SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

(1)

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

1

PROSEDUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

PK.UiTM.FSSR(P).05

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan

Nama _{Pn. Azliah Othman} _{Dr. Arba’iyah Ab. Aziz} Prof. Dr. Hj. D’zul _{Haimi Md Zain}

(A.I.S)

Jawatan _{Timbalan Pendaftar} Timbalan Dekan

(Akademik) Dekan

(2)

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

2

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA

Tarikh No.Keluaran

/ Pindaan

No. Para

Muka surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 22/09/ 2013 02/01 5.0 6 TD ke TD(A) 22/09/ 2013 02/01 5.0 6 KP/KO ke PP/KoP 22/09/ 2013 02/01 7.0 8 7 Tahun ke 3-5 Tahun 12/01/2 016

02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital

(3)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

3

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan

6. Tanggungjawab dan Tindakan

7. Rekod Kualiti 8. Lampiran 5 5 6 7 7 8-9 9 10

(4)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

4

1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan garis panduan bagi mengelakkan kemungkinanberlakunya sesuatu kepincangan atau permasalahandiluar jangkaan untuk memastikan operasi FSSR berjalan dengan lanca menurut perancangan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk tindakan pencegahan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti di FSSR apabila menerima maklumbalas atau Aduan dan Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) yang mengandungi cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan UiTM.

3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.FSSR.UiTM.02 - Manual Kuaiti

3.2 PK.UiTM.FSSR (P).04 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

3.3 PK.UiTM.FSSR (P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan

(5)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

5

4.0 DEFINISI

4.1 Aduan /Maklumbalas Pelanggan

Aduan atau maklumbalas yang diterima secara bertulis, panggilan telefon, faksimili, e-mail atau pelanggan yang membuat aduan yang berkaitan dengan proses pengurusan FSSR.

4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit

Dokumen yang mengandungi penemuan oleh Ketua Sistem Audit berdasarkan audit yang dilaksanakan di FSSR. Ianya menerangkan penemuan LPHA dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan mencadangkan penambahbaikan kepada sistem tersebut.

4.2 Kepincangan

Sesuatu keperluan dalam system yang tidak diikuti yang boleh melemahkan system pengurusan FSSR.

4.3 Bencana

Sesuatu keadaan yang berlaku di luar jangkaan atau krisis yang boleh melumpuhkan operasi FSSR seperti kebakaran, banjir dan sebagainya.

(6)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

6

5. SINGKATAN

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan D - Dekan FSSR

TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik) KP - Koordinator Program

Ko - Pensyarah yang dilantik oleh Dekan atau Rektor WP - Wakil Pengurusan

TP - Timbalan Pendaftar

LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab KSA - Ketua Sistem Audit

PAD - Pegawai Audit Dalam

AMP - Aduan/Maklumbalas Pelanggan MK - Manual Kualiti

(7)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

7

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

D

1. Kenal pasti kemungkinan/ kepincangan bencana yang akan berlaku puncanya melalui:

i. Keputusan MKSP ii. Penemuan Audit Dalam

iii. Aduan/ Maklumabalas Pelanggan

D

2. Menilai keperluna tindakan pencegahan ke atas kemungkinan kepincangan berlaku.

3. Cadangkan tindakan pencegahan yang diperluakn seperti (Lampiran 1)

i. Pelan tindakan / Crisis Management ii. Risk Management; dll.

4. Bentangkan dan dapatkan ketetapan/ kelulusan mensyuarat pengurusan FSSR di atas tindakan yang perlu diambil (Lampiran 2).

(8)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

8

D

5. Adakah sesi latihan/simulasi tindakan-tindakan yang dinyatakan di dalam Pelan Tindakan di para 3;

6. Mantapkan Pelan Tindakan;

7. Sekiranya berlaku situasi luar jangka atau bencana, laksanakan Pelan Tindakan;

8. Adakan post mortem selepas berlakunya situasi luar jangka/bencana;

9. Jika perlu, buat pindaaokumen Kualitin pada Pelan Tindakan dan Dokumen Kualiti; (Lampiran 3); 10. Kemaskini rekod pindaan Dokumen Kualiti yang

diambil; (Lampiran 4).

11. Maklumkan keberkesanaan tindakan pencegahan yang telah dambil kepada MKSP/Pengurusan FSSR.

(9)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

9

7. REKOD KUALITI

Bil.

Jenis/ Rekod

Rujukan

Lokasi

Tempoh

Simpanan

1 Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bah.PTD

FSSR 3 – 5 Tahun 2 Audit Dalam - Pensijilan 600-FSSR (PT. 12/7/3) Bah.PTD FSSR 3 – 5 Tahun 3 Audit Dalam - Fail

Kerja

600-FSSR(PT.12/10/2) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun 4 Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT.12/10/5) Bah.PTD

FSSR 3 – 5 Tahun 5 Fail Maklumbalas Pelanggan 600-FSSR (PT. 12/10/8) Bah.PTD FSSR 3 – 5 Tahun

(10)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

10

8. LAMPIRAN

8.1 Contoh Borang Tindakan Pencegahan - Lampiran 1 8.2 Contoh Memo Kelulusan Tindakan Pencegahan - Lampiran 2 8.3 Contoh Borang Cadangan Baru /

Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran 3 8.4 Contoh Rekod Pindahan Dokumen Kualiti - Lampiran 4

(11)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

11

mengenalpasti kecacatan atau ketidakpatuhan yang telah berlaku berdasarkan kepada laporan yang diterima.

Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan dengan

menggunakan Borang Laporan Penyiasatan.

Borang Laporan Penyiasatan

PAD

Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan.

Rekodkan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan.

Borang Tindakan Pembetulan

Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada PYB atau TWP untuk mendapatkan kelulusan.

(12)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

12 PYB

Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh masa yang ditetapkan

Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP.

Laporkan di dalam mesyuarat MKSP.

PD

Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan.