“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
P R O S I D I N G
Seminar Nasional Pendidikan Administrasi
Perkantoran
“Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi
Perkantoran : Tantangan dan Peluang”
Tim Redaksi
:
1. Editor
: Prof. Dr. Muhyadi
Prof. Dr. Tjutju Yuniarsih, SE., M.Pd
2. Perancang Sampul
: Arif Wahyu Wirawan, S.Pd
Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si
3. Penata Letak
: Arif Wahyu Wirawan, S.Pd
Chairul Huda Atma D, S.Pd
4. Pencetak dan Produksi : Wisnu Wibisono, S.Pd
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
P R O S I D I N G
Seminar Nasional Pendidikan Administrasi Perkantoran
“Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran :
Tantangan dan Peluang”
Tim Redaksi
:
1. Editor
: Prof. Dr. Muhyadi
Prof. Dr. Tjutju Yuniarsih, SE., M.Pd
2. Perancang Sampul
: Arif Wahyu Wirawan, S.Pd
Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si
3. Penata Letak
: Arif Wahyu Wirawan, S.Pd
Chairul Huda Atma D, S.Pd
4. Pencetak dan Produksi : Wisnu Wibisono, S.Pd
ISBN :
978-602-73280-0-6
Penerbit :
Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
FKIP
–
UNS Surakarta
Jl. Ir. Sutami No.36 A Surakarta 57126
Telp . : (0271) 648939 Ext 128
Fax . : (0271) 648939
Cetakan : Tunggal, September 2015
Hak cipta dilindungi dalam undang-undang
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
K A T A P E N G A N T A R
Perkembangan penggunaan istilah
“administration”
sekarang
sudah umum pula diterapkan di berbagai kalangan sebagaimana
pernyataan Stephen P Robbins (1980
) “
in business administration,
public
administration,
health
administration,
educational
administration, and so on, it appears logical and consistent to use
administration rather than management
”
Robins lebih senang
menggunakan istilah adminstrasi baik untuk kalangan perniagaan atau
organisasi-organisasi yang mengejar keuntungan maupun untuk
kalangan pemerintahan dan organisasi-organisasi sosial, yang tidak
semata-mata atau sama sekali tidak, mengejar keuntungan.
Menggunakan pendekatan administrasi merupakan solusi
sesungguhnya dalam pemecahan suatu masalah. Sehingga Sondang P.
Siagian menegaskan bahwa tegak robohnya suatu negara dan bahkan
maju-mundurnya peradaban manusia, serta timbul tenggelamnya
bangsa-bangsa didunia tidak dikarenakan peperangan atau malapetaka
lainnya, akan tetapi akan tergantung pada baik-buruknya administrasi
yang dimiliki.
Memberikan gambaran secara eksplisit mengenai urgensi
Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran : Tantangan
dan Peluang yang dikemas dalam seminar nasional kali ini bisa
dipahami
sebagai
usaha
memahami
bersama
implementasi
administrasi dalam bidang-bidang pengorganisasian, manajemen,
komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan
hubungan masyarakat mampu mejawab tantangan pengembangan
sektor publik maupun privat, pendidikan maupun praktisi.
Menimbang adanya tantangan demi perkembangan lebih
lanjut tersebut maka semakin menunjuk pada pentingnya forum ilmiah
seminar nasional ini diselenggarakan dan didokumentasikan dalam
bentuk Prosiding dengan mengakomodir tema : Pendidikan dan
Administrasi Perkantoran, Sistem Informasi Administrasi Perkantoran,
Komunikasi Perkantoran, Manajemen Perkantoran, Kehumasan dan
Manajemen Pelayanan, serta Manajemen Administratif.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
SAMBUTAN KETUA PANITIA SNPAP 2015 FKIP UNS
Yang sangat kami hormati Dekan FKIP UNS (diwakili oleh Wakil Dekan 1) Yang turut sangat kami hormati Para pembicara SNPAP
Yang kami hormati dan sayangi Dewan Dosen Prodi PAP FKIP UNS Yang turut kami hormati dan banggakan Presenter Makalah SNPAP Yang turut kami banggakan dan sayangi peserta SNPAP 2015
Assalamu’alaikum wr.wb.
Syukur Alhamdulillah atas segala nikmat yang telah Allah SWT berikan untuk kita semuanya yang sungguh tidak bisa kita perhitungkan banyaknya. Termasuk pada hari ini kita mendapat anugerah terselenggarakannya Seminar Nasional Pendidikan Administrasi Perkantoran (SNPAP) 2015 FKIP UNS. Seminar ini dapat terselenggara berkat kerjasama segenap pihak terutama secara internal dewan dosen PAP FKIP UNS yang secara kompak mensuport keberhasilan penyelenggaraan seminar ini dan tentunya Panitia yang memotori teamwork bekerja dengan baik. Untuk itu terimakasih banyak kami ucapkan dengan setulus hati.
Sesungguhnya kegiatan SNPAP ini memiliki maksud tujuan untuk mendudukkan Administrasi khususnya Administrasi Perkantoran sebagaimana mestinya dan menggali potensi-potensinya dalam bidang keilmuan dan praktek kehidupan yang memberikan kesuksesan dan kejayaan untuk kita. Oleh karenanya tema yang diangkat adalah : Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran : Tantangan dan Peluang.
Mengingat pentingnya kegiatan ini bagi setiap orang maka panitia telah berusaha mengundang segenap lembaga pendidikan di level sekolah dan perguruan, praktisi dan juga pemerhati. Sosialisasi dilakukan melalui kontak langsung dan media komunikasi jaringan. Sekiranya belum mendapat sambutan gegap gempita, tapi kehadiran dari para peserta hari ini telah membuat kami berbesar hati. Kami ucapkan selamat dan sukses untuk segenap yang hadir di kegiatan SNPAP ini. Hal tersebut memotivasi kami untuk melanjutkan kegiatan ini di tahun-tahun mendatang dengan format yang lebih baik dan strategis lagi serta bertekad mengaplikasikan/merealisir
blue print hasil SNPAP kali ini.
SNPAP 2015 kali ini menghadirkan para pembicara yang merupakan pakar dibidangnya antara lain :
1. Dr. Kusdi Raharjo, DEA (Ketua AIBI (Asosiasi Ilmu Adminsitrasi Bisnis Indonesia) juga Dosen di Universitas Negeri Malang.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Agar aspek keilmuan SNPAP 2015 ini dapat terdokumentasi dengan baik maka digelar presentasi pemakalah yang hingga batas pendaftaran terkumpul cukup banyak hingga terbagi dalam 3 group pararel. Masing-masing terkelompokkan dalam Group berikut ini :
1. Paralel Group A : Komunikasi Perkantoran,Kehumasan dan Manajemen Pelayanan, Manajemen SDM dan Kepemimpinan
Akan dimoderatori : Tutik Susilowati, S.Sos., M.Si.
2. Pararel Group B : Pendidikan dan Administrasi Perkantoran, Akan dimoderatori : Dr. Joko Santosa Th, M.Pd
3. Pararel Group C : Sistem Informasi Administrasi Perkantoran, Manajemen Administratif, Manajemen Perkantoran
Akan dimoderatori : Jumiyanto Widodo, S.Sos., M.Si
Peserta Pemakalah dapat melihat penempatan dirinya dalam group : yang mana ? dari booklet yang sudah diberikan oleh panitia.
Pada akhirnya kami selaku ketua panitia mengucapkan banyak terimaksih untuk segenap pihak yang telah mendukung suksesnya kegiatan SNPAP ini sekaligus memohon maaf atas kelemahan, kekurangan dan kekhilafan kami sebagai panitia penyelenggara karena sungguh tidak ada gading yang tak retak. Semoga awal yang baik ini dapat berlanjut dengan proses, output dan outcame yang baik pula. Selamat dan sukses mengikuti kegiatan SNPAP 2015
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
Seminar Nasional Pendidikan Administrasi Perkantoran
“Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran :
Tantangan dan Peluang”
Pembicara Utama :
1. Dr. Kusdi Raharjo, DEA (Ketua AIBI)
2. Siwystika Rahayu, S.Pd., MM. (Asesor kompetensi Bidang Administratif
Profesional dan Sekretaris Indonesia)
3. Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si (Ketua Prodi PAP FKIP UNS)
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta MATERI PEMBICARA UTAMA
PENGEMBANGAN ILMU DAN PROFESI ADMINISTRASI PERKANTORAN: PERSPEKTIF ADMINISTRASI BISNIS
Kusdi Raharjo
PENDAHULUAN
Sumberdaya manusia (SDM) merupakan elemen terpenting dalam pembangunan nasional. Peran SDM mengalami perubahan seiring jalannya waktu. Aspek ini pernah dikesampingkan pada awal era industri yang menempatkan manusia sebagai factor produksi seperti layaknya factor produksi yang lain seperti: mesin, material, gedung, dll. Namun perubahan telah menggeser pandangan tersebut dan sekarang para ahli sepakat bahwa manusia merupakan unsur utama keberhasilan di berbagai sektor pembangunan.
Manusia adalah makhluk ekonomi (homoeconomicus), karenanya pembangunan ekonomi menjadi perhatian utama dari setiap negara mengingat dampaknya sangat luas terhadap kehidupan masyarakat. Stabilitas politik, keamanan, dan sosial sebagian besar dipengaruhi oleh tingkat keberhasilan ekonomi. Muara dari pembangunan ekonomi adalah kesejahteraan masyarakat. Walaupun belakangan ini telah banyak digugat, dimensi ekonomi masih ditempatkan sebagai indikator keberhasilan pembangunan suatu negara.
Ekonomi merupakan tolok ukur utama keberhasilan pembangunan nasional. Dampak aspek ekonomi terhadap kehidupan masyarakat sangat luas. Kondisi ekonomi yang tidak baik akan mendorong terjadinya kriminalitas dan menurunnya kualitas hidup. Para ahli sepakat bahwa aktifitas bisnis merupakan motor utama dalam pembangunan ekonomi nasional. Untuk mendukung terciptanya daya saing bisnis yang berkelanjutan tentunya menuntut ketersediaan sumberdaya yang memadai, tak terkecuali SDM, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
Perubahan masif telah terjadi pada berbagai sisi kehidupan sejak dasa warsa delapan puluhan. Berakhirnya perang dingin antara blok barat (Amerika Serikat dengan sekutu utamanya di Eropa) dengan blok timur (Uni Sovyet dan negara-negara komunis lainnya), mendorong terjadinya transformasi bukan hanya pada tatanan politik tetapi juga aspek yang lain, diantaranya adalah: ekonomi, bisnis, teknologi, dan sosial. Kondisi demikian tentu saja menuntut ketersediaan SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan lingkungan saat ini.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta pada perilaku yang berorientasi pada tujuan untuk memperoleh dan menggunakan sumber daya produktif dengan cara membeli, membuat, dan menjual untuk memperoleh laba.
Aktifitas bisnis dalam suatu negara sangat ditentukan oleh sistem ekonomi yang diadopsi oleh negara bersangkutan. Berbicara sistem ekonomi, kita mengenalnya ada tiga, yaitu kapitalis, sosialis, dan kombinasi antara keduanya. Setiap sistem memiliki pandangan yang berbeda terhadap peluang (bisnis). Pada sisem kapitalis setiap individu (rakyat) diberi kesempatan yang sama untuk mencari dan memanfaatkan peluang (equal in opportuny). Tanggung jawab pemerintah menciptakan peluang (bisnis) melalui regulasi dan mendorong rakyatnya untuk memanfaatkan peluang tersebut. Kegiatan bisnis diserahkan sepenuhnya kepada masyarakat. Pada sistem ini aktifitas bisnis dikendalikan oleh mekanisme pasar sehingga terjadi persaingan yang ketat. Campur tangan (intervensi) pemerintah pada pasar minim. Bila pasar berfungsi dengan baik (efisien), sistem ini akan meningkatkan efisiensi penggunaan sumberdaya. Konsep ini sangat ideal bagi negara yang kapasitas individunya relatif seimbang, maksudnya kesenjangan kapasitas antar warga masyarakat relatif kecil. Bila pengetahuan dan ketrampilan rakyat masih belum merata, penggunaan pendekatan ini akan mempertinggi kesenjangan, yang kaya akan semakin kaya dan yang miskin akan semakin miskin.
Aliran kedua lebih menekankan pada distribusi hasil pembangunan, rakyat memiliki hak yang sama terhadap apa yang dicapai oleh negara dalam bidang ekonomi (equal in result). Pelaku bisnis adalah pemerintah melalui badan usaha milik negara. Hasilnya didistribusikan secara relatif adil kepada masyarakat melalui mekanime yang diatur oleh pemerintah. Dengan demikian peran negara (pemerintah) dalam pembangunan ekonomi sangat dominan karena bertindak sebagai aktor dan juga regulator. Partisipasi masyarakat dalam kegiatan bisnis sangat rendah. Dominasi negara dalam aktifitas bisnis yang begitu besar pada sistem ini hanya menghasilkan pertumbuhan yang medioker karena sumberdaya (termasuk SDM) yang tersedia tidak dimanfaatkan secara optimal. Mengingat hasil yang rendah tersebut, konsep kesamaan akan hasil bermakna pula sebagai berbagi kemiskinan (shared poverty).
Model selanjutnya adalah kombinasi antara keduanya. Bila dua konsep terdahulu merupakan titik ekstrem dalam suatu kontinum, model ketiga berada di antara ke duanya. Dalam praktek, tidak ada negara yang menggunakan secara murni konsep kesamaan peluang maupun konsep kesamaan hasil. Yang lazim ada adalah kecenderungan ke kiri (kesamaan hasil) atau ke kanan (kesamaan peluang).
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta bidang bisnis. Lembaga pendidikan mempunyai peran yang sangat strategis dalam menyiapkan sumberdaya tersebut sesuai dengan kebutuhan.
ORGANISASI DAN ADMINISTRASI DALAM KEHIDUPAN MANUSIA
Di era peradaban modern, kita (manusia) hidup, mulai sejak lahir sampai meninggal, dalam lingkungan organisasi. Fenomena ini menunjukan bahwa organisasi memiliki kontribusi sangat besar dalam kehidupan manusia. Bahkan kesejahteraan manusia sebagai tujuan pembangungan sangat ditentukan oleh aspek organisasi. Keberhasilan pembangunan suatu negara lebih ditentukan oleh bagaimana organisasi secara umum di negara tersebut beroperasi secara efektif dan efisien, bukan oleh melimpahnya sumberdaya alam. Hal ini terbukti negara-negara yang miskin akan sumberdaya alam memperoleh kesuksesan dalam pembangunan karena didukung oleh organisasi yang baik.
Administrasi diperlukan oleh organisasi untuk mewujudkan tujuannya. Seiring meningkatnya peran organisasi semakin penting pula arti administrasi dalam kehidupan manusia. Bahkan administrasi sudah ada sejak zaman purba namun telah mengalami banyak perubahan mengikuti perjalanan waktu. Walaupun administrasi begitu penting bagi kita namun masih sering terjadi kesalahan (ketidak-tepatan) pemaknaan, maka perlu pelurusan konsep administrasi. Selama ini administrasi sering dirancukan dengan managemen. Pendapat Dunsire (1973) dan Hogdkinson (1978) menegaskan bahwa dalam bisnis, administrasi berbeda dari manajemen. Sedangkan Mc Cleskey (2011) menempatkan manajemen sebagai bagian dari administrasi dalam implementasi penata-kelolaan perusahaan. Berikut diuraikan pendapat dari tokoh-tokoh tersebut.
