Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 16
BAB 3
Pembahasan Pelaksanaan Program
3.1 Program DKSI untuk Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan
Dengan adanya dana bantuan pemerintah untuk pengembangan sistem informasi, maka beberapa sistem informasi manajemen telah dibuat atau dikembangkan malalui proyek yang didanai oleh APBN-P Tahun 2008 melalui proses lelang yang implementasinya dikerjakan oleh rekanan yang mendapatkan lelang, antara lain :
1. SIMAK SPs IPB akan digunakan dan dikelola oleh Direktorat Administrasi Pendidikan, sedangkan Sekolah Pascasarjana, fakultas dan departemen sebagai pengampu mayor berhak mendapatkan pelayanan data dan informasi akademik dari data yang dikelola oleh DAP.
2. SIMSPP akan digunakan dan dikelola oleh Direktorat Keuangan, sedangkan unit-unit kerja (fakultas, departemen, SPs, Program Ekstensi) berhak mendapatkan pelayanan data dan informasi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran SPP mahasiswa. 3. SIMSDM (DUPAK dan Karya Ilmiah) dikelola oleh Direktorat Sumberdaya Manusia,
sedangkan fakultas dan departemen sebagai ’home base’ dosen berhak mendapatkan akses untuk mengisi, melengkapi, memperbaiki data dosen yang akan mengusulkan penetapan angka kredit hasil proses pengajaran, penelitian, pengabdiannya.
4. SIMBSC (Balanced Score Card) dikelola oleh Institut Pertanian Bogor, bertujuan untuk membantu pimpinan IPB mendapatkan informasi mengenai capaian, kualitas, kendala dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakannya sesuai dengan yang tertuang dalam Rencana Kerja Unit Kerja masing-masing.
5. SIMINTEGRASI dikelola oleh IPB sebagai bentuk dukungan terhadap segenap pimpinan IPB dalam mendapatkan data dan informasi. Data dan informasi yang disajikan dalam SIMINTEGRASI merupakan hasil retrival data dari beberapa database yang telah dibangun dimasa lalu maupun dibangun pada pengembangan sistem informasi waktu ini.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 17 Untuk SIM atau aplikasi yang tidak termasuk dalam proyek APBN-P tersebut berarti harus dikembangkan dan dipelihara oleh DKSI atau dicarikan sumber pendanaan yang lain. Arsitektur sistem informasi yang telah dikembangkan pada program APBN-P dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Rancangan dan Interkoneksi Sistem Informasi IPB 3.1.1 KRS Online
KRS online telah dikembangkan dan dilaksanakan sejak semester ganjil tahun akademik 2006/2007 menggunakan platform Windows, bahasa pemrograman (script) ASP dan database SQL Server 2000. Sebagai upaya perbaikan sistem registrasi akademik dalam pengambilan mata kuliah dan menentukan minor mahasiswa dengan kurikulum mayor minor. Dari hasil analisis lebih lanjut mengenai sistem KRS online yang ada saat ini dapat disimpulkan ada beberapa kelemahan sistem, antara lain :
• Tidak mampu menangani beban saat digunakan oleh banyak pengguna.
Database DBMS lain SIMBSC (Balanced Score Card) SIMSDM: Dupak, Karil,Sim SIMSPP SIMAK (S1, SPS) SIM Lain: (FP, EPBM) Pimpinan IPB Direktorat Fasilitas dan Properti Unit lain
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 18 • Pemberian hak akses yang terlalu longgar pada pengembang, pengelola dan pengguna
program pada data.
• Tidak menerapkan aturan-aturan pengisian KRS yang telah ditetapkan. • Kesulitan mengantisipasi kebutuhan pengguna.
Pada tahun akademik 2008/2009 semester ganjil, Direktorat KSI secara institusi, baru pertama kali melakukan pelaksanaan KRS online. Pada pelaksanaan KRS online dilakukan banyak perbaikan-perbaikan dari pelaksanaan KRS online sebelumnya, antara lain :
• Reengineering sistem KRS online untuk meningkatkan skalabilitas dan reliabilitas program.
• Antisipasi kebutuhan pengguna dengan meningkatkan ekstensibilitas pada sistem perangkat lunak.
• Meningkatkan keamanan data dan aplikasi dengan memberlakukan pembatasan akses secara lebih detail.
KRS Online yang baru telah dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang disebutkan di atas. Namun karena jadwal pengembangan yang sempit, sejumlah sasaran umum di atas masih belum terpenuhi.
Sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan KRS online antara lain mesin server database dengan spesifikasi dual processor xeon 1.8 Ghz, Memory 4 GB, mesin server untuk aplikasi menggunakan 2 (dua) buah mesin dengan cara kerja “balancer model”, dan source code ditulis dalam script PHP berbasis Linux.
Mahasiswa mayor dijamin mendapat matakuliah mayor atau interdepartemennya selama daya tampung mayor/interdept tersedia. Matakuliah tertentu sudah tidak dapat diambil secara supporting course. Dengan diterapkannya sistem Early Warning System, mahasiswa yang berpotensi Dikeluarkan atau mahasiswa yang memiliki nilai “E” diberikan peringatan dini. Mereka tidak dapat mengisi KRS online, dan diharuskan datang ke Direktorat Administrasi Pendidikan untuk membuat surat pernyataan.
Kendala utama yang saat ini dirasakan adalah tidak seimbangnya jumlah sistem informasi/aplikasi yang harus dibuat, dikembangkan, dan dipelihara dengan jumlah SDM
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 19 (programmer) yang ada. Sistem informasi yang sudah berjalan pun masih banyak yang harus disempurnakan. Akibatnya keterlibatan pegawai DKSI dalam pengoperasian sistem-sistem ini masih cukup tinggi. Akses langsung ke database sering harus dilakukan oleh pegawai DKSI, karena adanya kebutuhan laporan/data/informasi yang diperlukan tidak terakomodir dalam system aplikasi.
Sering terjadi pegawai DKSI harus melakukan koneksi langsung ke Database IPB, dikarenakan masih banyak kebutuhan output yang belum terakomodir dalam sistem informasi yang sudah berjalan. Idealnya, bahwa ada pegawai yang ditugaskan sebagai Administrator Database, sehingga tidak semua pegawai dapat melakukan koneksi langsung ke database. Namun hal ini tentunya harus didukung dengan sistem informasi yang memadai pula, sehingga pegawai tidak harus melakukan koneksi langsung ke database IPB, apabila informasi atau kebutuhan data sudah tersedia di dalam aplikasi atau sistem informasi tersebut.
Pada prinsipnya setiap sistem informasi atau pun aplikasi yang sedang berjalan maupun yang belum jalan harus ada pegawai (programmer) yang mengembangkannya sampai kebutuhan terhadap sistem informasi/aplikasi sesuai dengan yang telah didefinikan dalam dokumen (SKPL) terpenuhi. Untuk itu diperlukan penambahan tenaga programmer tetap maupun sebagai programmer outsourcing untuk mengembangkan sistem-sistem informasi sebagai berikut:
3.1.2 Cyber Mahasiswa IPB
Sampai saat ini DKSI mengelola Cyber Mahasiswa sebanyak 5 (lima) cyber. Lokasi cyber mahasiswa tersebar dibeberapa lokasi dengan kapasitas tampung berbeda-beda. Pada bulan Nopember – Desember 2008 telah dilakukan renovasi terhadap salah satu cyber mahasiswa, yaitu cyber mahasiswa Merpati yang berlokasi di dekat gedung Graha Widya Wisuda (Grawida). Dengan renovasi ini telah mengubah fungsi gedung dari bentuk ruangan untuk kebutuhan poliklinik menjadi ruang untuk akses komputer bagi mahasiswa. Berikut adalah cyber mahasiwa dengan kapasitas dan lokasinya.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 20 Tabel 3.1. Cyber Mahasiswa.
No Nama Cyber Lokasi Kapasitas Keterangan
1 Cyber Singkong Gedung Perpustkaan
IPB Lt. 4 230 PC
Selain sebagai pusat akses
internet/intranet, juga digunakan untuk praktikum mata kuliah yang menggunakan komputer, antara lain mk. Penerapan Komputer, mk Sistem Pakan, dll
2 Cyber Jagung Gedung FEM, Wing
Rektorat, Lt. 2
30 PC Digunakan juga untuk pelatihan-pelatihan internal dengan kapasitas peserta 20-25.
3 Cyber Padi Gedung FKH, Lt. 4
55 PC Selain sebagai pusat akses
internet/intranet, juga digunakan untuk praktikum mata kuliah yang menggunakan komputer, antara lain mk. Sistem Pakan, dll
4 Cyber Staf Gedung Rektorat, Lt. 1
28 PC Cyber ini dikhususkan mahasiswa Pascasarjana, dosen dan staf penunjang.
5 Cyber Merpati Gedung Eks. Poliklinik, Grawida
34 PC Cyber ini untuk melayani mahasiswa dengan waktu pelayanan sampai dengan pukul 21.00 malam.
Jumlah pengunjung cyber mahasiswa. Beriku adalah statistik pengguna pada setiap cyber mahasiswa.
Tabel 3.2. Statistik Pengguna Cyber Mahasiswa Tahun 2008
No Cyber Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des Jumlah
1 Jagung 184 255 345 298 333 176 90 134 262 205 142 208 2632 2 Staff 539 415 298 352 337 229 209 175 172 212 273 236 3447 3 Singkong 330 290 276 311 254 222 217 177 129 109 130 138 2583 4 Merpati 5128 4701 4988 3790 4086 3059 2749 3645 1995 2341 2343 1232 40057 5 Padi 780 1040 1040 1040 1300 1040 1040 1040 1300 1040 1040 1040 12740 Jumlah 6961 6701 6947 5791 6310 4726 4305 5171 3858 3907 3928 2854 61459
Catatan: Pada bulan Des 2008 (mulai minggu ke-2 s/d akhir Januari 2009) cyber Merpati dilakukan renovasi.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 21 Lokasi cyber mahasiswa yang kurang strategis, terutama cyber mahasiswa Singkong yang berlokasi di Gedung Perpustakaan IPB lantai 4 dan cyber mahasiswa Padi yang berlokasi di FKH lantai 4.
3.1.3 IMCA (IPB Microsoft Campus Agreement)
Tahun 2008 ini Kerjasama IPB dengan Microsoft untuk pengadaan software legal sudah diperpanjang kembali. Kerjasama IMCA bersifat volume lisence, sehingga software yang termuat dalam kerjasama sebelumnya masih dapat digunakan secara legal (downgrade). Sumberdaya yang digunakan berupa duplikasi CD menggunakan mesin duplicator, labeling, dan sticker hologram. Sasaran dan target kegiatan ini adalah penggunaan software berlisensi oleh seluruh civitas akademika sehingga indikator keberhasilan program adalah perkembangan pengguna IMCA.
Berdasarkan kesepakatan kerjasama antara IPB dan Microsoft yang tertuang dalam Campus Agreement, maka civitas akademika IPB (mahasiswa dan staf) dapat menggunakan produk Microsoft secara legal. DKSI menyediakan CD yang dilengkapi dengan sticker berhologram sebagai tanda lisensinya. Setiap pengguna dilarang menggandakan CD tersebut tanpa sepengetahuan DKSI dan sticker berhologram wajib ditempel di komputer yang menggunakan software tersebut. Ketentuan IMCA ini berlaku hanya bagi civitas akademika IPB termasuk didalamnya staf pengajar, staf pegawai dan mahasiswa dalam kurun waktu penandatanganan kerjasama IPB dan Microsoft dalam Campus Agreement. IPB tidak bertanggung jawab jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan di atas dan terhadap End User License Agreement (EULA) Microsoft.
Daftar Software Lisensi IPB-MCA (last upgrade version 29 Agustus 2008 - 31 Agustus 2011) adalah sebagai berikut:
• Microsoft Office SharePoint Designer English • Microsoft Office SharePoint Designer Japanese • Microsoft Exchange Server Enterprise English • Microsoft Exchange Server Enterprise Japanese
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 22 • Microsoft Office Enterprise English
• Microsoft Office Enterprise Japanese • Microsoft Windows Vista Business English • Microsoft Windows Vista Business Japanese • Microsoft Windows Server Enterprise Japanese • Microsoft Windows Server Enterprise English • Microsft SQL Server Enterprise Edition English • Microsft SQL Server Enterprise Edition Japanese • Microsoft Visual Studio Professional English • Microsoft Visual Studio Professional Japanese • Microsoft Visio Professional English
• Microsoft Visio Professional Japanese
Hambatan yang ada dalam program ini antara lain adalah adanya pengguna software IMCA di luar civitas akademika IPB, adanya penyalahgunaan software IMCA oleh oknum-oknum tertentu untuk keuntungan pribadi, dan biaya cetak sticker menjadi mahal jika berlaku masa lisensi.
Ketentuan Pengguna
• CD IMCA hanya berlaku bagi civitas akdemika IPB yang aktif (dosen, pegawai, mahasiswa, unit kerja).
• Sticker IMCA berlaku selama 1 tahun dan pembelian hanya di Cyber Staf atau DKSI IPB. • Sticker ditempel pada PC/Notebook.
• Software berlisensi maupun Sticker IMCA tidak berlaku bagi pembeli bukan civitas akademika IPB aktif. IPB tidak bertanggung jawab atas penyalahgunaan software tersebut.
Rancangan sticker untuk periode 2007 dan 2008 dapat dilihat pada Gambar 3.2
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 23 3.1.4 Ruang Kuliah berbasis IT dan Multimedia
Pada Tahun 2008 IPB memiliki ruang kuliah yang dilengkapi dengan fasilitas multimedia. Ada sebanyak 35 ruang kuliah besar di lingkungan Kampus IPB Darmaga telah dilengkapi dengan fasilitas IT dan multimedia, yaitu PC, Wireless Hotspot, LCD Projector, Outlet listrik, UPS, dan Sound System. Rancangan kelas yang dilengkapi dengan fasilitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3
Gambar 3.3. Rancangan Kelas Perkuliahan Berbasiskan TIK
Sedangkan pada ruang-ruang kecil baru terpasang kabel UTP untuk akses internet/intranet dan outlet listrik sebanyak 57 ruangan. Ruang Kelas tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.3: Tabel 3.3. Daftar ruang kuliah yang dilengkapi dengan fasilitas perkuliahan dengan sarana multimedia.
Faperta FKH FPIK Fapet Fahutan
1. Gd, Kuliah A 9. FKH B1 13. A2 18. A1 D lt. 1 23. Darmaga 3A 2. OFAC 3 B2 (Pinus 1) 10. FKH B2 14. A1 19. A2 D lt. 2 24. Darmaga 3B 3. OFAC 3 B2 (Pinus 2) 11. FKH A 15. C2 20. B1 D lt. 2 25. Darmaga 4A 4. OFAC 4 B11 12. RRB B1 16. C3 21. B2 D lt. 2 26. Darmaga 4B
5. OFAC 4 B12 17. C4 22. B3 D lt. 2
6. B1 – C1 7. GMSK L-H 8. GMSK 1-1& 1-2
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 24
Fateta FEM IPB Ruang Kuliah Kecil
27. PAU 32. H (Rek 1) 34. Wisma Pinus 1
Fakultas (57) 28. H101 33. H (Rek 2)
29. H102(a) 35. Eks Asrama
Silvasari 1 30. H102(b)
31. B102/103
3.2 Program DKSI untuk Peningkatan Kapasitas
3.2.1 Pengembangan Website
Selama Tahun 2008 Pengembangan website IPB http://www.ipb.ac.id mengalami perkembangan signifikan, baik terhadap konten website IPB maupun website unit kerja dan web account staf pengajar/pegawai. Perubahan terhadap website IPB tahun ini lebih ditonjolkan pada upgrading berita berbahasa Inggris yang secara kontinyu dilakukan update sesuai kondisi yang terjadi di lapangan.
Selain itu untuk pengembangan website unit kerja telah dilakukan kegiatan lomba website situs web unit kerja pada periode Juli – Desember 2008.Kegiatan ini dimaksudkan sebagai salah satu tolok ukur yang digunakan dalam perangkingan suatu perguruan tinggi adalah penilaian terhadap situs webnya. Seberapa lengkap sebuah situs web perguruan tinggi dapat memberikan informasi mengenai profil, kegiatan, publikasi dan aspek lainnya. Situs web IPB dan unit-unit di dalamnya telah ada namun masih perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan standar internasional yang ada. Upaya ini dilakukan untuk mendukung tujuan IPB agar termasuk dalam World Class University. Selain itu, situs web merupakan sarana publikasi dan promosi keunggulan IPB yang efektif kepada masyarakat luas. Untuk mencapai tujuan tersebut, DKSI mengadakan lomba situs web untuk tingkat unit kerja di lingkungan IPB yang mencakup unit kerja struktural di IPB seperti Fakultas, Departemen, Pusat Studi/Kajian/Penelitian, Kantor, Direktorat, Sekretariat, Lembaga/Unit penunjang.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi serta keberlanjutan pembaharuan situs web unit-unit kerja di IPB. Hal ini dilakukan sebagai upaya memenuhi standar
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 25 World Class University dan menjadikan web sebagai media untuk publikasi dan promosi keunggulan IPB. Lingkup kegiatan ini adalah memberikan kesempatan kepada seluruh unit kerja di IPB untuk bersaing secara kompetitif dalam pembuatan maupun pembenahan situs web yang dimilikinya dengan mengacu pada standar World Class University. Produk kegiatan ini adalah situs web unit-unit kerja di IPB memenuhi standar World Class University.
Indikator keberhasilan dari program lomba web unit kerja adalah sebagai berikut:
• Peringkat website IPB di Peringkat 4000 Perguruan Tinggi di dunia versi webometrics tahun 2009 mengalami perubahan dari tahun sebelumnya, dari peringkat 2546 di tahun 2008, menjadi 2063 di tahun 2009
• 100% unit kerja di IPB berdomain ipb.ac.id
• Terintegrasinya seluruh database unit kerja di server IPB.
• Tersedianya Forum Komunikasi Penanggung jawab website unit kerja di [email protected]
• Sudah tersedia formulir pengajuan web account Hasil dari lomba dapat disarikan sebagai berikut:
• Unit Kerja peserta lomba situs web sebanyak 70 unt kerja (Lampiran 8) • Web account staff pengajar dan unit kerja di http://web.ipb.ac.id : 160 site
• Sampai dengan 9 Februari 2009 8:51 PM, data pengunjung situs seluruhnya 1,229,215 • Rata-rata total kunjungan per hari : 88
Pelaksanaan penilaian dilakukan oleh tim juri internal dan eksternal IPB yang berpengalaman dalam bidang TI dan Desain Web.
Hambatan yang ada dalam pelaksanaan lomba situs web antara lain:
• Kepanitian yang belum ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Panitia. • Penentuan Juri yang lebih qualified untuk masa yang akan datang
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 26 • Masih adanya permasalahan dengan system server terhadap keamanan dan storage
database website setiap unit kerja
• Serangan/penetrasi hacker terhadap beberapa situs unit kerja yang notabene hosting di web.ipb.ac.id
• Belum adanya SOP (Standard Operation Prosedure) yang menjelaskan batasan dan fasilitas yang diberikan setiap web account yang berada di domain web.ipb.ac.id
3.2.2. Arsitektur dan Penggunaan Email
Pada tahun 2008 fasilitas Email IPB mengalami perubahan pada arsitektur dan pengaturan quota email seperti dapat dilihat pada Gambar 3.4. Setiap pengguna berhak terhadap quota sebesar 200 MB dengan melakukan pendaftaran melalui DKSI dengan mengisi formulir pendaftaran baik secara manual mengisi formulir user access maupun dengan mengirimkan email ke [email protected]. Pengaturan User Access untuk mahasiswa masih menggunakan aturan lama.
Alamat email IPB adalah http://mail.ipb.ac.id dan saat ini telah dilakukan perubahan skin terhadap user interface agar terlihat lebih baik dan mudah digunakan seperti terlihat pada Gambar 3.5. Mail IPB dapat diakses dengan webmail maupun mail client dengan setting POP3. Incoming : ipb.ac.id, Outgoing : smtp.ipb.ac.id. Jangan lupa klik pada Server Authentication dan isi data login anda.
Layanan Email
• Mail storage server (NAS) dengan kapasitas > 1 TB upgradable • Setiap user memiliki qouta email minimal 200 MB.
• Mampu menghandle Attachment File berukuran besar hingga 8 MB • Terdapat aplikasi webmail yang user friendly
• Mailbox user dilindungi dengan antispam • Alamat email menjadi : [email protected]
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 27 • Pembuatan Mailing list IPB, contoh yang sudah aktif : Milis Pimpinan, Milis Senat
Akademik, Milis Departemen Biologi, Milis DKSI, Milis AJMP, Milis KJK, Milis Pengajian, Milis PJ Web Unit Kerja.
Gambar 3.4. Arsitektur Email IPB
Target kegiatan program ini agar seluruh civitas akademika menggunakan email di
[email protected]. User access internet dapat digunakan dengan baik oleh seluruh civitas akademika IPB yang memiliki kewenangan terhadap penggunaan akses ke internet. Sedangkan indikator keberhasilan mencakup:
• 90% seluruh civa IPB tercatat telah membuat dan menggunakan Email @ipb.ac.id • Seluruh akses Internet di Jaringan IPB menggunakan user access (single sign on) • Fasilitas Mailing list dimanfaatkan untuk komunikasi antar unit kerja
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 28 Gambar 3.5. Skin webmail IPB
Sampai saat ini domain untuk email dibagi dalam 3 kelompok: (1) Domain @ipb.ac.id (unit kerja, dosen, staf pegawai), (2) domain @bima.ipb.ac.id (unit kerja, staf pegawai), dan (3) Domain @student.ipb.ac.id (mahasiswa)
Pengguna email di @ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut : 1. Terdaftar sebanyak 1839 data user account
2. Pengguna aktif : 699 user account
3. Pengguna tidak aktif : 1140 user account
Sedangkan pengguna email di @bima.ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut : a. Terdaftar sebanyak 442 user account
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 29 Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah mahasiswa aktif mulai tahun masuk 2005 sampai 2008 (lebih dari 3.000 mahasiswa x 4 angkatan = 12.000 mahasiswa). Keaktifan email mahasiswa pada domain @student.ipb.ac.id ini belum dapat disajikan.
Penggunaan Mailing list di @ipb.ac.id • kjkipb (mailing list DPKHA IPB)
• milis-biologi (mailing list staf Departemen Biologi) • milis-institut (mailing list pimpinan IPB, mwa, sa)
• milis-pengajian (mailing list peserta pengajian yang diadakan di DKSI) • milis-pimrek (mailing list Pimpinan Rektorat)
• milis-rapim (mailing list peserta Rapat Pimpinan) • milisipb (mailing list civa IPB) Æ tidak aktif
• milisipbnet (mailing list civa IPB) Æ tidak aktif
• panitiadies (mailing list Panitia Dies Natalis) Æ tidak aktif
• pelatihan (mailing list peserta pelatihan yang diselenggarakan di DKSI) • pj-web (mailing list Penanggung Jawab Website unit kerja)
• sa-koma (mailing list Senat Akademik Komisi A) • sa-komb (mailing list Senat Akademik Komisi B) • sa-komc (mailing list Senat Akademik Komisi C) • sa-komd (mailing list Senat Akademik Komisi D) • satker-dksi (mailing list Satuan Kerja DKSI) Mailing List di server @bima.ipb.ac.id
a. milis-puskom (mailing list staf pegawai di DKSI)
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 30 Layanan Email yang telah dikembangkan adalah:
• Mail storage server (NAS) dengan kapasitas 1 TB upgradable • Setiap user memiliki qouta email minimal 200 MB.
• Mampu menghandle Attachment File berukuran besar hingga 8 MB • Terdapat aplikasi webmail yang user friendly
• Mailbox user dilindungi dengan antispam • Alamat email menjadi : [email protected]
• Pembuatan Mailing list IPB, contoh yang sudah aktif : Milis Pimpinan, Milis Senat Akademik, Milis Departemen Biologi, Milis DKSI, Milis AJMP, Milis KJK, Milis Pengajian, Milis PJ Web Unit Kerja.
Beberapa hambatan yang masih dirasakan mencakup:
• Koneksi email ipb.ac.id masih sering terhambat di antrian server, sehingga masih terjadi beberapa pengguna tidak dapat mengirimkan atau menerima email dari relasinya.
• Masih adanya pengguna yang belum dapat menggunakan mail client / tidak memahami konfigurasinya atau tidak menangani mailboxnya sehingga over quota.
• Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah mahasiswa aktif per TA 2006 sampai 2008 namun pemanfaatannya tidak optimal. Mahasiswa lebih menyukai penggunaan email dari perusahaan Yahoo dan Gmail.
3.2.3. Arsitektur Internet dan User Access IPB
Dalam melayani seluruh civitas akademik IPB, DKSI terus melakukan pembenahan baik arsitektur maupun kualitas layanan Intranet, Internet dan User Access. Beberapa perbaikan yang telah dilakukan adalah melakukan perbaikan sistem proteksi listrik, pembangunan tenaga listrik cadangan, perbaikan ruang NOC dan pemrosesan data, dan konfigurasi server. Rancangan NOC dan perubahan konfigurasi (arsitektur IPBNG) dapat dilihat pada Gambar 3.6. dan Gambar 3.7.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 31 Gambar 3.6. Ruang Server dan NOC IPB
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 32 • Arsitektur internet IPB terdiri dari dua link, yaitu link international (International
Exchange) dan link domestik (Open Indonesian Exchange) • Link Internasional 25 MBps dan Link Domestik 100MBps* • Arsitektur internet IPBNG akan aktif dalam waktu dekat ini.
