip : 1

 _– 

 2 unit

g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan:

 Kartu Stok

 Kartu Persediaan Obat

 Kartu Induk Persediaan Obat  Buku Harian Pengeluaran Barang  SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)

 LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat)  Kartu Rencana Distribusi

 Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum

ii. Pengaturan tata ruang

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang banguna gudang adalah :

a. Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergwerak, gudang ditata menggunakan sistem satu lantai, tidak bersekat-sekat. Berdasarkan arah arus penerimaan dan  pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistim garis

 b. Sirkulasi udara yang baik.

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja petugas.

Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan suhu.

c. Rak dan pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet dapat meningkatakan sirku.lasi udara dan pertukaran stok perbekalan farmasi.

d. Kondisi penyimpanan khusus

Seperti vaksin memerlukan“Cold Chain” _{khusus dan harus dilindungi dari}

kemungkinan terputusnya aliran listrik, narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan terkunci, bahan-bahan yang mudah terbakar harus disimpan terpisah dari gedung penyimpanan induk.

e. Pencegahan kebakaran

Hindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar dan alat pemadam kebakaran harus ditempatkan ditempat yang mudah dijangkau.

iii. Penyusunan obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Gunakan prinsip First Expired date First Out  (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal

2. Obat dengan kemasan besar disusun di atas pallet dan obat dengan kemasan kecil disusun di atas rak.

3. Penggunaan lemari khusus untuk penyimpanan Narkotika dan Psikotropika. 4. Perhatikan stabilitas obat, simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi

oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri, disimpan pada tempat yang sesuai.

5. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

6. Bila persediaan obat banyak, biarkan obat tetap berada dalam box masing-masing.

iv. Pengamatan mutu obat

Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami  perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.

Petugas gudang farmasi harus mengetahui beberapa tanda jika sediaan tersebut sudah rusak/tidak memenuhi syarat lagi, seperti perubahan warna, bau ataupun rasa, terdapat bintik-bintik, lubang pecah, retak, jadi bubuk atau lembab, antar sediaan melekat satu sama lain serta botol atau kemasan rusak sehingga dapat mempengaruhi mutu obat (untuk tablet, kapsul dan tablet salut). Perubahan konsistensi, perubahan warna, terdapat endapan, larutan menjadi keruh dan kemasan bocor (untuk sedian larutan dan injeksi).

2.2.5. Pendistribusian

2.2.5.1. Definisi

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan  pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari

kekosongan dan menumpuknya persediaan serta memperthankan tingkat  persediaan obat.

2.2.5.2. Tujuan

Tujuan dari kegiatan pendistribusian adalah terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan, terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian, terjaminnya kecukupan dan terpelihar anya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan, serta terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan  pelayanan dan program kesehatan.

2.2.5.3. Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari :

1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan  pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan.

Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan  pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta

sesuai kebutuhan. Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Perumusan stok optimum dan jumlah permintaan

Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap  jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Rumus perhitungannya adalah

sebagai berikut :

Stok Optimum Permintaan

= (a + b + c) = (a +b + c)

 _– 

 d

Dimana, a Pemakaian waktu tertentu  b Buffer Stock 10% dari a

c Lead time 10% dari a d Sisa stok

Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok  pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di

IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi  berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat

mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau  pengiriman obat oleh IFK Kabupaten/ Kota.

 b. Penetapan frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan

Frekuensi pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :

 Anggaran yang tersedia

 Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke UPK  Fasilitas gudang UPK

 Sarana yang ada di IFK

c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman

Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk  pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit  pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi.

Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi.

2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk : a. Program kesehatan

 Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dan pengelola program

 Distribusi obat program ke Puskesmas dilakukan oleh IFK atas permintaan

 penanggung jawab program, misalnya pelaksanaan program  penanggulangan penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang  bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat yang

diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

 Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada

 penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,  bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yangbersangkutan. Khusus untuk program Diare diusahakan ada sejumlah  persediaan obat di Posyandu yang penyediaannya diatur oleh Puskesmas.

 b. Kejadian Luar Biasa (KLB) dan Bencana (alam dan sosial)

Untuk KLB dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan melalui  permintaan maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas. Apabila diperlukan, Puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB/Bencana dapat meminta  bantuan obat kepada Puskesmas terdekat.

2.2.5.4. Tata Cara Pendistribusian Obat

a. IFK Kabupaten / Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.

 b. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.

c. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas  persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.

Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.

2.2.6. Pencatatan dan Pelaporan

2.2.6.1. Definisi

Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya.

2.2.6.2. Tujuan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,  pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian

kegiatan mutasi obat.

2.2.6.3. Kegiatan pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :

a. Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung Perencanaan. Pengadaan Obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.

 b. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di IFK.

c. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat.

d. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di IFK dibagi dengan  pemakaian rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan.

2.2.6.4. Laporan Pengelolaan Obat

Laporan yang perlu disusun IFK terdiri dari :

a. Laporan dinamika logistik dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke Walikota/Bupati dengan tembusan kepada Kadinkes Provinsi tiga bulan

sekali dan dari Provinsi ke Kementrian Kesehatan Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes tiga bulan sekali

 b. Laporan tahunan/ profil pengelolaan obat Kab/ Kota dikirim kepada Dinkes Provinsi dan setelah dikompilasi oleh Dinkes Provinsi dikirimkan kepada Kemenkes Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes

2.2.6.5. Laporan pengelolaan Obat Tahunan / Profil Pengelolaan Obat Kabupaten / Kota

a. Fungsi

Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan obat di Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran dan untuk mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran.

 b. Jenis

 _– 

 Jenis Pencatatan dan Pelaporan

 Kartu stok dan kartu stok induk.  LPLPO dan SBBK.

 Buku penerimaan.  Buku pengeluaran.

2.2.7. Penghapusan

2.2.7.1. Definisi

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada  pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

2.2.7.2. Tujuan

Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai standar yang berlaku. Selain itu, dengan adanya  penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko

2.2.7.3. Pelaksanaan Penghapusan

a. Data semua obat / alkes yang telah expired date ataupun rusak.

 b. Kemas dalam satu wadah, dan pisahkan dari obat lainnya (yang masih bagus). c. Ajukan permohonan kepada kepala dinkes (Permohonan pemusnahan obat

exp.date).

d. Surat tersebut akan diteruskan kepada Walikota / Bupati, jika di acc / diberi  persetujuan, maka akan dibentuk panitia pemusnahan.

e. Panitia tersebut akan membuat berita acara pemusnahan dan laporkan kepada kepala dinkes (bahwa proses pemusnahan sudah siap).

f. Laksanakan pemusnahan sesuai tanggal yang telah ditetapkan.

g. Dalam pelaksanaan pemusnahan harus ada saksi-saksi, yang tergantung  pemerintahan kota masing-masing, misalnya dari provinsi, kota Balai POM

atau lain-lainnya.

h. Saksi tersebut menandatangani berita acara pemusnahan.

2.2.8. Monitoring dan Evaluasi

2.2.8.1. Definisi

Supervisi berasal dari kata super (lebih tinggi) dan vision (melihat) sehingga secara umum dapat diartikan sebagai mengawasi dari atas atau oleh atasan. Supervisi dalam pengertian manajemen memiliki pengertian yang lebih luas, karena istilah yang digunakan adalah mengawasi dan bukan melihat, ini  bukan dilakukan secara kebetulan. Mengawasi dalam arti bahasa Indonesia adalah mengamati dan menjaga jadi bukan hanya mengamati saja, akan tetapi memiliki pengertian menjaga.

Supervisi yang dilakukan oleh petugas IFK adalah proses pengamatan secara terencana dari unit yang lebih tinggi (Instalasi Farmasi Propinsi/Kabupaten/Kota) terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas  pada unit yang lebih rendah (Puskesmas/Puskesmas Pembantu/UPT lainnya).

2.2.8.2. Tujuan

Supervisi ditujukan untuk menjaga agar pekerjaan pengelolaan obat yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang berlaku.

2.2.8.3. Ruang Lingkup

a. Pengelolaan obat meliputi : Seleksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi,  pencatatan & pelaporan serta monitoring & evaluasi.

 b. Sarana Prasarana meliputi : Sarana Infrastruktur, sistem pengelolaan dan sarana penunjang ( software, hardware).

c. Sumber daya manusia (jumlah dan kualifikasi).

