SISTEM MANAJEMEN MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

dwicipto@unpad.ac.id

Bahan Kuliah Ke-12 UU dan Kebijakan Pembangunan Peternakan

Bandung 26 Juli 2011

DEFINISI

SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur

terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi.

MUTU: Tingkat karakteristik yang melekat pada suatu produk yang

memenuhi preferensi konsumen

PENGENDALIAN MUTU

Usaha untuk menjaga dan mempertahankan kualitas produk agar sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan berdasarkan kebijakan puncak

manajemen

MANAJEMEN MUTU: Filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi



Quality as excellence

. Mutu sbg keunggulan baik komparatif

maupun kualitatif



Quality as fitness of & for purpose

. Mutu sebagai upaya untuk

pencapaian tujuan/maksud dan pewujudan maksud, konsep

proses, pencapaian tujuan & perbaikan mutu



Quality as a threshold.

Mutu Sebagai ambang minimal yang

harus dicapai



Quality as added value. Mutu sebagai penambahan nilai



Quality as value for money. Mutu sebagai nilai nilai uang



Satisfaction of the client. Mutu sebagai kepuasan pelanggan

PENDAHULUAN

 Kita ingin menjadi seperti apa? Apakah pengembangan SMM sudah menjadi kebijakan mutu dan sasaran mutu?

 Apa yang sudah dan akan kita lakukan untuk mengembangkan SMM?  Melalui apakah SMM dikembangkan?

 Sudah menjadi budayakah SMM di lingkungan kita?

 Sudahkah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi?

 Bagaimana pengendalian dokumen, pengendalian ketidaksesuaian dan lain-lain?

 Bagaimana “mereka” mencapai kinerja yang baik?

 Bagaimana kita bisa menunjukkan bahwa kita bisa lebih baik dari mereka?

 Pentingkah Sistem Manajemen Mutu (SMM) dibangun dan dikembangkan?

 Bagaimana mengintegrasikan SMM dalam sistem produksi?

5

Management Approaches

and the Environment

GENERAL ENVIRONMENT OPERATING ENVIRONMENT INTERNAL ENVIRONMENT SOCIAL ECONOMIC POLITICAL LEGAL TECHNOLOGY NEW ENTRANTS SUPPLIER SUBSTITUTES CUSTOMER COMPETITION PRODUCTION TECHNOLOGY STRUCTURE INPUTS

STANDARDISASI

• Meliputi kegiatan perumusan/membuat standar,

menerbitkan standar, penerapan, pengujian,

inspeksi, audit dan sertifikasi.

• Tingkatan standar :

1. Internasional : ISO, HACCP, Six Sigma, ...

2. Regional

: Peraturan di Uni Eropa, Asia

3. Nasional

: SNI, SMK3, JIS, BS, DIN

akreditasi dan sertifikasi

badan akreditasi

lembaga penilaian kesesuaian

Produk (termasuk jasa)

Pemasok

menilai kompetensi

menilai kesesuaian

Sertifikasi: 1) pengakuan oleh pihak ketiga yang berkaitan dengan produk, proses, sistem atau orang.

2) Pengesahan tertulis dalam bentuk sertifikat yang diterbitkan lembaga sertifikasi kepada suatu organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat sistem

manajemen ISO 9001:2008, 14001:2004 atau OHSAS 18001:2007.

catatan 1 : sertifikasi sistem manajemen seringkali disebut dengan registrasi

catatan 2 : sertifikasi dapat diterapkan untuk semua obyek penilaian kesesuaian kecuali untuk lembaga penilaian kesesuaian itu sendiri dimana yang dapat diterapkan adalah akreditasi

Akreditasi: pengakuan formal oleh pihak ketiga (lembaga akreditasi) yang terkait dengan lembaga penilaian keseseuaian yang memberikan pernyataan formal kompetensinya untuk melakukan kegiatan penilaian kesesuaian tertentu

(ISO/IEC 17000)

akreditasi

sertifikasi/ registrasi

KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU

pengendalian mutu

bagian manajemen mutu dengan fokus pada pemenuhan persyaratan

mutu

jaminan mutu

bagian manajemen mutu untuk memberikan

keyakinan bahwa persyaratan mutu akan

dipenuhi

peningkatan mutu

bagian manajemen mutu untuk meningkatkan kemampuan memenuhi

persyaratan mutu

manajemen puncak

orang atau sekelompok orang yg mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkatan tertinggi

kebijakan mutu

keseluruhan maksud dan arah organisasi terkait mutu yang dinyatakan secara

formal oleh manajemen puncak

sasaran mutu

sesuatu untuk dicapai, atau dituju terkait dengan mutu

peningkatan berkelanjutan

aktivitas berulang untuk meningkatkan kemampuan

memenuhi persyaratan

efisiensi

hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya

yang digunakan

efektivitas

sejauh mana kegiatan yang direncanakan dapat direalisasikan dan hasil yang direncanakan dapat

dicapai

sistem

serangkaian elemen yang saling berkaitan

manajemen

aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan

organisasi

sistem manajemen

sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai

sasaran tersebut

sistem manajemen mutu

sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu

manajemen mutu

aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu

perencanaan mutu

bagian manajemen mutu untuk menetapkan sasaran mutu dan menentukan proses operasional

yang diperlukan serta sumber daya untuk memenuhi sasaran

SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001)

SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).

SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).

SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire

Management”, 2003).

A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization.

DEFINISI SOP

Prosedur tertulis yang digunakan sebagai acuan, dan spesifikasi yang disepakati oleh unit/organisasi agar tujuan yang diinginkan suatu unit/organisasi bisa terwujud

 Sebagai kerangka operasional kebijakan organisasi  Merupakan dokumentasi praktek terbaik

 Memberikan pedoman tentang apa, bagaimana, kapan, mengapa, dan siapa

 Pemikiran untuk SOP

 Deskripsi rinci prosedur - berdasarkan praktik terbaik / standar  Pemantauan tindakan

 Akuntabilitas

 Tindakan korektif

 Tanggal tinjauan terakhir atau revisi tanggal

Tujuan :

Agar setiap individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staff atau operator dalam organisasi atau unit

Melindungi organisasi dan staf dari malapraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari staff atau operator terkait.

HIRARKI DOKUMEN

MANUAL MUTU

CATATAN MUTU

INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS, STANDAR, DLL.

PROSEDUR MUTU

Merupakan bukti dari penerapan sistem Menyatakan filosofi /kebijakaan

organisasi terhadap mutu

Menyatakan bagaimana

menerapakan kebijakan sistem manajemen mutu

Menyatakan langkah-langkah/instruksi untuk produk,mesin atau pekerjaan tertentu

PIRAMIDA DOKUMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

6

Manual Mutu Terpadu

Prosedur

Instruksi kerja

Formulir/

standard/Speck Kebijakan, Tujuan dan Komitmen

Pelaksanaan rangkaian kegiatan operasional

Pelaksanaan kegiatan rinci dan

spesifik Untuk merekam kegiatan

1

2

3

4

PROSES DOKUMENTASI SMM

Dokumentasi yang sudah ada Tuntutan/ kebutuhan eksternal Kebutuhan Internal Persyaratan ISO 9001:2008 17025:2008

Menunjuk Koordinator & Tim Pembuatan Dokumentasi

Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan

Prosedur & Instruksi Kerja

Pembuatan draf dokumen

Sirkulasi draf dokumen untuk mendapatkan umpan balik

Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan Menilai/membandingkan Dokumen

yang sudah ada dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal

Analisa Proses dan keterkaitan

Penerapan dan pengendalian

Form&Rekaman Manual Mutu

ISO 9001:2008

Akreditasi:

Layanan Laboratorium

Model Manajemen Integrasi Sistem Pendidikan dan Pembelajaran

SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PPBS

Sertifikasi: Layanan Akademik Referensi Silang ISO 9001:2008 ISO/IEC 17025:2008 SASARAN MUTU/ IKK Manual Mutu Prosedur Mutu IK Form Kebijakan Mutu Lab. Pendidikan dan Pengujian

Hubungan Tindakan Perbaikan & Pencegahan

4

Pekerjaan yang tidak sesuai Tindakan Perbaikan Remedial Analisa Akar masalah Penyebab potensial ? Tindakan Pencegahan Asesment resiko Usulan Improvement

Kaji Ulang Manajemen MR Analisis Data Analisis Data No Yes Start No yes Efektif ? Usulan Improvement

CI: continuous improvement; AI: audit internal; MR: management review Kinerja P1 D1 C1 A1 P2 D2 C2 A2 1 tahun Audit Internal

Management Review

Continuous

Improvement

S1 S2 P = Plan D = Do C = Check A = Act

S1 = tingkatan kinerja sekarang S2 = tingkatan kinerja akan datang

Waktu TQM

Hubungan Audit Internal - Continuous Improvement –

Management Review

Deming’s wheel (P.D.C.A.)

Proses Produksi

Program Ruang lingkup Kerja Pegawai Ling-kungan aman Sasaran dan Tujuan Karyawan yg fit dan sehat Lingkungan kerja yang aman

Mahasiswa: Bebas dari luka dan sakit

benefit Limbah yg aman Kesehatan pekerja Bahan2 yang aman Sistem Kontrak Keamanan Peralatan Seleksi & pelatihan

Pemerintah Manajemen Customer

Lingkungan Su m ber daya Penanganan Kesehatan Peraturan perundang2an Pengawasan & support Manajemen SMK3 Bantuan awal dan Perlakuan Kesehatan

Sistem Kerja yang Menjunjung

Nilai Keselamatan dan Kesehatan

HACCP

Susu segar produk lokal

Whole milk Powder (impor) Skim milk Powder

(impor)

Pakan hijauan konsentrat

Industri pengolahan makanan/minuman

Keju SKM/Formula Susu UHT Susu tepung Mentega

IPS

Konsumen

Alat/mesin

Ternak bibit Obat/IB

Susu Pasteurisasi Koperas i Primer Home Industri On farm Yoghurt

Koperasi sekunder Industri pengolahan susu Koperasi primer Koperasi primer Koperasi primer

Penetapan wilayah-wilayah pengembangan sapi perah Pengembangan Kemitraan Sistem Penyediaan hijauan Program identifikasi dan sertifikasi bibit sapi perah Standarisasi/SOP Pengelolaan usaha & handling susu

Peningkatan kompetensi peternak dan koperasi.

Peningkatan Populasi Ternak Sapi Perah Pencapaian Target Produksi Susu Target pencapaian 25% dari konsumsi

susu dalam negeri Pengembangan skala usaha

peternak (spesialisasi usaha) Pengembangan produk susu koperasi (diversifikasi usaha)

Pengembangan kawasan terpadu berbasis sapi perah Penguatan posisi tawar petanak sapi perah Pengembangan Kelembagaan Teknologi dan Pengembangan Wilayah Sapi Perah Pengembangan Model Industri Sapi Perah

Manajmen Jaminan Mutu Manajemen Komunikasi Manajemen Resiko Pengendalian Mutu Peternak Kelompok Susu Ditampung di Dum Tank TPK dan Sub TPK

Cooling Unit Trukt pengangkut MT/ IPS

Kuantitas Efisiensi Kualitas

Analisa Resiko

Profit

Manajemen resiko dan Sistem Keamanan Pangan.

Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan:

(a) keadaan dan kondisi yang mungkin dapat menimbulkan

kerugian,

(b) keadaan atau kondisi yang memperbesar kemungkinan

terjadinya kerugian,

(c) keadaan dan kondisi yang tidak dapat dihindarkan untuk

bisa diatasi atau dihilangkan.

Tujuan dan Nilai Tambah

 Mengurangi penalty dan hilangnya raw material [kerusakan produk akhir]

 Memperbaiki efisiensi produksi  Memperbaiki kesehatan kelompok

 Mengurangi dampak kerusakan lingkungan  Standarisasi proses dan produk

 Konsistensi kualitas bagi produsen, industri prosesing dan konsumen  Meningkatkan kepercayaan (peternak dan koperasi)

 Meningkatkan insentif dan kompetitif

mencegah suatu masalah jauh lebih murah dibandingkan pemecahan masalah

PENGERTIAN

Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)

Suatu system yang mengidentifikasi

BAHAYA SPESIFIK yang mungkin timbul

dan cara pencegahannya untuk

Kegunaan HACCP

• Mencegah penarikan makanan

• Meningkatkan jaminan

Food Safety

• Pembenahan & “pembersihan” unit

pengolahan (produksi)

• Mencegah kehilangan konsumen /

menurunnya pasien

• Meningkatkan kepercayaan konsumen /

pasien

Pemahaman Dasar 7 Prinsip HACCP

1. Lakukan Identifikasi bahaya untuk produk tsb

2. Tetapkan CCP untuk produk tersebut (bahan, proses, atau

formulasi)

3. Tetapkan batas / limit kritis untuk CCP yang telah

diidentifikasi

4. Tetapkan langkah pemantauan CCP sesuai batas limit yang

telah ditentukan

5. Tetapkan tindakan koreksi jika ditemukan CCP yang melebihi

batas kritis dari hasil pemantauan

6. Tetapkan langkah-langkah verifikasi dari hasil tindakan

koreksi CCP

7. Jelaskan kegiatan dokumentasi yang diperlukan untuk

penerapan HACCP

JENIS BAHAYA

BIOLOGIS (MIKROBIOLOGIS)

KIMIA

FISIK

PRINSIP – 1

IDENTIFIKASI BAHAYA

SUMBER BAKTERI SUSU DI TINGKAT PETERNAK

Media penularan: udara, air, manusia, serangga,

FORMULIR 1. IDENTIFIKASI BAHAYA DAN CARA

PENCEGAHANNYA

NAMA BAHAN:

Ket. B (M) = Biologis (Mikrob) ;

K = Kimia

;

F = Fisik

NO. BAHAN MENTAH /

INGRIDIEN / BAHAN TAMBAHAN

BAHAYA

Cemaran utama

Kimia (obat hewan, residu pestisida, residu untuk

sanitasi, kontaminasi bahan pakan dan kimia pada air)

Biologi (bakteri, parasit, dan mikroorganisme lainnya)

Fisik (sedimen, debu, rambut, lalat dan lain-lainnya)

FORMULIR 2. ANALISA RESIKO BAHAYA

NAMA MASAKAN : …

NO BAHAN /

INGRIDIEN _A KEL. BAHAYA(“v”) _{B C D E F} KATEGORI RESIKO

1. 2. 3.