* dalam proses pengadaan
Sedangkan untuk pengaksesan Internet dari unit-unit di IPB dibantu dengan menggunakan server-server proxy IPB yang tersebar baik di Pusat (DKSI) maupun di fakultas atau departemen. Daftar server-server proxy yang digunakan dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4. Daftar Server-server Proxy di IPB
LOKASI PROXY PORT
Semua Akses ke Jaringan IPB 172.17.0.11 8080
172.17.0.18 8080
Faperta & Departemen di bawahnya 172.18.64.11 8080 FKH & Departemen di bawahnya 172.19.96.11 8080 FPIK & Departemen di bawahnya 172.19.64.11 8080 Fapet & Departemen di bawahnya 172.19.32.11 8080 Fahutan & Departemen di bawahnya 172.18.96.11 8080 Fateta & Departemen di bawahnya 172.18.37.11 8080 FMIPA & Departemen di bawahnya 172.18.75.11 8080 FEMA & Departemen di bawahnya 172.18.64.11 8080
Kampus Baranangsiang 172.20.1.1 8080
Kampus Cilibende, Kampus Gunung Gede 172.17.0.18 8080
Untuk mengakses layanan Internet IPB, seluruh civitas akademik diharapkan mendaftarkan User Access yang disimpan ke dalam database LDAP (Light-weight Directory Access Protocol). User access ini dapat digunakan untuk akses internet dan email account. Mahasiswa dapat menggunakan user access selama satu semester, selanjutnya penggunaan harus melakukan registrasi ulang. Jumlah user access semester Ganjil 2008/2008 untuk mahasiswa Pascasarjana sekitar 900 user, Mahasiswa Reguler sekitar 200 user dan TPB sekitar 3000 user. Sedangkan User Access Staf Pengajar dan Pegawai sebanyak : 2086 user.
Komposisi pengguna layanan User Access hingga saat ini adalah: • Mahasiswa Pascasarjana sebanyak : 1979
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 33 • Staf IPB dan Unit Kerja : 3239
• Mahasiswa TPB : 4154
Setiap pembuatan user access, DKSI akan mengeluarkan Kartu User Access yang berfungsi untuk pemantauan dan untuk ditunjukkan pada saat menggunakan cyber mahasiswa IPB. Prosedur standar pengajuan layanan Internet, formulir pendaftaran User Access untuk dosen/staf penunjang dan untuk mahasiswa, dan daftar server-server yang dikelola oleh DKSI dapat dilihat pada Lampiran 9, 10, 11, dan 12.
Berikut adalah statistik pengguna user access sampai dengan bulan Desember 2008 dan trafik penggunaan layanan Internet IPB.
Statistik Pengguna User Access
Mhs SPs Mhs Sarjana Staf IPB Mhs TPB Gambar 3.8. Statistik Pengguna User Access
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 34 (a)
Gambar 3.9. Data Statistika Penggunaan Internet IPB
1 5 . 8 2 % 0 . 6 5 % 1 . 0 3 % 0 . 8 8 % 0 . 2 9 % 0 . 0 3 % 8 1 . 3 0 % G r a f ik K o m p o s is i P r o to k o l A p lik a s i H T T P S S L F T P F T P ‐D AT A S MT P P O P Oth e rs 8 4 . 6 4 % 3 . 4 9 % 5 . 5 0 % 4 . 6 9 % 1 . 5 4 % 0 . 1 3 % G ra f ik K o m p o s is i P ro to k o l A p lik a s i HTTP S S L F TP F TP‐ D A TA S MTP POP
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 35 3.2.4 Area HotSpot dengan Cakupan 300-500 m
Setelah sebelumnya area hotspot mencakup Gedung Rektorat (Gd, Andi Hakim Nasoetion) meliputi; lantai 1 koridor Dit. AP, koridor Pascasarjana, dan Auditorium AHN, lantai 2 sekitar DKSI, Ruang Rektor, lantai 6 Ruang Sidang Senat Akademi, dan Gd. Graha Widya Wisuda. Area hotppot dikembangkan ke area sekitar Fakultas dan Departemen meliputi :
• Faperta, lokasi di area taman prasasti • FMIPA, lokasi di sekitar Dept. Fisika • FPIK, lokasi di sebelah BEM FPIK • Fapet, lokasi di kantin Fapet • FKH, lokasi di node depan kantin • FEMA, lokasi di node depan Dept. IKK
• Fahutan, lokasi di depan TU Dept. Silvikultur • Fateta, lokasi di Kantin Sapta
• Gymnasium dan sekitarnya
• Pogram Diploma, Kampus Cilibende • Kampus Gunung Gede, MMA
• Taman Kencana
• Amarilis, Landhuis, Al Hurriyah
• Kampus Baranang Siang, Gedung Kaca
3.2.5 Pembentukan Tim Satker Administrator Unit dan Helpdesk IPB
Kesinambungan akses IPB Net sangat bergantung pada maintenance/pemeliharaan jaringan di setiap fakultas, sebagai garda terdepan yang menghubungkan Rektorat dengan unit kerja lain. Daftar Admin Jaringan IPB dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
No. Nama Fakultas / unit
1 Eri Hermawan Kedokteran Hewan
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 36 3 Tono Indratno Perikanan dan Kelautan
4 Dona W Permana Ekonomi dan Manajemen
5 Wijatmiko MIPA
6 Saptaji Kehutanan
7 Sugeng Peternakan
8 Mahmud Siwi Ekologi Manusia
9 Syahrul Pertanian
10 Yudha Prawira Dinata Baranangsiang
11 Bayu Widodo Cilibende
12 Agus Winarno Gunung Gede
Sedangkan, kontak NOC IPB adalah sebagai berikut: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB
Gedung Andi Hakim Nasoetion lantai 2 Kampus IPB Darmaga Bogor 16680 Telpon/Faks : 0251-8623936, 8622642 ext. 213, 101
Email : [email protected] URL : http://www.ipb.ac.id
Selain satker administrator di unit, DKSI juga telah membentuk helpdesk yang merupakan salah satu rekomendasi dari IMHERE B.2.b, bahwa perlunya DKSI membentuk suatu helpdesk untuk layanan informasi dan data. Maka sejak awal 2008, DKSI telah menetapkan personal yang dapat dihubungi langsung untuk menangani pertanyaan atau keluhan langsung sebagai berikut :
• Layanan Jaringan dan Infrastruktur :Hasan Rokhim (+62 251 714-8080), • Layanan Database Akademik : Rohmad (+62 251 714-6999),
• Layanan Web dan E-mail, Yulia Dwi Indriani (+62 251 714-6900), • Layanan Administrasi, Yuni (+62 251 714-9577).
