MAKALAH
AUDIT MANAJEMEN
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
FALKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI
KATA PENGANTAR
Tiada kata yang paling awal penyusun ucapkan, selain puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena limpahan rahmat dan hidayahnya sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah Audit Manajemen ini tepat pada waktunya dengan judul “Audit Sumber Daya Manusia. Shalawat dan salam tak lupa kami sampaikan kepada junjungan nabi besar Muhammad Shallallahu ‘Alaihi Wasallam.
Berkat kerja sama dengan semua pihak, kami dapat menyelesaikan makalah ini. Sudah sepantasnya kami menghanturkan terimah kasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Dosen pembimbing mata kuliah Audit Manajemen, Fakultas ekonomi jurusan akuntansi, Universitas Negeri Jambi.
2. Teman-teman yang telah memberikan inspirasi dan partisipasi dalam penyelesaian makalah ini, tanpa disebutkan satu persatu.
Tidak ada hasil karya manusia yang sempurna. Begitupun dengan hasil penulisan makalah ini, masih banyak terdapat kekurangan. Karenanya kritik dan saran sangat kami butuhkan untuk perbaikan yang akan datang. Semoga makalah ini bisa memberikan inspirasi dan dapat bermanfaat bagi kita semua.
Jambi, 19 November 2013
Kelompok 2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……….. i
DAFTAR ISI ………. ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ……….. 1
1.2. Rumusan Masalah ……… 3
1.3. Tujuan ……….. 3
BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit SDM ……….… ..4
2.2. Latar Belakang Perlunya Audit...……….….7
2.3. Kerangka Kerja Audit Sdm....……….…..10
2.4. Tujuan Audit SDM...………...10
2.5. Manfaat Audit SDM...………...……….10
2.6. Pendekatan Audit SDM...………...……….11
2.7. Audit Atas Perolehan SDM...………..12
2.8. Audit Atas Pengelolaan SDM...………...13
2.9 Audit Atas Pengurangan SDM ………..15
2.10 Laporan Audit...……….16
Contoh Kasus Audit SDM...………....18
BAB III SIMPULAN DAN SARAN 3.1. Simpulan ………... 21
3.2. Saran ………... 21
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan
praktek-Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia.
Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi. Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee.
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.
1.2. Rumusan Masalah
Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu sebagai berikut:
1. Bagaimana mendefinisikan Audit SDM. 2. Bagaimana tahapan dalam Audit SDM.
3. Bagaimana menentukan metode laporan Audit yang tepat. 4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan SDM yang dilakukan SDM. 1.3. Tujuan
Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu : 1. Mendefinisikan Audit SDM
2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM. 3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.
4. Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. PENGERTIAN AUDIT SDM
Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.
Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan . Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan
seseorang atau kelompok/lembaga yang independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.
Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan.
Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri, sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit . Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya terdiri atas :
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi, merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi Sumber Daya Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.
Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam
audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang ‘terbaik’.
Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, tujuan, aktivitas, dan manfaat audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian, tujuan, dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Lebih dari itu, mengerti betul akan perbedaan audit sumber daya manusia dengan audit bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada sistem audit, prosedur dan perencanaan audit sumber daya manusia.
2.2. LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT
Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat penting. Di samping memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra departemen SDM dan kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi dapat memperoleh respek yang lebih tinggi untuk departemen pada saat tim audit meminta pandangan mereka. Karena pada dasarnyadepartemen SDM merupakan departemen pelayanan. Tindakan ini dapat memperbesar kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional perusahaan.
Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi SumberDaya Manusia
dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.
Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi :
Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak
Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan
induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah dan lain-lain)
Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen sumber
daya manusia.
Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang
memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh, penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali.
Ketika suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk
meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan.
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan • Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku
Proses audit sumber daya manusia terdiri atas enam langkah:
Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan
berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,
serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda
dalam organisasi.
Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen
SDM.
Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan
sasaran operasi organisasi regular.
Dalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya tujuan-tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya faktor manusia bagi perkembangan perusahaan. Dengan kata lain, pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan pendekatan sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus-menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.
Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub sistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian yang komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan, bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.
Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan
atau terjadi penyimpangan-penyimpangan, baik penyimpangan yang disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk meminimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpangan-penyimpangan dikemudian hari.
2.3. KERANGKA KERJA AUDIT SDM
Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengeolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap pencapaian tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomenasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit, peerusahaan melakukan perubahan dan mengevaluasi perubahan-perubahan dari hasil audit.
2.4. TUJUAN AUDIT SDM
Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dilakukannya audit tersebut, yaitu:
1. Menilai efektivitas dari fungsi SDM
2. Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisisen.
3. Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hokum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.
4. Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan. 5. Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan
2.5. MANFAAT AUDIT SDM
Ada beberapa manfaat dari audit SDM, antara lain
1. Mengidentifikasi kontribusi dari departemen SDM terhadap organisasi 2. Meningkatkan citra profesioanal departemen SDM
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan departemen SDM.
