BAB 4 HASIL PENELITIAN. 4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi. melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;

(1)

BAB 4

HAS IL PENELITIAN

4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi

Dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap perusahaan, di dapatkan beberapa informasi mengenai kondisi perusahaan untuk dirumuskan sebagai dasar dalam melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;

Kondisi keuangan perusahaan yang berjalan pada tahun 2006 sampai 2010 dengan penjelasan pembagian hasil, biaya operasi langsung dan tidak langsung, dan pajak badan.

Arahan strategi yang sudah ditetapkan perusahaan, yaitu : a) Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan M itra Kerja.

b) Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.

c) Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach).

d) Peningkatan daya saing fasilitas TI (Hardware support).

Permasalahan yang dihadapi perusahaan, yaitu :

1. Ragu dalam menentukan investasi TI yang tepat dalam mendukung strategi bisnis perusahaan

2. Kurangnya dukungan dari sistem penyimpanan data, karena perusahaan sempat mengalami kehilangan data karena petir yang menyambar server database.

(2)

Dari informasi yang di dapat akan menjadi arahan dalam melakukan perencanaan investasi dengan melihat kondisi keuangan perusahaan tersebut, lalu menggunakan metode New Information Economic (NIE). Dalam New Information Economic (NIE) arahan strategi perusahaan serta kebutuhan akan di jabarkan melalui Demand/Supply Planning agar menjadi suatu kebutuhan TI yang sesuai, dan juga kondisi keuangan perusahaan akan disesuaikan dengan kebutuhan TI pada perusahan. Hasil analisa tersebut akan dilakukan sebuah prioritazion, yaitu mengurutkan proyek-proyek rencana investasi berdasarkan tingkat resiko, dampak serta biaya yang dikeluarkan. Proyek invesatsi yang diusulkan akan dikembangkan secara umum untuk dijadikan inovasi baru dengan menggunakan innovation , yang berguna untuk membantu perkembangan proses bisnis perusahaan dimasa depan. Lalu, setelah semua metode dilakukan maka perencanaan strategi untuk mendukung usulan investasi dibuat sebagai langkah awal bagi perusahaan dalam menjalan usulan investasi TI.

(3)

4.2 Arahan S trategi

Strategi manajemen untuk meningkatkan penguasaan masing-masing segmen usaha ditentukan dari daya tarik usaha, penguasaan pasar, pertumbuhan pasar, kapasitas terpasang dan peralatan yang ada. Adapun penjabarannya, sebagai berikut :

Tabel 4.1 Arahan S trategi PT.Multi Terminal Indonesia

Tujuan Arahan Strategi Metrik Skor

Menjadi terminal domestik yang handal

• Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja.

• Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal.

• Peningkatan pelayanan kepada p elanggan (Customer approach).

• Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support)

1.Membina kerjasama dengan mitra, untuk peningkatan produkti fitas hingga 25%.

1.Kecepat an loading box, 26 box/jam baik muat maupun bongkar.

Pelayanan pemesan an, pembayaran, maupun schedule kapal secara online. 1.Peningkatan Kualitas penyimpanan data 15 25 30 30

4.3 Analisa Kondisi Keuangan Perusahaan

Berdasarkan Wawancara dengan M anajer Operasional bagian Terminal Peti Kemas, Bagian Terminal Peti kemas pada PT. Multi Terminal Indonesia menyatakan bahwa bagian tersebut mampu untuk berinvestasi dengan dana sekitar Rp.1.000.000.000,- untuk investasi IT berikutnya .

(4)

4.4 Analisa Kebutuhan dan Pasokan S trategis (Demand/Supply Planning)

Kebutuhan dan pasokan strategis (Demand/Supply Planning) diperoleh dari analisa terhadap arahan strategis sebagai berikut :

4.4.1 S trategic IT Agenda

Tabel 4.2 Demand/ Supply Planning: Perluasan Peningkatan Kerja S ama Dengan Mitra Kerja

Demand Supply Business Strategic Context Strategic Plan for the

Use of IT

Strategic Plan for the Supply of IT Strategic

Intention

Perluasan peningkat an kerj a sama dengan mitra kerja.

Akses terhadap inform asi mengen ai keseluruhan d ata mitra kerja yang dibutukan.

Menyediakan aplikas i yang dapat membant u dalam berkomunikas i melalui suatu sistem penghubung

perusah aan d engan mitra kerja.

Strategic Objectives

1. Meningkatkan efesiensi proses operasional penyedi aan barang.

2. Kemudahan dalam menerima penawaran kerja sam a secara aktual.

Melakukan pend ataan mitra kerja sama dengan sumber daya yang ada.

Membangun

infrastruktur d an integrasi dat a y ang berhubungan deng an

mitra kerj a perusah aan.

Strategic Inisiatives

1. Menjalin hubungan yang baik dengan mitra k erj a perusah aan.

2. Mengembangkan cangkup an wilayah dan m emperb anyak mitra kerja perusah aan.

1.Pengelolaan

terhadap eksp ansi (pengembang an) mitra kerja perusah aan. 2.Perencan aan pengadaan hubungan mitra kerja. Membangun Pengembangan aplikasi SRM (Supply Relationship Management ) terhadap aplikasi perusah aan.

(5)

Tabel 4.3 Demand/Supply Planning: Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal

Use of IT

Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal. Menyediakan sistem agar p enambah an, pengurang an dan pengeditan dapat di update secara aktual di lapangan.