Administration is the function of industry concerned with the determination of corporate policy, co-ordination of production, finance and distribution, the settlement of the compass of the organization
and the ultimate control of the executive…
Management is the function of industry concerned with the carrying out of policy within the limits set up by administration and the employment of the organization for particular objects set before it
(Dunsire, 1973, 43).
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta dan arah bagi suatu perusahaan untuk beroperasi secara optimal. Sementara manajemen bertugas menerjemahkannya setting tersebut ke level operasional atau pelaksanaan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa yang disebut dengan manajemen adalah bergerak dalam batas-batas yang ditetapkan oleh administrasi.
Hodgkinson merupakan pakar administrasi yang sangat cermat memperhatikan hal ini (perbedaaan administrasi vs manajemen). Dia melihat ada kerancuan, ketika adminitrasi dan manajemen tidak dibedakan secara tegas. Oleh karena itu dia mengusulkan pembedaan, sebagaimana terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Domain Keilmuan Adminsitrasi
Sumber: Hodgkinson, C (1978), Toward a Philosophy of Administration, Oxford: Basil Blackwell, hal. 4
Hodgkinson (1978: 5) mendefinisikan administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”. Administrasi adalah
aspek-aspek organisasi yang lebih berurusan dengan formulasi tujuan, masalah-masalah yang menyangkut nilai, dan komponen manusia dalam organisasi. Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive, programmatic, and susceptible to quantitative methods.”
Manajemen adalah aspek-aspek organisasi yang lebih rutin, definitif, terprogram, dan cenderung kepada metode kuantitatif.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Pandangan Hodgkinson ini tampaknya relevan, mengingat lingkungan organisasi dewasa ini menuntut cara pandang yang lebih luas daripada sekedar masalah efektivitas dan efisiensi sebagaimana sangat ditekankan oleh manajemen. Organisasi tidak cukup hanya dipandang sebagai proses internal saja. Analisis stakeholders yang sekarang hampir merupakan suatu ‘kewajiban’ dalam pengelolaan organisasi, telah membuktikan hal itu. Organisasi yang hanya memperhatikan aspek internal seolah-olah ditakdirkan akan mati, atau setidak-tidanya mengalami suatu kemunduran (decline) dibandingkan posisinya terdahulu. Di sini Hodgkinson meyakini bahwa administrasi-lah yang terutama bertugas atau bertanggung-jawab terhadap aspek-aspek ekternal itu. Dia menekankan bahwa administrasi terutama bergerak pada upper level sebagai penentu arah dan kebijakan organisasi.
Mc Cleskey memiliki pandangan yang berbeda dibanding dua tokoh sebelumnya. Berdasarkan hasil petualangan akademiknya dia akhirnya sampai pada kesimpulan bahwa unified pattern of administration memiliki dua komponen utama, yaitu governing (penata-kelolaan) dan administrative process (proses administratif. Yang pertama, berada ditangan pihak yang memiliki wewenang penata-kelolaan (governing authority). Mereka inilah yang mengendalikan organisasi (perusahaan) secara keseluruhan. Kewenangan ini dimiliki oleh pemilik, dewan direksi, panglima (TNI), dewan gubernur atau jabatan lain yang setara dengan itu baik untuk organisasi bisnis, pendidikan, publik, militer, rumah sakit, dll. Kewenangan pengelolaan ini memberikan pengawasan dan pengarahan organisasi (perusahaan) agar dalam mewujudkan sasaran dapat menggunakan sumberdaya yang menjadi kewenangannya secara efisien.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta PERAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM ORGANISASI
Administrasi perkantoran merupakan proses pengawasan operasi harian
(daY –to –day operations) sebuah kantor. Setiap organisasi, seberapapun ukurannya, pasti memiliki kantor, yaitu tempat di mana operasi organisasi berpusat. Mengacu pada pemikiran Mc Cleskey di atas maka pengetahuan dan ketrampilan administrasi perkantoran diperlukan oleh semua jenjang dalam organisasi. Tugas ini dipegang oleh administrator kantor dengan nomenklatur berbeda-beda.
Salah satu tugas utama administrasi kantor adalah menangani karyawan di kantor bersangkutan. Tugas ini meliputi: mensupervisi staff, menjamin ketersediaan sumberdaya yang diperlukan staff untuk melaksanakan tugasnya (resource allocation), menyelesaian masalah yang muncul secara tidak terduga di kantor bersangkutan, memberikan bantuan dan dukungan terhadap staff bila menghadapi masalah dalam penyelesaian pekerjaan, mengevaluasi kinerja staff, merekomendasikan pengembangan staff, mengusulkan promosi & kenaikan gaji staff, dll. Mencermati tugas administrasi perkantoran ini jelas bahwa kinerja organisasi sangat dipengaruhi oleh kinerja unit ini (administrasi perkantoran).
Masyarakat Ekonomi ASEAN tidak lama lagi akan efektif berlaku, mulai Januari 2016. Negara-negara di kawasan ini mengharmonisasikan tarif masuk untuk produk dan jasanya sehingga hambatan mobilisasi komoditas antar negara menjadi semakin hilang. Dengan berlakunya MEA ini akan merubah business lanscape di kawasan ini. Persaingan di segala sektor bisnis akan menjadi semakin ketat karena pelakunya bukan hanya dari negara bersangkutan tetapi juga dari negara lain di regional ini . Pelaku bisnis harus bersaing dengan pelaku dari negara lain di kawasan ini untuk mempertahankan pasar yang sekarang sedang di kuasai. Organisasi (perusahaan) harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien agar dapat bersaing dengan kompetitor baru di sektor bersangkutan. Untuk mewujudkan kinerja organisasi yang baik memerlukan dukungan SDM yang memiliki kompetensi di bidang administrasi perkantoran.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Demikian paper ini dibuat dimaksudkan untuk menjadi bahas diskusi bagi peserta seminar sehingga menghasilkan rumusan model pendidikan dan pelatihan bidang administrasi perkantoran yang sesuai dengan tuntutan sekarang.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
R
EKONSTRUKSI ILMU DAN PROFESI ADMINISTRASI PERKANTORANDr. Andre Rahmanto, Msi.
There are apps that can “replace” admins but still someone has to use them. Boss can use the app to do everything that I am doing himself
but still does he have a time to waste it on that? (Sasa Todorovic)
Administrasi perkantoran telah memiliki sejarah panjang sebagai sebuah bidang ilmu. Sedikit perbedaannya dengan bidang lain, administrasi perkantoran lebih banyak dipelajari sebagai jenis pendidikan vokasional yang mempersiapkan lulusannya untuk siap bekerja. Baik di dalam maupun di luar negeri program studi administrasi perkantoran (office administration) umumnya diselenggarakan pada jenjang yang kurang lebih setara dengan pendidikan diploma di Indonesia1. Mungkin karena orientasi praktisnya, sehingga sulit menemukan publikasi ilmiah yang khusus mengenai administrasi perkantoran seperti buku-buku teks terbaru maupun jurnal internasional.
Di kalangan akademis hingga saat ini masih sering menjadi perdebatan apakah rumpun keilmuannya menginduk pada ilmu administrasi ataukah ilmu manajemen2. Siagian (1983:5) menyatakan manajemen merupakan inti administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana utama dari administrasi. Administrasi dan manajemen tidak dapat dipisah-pisahkan namun kegiatannya dapat dibedakan. Administrasi memiliki tugas menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai (organizational goals) dan menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi (general and overall policies). Sedangkan manajemen hakekatnya berfungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi.
Pendapat lain dari Sheldon (2003) misalnya, membedakan tiga istilah yaitu administrasi, manajemen dan organisasi. Administrasi menurut Sheldon, fokus pada penentuan kebijakan perusahaan, pengkoordinasian, penentuan arah dan pengawasan dari pimpinan. Manajemen bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas yang telah ditetapkan administrasi dan penggunaan organisasi bagi sasaran khusus yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan
1
Kecuali Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran sesuai pembagian Rumpun Ilmu Pengetahuan dan Teknologi DIKTI, merupakan jenis program studi akademik. Lihat SE Direktur Belmawa Dikti Nomor 0404/E3.2/2015.
2
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta organisasi adalah susunan mesin yang efektif, manajemen pimpinan serta administrasi pengarahan yang efektif.
Dari sejumlah literatur, kemunculan awal administrasi perkantoran dapat ditelusuri misalnya dari Kallaus (1988) serta Gie (1990) bahwa William Leffingwell yang pertama mengembangkan administrasi perkantoran secara ilmiah dan sering disebut sebagai father of office administration, adalah pengikut jejak manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Frederiick W Taylor. Bukunya yang pertama berjudul Scientific Office Management (1917) berisi tentang lima prinsip yang diterapkan dalam pekerjaan kantor yaitu plan the work, schedule the work, execute the work, measure the work, reward the work. Leffingwell memberikan definisinya sebagai berikut:
Office management as a function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done (Leffingwell & Robinson, 1985).
Jika dilihat dari sejarah tersebut jelas bahwa administrasi perkantoran dikembangkan dari ilmu manajemen dan dari background dunia bisnis. Kedekatan administrasi perkantoran dengan administrasi/manajemen bisnis juga dapat dilihat pada pernyataan sebuah lembaga kredibel di Inggris, Institute of Administrative Management (IAM)yang memberikan definisi sebagai berikut:
Administration, also referred to as business administration, is the management of an office, business, or organisation. It involves the efficient organisation of people, information, and other resources to achieve organisational objectives.Information is key to business operations, and people are the resources who make use of information to add value to an organisation. This means that companies will struggle without some type of administrative management. Administrative management is the process of managing information through people. This usually involves performing the storage and distribution of information to those within an organisation.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta administratif. Manajemen administratif adalah proses pengelolaan informasi melalui orang. Hal ini melibatkan melakukan penyimpanan dan distribusi informasi dalam sebuah organisasi.3
Pendapat IAM tersebut menguatkan akar manajemen darikajian perkantoran. Meskipun sebenarnya perdebatan mengenai induk administrasi atau manajemen tidak terlalu relevan bagi perkembangan studi perkantoran. Bidang kajian yang menjadi concern perkantoran dapat dipelajari dalam dua induk tersebut. Bahkan administrasi dan manajemen secara filsafat ilmu memiliki kesamaan objek formal yaitu proses pengendalian kerjasama manusia dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu (Nawawi, 1994: 13).4 Sebagaimana Gie (1990) mengatakan, baik di Amerika Serikat maupun Inggris, istilah manajemen perkantoran dan administrasi perkantoran dapat dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Justru lebih penting adalah memperjelas pengertian dan bidang garap administrasi perkantoran itu sendiri.
Dari Manajemen Kantor ke Manajemen Administratif
Dalam perkembangan kajian perkantoran, sejak tahun 1970-an sebenarnya terdapat perubahan pandangan atau perluasan fungsi manajemen perkantoran. Sugandha (1986:19) mengatakan, pengertian sempit mengenai manajemen perkantoran pada masa sebelumnya yang hanya berarti tata usaha telah berkembang menjadi konsep administrasi kantor yang melayani keperluan seluruh organisasi secara bulat (terintegrasi). Pandangan ini melihat kantor sebagai pemberi bantuan (auxiliary process) yang disiapkan untuk mendukung pucuk pimpinan. Paham baru yang dikenal dengan administrative service mempersatukan fungsi dalam kantor yang tadinya terpisah.
Peranan yang dilakukan kantor dalam organisasi modern berkaitan dengan produk kantor yaitu informasi, untuk melayani kebutuhan pimpinan dan seluruh bagain lain dari organisasi dalam pembuatan keputusan. Sebutan
administrative (diterjemahkan dalam istilah Indonesia, lagi-lagi menjadi administrasi) digunakan untuk lebih memperjelas pelayanan yang diberikan kantor yang fungsinya telah meluas, tidak hanya urusan tata usaha saja, tetapi juga menciptakan sistem dan prosedur, terutama dengan adanya penemuan teknologi baru. Tugas manajer kantor yang sebelumnya hanya
3
http://www.instam.org/about/what-does-an-administrative-manager-do 4
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta mengurus tata usaha saja, telah berubah menjadi manajer administrasi5 yang tugasnya fokus pada pengkoordinasian semua fungsi pimpinan dalam seluruh batang tubuh suatu organisasi, mulai dari atas sampai bawah, melalui penataan dan penyajian informasi.
Jadi jelaslah kerancuan istilah dalam bidang ilmu perkantoran ini salah satunya berasal dari penggunaan istilah administrasi itu sendiri yang beragam-ragam artinya sehingga menimbulkan persepsi yang beragam pula. Terlebih makna administrasi sendiri yang cenderung mengalami penyempitan. Di Indonesia administrasi6 sampai sekarang lebih banyak dimaknai sebagai administratie (dari bahasa Belanda) yang berarti clerical works (Tata Usaha)7. Namun lebih baik kiranya apabila istilah yang digunakan di Indonesia untuk administrasi perkantoran dapat disamakan mengacu pada perkembangan terbaru yang ada di belahan dunia lain.
Selanjutnya bagaimana dengan jenjang pendidikan bidang administrasi perkantoran? Pendidikan tertinggi di luar negeri untuk bidang perkantoran lazimnya adalah Diploma Manajemen Perkantoran (Office Management/ Administration). Meskipun hasil penelusuran penulis pada laman internet terdapat beberapa diselenggarakan pada level Sarjana (Bachelor). Di Inggris, pendidikan perkantoran umumnya dikaitkan dengan pendidikan bisnis dan pendidikan manajemen pada umumnya (Gie, 1990: 285). Sehingga pada level lanjutan (sarjana atau pascasarjana) lazimnya
5
Istilah aslinya administrative management, administrative office management, administrative service management dan administrative system
6
LIhat Ensiklopedi Administrasi (Westra, dkk, 1981: 9), aktivitas catat mencatat keterangan dalam bahasa Indonesia kini telah lazim dipakai istilah tatusaha. Oleh karena itu istilah administratie hendaknya tidak diterjemahkan menjadi administrasi agar tidak dikacaukan dengan pengertian dan terjemahan istilah administration dalam bahasa Inggris. Dalam bahasa Belanda istilah administratie juga secara khusus dipakai dalam arti pemerintah atau pemerintahan (bestuur) dari suatu negara, termasuk badan-badan pemerintah lainnya dalam lingkungan negara itu. Dalam pengertian ini administratie dapat disamakan dengan istilah Inggris public administration dan dapat disalin ke dalam bahasa Indonesia menjadi administrasi negara. 7
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta melanjutkan pada program studi S2/S3 administrasi bisnis atau ilmu manajemen.
Di Indonesia dengan adanya program studi Pendidikan Administrasi Perkantoran sebenarnya memiliki tugas yang lebih, dibandingkan dengan prodi administrasi perkantoran pada jenjang diploma atau politeknik. Prodi PAP selama ini selain menghasilkan lulusan sebagai guru pada level SMK (sekolah menengah kejuruan) perlu memikirkan secara komprehensif pendidikan untuk sumber daya manusia bidang perkantoran di Indonesia. Mendesak kiranya membenahi pendidikan administrasi perkantoran di Indonesia mulai dari level SMK sampai pendidikan tinggi. Dengan keberadaan asosiasi profesi seperti ASPAPI maupun komunitas akademis lainnya kita patut berharap untuk dapat menghasilkan blueprint pendidikan bidang administrasi perkantoran yang mampu mengikuti perkembangan akademis maupun dunia kerja global8.
Elaborasi pada berbagai bidang kajian yang ada perlu dilakukan, karena sifat kajian Perkantoran selama ini bersifat praktis, apakah kajian-kajian tersebut dapat ditarik pada level teoritik sehingga memungkinkan bidang kajian perkantoran dipelajari pada level S2-S3? Selain itu kajian perkantoran juga banyak berkait dengan bidang ilmu lainnya di luar ilmu manajemen, misalnya bidang korespondensi berkaitan dengan bidang komunikasi bisnis, kearsipan berkaitan dengan ilmu informasi, sistem informasi berkaitan dengan informatika/komputer, perbekalan & tata ruang kantor berkaitan dengan ilmu arsitek, desain interior, ergonomi dan psikologi, dan seterusnya. Dengan banyaknya interseksi tersebut kajian perkantoran harus menentukan ciri khas bahan kajian sehingga diperoleh capaian pembelajaran yang unik diantara bidang-bidang lain tersebut. Bukan tidak mungkin kajian perkantoran juga diperluas berdasarkan kenyataan perkembangan profesi di lapangan. Satu contoh dengan adanya jabatan/profesi corporate secretary9 misalnya, maka tugas dan fungsi profesi
8
Benchmarking dapat dilakukan dengan beberapa kampus penyelenggara seperti UITM Malaysia atau beberapa college di negara lain. Sedangkan beberap asosiasi profesi perkantoran di luar negeri antara lain: Australian Institute of Office Professionals (AIOP), International Association of Administratve Professionals (IAAP), Indian Association of Secretaries and Administrative Professionals (IASAP), Association of Secretaries (AOS), Malaysian Associatio of Professional Secretaries and professonals (MAPSA), European Management Assistnats (EUMA), Association of Administrstive Assistants Canada (AAA), The Office Professional (OP), South African Secretaries and PA's Association (SASPA), dst.
9
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta tersebut dapat menjadi masukan bahan kajian bagi pengembangan pendidikan administrasi perkantoran pada level yang lebih tinggi.
Permasalahan lainnya yang juga penting adalah soal output lulusan administrasi perkantoran di Indonesia. Hasil penelitian Sudira (2009) mengungkapkan bahwa terdapat kegagalan efisiensi pendidikan SMK jurusan sekretaris. Di Jakarta saja terdapat 577 SMK dengan 23 Bidang/program keahlian. Program keahlian sekretaris memiliki jumlah siswa terbanyak 30.850 orang yang tersebar di 192 SMK. Setiap tahun SMK di Jakarta meluluskan sekitar 10.000 orang sekretaris/ tenaga administrasi perkantoran, sementara kebutuhan tenaga sekretaris/tenaga administrasi perkantoran di perusahaan-perusahaan hampir semua mensyaratkan pendidikan minimal lulusan D3 Sekretaris10. Akibatnya lulusan SMK program keahlian sekretaris tidak bisa menjadi sekretaris sebelum melanjutkan ke jenjang pendidikan D-3 sekretaris atau D-4 sekretaris dan harus telah memiliki pengalaman satu tahun. Selain itu persyaratan menjadi sekretaris juga terdapat non schooling factors seperti jenis kelamin, tinggi badan dan paras sebagai faktor yang sangat menentukan. Kenyataan tersebut mungkin sudah kita ketahui bersama, namun bagaimana kebijakan pendidikan merespon fakta tersebut menjadi tugas kita bersama yang bergelut dalam bidang pendidikan administrasi perkantoran.
Masa Depan Profesi Perkantoran
Disamping masalah tersebut, terdapat peluang dalam profesi bidang perkantoran karena faktanya pekerjaan administratif juga berkembang pada level manajerial. Munculnya jabatan seperti manajer administrasi, manajer kantor, corporate secretary atau di sektor publik ada sekretaris desa, sekretaris kecamatan, sekretaris daerah, sekretaris kabinet hingga sekretaris negara sesungguhnya menjadi peluang sekaligus tantangan bagi pendidikan administrasi perkantoran menyediakan wadah pendidikan hingga level
terutama dalam menjaga persepsi publik atas citra Perseroan dan pemenuhan tanggung jawab oleh Perseroan. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi, sedangkan fungsinya mencakup tugas-tugas kesekretariatan Perseroan, hubungan investor dan masyarakat, legal dan penegakan kepatuhan terhadap otoritas industri dan pasar modal serta ketentuan Tata Kelola Perusahaan yang Baik.
10
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta tertinggi untuk menyiapkan sumber daya manusia calon-calon pengisi posisi tersebut. Denyer (dalam Gie, 1990: 273) sangat relevan mengatakan bahwa kecenderungan dewasa ini manajemen perkantoran menjadi lebih ilmiah, lebih teknologis dan lebih merupakan tugas terspesialisasi menurut haknya sendiri.
Dalam dunia profesi luasnya rentang wewenang manajer administrasi perkantoran menciptakan banyak istilah posisi pekerjaan/jabatan yang berbeda, walaupun tugas-tugasnya masih berada dalam area administrasi perkantoran, misalnya Manajer Administrasi Kantor, Manajer Administrasi, Manajer Kantor, Administrasi Kantor, Manajer Layanan Kantor, dan lain-lain. Bahkan berbagai lembaga pendidikan di luar negeri telah membuka spesialisasi pendidikan administrasi yang lebih spesifik seperti Legal Administrative serta Medical Administrative.
Secara umum menurut Odgers (2005) manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun sumber daya manusia yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya. Sedangkan Oliverio (2007) membagi kompetensi perkantoran menjadi empat kelompok yaitu: word processing (producing written docoments such as letters or reports by using software programs and computers); data processing (collecting, organizing, analyzing and summarizing data) information management (organizing, maintaining and accesing data) and transmission (sharing information both withn and outside the organization) serta general managing and communicating.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Pada tabel diatas terlihat bahwa penyebutan executive asisstant (28,88%) dan administrative assistant(25,44%) adalah sebutan profesi yang paling banyak digunakan dalam bidang ini, selain istilah lain yang sangat variatif. Sedangkan jenis industri yang dimasuki oleh responden sebagain besar adalah sektor pendidikan 13,68%, pemerintahan 12, 56 % serta lembaga kesehatan sebesar 12, 29 %.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Mengingat keragaman fungsinya, manajer kantor/manajer administrasi ini diharapkan juga memiliki multitalent. Beberapa softskills yang diharapkan adalah kemampuan komunikasi, pemecahan masalah dan pengambilan keputusan kemampuan, integritas, assertivitas, fleksibilitas, akurasi dan kemampuan untuk mengatasi tekanan. Tidak kalah pentingnya manajer administrasi juga harus bisa mengembangkan lingkungan serta tata ruang kantor11 yang dapat membuat pegawai nyaman dan semakin produktif serta meminimalkan resistensi pegawai atas penerapan sistem baru. Kemampuan beradaptasi serta memfasilitasi pegawai lainnya untuk mempelajari setiap inovasi maupun kebijakan selalu akan menjadi tantangan bagi manajer administrasi.
Profesi administrasi perkantoran telah berkembang baik secara vertikal, yang berarti menempatkan lulusan bidang ini tidak hanya berada pada posisi pada entry-mid level tetapi bisa sampai top level (posisi manajerial administrative manager, corporate secretary dsb.), maupun berkembang secara horizontal dengan adanya profesiadministrasi perkantoran untuk bidang-bidang seperti pendidikan, kesehatan/medis, hukum, pemerintahan, sosial dan sebagainya. Untuk itu diperlukan sinergi antar dunia pendidikan dan profesi sehingga kajian administrasi perkantoran bisa menunjukkan eksistensinya serta memberikan kontribusi pada persoalan-persoalan nyata dan dirasakan manfaatnya di sektor bisnis maupun publik.
Jika komunitas ilmiah administrasi perkantoran berharap di masa depan ilmu ini dapat dikembangkan secara mandiri maka tentu bukanlah hal yang mustahil. Jika kita mau sedikit googling saja, akan kita temukan banyak bidang kajian Perkantoran telah dipelajari dan diteliti oleh bidang ilmu lain. Judul-judul artikel tersebut bisa jadi inspirasi, peluang sekaligus tantangan bagi kajian Perkantoran untuk merumuskan body of knowledge-nya yang khas. Namun tentu saja diperlukan kerja keras untuk mendapatkan pengakuan publik seperti misalnya tersedianya hasil-hasil riset serta buku-buku teks yang memadai dan up to date untuk menunjang berkembangnya ilmu tersebut sehingga output lulusannya juga benar-benar dibutuhkan oleh pasar.
DAFTAR PUSTAKA
11
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Gie, The Liang. 1990. AdministrasiPerkantoran Modern. Yogyakarta:
YayasanStudiIlmudanTeknologi
Kallaus, Norman F, Keeling, Lewis B. 1988. Administrative Office Management9th Edition. Cincinnati: South Western Publishing Nawawi, Hadari. 1994. IlmuAdministrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia
Odgers, Pattie. 2005. Administrative Office Management. Complete Course 5th edition. Ohio:South-Western Publishing
Oliverio, Mary Ellen, Pasewark& White. 2007. The Office Procedure and Technology 5th Edition. Ohio: South-Western Cengage Learning Sheldon, Oliver. 2003. The Philosophy of Management. Newyork: Routledge Siagian, Sondang P. 1983. FilsafatAdministrasi. Jakarta: GunungAgung
________________. 2001. KerangkaDasarIlmuAdministrasi. Jakarta: RinekaCipta
Sugandha, Dann. 1986. Manajemen Administrasi Suatu Pendekatan Sistem
dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: SinarBaru
Westra, Pariata, Sutarto, IbnuSyamsi. 1981. Ensiklopedi Administrasi. Jakarta: GunungAgung
http://id.kalbe.co.id/TentangKami/TataKelolaPerusahaan/SekretarisPerusaha andanHubunganInvestor.aspx
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta MATERI KESEKERTARISAN
SIWYSTIKA RAHAYU, M.Pd., M.M.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisai dicapai dengan lancar. Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, serta melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
RUANG LINGKUP, TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS A. Ruang Lingkup
Meneyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan. B. Tugas Administratif Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi.
Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi Sekretaris
Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen.
Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
Sebagai alat komunikasi organisasi/perusahaan.
Sebagai pusat dokumentasi.
KEDUDUKAN SEKRETARIS DALAM ORGANISASI a. Peran Strategis
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta KUALIFIKASI/SYARAT-SYARAT SEKRETARIS
a. Syarat Pengetahuan b. Syarat Keterampilan c. Syarat Kepribadian
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pemimpin akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti:
a. Menerima tamu b. Menerima telepon
c. Mengambil dikte dan melatinkan d. Menyimpan surat
Untuk seorang pemimpin mengharapkan bahwa yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan, misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda lembaga bantuan hukum. Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin b. Tugas-tugas khusus
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif d. Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha mencari apa yang baik unuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKERTARIS
A. Arti dan pentingnya pengembangan sekertaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yaitu meliputi :
a. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
B. Tujuan pengembangan sekretaris adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta 2. Menambah ketrampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan diri dalam jabatan agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : 1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam – macam tugas
pekerjaan secara efisien. 2. Kepribadian yang menarik 3. Kemauan untuk bekerja TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
Tugas – tugas rutin
Tugas – tugas khusus
Tugas – tugas Istimewa
Tugas – tugas resepsionis
Tugas keuangan
Tugas social
Tugas Insidental
Tugas sekretaris dalam business meeting PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
“Tutup Mulut Rapat – Rapat, Pasang Mata Awas – Awas, Buka Telinga Lebar
–Lebar”
SEKRETARIS HARUS MAMPU :
Membagi waktu kerja dengan keluarga
Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi
Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi
Pandai menyimpan rahasia
Siap full kontek dan ready to fight in every moument
Dan lain – lain TUGAS POKOK SEKRETARIS :
Membantu pimpinan
Menyiapkan agenda rapat
Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
Dan lain sebgainya
HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKANOLEH SEORANG SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak
Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya
Watak keras kepala dan menang sendiri
Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah
Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh
Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.
MACAM – MACAM FORMASI RAPAT
Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan
Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan
Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan
Dan lain sebagainya
CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT
Materi harus bisa dipahami terlebihi dahulu oleh diri sendiri
Menggunakan bahsa yang mudah dipahami oleh peserta rapat
Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahsan rapat
Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas
Materi disampaikansecara singkat, padat dan jelas
Dan lain sebagainya
Cara mengambil keputusan dalam rapat yaitu sebagai berikut:
Musyawarah untuk mufakat: keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat.
Votting merupakan keputusan yang akan diambil berdasarkan suara terbanyak
Sifat Otoriter Pimpinan Rapat merupakan pimpinan rapat dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pemimpin, dan lain sebagainya.
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Menangani kegiatan humas dan keprotokolan
A. Memahami Fungsi dan peranan humas (PR)
Istilah yang sering digunakan dalam hubungan masyarakat (PR): Komunikasi, Media komunikasi, Public, Peristiwa public
Fungsi Public Relation
1. Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat
2. Memberikan nasihat tentang suatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public
3. Mengusahakan hubungan yang memuaskan antara public dengan petugas pemerintah
4. Memberikan penerangan atau penjelasan tentang lingkup kerja suatu dinas pemerintah
B. Sikap dalam melaksanakan tugas
Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain: 1. Keterampilan kesekretarisan
2. Mempunyai Inisiatif dan cara berfikir logis 3. Ingatan yang baik
4. Memperluas wawasan 5. Ketelitian
6. Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan 7. Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.
C. Penampilan diri sekretaris
Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya: a. Mampu mengaktualisasikan diri
b. Mampu melihat secara objektif c. Memiliki pandangan hidup d. Menghargai orang lain e. Peka akan tujuan f. Memiliki rasa humor
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta SUSUNAN PANITIA SEMINAR NASIONAL
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
Pelindung
: Dekan FKIP Universitas Sebelas Maret Surakarta
Penanggung
Jawab
:
Ketua Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Ketua
:
1. Anton Subarno, S.Pd, M.Pd. 2. Jumiyanto Widodo, S.Sos.,M.Si. 3. Wisnu WibisonoSekretaris
:
1. Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd. 2. Moch. IqbalAndriansyah 3. Dwi Maryati4. Dwi Ningrum 5. Suci Nurrohayati
Bendahara
:
1. Susantiningrum, S.Pd., SE.,M.AB. 2. Agus Ahmad Faisal3. Rima Ari Fatimah 4. Robiatul Adawiyyah
Sie Publikasi
dan Humas
:
1. Tutik Susilowati, S.Sos, M.Si. 2. Arif Wahyu Wirawan 3. Sigit Permansah4. ArdhianWicaksono Pambudi 5. Muhamad Satari
6. Singgih Rakasiwi 7. Nur Rahmi Akbarani
Sie Konsumsi
:
1. Dr. C. Dyah S. Indrawati, M.Pd. 2. Intan Kurnia3. Rima Ari Fatimah 4. Isti SetyaRini
Sie Acara
:
1. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si. 2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd. 3. Yoga NurRohman 4. Roulina BR Sihaloho 5. SitiAimatul6. AnisaKristiningsih 7. RatriAminurasih
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta 10. Riskawati
Sie
Perlengkapan
dan
Dokumentasi
:
1. Didik Winarko 2. Wimbang Tantomo R 3. Fauzan Rizkianto 4. Romadhoni Setyo N 5. King Abdul Aziz 6. Wisnu NugrohoPersidangan
:
1. Dr. Andre N. Rahmanto, S. Sos, M.Si. 2. Drs. Sutaryadi, M. Pd.3. Tri Wahyuni
4. Intan Mustikaningtyas 5. Hera Dwi S
6. Nur Sakinah Rojiyah 7. Boby Anggit S
Penerima
Tamu
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta JADWAL KEGIATAN SEMINAR NASIONAL
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 19 SEPTEMBER 2015
Waktu Kegiatan Tempat
07.00 – 08.30 Registrasi Aula Gedung F
FKIP UNS
08.30 – 09.00 Pembukaan Oleh MC Aula Gedung F FKIP UNS
09.00–09.30 Coffe break Aula Gedung F
FKIP UNS
09.30 – 12.00
Acara Inti (diskusi panel) Pembicara I
(Dr. Kusdi Raharjo, DEA) Pembicara II
(Siwystika Rahayu, S.Pd., MM.) Pembicara III
( Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si )
Aula Gedung F FKIP UNS
12.00-13.00 Isoma Aula Gedung F
FKIP UNS
13.00-16.00 Presentasi Call Paper Aula Gedung F FKIP UNS
16.00-16.30 Penutup Aula Gedung F
FKIP UNS
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta DAFTAR PEMAKALAH SESI PARALEL
Paralel Group A Komunikasi Perkantoran,Kehumasan dan Manajemen Pelayanan, , Manajemen SDM dan Kepemimpinan Pararel Group B Sistem Informasi Administrasi Perkantoran,
Manajemen Administratif, Manajemen Perkantoran Pararel Group C Pendidikan dan Administrasi Perkantoran
Paralel Group A
Moderator : Tutik Susilowati, S.Sos., M.Si
No Nama Pemakalah Judul Instansi
1 Triesninda Pahlevi, Brilian Rossy
Peran Public Relations (PR) dalam mengkomunikasikan Corporate Social Responsibility (CSR) sebagai Pembangun Citra Positif Perusahaan
3 Saidun Hutasuhut Kompetensi Penting Penentu Kinerja Industri Kecil
FE Universitas Negeri Medan 4 Wiedy Murtini Peningkatan Kualitas Sumber
Manusia Administasi Perkantoran Melalui KKNI dan Keterpakaian Lulusan di Pasar Kerja Manusia pada Koperasi Wanita (Penilaian Kinerja Kopwan
Moderator : Jumiyanto Widodo, S.Sos, M.Si.
No Nama Pemakalah Judul Instansi
1 Jumiyanto Widodo Memberdayakan Prestasi Siswa melalui Upaya
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
7 Anton Subarno Elektronik-Dokumen Sebagai Langkah Praktis Efisiensi
Moderator : Dr. Joko Santoso Th, M. Pd
[No Nama Pemakalah Judul Instansi
1 Suharto Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Uji Sertifikasi Kompetensi Keahlian
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
8 Wisnu Wibisono Penerapan Model Pembelajaran Kooperatif
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Tipe Team Quiz dalam
Meningkatkan Keaktifan Belajar Siswa
Ekonomi UNS,
9 Andre N
Rahmanto, C. Dyah S Indrawati, Jumiyanto Widodo
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran Berbasis Kurikulum 2013 Pada Sekolah Menengah Kejuruan (Smk) Di Wilayah Eks-Karesidenan Surakarta
FKIP UNS
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta D A F T A R I S I
HALAMAN JUDUL ... i KATA PENGANTAR ... iv SAMBUTAN KETUA PANITIA SNPAP 2015 FKIP UNS... v PEMBICARA UTAMA ... vii MATERI PEMBICARA ... viii SUSUNAN PANITIA SNPAP 2015 FKIP UNS ... xxx SUSUNAN ACARA SNPAP 2015 FKIP UNS ... xxxii DAFTAR PEMAKALAH SESI PARALEL ... xxxiii DAFTAR ISI ... xxxvii
01.
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran di SMK Jurusan Administrasi PerkantoranAgung Kuswantoro – Universitas Negeri Semarang... 1
02.
Meningkatkan Keterampilan Berkomunikasi MahasiswaPendidikan Administrasi Perkantoran melalui Pembelajaran Two Stay-Two Stray (TS-TS)
Durinta Puspasari, Durinda PuspasariFE Unesa Surabaya ... 11
03.
Kompetensi Penting Penentu Kinerja Industri KecilSaidun Hutasuhut – FE Universitas Negeri Medan ... 22
04.
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Uji Sertifikasi KompetensiKeahlian Administrasi Perkantoran
Suharto – SMK Swadaya Temanggung ... 37
05.
Meningkatkan Keaktifan dan Hasil Belajar AdministrasiKepegawaian Siswa melalui Kolaborasi Model Pembelajaran Kooperatif Tipe Think Pair Share dengan Talking Stick
Tri Nugroho B.S, C Dyah S.I, Andre N.R SMK N 1 Boyolali, FKIP UNS Surakarta ... 48
06.
Peran Public Relations (PR) dalam mengkomunikasikanCorporate Social Responsibility (CSR) sebagai Pembangun Citra Positif Perusahaan
Triesninda Pahlevi, Brilian RossyFE Unesa Surabaya ... 59
07.
Penerapan Pelayanan Adminitrasi Terpadu Kecamatan (PATEN)dalam rangka Standarisasi Manajemen Pelayanan di Kecamatan Taman, Kabupaten Sidoarjo
Trenda Aktiva Oktariyanda, Galih W. Pradana – FIS Unesa Surabaya ... 71
08.
Analisis Ujian Sekolah Sebagai Dasar Administrasi Kebijakan“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Patni Ninghadjanti, Nonoh Siti Aminah, Hartiyah WuryaniFKIP UNS Surakarta, Pengurus HEPI UKD Jawa Tengah, Tim Pengembang Dinas Kabupaten Banjarnegara ... 79
09.
Pengembangan Model Alat Ukur Kesuksesan ImplementasiE-Library pada Sekolah Menengah Kejuruan dalam Rangka Untuk meningkatkan Kompetensi Siswa
Sutaryadi, Patni Ninghardjanti, C. Dyah S.I – Alumni S2 Administrasi Pendidikan UPI, Himpunan evaluasi Pendidikan Indonesia UKD Jateng, FKIP UNS Surakarta ... 94
10.
Pembelajaran Keterampilan Komputer dan PengelolaanInformasi (KKPI)
Mirana Sari, Ismiyati, Wisudani Rahmaningtyas – FE Unnes Semarang ... 107
11.
Analisis Kebutuhan Pengembangan Laboratorium AdministrasiPerkantoran Berbasis Teknologi Informasi
Tri Murwaningsih, Tutik Susilowati, Susantiningrum –FKIP UNS Surakarta ... 120
12.
Meningkatkan Keaktifan dan Hasil Belajar AdministrasiKepegawaian Siswa melalui Penerapan Model Pembelajaran
Problem Based Learning pada Implementasi program Microsoft Excel
Chairul Huda Atma D, Djoko Santoso Th – Prodi Magister Pendidikan Ekonomi UNS, FKIP UNS Surakarta ... 128
13.
Meningkatkan Hasil Belajar Administrasi Kepegawaian Siswamelalui Penerapan Pendekatan Scientific dengan Media
Software Prezi
Arif Wahyu Wirawan, Jumiyanto Widodo - Prodi Magister Pendidikan Ekonomi UNS, FKIP UNS Surakarta... 135
14.
Meningkatkan Hasil Belajar Mengelola Kas Kecil SiswaAdministrasi Perkantoran melalui Penerapan Model Pembelajaran Problem Solving Based Learning
Endang Ganggowati – SMK N 1 Boyolali ... 141
15.
Quick Wins: Mekanisme Layanan Administrasi PerkantoranFitrotun Niswah, Eva Hany Fanida – FIS Unesa
Surabaya……… 155
16.
Penerapan Model Pembelajaran Kooperatif Tipe Team Quiz dalam Meningkatkan Keaktifan Belajar SiswaWisnu Wibisono – Prodi Magister Pendidikan Ekonomi UNS………. ... 169
17.
Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta Meirinawati, Indah Prabawati – FIS Unesa Surabaya……….…. ... 177
18.
Peningkatan Kualitas Sumber Manusia AdministasiPerkantoran Melalui KKNI dan Keterpakaian Lulusan di Pasar Kerja
Wiedy Murtini - FKIP UNS Surakarta ... 188
19.
Electronic-Documents Sebagai Langkah Praktis EfisiensiOrganisasi Di Universitas Sebelas Maret
Anton Subarno – FKIP UNS Surakarta ... 197
20.
Memberdayakan Prestasi Siswa melalui Upaya PengelolaanManajemen Sekolah
Jumiyanto Widodo – FKIP UNS Surakarta ... 202
21.
Mengelola Sumber Daya Manusia pada Koperasi Wanita(Penilaian Kinerja Kopwan Berdasarkan Aspek Organisasi) Endang Sungkawati Ratnawati – FEB Universitas
Wisnuwardhana Malang ... 214
22.
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran BerbasisKurikulum 2013 Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) di Wilayah Eks-Karesidenan Surakarta
Andre N Rahmanto, C. Dyah S Indrawati, Jumiyanto Widodo –
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
MODEL ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP) PEMBELAJARAN
DI SMK JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Agung Kuswantoro
Universitas Negeri Semarang Email : [email protected]
ABSTRAK
Arsip memiliki peran yang sangat penting bagi organisasi. rumusan masalah dalam penelitian ini adalah (1) Bagaimana pembelajaran kearsipan di SMK selama ini? (2) Bagaimana analisis kebutuhan e arsip pembelajaran di SMK? (3) Bagaimana desain database arsip? (4) Bagaimana hasil belajar dengan menggunakan e arsip? Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pembelajaran kearsipan di SMK selama ini, analisis kebutuhan e arsip, dan hasil belajar dengan menggunakan e arsip di SMK. Penelitian ini menggunakan pendekatan research and development (R n D). Pembelajaran kearsipan di SMK pada jurusan administrasi perkantoran yaitu materi disampaikan secara manual, lebih cenderung teoritis. Kebutuhan dalam pembelajaran arsip adalah perlunya media pembelajaran elektronik arsip. Keberadaan arsip konvensional yang disimpan di-filing cabinet, map, rak, dan surat akan disimpan pada e arsip dengan menggunakan folder atau file. Program e arsip dalam pembelajaran yang dibutuhkan adalah access yang dipadukan dengan logika dan macro. Hasil belajar pembelajaran dengan menggunakan e arsip lebih baik dibandingkan dengan pembelajaran dengan arsip manual. Saran dalam penelitian ini adalah (1) Perlunya ada suatu program yang khusus dalam pembelajaran e arsip di SMK sebagai media pembelajaran kearsipan modern (2) Sekolah menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung dengan pembelajaran e arsip.
Kata Kunci : Model E Arsip Pembelajaran di SMK
1. PENDAHULUAN
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta pembelajaran di sekolah, salah satunya adalah SMK jurusan pendidikan administrasi perkantoran. Berdasarkan pengamatan penulis, pembelajaran di SMK Negeri 1 Kudus dan SMK Negeri 1 Kendal (2014) masih manual. Pembelajaran masih menuliskan kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku agenda, buku ekspedisi, dan lainnya. Padahal, hal tersebut dapat dilakukan dengan komputerisasi. Saat ini, elektronik arsip sangat dibutuhkan. Terlebih setiap orang pasti menyimpan arsip. Bahkan, administrasi sekarang menggunakan elektronik seperti e ktp, e filing, e commerce, e document, dan lainnya. Oleh karena e arsip sangat dibutuhkan saat ini, termasuk dalam pembelajarannya.
E arsip adalah sistem penyimpanan arsip berbasis komputer. Jika dikembangkan melalui internet, maka dapat di-online-kan sehingga dapat digunakan oleh organisasi yang besar. Prinsip e arsip berbasis komputer dan internet yaitu komputer sebagai embrio sistem kearsipan berbasis internet. Sebelum mendesain sistem kearsipan berbasis internet, maka harus memahami sistem kearsipan berbasis komputer. Logikanya, dalam mendesain arsip, maka harus memahami teori sistem kearsipan konvensional. Ada tiga komponen dalam sistem kearsipan elektronik yaitu kabinet virtual, map virtual, dan lembar arsip yang berbentuk file. Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan perbedaan kearsipan konvensional dengan elektronik terletak kabinet, map, dan arsipnya. Kabinet pada arsip konvensional berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik, sedangkan kabinet arsip elektronik berupa database. Map kearsipan konvensional berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip, sedangkan kearsipan elektronik berupa folder untuk menyimpan dokumen. Arsip konvensional, dokumennya berupa surat hard copy, sedangkan arsip elektronik dokumennya di-transfer ke dalam file, gambar, atau teks.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah (1) Bagaimana pembelajaran kearsipan di SMK selama ini? (2) Bagaimana analisis kebutuhan e arsip pembelajaran di SMK? (3) Bagaimana desain database arsip? (4) Bagaimana hasil belajar dengan menggunakan e arsip? Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pembelajaran kearsipan di SMK selama ini, analisis kebutuhan e arsip, dan hasil belajar dengan menggunakan e arsip di SMK.
KAJIAN TEORI
Pengelolaan arsip berbasis TIK bermula dari arsip non elektronik (manusia) yang dielektronikkan, dengan scanning atau cara lainnya. Proses kerjanya dilakukan secara elektronik untuk e arsip, sedangkan manual untuk arsip non elektronik. Sumber arsip berupa e-mail, hp, mp3, ipad, video dan lainnya. Definisi arsip elektronik menurut ARMA dalam Sobandi (2013) Standards Program: Glossary of Records Management Terms yaitu
“Berkarakter Kuat dan Cerdas” FKIP, UNS Surakarta
be translated by a computer (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer).
Saputra (2013) mengatakan manfaat manajemen arsip elektronik, yaitu penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/ dokumen, memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan, memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas, menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server), manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih accountable menuju good governance, dan meningkatkan pelayanan umum/ public service. Jenis umum arsip elektronik berupa pesan elektronik dari sistem informasi seperti email, SMS (Short Messaging Services), MMS (Multimedia Messaging Services), EDI (Electronic Data Interchange), pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voice mail, pesan instan (instant messaging), komunikasi multimedia (misalnya video conferencing dan
teleconferencing).
Arsip elektronik vital sebaiknya disimpan secara online. Dasar pertimbangannya adalah dapat secara mudah dan terus menerus di kontrol/dipelihara sebagai bagian integral dari sistem pengelolaan arsip, disimpan pada sebuah perangkat penyimpanan yang berkapasitas besar, pengecekan integritas arsip elektronik dapat lebih mudah dilakukan, bahkan mungkin bisa dilakukan secara otomatis dan perangkat penyimpanan online tidak harus terhubung secara langsung dengan jaringan komputer. Pada keadaan tertentu dapat dibangun sistem penyimpanan online yang bersifat mandiri (Kuswantoro dan Saeroji, 2013:8).
Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya saja, melainkan juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip. Pertama yang harus dilakukan dalam E Arsip adalah menyimpan file (dokumen) yang akan disimpan di komputer (laptop). Dokumen yang sudah di-scan harus disimpan di komputer yang akan digunakan E Arsip. Dalam penyimpanannya harus sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan.Sehingga dibutuhkan laci, map, dan berkas ke dalam bentuk
virtue (maya). Sebagaimana Sugiarto dan Wahyono (2005), mengatakan tiga komponen sistem kearsipan elektronik meliputi kabinet virtue, map
virtue, dan lembar arsip yang berbentuk file. Oleh karenanya file yang akan disimpan masuk dalam kabinet (laci) virtue, map virtue, dan berkas virtue
