BAB IV
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penyajian dan Analisis Data
1. Pelaksanaan Audit Internal Penjualan dan Piutang a. Kualifikasi Audit Internal
Kualifikasi audit internal dapat dilihat dari dua segi, yaitu independensi dan
kompetensi. Independensi merupakan sifat audit yang independen, sebagian
bagian yang terpisah dalam perusahaan. Kompetensi merupakan kemampuan
auditor dilihat dari tingakat pendidikannya.
Independensi Audit Internal
Departemen audit internal merupakan fungsi staf yang bertanggung jawab
langsung kepada direktur utama dan tidak berada dibawah departemen lainnya.
Semua anggota audit internal tidak memiliki hubungan kekeluargaan
dengan direktur utama. Mereka mempunyai tugas dan wewnang yang jelas
dalam melaksanakan audit, sehingga internal auditor dapat menyatakan
pendapatnya dengan bebas tanpa pengaruh pihak lain.
Secara garis besar, tugas audit internal atas penjualan dan penagihan
piutang adalah :
1) Me-review dan menilai kelayakan penerapan pengendalian internal
2) Menentukan sampai sejauh mana rencana, kebijakan dan prosedur atas
penjualan dan penagihan piutang telah ditaati perusahaan
3) Menyampaikan laporan audit
Kompetensi Audit Internal
Salah satu syarat untuk menjadi audit internal di PT. Kalbe Farma adalah
mempunyai pengetahuan dan kemampuan teknis dibidang akuntansi,
perpajakan dan hukum
Ada dua belas orang internal auditor perusahaan, termasuk seorang
manajer audit internal. Manajemen audit internal berlatarbelakang pendidikan
S1 akuntansi, mempunyai pengalaman kerja di perusahaan lain, pernah
mengikuti pelatihan dan seminar-seminar yang berhubungan dengan audit
internal yang diadakan oleh perusahaan maupun luar perusahaan. Staf lainnya
sebegian besar berlatar pendidikan S1 akuntansi, namun ada juga D3 akuntansi.
Bagi staf yang baru, akan dilakukan pelatihan selama tiga bulan. Dalam
jangka waktu tersebut, ia akan diberi penjelasan umum mengenai
bidang-bidang audit internal dan penjelasan spesifik mengenai bidang kerjanya.
Dalam waktu tiga bulan ini, ia akan dilibatkan dalam pekerjaan dengan
didampingi seniornya.
Perusahaan memberikan pelatihan audit internal minimal satu kali setahun,
b. Pelaksanaan Audit
Ada dua hal pokok yang harus dilakukan audit internal, yaitu menyusun
program audit dan membuat laporan hasil audit. Penyusunan program audit
dilakukan agar audit dapat berjalan dengan baik dan sesuai rencana serta sasaran
yang ingin dicapai, setelah itu disusun laporan hasil audit sebagai tindak lanjut
dari pelaksanaan audit
Program Audit
Program audit dibuat secara tertulis dan sistematis, dan harus disetujui
oleh direktur utama perusahaan dan manajer audit internal. Auditor harus
mengungkapkan secara jelas dan lengkap mengenai sasaran audit pada objek
audit
Program audit disusun setiap awal tahun dan dapat di perbaharui jika
tidak sesuai lagi dengan keadaan.audit dilakukan setiap tiga bulan sekali atau
pada waktu tertentu jika diperlukan.
Dibawah ini akan diberikan contoh program audit penjualan PT. Kalbe
Farma yang terdiri dari :
1) Tujuan audit, yaitu :
a) Mengaudit pelaksanaan pengendalian internal penjualan apakah telah
dilaksanakan dengan baik
b) Mengupayakan penyempurnaan antara sistem dan prosedur dengan
memungkinkan.
2) Informasi, data dan kebijakan perusahaan yang dibutuhkan
a) Sistem manual dan prosedur penjualan
b) Dokumen-dokumen (Selling Order/SO, Surat Pengantar Delivery
Order/SPDP, Surat Jalan/SJ, Faktur, nota retur dan Bukti Terima
Retur Jual/BTRJ) dan laporan-laporan (laporan penjualan, laporan
pengeluaran SJ, laporan perincian retur dan laporan daftar umur
piutang).
c) Data lainnya.
3) Langkah-langkah audit
a) Melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan pemisahan fungsi
penjualan dan tanggung jawab perusahaan.
b) Mengaudit kelengkapan isi dokumen dan laporan yang telah dibuat
c) Mengaudit ketepatan pengisian harga jual dan potongan harga
sesuai dengan kebijakan perusahaan
d) Mengaudit keaslian tandatangan atau otorisasi pihak berwenang
e) Mengaudit kelayakan stock opname atas persediaan barang jadi di
gudang dan pencatatan administrasinya.
f) Mengkonfirmasikan data atau informasi kepada pihak-pihak yang
terkait.
akan ditelusuri ke bagian yang bersangkutan. Setelah itu akan dibuat
laporan audit yang memberikan informasi semua temuan audit, saran atau
rekomendasinya.
Tahapan Pelaksanaan
Audit dilaksanakan tiap tiga bulan sekali atau pada waktu tertentu jika
diperlukan, audit dilaksanakan berdasarkan hasil survey perusahaan, program
audit yang disusun, permintaan departemen yang lain dalam perusahaan dan
permintaan direktur utama.
Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, departemen audit internal tidak
pernah mengalami kesulitan dalam mengaudit aktivitas departemen perusahaan
lainnya, karena adanya akses komputer untuk melihat catatan, mengaudit
fasilitas yang akan diaudit. Selain itu, audit internal tidak pernah mengalami
konflik dengan staf objek yang di audit, misalnya bagian pembelian, penjualan,
penagihan piutang, gaji dan upah, dan lain-lain. Ini disebabkan oleh karena
adanya kerjasama yang baik antar departemen sehingga apapun hasil audit
selalu dikonfirmasi dahulu, disertai saran-saran perbaikan, sebelum dilaporkan
kepada direktur utama. Dengan demikian, mereka tidak memandang auditor
sebagai pencari kesalahan. Tahap pelaksanaan audit mencakup kegiatan
compliance, verification dan evaluation.
Audit internal melakukan evaluasi ketaatan para karyawan terhadap
kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, serta menentukan apakah
aktivitas yang dilaksanakan tidak bertentangan dengan peraturan pemerintah.
Selain itu, dilakukan juga evaluasi terhadap otoritas dalam penjualan
kredit. Misalnya mengaudit otorisasi atau penandatanganan SO, SPDP, SJ dan
faktur oleh pejabat yang berwenang, mengaudit otorisasi terhadap proses retur
dan lain-lain.
2) Verification
Dalam hal verifikasi, internal auditor mengaudit dokumen-dokumen,
catatan-catatan, laporan-laporan. Contohnya :
a) Mengaudit ketepatan pengklarifikasian seluruh dokumen dan catatan
b) Mengaudit ketepatan penjumlahan, perkalian angka pada seluruh
dokumen
c) Mengaudit ketepatan laporan SO dengan SO manual
3) Evaluation
Internal auditor melakukan secara terus menerus terhadap pelaksanaan
pengendalian interal yang telah ditetapkan perusahaan atas penjualan dan
penagihan piutang yang terjadi. Tujuannya untuk menilai sejauh mana
pengendalian internal telah dilaksanakan dan keselarasan dengan keadaan
perusahaan. Jika pengendalian internal yang diterapkan tidak lagi sesuai dengan
sistem perusahaan dengan yang baru. Dalam hal ini, internal auditor telah
memberikan nilai tambah bagi perusahaan, bukan hanya sebagai watch dog
saja.
Laporan Audit
Laporan audit disusun setelah internal auditor selesai melaksanakan audit,
disajikan secara ringkas dan jelas, mengenai kegiatan audit, objek audit yang
memerlukan perbaikan dan rekomendasi hasil audit. Laporan akan diarsip oleh
departemen internal audit dan diserahkan kepada auditee (dengan tembusan
kepada direktur utama)
Langkah-langkah penyusunan laporan audit, yaitu :
1) Mengolah data yang diperoleh dari kertas kerja audit menjadi draft
laporan audit (belum ditandatangani)
2) Mendiskusikan temuan audit dengan departemen yang diaudit jika
ternyata masih ada hal-hal mendasar yang tidak jelas.
3) Membuat laporan audit formal yang ditandatangani oleh auditor
penanggungjawab pelaksana, manajer internal audit dan auditee.
Beberapa hal yang tercakup dalam laporan internal audit adalah :
a) Ruang lingkup objek audit
b) Metode audit yang digunakan, full check atau sampling
d) Hasil temuan audit
e) Saran perbaikan
Untuk lebih jelasnya, akan dikemukakan beberapa contoh temuan
audit dan saran perbaikan terhadap penjualannya diperoleh dari laporan
audit perusahaan
A) Temuan audit : ada dokumen yang ditandatangannya tidak lengkap.
Contoh :
a) SO tidak ditandatangani oleh kepala bagian penjualan sehingga
informasi yang diterima tidak lengkap
b) Banyak SPDP yang tidak ditandatangani kepala gudang
c) Banyak SPDP yang kode barang dan jumlah unitmya dicoret,
tetapi tidak ditandatangani oleh marketing
d) Kolom penerimaan pada SJ tidak ditandatangani, hanya cap toko
saja
Saran perbaikan :
a) Marketing harus mengecek setiap SO yang diterimanya, apakah
sudah ditandatangani oleh kepala bagian penjualan.
b) Kepala bagian penjualan harus menandatangani SO yang akan
dibagikan kepada marketing
c) Administrasi penjualan harus memeriksa ada tidaknya approval
marketing. Jika tidak ada, maka SO dikembalikan kepada
marketing untuk ditandatangani oleh administrasi penjualan
d) Kolom pembuat pada SPDP harus ditandatangani oleh administrasi
penjualan
e) Setiap perubahan pada SPDP harus ditandatangani oleh marketing.
f) Kolom pembuat pada SJ harus ditandatangani oleh administrasi
gudang. SJ asli harus diarsip setelah ada tandatangan penerima.
g) Kepala gudang harus menandatangani SPDP jika fisik barang
sesuai dengan SPDP
B) Temuan audit : ada dokumen yang pengisiannya tidak lengkap.
Contoh :
a) SO tidak diisi batas waktu, jumlah, unit, total unit dan ukuran
b) Banyak SPDP yang tidak diisi alamat toko dan nomor SO
Saran Perbaikan :
a) Salesman harus mengisi SO dengan lengkap
b) Administrasi penjualan memeriksa kelengkapan pengisian SO. SO
yang belum lengkap akan dikembalikan ke salesman
c) Administrasi penjualan membuat SPDP berdasarkan SO dan mengisi
SPDP secara lengkap
C) Temuan Audit : Laporan SO perbulan tidak dibuat
Administrasi penjualan harus membuat SO perbulan dan
ditandatangani oleh yang membuatnya, kepala administrasi dan kepala
penjualan
D) Temuan audit : klasifikasi produk tidak dicatat dengan benar
Contoh :
Dalam satu SO ditulis berbagai macam jenis klasifikasi produk secara
bersamaan
Saran perbaikan :
Salesman harus lebih teliti dalam mengisi SO. Sesuai dengan
kebijakan perusahaan yaitu perbandingan antara SO dengan klasifikasi
adalah 1 : 1
Tindak Lanjut
Setelah laporan audit diberikan kepada aditee, pihak internal audit akan
melakukan tindak lanjut. Jika dalam tindak lanjut internal masih menemukan
kekurangan atas pemeriksaannya, maka audit internal akan melakukan tindakan
lebih lanjut dengan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan pimpinan
perusahaan.
Internal audit akan mengambil tindakan lebih lanjut apabila :
a. Ditemukannya sejumlah penyimpangan-penyimpangan penting yang
b. Rekomendasi yang telah diberikan ke pihak yang diaudit tidak
dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga audit internal mengalami
kesulitan dalam mengevaluasi dan memastikan tindakan lebih lanjut yang
tepat untuk dilaksanakan.
Untuk kasus-kasus tertentu, direktur utama akan mengadakan rapat
dengan bagian yang bersangkutan agar perbaikan yang direkomendasikan oleh
audit internal dapat dilaksanakan
Manajemen Audit Internal
Departemen audit internal PT Kalbe Farma dipimpin oleh seorang
manajer audit internal dengan latar belakang pendidikan S1 akuntansi. Manajer
audit internal dibantu oleh sebelas staf auditor.
Manajemen audit internal, terbagi atas :
a) Seorang sekertaris manajer auditor
b) Tiga orang auditor atas Rendalbang
c) Tiga orang auditor atas operasional
d) Tiga orang auditor atas keuangan
Semua staf, mempertanggungjawabkan tugasnya kepada manajer audit
internal. Manajer audit internal bersama dengan stafnya menetapkan kebijakan
dan prosedur audit internal, dengan mendapatkan persetujuan direktur utama
Selain itu, manajer audit internal selalu melakukan review secara terus
menerus terhadap aktivitas perusahaan, memeriksa setiap kertas kerja yang
dipersiapkan oleh auditor dan mengeluarkan surat penugasan kepada personil
yang akan melakukan audit.
2. Efektivitas Penerapan Pengendalian Internal Penjualan dan Penagihan Piutang
a. Keberadaan Unsur - unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan dan Penagihan Piutang
1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan dan prosedur
yang mencerminkan sikap dan tindakan manajemen, direktur dan pemilik
perusahaan mengenai pengendalian dan kegunaan bagi entitas.
Integritas dan nilai etika
Perusahaan memiliki suatu pedoman etika berupa peraturan tertulis yang
telah dikomunikasikan kepada seluruh karyawan, mencakup hal-hal mengenai
waktu kerja, sanksi ketidakhadiran, sikap dalam kerja, sikap terhadap perusahaan
dan produk pesaing, dan lain-lain.
Pimpinan perusahaan memperlakukan karyawan sebagai mitra kerja dengan
karyawan, sehingga karyawan bekerja dengan baik dan tidak terpancing untuk
melakukan hal-hal yang akan merugikan perusahaan.
Beberapa kode etik karyawan perusahaan, antara lain :
1) Hari kerja : selama 5 hari kerja hari libur ditentukan perusahaan, mulai pukul
08.00 - 16.00 semua karyawan harus masuk kerja tepat waktu.
2) Mengisi daftar hadir dengan menggunakan cardnetic 3) Wajib memakai seragam kerja
4) Tidak diperbolehkan melakukan kegiatan lain diluar pekerjaan kantor pada
saat jam kerja
5) Ketepatan dalam menyelesaikan tugas masing-masing
6) Turut menjaga kerapihan dan kebersihan lingkungan perusahaan
Perusahaan selalu melakukan tindakan pencegahan terhadap hal-hal yang
tidak diinginkan dan setiap pelanggaran yang terjadi akan diselidiki serta
ditindaklanjuti dengan tegas.
Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi merupakan pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan dalam
memenuhi tugas dan kewajiban karyawan. Komitmen pada kompeten ini
meliputi pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi untuk pekerjaan
tertentu dan bagaimana tingkat ini dijabarkan dalam keahlian dan pengetahuan.
pengalaman kerja sangat diutamakan.
Proses penerimaan karyawan baru dilakukan melalui beberapa cara,
tergantung pada jenis lowongan pekerjaan yang tersedia, yaitu :
1) Pengumuman dipapan pengumuman perusahaan
Contoh : lowongan pekerjaan untuk bagian satpam
2) Informasi secara langsung dari karyawan lama
3) Pengumuman diperguruan tinggi
Contoh : lowongan kerja untuk bagian staf akunting
4) Iklan disurat kabar, media elektronik
Proses selanjutnya adalah seleksi karyawan yang meliputi psikotes,
wawancara dan tes kesehatan. Bagi mereka yang memenuhi syarat akan
diberlakukan masa percobaan kerja selama tiga bulan. Pada awal masa
percobaan kerja ini lebih kurang seminggu, didampingi oleh supervisor
bagian masing-masing
Dengan adanya karyawan yang kompeten, maka aktivitas perusahaan
dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Falsafah manajemen dan gaya operasi
Manajemen perusahaan cenderung bersifat demokratis. Hal ini ditunjukan
dengan adanya sikap terbuka pimpinan perusahaan dalam menampung saran dari
Perusahaan memiliki visi dan misi sebagai berikut :
a) Visi perusahaan, yaitu :
Menjadi perusahaan produk kesehatan indonesia terbaik yang didukung
oleh inovasi, merek yang kuat dan manajemen yang prima
b) Misi perusahaan, yaitu :
- Fokus PT Kalbe Farma akan tertuju sepenuhnya pada peningkatan
kesehatan untuk kehidupan yang lebih baik
Metode pembagian wewenang dan tanggung jawab
Metode pembagian tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan dilakukan
dengan jelas, sehingga tiap karyawan benar-benar mengerti akan tugasnya. Hal
ini terbukti dengan sistem perintah dan pertanggungjawaban yang jelas (fungsi
staf). Dengan demikian, setiap karyawan mengetahui dengan pasti siapa atasan
mereka dan kepada siapa harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.