4. Memperjeas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM 5. Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM 6. Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM
7. Memastikan ketaatan terhadap hokum dan peraturan dalam praktik SDM 8. Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif 9. Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam departemen SDM 10. Memberikan evaluasi yang cermat terhadap system informasi SDM
2.6. PENDEKATAN AUDIT SDM
1. Menentukan Ketaatan Kepada Peraturan Dan Hukum yang Berlaku Audit menekankan penlaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan, apakah telah sesuai dengan aturan dan hokum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas? Dan apakah setiap komponen dalan oraganisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut? Manajemen puncak hasus menyadari bahwa manajer di setiap tingkat berkewajiban untuk mentaati peaturan dan ketentuan hukum yang berlaku.
2. Mengukur Kesesuaian Program Dengan Tujuan Organisasi
Keselarasan tujuan departemen SDM mulai dari tujuan para karyawannya sampai tujuan berbagai program yang itetapkan pada departemen ini, dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan harus menjadi pertimbangan utama dalam
menjadikan aktivitas organisasi berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Disamping itu, hal ini juga dapat menghindari benturan antar bagian yang ada, yang dipicu oleh kebutuhan jangka pendek masing-masing bagian berdasarkan ego sektoral masing-masing.
3. Mengukur Kinerja Program
Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas actual program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan yang telah ditetapkan sebakumnya. Disamping ukuran-ukuran keberhasilan, penilaian kinerja program juga berhubungan denga strategi dan rencana yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuannya, fungsi SDM menetapkan berbagai program sebagai implementasi rencana yang telah ditetapkan. Apakah program yang telah ditetapkan tersebut telah terlaksana secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuan? Audit SDM melakukan evaluasi secara konfrehensif terhadap kinerja program yang dilaksanakan pada perusahaan. Panilaian ditekankan pada ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas program dalam mencapai tujuannya. Dari hasil audit akan diketahui apakah beberapa program masih mungking untuk ditingkatkan kinerjanya atau memang program tersebut belum berjalan secara maksimal.
2.7. AUDIT ATAS PEROLEHAN SDM 1. Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugasn dan tanggung jawab yang harus dikelola perusahaandalam mencapai tujuannya. Rencana SDM merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan, dimana rencana ini memastikan kebtuhan SDM untuk mengimplementasikan strategi pencapaian tujuan perusahaan dapat terpenuhi dalam kualitas dan kuantitasnya yang tepat pada saat diperukan. Oleh karena itu perencanaan SDM harus secara maksimal mengaodopsi berbagai perubahan lingkungan bisnis dan organisasi yang terjadi, sehingga dapat memenuhi tuntutan perubahan tersebut, yang tertuang dalam rencana strategi perusahaan.
2. Rekrutmen
Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu ehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan
yang ada. Pelaksanaan rekrutmen harus mampu mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif dan efisien.
Kegiatan kunci dalam melaksanakan rekrutmen meliputi :
a. Menentukan kebutuhan jangka panjang dan jangka pendek pada setiap bidang, jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.
b. Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar tenaga kerja.
c. Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif.
d. Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang lain dang dengan kerjasama antara manajer lini dan karyawan.
e. Mendapat pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.
f. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekrutmennya.
g. Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang ditolak maupun yang diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilkukan.
3. Seleksi Dan Penempatan
Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa seharusnya yang diterima untuk menempati posisi jangka pendek dan jangka panjang. Sedangkan penempatan berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya. Seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat. Ini berarti mengukur keerampilan, pengetahuan dan kemampuan seseorang dengan tuntutan pekerjaan dan juga kecocokan antara kepribadian, minat, kesukaan serta kesempatan dan budaya yang terkait dengan perusahaan secara keseluruhan.
2.8. AUDIT ATAS PENGELOLAAN SDM
1. Pelatihan Dan Pengembangan KaryawanPelatihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Pelatihan menekankan pada peningkatan keterampilan dan kemampuan SDM dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya saat ini, sedangkan pengembangan SDM lebih menekankan pada peningkatan kinerja SDM di masa yang akan datang.
2. Perencanaan Dan Pengembangan Karier
Karier adalah seluruh pekerjaan yang dimiliki atau yang dilakukan oleh individu selama hidupnya. Pengembangan karier seorang karyawan menunjukkan semakin meningkatnya kemempuan karyawan tersebut dalam memegang tugas, wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar dalam pekerjaannya. Untuk dapat memegang tanggung jawab yang lebih besar seorang karyawan harus mempunyai kamampuan yang memedai.
Program perencanaan dan pengembangan karier karyawan harus memperhatikan tiga kepentingan pokok agar program ini dapat berjaan secara efektif. Ketiga hal tesebut adalah :
1. Perencanaan dan pengembangan karier harus terintegrasi dengan perencanaan SDM.
2. Perencanaan dan pengembangan karier harus diikuti dengan evaluasi yang memadai.
3. Kebutuhan karyawan.
3. Penilaian Kinerja
Penilaian kerja karyawan pada dasarnya adalah menghubungkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan standar keberhasilan yang telah ditetapkan untuk tugas dan tanggung jawab tersebut. Hasil penilaian kinerja karyawan dapat mencerminkan sebagian dari kinerja perusahaan.
4. Konpensasi Dan Balas Jasa
Kompensasi adalah sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti (imbalan) atas kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Hal ini merupakan salah satu bentuk pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual atas jasa, keahlian atau pekerja, dan kesetian karyawan kepadca bisnis perusahaan.
5. Keselamatan Dan Kesehatan Kerja
Keselamatan dan kesehatan kerja mengacu kepada kodisi fisiologis-fisik dan psiologis karyawan yang di akibatkan oleh linngkungan dan fasilitas kerja yang di sediakan perusahaan . perusahaan yang melaksanakan dengan baik program keselamatan dan kesehatan kerja secara signifikan dapat mencegah berbagai akibat dalam bentuk penyakit, cedera atau meninggal karena pengelolaan keselamatan kerja yang kurang baik.
6. Kepuasan Kerja Karyawan
Setiap individu memiliki tingkat kepuasan yang berbeda-beda sesuai dengan system nilai yang berlaku pada dirinya. Semakin tinggi penilaian terhadap kegiatan dirasakan sesuai dengan keinginan individu, maka semakin tinnggi pula kepuasannya terhadap kegiatan tersebut. Jika kepuasan kerja merupakan gambarab evaluasi seseorang atas perasaan sikapnya senang atau tidak senang, puas atau tidak puas dalam bekerja, beberapa teori mengenai mengenai kepuasan kerja yang telah cukup dikenal antara lain:
a. Teori ketidak puasan b. Teori keadilan c. Teori dua factor.
2.9. AUDIT ATAS PENGURANGAN SDM
Perubahan lingkungan bisnis dimana perusahaan harus mampu beroperasi dengan sangat efisien, juga menuntut perusahaan untuk melakukan perubahan dalam organisasinya. Kemungkinan yang sering terjadi adalah kebijakan untuk melakukan rekstrukturisasi yang memungkinkan hilangnya beberapa jabatan karena jabatab tersebut sudah tidak efektif lagi untuk dipertahankan dan fungsi-fungsinya bisa dilaksanakan oleh jabatan yang sangat ini dipertahankan. Sebagai akibat dari rekstruksisasi ini, pengurangan tenaga kerja merupakan konsikuensi logis yang harus terjadi. Hal ini dapat menimbulkan kekawatiran dan keresahan karyawan (terutama yang merasa prestasinya tidak istimewa, tidak memiliki keterampilan yang menonjol dibandingkan dengan karyawan yang lain, dan berbagai kekurangan yang lain) akan kehilangan posisi atau pekerjaan karena pengurangan tenaga kerja dapat berupa pemutusan hubungan kerja.
2.10. LAPORAN AUDIT
Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.
1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini
Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.
2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia
Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.
3.Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia
o Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada
daya manusia. Disamping, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :
o Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis
departemen sumber daya manusia
o Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk
mencapai tujuan tersebut
o Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya o Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang
dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.
Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia.
laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :
- Judul - Daftar Isi
- Ringkasan dan kesimpulan - Masalah-masalah pokok - Kesimpulan dan saran
- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan ) - Sumber data
KASUS LAPORAN AUDIT Latar Belakang
Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat nadi wisata Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).
Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun tidak langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour and Travel, Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai tuban, menjadi menurun tingkat aktivitasnya.
Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai dan ditugasi oleh PT (Persero)
Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi. Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang, dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal ini berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai faktor operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat, untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern perusahaan.
Analisa Kasus
Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pengamatan Kegiatan
Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan Manajemen SDM pada khususnya
Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan
Pemeriksaan karyawan secara teliti
Pembuktian
Wawancara
Survei
Laporan hasil audit adalah merupakan salah satu tahap paling penting dan akhir dari suatu pekerjaan audit. Dalam setiap tahap audit akan selalu terdapat dampak psikologis bagi auditor maupun auditee. Dampak psikologis dalam tahapan persiapan audit dan pelaksanaan audit dapat ditanggulangi pada waktu berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis dari laporan hasil audit, penanggulangannya akan lebih sulit karena:
a. Waktu audit sudah selesai
b. Laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis, formal, sehingga auditor tidak dapat mengetahui reaksi auditee secara langsung
c. Laporan telah didistribusikan kepada berbagai pihak sehingga semakin banyak pihak yang terlibat. Karena laporan hasil audit akan mempunyai dampak luas, maka diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan audit. Selain harus sesuai dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil audit juga harus mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat dampak negatif bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan tersebut.
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
3.1 Simpulan
Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Artinya audit SDM
masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang.
1.2 Saran
Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya untuk menguasai konsep Audit SDM karena hal tersebut akan dapat membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM.
DAFTAR PUSTAKA
IBK Bayangkara, 2010, Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi, Penerbit Salemba empat.
Siagian, Sondang P. 2007. MSDM . Jakarta: Bumi Aksara
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/10/audit-sumber-daya-manusia definisi.html http://innelrosa.blogspot.com/2012/04/audit-sumber-daya-manusia-sdm.html http://kartikautami27.blogspot.com/2010/02/audit-sumber-daya-manusia.html http://www.informasiku.com/2011/04/audit-sumber-daya-manusia-definisi.html