2.2.8.4. Supervisi Pengelolaan dan Penggunaan Obat

a. Kegiatan supervisi meliputi :

 Proses penyusunan rencana.

 Persiapan pelaksanaan (tenaga, dana, waktu, check list).

 Pelaksanaan (kunjungan, diskusi, umpan balik, penyelesaian).

 Pemanfaatan hasil supervisi (kompilasi hasil, analisa, rekomendasi tindak

lanjut).

 b. Kriteria petugas supervisi:

 Memiliki pengetahuan mutakhir, bukan hanya dalam aspek penugasan,

kebijaksanaan tetapi juga informasi mutakhir yang berkaitan dengan rencana kerja, sasaran kerja serta indikator kinerja unit organisasi.

 Memiliki kemampuan dalam mengetahui semua ketentuan dan instruksi,

standar dan indikator evaluasinya.

 Memiliki kemampuan dalam memastikan bahwa sistem informasi berjalan

dengan teratur, ada pencatatan dari semua parameter yang dimonitor, mekanisme analisa, dan evaluasinya.

Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya : a. Masalah yang perlu segera diatasi.

c. Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi tambahan.

3. Langkah-langkah Supervisi a. Persiapan Supervisi.

 b. Menyusun daftar isian.

c. Mengumpulkan data dan informasi antara lain :

 laporan rutin dan laporan khusus yang tersedia.  hasil supervisi pada periode sebelumnya.

 dokumen lain yang terkait dengan rencana supervisi.

d. Menganalisa data dan informasi yang tersedia untuk :

 memperkirakan masalah yang sedang terjadi

 memperkirakan faktor penyebab timbulnya permasalahan.  mempersiapkan berbagai alternatif pemecahan masalah.

e. Menentukan tujuan dan sasaran utama supervisi, seperti misalnya :

 memantau tingkat keberhasilan pengelolaan obat.  menemukan permasalahan yang timbul

 mencari faktor penyebab timbulnya masalah.  menilai hasil pelaksanaan kerja.

 membina dan melatih para pelaksana.

 mengumpulkan masukan untuk penyempurnaan kebijaksanaan dan

 program.

f. Menyusun rencana kerja supervisi kepada sasaran supervisi, agar :

  pihak yang disupervisi mengetahui rencana supervisi.

  pihak yang disupervisi dapat mempersiapkan segala sesuatu yang

dibutuhkan.

Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya :

 Masalah yang perlu segera diatasi.

 Masalah potensial yang dapat diantisipasi akan muncul.

 Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi

tambahan.

4. Pelaksanaan Supervisi

a. Menemui kepala/pejabat institusi yang dituju untuk menyampaikan tujuan supervisi.

 b. Mengumpulkan data dan informasi dengan cara :

 mempelajari data yang tersedia.

 wawancara dan diskusi dengan pihak yang disupervisi.   pengamatan langsung.

c. Membahas dan menganalisis hasil temuan :

  pencocokkan berbagai data, fakta dan informasi yang diperoleh.  menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan tugas.

 menemukan berbagai macam masalah dan faktor penyebabnya.  membuat kesimpulan sementara hasil supervisi.

d. Mengadakan tindakan intervensi tertentu apabila ditemukan masalah yang  perlu segera ditanggulangi.

e. Melaporkan kepada pimpinan institusi yang didatangi tentang :

 tingkat pencapaian hasil kerja unit yang disupervisi.  masalah dan hambatan yang ditemukan.

  penyebab timbulnya masalah.

 tindakan intervensi yang telah dilakukan.  rencana pokok tidak lanjut yang diperlukan.

f. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut  berperan pada pelaksanaan supervisi.

5. Hasil Supervisi

a. Menyusun laporan resmi hasil supervisi yang mencakup :

 hasil temuan selama supervisi.  tindakan intervensi yang dilakukan  rencana tindak lanjut yang disarankan.  catatan khusus yang bersifat rahasia.

 b. Menyampaikan laporan supervisi, kepada :

 atasan yang memberikan tugas supervisi.

  pihak lain yang terkait dengan hasil temuan supervisi.   pihak yang disupervisi (sesuai kebutuhan).