Pelimpahan wewenang kepada karyawan dilakukan melalui surat keputusan
pengangkatan karywan yang diterbitkan oleh bagian HRD. Dengan adanya
pelimpahan wewenang yang baik, keryawan merasa lebih dihargai karena dapat
mengambil keputusan sesuai dengan wewenangnya.
Contoh dalam departemen penjualan setiap retur yang terjadi tidak perlu
meminta persetujuan direktur utama, cukup hanya persetujuan manajer
Struktur Organisasi
Perusahaan mempunyai struktur organisasi formal yang menjelaskan tugas
dan wewenang setiap bagian dalam perusahaan. Struktur organisasi perusahaan
berbentuk staf, dimana direktur utama mendelegasikan wewenangnya kepada
direktur pemasaran, direktur operasi dan teknik, direktur administrasi dan
keuangan, direktur produksi, direktur teknologi. Selanjutnya pendelegasian
wewenang dilakukan sesuai dengan jabatannya dan pertanggungjawabannya
terhadap masing-masing atasan.
Perusahaan juga memiliki pembagian tugas yang jelas dan mudah
dimengerti. Meskipun masing-masing bagian memiliki tugas yang berbeda.
Namun semuanya saling menunjang pencapaian tujuan perusahaan, misalnya
bagian penjualan dan bagian keuangan. Bagian penjualan memiliki tugas
menjual hasil produk mulai dari menawarkannya ke konsumen, pengirimannya,
retur dan administrasinya. Untuk penagihan piutang, bagian penjualan melalui
salesman menagihnya ke konsumen dan hasil penagihan akan diproses oleh
bagian keuangan.
Dengan demikian, adanya struktur organisasi dan pembagian tugas yang
Partisipasi dewan komisaris dan komite audit
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 40 tahun 2007
tentang Perseroan Terbatas (Undang-undang Perseroan Terbatas), organ
Perusahaan terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan
Komisaris, dan Direksi.
RUPS melakukan pengambilan keputusan penting yang didasari pada
kepentingan perusahaan, dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar dan
peraturan perundangan yang berlaku.
Pengelolaan Perseroan dilakukan oleh Direksi, sementara Dewan Komisaris
melakukan pengawasan yang memadai terhadap kinerja pengelolaan perusahaan.
Namun demikian, keduanya mempunyai tanggung jawab untuk memelihara
kesinambungan usaha Perseroan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, Dewan
Komisaris dan Direksi memiliki kesamaan persepsi terhadap visi, misi, dan
nilai-nilai Perseroan.
Untuk membantu pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris dibantu oleh 5
(lima) Komite dan untuk membantu pelaksanaan tugas Direksi, telah dibentuk
struktur organisasi yang efektif dan efisien.
Kebijakan sumber daya manusia dan praktiknya
Pelaksanaan prosedur kebijakan sumber daya manusia (karyawan) dalam
kebijakan mengenai karyawan antara lain yang mengatur masalah penerimaan
keryawan, penugasan karyawan, penilaian terhadap kinerja tenaga kerja,
promosi, pemberian bonus dan penghargaan, cuti, lembur, penggajian dan
berbagai macam tunjangan karyawan.
Kinerja karyawan dinilai oleh atasannya masing-masing, bagi yang
berprestasi akan diberikan bonus dan penghargaan, bahkan promsi jabatan.
Penggajian dilakukan setiap akhir bulan dan setiap karyawab memperoleh jatah
cuti dari perusahaan selama 12 hari dalam setahun. Bagi karyawan yang tidak
masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja selama jam kerja harus mengisi
formulir izin yang disediakan perusahaan dan ditandatangani oleh atasannya
langsung.
Perusahaan memberikan berbagai macam tunjangan. Tunjangan kesehatan
diberikan berdasarkan ketentuan pengobatan yang jelas. (pengobatan mata,
melahirkan, rawat inap, dsb), dengan jumlah yang berbeda-beda. Selain itu,
perusahaan mengizinkan karyawan yang sakit berobat diklinik perusahaan secara
gratis. Tunjangan hari raya diberikan sebesar sebulan gaji. Perusahaan
memberikan pensiun bagi karyawan yang telah lanjut usia.
Masalah yang dihadapi karyawan biasanya masalah kejenuhan dalam
bekerja. Hal ini disebabkan tidak terdapatnya kebijakan pertukaran profesi dalam
pekerjaan, sehingga karyawan selalu menghadapi pekerjaan yang sama dan
Karyawan yang terlibat korupsi, kolusi dan nepotisme diberi sanksi berupa
teguran baik secara lisan maupun tertulis.
2) Perkiraan Risiko
Perubahan dalam lingkungan kerja
Perusahaan telah mengantipasi adanya risiko perubahan dalam lingkungan
kerja, antara lain :
1) Untuk mengatasi risiko bekerjasnya karyawan perusahaan di perusahaan
pesaing karena diberi gaji dan bonus lebih besar, di atasi dengan cara
memberikan gaji dan bonus yang sesuai dengan harapan karyawan
2) Untuk mengatasi risiko ketidamampuan karyawan melaksanakan tugasnya
dengan menggunakan sistem baru, diadakan pelatihan dan pengenalan
terhadap sistem baru perusahaan.
3) Untuk mengatasi keluahan karyawan terhadap upah kerja lembur yang
diterimanya, peusahaan memberlakukan ketentuan upah kerja lebur dan
menjelaskannya pada karyawan.
Dengan demikian, setiap resiko yang merugikan perusahaan, dapat ditekan
sekecil mungkin.
Penempatan orang - orang baru dalam perusahaan memiliki resiko tersendiri,
untuk itu perusahaan memiliki cara tertentu untuk mengantisipasinya. Untuk
mengatasi risiko kemungkinan terjadinya konflik antara karyawan baru dan lama
yang disebabkan oleh karyawan baru yang belum berpengalaman kerja, yang
mengakibatkan terhambatnya aktivitas perusahaan, maka perusahaan
menerapkan masa percobaan kerja selama tiga bulan bagi karyawan baru, dalam
kurun waktu tersebut ia akan memberikan penjelasan, pelatihan khusus dalam
hal pemakaian komputer dan fasilitas perusahaan lainnya, dilibatkan dalam
kegiatan perusahaan dengan didampingi seniornya.
Selama lebih kurang satu minggu pertama masa kerjanya, karyawan baru
diberi kesempatan untuk membaca dan mempelajari berbagai kebijakan dan
aktivitas perusahaan.
Untuk mencegah terjadinya risiko penempatan karyawan baru yang tidak
berkualitas dan produktif, maka setiap atasan karyawan baru tersebut melakukan
penilaian kerja selama masa percobaan. Jika hasilnya tidak memuaskan, dapat
diberikan perhatian khusus, pelatihan tambahan atau pemindahan kerja ke bagian
lain, sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Perubahan sistem informasi dalam perusahaan dapat terjadi seiring dengan
perkembangan jaman. Dengan semakin berkembangnya aktivitas penjualan
perusahaan, dimana penjualan semakin meluas baik didalam maupun diluar negri,
sistem informasi akan terus diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.
Untuk mengatasi risiko biaya yang besar dalam pengembangan sistem,
perusahaan telah menyediakan anggaran khusus.
Teknologi baru
Pengendalian internal perusahaan, khususnya atas penjualan dan penagihan
piutang telah dilaksanakan secara komputerisasi. Untuk mengolah data penjualan,
dapat langsung menggunakan komputer dan dokumen-dokumen yang digunakan
telah diberi nomor secara otomatis.
Penerapan penggunaan komputer dalam mengolah data perusahaan,
berdampak positif terhadap aktivitas pengendalian internal penjualan dan
penagihan piutang perusahaan.
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan, tidak menutup
kemungkinan perusahaan akan menerapkan teknologi baru, misalnya sistem
komputerisasi yang lebih canggih yang sesuai dengan aktivitas perusahaan,
namun perusahaan telah memperhitungkan efek sampingnya, misalnya
pengurangan tenaga kerja.
Untuk mengatasi risiko kegagalan penjualan produk baru, manajer penjualan
dan R&D mengadakan penelitian mengenai kondisi pasar sebelum mengambil
keputusan untuk membuat dan menjual produk baru.
Jika kondisi pasar memungkinkan dan produk baru diperkirakan akan laku
dijual, maka perusahaan mulai membuat produk baru dengan cara
mempersiapkan karyawannya untuk melaksanakan aktivitas baru tersebut.
3) Aktivitas Pengendalian Review kinerja
Evaluasi kinerja karyawan disetiap bagian, dilakukan oleh manajer
bagian masing-masing. Untuk bagian penjualan evaluasi dilakukan melalui :
a) Laporan SO dibuat setiap hari
b) Laporan penjualan yang dibuat sebulan sekali, berisi realisasi penjualan
rinci selama satu bulan berjalan
c) Laporan penjualan tahunan yang dibuat secara global, kecuali jika
dibutuhkan dapat dibuat secara rinci
Adanya tinjauan ulang atas kinerja yang memadai, akan menunjang
kelancaran operasi perusahaan, terutama bagian penjualan karena bagian ini
merupakan bagian yang paling banyak melakukan aktivitas
Dilihat dari struktur organisasi penjualan, terdapat pemisahan fungsi antara
fungsi penjualan, pencatatan piutang, penerimaan kas.
Contoh pemisahan fungsi penjualan, pencatatan, penyimpanan, yaitu :
a) Manajer penjualan sebagai pemegang otorisasi penuh terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan penjualan dan bertindak sebagai pengambil
keputusan.
b) Salesman sebagai pelaksana penjualan dengan cara memasarkan produk
perusahaan
c) Administrasi penjualan mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi
d) Bagian gudang bertanggung jawab terhadap keberadaan barang jadi
e) Ekspedisi yang mengatur masalah pengiriman barang ke konsumen
Dalam penagihan piutang pun terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi
penagihan, penerimaan dan pencatatan. Pemisahan fungsi ini dapat
diuraikan sebagai berikut :
a) Salesman sebagai penagih piutang perusahaan
b) Pembayaran piutang berupa uang tunai diterima oleh bagian kas dan
pembayaran piutang berupa giro atau transfer bank diterima oleh
bagian bank
c) Pencatatan dan penghapusan piutang dilakukan oleh bagian
akuntansi
sehingga risiko yang akan merugikan perusahaan (misalnya :
penggelapan uang perusahaan) dapat diatasi.
Proses informasi
Pengendalian terhadap proses informasi dilakukan untuk memberikan
jaminan bahwa :
a) Transaksi yang dilakukan adalah sah
b) Adanya otorisasi terhadap dokumen dan catatan
c) Dokumen dan catatan diberi nomor urut
Dokumen yang digunakan sudah dipranomori dan tercetak, dirancang
secara sistematis dan sederhana. Dalam penjulan dan penagihan piutang,
perusahaan menggunakan beberapa dokumen utama. Kegunaan dokumen ini
untuk memperlancar arus informasi antar bagian perusahaan dan konsumen,
sehingga transaksi penjualan dapat dinyatakan dengan jelas.
Dokumen yang digunakan, menggambarkan pemisahan otorisasi antar
bagian, sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Pelaksanaan proses informasi perusahaan telah memadai, hal ini
dicerminkan dengan adanya pemberian informasi yang tepat, akurat dan
dibutuhkan oleh setiap bagian, serta jarang terjadinya kesalahan pemberian dan
penerimaan informasi.
Pengendalian fisik dilakukan untuk menjaga persedian barang jadi,
menghindari perbedaan perhitungan antara catatan dengan hasil perhitungan
fisik. Pengendalian fisik yang dilakukan perusahaan, yaitu :
a) Asuransi terhadap aktiva tetap perusahaan
b) Setiap jangka waktu tertentu, persediaan dihitung secara fisik
c) Penggunaan lemari besi tahan api untuk menyimpan uang dan surat-surat
berharga perusahaan.
4) Informasi dan Komunikasi
Kualitas informasi perusahaan dapat ditingkatkan dengan diperolehnya
informasi eksternal dan internal mengenai aktivitas perusahaan, juga adanya
pembaharuan sistem informasi sesuai dengan rencana strategis perusahaan.
Perusahaan telah memiliki sistem informasi akuntansi khusus yang
dirancang oleh bagian EDP dan audit internal.
Informasi dan proses komunikasi dalam aktivitas penjualan dan
penagihan piutang, dapat dinyatakan sebagai berikut :
1) Transaksi penjualan dan penagihan piutang telah dicatat dan dilengkapi
dengan dokumen pendukung
2) Setiap penggunaan formulir telah dicetak dan dibuat rangkap untuk arsip
3) Pengambilan keputusan penjualan harus dikomunikasikan dengan
manajer penjualan
Pemantauan atas aktivitas pengendalian internal pada umumnya dan
pengendalian internal atas penjualan dan penagihan piutang pada khususnya
dilakukan setiap saat. Pemantauan dilakukan secara terus menerus selama
aktivitas berlangsung dan pada periode waktu tertentu.
Pemantauan terhadap efektivitas sistem penjualan, dilakukan oleh
manajer penjualan dan audit internal. Hasilnya akan dievaluasi pada waktu
tertentu untuk dilaporkan kepada direktur utama. Hasil laporan tersebut akan
dibandingkan dengan hasil tahun sebelumnya. Sama halnya dengan penagihan
piutang, dimana manajer keuangan yang melakukan pemantauan.
b. Pencapaian Tujuan Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penagihan Piutang
Tujuan pengendalian internal perusahaan, antara lain :
1) Keandalan informasi dan laporan keuangan
2) Efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan
3) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Usaha yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut, antara
lain:
a) Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penjualan, perusahaan
Biaya penjualan yang dianggarkan terdiri atas biaya pengiriman barang,
komisi dan bonus toko, selebaran, biaya perjalanan dinas, pos dan giro,
paket, materai, fotokopi dan biaya lainnya.
b) Penggunaan dokumen dan catatan yang memadai, sehingga informasi
keuangan dan laporan keuangan dapat dipercaya.
c) Perusahaan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang telah
ditetapkan, antara lain :
1) Perusahaan mematuhi peraturan dari departemen tenaga kerja, yaitu:
- Menetapkan jam kerja standar, yaitu selama delapan jam dari hari
senin sampai dengan jumat, dan lima jam untuk hari sabtu
(termasuk waktu istirahat selama satu jam)
- Menetapkan upah lembur sesuai dengan peraturan yang berlaku
- Menetapkan upah diatas upah minimum regional yang berlaku
2) Memiliki KKB (Kesepakatan Kerja Bersama) antara pihak perusahaan
dengan SPSI (Serikat Kerja Seluruh Indonesia).
3) Semua karyawan bergabung dalam program JAMSOSTEK yang
memberikan perlindungan terhadap kecelakaan kerja, kematian, hari
tua, kesehatan atau pengobatan
4) Perusahaan memiliki ijin usaha dan ijin dari lingkungan sekitarnya
untuk melaksanakan aktivitas perusahaan
kendaraan dan memperpanjang ijin bongkar muat
6) Dipatuhinya peraturan perpajakan yang telah ditetapkan
3. Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan dan Piutang
Pengendalian dan audit terhadap kegiatan penjualan dan penagihan piutang
sengat penting dilakukan guna terhindar dari kecurangan dan
penyelewengan-penyelewengan.
Auditor internal memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan
bagi kemajuan perusahaan. Aktivitas audit internal yang dilaksanakan di PT
Kalbe Farma sebagai berikut :
1. Audit internal dilakukan oleh auditor internal yang memiliki kedudukan
khusus dalam perusahaan, yaitu sebagai fungsi staf dan bertanggungjawab
secara langsung kepada direktur. Kedudukan auditor terpisah dari kegiatan
operasional perusahaan
2. Latar belakang yang dimiliki auditor sesuai dengan bidangnya yaitu
akuntansi dan memiliki pengalaman di bidang audit
3. Audit internal bertanggung jawab secara langsung kepada direktur dan
mendapat persetujuan dari manajemen
4. Sebagai usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi, auditor
a. Melakukan audit terhadap barang-barang yang telah dicatat
b. Menilai pemborosan yang tidak perlu
5. Dalam melakukan audit internal dalam perusahaan, auditor internal
menemukan bukti-bukti yang cukup mengenai efektivitas pengendalian
internal penjualan dan penagihan piutang. Kemudian membuat laporan
audit yang memuat opini mengenai efektivitas pengendalian internal
penjualan dan penagihan piutang dan langsung dilaporkan kepada direktur
6. Auditor internal dalam laporan auditnya bila menemukan
penyelewengan-penyelewengan terhadap pengendalian internal penjualan
atau penagihan piutang selanjutnya auditor internal menuangkan ke dalam
laporan temuan audit untuk dilaoprkan kepada direktur. Direktur kemudian
melakukan tindak lanjut atas saran dari auditor internal dan dilakukan
pemantauan apakah tindak lanjut tersebut sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal penjualan dan
penagihan piutang, audit internal yang diterapkan perusahaan mempunyai
peranan penting.
Tercapainya audit internal atas pengendalian internal penjualan dan
penagihan pitang PT Kalbe Farma sebagai berikut :
1. Efektivitas dan efisiensi, yaitu realisasi penjualan melebihi anggaran
yang ditetapkan oleh perusahaan walaupun ada beberapa bulan,
secara keseluruhan terjadi peningkatan penjualan.
2. Laporan keuangan yang dapat diandalkan, dalam hal ini data penjualan
yang digunakan oleh perusahaan merupakan data yang akurat dan benar,
dalam menghasilkan informasi perusahaan serta tidak ada penjualan fiktif
yang dilakukan perusahaan.
3. Perusahaan selalu mematuhi peraturan yang ditetapkan baik oleh
perusahaan sendiri maupun oleh pemerintah. Perusahaan menjalankan
usuhanya dengan ijin dari pemerintah dan perusahaan membayar upah
dan mengikutsertakan program asuransi bagi karyawan.
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap kegiatan audit
internal penjualan dan penagihan piutang PT Kalbe Farma dapat
menyimpulan bahwa audit internal terhadap efektivitas pengendalian internal
penjualan dan penagihan piutang PT Kalbe Farma telah memadai.
Adapun tujuan dilakukannya internal audit atas pengendalian internal
penjualan dan penagihan piutang adalah sebagai berikut :
a. Untuk memastikan bahwa kebijakan manajemen dalam pengendalian
internal penjualan dan penagihan piutang dalam perusahaan telah benar-benar
dilaksanakan
b. Untuk memastikan bahwa pencatatan transaksi penjualan dan penagihan
piutang adalah valid dan telah diotorisasikan dengan semestinya
pengendalian internal telah dilaksanakan dengan semestinya
d. Untuk memberikan laporan kepada manajemen yang berisikan sara dan
rekomendasi untuk tindakan perbaikan kedepan
e. Untuk memberikan pertimbangan kepada manajemen untuk mengambil
keputusan.
Dari uraian diatas terlihat bahwa peranan audit internal dalam
meningkatkan pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang dapat
dikatakan domonan dalam rangka mencapai tujuan dari efektivitas pengendalian
penjualan dan penagihan piutang. Dengan demikian pelakasanaan audit internal
yang dilakukan secara efektif akan berperan dalam meningkatkan efektivitas
penjualan dan penagihan piutang. Maka penulis berpendapat bahwa fungsi audit
internal dapat menunjang efektivitas pengendalian internal seperti yang
diuraikandibawah ini.
A. Audit internal dalam meningkatkan efektivitas penjualan dan penagihan
piutang
Dengan adanya fungsi audit internal di PT Kalbe Farma melalui proses yang
telah ditentukan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pemeriksaan sampai pada
tindak lanjut, maka jelas manajemen berupaya untuk menindak lanjuti
rekomendasi yang diajukan tim pemeriksa sehingga bisa diketahui dimana letak
kesalahan dan bagaimana tindakan yang seharusnya dilakukan serta bagaimana
efisien dan efektif.
B. Audit internal berperan dalam meningkatkan keandalan pelaporan penjualan
Audit internal atas penjualan yang dilaksanakan tim pemeriksa berikut
rekomendasinya kepada manajemen untuk ditindaklanjuti akan mempengaruhi
pengendalian intern penjualan yang ada sehingga pelaksanaan penjualan menjadi
lebih efisien dan efektif dengan didukung oleh data akuntansi yang dapat
dipercaya.
C. Audit intern berperan dalam menegakkan ketaatan kepada hukum
Tim pemeriksa memeriksa penjualan dari segi peratiran. Kebijakan intern
maupun ekstern sehingga dapat diketahui apakah prosedur penjualan dan
penagihan piutang telah ditaati atau belum. Jika ditemukan adanya
penyimpangan maka diberikan rekomendasi pada hukum dan peraturan yang
telah ditetapkan.
B. Pembahasan
1. Perbandingan penjualan tahun 2011, tahun 2012 dan tahun 2013
Analisis dari hasil penelitian menunjukan bahwa peranan audit internal
dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal penjualan dan piutang di
PT Kalbe Farma untuk meningkatkan pengendalian internal sangatlah efektif.
Hal ini dapat dilihat dari tabel hasil penjualan PT Kalbe Farma dalam 3 (tiga)
tahun terakhir yaitu tahun 2011, tahun 2012 dan tahun 2013, sebagai berikut :
PT. Kalbe Farma
Total penjualan Tahun 2011-2013
Bulan 2011 2012 2013
Unit Rupiah Unit Rupiah Unit Rupiah
Januari 26301 5,015,658,542.27 25187 5,386,010,028.48 71753 8,837,467,447.5 Februari 29131 4,900,399,914.11 50142 7,369,655,097.02 52357 7,985,073,426.5 Maret 29253 5,231,962,812.45 58936 8,432,323,194.8 47263 7,380,447,172.75 April 28378 4,815,252,637.72 45558 6,268,728,106.5 76704 10,594,183,169.25 Mei 32783 5,438,187,886.49 61975 10,476,598,614.5 87630 10,247,628,082 Juni 30910 5,413,820,049.89 59962 9,252,549,251 73844 11,165,796,047.5 Juli 52915 5,931,762,681.46 59805 10,446,988,961 97241 16,741,005,653.4 Agustus 32111 7,461,270,746.8 55219 9,265,422,480 71592 7,757,521,769.2 September 41241 5,660,108,963.09 70649 7,609,769,221 74906 11,617,574,748 Oktober 40460 6,130,757,640.39 49289 7,837,695,316 69019 11,330,038,560 November 64095 7,976,814,334.68 89962 9,257,101,926.5 39005 9,279,601,942 Desember 40472 5,996,786,105.77 80296 8,346,384,183.5 56984 12,730,091,519 TOTAL 448050 69,972,782,315.12 706980 99,949,226,380.3 818298 125,666,429,537.1
Sumber : Data penjualan PT. Kalbe Farma
Tabel 4.2
Temuan Audit Tahun 2011
No Temuan audit Rekomendasi
1 Salesmen di Jakarta selain
melakukan penjualan juga
melakukan penagihan kepada
pelanggan, akibatnya rute
perjalanan menjadi terganggu dan
rencana kunjungan pada hari
tersebut tidak dapat dilaksanakan
seluruhnya.
Memisahkan bagian salesmen dengan
bagian penagihan
2 Perusahaan belum membentuk tim
khusus untuk pemasaran produk
baru. Akibatnya penjualan produk
baru tidak berkembang sesuai
rencana.
Membentuk tim yang solid dan
3 Terdapat kekurangan personil
dibagian kredit control, sehingga
statement of account untuk
pelanggan tidak dibuat dan bagian
ini belum dapat melaksanakan
fungsinya secara efektif.
Menambahkan personil pada bagian
kredit control agar dapat
melaksanakan fungsinya dengan baik
Tabel 4.3
Temuan Audit Tahun 2012
1. Tingkat Pemasaran yang masih
kurang (tidak merata)
Memperluas wilayah pemasaran dan
mengawasi jumlah barang di
tempat-tempat yang memiliki permintaan
yang tinggi
2. Strategi perusahaan tidak
memperhitungkan perubahan pola
penyaluran atau
menyelenggarakan perubahan
pasar yang cepat
a) Pembuatan Tujuan pemasaran yang
sesuai dengan kenyataan yang terjadi
pada pemasaran.
b) Pembuatan Strategi Pemasaran yang
berdasar pada tujuan pemasaran yang
2. Evaluasi Peranan Audit Internal terhadap Efektivitas Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penagihan Piutang
Keberadaan fungsi audit internal PT Kalbe Farma, merupakan salah satu
faktor penunjang efektivitas pengendalian internal atas penjualan dan penagihan
piutang perusahaan.
Peranan audit inernal dinilai dapat meningkatkan efektivitas pengendalian
internal, hal ini didasarkan pada beberapa faktor, yaitu :
A) Peranan Audit Internal secara umum
1) Independensinya sebagai fungsi yang terlepas dari aktivitas operasional
perusahaan yang rutin, tidak berada dibawah departemen lain dan
bertanggungjawab langsung kepada direktur utama
2) Kompetensinya di bidang pengetahuan akuntansi, perpajakan dan hukum, dan
selalu meningkatkan pengetahuannya melalui pelatihan-pelatihan dan
seminar-seminar
3) Adanya program audit sebagai pedoman dalam pelaksanaan audit dan
pelaporan audit
4) Dibuatnya laporan audit yang memuat hasil temuan audit, rekomendasi dan
saran perbaikan
5) Dilakukannya pemantauan terhadap pelaksanaan pengendalian internal yang
telah diterapkan
internal.
B) Peranan audit internal terhadap efektivitas penjualan dan penagihan piutang
1) Internal audit bersama-sama dengan bagian EDP menyusun sistem pengendalian
internal atas penjualan dan penagihan piutang perusahaan
2) Ausit dilakukan terhadap pelaksanaan sistem pengendalian internal penjualan dan
penagihan piutang untuk menjamin :
a) Penyimpanan barang, pengiriman barang, pencatatan pada penjualan dan
pemisahan fungsi penagihan piutang , penerimaan pembayaran piutang dan
pencatatan pada penagihan piutang
b) Diterimanya informasu yang akurat, tepat dan terpecaya melalui
pendistribusian dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan dan
penagihan piutang
c) Mengurangi risiko human error
3) Internal auditor melakukan pemantauan terhadap aktivitas penjualan dan
penagihan piutang. Adanya perbaikan dan pembaharuan sistem jika diperlukan,
