PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS WEB PADA TOYOTA NASMOCO YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Dewi Sawitri

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS

WEB PADA TOYOTA NASMOCO

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Dewi Sawitri

12.12.6351

Kepada

JURURSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2016

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS

WEB PADA TOYOTA NASMOCO

YOGYAKARTA

Dewi Sawitri

1)

, Ema Utami

2)

,

1)

Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

2)

Magister Teknik Informatika

STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : dewi.sawitri@students.amikom.ac.id1), ema.u@amikom.ac.id2)

Abstract - In an organization, there are many letters or documents relating to the daily activity. Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta institution files the documents either purchase or payment transaction documents. Nowadays, filing is still done manually which is kept by the secretaries or sales. Manual process has some problem such as how the secretaries or sales manage and store the documents and the amount of time to do a document search.

In this paper, the author analyzes the problem by taking into account the strengths, weaknesses, opportunities and threats of the existing problems. Designing the process models utilise UML model, database design and interface design.

Designing Web-Based Information System

Archiving in Nasmoco Yogyakarta provides

applications for managing, storing, searching

documents. The application can provide notifications to customers’ birthday. This information system design provides much convenience in document management processes, mail filing, and vehicle ordering letters in Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta

Keywords - Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta,

Web-Based Archiving, UML 1. Pendahuluan

Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya yang semakin canggih maka semakin dituntut transparasi pada semua informasi dan masukan dari semua pihak. Belum lagi ditambah kesalahan pegawai yang salah menyimpan surat atau file tidak pada tempatnya. Tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, mendorong untuk mencari dan membuat sistem baru agar setiap pengendalian maupun pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik dan jelas.

Mengingat sangat pentingnya komputer dalam kegiatan pengolahan data maka sistem komputerisasi pengarsipan surat akan sangat diperlukan di Nasmoco Janti Yogyakarta.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah penulis merumuskan bagaimana merancang Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web yang efektif, efisien, dan relevan di Nasmoco Janti Yogyakarta ?

1.2 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini antara lain :

1. Salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.

2. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh saat kuliah

3. Membangun aplikasi pengarsipan berbasiskan website untuk dapat membantu kegiatan karyawan Toyota Nasmoco Janti Yogyakarta dalam penginputan dan penyimpanan data user. 1.3 Metode Penelitian

Beberapa langkah metode yang digunakan dalam membangun aplikasi ini, antara lain :

1. Metode Pengumpulan Data 2. Metode Analisis 3. Metode Perancangan 4. Metode Pengembangan 5. Metode Testing 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka

Radenal Andika (2011), melakukan penelitian penerapan CI (Codeigniter) dalam pengembangan sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan. Proses disposisi surat dilakukan dalam sistem sesaat setelah proses input data surat masuk dan keluar oleh user, sehingga tidak ada penggunaan kertas dalam proses disposisi surat, dan prosesnya pun lebih cepat dan tepat sasaran. Pada sistem ini semua data surat tercatat didalam sistem secara terpusat dan teromputerisasi sehingga proses monitoring, pencarian surat dapat dilakukan dengan cepat.[1] 2.2 Pengarsipan

Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun

2

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.[2]

2.3 MVC

Framework Codeigniter adalah framework yang berbasis Model-View-Control (MVC). MVC adalah sebuah software yang memisahkan antara aplikasi logika dengan presentasi pada halaman web. Sehingga hal ini akan menyebabkan kode yang sedikit karena sudah terjadi pemisahan antara tampilan dan pemograman.[3]

 Model. Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk memanipulasi database.

 View. Berupa template html / xhtml atau php untuk menampilkan data pada browser.

 Controller. Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk mengontrol aliran aplikasi (sebagai pengontrol Model dan View)

2.4 SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunities), namum secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Analisis SWOT membandingkan antara factor eksternal Peluang (Opportunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strength) dan Kelemahan (weakness).[4]

2.5 UML

Pada perkembangan teknik pemograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun menggunakan teknik pemograman berorientasi objek, yaitu Unified Modeling Language (UML).UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuha sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.[5] Dalam UML terdiri dari Use case, Activity Diagram, Class Diagram, dan sequence diagram

.

Use Case Diagram

Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang.

Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.

Activity Diagram

Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem

atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.

Class Diagram

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki atribut dan metode atau operasi.

Sequence Diagram

Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. 1. Analisis

3.1 Analisis Masalah

Pada sistem yang akan dirancang oleh penulis ini, pihak objek menginginkan sistem yang baru dikarenakan sistem yang lama tidak menggunakan aplikasi melainkan masih menggunakan manual dengan penyimpanan file surat yang menumpuk. Dengan demikian penulis membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk mempermudah penyimpanan file. Dari masalah yang ada penulis memberikan solusi untuk membangun sebuah aplikasi pengarsipan berbasis website. Dalam masalah ini penulis menggunakan metode SWOT untuk menganalisisnya

.

3.2 Analisis SWOT 1. Kekuatan

a. Penyimpanan dokumen yang tersusun rapi sesuai arsip historis (masanya), current (tahun,bulan).

b. Arsip dokumen tidak mudah hancur dan terhindar dari serangan rayap

2. Kelemahan

a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara

b. Keterbatasan kemampuan SDM yang menguasai teknologi, sehingga perubahan dalam sistem informasi baru memerlukan adaptasi

3. Peluang

a. Dengan adanya sistem baru jika ada pemeriksaan dari audit perusahaan dapat menyediakan data lebih cepat dan akurat sesuai yang ditentukan oleh audit

b. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam sistem

4. Ancaman

a. Terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja dan adanya ancaman virus

b. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu

3

Gambar 1 Diagram Analisis SWOT

3.3 Perancangan 1. Use Case

Gambar 2 Use Case Umum

2. Activity Diagram

Gambar 3 Activity Diagram Pembeli

Gambar 4 Activity Diagram Mobil

3. Sequence Diagram

Adanya peluang untuk memanipulasi file(menciptkan, meyimpan,memodifikasi,

atau menghapus) dalam segalacara Keterbatasan kemampuan SDM yang menguasai teknologi, sehingga perubahan dalam

sistem informasi baru memerlukan adaptasi merupakan kelemahan berakibatkan tidak dapat menangkap peluang bahwa dengan adanya sistem baru jika ada pemeriksaan dari

audit perusahaan dapat menyediakan data lebih cepat dan akurat sesuai yang ditrntukan oleh audit

Kecepatan penyajian informasi yang terekam

dalam sistem

Penyimpanan dokumen yang tersusun rapi sesuai

arsip historis(masanya),current(

tahun,bulan),Arsip dokumen tidak mudah hancur dan terhindar dari serangan rayap merupaka kekuatan yang dapat menangkap peluang bahwa Dengan adanya

sistem baru jika ada pemeriksaan audit

perusahaan dapat menyediakan data lebih

cepat dan akurat sesuai

yang ditentukanoleh

audit Kecepatan penyajian informasi yang

terekam dalam sistem

Adanya peluang untuk memanipulasi file(menciptakan,meyimpan

,memodifikasi,atau menghapus) dalam segala

cara Keterbatasan kemampuan SDM yang

menguasai teknologi, sehingga perusahaan dalam

sistem informasi baru memerlukan adaptasi menrupakan kelemahan yang dapat diperparah oleh

ancaman berupa Terhapusnya data secara

permanen karena tidak sengaja dan adanya ancaman virus Kemunginan

rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi

terlebih dahulu

Penyimpanan dokumen yang tersusun rapi sesuai

arsip historis(masanya),curr ent(tahun,bulan),Arsip dokumen tidak mudah hancur dan terhindar

dari serangan rayap merupakan kekuatan yang dapat diperparah

oleh ancaman berupa Terhapusnya data

secara permanen karena tidak sengaja dan adanya ancaman virus Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya

indikasi terlebih dahulu Peluang Kekuatan Kelemahan Ancaman

4

Gambar 5 Sequence Diagram Pembeli

Gambar 6 Sequence Diagram Mobil

4. Relasi Tabel

Gambar 7 Relasi Tabel

5. Tampilan Antarmuka

Gambar 8 Tampilan Form Tambah Data Pembeli

Gambar 9 Tampilan SPK

4. Implementasi 4.1 Struktur Tabel

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi mengenai admin.

Gambar 10 Tabel Admin

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data pembeli.

Gambar 11 Tabel Pembeli

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data mobil

5

Gambar 12 Tabel Mobil

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data SPK

Gambar 13 Tabel SPK

Tabel ini berfungsi untuk mengetahui janji dan penyerahan kendaraan

Gambar 14 Tabel History

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data BPK

Gambar 15 Tabel BPK

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data wiraniaga..

Gambar 16 Tabel Wiraniaga

Tabel ini berfungsi menyimpan data kategori mobil

Gambar 17 Tabel Kategori Mobil

4.2 Antarmuka Sistem

Berikut beberapa tampilan aplikasi yang dihasilkan.

Gambar 18 Tampilan Halaman Pembeli

Gambar 19 Tampilam Form Tambah Pembeli

6

5. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan menyelesaikan aplikasi pengarsipan ini, adalah aplikasi sistem informasi pengarsipan ini memudahkan karyawan administrasi atau wiraniaga dalam melakukan penyimpanan data seperti surat pesanan kendaraan, bukti penyerahan kendaraan dan surat-surat lainnya.

Daftar Pustaka

[1] Radenal Andika. 2011, penerapan CI (Codeigniter) dalam pengembangan sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan. Skripsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/12345678 9/5586. Diakses pada tanggal 30 September 2015. [2] Martono Budi, 1994. Penyusutan dan Pengamanan

Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan . Pustaka Sinar Harapan : Jakarta

[3] Basuki. Awan Pribadi. (2010). Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. [4] Freddy Rangkuti. (2002). Analisis SWOT Teknik

Membedah Kasus Bisnis.

[5] Rosa A.S . M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Tersruktur dan Berorientasi Objek.

Biodata Penulis

Dewi Sawitri, memperoleh gelar Sarjana Komputer

(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016.

Ema Utami, menyelesaikan studi Stara 1 Ilmu Komputer

Universitas Gadjah Mada tahun 1997, mendapatkan gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Universitas Gadjah Mada tahun 2002, dan memperoleh gelar Doktor (Dr) Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada tahun 2010. Saat ini menjabat sebagai dosen dan Wakil Direktur I Bidang Akademik Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta.