PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

(1)

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas serta tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional;

b. bahwa Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu untuk diganti;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4774);

2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035);

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

(2)

6. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 7. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit

Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah;

9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

10. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012;

11. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno;

12. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Proklamator Bung Hatta;

13. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL.

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Perpustakaan Nasional dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.

Pasal 3

Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

(3)

Pasal 4

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 April 2015

ttd. SRI SULARSIH Diundangkan di Jakarta

Pada tanggal 21 April 2015

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

YASONNA H. LAOLY

(4)

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan terbitnya peraturan tersebut, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional perlu disesuaikan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di Perpustakaan Nasional, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno, dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas ini bertujuan untuk menciptakan kemudahan dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien.

(5)

C. Sasaran

Sasaran Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah:

1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas;

2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; dan 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah

dinas. D. Asas

Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1. Pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; 2. Pengaturan sifat dan derajat surat;

3. Pengaturan pencantuman alamat surat; 4. Pengaturan kode surat;

5. Pengaturan penandatanganan naskah dinas; dan 6. Pengaturan cap dinas.

F. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi:

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

(6)

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

(7)

BAB II

JENIS DAN PENGERTIAN NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

1. Jenis Naskah Dinas terdiri atas:

a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi;

d. Standar Operasional Prosedur; e. Surat Edaran;

f. Surat Perintah/Surat Tugas g. Surat Dinas; h. Memorandum (Memo); i. Nota Dinas; j. Surat Undangan; k. Surat Perjanjian; l. Surat Kuasa; m. Berita Acara; n. Surat Keterangan; o. Surat Pengantar; p. Pengumuman; q. Laporan; r. Telaahan Staf; s. Piagam Penghargaan; t. Lembar Disposisi; dan u. Sertifikat.

2. Penggunaan Huruf

Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, kecuali naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi menggunakan jenis huruf bookman old style ukuran 12.

3. Bentuk Kepala Naskah Dinas

a. Pada kepala naskah dinas Kepala Perpustakaan Nasional untuk Peraturan, Keputusan, Instruksi, dan surat menyurat antar lembaga, dicantumkan lambang negara dan nama jabatan secara simetris;

b. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga;

c. Pada kepala naskah dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo secara simetris;

d. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama, Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT di lingkungan Perpustakaan Nasional dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga;

e. Pada kepala naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT, ditambahkan nama UPT di bawah logo;

f. Alamat ditulis lengkap di bawah garis tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;

g. Jarak garis dari tepi bawah kertas 2,5 cm;

h. Penulisan lembaga Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menggunakan huruf Ringo.

(8)

Bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagai berikut:

1. Logo Perpustakaan Nasional

Logo Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut:

2. Contoh Bentuk Kepala Naskah Dinas

a) Contoh Kepala Naskah Dinas Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional

b) Contoh Kepala Naskah Dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional

(9)

c) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional

d) Contoh Kepala Naskah Dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

e) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430 Telepon. (62-21) 3922749, 3154864, 3101411 Faksimile. (62-21) 3101472

Website. www.perpusnas.go.id Email. info@perpusnas.go.id

(10)

f) Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

g) Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

B. Pengertian 1. Peraturan

a. Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional.

b. Susunan

Susunan Peraturan terdiri atas: 1) Kepala Peraturan

Kepala peraturan terdiri atas:

a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris;

b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

e) Nama peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Alamat. Jl. Kalasan No. 1, Blitar, Jawa Timur, Indonesia - 66133 Telepon. (62-342) 815477, 815479 Faksimile. (62-342) 815479

Website. perpusbungkarno.perpusnas.go.id Email. info@perpusbungkarno.perpusnas.go.id

Alamat. Jl. Kusuma Bhakti Gulai Bancah, Bukit Tinggi, Sumatera Barat, Indonesia - 26122 Telepon. (62-752) 34270, 34240 Faksimile. (62-752) 34270

(11)

2) Judul Peraturan

Judul Peraturan Perundang–undangan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan, dan nama Peraturan Perundang–undangan. Judul Peraturan Perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca. 3) Pembukaan

Pembukaan peraturan terdiri atas:

a) Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa.

Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan.

Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

c) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat.

(1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan.

(2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.

(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

(4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

(5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (jika ada)

d) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(12)

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik.

4) Batang Tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal. 5) Penutup

Penutup peraturan terdiri atas:

a) Tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan;

b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan;

e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP) dan gelar.

f) Penjelasan (jika diperlukan);dan g) Lampiran (jika diperlukan)

Naskah Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional yang telah ditetapkan, diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia serta dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format

Format peraturan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(13)

1) Contoh Format Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : 1. ...; 2. ...; 3. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ... ……… ……….; BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst

(14)

BAB ... (dan seterusnya)

Pasal ...

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal ... 20..

Tanda tangan dan cap dinas NAMA

Diundangkan di... pada tanggal...

tanda tangan dan cap jabatan NAMA MENTERI

(15)

2) Contoh Format Peraturan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional

PERATURAN BERSAMA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA .... NOMOR .... TAHUN .... NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA, ... Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : 1. ...; 2. ...; 3. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ... ...; BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst

(16)

Pasal ...

pada tanggal ... 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL MENTERI/KEPALA/KETUA REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan dan cap dinas Tanda tangan dan cap dinas

NAMA NAMA

(17)

3) Contoh Format Salinan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : 1. ...; 2. ...; 3. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ... ………; BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... (dan seterusnya) Pasal ...

(18)

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR……. Salinan sesuai dengan aslinya.

Jabatan Pembuat Salinan,

Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan

(19)

4) Contoh Format Salinan Peraturan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional

PERATURAN BERSAMA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA .... NOMOR .... TAHUN .... NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...

Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : a. ...; b. ...; c. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...; BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst BAB ... ... Pasal ... (1) ...; (2) ...; (3) dst

(20)

Pasal ...

pada tanggal ... 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL MENTERI/KEPALA/KETUA REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan dan cap dinas Tanda tangan dan cap dinas

NAMA NAMA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR……. Salinan sesuai dengan aslinya.

NIP pejabat pembuat salinan

2. Keputusan a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan.

b. Susunan

Susunan Keputusan terdiri atas: 1) Kepala Keputusan

Kepala Keputusan terdiri atas:

a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk keputusan Kepala Perpustakaan Nasional;

b) Logo dicantumkan secara simetris untuk keputusan selain Kepala Perpustakaan Nasional;

c) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(21)

e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

f) Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Judul Keputusan

Judul keputusan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun, dan nama keputusan. Judul keputusan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca.

3) Pembukaan

Pembukaan keputusan terdiri atas:

a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan.

nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat.

(1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan keputusan.

(2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.

(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

(4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

(5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

c) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(22)

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama keputusan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik.

4) Batang Tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan

5) Penutup

Penutup keputusan terdiri atas:

a) Tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis

dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan;

e) Nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan

f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.

Naskah Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format

Format keputusan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(23)

1) Contoh Format Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : a. ...; b. ...; c. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...; PERTAMA : ...; KEDUA : ...; KETIGA : ...; KE dst... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku

pada tanggal ditetapkan.

(24)

2) Contoh Format Salinan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dst Mengingat : a. ...; b. ...; c. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...; PERTAMA : ...; KEDUA : ...; KETIGA : ...; KE dst... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku

pada tanggal ditetapkan.

Salinan sesuai dengan aslinya.

(25)

3) Contoh Format Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,

Menimbang : a. bahwa ...; b. bahwa ...; c. dst Mengingat : a. ...; b. ...; c. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...; PERTAMA : ...; KEDUA : ...; KETIGA : ...; KE dst... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Tanda tangan dan cap dinas

NAMA NIP

(26)

4) Contoh Format Salinan Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG ...

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,

Menimbang : a. bahwa ...; b. bahwa ...; c. dst Mengingat : a. ...; b. ...; c. dst MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...; PERTAMA : ...; KEDUA : ...; KETIGA : ...; KE dst... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Tanda tangan dan cap dinas

NAMA NIP Salinan sesuai dengan aslinya.

(27)

3. Instruksi a. Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.

b. Susunan

Susunan instruksi terdiri atas: 1) Kepala instruksi

Kepala instruksi terdiri atas:

a) Lambang negara dan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk instruksi Kepala Perpustakaan Nasional; b) Logo dicantumkan secara simetris untuk instruksi selain

Kepala Perpustakaan Nasional;

c) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; f) Nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan

g) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Dasar hukum atau latar belakang

Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan perlunya ditetapkan instruksi.

3) Batang tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi. 4) Penutup

Penutup instruksi terdiri atas:

a) Tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis

dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan; dan

e) Nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar dan NIP

Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format

Format instruksi dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(28)

1) Contoh Format Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR …. TAHUN ….

TENTANG

……….. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Dalam rangka ………, dengan ini memberikan instruksi kepada: 1. ...; 2. ...; 3. ...; 4. ...; untuk: KESATU : ………...; KEDUA : ………...; KETIGA : ………...;

KE(dst) : Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di………….. pada tanggal………

tanda tangan dan cap dinas NAMA

(29)

2) Contoh Format Salinan Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR …. TAHUN ….

TENTANG

……….. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

KE(dst) : Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

tanda tangan dan cap dinas NAMA

Salinan sesuai dengan aslinya.

(30)

3) Contoh Format Instruksi Selain Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG

……….. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,

KE(dst) : Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, tanda tangan dan cap dinas

NAMA NIP

(31)

4) Contoh Format Salinan Instruksi Selain Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN ....

TENTANG

……….. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,

KE(dst) : Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, tanda tangan dan cap dinas

NAMA NIP Salinan sesuai dengan aslinya.

(32)

4. Standar Operasional Prosedur a. Pengertian

Standar Operasional Prosedur adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

b. Susunan

Susunan standar operasional prosedur terdiri atas: 1) Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

a) Judul SOP;

b) Nama Unit Kerja;

c) Tahun pembuatan; dan

d) Informasi lain yang diperlukan. 2) Keputusan Pimpinan

Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, maka harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP.

3) Daftar isi SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.

4) Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain mencakup:

a) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi.

b) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat.

5) Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) Logo instansi dan nomenklatur unit kerja pembuat.

b) Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim.

c) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja.

d) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan.

e) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP/NIK serta stempel/cap instansi.

f) Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

g) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP beserta aturan pelaksanaannya.

h) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam

(33)

proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

i) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan.

j) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.

k) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP.

l) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

6) Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi:

a) Nomor, diisi nomor urut.

b) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-.

c) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbolsimbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan.

d) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan

(34)

(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari.

7) Bagian Pendukung

Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh-contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

c. Format

Format standar operasional prosedur dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(35)

Contoh halaman judul SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO HUKUM DAN PERENCANAAN

TAHUN 2014

(36)

Contoh Bagian identitas SOP

NOMOR SOP … Tahun 20…

TANGGAL PENGESAHAN …, .……., 20…

TANGGAL REVISI ………

DISAHKAN OLEH Kepala Biro Hukum dan

Perencanaan,

……….. NIP ……….

NAMA SOP Prosedur Penyusunan

Perjanjian Kerjasama (MOU)

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3687);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012;

5. dll.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana 2. Mengetahui fungsi dan tugas unit kerja

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP tentang Prosedur Penyusunan Perka; 2. SOP tentang Prosedur Pengelolaan PNBP; 3. dll.

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perpusnas 2. Formulir ………

3. Komputer/Printer/Scanner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila formulir pemantauan dan evaluasi SOP terlambat diserahkan kepada unit kerja, maka penyelesaian SOP terhambat

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

Contoh bagian flowchart SOP

NO Uraian Kegiatan Pemohon Sekut Karo Pelaksana Mutu Baku

HP Kabag H&H Bag Hk Kasub Staf Waktu Output

1 Unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan penerbitan MOU kepada Kaperpusnas c.q Sekretaris Utama dengan melampirkan draft MOU sebagaimana dimaksud

1 hari Surat Permohonan

2 Sekretaris Utama menginventarisasi masalah yang kemudian di disposisikan kepada Karo

2 hari Disposisi

3 Kepala Biro menerima disposisi usulan

dan mendisposisikan kepada Kabag 2 hari Disposisi

4 Kabag menerima disposisi dan

mendisposisikan kepada Kasubbag 1 hari Disposisi

5 Kasubbag menerima dan mengevaluasi draft dan menugaskan pelaksana untuk memposes lebih lanjut

1 hari Nota Dinas, Disposisi

6 Pelaksana memproses lanjut dengan menyusun draft yang kemudian menyampaikan kepada Kasubbag

2 hari Naskah hasil telaah

7 Kasubbag mengoreksi dan menandatangani disposisi untuk diserahkan ke Kabag

1 hari Disposisi

8 Kabag mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani disposisi untuk diserahkan kepada Karo

1 hari Disposisi

9 Karo mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani disposisi untuk diserahkan kepada Sestama

1 hari Disposisi

10 Sestama mengoreksi dan memaraf draft MOU dan menandatangani disposisi dan dikembalikan kepada pelaksana untuk ditandatangani Kaperpusnas

1 hari Disposisi

11 Pelaksana menyerahkan draft final

kepada pemohon 1 hari Naskah final

12 Pemohon mengagendakan penandatangan MOU antara Kaperpusnas dengan Pihak Kedua

(37)

5. Surat Edaran a. Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak.

b. Susunan

Susunan surat edaran terdiri atas: 1) Kepala surat edaran

bentuk kepala surat edaran dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) pembuka surat edaran

Pembuka surat edaran terdiri atas: a) Frasa surat edaran

Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris.

b) Nomor

Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran.

c) Tentang

Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa surat edaran.

d) Alamat tujuan surat edaran

Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

3) Isi surat edaran

Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Isi surat edaran terdiri atas:

a) pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran;

b) isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan

c) kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran. 4) Penutup

Penutup surat edaran terdiri atas:

a) Tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan;

b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan pejabat;

e) Nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor

(38)

tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.

g) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran.

h) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan.

i) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

c. Format

Format surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:

1) Contoh Format Surat Edaran Antar Lembaga Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG ……….. Yth. 1. ……….….. 2. ………... 3. ..………. dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)...……... ………...………... Isi surat edaran…...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... Ditetapkan di tanggal Nama Jabatan,

tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

(39)

2) Contoh Format Surat Edaran Internal Lembaga Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG ……….. Yth. 1. ……….….. 2. ………... 3. ..………. dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)...……... ………...………... Isi surat edaran…...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... tanggal Nama Jabatan,

(40)

3) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG ……….. Yth. 1. ……….….. 2. ………... 3. ..………. dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)...……... ………...………... Isi surat edaran…...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... tanggal Nama Jabatan,

NIP Tembusan:

(41)

4) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG ……….. Yth. 1. ……….….. 2. ………... 3. ..………. dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)...……... ………...………... Isi surat edaran…...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... ………...………... tanggal Nama Jabatan

tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan: PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UPT ……….. Alamat. ……… Telepon. ……….……… Website. ……….

(42)

6. Surat Perintah/Surat Tugas a. Pengertian

Surat Perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya yang memuat perintah apa yang harus dilakukan.

b. Susunan

Susunan surat perintah/surat tugas terdiri atas: 1) Kepala

Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari:

a) Kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau logo;

b) Kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

c) Nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas. 2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut:

a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut;

b) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang

tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki

Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari:

a) Tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas;

b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang menugasi;

d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan

e) Cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat perintah/surat tugas tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, ditulis dalam bentuk

kolom yang terdiri dari nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c. Format

Format surat perintah/surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(43)

1) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS

Nomor ………... Dasar : a. ... b. ... c. dst. Memerintahkan/Menugaskan kepada nama : NIP : pangkat golongan : jabatan : untuk : 1. ... 2. ... 3. ... dst Dikeluarkan di Tanggal Nama Jabatan,

Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

(44)

2) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional

NIP Tembusan:

(45)

3) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan: Alamat. ……… Telepon. ……….……… Website. ………. PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UPT ………..

(46)

4) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor ...

Dasar : a. ... b. ... c. dst.

Kepala Perpustakaan Nasional memberikan tugas kepada

No. Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan 1 Iman Saleh Lubis

NIP ……….. Pembina Tk. I (IV/b) Hukum dan Humas Kepala Bagian 2 Dst..

untuk ... tanggal ... di ... Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tempat, tanggal Nama Jabatan,

(47)

5) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor ………...

Sekretaris Utama/Deputi/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala UPT/Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subbagian/Kepala Sub Bidang memberikan tugas kepada:

NIP ………..

Pembina Tk. I (IV/b)

Kepala Bagian Hukum dan Humas 2 Dst..

NIP Tembusan:

(48)

6) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

Nomor ………...

Kepala UPT/Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subbagian/Kepala Sub Bidang memberikan tugas kepada:

NIP ……….. Pembina Tk. I (IV/b) Kepala Bidang …… 2 Dst..

Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan: Alamat. ……… Telepon. ……….……… Website. ………. PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UPT ………..

(49)

7. Surat Dinas a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

b. Susunan

Susunan surat dinas terdiri atas: 1) Kepala surat;

bentuk kepala surat dinas dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat;

pembuka surat dinas terdiri atas: a) Nomor surat

(1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat.

(2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas.

(3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf. b) Lampiran surat

(1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran.

(2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka Arab.

(3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

c) Hal surat

(1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor.

(2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas. d) Tanggal surat

(1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat.

(2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

e) Alamat tujuan surat

(1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.

(2) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

3) Isi surat;

Isi surat dinas terdiri atas: a) Pendahuluan;

(1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas.

(2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

b) Isi pokok; dan

(50)

c) Kalimat penutup.

Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

4) Penutup surat.

Penutup surat dinas terdiri atas:

a) Nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b) Nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

c) Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

e) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat;

f) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua;

g) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan; dan

h) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

c. Format

Format surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

(51)

1) Contoh Format Surat Dinas Antar Lembaga Yang di Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ... Tempat, tanggal Lampiran : ... Hal : ... Yth. : ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

(52)

2) Contoh Format Surat Dinas Internal Lembaga Yang di Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ... tanggal ………… Lampiran : ... Hal : ... Yth. : ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

(53)

3) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ... tanggal ………… Lampiran : ... Hal : ... Yth. : ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

NIP Tembusan:

(54)

4) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan Nomor : ... tanggal ………… Lampiran : ... Hal : ... Yth. : ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan: Alamat. ……… Telepon. ……….……… Website. ………. PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UPT ………..

(55)

8. Memorandum (Memo) a. Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan.

b. Susunan

Susunan memo terdiri atas: 1) Kepala memo

bentuk kepala memo dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka memo

Pembuka memo terdiri atas: a) Kata memo

Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan menggunakan huruf kapital.

b) Tujuan memo

Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat

Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca titik dua.

c) Asal memo

Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua.

d) Tanggal memo

Tanggal memo ditulis di bawah dan sejajar dengan kata dari,

serta diikuti tanda baca titik dua.; 3) Isi memo

Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo.

4) Penutup memo

Penutup memo terdiri atas:

a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani memo dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat tanpa dibubuhi cap dinas.

c) Nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

c. Format

(56)

1) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./….. Yth. : ... Dari : ... Tanggal : ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

(57)

2) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./….. Yth. : ... Dari : ... Tanggal : ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... ………...………... ... ... ... Nama Jabatan,

NIP Tembusan: