BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

56 4.1. Umum

Perkembangan kebutuhan informasi dimasa sekarang menurut adanya peningkatan efisiensi dan efektifitas kinerja dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Sistem penerimaan siswa baru pada TKIT Robbi Rodliyya Jakarta hingga saat ini prosedur pencatatan datanya masih dilakukan secara manual dan penyimpanan arsip diletakkan pada lemari atau rak arsip.

Secara umum, suatu sistem informasi perlu diganti atau perlu dikembangkan karena adanya permasalahan yang dijumpai pada sistem yang lama bisa berarti pencatatan data yang tidak akurat, informasi yang sering terlambat atau sukar diperoleh saat dibutuhkan, ketidak efisienan operasi, serta ketidakamanan data-data penting yang mengakibatkan permasalahan akses data oleh oknum yang tidak berhak.

Pada sistem usulan yang diajukan penulis disini, terlihat dari sistem dan prosedurnya tidak banyak mengalami perubahan, hanya merupakan komputerisasi dari sistem yang telah berjalan pada penerimaan siswa baru TKIT Robbi Rodliyya Jakarta, khususnya pada proses pencatatan data. Dan untuk melakukan pembahasan terhadap sistem sangat dibutuhkan suatu perencanaan dan persiapan yang matang, agar pengembangan sistem yang dilakukan dapat merancang suatu sistem usulan penerimaan siswa baru dengan memanfaatkan tekhnologi dari software Visual Basic 6.0 pada TKIT Robbi Rodliyya Jakarta.

(2)

Penulis mengharapkan dengan penerapan sistem usulan ini dapat membantu dalam meningkatkan dan mengembangkan aktifitas kerja, sehingga akan menghasilkan tingkat efisiensi dan efektifitas kerja yang lebih baik. Efisiensi dalam arti menghemat waktu dan tenaga dalam pencatatannya, efektifitas dalam pelaksanaan pekerjaan dan menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Pada prosedur usulan sistem berjalan hanya ada beberapa pekerjaan yang biasa dilakukan dengan sistem yang belum terkomputerisasi ke sistem komputerisasi. Adapun prosesnya sebagai berikut:

1. Proses Pendaftaran

Pada proses pendaftaran, tata usaha menyerahkan form data peserta didik kepada calon siswa untuk diisi. Calon siswa lalu mengisi data peserta didik yang diminta kemudian mengembalikan mengembalikan form tersebut kepada tata usaha. Tata usaha kemudian melakukan penginputan data calon siswa ke dalam file calon siswa.

2. Proses Penerimaan Siswa

Di proses penerimaan siswa, calon siswa diharuskan memenuhi beberapa persyaratan tambahan seperti fotocopy KK (Kartu Keluarga) dan fotocopy Akte kelahiran. Setelah proses pemenuhan persyaratan tersebut, maka pihak tata usaha kemudian akan memberikan tanda bukti atas pembayaran yang telah dilakukan dengan menggunakan kwitansi. Setelah proses tersebut, tata usaha

(3)

akan melakukan proses validasi dengan apakah calon siswa akan melanjutkan atau dibatalkan. Jika proses dilanjutkan, maka file calon siswa yang ada di proses pendaftaran akan berubah ke dalam file siswa yang juga berisi data siswa. Proses pembayaran juga di lakukan penginputan data kembali ke dalam file pembayaran. Dalam proses penerimaan siswa, nomor induk siswa akan tetap diarsipkan secara manual ke dalan arsip no. Induk siswa.

3. Proses Laporan

Proses laporan di mulai dari file siswa yang memberikan data siswa dan file pembayaran yang mengirimkan data pembayaran ke dalam sistem laporan. Dari sistem laporan kemudian akan dipindahkan menjadi satu di dalam file laporan. Pihak tata usaha juga tetap akan membuat laporan penerimaan siswa baru yang akan diarsipkan secara manual di arsip data siswa. Laporan yang telah dibuat di dalam file laporan tersebut kemudian akan di buatkan cetakan laporan penerimaan siswa baru berbentuk cetakan komputer atau print out yang akan diserahkan kepada kepala sekolah.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Untuk memudahkan lita dalam pembuatan prosedur sistem usulan, maka penulis melengkapi dengan menggambarkan dalam bentuk diagram alir data secara global dengan sistem usulan diagram tersebut.

Pada sistem penerimaan siswa baru TKIT Robbi Rodhliyya Jakarta, Penulis membuat prosedur diagram alir data sistem usulan sebagai berikut:

(4)

a. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

(5)

b. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan :

(6)

c. Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3.

Diagram Detail Sistem Usulan

Keterangan :

(7)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data digunakan untuk mengetahui data-data dokumen masukan dan keluaran serta untuk mengetahui kebutuhan informasi dari sistem penerimaan pada TKIT Robbi Rodhliyya. Adapun dokumen dari kamus data tersebut adalah:

a. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan a. Nama Arus Data : Fotocopy Kartu Keluarga

Alias : Fotocopy KK

Bentuk Data : Cetakan kertas

Arus Data : Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pendaftaran Periode : Setiap terjadi pendaftaran siswa baru

Volume : Setiap tahun

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul + No. kartu keluarga + nama kepala keluarga +

alamat + rt/rw + desa/kelurahan + kecamatan + kabupaten/kota + kode pos + provinsi

Keterangan :

- Judul *15 bertipe text*

- No. kartu keluarga *20 bertipe number* - Nama kepala keluarga *30 bertipe text* - Alamat *50 bertipe text*

(8)

- Desa/kelurahan *20 bertipe text* - Kecamatan *20 bertipe text* - Kabupaten/kota *20 bertipe text* - Kodepos *6 bertipe number* - Provinsi *20 bertipe text*

Isi : No. + Nama lengkap + NIK + Jenis Kelamin +

Tempat lahir + Tanggal Lahir + Agama + Pendidikan + Jenis pekerjaan + No + Status perkawinan + Status hubungan dalam keluarga + Kewarganegaraan + Dokumen imigrasi No. Paspor + Dokumen Imigrasi No. KITAS/KITAP + Nama Ayah + Nama Ibu

Keterangan :

- No *3 bertipe number*

- Nama lengkap *30 bertipe text* - NIK *16 bertipe number* - Jenis kelamin *10 bertipe text* - Tempat lahir *20 bertipe text* - Tanggal lahir *bertipe date/time* - Agama *10 bertipe text*

- Pendidikan *10 bertipe text* - Jenis pekerjaan *30 bertipe text* - No *3 bertipe number*

(9)

- Status perkawinan *10 bertipe text*

- Status hubungan dalam keluarga *10 bertipe text* - Dokumen Imigrasi No. paspor *20 bertipe number* - Dokumen Imigrasi No. KITAS/KITAP *20 bertipe

number*

- Nama Ayah *30 bertipe text* - Nama Ibu *30 bertipe text*

Footer : Dikeluarkan tanggal + Pengesahan

Keterangan :

- Dikeluarkan tanggal = tanggal + bulan + tahun *bertipa date/time*

- Pengesahan *tanda tangan kepala keluarga + nama kepala keluarga + tanda tangan kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil + nama kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil + nip

b. Nama Arus Data : Fotocopy Akte Kelahiran

Alias : Fotocopy Akte

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pendaftaran Periode : Setiap terjadi pendaftaran siswa baru

(10)

Header : nomor induk kependudukan + judul

Keterangan :

- Nomor induk kependudukan

- Judul *pencatatan sipil + warga negara + kutipan akta kelahiran*

Isi : Keterangan Kelahiran

Keterangan :

- Nomor akta kelahiran *20 bertipe karakter* - Tempat lahir *20 bertipe text*

- Tanggal lahir *50 bertipe text* - Nama *50 bertipe text*

- Anak ke *20 bertipe text*

- Nama orang tua *100 bertipe text*

Footer : Pengesahan

Keterangan :

- Pengesahan *tempat dikeluarkan akta + tanggal + TTD Kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil + nama kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil + nip

(11)

a. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan

c. Nama Arus Data : Formulir

Alias : Formulir

Penjelasan : Sebagai bukti pendaftaran

Periode : Setiap terjadi pendaftaran siswa baru

Header : Logo istansi + nama istansi + alamat + no. Telp

Isi : Judul + data siswa /i + data orang tua & wali Keterangan :

- Judul *30 bertipe text* - Data siswa/i

 Nama lengkap *50 bertipe text*

 Nama panggilan *20 bertipe text*

 Tempat / tanggal lahir *bertipe date/time*

 Agama *10 bertipe text*

 Jenis_kelamin *10 bertipe text*

 Anak ke *10 bertipe text*

 Jumlah saudara kandung *10 bertipe text*

(12)

 Alamat *200 bertipe text*

 Penyakit *50 bertipe text* - Data orang tua & wali

 Nama Bapak *50 bertipe text*

 Tempat tanggal lahir *bertipe date/time*

 Agama *10 bertipe text*

 Pendidikan terakhir *30 bertipe text*

 Telepon/HP *bertipe number*

 Pekerjaan *20 bertipe text*

 Nama kantor *50 bertipe text*

 Alamat kantor *200 bertipe text*

 Telepon kantor *bertipe number*

 Penghasilan perbulan *bertipe currency*

 Nama Ibu *50 bertipe text*

 Tempat / tanggal lahir *bertipe date/time*

 Pendidikan terakhir *30 bertipe text*

 Telepon / HP *bertipe number*

(13)

 Nama Wali *50 bertipe text*

 Hubungan dengan siswa/i *20 bertipe text*

 Telepon/HP *bertipe number*

 Alamat kantor *200 bertipe text*

d. Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : Kwitansi

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap terjadi pembayaran pendaftaran siswa baru

Volume : Setiap terjadi transaksi

Struktur Data : Isi + Footer

Isi : no + telah diterima dari + uang sejumlah + untuk pembayaran

(14)

Keterangan :

- No *3 bertipe number*

- Telah diterima dari *30 bertipe text* - Uang sejumlah *bertipe currency* - Untuk pembayaran *100 bertipe text*

Footer : Jumlah + Pengesahan

Keterangan :

- Jumlah *jumlah uang*

- Pengesahan *tanggal + ttd + nama*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Sistem berjalan menggunakan serangkaian dokumen-dokumen meliputi dokumen input maupun output. Bentuk yng kaan diuraikan merupakan keterangan dari data flow diagram (DFD) pada alurnya, baik akur sebagai input maupun output.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen masukan merupakan dokumen input yang dimasukkan ke dalam sistem dan diolah menjadi sebuah keluaran.

Dokumen-dokumen adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran

(15)

Tujuan : Tata usaha

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Fotocopy Akte

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran

Sumber : Calon siswa

Tujuan : Tata usaha

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran A.2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi keluaran berisi tentang keluaran yang dihasilkan dari dokumen yang sudah dimasukan dan diproses oleh sistem menjadi bentuk yang berguna.

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Calon siswa

(16)

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Calon siswa

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembayaran

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Fungsi : Sebagai laporan tahunan

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembuatan laporan tahun ajaran baru

(17)

4.5.3. Entity relationship diagram

Penggambaran proses relasi yang relasi yang telah dibuat pada diagram alir data usulan dikembangkan kembali ke dalam bentuk Entity relationship diagram sehingga berhubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem penerimaan siswa baru pada TKIT Robbi Rodliyya Jakarta.

(18)

a. ERD (Entity Relational Diagram)

Gambar IV.4.

(19)

a. LRS (Logical Record Structure)

Gambar IV.5. Logical Recordl Structure

(20)

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file merupakan penjelasan mengenai bentuk-bentuk file yang digunakan untuk mengolah proses sistem berjalan. File-file tersebut memiliki struktur tertentu sesuai dengan aplikasi yaitu :

1. Spesifikasi File Admin

Nama Database : psb.mdb

Nama File : File Admin

Akronim File : file_admin

Fungsi File : untuk masuk admin

Tipe File : FileMaster

Organisasi File : Index sequential

Akses File : Random

Media File : Hardisk

Panjang Record : 25 bytes

Kunci Field : no_form

Software : MicrosoftAccess 2007

Tabel IV.1. Spesifikasi File Admin

No Elemen

Data

Akronim Type Panjang

Record

Keterangan

1. Username username text 10 Primary

Key

2. Password password text 10

3. Id Admin id_admin text 5 Primary

(21)

2. Spesifikasi File Calon Siswa Nama Database : psb.mdb

Nama File : File Calon Siswa

Akronim File : file_calon_siswa

Fungsi File : untuk mengisi data diri calon siswa

Kunci Field : no_form

Tabel IV.2.

Spesifikasi Tabel Calon Siswa

No Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan 1. Nama Calon Siswa nm_calon_siswa Text 50 2. Tempat, tanggal lahir Cttl Date/Time

(22)

3. Agama Agama Text 10 4. Jenis

Kelamin

cjenis_kelamin Text 10

5. Anak ke canak_ke Text 10

6. Jumlah saudara cjml_saudara Text 10 7. Tinggal bersama ctinggal_bersama Text 10

8. Alamat Calamat Text 200

9. Penyakit Cpenyakit Text 50

10. Nama bapak cnm_bapak Text 50 11. Tempat, tanggal lahir bapak

cttl_bapak Date/Time

12. Agama bapak cagama_bapak Text 10 13. Pendidikan terakhir bapak cpend_terakhir_bapak Text 30 14. Nomor telepon bapak cno_telp_bapak Number

(23)

bapak 16. Pekerjaan bapak cpekerjaan_bapak Text 20 17. Nama kantor bapak cnm_kantor_bapak Text 50 18. Alamat kantor bapak calm_kantor_bapak Text 200 19. Telpon Kantor bapak ctelp_kantor Number

20. Gaji bapak cgaji_bapak Currency

21. Nama ibu cnm_ibu Text 50

22. Tempat, tanggal lahir ibu

cttl_ibu Date/Time

23. Agama ibu cagama_ibu Text 10

24. Pendidikan terakhir ibu cpend_terakhir_ibu Text 30 25. Nomor telepon ibu cno_telp_ibu Number

(24)

27. Pekerjaan ibu cpekerjaan_ibu Text 20 28. Nama kantor ibu cnm_kantor_ibu Text 50 29. Alamat kantor ibu calm_kantor_ibu Text 200 30. Telepon kantor ibu ctelp_kantor_ibu Number

31. Gaji ibu cgaji_ibu Currency

32. Wali Cwali Text 10

33. Nama wali cnm_wali Text 50

34. Hubungan dengan orang tua chub_ortu Text 20 35. Alamat wali calamat_wali Text 200 36. Nomor telepon wali cno_telp_wali Number 37. Pekerjaan wali cpekerjaan_wali Text 20 38. Nama kantor wali cnm_kantor_wali Text 50

(25)

43. Id admin id_admin Text 5 Foreign Key

2. Spesifikasi File Siswa

Nama File : File Siswa

Akronim File : file_siswa

Fungsi File : untuk data diri siswa

Kunci Field : no_induk

Software : MicrosoftAccess 2007 39. Alamat kantor wali calm_kantor_wali Text 200 40. Nomor telepon kantor wali ctelp_kantor_wali Number

41. Gaji wali cgaji_wali Currency

42. Nomor formulir

cno_form Text 10 Primary

(26)

Tabel IV.3. Spesifikasi Tabel Siswa

No Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan 1. Nama Siswa nm_siswa Text 50 2. Tempat, tanggal lahir Ttl Date/Time

3. Agama Agama Text 10

4.

Jenis Kelamin

jenis_kelamin Text 10

5. Anak ke anak_ke Text 10

6. Jumlah saudara jml_saudara Text 10 7. Tinggal bersama tinggal_bersama Text 10

8. Alamat Alamat Text 200

9. Penyakit Penyakit Text 50

10.

Nama bapak

nm_bapak Text 50

(27)

tanggal lahir bapak 12. Agama bapak agama_bapak Text 10 13. Pendidikan terakhir bapak pend_terakhir_bapak Text 30 14. Nomor telepon bapak no_telp_bapak Number 15. Alamat bapak alm_bapak Text 200 16. Pekerjaan bapak pekerjaan_bapak Text 20 17. Nama kantor bapak nm_kantor_bapak Text 50 18. Alamat kantor bapak alm_kantor_bapak Text 200 19. Telpon Kantor bapak telp_kantor Number

(28)

21. Nama ibu nm_ibu Text 50

22.

Tempat, tanggal lahir ibu

ttl_ibu Date/Time

23. Agama ibu agama_ibu Text 10

24. Pendidikan terakhir ibu pend_terakhir_ibu Text 30 25. Nomor telepon ibu no_telp_ibu Number

26. Alamat ibu alm_ibu Text 200

27. Pekerjaan ibu pekerjaan_ibu Text 20 28. Nama kantor ibu nm_kantor_ibu Text 50 29. Alamat kantor ibu alm_kantor_ibu Text 200 30. Telepon kantor ibu telp_kantor_ibu Number

31. Gaji ibu gaji_ibu Currency

32. Wali Wali Text 10

(29)

34. Hubungan dengan orang tua hub_ortu Text 20 35. Alamat wali alamat_wali Text 200 36. Nomor telepon wali no_telp_wali Number 37. Pekerjaan wali pekerjaan_wali Text 20 38. Nama kantor wali nm_kantor_wali Text 50 39. Alamat kantor wali alm_kantor_wali Text 200 40. Nomor telepon kantor wali telp_kantor_wali Number

41. Gaji wali gaji_wali Currency

42. Nomor formulir no_form Text 10 Foreign Key

(30)

44. Id admin id_admin Text 5 Foreign Key

3. Spesifikasi File Pembayaran Nama Database : psb.mdb

Nama File : File Pembayaran

Akronim File : file_pembayaran

Fungsi File : untuk mengetahui status pembayaran siswa baru

Tipe File : File Transaksi

Kunci Field : nopem

Tabel IV.4.

Spesifikasi Tabel Pembayaran Induk Siswa Key No. Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan 1. Nomor

Pembayaran no_pem Text 10

Primary Key

(31)

5. Administras

i Administrasi Text 10

6. Sewa

gedung sewa_gedung Text 10

7.

Seragam Seragam Text 10

8. Perlengkapa

n Perlengkapan Text 10

9.

Id admin id_admin Text 5 Foreign

key

4. Spesifikasi File Laporan

Nama File : File Laporan

Akronim File : file_laporan

Fungsi File : untuk memberikan informasi laporan keseluruhan

Tipe File : File Laporan

Kunci Field : no_lap

2. Nomor

Induk Siswa

Nis Text 10 Foreign

key

3. Foto Foto Text 10

(32)

Tabel IV.5.

Spesifikasi Tabel Laporan

4.5.5. Struktur Kode

Tujuan dari pembuatan kode pada komputerisasi sistem peminjaman ini adalah untuk memudahkan tugas penyiapan pemasukan data, sehingga waktu yang digunakan relatif singkat, juga memperkecil kesalahan yang terjadi pada proses peminjaman.

Struktur kode yang digunakan dalam sistem usulan adalah : No. Elemen

Data

Akronim Type Panjang

Record

Keterangan

1. Nomor

laporan

no_lap Text 8 Primary

Key 2. Nomor pembayaran no_pem Text 7 3. Nomor induk siswa Nis Text 9

4. Id admin id_admin Text 5 Foreign

(33)

a. Id Admin Format :

X X X 9 9

Inisial Kode Nomor urut admin Contoh :

Keterangan :

ADM : Inisial kode untuk admin

01 : Nomor urut admin

b. Nomor Formulir

Format :

X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Inisial kode Tanggal daftar Bulan daftar Tahun daftar Nomor urut daftar

(34)

Contoh :

F 1 5 0 7 1 6 0 0 1

Keterangan : F : Inisial Kode 15 : Tanggal Daftar 07 : Bulan Daftar 16 : Tahun Daftar

001 : Nomor Urut Mendaftar

c. Nomor Induk

9 9 9 9 9 9 9 9 9

Tanggal Lahir Bulan Lahir Tahun Lahir No urut daftar

Contoh :

0 1 0 3 1 0 0 0 1

Keterangan :

01 : Tanggal Lahir Anak 03 : Bulan Lahir Anak

10 : Tahun Lahir Anak

(35)

d. Nomor Pembayaran

X 9 9 9 9 9 9

Inisial Pembayaran No Urut Bayar Tahun Pembayaran Contoh :

P 0 0 0 1 1 6

Keterangan : P : Inisial Pembayaran

0001 : Nomor Urut Pembayaran

16 : Tahun Pembayaran

e. Nomor Laporan

X 9 9 9 9 9 9 9

Inisial laporan No Urut Laporan Tahun Pembuatan Laporan Contoh :

L 0 0 1 2 0 1 6

(36)

001 : Nomor Urut Laporan

2016 : Tahun Pembuatan Laporan

4.5.6. Spesifikasi Program

Berikut akan penulis uraikan spesifikasi program dari sistem usulan, termaksud di dalamnya adalah penggambaran HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output). HIPO berasal dari program dirancang dan fungsinya untuk memudahkan user untuk mengetahui bentuk program secara umum. Dan berikut HIPO dari perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada TKIT Robbi Rodliyya Jakarta.

Gambar IV.6. Diagram HIPO

(37)

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Login

Akronim : login.frm

Fungsi : Untuk masuk admin

Media Output : Monitor

Media Input : Mouse dan Keyboard

ScreenFormat : Lampiran E.1

Software : Microsoftvisualbasic 6.0

Proses program

a. Klik “Login” untuk masuk ke form pendaftaran b. Klik “Batal” untuk menyimpan data calon siswa 2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Fungsi Program :Sebagai menu utama dari keseluruhan program yang dibuat

Kode Program : Menu_Utama

Akronim : menu_utama.frm

Bahasa Program : Microsoft visualbasic 6.0 Menu utama terdiri dari submenu:

a. Master

b. Master

c. Master

d. Transaksi e. Laporan

(38)

Bentuk Tampilan : Lampiran E.2

Proses Program : Arahkan pointer pada pilihan yang diinginkan yang ada pada Menu utama, kemudian klik

1. Tabel Pendaftaran 2. Tabel Validasi 3. Tabel Siswa 4. Tabel Pembayaran 5. Tabel Laporan

3. Spesifikasi Program Menu Pendaftaran Calon Siswa Nama Program : Pendaftaran

Akronim : pendaftaran.frm

Fungsi : Pengisian Data Calon Diri Calon Siswa

Software : Microsoft visualbasic 6.0

Proses program

c. Klik “Tambah” untuk mengisi data calon siswa d. Klik “Batal” untuk menyimpan data calon siswa e. Klik “Simpan” untuk menyimpan data calon siswa f. Klik “Edit” untuk mengubah data calon siswa g. Klik “Keluar” untuk keluar dari program tersebut 4. Spesifikasi Program Validasi

(39)

Akronim : Validasi.frm

Fungsi : Menampilkan proses validasi data calon siswa ke data siswa

Proses program :

a. Klik “Search” untuk mencari data siswa melalui mengisi nomor formulir b. Klik “Lanjut” untuk melanjutkan proses penerimaan siswa baru

c. Klik “Batal” untuk membatalkan proses penerimaan siswa baru d. Klik “Keluar” untuk keluar dari program tersebut

5. Spesifikasi Program Data Siswa

Nama Program : Data Siswa

Akronim : datasiswa.frm

Fungsi :Menampilakan perubahasa data calon siswa

menjadi siswa dan penginputan nomor induk Media Output : Monitor

Proses program

a. Klik “Tambahkan” untuk menambahkan nomor induk pada kolom nomor induk

(40)

b. Klik “Edit” untuk mengubah data siswa

c. Klik “Lanjutkan” untuk melanjutkan ke proses selanjutnya d. Klik “Keluar” untuk keluar dari program tersebut

6. Spesifikasi Program Pembayaran

Nama Program : Pembayaran Siswa

Akronim : pembayaran.frm

Fungsi : menampilkan status pembayaran siswa baru

Proses program :

a. Klik “Print” untuk mencetak data pembayaran

b. Klik “Simpan” untuk menyimpan data pembayaran dan melanjutkan ke proses berikutnya

c. Klik “Keluar” untuk keluar dari program tersebut 7. Spesifikasi Program Laporan

Nama Program : Laporan Penerimaan Siswa baru

Akronim : laporan_psb.frm

Fungsi : Untuk menampilkan laporan keseluran dari semua

proses penerimaan siswa baru Media Output : Monitor

Media input : Mouse dan Keyboard

(41)

Proses program :

a. Klik “Preview” untuk melihat hasil laporan dimonitor b. Klik “Print” untuk mencetak hasil laporan

c. Klik “Keluar” untuk keluar dari program tersebut.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Di dalam rancangan sistem komputer yang penulis usulkan dibutuhkan perangkat pendukung yang dapat membantu pemrosesan data agar lenih cepat. Perangkat tersebut adalah perangkat keras (hardware), yaitu seuah komponen yang terdiri dari onitor, keyboard, hardisk, flopydisk dan lain-lain. Serta perangkat lunak (software), yaitu sebuah program dan aplikasinya yang sudah menjadi satu kesatuan di dalam komputer.

4.6.1. Umum

Dalam mengembangkan dan menerapkan sistem baru diperlukan adanya perlatan terutama dalam menunjang penerapan sistem yang baru. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan alat berupa perangkat keras (Hardware) dan juga perangkat lunak (Software) berupa program. Penulis membutuhkan spesifikasi komputer sebagai berikut:

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yaitu peralatan dari suatu sistem komputer yang secara fisik dapat terlihat. Sistem perangkat keras yang penulis usulkan untuk berjalannya

(42)

kegiatan. Pengolahan data penerimaan siswa baru pada TKIT Robbi Rodliyya Jakarta yaitu sebagai berikut :

a. CPU :

b. Processor AMD Dual Core

c. RAM 1GB sampai 4GB

d. Hardisk 80 GB sampai 150 GB

e. Mouse

f. Keyboard

g. Monitor 1024 x 728 h. Printer JetPrint

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (Software) merupakan komponen dalam processing sistem berupa program-program yang digunakan untunk mengkontrol sistem dan menjalankan perangkat kerasnya. Diantaranya adalah bahasa pemograman, sistem operasi dan program aplikasi. Perangkat lunak juga dapat dikatakan sebagai rangkaian elektronik untuk menghasilkan data menjadi informasi yang tepat dan akurat.

Adapun perangkat lunak yag diusulkan sebagai berikut : a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

b. Aplikasi Bundle : 1) VisualBasic 6.0 2) Microsoft Access

(43)

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah langkah dalam penimplementasi sistem yang diusulakn. Penjadwalan ini berhubunngan waktu yang digunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian pada sistem usulan ini adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Data Awal

Pada minggu pertama dilakukan persiapan data awal dimana dimaksudkan untuk mengumpulkan data-data sampai dengan kebutuhan data yang dapat diolah dan digunakan pada sistem tersebut. Sehingga mendapatkan gambaran permasalahan yang akan dihadapi.

2. Analisa

Untuk melakukan analisa disini membutuhkan waktu dua minggu dimana pada saat itu melakukan mencoba mengamati dan mempelajari sistem yang ada untuk mengetahui alur sistem yang berjalan serta mengetahui permasalahan yang terjadi.

3. Desain Sistem

Desain sistem dibutuhkan waktu sekitar satu minggu dimana pada tahap ini melakukan perencanaan,penggambaran bentuk sebuah sistem yang akan diusulkan.

4. Desain Perangkat Lunak

Tahap ini bertujuan untuk pembuatan sistem yang baru dimana pemilihan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem. Satu minggu waktu untuk mendesain perangkat lunak ini.

(44)

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan dan tes program ini merupakan bagian dari inti proses komputerisasi dimana difokuskan tingkat ketelitian untuk menunjang sistem terkomputerisasi. Tahap ini bertujuan agar program yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah data pada database. Pada tahap ini cukup lama dilakukan membutuhkan waktu tiga minggu lamanya.

6. Tes Sistem

Tahap ini bertujuan melakukan percobaan terhadap sistem usulan yang sudah dibuat agar diketahui tingkat kelayakannya. Dibutuhkan waktu satu minggu. 7. Pembuatan Buku Petunjuk

Bertujuan sebagai pedoman operasional bagi pengguna sistem yang baru untuk mempelajari prosedur yang telah dibuat. Dibutuhkan waktu satu minggu

8. Pelatihan

Pelatihan ini dimaksudkan agar user mengetahui prosedur kerja yang akan dijalankan dengan menggunakan sistem yang baru agar dapat mengoperasikan dengan maksimal. Waktu yang dibutuhkan satu mingu. 9. Evaluasi dan Operasional

Kegiatan ini bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara keseluruhan, selama beroperasinya sistem baru ini dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut. Tahap ini dibutuhkan waktu satu minggu.

(45)

Tabel IV.6. Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain sistem

4 Desain Perangkat

Lunak

5 Pembuatan & Tes Program 6 Tes Sistem 7 Pembuatan Buku Petunjuk 8 Pelatihan 9 Evaluasi dan Operasional