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 37
3.3 Program DKSI untuk Penguatan Sistem Manajemen
3.3.1 Pelayanan/Pengolahan Data
a. Melengkapi Data Akademik EPSBED
Sejak tahun akademik 2006 semester ganjil IPB melalui DKSI telah secara rutin menyampaikan laporan semesteran akademik ke Direktorat Akademik, Direktorat Pendidikan Tinggi sebagai upaya pemenuhan kewajiban setiap perguruan tinggi sebagaimana yang tertuang dalam SK 034/dikti/kep/2002 dan SK 108/dikti/kep/2001. Data akademik yang telah dilaporkan adalah data akademik sejak 2002/1sampai dengan 2007/2 untuk mahasiswa sarjana. Sedangkan untuk data Diploma dan Pascasarjana baru akan dilaporkan mulai tahun akademik 2008/1. Jadwal Penyerahan data EPSBED biasanya dilakukan setelah akhir semester untuk melaporkan data semester (n-1).
b. Melengkapi data Statistik Pendidikan
Mulai semester ganjil tahun akademik 2007, DKSI juga diminta untuk melengkapi data pelaporan untuk Badan Penelitian dan Pengembangan Pusat Statistik Pendidikan, Direktorat Pendidikan Tinggi, yang terdiri dari data identitas perguruan tinggi, status program studi, calon mahasiswa, mahasiswa baru, mahasiswa terdaftar, lulusan, penerima beasiswa, tunjangan belajar, mahasiswa magang, mahasiswa ‘employ’ untuk meningkatkan peluang kerja, identitas dosen, dosen studi lanjut, hasil penelitian, tenaga kependidikan, koleksi perpustkaan, luas tanah dan bangunan, prasarana pendidikan, dan biaya pendidikan. Jadwal penyerahan data statistik ini biasanya diminta pada akhir semester genap.
c. Melengkapi data Statistik Kabupaten Bogor/Provinsi Jawa Barat
Mulai semester ganjil tahun akademik 2006/2007, DKSI juga diminta untuk melengkapi data pelaporan untuk Badan Pusat Statistik Kabupaten Bogor dan Badan Pusat Statistik Provinsi Jawa Barat yang meliputi data akademik, mahasiswa, dosen, pegawai, dan
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 38 prasarana pendidikan. Data untuk kebutuhan statistik ini biasanya diminta pada tengah tahun takwim.
d. Pengolahan EPBM
Mulai semester ganjil tahun akademik 2006/2007, DKSI juga diminta untuk melakukan pengolahan data kuisioner Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM). Kuisioner EPBM diisi oleh mahasiswa sebelum semesteran berakhir (minggu ke-12 – ke-14), dengan tujuan melihat kinerja dosen matakuliah dari sisi mahasiswa. Hasil pengolahan EPBM selanjutnya diserahkan ke Direktorat Administrasi Pendidikan / Kantor Jaminan Mutu untuk disebarkan ke seluruh departemen/fakultas terkait.
e. Pengolahan Jadwal Terpadu IPB
Penyusunan jadwal terpadu dilakukan oleh DKSI bersama-sama dengan D-AP dan dibantu oleh tim jadwal terpadu dari beberapa departemen dan fakultas. Pada tahun 2008 ini. Kendala yang paling besar dari penyusunan jadwal terpadu adalah
terbatasnya ruangan-ruangan besar berkapasitas di atas 100 orang untuk kuliah. Data jadwal terpadu dan data biaya matakuliah per SKS sangat diperlukan pada pelaksanaan KRS online.
3.3.2 IPB Mobile: IPB SMS PULL
IPB Mobile adalah kerjasama IPB dengan PT Jatis Solution dalam penyediaan layanan informasi secara terintegrasi melalui media komputer dan selular. Keunggulan IPB Mobile adalah:
• Multi-operators : tidak terikat pada operator seluler tertentu.
• Isi informasi tidak terbatas pada masalah akademik, tetapi juga masalah pertanian pada umumnya.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 39 • Jaringan komunikasi data di IPB yang memadai (jaringan fiber optik).
• Didukung oleh infrastruktur PT Jatis Solutions yang sangat berpengalaman.
Fasilitas informatif melalui media SMS (Short Message Service), yang sampai saat ini sudah dikembangkan fasilitas SMS akademik hasil kerjasama IPB dengan Jatis Solution. Informasi keyword dan penggunaan SMS akademik dapat dilihat di http://www.ipb.ac.id/mobile
Fasilitas terbaru dari IPB Mobile adalah
• Penjaringan data alumni IPB melalui SMS : Kirim SMS ke 9333
Ketik : IPBALUMNI[spasi]NRP#NAMA#TAHUNLULUS #EMAIL#PEKERJAAN#KOTADOMISILI
Contoh :
IPBALUMNI B01234567#Taufik Ismail#1983 #taufikismail yahoo.co.id#Sastrawan#Jakarta Tarif : Rp 2000/sms
• SMS Broadcast, pengiriman pesan dari 1 nomor pengirim (9333) ke banyak nomor lintas operator selular.
• SMS Polling untuk website terbaik dalam lomba situs web unit kerja IPB. Kirim SMS ke 9333 Ketik : IPBWEBKONTES [spasi] Nomor rut Peserta Contoh : IPBWEBKONTES 1
Layanan IPB SMS PULL
Layanan informasi IPB bagi sivitas akademika, orangtua, calon mahasiswa baru, stakeholders, alumni, dan masyarakat umum yang bisa diakses melalui SMS (handphone). Berlaku untuk semua operator seluler, baik GSM maupun CDMA.
• SMS Polling Lomba Situs Web Unit Kerja IPB
Kirim SMS ke 9333 Ketik : IPBWEBKONTES [spasi] Nomor Urut Peserta Contoh : IPBWEBKONTES 1
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 40 *** lihat http://www.ipb.ac.id/webkontes
Tarif : Rp 1000/sms
• SMS Registrasi Data Alumni IPB Kirim SMS ke 9333
Ketik : IPBALUMNI[spasi]NRP#NAMA#TAHUNLULUS #EMAIL#PEKERJAAN#KOTADOMISILI
Contoh :
IPBALUMNI B01234567#Taufik Ismail#1983 #taufikismail yahoo.co.id#Sastrawan#Jakarta Tarif : Rp 2000/sms
• Info Huruf Mutu Mata Kuliah
Kirim SMS ke 9333 : IPBNMK semester nrp pin Contoh : IPBNMK 5 G14104934 aca1
• Mendapatkan PIN
Nomor rahasia yang digunakan untuk akses info akademik yang bersifat pribadi agar tidak dapat diakses oleh orang lain. Nomor ini berlaku selamanya hanya dengan satu kali minta.
Kirim SMS ke 9333 : IPBPIN nrp Contoh : IPBPIN G14104934
• Info Mata Kuliah yang Diambil Dalam KRS Kirim SMS ke 9333 : IPB MKAMBIL semester nrp Contoh : IPB MKAMBIL 5 G14104934
• Info Jadwal Mata Kuliah
Kirim SMS ke 9333 : IPB JADKUL kodemk kodeps Contoh : IPB JADKUL ESP201 H141
• Info Jadwal Ujian Tengah Semester (UTS) Kirim SMS ke 9333 : IPB JADUTS kodeps kodemk Contoh : IPB JADUTS H141 ESP201
• Info Jadwal Ujian Akhir Semester (UAS)
Kirim SMS ke 9333 : IPB JADUAS kodeps kodemk Contoh : IPB JADUAS H141 ESP201
• Info Hasil USMI
Daftar Pelamar USMI 2008
Kirim SMS ke 9333 : IPB USMI nomorKodeSekolah nomorIndukSiswa Contoh : IPB USMI 11010047 2195
• Info Hasil SNMPTN
Kirim SMS ke 9333 : IPB HUSM NomorPesertaSNMPTN Contoh : IPB HUSM 3101121565
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 41 • Info Jadwal Wisuda
Kirim SMS ke 9333 : IPB JADWIS Contoh : IPB JADWIS
• Memberikan saran dan kritik terhadap IPB Kirim SMS ke 9333 : IPBKRN saranDanKritik
Contoh : IPBKRN Mohon ojek ditertibkan karena sudah mengganggu kenyamanan kampus
• IPB TAUSIYAH
Anda dapat berlangganan tausiyah dari ustadz Haryono dengan tarif hanya Rp. 500.- per SMS yang diterima setiap hari. Untuk berlangganan, kirim SMS ke 9333: REG IPBTAUS HARYONO
Untuk berhenti langganan : UNREG IPBTAUS 3.3.3 IPB PC NewsTicker
Berita/informasi dari IPB yang ditayangkan di layar komputer dalam bentuk teks berjalan (running text). Sifatnya berlangganan melalui SMS. Target pelanggan yaitu masyarakat luas, alumni, sivitas akademika. Cara melakukan aktivasi untuk fasilitas ini dapat di lihat melalui website IPB http://www.ipb.ac.id/ipb-bhmn/mobile .
Layanan berita IPB bagi seluruh masyarakat pengguna Internet dalam bentuk teks berjalan di layar komputer.
Cara Penggunaan :
• Download program IPB News-Ticker (klik pada teks ini)
• Install program hasil download tersebut, dan jalankan program. Otomatis akan ditampilkan nomor registrasi. Catat nomor tersebut dan kirim SMS ke 9333 dengan isi pesan: IPBNT [spasi] nomorRegistrasi