Menyediakan

infrastruktur IT dan aplikasi yang mendukung perubaan data di pusat dengan di lapangan secara cepat.

Strategic Objectives

1. Info rmasi data dapat dis ajikan secara aktual.

2. Data yang ada di pusat dap at dijaminkan ketepatan dat any a sesuai dengan k ead aan dilapangan.

3. Mempercepat pemindah an dan pencarian peti kemas.

Perubahan d ata dap at diubah secara cep at setelah pemindahan peti kemas.

Lokasi peti kem as yang terd ata s ecara aktual, bedas arkan keadaan di lapangan.

Me nyediakan su atu device berb entuk portable untuk mempermudah kinerj a operasional d alam meng-update data.

Strategic

Inisiatives 1. Mengelola tingkat kinerja

operasional.

2. Menganalisa kebutuh an operasional secara berkal a

demi mendapatk an peningkatan kinerj a perusah aan y ang direncan akan.

Megidentifik asi kebutuhan operasional dan mengembangkan kegiatan yang ada dengan dukungan TI

Menyediakan su atu alat hand h eld tool

(HHT) untuk melakukkan

pengiriman info rmasi mengenai dat a pemindahan d an penempatan peti kemas di lapang an secara aktual.

(6)

Tabel 4.4 Demand/Supply Planning: Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach)

Use of IT

Intention

Peningkatan pelayan an kepad a pelanggan (Customer appro ach).

Peningkatan fasilitas pemesanan maupun transaksi secara online. Mengembangkan sistem pada perusah aan yan g dapat melayan i seluruh customer. Strategic Objectives 1.Memberikan kepuas an customer. 2.Meningkatkan keuntungan transaksi perusah aan.

3.Memberikan kemudah an customer dalam bertrans aksi.

Mengumpulkan

inform asi mengen ai data – data customer. Membuat fasilitas yang mencakup keseluruhan t ahapan dalam satu portal.

Membuat suatu portal yan g mencakup k egiatan transaksi secara online . Mengembangkan infrastruktur website demi mendukung pelayan an customer. Strategic Inisiatives

1. Menganalisa secara periodic atas kebutuhan yan g dibutuhkan customer.

2. Menyediakan dan mengembangkan lay anan customer secara berk ala.

Memahami kebutuhan

customer dan mengembangkan

layanan sesu ai dengan kebutuhan customer. 1.Membuat dan mengimplementasi sistem CRM. 2.Penerapan sistem pemesanan d an transaksi dalam website.

(7)

Tabel 4.5 Demand/Supply Planning: Peningkatan daya saiang fasilitas TI

Use of IT

Intention

Peningkatan daya saing TI. Penggunaan TI dan komunikasi yang sesuai dengan strategi perusahaan. Meningkatkan kualitas TI yang dapat membantu perusahaan dalam melakuk an kegiatan bisnis. Strategic Objectives

1. Meningkatkan day a saing bisnis perusahaan deng an peman faatan TI.

2. Memberikan kep ercayaan lebih kepada customer atas keberadaan history data transaksi yang ad a pad a perusah aan.

3. Mempertah ankan k eutuhan data harian pad a perusah aan.

1. Investasi TI yang dikeluarkan dap at sesuai dengan arah an strat egi perusah aan.

2. Membuat fasilitas sistem data backup perusah aan. 3. Menganalisa dan mengembangkan sistim networking (alur data ) perusah aan Meren canak an suatu sistim yang berguna untuk mendukung

keaman an data dari suatu musibah yang menyebabk an keilangan/kerusk an data. Strategic Inisiatives 1. Mengarahkan TI pad a arah an strategi perusah aan.

2. Menganalisa d an memperhitungkan s etiap pengeluaran biay a pengembang an TI. Investasi TI yang dapat memberikan hasil dan nilai bagi perusah aan,

customer, serta mitra kerja.

Menerapkan DRC (Disaster Decovery Central) demi keaman an keutuhan data perusah aan.

(8)

4.5 S pesifikasi Portfolio Project

Portfolio Project meliputi proyek-proyek yang akan dikembangkan atau diusulkan pada Divisi Terminal Peti Kemas PT. M ulti Terminal Indonesia (PT.M TI) selain itu, Portfolio Project ini digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek.

4.5.1 Portfolio Project

1. Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC)

a) Tujuan awal : Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC) ditujukan untuk pendukung kinerja organisasi, khususnya dalam menjaga keamanan data yang ada.

b) M anfaat : Sebagai sarana untuk membantu membuat keputusan ketika bencana terjadi sehingga memberikan keyakinan kepada organisasi bahwa proses bisnis dapat terus berjalan secara berkala.

c) Fungsi : M embuat ketersediaan stand-by system dengan menyediakan back-up informasi dan dokumen asli secara periodik.

(9)

2. Penerapan Customer Relationship Management (CRM )

a) Tujuan awal : M emberikan Layanan yang terbaik untuk pelanggan , baik itu dari segi kenyamanan dan kepercayaan.

b) M anfaat : M embuat komunikasi kepada pelanggan, mendata informasi penting seperti rincian data pelanggan, History Transaksi, dan keluhan yang diberikan untuk di proses lebih lanjut. Dan juga memberikan pelayanan secara intensif dalam pelayanan pertanyaan maupun pelayanan pemesanan.

c) Fungsi : M embuat databse pelanggan untuk dihubungkanp pada aplikasi yang ada, sehingga organisasi bisa melihat informasi keseluruhan.

3. Penerapan Supplier Relationship Managament (SRM )

d) Tujuan awal : M embuat relasi kepada pihak supplier / M itra Kerja menjadi lebih baik.

e) M anfaat : Kedua belah pihak dapat mengetahui informasi yang dibutuhkan seperti produk berserta harganya secara langsung dan cepat, dapat membuat kesepakatan secara langsung dengan produk baru yang dimiliki mitra kerja , mengurangi biaya administrasi seperti invoice dan report , dan juga menghindari

(10)

biaya tak terduga seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat.

f) Fungsi : M embuat Integrasi databse pelanggan dengan mitra kerja untunk dihubungkan pada aplikasi yang ada pada perusahaan masing - masing.

4. Pengembangan Website

a) Tujuan Awal : Untuk mempermudah pelanggan dalam melihat jadwal kapal dan juga pemesanan serta pembayaran.

b) M anfaat : M emberikan informasi mengenai perusahaan untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi yang dibutuhkan sebelum melakukan transaksi atau pemesanan.

c) Fungsi : M embuat fitur pemesanan secara online dan pembayaran secara online, dengan penyediaan semua keterangan yang dibutuhkan pelanggan sebelum memesan.

5. Penyediaan Hand Held Tool Container Terminal

a) Tujuan Awal : M empermudah user dalam melakukan kegiatan operasional di lapangan container terminal dalam menginput atau mengedit data.

(11)

b) M anfaat : M empermudah pencarian peti kemas, mempercepat perancanaan dalam memindahkan peti kemas dan juga memberikan informasi aktual bedasarkan keadaan di lapangan.

c) Fungsi : M enginput atau mengedit data kegiatan operasional di lapangan peti kemas dengan data yang tersimpan di database pusat secara langsung.

4.5.2 S pesifikasi Proyek

Usulan investasi membutuhkan softwate, hardware, dan braindware. Berikut kebutuhan yang dibutuhkan untuk investasi selanjutnya mencakup pengembangan web dengan dukungan Customer Relationship Management (CRM ) serta Supplier Relationship Management (SRM ), pembuatan Disaster Recovery Center (DRC), dan penerapan Hand Held Tool (HHT) :

4.5.2.1 Customer Realtionship Management (CRM), Supplier Relationship Management (S RM), dan Pengembangan Website

Customer Realtionship Management (CRM)

Customer Relationship Management (CRM ) adalah sebuah pendekatan yang memandang bahwa pelanggan adalah inti dari bisnis dan

(12)

keberhasilan suatu perusahaan tergantung dari bagaimana mereka mengelola hubungannya secara efektif.

Adapun Sistem Customer Relationship Management (CRM ) yang nantinya akan berjalan di perusahaan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Alur kerja Customer Relationship Management (CRM)

Pelayanan pelanggan yang ada di perusahaan akan dikembangkan sehingga perusahaan bisa menanggapi respon pelanggan baik dari telepon, fax , maupun e-mail. Dan juga proses pemesanan yang dilakukan pelanggan akan dimonitor dan dikonfirmasi secara lanjut jika peti kemas sudah dalam perjalanan ataupun sudah berada di lapangan peti kemas. Keluhan yang diterima perusahaan akan disimpan, agar perusahaan dapat mempelajari dari setiap keluhan yang ada dan menindaklanjuti solusi yang nantinya harus diterapkan di perusahaan, hal ini merupakah tindakan yang penting untuk menjaga pelanggan agar tetap menggunakan jasa perusahaan. Selain itu perusahaan akan menerapkan sistem Reminder yang berguna untuk memberi notifikasi kepada pelanggan tentang informasi–informasi penting melalui e-mail, seperti

CRM

Custo mer Service * Telepon / H otl ine / F ax

* Websi te / Emai l * Fo llow Up P emesa na n

Dat abase * D atab ase Hi sto ry Pemesanan * D atab ase Hi sto ry K el uhan Rem inder ( e-mai l ) * Ja tuh Tempo Peluna san * K onfi rma si Pemes anan * Event tertentu

(13)

tanggal jatuh tempo pembayaran, nota pemesanan, dan juga ucapan selamat pada event tertentu.

Supplier Relationship Management (S RM)

Supplier Relationship Management (SRM ) adalah pendekatan komprehensif untuk mengelola interaksi suatu perusahaan dengan organisasi yang menyediakan barang dan jasa yang digunakannya. Tujuan dari manajemen pemasok hubungan SRM adalah untuk memudahkan serta membuat lebih efektif proses antara perusahaan dan pemasoknya.

Gambar 4.2 Alur kerja Supplier Relationship Management (S RM)

Sistem Supplier Relationship Management (SRM ) yang diterapkan adalah integrasi data pada perusahaan dengan mitra kerja. Integrasi dilakukkan dengan menerapkan suatu sistim penggabungan aplikasi maupun database pada tiap - tiap perusahaan. Dengan penggabungan data yang dilakukan pada tiap–tiap aplikasi yang dipakai,

Partner T erminal Peti Kemas Data Integrated Information Pricing Update Reduce Administrati ve cost Control maverick procuremen Partner Resource Visibility

(14)

kedua belah pihak mendapatkan keuntungan proses bisnis dan juga keuangan, adapun keuntungan tersebut adalah pertama informasi mengenai perubahan biaya baru yang secara otomatis langsung terupdate. Kedua mengurangi biaya administrasi seperti kertas dan tinta karena semua file invoice dan Report diubah menjadi otomatisasi karena sistem yang terintegrasi. Ketiga, M engurangi biaya tak terduga pada saat melakukan transaksi,seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat. Keempat, Informasi mengenai sumber daya mitra kerja yang bersifat terbuka.

Pengembangan Website

Website merupakan portal dimana semua orang dapat mangakses berbagai informasi yang disediakan oleh perusahaan

Proyek ini merupakan pengembangan website dengan menambah fitur pemesanan serta pembayaran secara “tidak langsung” dengan dukungan penerapan database sistem dari Customer Relationship Management (CRM ) sebagai ID akun pelanggan pada website, Alur pemesanan maupun pembayaran pada website dapat digambarkan sebagai berikut :

(15)

Gambar 4.3 Alur Kerja Pemesanan dan Pembayaran pada Website

Pada mulanya pelanggan dapat melihat kapal – kapal mana saja yang akan datang maupun berangkat dengan keterangan tanggal dan waktu, selain itu informasi tentang ketersediaan untuk pemesanan juga dijabarkan pada halaman tersebut (1). Lalu pelanggan dapat pindah ke halaman yang berisi informasi keseluruhan tentang cara pemesanan serta pembayaran secara lengkap (2). Jika pelanggan sudah yakin dengan pemesanannya, pelanggan dapat mengisi form pemesanan dengan

*optional Register Account Login Account (1) Lihat Halaman Jadwal Kedatang an-keberangkatan Kapal/ (2) Lihat Tata Cara

pemesanan dan Pembayaran (3) Melakukan pemesanan pad a halaman form pemesanan (4) Diterimanya Kode Transfer dengan nominal yang harus dibayar (5) Mengirim Bukti Transfer e-payment melalui e-mail

(16)

panduan jadwal kapal pada halaman yang sebelumnya dibuka (3). Pelanggan akan mendapatkan kode boking yang harus disertakan ketika mentransfer dana dan juga keterangan seberapa besar biaya yang harus dibayar (4). Setelah pelanggan selesai mentransfer dana, bukti transfer yang berbentuk e-mail dikirim kepada perusahaan untuk ditindaklanjuti proses pemesanannya (5).

Keterangan spesifikasi Proyek

Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut:

Tabel 4.6 S peseifikasi Proyek Website

Keterangan Waktu Biaya

IT Consultant * 1 tahun, 3 bulan Rp.250.000.000 Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Programing Website

Implementasi dengan Evaluasi

Infrastruktur

Hardware Software

Operation System

Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix.

(17)

4.5.2.2 Disaster Recovery Center (DRC)

Disaster Recovery Center (DRC) merupakan suatu fasilitas dalam perusahaan yang berfungsi untuk mengambil alih fungsi suatu unit ketika terjadi gangguan serius yang menimpa satu atau beberapa unit kerja penting di perusahaan, seperti pusat penyimpanan dan pengolahan data dan informasi.

Gambar 4.4 Alur Kerja Disaster Recovery Center (DRC)

D a ta b as e S er v e r KL D a tab ase S er v e r K P K a n to r L ap a n g a n K an t o r P u sa t Sw it ch K L Sw i tch KP c lie n ts cl ien t s Fi b er O p tic Sw itc h Ba ck u p D ata b a se Si ste m D RC

(18)

Disaster Recovery Center (DRC) yang diusulkan pada perusahaan adalah dengan membangun suatu ruangan dengan sistem sekuritas yang berfungsi untuk memproteksi server terhadap bencana,dan sistem server yang akan berjalan . Sistem ini akan menjaga server backup dan memonitor database yang beroperasi. Jika ada sistem gagal ataupun sistem yang rusak, sistem DRC akan mengganti keseluruhan server yang bertugas menyimpan seluruh database kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan.

Tabel 4.7 S peseifikasi Proyek Disaster Recovery Center (D RC)

IT Consultant**

2 tahun Rp.750.000.000 Perencanaan Pengerjaan

Perancangan Sistem

Perancangan Keamanan Ruangan Implementasi dengan Evaluasi

Infrastruktur

Hardware Software

Operation System

Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix dengan menggunakan dukungan Infrastruktur Based on IBM.

(19)

4.5.2.3 Hand Held Tool (HHT)

HHT merupakan sebuat device berbentuk seperti kalkulator besar dengan banyak tombol, tetapi device ini mempunyai operating system berbasis window. Alat ini memberikan sinyal yang diterima oleh tower yang berguna untuk mengirim atau menerima data dari database pusat.

Gambar 4.5 Alur Kerja Jaringan Data Hand Held Tool (HHT)

Ketika proses bongkar muat dilakukan dilapangan, pengupdetan data dilaksanakan secara langsung dengan HHT yang dipegang oleh karyawan yang sedang bertugas dilapangan. Pengupdatetan yang dilakukan HHT akan dikirim melalui sinyal yang nantinya ditangkap oleh tower yang berdiri dilapangan terminal peti kemas (1). Tower yang menerima data akan mengirim data yang dikirim oleh HHT dari terminal peti kemas kepada kantor lapangan melalui kabel faber optic yang tersambung menuju kantor lapangan (2). Data dikantor lapangan secara otomatis akan terupdate secara langsung, data yang sudah terupdate akan dikirim secara otomatis juga

Lapangan Operasional Kantor Lapangan Kantor Pusat 1 2 3

(20)

kepada kantor pusat melalui jaringan Electronic Data Interchange (EDI) yang sudah tersedia (3).

Tabel 4.8 S peseifikasi Proyek Hand Held Tool (HHT)

Hardware

3 bulan Rp.80.800.000 HHT Psion Teklogix 7535 G2 ( 2 Unit )

Radio 802.11b/g,direct sequence (DS)-extended rang e ( 2 Unit )

Battery,1900 Mah Li-ion ( 2 Unit )

Jasa

Pengembangan Aplikasi dengan sistem HHT Pembuatan Tower

Koneksi Tower dengan Kantor Lapangan Pelatihan Karyawan

(21)

4.6 Business Value

1. Disaster Recovery Center (D RC)

Tabel 4.9 Business Value untuk Disaster Recovery Center (DRC)

15 25 30 30 P er lua sa n P eni ngka ta n K er ja S am a D enga n M it ra K er ja. P eni ngka ta n P rodukt iv it as ke gi at an O p er as io al P eni ngka ta n pe la ya n an ke p ada pe la ngga n (C u st om er appr oac h ) P eni ngka ta n da ya sa ia n g f as ilita s T I (H a rd w a re suppor t) User 1 4 3 4 4 3 4 4 5 4 4 5 4 4 4 5 5 5 4 5 5 User 2 User 3 User 4 User 5 Total 18 21 22 24 Average 3.6 4.2 4.4 4.8 Score 54 105 132 144 435

a. Nilai Resiko Terdiri atas :

1. Resiko proyek dan organisasi : (10+7+7+9+8) /5 = 8.2

2. Ketidakpastian pendefinisian : (7+10+7+7+9) /5 = 8

3. Ketidakpastian teknis : (10+8+8+10+9) /5 = 9

4. Resiko infrastruktur : (8+10+8+8+9) /5 = 8.6

5. Resiko teknis TI : (8+9+8+9+8) /5 = 8.4

6. Resiko investasi : (9+8+9+10+9) /5 = 9

7. Resiko manajemen proyek : (9+10+9+9+7) /5 = 8.8

(22)

b. Biaya :

Rp.750.000.000,-2. Customer Relationship Management (CRM)

Tabel 4.10 Business Value untuk Customer Relationship Management (CRM) 15 25 30 30 P er lua sa n P eni ngk at an Ke rj a S am a De n g an M it ra K er ja. P eni ngka ta n P rodukt iv it as ke gi at an O p er as io al P eni ngka ta n pe la ya n an ke pa da pe la ngg an (C us to m er a ppr oa ch ) P eni ngka ta n da ya s ai ang fa silita s T I ( H ar d w ar e suppor t) User 1 3 4 4 3 4 4 5 4 4 4 5 4 5 5 5 4 4 3 4 5 User 2 User 3 User 4 User 5 Total 18 21 24 20 Average 3.6 4.2 4.8 4 Score 54 105 144 120 423

a. Nilai Resiko terdiri atas :

1. Resiko proyek dan organisasi : (8+9+8+8+8) /5 = 8

2. Ketidakpastian pendefinisian : (7+10+7+10+7) /5 = 8.2

3. Ketidakpastian teknis : (9+10+7+9+7) /5 = 8.4

5. Resiko teknis TI : (8+9+10+9+9) /5 = 9

(23)

Jumlah nilai resiko adalah : 8 + 8.2 + 8.4 + 8.8 + 9 + 9 + 8.4 = 59.6

b. Biaya : Rp.250.000.000,-

3. Supplier Relationship Management (S RM)

Tabel 4.11 Business Value untuk Supplier Relationship Management (S RM)

1. Resiko proyek dan organisasi : (6+9+7+7+9) /5 = 7.6 2. Ketidakpastian pendefinisian : (10+7+7+10+7) /5 = 8.2 3. Ketidakpastian teknis : (7+10+8+8+8) /5 = 8.5 4. Resiko infrastruktur : (10+7+7+10+7) /5 = 8.2 5. Resiko teknis TI : (8+9+9+9+9) /5 = 8.8 6. Resiko investasi : (9+9+9+8+9) /5 = 8.8 15 25 30 30 P er lua sa n P eni ngk at an Ke rj a S am a De n g an M it ra K er ja. P eni ngka ta n P rodukt iv it as ke gi at an O p er as io al P eni ngka ta n pe la ya n an ke pa da pe la ngg an (C us to m er a ppr oa ch ) P eni ngka ta n da ya s ai ang fa silita s T I ( H ar d w ar e suppor t) User 1 5 4 5 5 4 4 5 5 4 4 4 3 4 4 3 5 4 4 4 5 User 2 User 3 User 4 User 5 Total 23 22 18 22 Average 4,6 4.4 3.6 4.4 Score 69 110 108 132 419

(24)

7. Resiko manajemen proyek :(8+9+9+9+8) /5 = 8.6

Jumlah nilai resiko adalah : 7.6 + 8.2 + 8.5 + 8.2 + 8.8 + 8.8 + 8.6

= 58.4

b. Biaya : *Rp 250.000.000,-

4. Hand Held Tool (HHT)

Tabel 4.12 Business Value untuk Hand Held Tool (HHT)

15 25 30 30 P er lua sa n P eni ngk at an Ke rj a S am a De n g an M it ra K er ja. P eni ngka ta n P rodukt iv it as ke gi at an O p er as io al P eni ngka ta n pe la ya n an ke pa da pe la ngg an (C us to m er a ppr oa ch ) P eni ngka ta n da ya s ai ang fa silita s T I ( H ar d w ar e suppor t) User 1 3 4 3 3 4 5 4 3 4 5 4 4 5 4 4 4 3 4 4 3 User 2 User 3 User 4 User 5 Total 20 22 21 18 Average 4 4.4 4.2 3.6 Score 60 110 126 108 404

(25)

4. Resiko infrastruktur :(3+6+4+5+6) /5 = 4.8

5. Resiko teknis TI : (5+4+4+4+4) /5 = 4.2

6. Resiko investasi : (5+5+3+5+4) /5 = 4.4

Jumlah nilai resiko adalah : 5.2 + 4.8 + 4.2 + 4.8 + 4.2 + 4.4 + 4.4

= 32

b. Biaya :Rp

80.800.000,-5. Website

Tabel 4.13 Business Value untuk Website

15 25 30 30 P er lua sa n P eni ngka ta n Ke rj a S am a D enga n M it ra Ke rj a. P eni ngka ta n P rodukt iv it as ke gi at an O p er as io al P eni ngka ta n pe la ya n an ke pa da pe la ngga n (C u sto me r app ro a ch ) P eni ngka ta n da ya sa ia n g f as ilita s T I (H ar d w ar e suppor t) User 1 4 5 4 3 5 5 4 5 5 4 4 5 5 5 4 4 3 5 5 4 User 2 User 3 User 4 User 5 Total 19 23 23 21 Average 3.8 4.6 4.6 4.2 Score 57 115 138 126 436

(26)

a) Nilai Resiko terdiri atas :

3. Ketidakpastian teknis : (7+7+8+7+6) /5 = 7

5. Resiko teknis TI : (7+8+7+7+8) /5 = 7.4

6. Resiko investasi : (8+7+9+8+8) /5 = 8

7. Resiko manajemen proyek : (8+7+6+7+7) /5 = 7

Jumlah nilai resiko adalah : 7.8 + 7.4 + 7 + 5.2 + 7.4 + 8 + 7 = 49.8

b) Biaya : *Rp. 250.000.000,-

4.6.1 Kategori Portfolio Project

Tabel 4.14 Kategori Portfolio Project

Portfolio Project

Nama Proyek Dampak Resiko Biaya ( Juta

Rupiah ) Portfolio

Supplier Relationship Management

(SRM) 419 58,4

250 Strategic Customer Realtionship Management

(CRM) 423 59,6

Pengembangan Website 436 49,8

Disaster Recover y Center (DRC) 435 60 750 Mandated Hand Held Tool (HHT) 404 32 80,8 Factory

(27)

4.7 Hasil Analisa Portfolio Project

4.7.1 Persentase Biaya Investasi Light – on dengan Investasi Project

Gambar 4.6 Persentase Biaya Investment

Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya Light – on Investment atau investasi sebelumnya yang sekarang sdang berjalan adalah sebesar 45% dengan biaya Rp. 1.581.475.500,- . Persentase untuk Project Investment atau investasi yang diusulkan adlah sebesar 55% dengan biaya Rp. 1.080.000.000 ,-

59% 41%

Persentase Biaya Investment

Light - on investment Project Investment

(28)

4.7.2 Persentase Biaya Portfolio Project

Persentase Biaya Proyek (dalam jutaan rupiah)

70% 7%

23%

Disaster Recovery Center (DRC)

Website,CRM, dan SRM

Hand Held Tool (HHT)

Gambar 4.7 Persentase Biaya Project

Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya proyek Website, Customer Relationship Management (CRM ), dan Supplier Relationship Management (SRM) sebesar 7% dengan biaya Rp. 250.000.000,- . Persentase untuk proyek Hand Held Tool (HHT) sebesar 23% dengan biaya Rp. 80.800.000,- . Kemudian Persentase untuk proyek Disasster Recovery Center (DRC) sebesar 70% dengan biaya Rp.750.000.000,- .

(29)

4.7.3 Priorization

M elakukan prioritisasi bedasarkan analisa dampak dan resiko dengan hasil sebagai berikut :

Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya (dalam jutaan rupiah)

Dampak

Gambar 4.8 Bu bble Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya

Pada proyek dapat dilakukan oleh bagian terminal peti kemas pada PT M ulti Terminal Indonesia (M TI) resiko terbesar dimiliki oleh proyek Disaster Recovery Center (DRC) dengan nilai resiko 60. Resiko terendah dimiliki oleh proyek Hand Held Tool (HHT) dengan nilai resiko 32. Sedangkan untuk dampak yang tertinggi adalah proyek Website dengan nilai 436 yang berada diatas proyek DRC dengan selisih nilai 1 poin dan dampak terendah adalah HHT dan Customer Relationship Management (CRM ) dengan nilai 404.

(30)

4.7.3.1 Poin Website

Proyek Website memiliki dampak yang paling tinggi dengan resiko yang sedang. Adapun penjelasannya yaitu :

a. Dampak yang tinggi sebesar 436 poin dikarenakan proyek website berpengaruh pada peningkatan pelayanan terhadap pelanggan karena secara tidak langsung pelayanan yang baik dapat juga menunjang peningkatan jumlah pelanggan dan berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan nantinya.

b. Sedangkan resiko sebesar 49.8 poin dikarenakan proyek ini sudah memiliki infrastruktur, hanya tinggal menambahkan sistim yang mendukung proyek dan melakukan penyesuaian antara insfrastruktur dengan sistim yang akan dikembangkan.

4.7.3.2 Poin Disaster Recovery Center (DRC)

Proyek Disaster Recovery Center (DRC) memiliki dampak tertinggi kedua setelah proyek website dengan selisih nilai 1 poin dan mempunyai tingkat resiko yang paling tinggi. Adapun penjelasannya yaitu :

a. Dengan dampak sebesar 435 poin, proyek ini merupakan suatu yang dibutuhkan perusahaan dalam menjaga keutuhan data yang ada, proyek ini juga merupakan solusi pengamanan jika perusahaan mendapatkan suatu kejadian yang menyebabkan kehilangan data perusahaan.

(31)

b. Tingkat resiko yang paling tinggi sebesar 60 poin, dikarenakan proyek ini menerapkan sistem yang belum pernah diterapkan sebelumnya dan juga proyek ini harus melalui proses perencanaan yang sangat matang agar dampak positif yang diberikan pada proyek bermanfaat secara maksimal dengan resiko-resiko yang telah diidentifikasi dan solusi-solusi penanganan yang telah direncanakan sebelumnya.

4.7.3.3 Poin Customer Relationship Management (CRM)

Proyek Customer Relationship Management (CRM ) memiliki dampak tinggi ketiga setelah proyek Disaster Recovery Center (DRC). Adapun penjelasannya yaitu :

a. Dampak tinggi sebesar 423 poin, dikarenakan proyek ini berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan yang secara tidak langsung berakibat pada peningkatan keuntungan perusahaan.

b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 59.6 poin dikarenakan jika sistem ini tidak berjalan seperti yang diharapkan akan berpengaruh terhadap penurunan kepuasan pelanggan yang nantinya berdampak pada penurunan produktifitas perusahaan.

(32)

4.7.3.4 Poin Supplier Relationship Management (S RM)

Proyek Supplier Relationship Management (SRM ) memiliki dampak tinggi keempat setelah proyek Customer Relationship Management (CRM ). Adapun penjelasannya yaitu :

a. Dampak tinggi sebesar 419 poin dikarenakan proyek ini membuat suatu komunikasi antara perusahaan dan mitra kerja menjadi lebih baik. Jika tingkat hubungan yang terjalin pada mitra kerja dapat dipelihara dengan baik maka kebutuhan operasional perusahaan yang dibutuhkan terhadap mitra kerja dapat terpenuhi secara efektif dan efisien.

b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 58.4 poin dikarenakan jika hubungan yang terjalin dengan mitra kerja menjadi terganggu maka siklus dari proses bisnis perusahaan dapat berjalan tidak efektif dan operasional perusahaan juga tidak berjalan dengan baik.

4.7.3.5 Poin Hand Held Tool (HHT)

Proyek Hand Held Tool (HHT) memiliki dampak dan tingkat resiko yang rendah dari semua proyek. Adapun penjelasannya yaitu:

a. Dampak sebesar 404 poin dikarenakan, traffic bongkar muat peti kemas yang berasal dari pemesanan pelanggan belum terlalu melebihi kapasitas kemampuan perusahaan dalam menanganinya. HHT hanya

(33)

sebagai pendukung operasional perusahaan dan tidak terlalu berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahan.

b. Resiko yang ditimbulkan sebesar 32 poin karena proyek ini hanya membangun dua tower pada sudut lapangan dan menghubungkan ke kantor lapangan, serta mengembangkan aplikasi agar bisa disatukan dengan HHT dan training pemakaian oleh karyawan tidak membutuhkan waktu yang lama.

4.7.3.6 Hasil Analisa Priorization

Berdasarkan analisa dampak dan resiko yang ditimbulkan dalam

tiap-tiap proyek, dan juga penjelasan keduanya. M aka, tahapan implementasi proyek diurutkan sebagai berikut :

1. Proyek Disaster Recovery Center (DRC)

2. Gabungan Proyek :

Pengembangan Website

Relationship Management (CRM )

(34)

* Ketiga Proyek tersebut digabungkan karena pekerjaan bisa dilakukan peusahaan Softwarehouse sekaligus, tetapi urutan dampak berdasarkan proyek website.

3. Hand Held Tool (HHT)

4.8 Innovation

Innovation merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru yang mendukun g arahan strategi yang sudah ada untuk menjawab kebutuhan terminal peti kemas.

Perencanaan innovation dalam NIE terdiri dari empat komponen, antara lain :

Business and Technology Monitoring (Apa saja perubahan yang mempengaruhi perusahaan)

Berikut adalah beberapa hal yang di monitoring perusahaan untuk memperbaiki atau mengarahkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, antara lain:

M emantau pengembangan dari aplikasi yang dipakai terminal peti kemas yaitu aplikasi Container Terminal Operation System (CTOS). Aplikasi ini merupakan aplikasi tunggal yang diandalkan terminal peti kemas, oleh karena itu perkembangan yang dibutuhkan oleh aplikasi CTOS demi menyempurnakan proses kegiatan operasionalnya harus diperhatikan dengan baik karena pemantauan terhadap aplikasi dengan analisis tertentu dapat menjadi suatu nilai fatal dimasa depan dan juga menganalisis celah-celah yang membuat aplikasi tersebut menjadi kurang efektif dan efisien untuk ditindak lanjuti secara berkala.