2.2.8.5. Evaluasi

Evaluasi dapat diartikan sebagai :

a. Suatu proses untuk menentukan suatu nilai atau keberhasilan dalam usaha  pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan.

 b. Suatu usaha untuk mengukur pencapaian suatu tujuan atau keadaan tertentu dengan membandingkan dengan standar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya.

c. Suatu usaha untuk mencari kesenjangan antara rencana yang ditetapkan dengan kenyataan hasil pelaksanaan.

Proses evaluasi dapat dilihat sebagai lima langkah model umpan balik, yang masing-masing langkah adalah :

a. Penetapan apa yang harus diukur. Ma najemen puncak menetapkan proses  pelaksanaan dan hasil mana yang akan dipantau dan dievaluasi. Proses dan

hasil pelaksanaan harus dapat diukur dalam kaitannya dengan tujuan.

 b. Pembuatan standar kinerja. Standar digunakan untuk mengukur kinerja merupakan suatu rincian dan tujuan yang strategis. Standar harus dapat mengukur apa yang mencerminkan hasil kinerja yang telah dilaksanakan. c. Pengukuran kinerja yang aktual yaitu dibuat pada waktu yang tepat.

 berada di dalam kisaran toleransi maka pengukuran dihentikan. Melakukan tindakan korektif. Jika hasil kinerja aktual berada di luar kisaran toleransi, harus dilakukan koreksi untuk deviasi yang terjadi.

Evaluasi bermanfaat untuk :

a. Menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui dalam program yang sedang  berjalan.

 b. Meramalkan kegunaan dari pengembangan usaha-usaha dan memperbaikinya.

c. Mengukur kegunaan program-program yang inovatif.

d. Meningkatkan efektifitas program, manajemen dan administrasi. e. Kesesuaian tuntutan tanggung jawab.

Hasil evaluasi ini dapat dipergunakan untuk : a. Memberikan penilaian atas prestasi kerjanya.

 b. Merupakan kebutuhan pelatihan yang memberi masukan bagi program  pelatihan.

c. Mengetahui sampai berapa jauh kepuasan kerja dicapai sehingga merupakan indikator bagi motivasi kerja di unit organisasinya.

d. Masukan bagi program pengembangan karier.

e. Merupakan masukan bagi pengembangnan organisasi.

2.2.8.6. Indikator Pengelolaan Obat

Indikator adalah alat ukur untuk dapat membandingkan kinerja yang sesungguhnya. Indikator digunakan untuk mengukur sampai seberapa jauh tujuan atau sasaran telah berhasil dicapai. Penggunaan lain dari indikator adalah untuk  penetapan prioritas, pengambilan tindakan dan untuk pengujian strategi dari sasaran yang ditetapkan. Hasil pengujian tersebut dapat digunakan oleh penentu kebijakan untuk meninjau kembali strategi atau sasaran yang lebih tepat. Indikator umumnya digunakan untuk memonitor kinerja yang esensial.

BAB III DISKUSI

Gudang farmasi merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan, yang merupakan sarana atau unit pelaksana manajemen pengelolaan obat/penyediaan obat ke puskesmas (berupa obat rutin dan program) dan rumah sakit berupa obat  program.

Gudang farmasi kota padang dipimpin oleh seorang kepala gudang yang merupakan tenaga struktural dan dibantu oleh 7 orang staf yang merupakan tenaga fungsional. Gudang farmasi langsung berada dibawah Kepala Dinas Kesehatan dan  bertanggung jawab langsung ke Kepala Dinas Kesehatan.

Tugas pokok Gudang Farmasi yaitu melaksanakan menajemen pengelolaan  perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten/Kota sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten/Kota.

Fungsi dari Gudang Farmasi adalah sebagai berikut :

1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana dan pelaporan mengenai  persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

3. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan.

4. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yang merupakan titik sentral pengelolaan obat di daerah tingkat II.

Tugas pokok dan fungsi apoteker yang pertama yaitu melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,  pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi serta

Pelayanan Informasi Obat (PIO), konseling, visite, Monitoring Efek Samping Obat (MESO), membantu pemilihan terapi yang efektif dan rasional dan KIE.