Prinsip – 2

PENETAPAN CRITICAL CONTROL POINT

(CCP)

CCP

 titik, prosedur atau tahap operasional

yang dapat dikendalikan untuk menghilangkan

atau mengurangi kemungkinan terjadinya

bahaya.



Pengelompokan & Cara penetapan CCP -

- CCP1 

menghilangkan atau mencegah bahaya

- CCP2 

mengurangi bahaya (tdk dpt menghilangkan)

Prasarana

•

Truk Tangki

•

Sanitasi

•

Sopir

•

Jalur dan Waktu Tempuh

•

Kondisi Jalan

Tingkat Peternak

•

Sanitasi lingkungan dan peralatan

•

Sarana dan prasarana dalam penanganan susu

•

Kualitas air

•

Kesehatan ternak (mastitis dan lain-lain)

•

administrasi pengobatan [penggunaan

obat-obatan dan bahan kimia]

•

Input lain [kualitas pakan, keterampilan peternak]

•

Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

MT

•

Pengambilan Sampel

•

Sarana dan prasarana dalam penerimaan susu

•

Prosesing di Balance Tank

•

Pengambilan Susu oleh Tangki ke IPS

•

Proses di Dumtank

•

Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

• SOP berorientasi pada:

– siapa yang melakukan

– apa aturan dan kebijakan

– kapan [BMP, GMP] harus dilaksanakan

– Mengapa BMP dan HACCP itu perlu

– dimana CCP itu berada

Prinsip – 3 PENETAPAN BATAS / LIMIT KRITIS

Suatu nilai yang merupakan batas antara keadaan

dapat diterima dan tidak dapat diterima, ditetapkan

pada setiap CCP yang ditentukan -->

like a sample



KRITERIA BATAS / LIMIT KRITIS 

1. Suhu 2. Waktu

3. Kelembaban (RH) 4. Nilai Aw

5. Nilai pH

6. Kuali & Kuant mikrob

7. Konsent. Pengawet 8. Konsent. Garam 9. Klorin bebas

10. Viskositas 11. Nilai kimia

12. Cemaran (jenis & jml)

13. Kondisi fisik terdeteksi (warna, bau, tekstur)

Prinsip – 4

PEMANTAUAN BATAS KRITIS

Kondisi/konsekuensi

Contoh

Terjadi bahaya bagi kesehatan Ditemukannya pecahan kaca atau tulang pd makanan & Ditemukan mikroba

patogen pada makanan Kemungkinan bahaya dapat meningkat /

berkembang

•Pemanasan yang kurang

•Suhu pendinginan yang kurang

•Sarana penyajian-Disrtb-Konsm <<<

Produk diolah pada kondisi yang tidak menjamin kesehatan

•Pencatat suhu rusak •Pencatat waktu rusak

•H-S alat, ruang, tenaga <<< Mutu bahan mentah tidak memenuhi

syarat

Residu pestisida pada sayuran/

buah, Logam berat pada ikan, Formalin  ayam/mie basah/tahu basah, Boraks 

bakso / mie,  angka kuman, Adanya

mikroba patogen, Angka asam  pd minyak & produknya, Gas NH3 & H2S pada hewani, Mikotoksin (a.l. bm kering) & racun alami

Prinsip – 5

TINDAKAN KOREKSI

Tingkat resiko

Tindakan koreksi /

perbaikan

Prinsip – 6

VERIFIKASI

1. Penetapan jadwal verifikasi

2. Pemeriksaan kembali rencana

HACCP

3. Pemeriksaan catatan HACCP

4. Pemeriksaan penyimpangan CCP &

prosedur perbaikannya

5. Pengamatan visual selama produksi



mengendalikan CCP

6. Pengambilan contoh / sampel dan

analisa secara acak

7. Membuat kesesuaian rencana

HACCP

Prinsip – 7

DOKUMENTASI HACCP

1. Judul dan tanggal pencatatan

2. Keterangan makanan (keterangan khusus)

3. Bahan dan peralatan yang digunakan

4. Proses pengolahan yang dilakukan

5. CCP yang ditemukan

6. Batas kritis yang ditetapkan

7. Penyimpangan dari batas kritis yang terjadi

8. Tindakan koreksi / perbaikan