(35)

Innovation Visioning

Alternatif yang dapat mendukung bisnis baru adalah sebagai berikut:

1. Pengembangan TI yang mengarah kepada otomatisasi operasional untuk memudahkan proses kegiatan baik menurunkan dan menaikkan peti kemas maupun mengatur keberadaan peti kemas itu di terminal, sebagai contoh hal ini dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem Traffic Analysis of Quay Rail and Road (TRAFALQUAR) yang berguna untuk membongkar dan membuat peti kemas dari kapal, sistem Container Terimnal Simulation : TIMEsquare yang berguna untuk mengantar peti kemas dari kapal ke lapangan maupun sebaliknya dan juga mengatur keberadaan peti kemas di lapangan, dan sistem Container Terminal Optimised Logistics Simulation (CONTROLS) yang berguna untuk mengatur traffic peti kemas yang masuk maupun keluar agar berjalandengan efektif dan efisien. Semua sistem tersebut merupakan sistem yang dibuat oleh perusahaan TBA asal Belanda yang bergerak dibidang pendukung sistem Terminal Petikemas.

2. M enjalin kerjasama pada perusahaan peti kemas yang sudah berkembang lebih jauh agar dapat dilakukan studi banding terhadap terminal peti kemas yang beroperasi di Negara lain, hal ini dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran yang nantinya bisa dipraktekkan perusahaan untuk menjadi lebih baik.

3. Pelayanan dengan customer yang mencapai tingkat excellent sesuai dengan tingkat standarisasi tingkat pelayanan yang dibuat oleh perusahan itu sendiri, dimana standarisasi tersebut sudah dibandingkan dengan tingkat standar yang ada pada

(36)

perusahaan world class, hal ini dapat dilakukan dengan cara menerapkan dan mengembangkan aplikasi Customer Relationship Management (CRM ).

Bussiness Context and choices (Apa yang seharusnya dilakukan perusahaan)

1. M empersiapkan dan menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua sumber daya yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem DRC, CRM , serta SRM .

2. M empersiapkan dan mengembangkan fitur e-business untuk diimplementasikan pada perusahaan.

3. M enganalisa semua kebutuhan investasi baik itu kebutuhan TI maupun kebutuhan operasional dengan metode-metode tertentu yang menghasilkan suatu informas i demi memudahkan manajer dalam menentukan keputusan.

Actionable Innovation (Apa yang akan kita lakukan)

1. M enerapkan sistem DRC, CRM , serta SRM dan juga sistem tersebut harus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. M engambangkan fitur pemesanan, serta pembayaran berbasis web untuk mendukung e-business perusahaan yang bertujuan mendukung arahan strategi dalam pengembangan TI secara terus menerus.

3. Penerapan Hend Held Tool yang nantinya beroperasi dilapangan untuk memenuhi kebutuhan operasional dilapangan yang nantinya akan berdampak pada kualitas pelayanan pelanggan.

(37)

4.9 Perencanaan Strategi

Untuk mendukung investasi proyek yang diusulkan, dibutuhkan perencanaan berupa Strategic IT Plan dan Strategic IT Requirement.

4.9.1 Strategic IT Plan

Perencanaan strategi TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai berikut:

a. M enyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

b. M eningkatkan kemampuan sumber daya manus ia yang berkualitas dan berkompetensi dalam meghadapi inovasi baru.

c. M eningkatkan efisiensi pembiayaan TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI secepat mungkin untuk meminimalisir adanya kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

d. M engidentifikasi pembiayaan perencanaan invesatasi untuk menghasilkan informasi mengenai pengembalian investasi tersebut (IT payoff).

(38)

4.9.2 Strategic IT Requirement

Dalam IT requirement, dibuat perencanaan TI beberapa tahun kedepan untuk memperioritaskan peningkatan atau pengembangan sistem dalam mendukung arahan strategi bisnis yang ingin dicapai perusahaan.

Berikut adalah strategi perencanaann TI untuk kedepan :

Tahun Perencanaan penggunaan TI

I

a. Perencanaan proses sistem CRM dan SRM

b. Penyediaan kebutuhan in frastruktur maupun sumber daya manusia dalam proyek c. Pembuatan website dengan integrasi CRM dan SRM

d. Implementasi awal proyek dariCRM, SRM, dan Website e. Pelatihan karyawan dalam menjalankan sistem baru

II

a. Evaluasi dan perbaikan proy ek CRM, SRM, dan Website b. Perencanaan dan persiapan pembuat an DRC

c. Penyediaan kebutuhan DRC

d. Pelaksanaan pembu atan sistem DRC e. Monitoring pembangunan sistem DRC

III

a. Implementasi penerapan sistem DRC

b. Identi fikasi kebutuhan-kebutuh an sistem DRC yang tidak efekti f c. Evaluasi dan pengembangan sistem DRC

d. Pembanguna tower di sudut lapangan

e. Menghubungkan penangk ap sinyal dari tower ke kantor pusat f. Pelatihan karyawan dalam menggunakan HHT