Menajemen pengelolaan perbekalan farmasi yang pertama yaitu perencanaan. Perencanaan adalah proses penentuan jumlah dan jenis perbekalan farmasi yang akan menentukan dalam proses pengadaan. Tahapan perencanaan terdiri dari  pemilihan, kompilasi penggunaan, perhitungan kebutuhan dan evaluasi  perencanaan. Metoda perencanaan perbekalan farmasi yang digunakan di Gudang Farmasi Kota Padang yaitu metoda konsumsi. Metoda konsumsi dipilih karena metoda ini mudah dalam pengerjaannya dibandingkan dengan metoda morbiditas/epidemiologi. Hal

 _– 

  hal yang dibutuhkan dalam perencanaan yaitu, data kunjungan pasien, data jumlah penduduk, data sisa stock dan data penyakit terbanyak.

Rumus Perencanaan

Pengadaan adalah proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit  pelayanan kesehatan. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di kota Padang

dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan Kota Padang yang pelaksanaannya dilakukan oleh Gudang Farmasi Kota (GFK) sesuai dengan ketentuan

 _– 

  ketentuan dalam  pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Pengadaan obat dilaksanakan

sesuai dengan ketentuan

 _– 

  ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang pembagian urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa Instansi Pemerintah melalui :

1. Lelang

2. Pemilihan langsung A = (B+C+D) - E

A = Rencana pengadaan

B = Pemakaian rata _–  rata x 12 bulan C = Buffer stock  (10-20%)

D = Lead time 3 _–  6 bulan E = Sisa stok

a. Pengadaan skala kecil

 b. Telah dilakukan pelelangan ulang c. Pengadaan bersifat mendesak d. Penyediaan barang/jasa tunggal 4. Swakelola

Ada 3 sumber dana, yaitu :

1). DAK (Dana alokasi khusus) 2). BPJS

3). APBD

Pengadaan langsung dilaksanakan jika dana yang tersedia 200 juta

 _– 

  1M. Lelang/tender pelaksanaannya melalui media elektronik/website. Khusus untuk sumber dana DAK melalui E-katalog yang pelaksanaannya dilakukan oleh ULP  pusat.

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui penunjukkan langsung maupun tender. Penerimaan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi Kota Padang dilakukan oleh panitia penerima yang ditunjuk langsung oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota. Proses penerimaan harus dilakukan secara teliti oleh pihak penerima, hal

 _– 

 hal yang sudah tertera dikontrak harus sama pada saat penerimaan perbekalan farmasi, seperti dokumen teknis terdiri dari expire date minimal 2 tahun kecuali vaksin, sertifikat CoA, CPOB pada saat penerimaan harus di cek satu persatu.

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari  pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Penyusunan stok  perbekalan farmasi di Gudang Farmasi Kota Padang menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out) dalam penyusunannya. Perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pellet kemasan kecil diletakkan di rak. Gudang Farmasi Kota Padang terdiri dari 2 pintu dengan luas 300 m2  yang dilengkapi dengan thermometer, AC, pemadam kebakaran dan bebas dari binatang

 pengerat. Khusus untuk obat narkotika di simpan di lemari khusus dengan 2 pintu yang terkunci.

Pendistribusian adalah kegiatan pengeluaran dan pengiriman perbekalan farmasi yang bermutu ke wilayah kerja yang mencakup ke unit pelayanan kesehatan. Pendistribusian perbekalan farmasi dari Gudang Farmasi terdiri dari obat rutin dan obat program, pendistribusian obat rutin dilakukan/3 bulan obat program berdasarkan  program yang dilaksanakan. Obat rutin didistribusikan langsung oleh petuga s Gudang Farmasi ke unit pelayanan kesehatan/puskesmas dari puskesmas didistribusikan ke  posyandu dan unit pelayanan kesehatan lainnya.

Pencatatan dan pelaporan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka  penatausahaan obat

 _– 

 obatan secara tertib baik obat

 _– 

 obatan yang diterima, disimpan,

didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. Pelaporan dilakukan/bulan sedangkan permintaan/3 bulan. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) merupakan suatu format yang digunakan oleh puskesmas sebagai gambaran / keadaan obat dan lembar pengajuan  permintaan obat. Fungsi LPLPO, yaitu persediaan obat, stok awal, stok akhir dan  pemakaian obat. Alur permintaan obat dari puskesmas ke GFK, yaitu surat  permintaan yang telah disetujui oleh Kepala Puskesmas diajukan ke GFK petugas GFK menganalisa surat permintaan dan menyesuaikan dengan stok yang ada di gudang dan akan disetujui oleh Kepala Gudang danditeruskan ke Kepala Dinas Kesehatan, jika setuju maka akan dilakukan pengepakan dan akan di distribusikan ke Puskesmas yang memerlukan. Pelaporan obat narkotika dan psikotropika langsung dilaporkan ke Dinas Kesehatan.

Delapan jenis laporan di Gudang Farmasi Kota Padang, antara lain : 1. Laporan 10 obat terbanyak

2. Laporan 10 penyakit terbanyak 3. Laporan peresepan obat rasional 4. Laporan ketersediaan obat dan vaksin

7. Laporan rincian persediaan obat, dan 8. Laporan penggunaan obat ephedrin.

Supervisi dan evaluasi merupakan proses pengamatan secara terencana oleh  petugas pengelola obat dari unit tertinggi ke unit terendah. Tujuan dari supervise untuk meningkatkan produktivitas petugas pengelola obat agar mutu dan  pelayanan obat dapat ditingkatkan secara optimal (lebih baik lagi).

Tata cara supervise, antara lain : 1. Persiapan

1). Membuat surat tugas dan surat PPD

2). Mengumpul data dan informasi terhadap pusat pelayanan yang akan dilakukan supervise.

3). Menganalisa data atau permasalahan yang diterima. 4). Menetapkan tujuan/ indikator utama dari supervisi

5). Menyusun rencana kerja supervisi (Pembuatan standar kinerja) 2. Pelaksanaan

1). Meminta izin kepada pimpinan tempat kita akan melakukan supervisi 2). Mengumpulkan data dari tempat kita melakukan supervisi (Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar)

3). Melakukan tindakan korektif 3. Tindak lanjut

1). Membuat laporan hasil perjalanan dinas (LPHD)

2). Hasil laporan akan di sampaikan ke kepala dinas kesehatan, tempat melakukan supervisi, dan arsip untuk monitoring dan evaluasi tahun depan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Dari Praktek Kerja Profesi Apoteker yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Gudang Farmasi Kota (GFK) merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan Kota yang langsung berada di bawah Kepala Dinas dan  bertanggung jawab terhadap manajemen perbekalan farmasi di kota tersebut.  b. Tugas pokok Gudang Farmasi yaitu melaksanakan menajemen pengelolaan

 perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka  pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan

kesehatan masyarakat di Kota sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kota. c. Tugas pokok dan fungsi apoteker dalam manajemen farmasi terdiri dari

 perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,  pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi serta penghapusan.

d. Metoda perencanaan perbekalan farmasi yang digunakan di Gudang Farmasi Kota Padang yaitu metoda konsumsi karena metoda ini mudah dalam  pengerjaannya dibandingkan dengan metoda morbiditas/epidemiologi.

e. Pengadaan obat di Gudang Farmasi Kota Padang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

 _– 

 ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 dan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 melalui lelang, pemilihan langsung, dan penunjukkan langsung.

f. Penyimpanan obat di Gudang Farmasi Kota Padang tidak memenuhi  persyaratan karena keterbatasan dari area yang seharusnya.

g. Kegiatan distribusi obat di Gudang Farmasi Kota Padang ada 2, yaitu distribusi rutin 1 kali/3 bulan untuk obat Pelayanan Kesehatan dasar (PKD) dan distribusi khusus untuk obat program.

i. Proses penghapusan di Gudang Farmasi Kota Padang belum dilakukan sejak sampai sekarang karena keterbatasan peralatan dan biaya.

4.2. Saran

Disarankan untuk memperluas area gudang farmasi sesuai dengan  persyaratan yang berlaku agar penyimpanan obat dapat dilakukan dengan

semestinya. Penyediaan alat dan biaya melakukan pemusnahan obat untuk mencegah akibat yang dapat ditimbulkan.