382 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI POINT OF SALES DAN INVENTORY
BERBASIS WEB UNTUK RETAIL (UD. MULIA JAYA)
Hans Setiawan1,*, Rinabi Tanamal2, and David B. Tonara3 1 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya 2 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya 3 Fakultas Industri Kreatif Universitas Ciputra, Surabaya
Abstrak.
Pencatatan data adalah hal yang penting dalam sebuah usaha, khususnya usaha yang bergerak dalam usaha retail. Pencatatan data untuk usaha retail akan lebih mudah apabila dibantu dengan sistem informasi POS. UD. Mulia Jaya adalah salah satu usaha yang bergerak dalam industri retail yang menjual peralatan rumah tangga berbahan baku plastik. Pembuatan tugas akhir ini dilakukan agar dapat mempermudah UD. Mulia Jaya menjalankan bisnisnya, khususnya dalam proses pencatatan dan pembuatan laporan, serta pencatatan stok barang yang dimiliki oleh UD. Mulia Jaya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diimplementasikan aplikasi POS berbasis web application yang mudah diakses dari operating system apapun, Aplikasi yang diimplementasikan adalah aplikasi berbasis PHP dengan MySQL sebagai back end storage. Aplikasi POS juga dilengkapi dengan fitur inventory control untuk UD. Mulia Jaya. Kata Kunci: inventory control, PHP, POS, retail, web application.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Implementasi sistem informasi untuk perusahaan pada era digital seperti sekarang ini sangatlah diperlukan. Kebutuhan perusahaan untuk memproses informasi secara cepat,tepat, dan akurat membuat perusahaan mencoba untuk mengimplementasikan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga perusahaan akan memiliki keunggulan kompetitif dan mampu bersaing dengan perusahaan yang lain.
Dengan dukungan sistem informasi yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas, efektivitas diukur dari berjalannya proses bisnis yang semestinya, namun dengan efisiensi yang lebih tinggi dalam menjalankan proses bisnis mereka, dan efisiensi dapat diukur dari waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan perusahaan dalam mencatat stok, atau memproses checkout ke customer. Dengan sistem yang baik pula perusahaan akan memperoleh informasi yang akurat tentang flow bisnis yang terjadi, karena dengan rekapitulasi dari semua transaksi yang terjadi dalam usaha, pemilik usaha dapat menghasilkan laporan keuangan dan laporan laba rugi yang akurat, dan perusahaan bisa mengolah data-data tersebut lebih lanjut untuk mengetahui strategi pemasaran lebih lanjut dan membantu dalam permasalahan proses bisnis mereka. Contohnya permasalahan inventori, perusahaan dapat menentukan kapan harus melakukan re-order pembelian pada supplier, memutuskan untuk menghapus suatu barang dari inventori, dan mengetahui pola pembelian konsumen.
UD. Mulia Jaya adalah perusahaan/toko yang bergerak di bidang penjualan peralatan houseware plastik (ember,piring,alat-makan,dsb). UD. Mulia Jaya memiliki 4 karyawan yang setiap harinya bertugas menjaga toko dan melayani customer. Setiap harinya, UD. Mulia Jaya
383 melakukan diatas 10 transaksi. Perusahaan ini memiliki omzet Rp. 300.000.000,- tiap bulannya.). Perusahaan ini belum mengimplementasikan sistem informasi pada proses bisnisnya. Segala pencatatan penjualan dan pencatatan stok, proses penjualan, dan pembuatan laporan bulanan saat ini masih dilakukan secara manual oleh UD.Mulia Jaya sehingga memakan waktu yang lama.
2. Landasan Teori 2.1POS (Point Of Sales)
“POS bisa diterjemahkan secara bebas menjadi sistem kasir, namun sistem POS juga mengatur dan menyimpan data-data inventory dan penjualan. “ (Aberle, 2010).
Menurut PC Magazine, Point Of Sales mengacu pada penyimpanan data pada waktu dan tempat saat transaksi terjadi.
2.2PHP
“PHP umumnya digunakan sebagai server-side scripting language. Pengertian dari PHP (akronim dari PHP:Hypertext Preprocessor) adalah adalah bahasa pemrograman web yang digunakan pada pemrograman web dinamis”. (Lengstorf, 2009).
Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server.
2.3MySQL
“Mysql adalah sistem manajemen database untuk database relasional. Sebuah database adalah sekumpulan koleksi data, bisa berupa text, angka, atau file binary yang disimpan dan diatur oleh sistem manajemen database” (Ullman, 2006)
2.4Inventory Management
Manajemen persediaan menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal. Persediaan atau inventory meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang, dan barang jadi atau finished good. Manajemen persediaan menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal. Persediaan atau inventory meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang, dan barang jadi atau finished good.
3. Analisis dan Desain Sistem 3.1Wawancara
Kegiatan wawancara dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi dari UD. Mulia Jaya secara umum. Dengan menggali kebutuhan dasar secara umum, data yang didapatkan bisa dikembangkan untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi yang lebih detil untuk perusahaan.
384 3.2Analisa Sistem
Kegiatan utama yang dilakukan dalam bisnis milik UD. Mulia Jaya adalah penjualan dan pembelian houseware plastik dalam kuantitas grosir. Setiap kegiatan yang dilakukan masih dikerjakan secara manual. Pencatatan transaksi yang terjadi setiap hari dan pemotongan stok yang dilakukan berdasarkan penjualan dan pembelian masih dilakukan secara manual. Data-data penjualan yang diolah masih dalam bentuk hardcopy karena itu beberapa proses seperti pencatatan stok tiap harinya membutuhkan waktu yang lama dan seringkali mengalami kesulitan dalam pencarian data penjualan dan pencatatan stok barang berdasarkan transaksi tiap harinya.
Dengan sistem pembukuan sederhana yang sudah ada di toko saat ini, UD. Mulia Jaya agak kesulitan khususnya dalam hal pencatatan stok barang, karena seiring berkembangnya bisnis, jumlah stok dan jenis barang yang ada semakin bertambah. Pencatatan yang ada saat ini masih belum berjalan secara efisien ditinjau dari segi waktu dan sumber daya manusia yang dibutuhkan setiap harinya dalam melakukan pencatatan stok dan penjualan. Berdasarkan hal ini, maka dibuat sebuah sistem point-of-sale berbasis web yang akan membantu UD. Mulia Jaya dalam pencatatan data/stok barang serta laporan-laporan yang dibutuhkan oleh UD. Mulia Jaya. Dengan adanya sistem ini, diharapkan UD. Mulia Jaya dapat mempermudah kegiatan bisnis yang dilakukan sehari-harinya.
3.2.1Analisa Permasalahan
UD. Mulia Jaya sudah memiliki sistem penjualan dan pembelian yang mencakup transaksi jual beli, pencatatan stok, dan catatan hutang namun sistem tersebut masih berjalan secara manual. Semua pencatatan transaksi dan stok masih dalam bentuk hardcopy, mulai dari pencatatan transaksi jual beli, pemotongan stok, pencatatan hutang ke supplier, dan pencatatan retur barang. Data stok barang disimpan dalam sebuah buku, dan setiap hari owner UD. Mulia Jaya harus melakukan pencatatan/pemotongan stok berdasarkan transaksi yang terjadi pada hari itu secara manual tanpa campur tangan sistem informasi, tentunya hal ini akan memakan tenaga dan waktu dilihat dari kuantitas barang yang dimiliki UD. Mulia Jaya sangat besar. 3.2.2 Analisa Kebutuhan
UD. Mulia Jaya membutuhkan sistem baru yang terkomputerisasi dan dapat membantu dalam pencarian dan pencatatan data seperti data penjualan/pembelian, data stok barang, data pelanggan, data supplier, dan laporan transaksi yang terjadi di toko setiap harinya. Sistem penjualan baru akan melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dan akan melakukan update stok barang berdasarkan transaksi yang terjadi. Pencatatan transaksi ini akan memudahkan dalam pencatatan stok dan pengevaluasian transaksi yang terjadi di toko. Sistem ini juga akan membantu menghasilkan laporan berupa evaluasi dari transaksi-transaksi yang terjadi di toko. Dengan implementasi sistem yang baru ini, diharapkan dapat membantu UD. Mulia Jaya menjalankan bisnisnya dengan lebih baik.
3.3Desain Sistem
Untuk pembuatan tugas akhir ini, sistem point of sale yang baru akan diimplementasikan agar dapat membantu UD. Mulia Jaya dalam melakukan kegiatan transaksi jual beli. Setiap transaksi penjualan, pembelian, pemotongan stok, dan retur masih dicatat secara manual, dengan sistem yang baru ini, segala transaksi akan tercatat dalam sistem yang terkomputerisasi dan diharapkan dapat membantu kinerja UD. Mulia Jaya.
385 Aplikasi yang akan diimplementasikan pada UD. Mulia Jaya adalah Open Source Point Of Sales (OSPOS). Aplikasi dipilih karena fitur-fitur yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan UD. Mulia Jaya, yaitu aplikasi POS yang juga memiliki fitur Inventory Control. Selain itu, fitur pelaporan pada OSPOS cukup lengkap (Graphical Reports, Low Inventory Reports, Inventory Summary, dll) laporan dan diharapkan dapat membantu UD. Mulia Jaya dalam melakukan proses bisnisnya.
3.3.1 Use Case Diagram
Gambar 1. Use Case Diagram Admin
Gambar 1 adalah use case diagram untuk user admin. User admin memiliki control penuh atas aplikasi dan dapat mengganti data-data serta mengakses setiap modul yang ada.
Gambar 2. Use Case Diagram Employee
Gambar 2 menunjukan use case diagram dari user employee/pegawai. User employee hanya dapat mengganti data penjualan dan pembelian dan tidak memiliki hak akses untuk modul lain.
3.3.2 Sequence Diagram
Sequence diagram digunakan untuk menjelaskan alur kerja dari sistem dan elemen-elemen apa saja yang terlibat di dalam alur tersebut.
386 3.3.2.1 Add Item
Gambar 3 Sequence Diagram Add Item 3.3.2.2 Edit Item
387 3.3.2.3 Delete Item
Gambar 5 Sequence Diagram Delete Item 3.3.2.4 View Report
388 3.3.2.5 Inventory Summary
Gambar 7 Sequence Diagram Inventory Summary 3.4ER Diagram
389 3.5 Activity Diagram
Bagian ini menjelaskan Activity Diagram dari aplikasi Open Source Point Of Sales 3.5.1 Add Receiving
390 3.5.2 Add Sales
391 4. Implementasi dan Pengujian Sistem
4.1Implementasi Sistem
Local host server dan database harus di konfigurasi agar aplikasi dapat berjalan. Setelah aplikasi dapat berjalan dengan sempurna di sistem, pelatihan akan dilakukan agar pegawai UD. Mulia Jaya dapat menggunakan aplikasi yang telah diimplementasikan
4.2 Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan berdasarkan use case scenario. Pengujian akan dinyatakan berhasil apabila hasil yang didapatkan dari pengujian sesuai dengan hasil yang diharapkan. 4.3 Hasil Pengujian
1. Tampilan user friendly 2. Aplikasi mudah digunakan 3. Kemudahan dalam akses data
4. Fitur Detailed Reports dapat membantu UD. Mulia Jaya dalam menentukan stok minimum dan maksimum dalam suatu periode dengan menggunakan teori safety stok. UD. Mulia Jaya juga dapat menentukan barang apa saja yang harus di stok dengan melihat barang apa saja yang paling laku dari fitur laporan yang ada.
5. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan stok dapat dikurangi, sebelumnya perusahaan membutuhkan 60-90 menit, setelah implementasi sistem, perusahaan hanya membutuhkan beberapa menit.
5. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari implementasi sistem di UD. Mulia Jaya adalah: 1. Web based application dapat dijalankan di operating system manapun
2. Implementasi sistem dapat membantu UD. Mulia Jaya mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan stok
3. Implementasi sistem membantu UD. Mulia Jaya mengurangi biaya karena tidak perlu membayar overtime untuk pegawai
4. Open source software dipilih untuk implementasi sistem karena lebih mudah dikembangkan untuk ke depannya.
6. Bibliography
Aberle, Craig. (2010). How To Computerize Your Business. Diakses 1 Juni 2014. <http://pointofsale.com/20100427262/Point-of-Sale-News/How-to-Computerize-Your-Business-ebook-Chapt-1.html>
392 Biediger, Shari L. (2012). Profile in Point-Of-Sale Technology. Diakses 30 Mei 2014. <
http://www.bizjournals.com/sanantonio/print-edition/2012/07/06/profile-in-point-of-sale-technology.html?page=all>
Evans, Keith. (n.d.). Point Of Sales Processes. Diakses 1 Juni 2014. <http://www.ehow.com/info_8039950_point-sale-processes.html>
Khurana. (2010). Information Technology in Retailing. Tata-Mcgraw Hill Education, India.
Laurie, Ben. Laurie, Peter. (2003). Apache: The Definitive Guide. O’Reilly Media Inc., Sebastopol.
Lengstorf, Jason. (2009). PHP For Absolute Beginners. Apress, New York.
Piasecki, Dave (n.d.). Optimizing Safety Stock. Diakses 10 Juni 2014.
http://www.inventoryops.com/safety_stock.htm
Ray, Linda. (2014). How do POS Systems Work?. Diakses 9 November 2013. <www.ehow.com/how-does_4922753_pos- sistems-work.html>.
